Capitulo i Payroll

PAYROLL CAPACITACIÓN LIMITADA Manejo de Estructuras, Fórmulas, Reportes y Módulos en Sistema PayRoll.

PREPARACIÓN DEL ENTORNO OBJETIVOS OBJETIVOS DEL DEL CAP CAP TULO El alumno será capaz de: 1. Saber el orden óptimo de creación del entorno. 2. Generar su propio juego de datos. 3. Entender cada opción del menú “Preferencias”. 4. Crear distintas Empresas. 5. Crear, Modificar, Eliminar e Imprimir tablas, y elementos de la misma.

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ESQUEMA GENERAL PREPARACIÓN DEL ENTORNO Ingresar al sistema Indicando juego de datos con el que se va a trabajar.

SI

Preferencia del sistema

1ª vez NO

Crear Empresas

Mantención de Tablas en General Crear Elementos

Mantención Formulas Crear distintas formulas

Mantención Ítems Crear distintos tipos de ítem

Mantención Clase. Crear a lo menos 1

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ESQUEMA GENERAL PREPARACIÓN DEL ENTORNO Ingresar al sistema Indicando juego de datos con el que se va a trabajar.

SI

Preferencia del sistema

1ª vez NO

Crear Empresas

Mantención de Tablas en General Crear Elementos

Mantención Formulas Crear distintas formulas

Mantención Ítems Crear distintos tipos de ítem

Mantención Clase. Crear a lo menos 1

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1.- JUEGO DE DATOS 1.1.- ¿QUÉ ES UN JUEGO DE DATOS? Es la carpeta (VFP) ó motor (SQL) donde residen los datos, es decir, es el lugar donde están todas las tablas del sistema. Con una sola licencia de Payroll se puede acceder a distintos juegos de datos. En el ejemplo que aparece en la imagen de abajo tenemos Carpetas que representan tres juegos de datos los cuales se encuentran bajo el directorio C: \PAYROLL4, \ PAYROLL4, pero lo más usual es que los juegos de datos estén en la carpeta PayRoll4 en la unidad de red correspondiente.(esta imagen está basada en FOX)

Jue Jue o de de dat datos os 1 Jue Jue o de de dat datos os 2 Jue Jue o de de dat datos os 3

1.2.- CREACIÓN DE UN JUEGO DE DATOS DIRECCIONAMIENTO DE UN JUEGO DE DATOS EN PAYROLL: siempre al ingresar al sistema aparece esta imagen en donde podrá seleccionar el juego de datos con el que desee trabajar, o también puede optar por:

a) Se debe ir al menú Sistema / Juego de datos b) Al hacer doble clic en el campo “Juego de datos”, aparece un listado con los nombres de los juegos de datos disponibles. “Listado de Juego de Datos Disponible”

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c).- Seleccionando uno con el Mouse, y haciendo doble clic en el botón Modificar aparece el Juego de Datos seleccionado en la pantalla. d).- Estando en la pantalla donde aparecen los nombres de los juegos de datos disponibles, existe la posibilidad de crear uno nuevo, pidiendo llenar los siguientes campos: Tipo de Motor de Datos: es el Software utilizado para acceder las Tablas de Datos.

Ruta del Juego de Datos: es el direccionamiento que va a buscar el juego de datos a seleccionar.

Ruta de Directorios Compartidos: corresponde a ciertas carpetas como Común; Lis; MAE; Fotos que pueden acceder, cualquier usuario.

Ruta Control de Licencias: es para la modalidad de licencias ‘Flotantes’, esto es que todos los usuarios puedan compartir un número menor de licencias a medida que vayan quedando disponibles. Si este dato no se llena, se asumirá ‘C:\PAYROLL4\’

Solo para SQL y SYBASE. Recuerde que debe estar la conexión ODBC

e).-Llenando los campos y Seleccionando OK aparece creado el nuevo juego de datos en el listado de juego de datos disponibles. f).- Haciendo doble clic en el nombre del juego de datos creado, aparece seleccionado en la pantalla inicial de Mantención /Juego de datos. g).- Para que el sistema reconozca el Juego de Datos, se debe dar un ‘ENTER’ y enseguida llenar los campos el “Usuario” y “Contraseña” que por defecto son PERSONAL y PERSO respectivamente. Si se desea trasladar de un juego de datos a otro se deben ir al menú ‘Sistema’, opción ‘Juego de Datos’, donde se seleccionara el juego de datos que se desea trabajar.

