MAKALAH SIKLUS PENGGAJIAN (Payroll Cycle)
Dosen Pengampu: Widya Febriary Anita,SE,Mak, Ak,CA
Disusun Oleh: KELOMPOK 3 Tati Apriani
(1610631030273) (1610631030273)
Teni Nuraeni
(1610631030274) (1610631030274)
Titania Ayudia
(1610631030279) (1610631030279)
Tria Inventa
(1610631030285) (1610631030285)
Yulianti
(1610631030304)
PRODI S1 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SINGAPERBANGSA KARAWANG 2018
KATA PENGANTAR
Puji Sukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat rahmat dan karuniaNYA kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik. Makalah ini diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Accounting Information System. Kami sebagai penyusun makalah ini sepenuhnya menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kami mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun demi kesempurnaan di masa yang akan datang. Akhir kata, semoga makalah ini bisa memberikan suatu kemanfaatan bagi kami selaku penyusun khususnya dan bagi pembaca pada umumnya serta bisa menjadi tambahan referensi di bidang ilmu komunikasi data bagi penyusun makalah di masa yang akan datang
i
ii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Pada era globalisasi sekarang ini perusahaan dituntut untuk lebih efisien, efektif, dan ekonomis dalam menentukan besarnya biaya operasional perusahaan, karena faktor ini adalah salah satu yang terpenting untuk menghadapi persaingan yang semakin ketat dengan perusahaan lain. Dalam melaksanakan kegiatan operasi perusahaan diperlukan adanya manajemen perusahaan yang baik dengan ditunjang oleh personil yang berkualitas agar dapat berkarya secara efisien. Hal penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan adalah faktor manusia. Sumber daya manusia dalam suatu perusahaan merupakan faktor dominan dalam pencapaian tujuan perusahaan. Sebagai imbalan kepada sumber daya tersebut, maka perusahaan memberikan serangkaian penghargaan di mana salah satu komponennya adalah gaji. Gaji mempunyai arti sebagai suatu penghargaan dari usaha karyawan atau tenaga kerja yang sudah pasti jumlahnya pada setiap waktu. Untuk menjalankan kegiatannya dengan efektif dan efisien, sebuah perusahaan memerlukan suatu sistem pengolahan data informasi yang mendukungnya. Kebutuhan ini akan terpenuhi dengan adanya sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi harus dirancang dan digunakan secara efektif, karena informasi akuntansi merupakan bagian yang paling penting dari seluruh informasi yang diperlukan oleh manajemen. Dalam suatu perusahaan apabila sistem informasi akuntansi tidak baik akan menimbulkan suatu gejala yang merugikan. Oleh karena itu, diperlukan suatu pengendalian internal yang memadai. Untuk menciptakan pengendalian internal yang memadai diperlukan suatu sistem informasi akuntansi yang baik. Sistem Informasi Akuntansi ini merupakan keseluruhan prosedur dan teknik yang diperlukan untuk mengumpulkan data dan mengolahnya sehingga menjadi informasi yang diperlukan sebagai alat bantu pimpinan perusahaan dalam melakukan pengawasan kerja. 2.2 Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan sistem informasi akuntansi penggajian? 1
2. Bagaimana prosedur sistem informasi akuntansi penggajian? 3. Apa saja dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian? 4. Apa saja aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam sistem penggajian? 5. Apa saja fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penggajian? 2.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui maksud dari sistem informasi akuntansi penggajian 2. Untuk mengetahui prosedur dari sistem penggajian diperusahaan 3. Untuk mengetahui dokumen apa saja yang digunakan dalam sistem penggajian 4. Untuk mengetahui aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam sitem penggajian 5. Untuk mengetahui fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penggajian
2
BAB II PEMBAHASAN 2.1 Siklus Penggajian (Payroll Ci ycle) 2.1.2 Pengertian Gaji
Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, umumnya gaji diberikan secara tetap perbulan. Sedangkan menurut Manullang (2001: 57) gaji adalah pemberian kepada pegawai dengan pembayaran berupa uang sebagai balas jasa suatu pekerjaan yang telah dilaksanakan sebagai pemberian kegairahan untuk pelaksanaan dan kegiatan diwaktu yang akan datang. Payroll cycle adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pengolahan data terkait yang terus menrus berhubungan dengan mengelola kemampuan pegawai secara efektif. Tugas-tu gas yang lebih penting meliputi sebagai berikut. 1. merekrut dan mempekerjakan para pegawai baru. 2. Pelatihan 3. Penugasan Pekerjaan 4. Kompensasi (Penggajian) 5. Evaluasi kinerja 6. Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang suka rela maupun tidak. 2.2 Sistem Penggajian karyawan
