ISO 14001 Guía para la aplicación de la Norma UNE-EN ISO 14001 en la pyme
ISO 14001 Guía para la aplicación de la Norma UNE-EN ISO 14001 en la pyme
CEPYME ARAGON Confederación de la Pequeña y Mediana Empresa Aragonesa
Con la colaboración de:
Realización del proyecto: AENOR Laura Zaro Jiménez Diseño y maquetación: BLOCK, C.I. Impresión: ARPIrelieve, S.A. Depósito legal: Zaragoza. Febrero 2002
Prólogo En los últimos años las empresas se han visto envueltas en una continua adaptación a fin de cumplir todos los requisitos legales que les han ido solicitando. En este sentido la normativa ambiental es quien más ha exigido al tejido industrial, pues nos enfrentamos a una legislación amplia, dispersa y compleja. Tanto el conocimiento de la legislación aplicable, como los gastos económicos que conlleva la adecuación de los procesos industriales a la normativa vigente, han sido algunos de los mayores problemas con los que se han enfrentado las empresas en los últimos años. Este problema se ve incrementado en las pymes, donde no se dispone en muchos casos de los recursos económicos y de los profesionales especializados suficientes. Ante esta situación, el medio ambiente sigue siendo un reto fundamental que las pequeñas y medianas empresas deben afrontar si quieren conservar o mejorar su competitividad. En este momento las empresas se empiezan a plantear la implantación de Sistemas de Gestión Medioambiental como una herramienta válida en su escalada hacia la competitividad. La incorporación de la gestión medioambiental dentro de la gestión global de la empresa ayuda a implantar el uso racional de los recursos naturales, armonizar los procesos productivos, preservar el medio ambiente, facilitar el cumplimiento de la actual y futura legislación medioambiental y elevar los rendimientos. Desde las organizaciones empresariales conocemos la necesidad informativa que demandan las empresas en este y otros temas. Es por este motivo que una de nuestras acciones primordiales es y será la formación, información y sensibilización a fin de facilitar el correcto desarrollo de las actividades de todos nuestros asociados. Por ello, dentro de las actuaciones que CEPYME ARAGON realiza habitualmente en esta dirección, presentamos la “Guía para la aplicación de la 5
6
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
Norma UNE-EN ISO:14001 en la PYME” con el objetivo de ayudar a la pequeña empresa en su acercamiento a estos sistemas de gestión. En ella nos familiarizaremos con el contenido de la norma ISO 14001, encontraremos respuestas a las preguntas que se nos plantearán en el transcurso de la implantación del sistema y ejemplos prácticos de situaciones reales. Esta guía complementa otras publicaciones que CEPYME ARAGÓN ha editado anteriormente sobre temas medioambientales: “Requisitos Empresariales de la Ley de Envases y Residuos de Envases”, “Las energías renovables aplicadas a las pymes”, “Guía de Ahorro y Eficiencia Energética en las pymes”, “Manual para elaborar estudios de minimización de Residuos Peligrosos”, “Normativa Básica Medioambiental, volúmenes I, II, III y IV”. Por último, queremos agradecer a AENOR la preparación de la guía y el esfuerzo en acercar el texto de la norma a la realidad práctica de la pyme. CEPYME ARAGÓN
ÍNDICE
Introducción ……..………………………………..………………………………
9
¿Por dónde empezar?: nos ponemos en marcha ….…............………………
11
¿Qué nos propone la norma? …….……................……………………………
25
La norma paso a paso: Sistemas de gestión medioambiental UNE-EN ISO 14001 .............………….................………
33
Algunos puntos problemáticos ………..…...............….………………………
61
Ejercicios propuestos .……………….……………………………………………
71
ANEXOS UNE-EN ISO 14001:1996. Definiciones …………...............……………
81
Normas de consulta …....…………………………….............………………
85
Direcciones de interés ..…………………………..............………………..…
89
7
Introducción Cada día es mayor el interés y la preocupación que el medio ambiente y su adecuada conservación suscita en nuestro entorno próximo y en la sociedad. Es importante reflexionar sobre el hecho de que toda actividad empresarial entraña la posibilidad de generar impactos medioambientales. Esta creciente demanda social ha provocado el inicio de un cambio en las prácticas industriales mundiales, siendo cada día más las organizaciones que se esfuerzan por mantener un comportamiento respetuoso con el medio ambiente. No menos importante es el reflejo que estas preocupaciones han tenido en el desarrollo y actualización de disposiciones reglamentarias que regulan dichas materias. El desarrollo de Sistemas de Gestión Medioambiental fundamentados en las directrices de una norma de referencia puede ser una herramienta útil que ayude a las empresas en este esfuerzo. Las normas de la serie 14000 nacieron con el propósito de proporcionar un núcleo común internacional aplicable y accesible a cualquier industria o sector económico. Dos son las ventajas principales que pueden obtener de su aplicación: Ventajas que se obtienen de aplicar la norma.
•
Disponer de una estructura que permite evaluar e integrar los intereses económicos y medioambientales
•
Proporcionar la posibilidad de mostrar la conformidad de nuestro comportamiento ante terceros.
Pero además, no hay que olvidar que el hecho de disponer de una correcta gestión ambiental favorece el desarrollo de unas buenas prácticas en la gestión empresarial a efectos globales. Hay que ser conscientes sin embargo, de que se trata de un instrumento, de un medio que refuerza y facilita la búsqueda de las mejores prácticas 9
10
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
empresariales mediante una estructura estable y consolidada, y no de un fin en sí misma.
La guía tiene por objeto
Esta guía tiene por objeto acercar al lector los principios y prácticas relativas a la gestión medioambiental contemplados a través de la norma internacional UNE-EN ISO 14001 como herramienta normalizada para el desarrollo de sistemas que ayuden a las organizaciones a : •
Mejorar su comportamiento medioambiental.
•
Satisfacer las exigencias y/o expectativas de las partes interesadas.
•
Recoger los beneficios que una efectiva gestión medioambiental proporciona.
En ocasiones, las dificultades inherentes a la implantación de un sistema de gestión medioambiental pueden verse incrementadas en el caso de la pequeña y mediana empresa por la limitación de recursos disponibles y la dificultad de interpretación y aplicación de la norma de forma adaptada a las mismas. Por ello, esta guía tratará de proporcionar un enfoque sencillo de sus contenidos y requisitos, con el fin de colaborar en el desarrollo de sistemas de gestión medioambiental funcionales y eficientes que reviertan finalmente en un aumento de la eficacia del proceso. Por último indicar que esta guía no pretende sustituir la norma UNE-ENISO 14001 ni recoger la totalidad de los requisitos que deben plantearse para dar cumplimiento a lo establecido en dicha norma de referencia. Los criterios o comentarios que en ella se recogen están planteados con la intención de servir de orientación a un amplio número de organizaciones que desarrollan actividades diferentes, pero que tienen en común su estructura de pequeña y mediana empresa. Dichos comentarios deben por tanto interpretarse en el contexto de la propia guía, y pueden requerir en ocasiones de aclaraciones complementarias.
¿Por dónde empezar?: nos ponemos en marcha ¿Por dónde se empieza? En este capítulo plantearemos una serie de preguntas a las que trataremos de dar respuesta y que nos ayudarán a reflexionar sobre los motivos que conducen a implantar un sistema de gestión medioambiental, los beneficios que de él esperamos obtener y la forma en que la norma UNE-EN ISO 14001 puede ayudarnos a conseguirlo. Para ello nos detendremos en cada una de las etapas: •
Decisión: ¿Por qué?
•
Propósito: ¿Para qué?
•
Desarrollo: ¿Cómo?
Decisión: ¿Por qué? ¿Tenemos claros los motivos que nos han llevado a adoptar la decisión de implantar un sistema de gestión medioambiental? Aunque parezca una cuestión menor, conocer con claridad las razones que nos han empujado a emprender el esfuerzo de elaborar y poner en práctica un sistema de gestión es muy importante para garantizar un resultado final satisfactorio.
!
Será satisfactorio un resultado que nos permita cumplir con los requisitos de la norma de referencia, y a su vez cumpla con nuestras propias expectativas. Hay que tener en cuenta que en función de cuáles hayan sido nuestros objetivos de partida, también serán diferentes los resultados que deseamos obtener. 11
12
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
Es habitual que la decisión no nazca como consecuencia de una única causa, sino de un conjunto de motivos, producto de las circunstancias y la situación propia de la empresa. Algunas de las razones más frecuentes se incluyen a continuación:
Algunas razones más frecuentes para poner en práctica un sistema de gestión
•
Un sistema de gestión medioambiental proporciona las directrices para establecer un proceso estructurado.
•
Ayuda a conocer y controlar el nivel de comportamiento ambiental.
•
Mejora la identificación de los requisitos legales actuales y futuros.
•
Facilita una adaptación planificada a las nuevas exigencias previstas.
•
Favorece la detección de oportunidades de mejora.
•
Proporciona datos objetivos que permiten establecer prioridades de actuación.
•
Potencia el acceso a información actualizada relativa al desarrollo de nuevas tecnologías aplicables al sector.
•
Permite del acceso a nuevas oportunidades de negocio.