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2.- PREFERENCIAS DEL SISTEMA CONFIGURACIÓN INICIAL En el Menú, en la opción Mantención / Preferencias, el usuario debe definir diferentes aspectos en distintas materias, de modo de ajustar el sistema a las necesidades de la Empresa. Los diez aspectos que interesa personalizar son: 1. Básicos 2. Opciones 3. Licencias Médicas 4. Asignación Familiar 5. Redondeo 6. Vacaciones 7. Períodos 8. Recibos 9. Módulos 10.Validaciones 11.LLSS 12.Honorarios 13.Vínculos 14.Otros

2.1.-BÁSICOS Mes de proceso: lo primero será definir el mes en que se inicia PayRoll. Esta fecha no podrá ser modificada por el usuario. País: Toma como base la legislación del país elegido. Recorre Empleados en la ficha: Da las opciones “Por el Código” o “Por el nombre”. Funcionalidad SQL:

2.2.-OPCIONES

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Considera Decimales: “Sí” o “No”. Para Chile es “No” ya que solo se consideran los pesos y no los centavos. Código con digito Verificador: “Sí” o “No. La opción “Si” considera ingresar el digito verificador (p.e. 19522-7). La opción “No” es sin digito verificador (p.e. 19522). La elección de esta opción se debe mantener para siempre Código debe ser solo numérico: Da las opciones “Si” o “No” si usara el Rut como el código debiera ser “No” puesto que existen Rut terminados en “K”. Código debe ser igual al Rut: Da las opciones “Si” o “No” esta es una decisión que debiera analizarse puesto que posteriormente sería complicado modificarlo. Controla Rentas Máximas: “Sí” o “No”. Permite detectar aquellas personas que se pasaron de su renta máxima. Para ocupar esta opción, cada trabajador debe tener ingresada su renta máxima en el menú Mantención/Renta Máxima. En este caso avisa y deja su liquidación en cero. Impuesto según mes de Pago: Esta opción no es para Chile. Usa días reales del mes: Permite que en la opción de días trabajados de la liquidación mensual aparezca con los días reales del mes, es decir, 28, 29, 30 ó 31 días. Aunque el calculo de las remuneraciones siempre se va a regir en base a los 30 días. Permite reutilizar códigos existentes: Da las opciones “Si” o “No” esto solo tendría sentido si he elegido usar como código un dato diferente al Rut del empleado.

2.3.-LICENCIAS MÉDICAS

Corresponde al caso general. Los casos particulares se ingresan en la ficha del empleado en Configuraciones.

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Se pagan los tres primeros días: “Si” o “No”. Sí la empresa paga los tres primeros días en licencias inferior a once días. Número de veces en el mes: En caso de pagar los tres primeros días, cuantas veces en el mes, esta opción se renueva todos los meses. Número de días en el año: En caso de pagar un número determinado de días en el año, se ingresará en este caso la cantidad de días a pagar por el año completo. En este caso la cantidad no es renovable y por lo tanto se debe indicar el número de días totales en el año. Mantiene Renta liquida: “Sí” o “No”. esto es, que la empresa paga el subsidio y paga exactamente la misma renta liquida (Opción: Implícito en los haberes) o, paga todo menos el Subsidio, el cual le será integrado al trabajador por su respectiva Isapre. Esto último obviamente solo se aplicaría (de manera automática) a quienes ganan más de UF 60. Agrega Rebaja al Imponible: “Sí” o “No. Esto se usa cuando los ítem del trabajador que forman parte de la base de cálculo del monto del subsidio que otorga la Isapre, no son proporcionales a los días trabajados, esto significa que si el trabajador se toma una licencia médica, la Isapre pagará la licencia y el trabajador recibirá mas dinero que el que le corresponde, por lo tanto, Payroll agrega un monto negativo en sus haberes para ajustar su renta a lo que debe ganar y así mantener su renta líquida. Tratamiento de Subsidio, tiene 3 posibilidades: a).- Agrega en la liquidación: esto es, calcularlo y agregarlo como un haber exento. b).- No lo considera: lo cual quiere decir que el empleado debe cobrarlo por su cuenta. Esta alternativa es valida tanto para los que mantienen renta líquida como para quienes no lo hacen. c).- Implícito en los haberes: Lo que hace esta opción es agregar al ítem ‘diferencia de subsidio’, el monto del subsidio de la entidad pagadora del mismo, que con la opción agrega en la liquidación aparece separado de la diferencia de subsidio.

d).-Rebaja Imponible en base al mes: Esta opción Rebaja de la base imponible que calcula PayRoll, la base imponible que determina la Isapre, pero tomando el imponible del mes actual cuando no existe más de un periodo histórico.