Siklus penggajian adalah serangkaian aktivitas usaha dan pemroses an (catat, simpan, dan proses) data yang berhubungan dengan pengaturan karyawan secara efektif atau suatu cara dan prosedur
sistematik
untuk
mendesain
dan
mengatur
kegiatan-kegiatan
pengadaan,
pengembangan, pemberian kompensasi, penggabungan, pemeliharaan, dan pelepasan sumber daya manusia agar tercapai tujuan individu, organisasi, dan masyarakat. Sistem gaji dan upah dirancang
untuk
menangani
transaksi
perhitungan
gaji
dan
upah
karyawan
dan
pembayarannya, sehingga perancangan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin validitas, otorisasi kelengkapan, ketepatan waktu, dan ketepatan posting ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan pengupahan. Menurut Mulyadi (2008: 32) , macam-macam sistem penggajian adalah :
3
1. Sistem Skala Tunggal Adalah sistem penggajian yang memberikan gaji yang sama kepada pegawai yang berpangkat sama dengan tidak atau kurang memperhatikan sifat pekerjaan yang dilakukan dan beratnya tanggung jawab pekerjaannya. 2. Sistem Skala Ganda Adalah sistem penggajian yang menentukan besarnya gaji bukan saja didasarkan pada pangkat, tetapi juga didasarkan pada sifat pekerjaan yang dilakukan, prestasi kerja yang dicapai dan beratnya tanggung jawab pekerjaannya. 3. Sistem Skala Gabungan Merupakan perpaduan antara sistem skala tunggal dan sistem skala ganda. Dalam sistem skala gabungan, gaji pokok ditentukan sama bagi pegawai negeri yang berpangkat sama, di samping itu diberikan tunjangan kepada Pegawai Negeri yang memikul tanggung jawab yang lebih berat, prestasi yang tinggi atau melakukan pekerjaan tertentu yang sifatnya memerlukan pemusatan perhatian dan pengerahan tenaga secara terus-menerus. 2.3 Aktivitas Siklus Penggajian
Dalam siklus penggajian terdapat lima sumber input pada sis tem penggajian. 1. Memperbaharui Database Induk Penggajian Aktivitas pertama dalam siklus penggajian melibatkan pembaruan database induk penggajian yang merefleksikan berbagai jenis perubahan yang diajukan secara internal. Proses dari kegiatan diatas yaitu departemen manajemen sumber daya manusia bertanggungjawab untuk memperbaharui database penggajian untuk perubahan yang diajukan secara internal terkait ketenagakerjaan, sedangkan departemen penggajian memperbaharui informasi mengenai tarif pajak dan potongan penggajian lainnya ketika ia menerima pemberitahuan perubahan dari berbagai unit pemerintahan dan perusahaan asuransi. 2. Memvalidasi Data Waktu dan Kehadiran Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai. Adapun proses dari ativitas ini adalah bagaiman data waktu dan kehadiran pegawai dikumpulkan secara brbeda bergantung pada status bayaran pegawai. Bagi pegawai yang dibayar berdasarkan jam, banyak perusahaan menggunaka kartu waktu, (time card) untuk 4
mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan pegawai seiap harinya. Para pegawai yang mendapatkan gaji tetap ( misalnya manajer, dan staf operasional) sering mencatat pekerjaan tenaga kerja mereka dengan kartu waktu. 3. Menyiapkan Penggajian Proses dari aktivitas ini adalah menunjukan urutan aktivitas-aktivitas untuk memproses penggajian. Pertama, transaksi penggajian diedit dan transaksi di yang divalidasi kemudian disortir berdasarkan nomor pegawai.Jika organisasi memproses penggajian dari beberapa divisi, setiap file transaksi penggajian juga harus digabungkan. File transaksi penggajian yang disortir kemudian digunakan untuk menyiapkan cek gaji pegawai. Untuk setiap pegawai, catatan file induk penggajian dan catatan transaksi yang terkait akan dibaca dan gaji kotor akan dihitung. Untuk pegawai yang bekerja berdasarkan jam, jumlah jam kerja dikalikan dengan tingkat upah dan segala premi yang berlaku untuk lembur atau bonus tersebut ditambahkan. Bagi pegawai tetap, gaji kotor adalah pecahan dari gaji tahunan, dimana pecahan tersebut menunjukan lama periode bayaran. Berikutnya, seluruh potongan penggajian dijumlahkan dan totalnya digunakan untuk mengurangi gaji kotor, sehingga didapatkan jumlah gaji bersih. Potongan penggajian dibagi kedua