•
Proporciona la posibilidad de competir en condiciones de igualdad con otras empresas de mayor tamaño.
•
Facilita el reconocimiento externo y la confianza de las partes interesadas.
•
Mejora nuestra imagen pública y recoge la demanda social existente.
•
Facilita y mejora nuestras relaciones con el entorno más próximo.
•
Da respuesta a aquellos clientes que exigen mejoras medioambientales en sus productos o en los procesos que los generan.
•
Permite colaborar con empresas que han implantado un sistema de gestión medioambiental.
•
Mejora nuestra competitividad en relación con el resto de empresas del sector.
¿Por dónde empezar?
13
•
Permite el acceso a concursos públicos, para los cuales se establece como requisito.
•
Permite el ahorro en costes mediante la optimización de recursos y materias primas.
•
Mejora la comunicación interna mediante la participación en el desarrollo de objetivos fundamentados en criterios compartidos que redundan en un beneficio general que trasciende a la propia empresa.
Como vemos a través de esta breve relación, es posible agrupar los motivos en tres grandes grupos: •
Los que responden modelos éticos de comportamiento.
•
Los que contemplan oportunidades económicas o exigencias de mercado.
•
Los fundamentados en las ventajas que un modelo estructurado de gestión proporciona.
En cada uno de estos grupos podemos identificar algunas de las principales líneas de actuación de una organización, haciendo más sencilla de esta forma la tan necesaria integración de los intereses medioambientales con los propios objetivos estratégicos de empresa.
!
No hay que olvidar en ningún caso que la implantación de un sistema de gestión medioambiental constituye un esfuerzo y una inversión inicial de tiempo y dinero que puede y debe finalmente justificarse por unos resultados que permitan compensar la inversión realizada.
14
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
Propósito: ¿Para qué? Una vez hemos dado respuesta a la pregunta anterior y hemos concretado por tanto los motivos de nuestra decisión, el siguiente paso es plantearnos de forma clara las propias expectativas y los beneficios que esperamos obtener.
!
Conocer la naturaleza de los objetivos perseguidos nos ayudará a comprobar la evolución de las acciones adoptadas y su eficacia, mejorando nuestra capacidad de revisar, cuestionar y modificar si fuera necesario las decisiones iniciales.
Plantear objetivos: “lo que queremos conseguir”
!
"
Definir su alcance y los medios y acciones necesarias para alcanzarlos.
Revisar: “ver cómo va”
!
ISO
Comprobar los resultados reales obtenidos en un momento determinado.
Cuestionar: “¿es lo que esperábamos?”
!
Analizar su correspondencia con los resultados previstos para ese momento.
#?
¿Por dónde empezar?
15
Tres pueden ser las preguntas iniciales a las que debemos responder para perfilar los rasgos y características de excelencia de las que queremos dotar a nuestro sistema:
1.- ¿Qué grado de compromiso queremos adquirir con el medio ambiente?
2.- ¿Cuál es el que las partes interesadas esperan que se adquiera? 3.- ¿Qué objetivos pretendo alcanzar? 1.- ¿Qué grado de compromiso queremos adquirir con el medio ambiente? El compromiso de la alta dirección y su liderazgo de la mejora de la gestión medioambiental determinan en gran parte el éxito de la aventura iniciada y son la mejor garantía para su posterior desarrollo, crecimiento y consolidación.
!
Conviene tener en cuenta que a mayor profundidad y transparencia con que se analice la situación existente, mayor será la fiabilidad de los resultados que de ella se obtengan y por tanto, el grado de eficacia real de las medidas que posteriormente se adopten para su mejora.
2.- ¿Cuál es el compromiso que las partes interesadas esperan que se adquiera? Para responder a esta pregunta conviene revisar algunas de las razones que nos han podido impulsar a implantar un sistema de gestión medioambiental: •
Facilita el reconocimiento externo y la confianza de las partes interesadas.
•
Mejora nuestra imagen pública y recoge la demanda social existente.
•
Facilita y mejora nuestras relaciones con el entorno más próximo.
•
Da respuesta a aquellos clientes que exigen mejoras medioambientales en sus productos o en los procesos que los generan.
16
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
!
Conocer en cada uno de los casos las expectativas concretas puede ser difícil; sin embargo a través de la Norma ISO 14001 podemos encontrar un punto de partida aceptado y común para dar una respuesta adecuada a todos ellos. Tres son los compromisos fundamentales que recoge la norma:
Compromisos fundamenta les de la norma
•
Mejora continua del comportamiento medioambiental.
•
Prevención de la contaminación.
•
Cumplimiento de la legislación y la reglamentación medioambiental aplicable.
La norma incluye además una invitación a completar dichos compromisos con otros propios de cada organización. Estos compromisos quedarán plasmados a través de un documento –la Política Medioambiental – que constituye la estructura en torno a la cual se desarrollará el sistema y que estará a disposición del público, facilitando de esta forma la comunicación con todas las partes interesadas.
3.- ¿Qué objetivos pretendemos alcanzar? Entre las ventajas y beneficios que la implantación de un sistema de gestión medioambiental proporciona nos encontramos algunos de los expuestos con anterioridad y que pueden constituir en sí mismos objetivos a conseguir: •
Establecer un proceso estructurado.
•
Conocer y controlar el nivel de comportamiento ambiental.
•
Mejorar la identificación de los requisitos legales actuales y futuros.
•
Lograr el acceso a nuevas oportunidades de negocio.
•
Optar a competir en condiciones de igualdad con otras empresas de mayor tamaño.
•
Poder colaborar con empresas que han implantado un sistema de gestión medioambiental.
•
Mejorar nuestra competitividad en relación con el resto de empresas del sector.
¿Por dónde empezar?
!
17
•
Tener acceso a concursos públicos, para los cuales se establece como requisito la implantación de un sistema de gestión medioambiental.
•
Lograr un ahorro de costes mediante la optimización de recursos y materias primas.
•
Apoyar la protección medioambiental y la prevención de la contaminación en equilibrio con las necesidades y exigencias socioeconómicas.
Conocer nuestras prioridades concretas dentro de estos posibles beneficios puede ayudarnos a centrar nuestros esfuerzos en aquellos puntos concretos que más lo requieran.
Desarrollo: ¿Cómo? Lo primero es siempre conocer el punto de partida:
¿qué hacemos y cómo lo hacemos? Antes de centrarnos en los contenidos de la norma y en su propuesta de gestión, es conveniente detenerse y reflexionar sobre el conocimiento y los datos de los que disponemos acerca de nuestra propia actividad. En realidad, todas las empresas disponen de pautas de actuación, sistemas o instrucciones que constituyen en sí mismos herramientas de gestión dirigidas al cumplimiento y la mejora del comportamiento medioambiental.
!
En muchas ocasiones sin embargo, estos hábitos o normas de funcionamiento no se encuentran definidos documentalmente ni se han establecido de forma clara los vínculos de unión entre ellos. La ventaja de trabajar de acuerdo a un sistema de gestión normalizado es que nos permite realizar una aproximación metódica a cada uno de los aspectos relacionados con las actividades desarrolladas, utilizando criterios homogéneos que facilitarán el análisis inicial de la situación y de su evolución posterior en el tiempo.
18
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
Para saber qué hacemos y cómo lo estamos haciendo conviene realizar una revisión inicial. El objetivo es recopilar la información existente, identificar las carencias y establecer unas pautas preliminares que nos permitan recabar datos suficientes para realizar un análisis preliminar de: •
Nuestros métodos operativos,
•
nuestras instalaciones,
•
nuestros sistemas de control y
•
los resultados con ellos obtenidos.
Para ello podemos empezar por definir:
!
•
Los procesos fundamentales que se desarrollan en la empresa.
•
La tecnología y maquinaria utilizada.
•
El estado de las instalaciones y su ubicación.
•
Las materias primas utilizadas.
•
Las fuentes de energía.
•
Los efluentes y residuos generados.
•
El grado de cumplimiento legal.
•
La gestión actual y la asignación de funciones y responsabilidades existente.
Todos estos datos nos proporcionarán una primera aproximación para la identificación de aspectos medioambientales vinculados a nuestra actividad y pondrán de manifiesto los puntos que por su importancia, estado actual o consecuencias previsibles requieren de una especial atención.
¿Dónde o cómo podemos obtener estos datos? •
A través de la fichas de seguridad de los productos que nos proporciona nuestro proveedor de materias primas.
•
Consultando bibliografía especializada.
19
¿Por dónde empezar?
•
Por medio de la documentación técnica de la empresa (proyectos, memorias técnicas, informes...) y del asesoramiento de los técnicos especialistas en su elaboración.
•
A través de la/s empresas que realizan el mantenimiento de las instalaciones.
•
Etc.
!
Una forma sencilla y gráfica de recoger toda esta información puede ser plasmarla en un diagrama de flujo en el que indiquemos los principales procesos existentes y vinculados a los mismos establezcamos las distintas entradas y salidas que les afectan.
!
Otra forma posible de trabajar es establecer un listado de aspectos medioambientales “previsibles” y analizar en qué puntos o áreas de nuestra actividad o servicio los podemos encontrar.