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2.4.- ASIGNACIÓN FAMILIAR

Tramos 1, 2, 3, 4: Tramos de la asignación familiar. Estos van del monto mayor (Tramo1), al menor (Tramo 4). Factor Cargas Inválidas: El factor es 2. Las cargas inválidas se pagan al doble. Paga a todo evento: “Sí” ó “No”. Recuerde que para la legislación chilena las cargas familiares se deben pagar a todo evento. Ignora el Descuento por A. Familiar? : “Sí” ó “No”. Esta opción no rebaja la asignación familiar ni de la CCAF ni del INP, esto es aplicable solo para empresas del sector público.

2.5.- REDONDEO Redondeo: “Sí” o “No”. Si desea redondear el monto liquido. Factor de Redondeo: Si desea redondear debe indicar a que factor: Miles, cientos, decenas. Los decimales son para otros países. Determina redondeo y Sobregiro en: “Solo en los períodos”: 8


Indicar si el redondeo (y sobregiro) se determina período a período tomando la suma resultante en el mes. “Sólo en el mes”: Se determina únicamente en el período mes. “En periodo y mes”: esta opción considera Periodo y Mes para el redondeo.

2.6.- VACACIONES Corresponde al caso general. Los casos particulares se ingresan en la ficha del empleado en Configuraciones. .

Cálculo De Vacaciones: Las vacaciones pueden calcularse, según fecha de cierre, de dos formas: “Según Año Calendario”: que hace cierre al 31 de diciembre de cada año. “Por períodos Anuales: Una vez cumplido el año a partir de la fecha de ingreso, esto no quiere decir que esta opción no calcule las vacaciones en forma proporcional sino solo sus vacaciones proporcionales serán hasta que complete los 12 meses trabajados en donde pasarán a ser días anuales de vacaciones y no proporcionales. Días base de Vacaciones: Son los días base para el cálculo de las vacaciones (legalmente se considera 15 días hábiles).

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Sábado es día hábil: “Sí” o “No”. Si la empresa considera el sábado como día hábil. En la actualidad, para nuestro país no se debe considerar el día sábado como hábil (Art. 19° DFL 1 de Julio de 2002). Separa días Progresivos: Esta opción permite que en la ficha del empleado, en el botón correspondiente a Vacaciones aparezca separados los días normales de los progresivos, donde estos últimos se irán acumulando a medida que el trabajador tenga como tope 10 años y cada 3 años va a ir sumando un día mas. Esta opción es útil ya que legalmente las Vacaciones Progresivas pueden ser compensadas en dinero, por lo tanto seria conveniente tener este dato separado de las Vacaciones Normales. Calcula con menos de treinta días: Calcula vacaciones proporcionales a personas con Contrato a Plazo Fijo o por Obra que tenga una duración menor a treinta días. Controla fecha de inicio: Es el campo fecha inicial que está en la ficha del empleado y desde donde el sistema parte calculando las vacaciones del empleado, esta opción controla que este campo permita ingresar una fecha menor a la fecha de ingreso del trabajado, lo que no es frecuente pero se puede dar por fusiones de empresas o por cambios de razón social donde se les respetan las vacaciones a los trabajadores. Progresivo cada fin de año: Da como opción “Si” o “No” y es solo para la opción según año calendario. Empresa del Estado: Se incorporo esta opción de cálculo de vacaciones especial solo para las empresas públicas. Valida obligación de 10 días: Esta opción está habilitada por el momento para empresas del sector público, quienes están obligados a tomar de su feriado por lo menos 10 días continuos de vacaciones, al igual que las empresas del sector privado.

2.7.- PERIODOS En los Empleados Mensuales: Se debe indicar en que período se tiene que agregar los conceptos de Ausentismo y asignación familiar, si se quiere que sea en el mes debe decir M. En los empleados quincenales: Si los ítem que se arrastran del mes anterior se consideran en algún periodo. Recalcula estos ítems en el mes: Si eligió en quincenales, pregunta si se deben recalcular en el Mensual.