kategori umum: potongan pajak gaji dan potongan sukarela. Potongan pajak gaji meliputi pajak penghasilan negara, negara bagian, dan daerah, begitu juga pajak social security. Potongan suka rela meliputi dana pensiun; premi asuransi jiwa, kesehatan, dan asuransi kecacatan; iuran serikat; dan kontribusi untuk berbagai sumbangan amal. Ketika gaji bersih dihitung, dasar year-to-date untuk gaji kotor, potongan, dan gaji bersih dalam setiap catatan pegawai pada file induk penggajian diperbaharui. Mengelola catatan pendapatan kumulatif yang akurat sangat penting untuk dua alasan. Pertama, karena potongan pajak social Security dan potongan lainnya memiliki pisah batas (cuttoff), perusahaan harus tau kapan untuk melakukan potongan untuk pegawai individu. Kedua, informasi ini diperlukan untuk memastikan bahwa jumlah pajak dan potongan lain yang sesuai dibayarkan ke petugas pemerintahan, perusahaan asuransi dan organisasi lain. Berikutnya, daftar penggajian dan potongan dibuat. Daftar penggajian (payroll register) atau register penggajian mencantukan gaji kotor setiap pegawai, potongan penggajian, dan gaji
5
bersih dalam format multi kolom. Daftar ini juga berlaku sebagai dokumentasi pendukung untuk mengotorisasi transfer dana ke rekening pengecekan penggajian organisasi. Teraakhir, sistem mencetak cek gaji pegawai ( atau faksimili, dalam kasus setoran lansung). Cek gaji ini biasanya menyertakan sebuah laporan pendapatan (earning statement) yang memeuat jumlah gaji kotor, potongan, dam gaji bersih untuk periode terkini serta total year-to-date untuk masing-masing kategori. 4. Mengeluarkan Penggajian Langkah berikutnya dalam sistem penggajian adalah pengeluaran nyata atas cek gaji ke pegaewai. sebagian besar pegawai dibayar menggunakan cek atau setoran langsung dengan jumlah gaji bersih ke dalam rekening bank pribadi mereka. Tidak seperti pembayaran tunai, kedua metode tersebut memeberikan sebuah sarana untuk mendokumentasikan jumlah upah yang dibayarkan. Proses dari aktivitas ini adalah setelah cek gaji disipakan, petugas penggajian memeriksa dan menyetujui daftar penggajian. Sebuah voucher pencairan kemudian disiapkan untuk mengotorisasi transfer dana dari rekening pengecekan umum perusahaan ke rekening bank penggajian. Setelah memeriksa daftar penggajian dan voucher pencairan, kasir kemudian menyiapakan dan menandatangani sebuah cek (atau mengajukan sebuah transaksi Electronic Fund Transfer yang mentranfer dana dari rekening bank penggajian per usahaan. 5. Menghitung dan Mengeluarkan Pajak Penghasilan yang dibayar Pegawai Serta Potongan Pegawai Sukarela Proses dari aktivitas ini adalah para atasan harus membayar pajak social security sebagai tambahan terhadap jumlah potongan dari cek gaji pegawai. 2.4 Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penggajian
1. Fungsi kepegawaian Bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tariff gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta perhitungan gaji dan upah karyawan 2. Fungsi Pencatat Waktu
6
Bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi setiap karyawan perusahaan 3. Fungsi Pembuat daftar gaji dan upah Bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah 4. Fungsi keuangan Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berba gai tunjangan kesejahteraan karyawan 5. Fungsi akuntansi Bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja 2.5 Dokumen-dokumen yang dikgunakan dalam sistem penggajian
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah Berupa SK pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan, pemindahan , dsb. 2. Kartu jam hadir Berfungsi sebagai mencatat jam hadir setiap karyawan perusahaan 3. Kartu jam kerja Berfungsi sebagai mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. 4. Daftar gaji dan daftar upah Berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi dengan potongan; PPh 21, iuran , dll. 6. Rekap daftar gaji dan daftar upah Merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
7
7. Surat pernyataan gaji dan upah Dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban karyawan. 8. Amplop gaji dan upah Halaman muka amplop berisi informasi menganai nama karyawan, nomor identitas karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu 9. Bukti kas keluar Merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat fungsi akuntansi ke fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsipembuat daftar gaji dan upah .