EJEMPLO: Identificamos un proceso productivo (o una parte de él) y analizamos las “entradas” y “salidas” vinculadas al mismo.
Identificación del proceso indicando: de qué se parte ! qué medios utiliza ! qué se obtiene DE QUÉ SE PARTE: Materia prima principal o producto semielaborado
Materias primas secundarias
Complementos o aditivos necesarios...
➔
20
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
➔
QUÉ
MEDIOS/RECURSOS UTILIZA:
Materiales (instalaciones, maquinaria...) Humanos (personal requerido y funciones realizadas) Aportes de energía requeridos (electricidad...) Recursos naturales utilizados (agua...) Indirectos (operaciones de mantenimiento...)
QUÉ
SE OBTIENE O SE GENERA:
Producto final conforme
Subproductos
Residuos de producto
Otros residuos
Efluentes líquidos (vertidos...)
Emisiones Ruido...
A partir de aquí podremos analizar cada uno de ellos con mayor profundidad.
¿Por dónde empezar?
21
Una vez realizada esta aproximación, otro punto fundamental es identificar los requisitos legales que son aplicables a la organización.
!
Parte de la documentación y fuentes de información antes indicadas nos servirán para este propósito, si bien, será también abundante el número de disposiciones legales que tendremos que manejar. Tener un conocimiento amplio y detallado de los requisitos que nos son aplicables, nos permitirá comprobar posteriormente su grado de cumplimiento actual, poniendo así de manifiesto los posibles puntos de actuación prioritaria y facilitando la toma de decisiones al respecto. Algunas fuentes habituales para recabar esta información son:
1.- Bibliografía especializada •
Cuestionarios tipo.
•
Listas de verificación.
•
Guías sectoriales.
2.- La información y los documentos facilitados por nuestros proveedores •
Revisión de la documentación técnica elaborada para la obtención de permisos y autorizaciones.
•
Documentos de mantenimiento e instrucciones de funcionamiento de maquinaria o las instalaciones.
•
Fichas de productos utilizados.
3.- Fuentes propias
!
•
Reconocimiento visual de las instalaciones.
•
Revisión de los registros y documentos existentes.
•
Análisis del archivo histórico de datos y consultas al personal.
Dado el amplio número de disposiciones legales existentes en materia medioambiental y su frecuencia de aparición, para mantener actualizada la identificación de los requisitos que nos son aplicables se debe sistematizar el proceso, para asegurar su eficacia y matenimiento adecuado.
22
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
Actualmente, son varias las empresas o entidades, como CEPYME ARAGÓN, que ofrecen servicios para facilitar el acceso a esta información mediante la suscripción a sistemas de actualización legislativa. Para esta fase del proceso, existen además otras fuentes de información a considerar como son: •
Los organismos oficiales con competencias en la concesión de permisos y autorizaciones.
•
Los organismos de control autorizados.
•
Las asociaciones industriales y empresariales.
•
Las organizaciones sociales.
•
Las bibliotecas o bases de datos.
•
El asesoramiento profesional.
En cualquier caso, la opción de realizar este análisis a través de un proceso de autoevaluación o mediante los servicios de una organización externa, es una decisión que la empresa adoptará en función de sus recursos y preferencias.
EJEMPLO Algunas preguntas que podrían incluirse en un cuestionario relativo al comportamiento medioambiental en materia de residuos: 1.- ¿Se generan residuos clasificados por la legislación vigente como peligrosos? 2.- ¿Se han identificado los tipos de residuos peligrosos generados? 3.- ¿Se dispone de contenedores adecuados para su segregación? 4.- ¿La disposición de dichos contenedores facilita su accesibilidad y uso? 5.- ¿Están identificados los contenedores por tipo de residuo? 6.- ¿Dicha identificación es visible y conocida?
¿Por dónde empezar?
23
7.- ¿Se conocen mediante datos fiables las cantidades generadas? 8.- ¿Se producen más de 10 000 Kg/año de residuos peligrosos? 9.- Si las cantidades producidas son inferiores a 10 000 Kg/año: ¿ha solicitado o está inscrito en el Registro de Pequeños productores de residuos peligrosos de su comunidad autónoma? 10.- En caso de superar los 10 000 Kg/año: ¿dispone de autorización como productor de residuos peligrosos? 11.- Su solicitud de autorización o registro, ¿recoge los diferentes tipos de residuos peligrosos generados en su empresa? 12.- ¿Conoce los puntos en los que se generan dichos residuos? 13.- ¿Dispone de un área o almacen para su almacenamiento temporal? 14.- ¿Están dichos residuos adecuadamente identificados conforme a las especificaciones legales? 15.- ¿Dispone el almacén o área designada de medidas de prevención de la contaminación ante fugas o derrames? 16.- ¿Realiza un control del tiempo de almacenamiento de dichos residuos? ...
Realizado este punto, es el momento de programar el diseño e implantación de un sistema de gestión acorde a las necesidades y características de la organización, que contemple: •
La distribución de recursos.
•
La asignación de responsabilidades.
•
El desarrollo de procedimientos, instrucciones y métodos.
•
Un sistema de evaluación continua del comportamiento medioambiental.
24
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
Dicho sistema deberá contemplar además aspectos como la adquisición de materias primas, sus condiciones de almacenamiento, la formación del personal, las vías de comunicación y las acciones informativas y de colaboración dirigidas a proveedores y subcontratistas en materia medioambiental. La Norma UNE-EN ISO 14001 especifica los requisitos de un sistema de estas características y ha sido redactada para ser aplicable a todos los tipos y tamaños de organizaciones. Los requisitos en ella recogidos son aquellos que además presentan la característica de poder ser auditados objetivamente, lo que permite tras su implantación adoptar decisiones conducentes a la certificación, registro y/o autodeclaración. En los siguientes capítulos trataremos de analizar de forma resumida sus propuestas y contenidos para proceder a continuación a comentar algunos de los problemas más habituales detectados en su implantación.
¿Qué nos propone la norma? Según se indica en el texto recogido en la introducción de la misma:
“Las Normas internacionales sobre gestión medioambiental tienen como finalidad proporcionar a las organizaciones los elementos de un sistema de gestión medioambiental efectivo, que puede ser integrado con otros requisitos de gestión, para ayudar a las organizaciones a conseguir objetivos medioambientales y económicos”. Para aprovechar las ventajas que esta herramienta nos proporciona debemos en primer lugar familiarizarnos con el texto y la estructura de la norma de referencia diferenciando los distintos aspectos a los que alude, analizando los contenidos específicos a los que se refiere y tratando de establecer la interconexión y los vínculos entre ellos. La estructura de la norma se compone de introducción, cuatro secciones que conforman su estructura principal y tres anexos que ayudan a su interpretación y aplicación en correspondencia con otras normas internacionales de gestión de la calidad y el medioambiente. Dentro de las cuatro secciones principales: •
Las tres primeras establecen su objeto y campo de aplicación. Informan sobre la existencia de otras normas de consulta, e incluyen definiciones de los términos posteriormente utilizados.
•
En la cuarta sección se establecen los Requisitos del Sistema de Gestión Medioambiental, cuyo contenido analizaremos de forma detallada en el capítulo “La norma paso a paso: Sistemas de gestión medioambiental UNE-EN ISO 14001”.
25
26
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
Las definiciones incluidas en el Anexo A se corresponden con las indicadas en la norma de referencia. Como complemento, el Anexo B contiene una relación de normas actualmente publicadas que permiten ampliar los temas y comentarios aquí referidos. Centrándonos ya en el análisis general de la norma UNE-EN ISO 14001, es conveniente iniciar la lectura del texto desde una perspectiva cíclica y no entendiéndolo como una mera relación de requisitos establecidos de manera secuencial, cerrados e independientes entre sí.
!
Bajo esta perspectiva, cada uno de los puntos está implicado en el desarrollo general del sistema, y por tanto en su eficacia global, pero además mantiene vínculos directos o indirectos con cada uno de los restantes requisitos contemplados por la Norma.
En resumen, el ciclo de actuación que la norma propone podríamos contemplarlo a través de la siguiente secuencia:
"
Planificar: •
Analizando la situación existente.
•
Detectar los puntos prioritarios de actuación
•
Programar: qué hacer, cómo hacerlo, cuando, quién/es y con qué medios.
!
Hacer: •
✔
Trasladar a la práctica la planificación realizada.
Verificar: •
Comprobar que lo efectuado coincide con lo previsto.
•
Analizar las mejoras alcanzadas.
•
Contrastar la eficacia de las acciones emprendidas, comparando los resultados previstos con los realmente obtenidos.
¿Qué nos propone la norma?
ISO
"
27
Actuar: •
Detectar las dificultades encontradas: análisis de causas.
•
Identificar y registrar las oportunidades de mejora.
•
Identificar y registrar las deficiencias detectadas y el tratamiento propuesto.
Cerrar el ciclo: planificar de nuevo •
Analizar la nueva situación de partida.
•
Actualizar los puntos prioritarios de actuación.
•
Elaborar un nuevo programa.