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2.8.- RECIBOS

Recibos Formales, de Prueba, Históricos, Internet: Cuál va a ser el formato de impresión de los distintos recibos. Por defecto este formato se encuentra en el directorio Payroll4/Lis/remiliq, sin embargo el archivo remiliq puede ser modificado y renombrado, pudiendo tener distintos formatos para cada tipo de recibo. Envía sobregiro a cuenta corriente: “Sí o No”. Pregunta si el sobregiro que se produce lo envía al control de cuenta corriente. Este sobregiro lo descontará en una cuota al mes siguiente. Pasa sobregiro a mes siguiente: “Sí o No”. El sobregiro lo va a descontar en el mes siguiente al igual que en el caso anterior, pero no lo enviará a cuenta corriente, es decir, se irá directamente a la liquidación del trabajador. Acumula Imponible en el mismo Rut: El propósito de este programa es el dejar en un solo código (el Rut), toda la información de los empleados a los cuales se le ha hecho un finiquito y vuelto a contratar dentro del mismo mes. Esta acción queda guardada en el periodo ‘F’ (fusionados) a la parte correspondiente al finiquito, en el mes que aparece este y el sueldo como recontratado. Este periodo solo sirve para contener estos casos y de esta forma poder emitir reportes separados (sueldo y finiquito) luego de la fusión. En ningún caso se trata de un periodo convencional ni se pueden ingresar datos a él. Es importante destacar que este programa solo tiene sentido para los Juegos de Datos que usa el Rut como Código de los empleados.

Separa RelxEmp (No tocar):

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2.9.- MÓDULOS

Aquí se registran los módulos de Recursos Humanos y se debe indicar cuales se tienen, para ser activados: Control de Asistencia, Planificación Orgánica, Evaluación de desempeño, Selección de Personal, Descripcion de Cargo, Módulo de documento interno.

2.10.- VALIDACIONES

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Valida los Centros de Costos: en este campo, si se coloca Sí, el Sistema valida que el código de un centro de costos que sea ingresado en la ficha del trabajador exista, en la tabla correspondiente a los Centros de Costos, en caso de no ser así, el sistema avisará. En Plantillas, Valida por Fila: esta opción es valida al momento de importar

Plantillas y se debe seleccionar “No”

Obliga Empleados a distinto Centro de Costo: Da como opción “Si” o “No” y es

propio de las empresas que usan contratos por Obra como por ejemplo las Constructoras esta opción me obliga al recontratar a un trabajador a cambiar su Centro de Costo.

2.11.- LEYES SOCIALES

Leyes Sociales en UTM en gratificación: Pregunta sí en una renta accesoria las LL.SS. Serán consideradas en pesos o en UTM. El impuesto siempre lo considera en UTM. Proporciona Isapre por Días Trabajados: Esta opción es utilizable en un finiquito al trabajador. No se efectuara dicha proporción en casos de Faltas o Permisos. Rebaja Isapre Adicional a Compensación del Bruto: Permite calcular el Bruto a partir de un monto liquido, en base al 7% del pactado de la Isapre ó al pactado completo. Esta opción ya no se utiliza.

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2.12.- HONORARIOS Usa Módulo de Honorarios: ‘SI’ o ‘NO’ si se quiere activar este módulo, esto activará la pestaña Honorarios de el Mapa de Ítem del trabajador. Puede traspasar Boletas Honorarios a ítems: Esta opción se relaciona cuando se ingresa boletas al sistema, por lo tanto, si le decimos Sí a la opción, en la opción de Ingreso de Boletas se activará un campo llamado ‘Traspasa a Ítem’ que genera el ítem HONREM para generar una liquidación de honorarios, en caso contrario la opción no estará presente y solamente quedara un registro del ingreso de la boleta. Recibo para Honorarios: Al igual que los otros recibos mencionados anteriormente, este también se encuentra en la carpeta LIS de PayRoll4 y también puede ser modificado.

2.13.- PROCESADOR DE TEXTO Se debe anotar la dirección del ejecutable del procesador de texto, con el que se van a hacer los formatos de Contratos, Finiquitos, Certificados, Etc.

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2.14.- OTROS

Numero de Cheques restaurante por día: es una opción en que se fija una cantidad de cheques restaurante diario. Valor de cada cheque: en este campo se fija el monto del cheque. Valor del Mopre: No usar. No interesa en Chile.