8
2.5 Flowchart Penggajian
Bagian
Bagian SDM
Kepegawaian
Bagian
1
karyawan
3
2
SUMKK
Mengelol a Data karyawa
Mengelol a DHK utk
n
menghitu
DGK
SUMKK
SPUM
DGK
Cek SPPG
ng gaji
mempe
Data karyawan
Bagian Direksi
Akuntansi Data
Start
Bagian keungan
rsiapka
Membuat dan menghitu
Memv
n
Menand
erifikas
SPMU,
atangani
i DGK dan
ng DGk
SUMKK
SPUM, Cek dan DGK
SPPG
SUMKK
Memb uat
DGK
SUMKK
SPMU Cek
SUMKK
SPUM
SPPG
DHK
Cek SPPG
DGK 2
SUMKK
3 4
1
DGK
9
SPPG
Melakuka n Pembayar an Gaji
SPPG DGK
END
Keterangan: DHK
: Daftar Hadir Karyawan
DGK
: Daftar Gaji Kaeyawan
SUMKK
:Surat Uang Muka karyawan
SPMU
: Surat Perintah mengeluarkan Uang
SPPG
: Surat Persetujuan Pembayaran Gaji
Adapun prosedur penggajian yang digambarkan dalam flowchart penggajian diatas adalah sebagai berikut: 1. Sub Bagian Kepegawaian Proses dimulai dari Sub Bagian Kepegawaian, dimana sub bagian ini menangani absensi karyawan yang telah di validasi dan menurut catatan fisik yang telah ada dan diserahkan ke bagian SDM. 2. Sub Bagian SDM
10
Setelah menerima daftar absensi dan surat keputusan pegawai maka pada sub bagian ini melakukan verivikasi untuk menentukan besarnya gaji yang akan diterima karyawan. Dengan membuat daftar gaji maka diperlukan otorisasi yang di lakukan oleh Kepala Bagian SDM. Yang kemudian diteruskan kepada Sub Bagian Akuntansi. 3. Sub Bagian Akuntansi Setelah menerima daftar gaji maka akan diverivikasi lebih lanjut agar tidak terjadi kesalahan dan meminimalisir tingkat kecurangan.. Setelah dirasa benar maka akan dimintakan otorisasi kepada Kepala Bagian Keuangan dan Direktur Utama. Setelah disetujui maka akan membuat daftar penerima gaji, slip gaji, dan melakukan pengambilan uang di bank. Dan semuanya akan diserahkan kepada Sub Bagian Keuangan karena yang berhak mengawasi dalam hal pembayaran adalah Sub Bagian Keuangan. 4. Sub Bagian Keuangan Setelah menerima daftar penerima gaji, uang dan slip gaji. Sub bagian Keuangan akan memanggil masing-masing Kepala Bagian dan Kepala Unit yang nantinya semua proses penyerahan uang dan slip akan dilakukan oleh Kepala Unit dan Kepala Bagian kepada masing-masing staffnya. Setelah selesai maka daftar penerima gaji yang telah ditanda tangani akan dikembalikan kepada Sub Bagian Keuangan. 5. Sub Bagian Direksi Sub Bagian Direksi melakukan penandatanganan dokumen-dokumen berupa Cek, Surat Perintah Mengeluarkan Uang (SPMU), SPPG (Surat Persetujuan Pembayaran Gaji).
11
BAB III PENTUP 3.1 Kesimpulan
Siklus penggajian adalah serangkaian aktivitas usaha dan pemroses an (catat, simpan, dan proses) data yang berhubungan dengan pengaturan karyawan secara efektif atau suatu cara dan prosedur
sistematik
untuk
mendesain
dan
mengatur
kegiatan-kegiatan
pengadaan,
pengembangan, pemberian kompensasi, penggabungan, pemeliharaan, dan pelepasan sumber daya manusia agar tercapai tujuan individu, organisasi, dan masyarakat. Sistem gaji dan upah dirancang
untuk
menangani
transaksi
perhitungan
gaji
dan
upah
karyawan
dan
pembayarannya, sehingga perancangan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin validitas, otorisasi kelengkapan, ketepatan waktu, dan ketepatan posting ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan pengupahan. Dalam sistem penggajian diperlukan adanya suatu manajemen yang baik maka dari itu sangat diperlukan sebuah sistem informasi akuntansi dan pengndalian terhadap suatu sistem penggajian.
12
DAFTAR PUSTAKA
Romney, Marshall B. dan Paul John Steinbart, 2016. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kesembilan, Cetakan Pertama, Terjemahan Dewi Fitria Sar i, dan Beny Amos Kwary, S.S., Salemba Empat, Jakarta. e-journal.uaj.ac.id, Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
13