Antes de profundizar un poco más en cada una de las fases descritas y su ubicación en la estructura de la norma, conviene tal vez detenernos para contemplar cómo el sistema de gestión propuesto se adapta y resulta compatible con otros sistemas de gestión posibles o existentes en la empresa. Si nos centramos por ejemplo en la Norma ISO 9001:2000, encontramos que los requisitos en ella contenidos de modo resumido podrían ser:
!
•
Identificar los procesos.
•
Establecer sus interacciones.
•
Definir los criterios y métodos para su control.
•
Proporcionar los recursos necesarios.
•
Medir y analizar los procesos.
•
Iniciar las acciones encaminadas a conseguir una mejora continua de dichos procesos.
Todos estos requisitos se pueden situar fácilmente junto a los anteriormente indicados, si bien se amplía el punto de vista medioambiental antes considerado a nuevos conceptos tales como la calidad.
CAPÍTULO 4.3
PLANIFICACIÓN
Identificar lo que queremos lograr, considerando también lo que otros esperan de nosotros
Detección de puntos prioritarios de actuación:
Análisis de la situación existente
Compromisos adquiridos, valores y principios fundamentales de la organización.
Principios de acción
Obtener ayuda en puntos específicos.
En su definición, se debe tener en cuenta mediante qué indicadores se podrá realizar su seguimiento, quién o quienes lo realizarán y con qué periodicidad se revisará.
Establecimiento de objetivos a partir de los datos anteriormente citados y otras consideraciones tales como las oportunidades de negocio, la situación financiera, las opciones tecnológicas o la opinión de las partes interesadas.
1.- Informe de auditoría. 2.- Informe de Revisión por la Dirección. 3.-Identificación y Evaluación de aspectos medioambientales actualizada. 4.- Identificación de los requisitos legales.
Una vez implantado el sistema entre las fuentes de información encontramos:
En un primer momento se puede realizar mediante el desarrollo de una evaluación inicial.
CAPÍTULO 4.2
POLÍTICA
PLANIFICAR:
NORMA ISO 14001
FASES
SECUENCIA
28 UNE-EN ISO 14001 en la PYME
HACER:
SECUENCIA
Poner en práctica lo planificado
Y FUNCIONAMIENTO
IMPLANTACIÓN
Programa
FASES
Procedimientos para identificar accidentes potenciales y situaciones de emergencia, que mejoren la respuesta en caso de producirse, previniendo y reduciendo los impactos de ellos derivados. Control de la documentación del sistema y la que se genere como consecuencia de la aplicación de los procedimientos.
-
-
Gestión de las comunicaciones.
-
Procedimientos con criterios operacionales relativos a aspectos medioambientales significativos y otros, como medio de prevenir desviaciones de la política, los objetivos y las metas medioambientales.
Requisitos de cualificación, detección de necesidades formativas y acciones de sensibilización.
-
-
Asignación de responsabilidades.
-
A través de un sistema documentado en el que se describan los elementos básicos del sistema y su interrelación entre los que se incluirán entre otros:
CAPÍTULO 4.4
Los objetivos definidos se trasladarán a un programa de gestión en el que se contemplen las acciones necesarias para su consecución, los responsables de efectuarlas, se asignarán recursos a las mismas y se fijará el plazo para su cumplimiento.
NORMA ISO 14001
¿Qué nos propone la norma?
29
ACTUAR:
VERIFICAR:
SECUENCIA
Determinar dificultades, vacíos o carencias en el sistema
Mejoras obtenidas y eficacia alcanzada
Para ello: Habrá que establecer qué se va a medir, cómo y quién, con qué medios y con qué frecuencia y dónde quedarán registrados los resultados obtenidos
Correspondencia entre lo planificado y lo conseguido o realizado
Análisis de los resultados obtenidos. Referencia a indicadores que faciliten el estudio comparativo de los resultados en diferentes periodos o actividades y manifiesten el grado de mejora alcanzado. Adecuación y coherencia entre las prácticas utilizadas y las previstas por el sistema.
-
-
- ¿Deficiencias en el método utilizado? - ¿Deficiencias en su aplicación? - ¿Ineficacia del método? - ¿Carencias formativas? - ¿Otras?
Detección de no conformidades, definición de las mismas y análisis de causas:
Características clave de las operaciones con repercusión medioambiental. Grado de control en el desarrollo de las operaciones relevantes. Evolución de los objetivos y avance de las metas. Eficacia de las medidas y métodos de actuación preventivos establecidos. Evaluación del cumplimiento de los requisitos legales.
-
CAPÍTULO 4.5
COMPROBACIÓN ACCIÓN CORRECTIVA Y
NORMA ISO 14001
FASES
30 UNE-EN ISO 14001 en la PYME
DE CICLO
INICIO
SECUENCIA
¿Quiere o necesita demostrar la conformidad del sistema ante terceros?
Análisis global de la situación
Evaluar el grado de conformidad del sistema
Soluciones a los problemas detectados
FASES
Si esta es la situación, el siguiente paso sería contactar con una entidad acreditada y realizar una auditoría de tercera parte.
Debe atender las necesidades de cambios detectadas, la adaptación a nuevas circunstancias y el compromiso de mejora continua.
Revisión de la idoneidad, eficacia y evolución del sistema por la Dirección a la vista de los resultados obtenidos, su percepción, su tratamiento y actualización.
Realización de una auditoría del sistema amparada por pautas que favorezcan la objetividad y fiabilidad de los resultados y garanticen la independencia y cualificación de los miembros integrantes del equipo auditor.
Acciones correctoras y preventivas. Proceder a implementar las acciones propuestas y hacer un seguimiento de su progreso y eficacia.
NORMA ISO 14001
¿Qué nos propone la norma?
31
32
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
En el próximo capítulo: “La norma paso a paso: Sistemas de gestión medioambiental UNE-EN ISO 14001” se comenta de forma más amplia cada uno de los requisitos indicados. Al final de la guía se incluyen algunos ejemplos y ejercicios cuyo propósito es proporcionar una visión práctica de cómo un hecho inicialmente vinculado a un punto concreto de la norma, tiene o puede tener implicaciones y consecuencias que repercuten en el resto.
La norma paso a paso: Sistemas de gestión medioambiental UNE-EN ISO 14001 Para facilitar el seguimiento de este capítulo utilizaremos la numeración de los apartados de la norma.
1. Objeto y campo de aplicación En texto de la propia Norma:
“Esta Norma Internacional especifica los requisitos para que un sistema de gestión medioambiental, capacite a una organización para formular una política y unos objetivos, teniendo en cuenta los requisitos legales y la información acerca de los aspecto medioambientales significativos”.
!
NOTA: Las transcripciones del texto de la norma UNE-EN ISO 14001 aparecerán recogidas en cursiva.
2. Normas para consulta En la norma no se indica referencia a otras normas de consulta.
3. Definiciones Se incluyen en el Anexo A de esta guía, junto con otros términos complementarios que ayudan a su interpretación y seguimiento. 33
34
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
4. Requisitos del sistema de gestión medioambiental 4.1 Requisitos Generales 4.2 Política Medioambiental En los capítulos anteriores hemos insistido ya en la importancia del compromiso de la dirección con el sistema de gestión medioambiental. Este grado de implicación se manifiesta desde el documento base del sistema: La política medioambiental definida por la alta dirección. Cada organización puede aquí decidir y definir el grado de compromiso que desea alcanzar y cuál será su nivel de autoexigencia más allá del cumplimiento estricto de los requisitos establecidos.
!
Conviene sin embargo, mantener siempre una visión cercana de la realidad, que nos permita establecer propósitos apropiados y viables de acuerdo a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos o servicios. Como ya hemos indicado anteriormente, tres son los compromisos fundamentales que la norma establece: •
Mejora continua del comportamiento medioambiental.
•
Prevención de la contaminación.
•
Compromiso de cumplir con la legislación y la reglamentación medioambiental aplicable y con otros requisitos que la organización suscriba.
La norma paso a paso
35
Como elemento estructural del sistema, la política medioambiental es un elemento clave para su desarrollo y por tanto debe mantenerse actualizada, de forma que proporcione el marco para establecer y revisar los objetivos y metas medioambientales. Por supuesto, dada su importancia, deberá recogerse por escrito y ser aprobada por la alta dirección. Su contenido íntegro estará a disposición del público y se comunicará a todos los empleados.
¿
REFLEXIÓN: ¿compromiso de mejora continua? Este es un aspecto de gran importancia y una novedad respecto a los requisitos previamente establecidos por otras normas vinculadas al desarrollo de sistemas de gestión. Indica claramente que se trata de establecer un sistema dinámico, vivo, que permita conocer y controlar nuestro nivel de comportamiento ambiental pero que a su vez incluya nuevas herramientas para su mejora gradual de acuerdo a los propios compromisos adquiridos. Establecer mecanismos para detectar oportunidades de mejora puede ser una ayuda eficaz para alcanzar este propósito. Parte de estos mecanismos los desarrollaremos e implantaremos como parte del sistema: •
Evaluación de aspectos medioambientales.
•
Detección de no conformidades potenciales.
•
Hallazgos de auditoría, etc.