3.- CREACIÓN DE EMPRESAS 1.- Al presionar sobre el menú Mantención en la barra principal, aparece “Mantención de Empresas”. La primera pantalla de ese programa muestra el listado de empresas de la organización, cuya base de datos fue seleccionada en la primera línea (Juego de Datos) de la pantalla de ingreso a PayRoll. 2.- Para crear una nueva empresa se recurre al siguiente icono. Con esto se presenta el siguiente cuadro:

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3.- PESTAÑA DATOS

Código de la Empresa: será el número de la empresa en el listado. Razón social: la misma que se utiliza para fines de planillas a cajas de previsión y para documentos legales (certificados, contratos, finiquitos, etc.) Rut Empresa: acá se digita el Rut de la empresa Giro: al que pertenece la empresa Domicilio Legal y Domicilio Administrativo: se presenta un cuadro auxiliar que pide detalles del domicilio. Los demás datos son los habituales en una empresa. Una vez todos anotados se validan con BI (botón izquierdo) sobre OK. Teléfono: Se debe ingresar 2 teléfonos que tenga la empresa. E-mail: Se debe ingresar el correo electrónico que tiene la empresa. Representante legal: se debe ingresar el código del representante legal que debe encontrarse ingresado en la ficha de los empleados. En caso que se digite el código, el Sistema le informara que “No existe ese empleado” y quedara como ‘No Encontrado’. Luego debe ser debe ser creado en la ficha del empleado, para luego volverlo a llamar en datos de la empresa. Firma Documentos RRHH: quien firmará los documentos de Recursos Humanos Código de Actividad y Fecha de Inicio Actividades: que son datos propios de la empresa que se esta creando, en el Código de actividad económica se debe anotar el código que da el SII y en la fecha de inicio de Actividades la fecha que sale en el formulario de inicio de actividades. 16


4.- PESTAÑA RELACIONES

Código de afiliación: que puede ser ‘Solo INP, Mutual, CCAF ó Caja y Mutual’. Dependiendo de la opción elegida, se ingresara el nombre de la institución. Nombre de la Mutual: se debe ingresar el nombre de la mutual, en que la empresa esta afiliada. Nº Asociados y Cotización de la Mutual: son datos de la institución, que deben ser ingresados en los campos respectivos. En el caso de la cotización, se debe ingresar el monto total. Nombre de la CCAF: se debe ingresar el nombre de la caja en que este afiliada la empresa. Nº Asociados Junaeb: es un número que le otorga la junta nacional de ayuda escolar y becas a la empresa en caso que tuviera dicho beneficios. Mail de RRHH: Dirección de correo de Recursos Humanos, solo para el módulo de evaluación de Desempeño Mail de Registro: Es el mail de los auditores y es solo para el módulo de Evaluación de desempeño. Autoriza Solicitudes de RRHH: Quién autoriza las solicitudes de RR.HH. solo para módulo de Evaluación de desempeño. 5.- Para eliminar alguna empresa del listado, se ilumina y se recurre al icono Con este hecho se presenta el siguiente recuadro

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Optando por Si se elimina la empresa. En el caso en que existan empleados en esa empresa, la respuesta será que la eliminación no es posible.

4.- CREACIÓN Y LLENADO DE TABLAS DEL SISTEMA En esta versión es posible crear un número prácticamente ilimitado de tablas. Los primeros 99 códigos de tablas están reservados para Payroll. Cada tabla permite registros con códigos de hasta 9 dígitos. 4.1.- Para obtener el listado de esas tablas bastará iluminar con BI el menú de "Mantención/tablas en general". Hecho lo cual aparecerá el cuadro siguiente:

4.2.- Estando en la pantalla de “Mantención de tablas” habrá cuatro funciones activas que son: a) Crear una Tabla, indicada por el icono con el signo. Haciendo clic con BI (botón izquierdo del Mouse) en este icono aparecerá el mismo cuadro vacío pidiendo el código y nombre de la tabla que se quiere crear. Se podrán crear tablas a partir del código 100.

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Debe ingresar el código de la tabla, que debe ser desde la 100 en adelante.

Nombre de la Tabla que se esta creando.

b) Modificar, representada por el icono. Seleccionando la tabla que se desea modificar y presionando el icono Modificar con BI, aparece el cuadro indicando el código y el nombre de la tabla seleccionada. El código de la tabla no se puede modificar, si se puede modificar el título.

c) La alternativa Eliminar no está operativa para las primeras 99 tablas reservadas. Las tablas con código mayor a 99 si pueden ser eliminadas siempre y cuando no tenga asociados miembros en ella. d) Con la opción

se Imprime el listado de tablas creadas en el sistema.