36
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
4.3 Planificación 4.3.1 Aspectos Medioambientales La norma nos habla en este punto de la necesidad de establecer procedimientos o metodología que permitan a la organización conocer los aspectos medioambientales de sus actividades, productos o servicios. Conocer cuáles son estos aspectos es el primer paso para poder actuar. Siguiendo la línea argumental establecida en los compromisos recogidos en la política, el propósito de nuestra actuación será asegurar el cumplimiento de los requisitos legales vinculados a dichos aspectos, establecer medidas que potencien la prevención de la contaminación y contribuyan a la mejora continua.
!
No se trata por tanto de plantear imposibles, sino de conocer aquellos aspectos sobre los cuales tenemos capacidad de actuar y de los cuales se derivan o se pueden derivar impactos significativos en el medio ambiente. Dentro de este proceso de identificación podrían considerarse en función de la actividad, aspectos como emisiones a la atmósfera, vertidos, generación de residuos, contaminación del suelo, consumo de recursos, etc. Para ello debemos contemplar todas las posibles situaciones vinculadas a nuestra actividad. En ocasiones una situación poco habitual pero necesaria, como pueda ser una limpieza de cubas o condiciones de paradaarranque, pueden tener asociados aspectos medioambientales relevantes.
La norma paso a paso
37
Es importante cuestionarse, por lo tanto, los posibles aspectos medioambientales desde todas situaciones posibles: Situaciones normales: el día a día
oo o
Situaciones anormales:
operaciones infrecuentes pero necesarias
Situaciones de emergencia: impactos potenciales
así como los aspectos vinculados a actividades pasadas que pudieran ser relevantes. Los aspectos identificados se ubican en el contexto de la propia organización, y es precisamente bajo este punto de vista como deben ser analizados. El paso siguiente es la clasificación o evaluación que nos permita determinar aquéllos que tienen o pueden tener impactos significativos en el medio ambiente.
¿Cómo? Mediante la aplicación de una metodología objetiva que recoja los criterios medioambientales utilizados para la evaluación y sea sensible a la mejora continua. En el siguiente capítulo trataremos este punto con más detalle.
38
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
¿Por qué criterios medioambientales? Porque lo que tratamos de evaluar es la relevancia medioambiental de los aspectos considerados.
¿Por qué objetiva? Se trata de establecer un método que permita garantizar que personas diferentes con conocimientos similares obtendrían resultados equivalentes.
!
REFLEXIÓN: ¿cómo analizar la mejora continua alcanzada? Para garantizar el análisis comparativo de los resultados obtenidos a lo largo de las distintas evaluaciones realizadas, es necesario disponer de la información que permita interpretarlo. Disponer de una metodología reproducible y conocida, utilizar los indicadores adecuados y conservar los indicadores empleados son dos puntos fundamentales para poder efectuar este estudio.
"
Propuesta: Ejercicio 1 IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS MEDIOAMBIENTALES EN UNA PYME
CASO 1: CASO 2:
Actividad administrativa Actividad de construcción
(Soluciones en la página 71)
4.3.2 Requisitos legales y otros Requisitos La organización debe establecer un procedimiento que le garantice el acceso y la identificación de todos los requisitos legales que le sean de aplicación, incluidos los emanados de licencias o autorizaciones vinculados a los aspectos medioambientales identificados. Este procedimiento debería abarcar también aquellos requisitos voluntarios que la organización haya suscrito como obligatorios así como los
La norma paso a paso
39
posibles acuerdos establecidos con la administración u otros órganos sociales, en el caso de que existan.
!
Para asegurar el compromiso de cumplimiento legal, es necesario asegurarse previamente de conocer todos los requisitos legales de carácter medioambiental que son aplicables y hacerlo con una periodicidad adecuada. Como ya hemos indicado existen empresas que proporcionan servicios de ayuda para acceder a las disposiciones normativas e incluso facilitan resúmenes de sus contenidos. Esto simplifica nuestra labor, pero no la sustituye.
!
¿
Conviene también revisar las licencias y autorizaciones de las que disponemos y su grado de correspondencia con la situación actual. En el caso de detectar alguna carencia en este sentido, es el momento de proceder a su resolución, informándonos de los documentos necesarios para su tramitación y procediendo a su elaboración y presentación ante el organismo competente.
REFLEXIÓN: ¿Permite nuestro procedimiento conocer con anticipación requisitos legales que serán de aplicación en un futuro próximo? El acceso a las propuestas de normas, o a futuros requisitos contemplados en la normativa cuya entrada en vigor no es inmediata nos permite adaptarnos a los nuevos requisitos de una forma planificada y progresiva, más acorde con nuestras posibilidades.
4.3.3 Objetivos y Metas Una vez identificados y evaluados los aspectos medioambientales asociados a nuestra actividad, productos o servicios(1) y conocidos a su vez los requisitos legales aplicables, la norma nos propone establecer y mantener documentados los objetivos y metas medioambientales, para cada una de las funciones y niveles relevantes dentro de la organización.
(1) Nota: Si previamente no se ha definido qué aspectos son significativos, no se podrá garantizar que los mis-
mos sean considerados en la definición de los objetivos y metas.
40
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
Para su definición tendremos que mantener siempre la coherencia con la política medioambiental, incluyendo el compromiso de prevención de la contaminación, pero no debemos olvidar otros factores de influencia importantes para la organización como son: •
Las opciones tecnológicas.
•
Las opciones financieras y de mercado.
•
La opinión de las partes interesadas.
Se trata de establecer objetivos que potencien la mejora continua y por ello, dichos objetivos y metas serán, siempre que sea posible, cuantificables o medibles en su evolución. En las primeras fases de implantación del sistema, determinar los indicadores más idóneos o establecer valores precisos puede resultar difícil, debido fundamentalmente a la carencia de datos y referencias, pero ello no debe desanimarnos, pronto veremos los beneficios que estos esfuerzos iniciales nos proporcionan. En un primer momento nuestras estimaciones serán aproximadas y es posible que a la luz de la evolución de los objetivos y metas observada, detectemos la necesidad de redefinir o ajustar alguno de ellos. Esto no debe preocuparnos: se trata de una manifestación de un sistema vivo, funcional y eficaz, capaz de detectar precozmente posibles desviaciones, de analizar las causas que las motivan y de justificar las decisiones y cambios adoptados. Es el primer paso hacia un conocimiento más certero y veraz de nuestra propia mejora y evolución. Poco a poco, dispondremos de más y mejor información y podremos definir objetivos cada vez más precisos.
¿
REFLEXIÓN: ¿Puede una reforma de instalaciones incluirse como objetivo medioambiental? Los objetivos deben contribuir a la mejora continua del comportamiento medioambiental, pero pueden a su vez aportar otras mejoras adicionales al conjunto de la organización. Por ello si, junto a otras ventajas, su ejecución implica también una mejora medioambiental, estaría justificada su inclusión en el programa. La definición del objetivo se realizará de forma que ponga de manifiesto la mejora medioambiental que introduce.
La norma paso a paso
EJEMPLO: SUSTITUCIÓN
41
DE MAQUINARIA DE PROCESO
Alguno de los objetivos medioambientales que promueven la sustitución citada podrían ser: •
Reducción relativa del consumo eléctrico por unidad producida (%)
•
Reducción de residuos derivados de productos no conformes (%)
•
Menor consumo relativo de materia prima (mejor aprovechamiento %)
•
Reducción de residuos peligrosos generados como consecuencia de incidentes/averías (material absorbente, materiales generados en las operaciones de reparación...)(%)
•
Etc.
4.3.4 Programa de Gestión Medioambiental Ahora ya tenemos definidos los objetivos y metas, pero aún nos quedan decisiones importantes que adoptar en la planificación que estamos realizando. •
¿Quiénes participarán en el logro de dichos objetivos y metas?
42
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
•
¿Con qué responsabilidad y capacidad de decisión?
•
¿Qué medios necesitan?
•
¿Cuáles son los plazos previstos para alcanzarlos?
Para dar respuesta, en cada uno de los casos, a las preguntas formuladas, la norma nos indica que la organización debe establecer y mantener al día un programa o programas para lograr sus objetivos y metas, que incluyan los puntos indicados. Será también flexible en caso necesario, garantizando de esta manera la aplicación de la gestión medioambiental a nuevos proyectos cuyo desarrollo conlleve modificaciones en las actividades, productos o servicios.
¿
REFLEXIÓN: ¿Cómo influye la introducción de nuevos equipos o procesos? Pueden repercutir en algunos de los objetivos definidos, modificando, por ejemplo, las estimaciones de reducción de consumo realizadas. Pueden, también, introducir nuevos aspectos medioambientales o modificar la relevancia de alguno de los existentes.
"
Propuesta: Ejercicio 2 IDENTIFICACIÓN
DE UN NUEVO
ASPECTO MEDIOAMBIENTAL:
CONSECUENCIAS (Soluciones en la página 71) Establecer una relación de posibles consecuencias derivadas de la inclusión de un nuevo aspecto y tratar de relacionarlas con los puntos de la norma correspondientes.
Jefe de Producción
Reducción del residuo: Sepiolita contaminada.
Objetivo
Responsable
Recursos Humanos
Mantenimiento XXXX ΠCompras XX Personal interno
3.- Dotar de medios auxiliares adecuados al personal de mantenimiento.
4.- Formación para el desarrollo de las actividades de mantenimiento, para la detección de fugas y el registro de datos.
Jefe de Mantenimiento
2.- Revisión del programa de mantenimiento preventivo de máquinas.
Recursos
XX Personal interno
XX Horas personal interno
XXXX ΠXX horas personal interno
Jefe de Producción
1.- Colocación de medios de contención en las máquinas: x-y-z y sustitución de la w.
Recursos
Responsable
XX horas personal interno. Programa informático de gestión de datos. Los especificados para cada meta.
Recursos
Metas
Reducción 25%
Responsable
Objetivo
Plazos (*)
2 meses
2 meses
1 mes
6 meses
Plazos (*)
1 año
Plazos (*)
(*) Desde la fecha de aprobación del programa.
El Comité de Medio Ambiente realizará el seguimiento de la evolución de los objetivos y la supervisión del desarrollo del programa. hfm: Total horas de funcionamiento máquinas = ! máquina x horas
Nº 2 ...
Nº 1
EJEMPLO
Indicador
Kg/hfm x100
Indicador
La norma paso a paso
43
44
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
4.4 Implantación y Funcionamiento 4.4.1 Estructura y Responsabilidades Deben definirse documentalmente las funciones, las responsabilidades y la autoridad. Esta frase incluye los siguientes tres conceptos: •
Función.
•
Responsabilidad.
•
Autoridad.
Varios son ya los puntos de la norma en los que aparece mencionado de forma explícita el término “funciones relevantes”.
!
Merece la pena por ello realizar un esfuerzo para identificar aquellas funciones que, en nuestro caso concreto, resultan relevantes desde el punto de vista de la eficacia de la gestión medioambiental.
POR EJEMPLO: La responsabilidad de la correcta segregación intermedia de residuos peligrosos en contenedores ubicados en puntos próximos a los puestos de trabajo puede corresponder a cada uno de los operarios que realicen funciones en las cuales se generen dichos residuos. Dicha responsabilidad no incluye, sin embargo, la vinculada a su correcto almacenamiento hasta su expedición definitiva al exterior.
La norma paso a paso
45
Igualmente es importante establecer de forma clara la asignación de responsabilidades y el grado de autoridad, sobre todo en aquellas funciones que requieren libertad organizativa para adoptar decisiones relativas al sistema de gestión medioambiental. En cuanto a la dirección, la norma establece:
“La dirección debe promover los recursos esenciales para la implantación y control del sistema de gestión medioambiental”. Estos recursos podrán ser, en función de la necesidades:
s no
os tiv
icos óg
os ier
nc
Fina
Tecn ol
Form a
Hum a
1 $
Entre ellos, la alta dirección de la organización debe designar uno o varios representantes específicos. Las funciones, responsabilidades y autoridad que a el/ellos les asigna, deben ser suficientes para: •
Asegurar la correcta implantación y mantenimiento del sistema.
•
Informar de forma directa a la alta dirección de la evolución del mismo.
La asignación de funciones y responsabilidades podrá realizarse de acuerdo al entramado estructural ya existente en la organización, logrando de esta forma una implicación real de todo el personal en el sistema. La dedicación podrá ser compartida y en todo caso será proporcional a la relevancia medioambiental de las actividades desarrolladas.
¿
REFLEXIÓN: ¿dónde definir estas responsabilidades? Puede hacerse a través de los propios documentos del sistema o mediante un documento específico que las englobe a todas. Lo importante es que estén bien definidas y que se comuniquen al personal afectado.
46
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
4.4.2 Formación, Sensibilización y Competencia profesional Si volvemos por un momento al punto anterior, recordaremos que la dirección debe proveer los recursos esenciales, entre los que se incluyen: •
Recursos humanos y conocimientos especializados.
Para ello es necesario, en primer lugar, identificar las necesidades de formación, de acuerdo a las funciones y responsabilidades asignadas y a los posibles impactos medioambientales actuales o potenciales, que pudieran generarse a consecuencia de los mismos. De nuevo tres conceptos dan título a este requisito: •
Formación.
•
Sensibilización.
•
Competencia profesional.
No se trata únicamente de impartir contenidos formativos a través de la asistencia a cursos o jornadas, también es importante transmitir la importancia del cumplimiento de la política y los beneficios para el medio ambiente que un mejor comportamiento personal proporciona.
!
Conviene por tanto completar el “cómo hacer las cosas”, con el “porqué”, dicho de otra forma, con los beneficios que se consiguen actuando de esta manera o los daños que se evitan. También es importante atender a cómo actuar ante situaciones de emergencia.
EJEMPLO: ¿QUÉ
PASA SI...?
¿Qué pasa si hago una inadecuada segregación de residuos? Es posible que como consecuencia de ello, residuos como el papel, que podrían destinarse al reciclado, lleguen al final de su vida útil. Ello implica que será necesario utilizar recursos naturales (madera) para fabricar
La norma paso a paso
47
una cantidad de papel que de la otra forma hubiera sido posible obtener del propio papel que nosotros desechamos. Hay que pensar además, que ese papel ya inservible para el reciclaje, tendrá que ser gestionado, por ejemplo, destinándolo a un vertedero, en el que ocupará un volumen que contribuirá a su colmatación. Conviene recordar que la implantación con éxito de un sistema de gestión medioambiental depende en gran medida del compromiso de todos los empleados. En cuanto a la competencia profesional, ésta puede estar basada en la educación, formación, experiencia y entrenamiento personal para el desarrollo de las funciones asignadas.
¿
REFLEXIÓN: ¿Cuál es la formación de los contratistas que trabajan con nosotros? La norma, en su Anexo A indica: La organización también debería exigir que los contratistas que trabajen para ella sean capaces de demostrar que sus empleados poseen la formación adecuada.
4.4.3 Comunicación Todas las organizaciones disponen de vías y métodos de comunicación, más o menos estructurados, tanto a nivel interno (ordenes de trabajo...) como hacia el exterior (relaciones con los clientes, trámites con la administración...). Si nos fijamos en las comunicaciones que se producen en el entorno de nuestra propia organización vemos que éstas pueden y deben darse entre los diversos niveles que constituyen la misma (comunicación ascendente, descendente y horizontal).
48
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
Es importante que una instrucción de trabajo se transmita de forma adecuada a la persona encargada de ponerla en práctica, pero es igualmente necesario y conveniente que quien/es han participado en su elaboración conozcan las inconvenientes y las ventajas que su implantación real conlleva.
!
De especial importancia puede resultar disponer de un sistema de comunicación conocido, ágil y eficaz para actuar ante situaciones de emergencia. En cuanto a las comunicaciones externas, la norma nos indica que la organización debe establecer y mantener al día procedimientos para: recibir, documentar y responder a las comunicaciones relevantes de partes interesadas externas. Dos preguntas pueden surgir de su lectura: •
¿Quiénes son o pueden ser las partes interesadas?
•
¿Cuáles son las comunicaciones relevantes?
Como ejemplo de posibles partes interesadas podemos citar: •
Organismos oficiales.
•
Medios de comunicación.
•
Asociaciones culturales o centros de formación.
•
Grupos ecologistas.
•
Organizaciones empresariales.
•
Vecindad.
•
Grupos financieros y aseguradoras.
•
Clientes directos o finales.
En cuanto a cuáles son las comunicaciones que se consideran relevantes, será la propia organización quien lo defina, considerando para ello tanto su procedencia, como su contenido.
La norma paso a paso
¿
49
REFLEXIÓN: ¿Hemos contemplado la conveniencia de disponer de procedimientos que nos permitan no sólo responder o informar, sino también conocer los puntos de vista de las partes interesadas? Una disposición y actitud receptiva en este sentido puede aportarnos también ayudas que incorporen mejoras en nuestro sistema.
4.4.4 Documentación del sistema de gestión medioambiental Dicha documentación debe ser suficiente para describir los elementos básicos del sistema y su interrelación, así como para orientar sobre la documentación de referencia. Puede ser independiente o estar integrada con la documentación de otros sistemas de gestión existentes. De igual forma, puede establecer referencias y vínculos con otras documentaciones relacionadas, las cuales hayan sido elaboradas previamente, como organigramas, información de los procesos o planes de emergencia, entre otras. La norma proporciona la flexibilidad suficiente para que cada organización establezca, en función de sus características, qué documentos son necesarios y van a constituir su sistema, si bien,
50
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
en algunas ocasiones establece requisitos documentales explícitos: política, objetivos, responsabilidades, procedimientos de control operacional, de seguimiento y medición, etc. Si la organización tiene implantado un sistema de calidad, puede aprovechar gran parte del esfuerzo en su día desarrollado.
4.4.5 Control de la Documentación La organización debe establecer procedimientos para controlar toda la documentación asegurando su localización y disposición en los puntos necesarios, su revisión y aprobación y su adecuada identificación y conservación por los periodos establecidos. Debe ser legible, estar fechada y conservada de manera ordenada. Hay que incluir aquí documentos de aplicación en el sistema, pero que no han sido elaborados por la organización, es decir, documentos externos como puedan ser disposiciones legislativas, requisitos de grupo o de cliente, etc.