4.3.- Para comenzar a “Poblar las Tablas” se debe hacer lo siguiente: a) Para ingresar a una tabla, se ilumina con BI y se presiona el icono o bien, se hace doble clic sobre el nombre de la tabla, con lo cual aparece en pantalla el listado de registros de la tabla seleccionada. Habiendo ingresado a este ambiente, estará activa la función crear, modificar, eliminar o de imprimir los elementos de una tabla. b) Para crear un elemento se presiona el icono con ello aparece un cuadro de diálogo pidiendo ingresar el Código del elemento, Descripción, Valor 1, Valor 2, Valor 4 y Valor 3 (los valores son optativos). Se ingresa el código que es correlativo Valor 1 y Valor 2, se llenan con valores numéricos Valor 4 y el Valor 3, con datos alfanuméricos.

c) se

Para modificar un elemento de la tabla, selecciona el elemento a modificar y se presiona el icono con lo que aparece el

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mismo cuadro anterior pero con los datos que desea sean modificados. El código no se puede modificar. En ese caso se deberá eliminar y volver a crear el elemento.

4.4.- REAJUSTE DE UNA TABLA Para reajustar los valores de una tabla en forma masiva se debe seleccionar la tabla que se desea reajustar y se recurre al icono con lo que aparece en la siguiente pantalla: Código de la tabla que se desea reajustar, su descripción, Opción que es aplicar un Factor de reajuste ó agregar (sumar o restar) un monto fijo tanto al Valor1, como al Valor2 de cada elemento de la tabla. Redondeo (miles, cientos, decenas, entero, 1 decimal o 2 decimales) y el dato que se desea reajustar (Valor 1 o Valor 2). El factor de reajuste debe ser ingresado como

Porcentaje/100 + 1

Por ejemplo: el valor 1 de una tabla se reajustara en un 25%, por lo tanto siguiendo la formula de arriba, el resultado es 1.25 y este es el valor que se debe colocar en el campo llamado ‘Factor de reajuste’. Finalmente, dando OK, se hace efectivo el reajuste. Debe tener presente que cuando reajuste una tabla estará reajustando el valor1 y valor2 de la columna completa.

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5.-CREACIÓN DE ÍTEM Los ítem son conceptos de pagos o descuentos que puedan hacerse al trabajador, o bien, derivado de alguna condición que le afecta o le es propia. Para crear ítems debe irse al menú Mantención/Ítems con lo que aparece la siguiente pantalla:

En la parte superior de la pantalla aparecen 8 pestañas dando cuenta de los tipos de ítems factibles de ser creados en el sistema, ellos son: • •

• •

• • • •

Haberes afectos: son imponibles y tributables. Haberes Especiales: solo afectos a impuestos, solo a Leyes Sociales o Exentos. Descuentos Legales: Ej.: AFP, ISAPRE. Impuestos, etc. Deducciones: son los otros descuentos que no son previsionales y que se le hace a los trabajadores. Con ó Sin tope. Se refiere al tope legal de un 15% descuento en las liquidaciones) Asignaciones familiares Contribuciones (patronales): Ej.: Mutual, Cajas de Compensación Provisiones: Ej.: Provisiones de vacaciones Control horario : esta opción se usa para las empresas que han adquirido el CAS Control de Asistencia

Para crear un ítem se ocupa el botón llenar los siguientes datos:

con lo cuál aparece una pantalla pidiendo

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5.1.-“DATOS BÁSICOS”.

Código: Los ítem tendrán un código alfanumérico de 6 caracteres, que el usuario podrá crear. Descripción: Corresponde al nombre que aparecerá en la liquidación. Tipo: Presenta las siguientes opciones: Haberes afectos (a impuestos), Haberes Especiales, Descuentos Legales, Deducciones, Asignaciones familiares, Contribuciones (patronales), Provisiones, Control horario. Es imprescindible ubicar debidamente un ítem en el grupo que le corresponde pues el Sistema efectúa cálculos considerando las características asignadas a cada uno. Nº de Orden: Esta opción tiene por objeto indicarle al Sistema en que orden se desea que figuren los ítem de un mismo tipo en la liquidación. Fórmula más probable: La fórmula más probable, sin ser obligatoria, que tendrá el ítem. ¿Ítem informativo?: Consulta si el ítem que se quiere crear no debe aparecer en la liquidación, pero sí debe estar disponible para ser ocupado en una fórmula, o para consultarlo a través de reportes. ¿Imprime en la liquidación?: Pregunta si se quiere o no que el ítem aparezca en la liquidación. Comportamiento del ítem: En caso de que el tipo de ítem corresponda a “Haberes Especiales”, en el campo “Comportamiento del Ítem” se presentan las alternativas: Sólo Impuesto, Sólo LLSS, Exento. Y, si en el “tipo” se selecciona “Otros Descuentos”, en este campo se activan las opciones: “Con Tope” y “Sin Tope”.