¿
REFLEXIÓN: La intención de estos puntos de la norma es asegurar que las organizaciones dispongan y mantengan la documentación suficiente y necesaria, pero no hay que olvidar que el punto fundamental debe estar en su implantación efectiva.
4.4.6 Control Operacional Como ya hemos indicado antes, nuestra principal atención debería centrarse en el funcionamiento ambiental y es en este punto en el que ahora se detiene la norma: •
El control de las operaciones y actividades que están asociadas con los aspectos significativos identificados, conforme a su política, objetivos y metas.
La norma paso a paso
51
Queda claro que el alcance del control operacional se extiende por tanto a todas las actividades relacionadas con:
ASPECTOS MEDIOAMBIENTALES SIGNIFICATIVOS
REQUISITOS DE CUMPLIMIENTO LEGAL U OTROS COMPROMISOS VOLUNTARIOS
MEDIDAS DE PREVENCIÓN DE LA CONTAMINACIÓN
CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS
tanto en condiciones normales, anormales o de emergencia. Para ello la organización debe planificar estas actividades, incluyendo el mantenimiento, para asegurar que se efectúan bajo las condiciones especificadas.
¿Cómo hacerlo?: Mediante procedimientos documentados, criterios operacionales, instrucciones o protocolos de actuación, desarrollo de buenas prácticas y definición de los parámetros críticos de la gestión medioambiental. Puede ser una instrucción específica de nuestro sistema de gestión medioambiental o utilizar documentos procedentes de producción, mantenimiento u otros, siempre y cuando, a través de su implantación permitan el control de los parámetros medioambientales vinculados al proceso. Si disponemos de diagramas de flujo u otras herramientas de apoyo elaboradas en su día para realizar la evaluación inicial, éstas pueden servirnos de orientación también en este momento.
52
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
En cada caso habrá que especificar cómo se realizan las actividades y quién lo hace, con qué periodicidad y con qué medios. Puede ser también beneficioso especificar por qué.
!
Conviene aquí recordar que a veces, un procedimiento operativo sencillo y una adecuada formación y sensibilización de los trabajadores, es la herramienta más eficaz para alcanzar mejoras en el comportamiento medioambiental de una organización. En ocasiones algunas operaciones vinculadas a nuestra actividad son realizadas por personal de otra empresa, por eso, para asegurar su control también en estos casos, la norma nos indica que se deben comunicar los procedimientos aplicables a proveedores y subcontratistas.
¿
REFLEXIÓN: ¿Disponemos de una sistemática de trabajo que permita controlar la legalización de las nuevas instalaciones que pudieran llevarse a cabo, y la actualización de los aspectos del sistema frente a nuevos proyectos en desarrollo?
4.4.7 Planes de emergencia y capacidad de respuesta ¿Qué se pretende?: 1.- Conocer los accidentes potenciales y las situaciones de emergencia. 2.- Reducir la frecuencia con la que tienen lugar. 3.- Reducir la probabilidad de que sucedan. 4.- Minimizar las consecuencias en caso de producirse. 5.- Actuar adecuadamente en la fase posterior cuando el episodio ha finalizado en el tratamiento de las consecuencias ocasionadas sobre las que aún tenemos capacidad de control (actuaciones de limpieza, restitución...).
53
La norma paso a paso
Para ello debemos disponer de: E CEDIMI NTOS DE ID EN RESPUE
STA
Y
N CIÓ CA
TERI ALES ADECU MA A
S
I IF
O
T
AD
D
AC IÓ
S IO
FORM N
D
PRO
U AD EC
A
ME
Procedimientos de identificación y respuesta: Identificarán: Los posibles riesgos con repercusiones medioambientales asociados a nuestra actividad, los escenarios o puntos en los que pueden materializarse y el personal existente en el área. Establecerán: La asignación de responsables y su autoridad ante una situación de emergencia, las vías de comunicación interna y externa necesarias, la ubicación de los medios materiales de respuesta existentes, instrucciones para su uso e indicaciones de evacuación. Dichos procedimientos y planes de emergencia deberán ser revisados cuando sea necesario y comprobados periódicamente, cuando ello sea posible y siempre después de un accidente.
Formación adecuada: Ante un incidente o situación de emergencia es fundamental la formación previa. Disponer de documentos de apoyo y consulta en la forma de actuar es muy importante, pero en estos casos la rapidez es fundamental. Conocer lo que debe hacerse, y sobre todo, lo que no debe hacerse, puede ser determinante para minimizar los impactos del incidente y evitar que se produzcan otros daños innecesarios.
54
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
Conviene por ello una formación continua y práctica en esta área.
Medios materiales: Conviene plantearnos al menos tres preguntas: •
¿Disponemos de los medios de respuesta suficientes y necesarios ante las posibles situaciones identificadas?
•
¿Sabemos utilizarlos?
•
¿Su mantenimiento nos asegura su estado óptimo en cualquier momento en el que pudiera ser necesario su uso?
Comunicación: Disponer de un mecanismo conocido y simple de comunicación ante un incidente puede, en muchos casos, resultar decisivo para su control. Para ello debemos al menos conocer:
¿
•
¿A quién se debemos comunicar la incidencia?
•
¿Dónde podemos hacerlo y cómo?
•
¿Qué datos se debemos indicar?
REFLEXIÓN: ¿Se conoce con exactitud la red de pluviales, la red de saneamiento y la red de vertido industrial? Si se producen derrames accidentales es importante evitar que éstos afecten a pluviales o alcancen redes que carezcan de un adecuado sistema de depuración. La existencia de instrucciones y materiales adecuados en aquellos puntos en los que pueda producirse un derrame accidental facilitará una actuación rápida, segura y eficaz. Ahora bien, en caso de exceder a nuestro control, ¿sabemos cómo y a quién comunicar el incidente, para que asuma el control y determine las acciones a realizar?
La norma paso a paso
55
4.4 Comprobación y Acción Correctora 4.5.1 Seguimiento y medición La organización debe establecer y mantener al día procedimientos documentados para controlar y medir de forma regular las características clave de sus operaciones y actividades que pueda tener un impacto significativo en el medio ambiente. Tres son las líneas de actuación en este caso: •
Seguimiento y medición de los parámetros clave del funcionamiento de las instalaciones y de las actividades relacionadas con aspectos significativos y el control operacional asociados a los mismos.
•
Seguimiento y medición vinculados al control de la evolución de objetivos y de las actividades planificadas.
•
Evaluación periódica del cumplimiento de la legislación y reglamentación aplicable.
En todos los casos es importante identificar claramente: •
¿Qué queremos medir?
•
¿Cómo lo podemos medir?
•
¿Cuáles son las condiciones mínimas que deben cumplir los medios y métodos que utilicemos para ello?
Para garantizar la fiabilidad de los resultados obtenidos se deberá conocer por tanto: •
El tipo de equipo con el que se hace la medición.
•
La tolerancia permitida.
•
Los métodos utilizados (cómo, quién, con qué equipo, la frecuencia…).
•
Un registro de resultados que nos permita conocer al menos la incertidumbre asociada a las medidas, el equipo concreto utilizado y su estado de calibración.
•
Los criterios de aceptación.
•
Los responsables de su aprobación.
56
¿
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
REFLEXIÓN: Los datos deben tomarse para poder extraer conclusiones de ellos. En muchas ocasiones conocer, por ejemplo, el origen/procedencia de un dato, la fecha en la que se recogió o el proceso que se estaba efectuando puede permitirnos extraer conclusiones a medio plazo o incluso evitar interpretaciones erróneas de los resultados. La definición de criterios homogéneos y comparables y el uso de técnicas estadísticas básicas nos pueden ayudar a interpretar los resultados obtenidos y facilitar la toma de decisiones al respecto.
4.5.2 No Conformidad, Acción Correctora y Acción Preventiva ¿Qué entendemos por dichos términos? No conformidad: incumplimiento de un requisito. Acción correctora: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Acción preventiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación indeseable potencial. Nuestro sistema deberá incluir a definición de la responsabilidad y autoridad para: •
Detectar y controlar las no conformidades.
•
Investigar y analizar sus causas.
•
Iniciar acciones para reducir cualquier impacto producido.
•
Iniciar y completar las acciones correctoras y preventivas correspondientes.
Una vez detectado el “problema”, lo primero es actuar para: •
Anular o reducir sus impactos.
•
Reparar “el problema” en el menor plazo posible.
•
Actuar sobre aquellas consecuencias en las que aún tenemos capacidad de control.
La norma paso a paso
57
Una vez puestas en marcha estas acciones inmediatas es el momento de investigar las causas que han dado origen a la no conformidad. Conocida la causa, podemos ya proponer acciones correctoras (/ preventivas*), proporcionales a los problemas detectados, que eviten su repetición (/ aparición*). * En este caso la no conformidad detectada sería potencial, es decir, NO SE HABRÍA PRODUCIDO, pero se habría detectado la posibilidad de que tuviera lugar.
En los siguientes capítulos ampliamos con algunos ejemplos los comentarios relativos a este punto de la norma.
"
Propuesta: Ejercicio 3 ANÁLISIS
DE CAUSA DE UNA NO CONFORMIDAD Y PROPUESTA DE AC-
CIÓN CORRECTORA.