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5.2 OPCIONES

Preguntas sobre Opciones: ¿Se considera en el mes?: o se prefiere que aparezca en un período. ¿Se proporciona por días trabajados?: Si la respuesta es “Si”, y el ítem tiene fórmula, se debe indicar en ella que se proporcione según días trabajados. Si el ítem corresponde a un valor, proporciona directamente según los días trabajados. Ítem inembargable: Da como opción “Si” o “No” ¿Ítem de cuenta corriente?: Pregunta si este ítem va a parar a la Cuenta Corriente. Ítem con acceso restringido: Esto tiene que ver con la seguridad, si le digo que ‘Si’, va a restringir el acceso al ítem. Se excluye del cálculo del líquido: el ítem puede ser utilizado para la fórmula de extraer el bruto a partir del líquido, si se indica que ‘Si’ será incluido en esta modalidad de cálculo. Ítem de tipo fijo o variable: indicar si el ítem es de tipo fijo o variable, esto se valida con la opción afectos. Acumuladores en los que participa: Se debe indicar los acumuladores en los que participa el ítem para poder considerarlo dentro de la fórmula AC (Nº de acumulador). ¿Agrega a descripción?: Pregunta qué quiere agregar a continuación de la descripción del ítem en la liquidación. Opciones: Nada, Valor del Ítem, Fórmula, Valor Calculado. ¿Incluir en columna V.O.?: Si en la columna V.O de la liquidación quiere que aparezca: Nada, Valor del Ítem, Fórmula, Valor calculado.

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Fórmula de cálculo en V.O.?: En caso de seleccionar en el campo anterior la opción “Fórmula”, dando doble clic en este campo se permite seleccionar la fórmula referida.

5.3 RETENCIONES

¿Es un ítem de retención?: Es decir, que la empresa lo descuenta para pagos a terceros. Las opciones son “Sí” o “No”. ¿Buscar código Institución / Beneficiario?: El ítem mismo: Lea a que institución o Beneficiario está dirigido en el mismo ítem. Propio del Empleado: Lea a que institución o Beneficiario va dirigido, cuando asigne el ítem al empleado en la opción contabilidad. Código Institución/Beneficiario: Con doble clic se abre la tabla 27 de “Instituciones”. En este campo se ingresa la institución o el nombre del beneficiario según sea el caso. Tipo de retención: institución, Beneficiario, otro. Institución: Por ejemplo, el descuento de farmacia que hace por convenio la empresa con los empleados. Beneficiario: Ej.: Retención Judicial, donde el pago va dirigido a la señora del trabajador.

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5.4 CONTABILIDAD

¿Índice?: Es un número creado por el sistema para identificar el ítem.(automático) ¿Prorratea por centro de costo?: Si quiere que el ítem se distribuya en diferentes centros de costo o no, es un paso importante ya que de no estar autorizado el ítem para prorratearse por Centros de Costo si el usuario configuró las fichas para que el sistema prorratee al empleado el sistema no tomará este ítem en esa distribución. Contabiliza si es informativo: Contabilizará al ítem si es informativo.

5.5 AFECTOS

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¿Acumula afecto 1 del resumen?: En esta opción se marcan los ítems que van a formar parte de la base de cálculo para la Indemnización por años de Servicio, solo si el ítem es de tipo fijo. ¿Acumula afecto 2 del resumen?: En esta opción se marcan los ítems que van a formar parte de la base de cálculo de las vacaciones, solo si el ítem es de tipo fijo. ¿Afecto a licencias médicas?: Se marcan los ítems que van a formar la base de cálculo de las licencias médicas. Acumula Rentas Variables: Se marca cuando los ítem que van a formar parte de la base de cálculo de la indemnización por años de servicio y las Vacaciones proporcionales son de tipo variable, en Opciones ‘ítem de tipo fijo o variable’

5.5 OTROS

Código INE: De la tabla INE de conceptos. Referencia: Usado por el CAS para referenciar los ítems que calcula con los ítems de remuneraciones. Grupo al que pertenece: Sirve para cuando se ingresa un mismo ítem dos veces, para poder sumarlos, esta opción ya no se utiliza porque existen lo acumuladores pero no se puede eliminar porque la usa el CAS. Tipo de afecto: Auto calculado / De una fórmula: No se usa Fórmula del Afecto: No se usa

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6.- CREACIÓN DE FORMULAS a).- Vaya a la opción en el menú “Mantención /Fórmulas”, con lo cuál aparece una pantalla mostrando todas las fórmulas creadas en el sistema. En la parte inferior de esta pantalla se muestran íconos ya conocidos. b).- Al presionar el icono

se presenta el cuadro de diálogo que se muestra más abajo:

En la barra inferior aparecen dos nuevos iconos, el primero de los cuales presionado muestra el cuadro siguiente:

al ser

Variables del Sistema que se pueden utilizar en fórmulas

Ítems definidos que se pueden utilizar en fórmulas

Presionando un ítem o una variable con el botón derecho del Mouse se le puede traer al buzón “Dato seleccionado” y presionando OK se la lleva al cuadro de creación de la fórmula Para mayor información en cuanto a variables, funciones, operadores y procedimientos que se pueden ocupar en las fórmulas vea el Anexo 1. En los diversos programas en los cuales exista un campo para colocar una fórmula, con un doble clic se podrá obtener en pantalla un listado con el código y la descripción de la fórmula. Para obtener además la estructura de la fórmula se deberá iluminar ese código con BI (botón izquierdo) y aplicar BD (botón derecho)

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6.1.- FILTROS EN FORMULAS Estando en el menú en Mantención/Fórmulas es posible hacer ‘Filtros’ con fórmulas, lo cual permite trabajar con una determinada selección de formulas. Para esto ubica el Mouse sobre el nombre de columna por el que desea filtrar (las opciones son Código, Descripción, Formula ó Tipo) y con el BD(botón derecho) aparece un recuadro como el que se muestra en el siguiente recuadro.

Por ejemplo, si queremos seleccionar todas las formulas que usan la variable KTIM, debemos seleccionar la opción Personalizada’ del filtro, donde se le da la condición que muestre todas las formulas que contiene dicha variable.

Con se obtiene la información deseada.

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7.- CLASES Las “Clases” están constituidas por grupos de ítems que son comunes a ciertos conjuntos de trabajadores. Si un trabajador pertenece a una Clase, además de los ítems que puedan afectarle un mes, quedará afecto a todos los ítems de la Clase que le corresponde. En lo tocante a la operatoria habrá dos etapas: • •

Creación de clases Creación de registros dentro de una clase

En esta parte sólo veremos cómo crear una clase, que es lo relevante en este punto. 7.1 CREACIÓN DE CLASES a).- Vaya en el menú a la opción de Mantención/Clases b).- Estando en la pantalla inicial, el icono permite crear una clase. Al seleccionar esta opción aparece una pantalla solicitando ingresar el “Código de la clase” y su “Nombre”. c).- Una vez ingresados los datos anteriores, seleccionando OK queda grabada la base de esta nueva clase. d).- Para poblar una Clase o modificar sus registros se procede mediante un doble clic en la línea que contiene esa clase. En este caso con el doble clic se hizo aparecer una clase ya creada. e).- Para crear (incorporar) nuevos ítems a esta clase, modificar o eliminar alguno de ellos, se utilizan los comandos de la barra inferior. Presionando en esa barra el icono Aparecerá el cuadro de dialogo en dos etapas: - Información Básica - Información Adicional

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7.2.- La información Básica que se solicita es la siguiente:

Aplicar en: Da como alternativas: “Todos los períodos”, “Remuneración del mes”, “Honorarios” ¿En qué periodos?: Si existen habilitados periodos se debe indicar en qué periodos se aplicará. Número de Préstamo/Ítem: Se ocupa para cuando se ingresa dos veces el mismo ítem para darle prioridades de modo que aparezcan los dos en la liquidación. Código del ítem: Código del ítem que se va a ingresar. Haciendo doble clic en este campo, aparece un listado con todos los ítems creados en el sistema. Seleccionando uno con doble clic se le trae a la pantalla. Código de la fórmula: Fórmula del ítem. Haciendo doble clic en este campo, aparece un listado con todas las fórmulas creadas en el sistema. Seleccionando la correspondiente con doble clic se le trae a la pantalla. Considerar pago: Opciones: Permanente, Una sola vez, Según cuotas. Cuotas (Nº/cumplidas): Se debe ingresar la cantidad de cuotas en caso de que el ítem que se está incluyendo en la clase sea en cuotas. Valor: Monto del ítem, que también puede ser el valor de la cuota si se eligió la opción ‘Según cuotas’.

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Capitulo i Payroll

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