¿ES
POSIBLE EXTRAER UNA ACCIÓN PREVENTIVA?
(Soluciones en la página 71)
4.5.3 Registros La organización debe establecer y mantener al día procedimientos para identificar, conservar y eliminar los registros medioambientales. El primer punto quizás sea aclarar ¿cuáles son los registros de nuestro sistema? De forma sencilla, podemos referirnos a los registros como las evidencias o pruebas que ponen de manifiesto que nuestro sistema de gestión medioambiental está funcionando y lo hace de acuerdo a unos requisitos especificados. La norma establece unos mínimos:
➔ ➔ ➔
RESULTADOS
DE AUDITORÍAS
REVISIONES
REGISTROS
DE FORMACIÓN
58
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
En la práctica, de acuerdo con el diseño de nuestro sistema, surgirán otros registros necesarios para la adecuada implantación y el correcto funcionamiento del sistema de gestión medioambiental. En el Anexo A de la norma, apartado 5.3. Registros, se incluye una relación más amplia de posibles registros medioambientales. a)
Registros de información sobre legislación medioambiental aplicable u otros requisitos.
b) Registro de quejas. c)
Registros de formación.
d) Información sobre el proceso productivo. e)
Información sobre los productos.
f)
Registros de inspección, mantenimiento y calibración.
g)
Información pertinente sobre los contratistas y los proveedores.
h) Registros de incidentes. i)
Información sobre la preparación y la reacción en caso de emergencias.
j)
Registro sobre impactos medioambientales significativos.
k)
Resultado de auditorías.
l)
Revisiones de la dirección.
Por último, dos comentarios más: •
Es importante dar el carácter y tratamiento de registro, sólo a aquéllos que realmente lo constituyan. Es decir, deben conservarse aquéllos necesarios para el análisis y la toma de decisiones, evitando la duplicidad de datos.
•
El tiempo de conservación de los registros viene establecido en algunos casos por la disposición legal de la que emanan.
La norma paso a paso
59
4.5.4 Auditoría del sistema de gestión medioambiental La auditoría interna constituye una de las herramientas más eficaces para determinar el grado de implantación, eficacia y conformidad de un sistema de gestión medioambiental y potenciar la mejora continua. Su finalidad es promover el desarrollo de un proceso de verificación sistemático y documentado que proporcione información global sobre la evolución del sistema implantado, permita detectar sus puntos débiles y ponga de manifiesto sus oportunidades de mejora.
!
Para alcanzar los objetivos indicados es conveniente establecer con claridad el alcance de las auditorías a realizar y su periodicidad, considerando la importancia medioambiental de las actividades efectuadas.
!
Es importante también asegurar una frecuencia de auditorías coherente con la establecida para el desarrollo de los objetivos y la revisión del sistema. Para la composición del equipo auditor serán criterios a considerar: la experiencia en las actividades a auditar, la formación específica en materia medioambiental y el conocimiento de la metodología a utilizar para el desarrollo práctico de la auditoría. Para garantizar un nivel de confianza suficiente respecto a la fiabilidad de los hallazgos encontrados, conviene establecer pautas que favorezcan la objetividad de los resultados y garantizar la independencia de los miembros integrantes del equipo auditor. De los resultados de la auditoría se debe informar a la dirección de la organización.
4.6 Revisión por la Dirección De nuevo la norma realiza una referencia expresa a la alta dirección, indicando que ésta debe revisar el sistema de gestión medioambiental, a intervalos definidos, que sean suficientes para asegurar su adecuación y eficacia continuadas.
60
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
La periodicidad establecida deberá a su vez ser coherente con los otros ciclos del sistema y en el proceso de su preparación se debe recoger toda la información necesaria para que ésta pueda llevarse a cabo: La revisión por la dirección debe atender a la eventual necesidad de cambios en la política, los objetivos y otros elementos del sistema de gestión medioambiental, a la vista de los resultados de la auditoría del sistema de gestión medioambiental, las circunstancias cambiantes y el compromiso de mejora continua. Debe incluir también los motivos de preocupación que surjan entre las partes interesadas. Se trata de una revisión completa de la evolución y desarrollo del sistema, incluyendo el grado de consecución de los objetivos y considerando la posible necesidad de cambios motivados por: •
Los resultados obtenidos.
•
La propia dinámica de la organización.
•
El cumplimiento del compromiso de mejora continua.
Es un momento excelente para extraer conclusiones sinceras e iniciar acciones que sirvan para la mejora continua del sistema.
Algunos puntos problemáticos 1. Política Medioambiental Simplemente recordaremos aquí la importancia de difundir la política, para: •
Dar a conocer su existencia.
•
Facilitar el acceso al documento.
•
Explicar su contenido.
•
Transmitir la importancia de los compromisos que en ella se recogen y la necesaria participación de todos para alcanzarlos.
2. Aspectos Medioambientales Conviene distinguir con claridad tres conceptos muy utilizados: •
Actividad.
•
Aspecto Medioambiental.
•
Impacto Medioambiental.
Para ello, la forma más sencilla quizás sea utilizar un ejemplo: •
Actividad: secado de piezas.
•
Aspecto vinculado: emisiones de CO2 a la atmósfera.
•
Impacto medioambiental asociado: contribución al efecto invernadero.
61
62
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
3. Evaluación: ¿cómo establecer una metodología compatible con los tres compromisos establecidos en la política? Cumplimiento de la legislación: Las referencias o indicadores utilizados respetarán, cuando existan, los límites legalmente aplicables.
Mejora continua: Una metodología sensible a la mejora continua permitirá que los esfuerzos realizados en la mejora del comportamiento medioambiental en aspectos concretos, se pueda reflejar en la mejora de los resultados obtenidos para los mismos en su evaluación.
Prevención de la contaminación: En la evaluación de aspectos potenciales podemos utilizar criterios tales como frecuencia de aparición, probabilidad de que suceda, gravedad de las consecuencias, entre otros. Otros comentarios de interés: Es conveniente mantener unos criterios uniformes y objetivos que permitan una coherencia en los resultados con independencia de quién realice la eva-
!
luación y en los que se indique de forma clara cualquier modificación de su definición actual con la/s precedentes.
Es conveniente utilizar varios criterios diferentes para efectuar la evaluación global del comportamiento medioambiental de la organización fren-
!
te a un determinado aspecto. Para que realmente sean eficaces, dichos criterios deben ser independientes entre sí y adecuados a las características de la empresa.
Algunos puntos problemáticos
!
63
Utilizar indicadores de referencia relativos reduce el riesgo de introducir sesgos en los resultados obtenidos motivados, por ejemplo, por variaciones en el volumen de producción. Se evitará en todos los casos la posibilidad de valorar de forma positiva un empeoramiento del comportamiento medioambiental en relación a una situación precedente.
EJEMPLO: Evaluar un aspecto bajo un único criterio de peligrosidad/naturaleza condiciona a que la única mejora que reconocerá será la de sustitución del producto utilizado por otro de características menos perjudiciales para el medio ambiente. Estaríamos perdiendo otras posibilidades de reflejar mejoras en aspectos como: •
Optimización del uso.
•
Reutilización.
•
Reciclado...
4. En relación a los requisitos legales y otros Recordar que el propósito es conocer los requisitos legales que son aplicables en todo momento e incluso, si es posible, disponer de esta información con una cierta antelación de forma que la adaptación necesaria podamos realizarla de forma gradual de acuerdo a nuestras posibilidades económicas y de producción. No se trata por tanto de tener identificadas las referencias a los textos legales generales, sino de saber cuáles son los puntos aplicables a nuestra actividad, qué condiciones u obligaciones establecen y con qué plazo o frecuencia. Estos requisitos legales pueden ser aplicables directamente a aspectos medioambientales identificados, pero pueden hacerlo también sobre las instalaciones existentes que en muchos casos los generan o los pudieran generar, así como a las condiciones específicas para su mantenimiento y control.
64
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
5. Objetivos y Metas Recordar que los objetivos se recogen en un programa pero no son lo mismo que el programa y por ello hay que diferenciar entre la revisión del programa y el seguimiento de los objetivos y las metas. Entenderemos como metas las etapas intermedias que establecemos como pasos necesarios y/o adecuados para la consecución del objetivo definido.
!
Conviene recordar sin embargo, que su definición y cumplimiento no implica necesariamente el logro del fin perseguido: objetivo.
6. Formación Es importante tener en cuenta los requisitos específicos de formación y capacitación personal que puedan derivarse de la incorporación a la empresa de nuevo personal. Para ello habrá que facilitarles el acceso a la cualificación requerida y transmitirles los contenidos y la importancia de la política medioambiental de la empresa. También conviene atender a posibles cambios en la asignación de funciones o, si se diera el caso, a la rotación de puestos planificada.
Algunos puntos problemáticos
65
7. Documentación La estructura documental debe ser tal que permita acceder a partir de cada documento del sistema al resto de los existentes vinculados con él. Dicho brevemente, poder hacer un recorrido guiado de los documentos principales a los más específicos y de los específicos al documento troncal del que proceden.
8. Control operacional
¿
¿Cómo comprobar si un procedimiento o instrucción de control operacional responde a las expectativas deseadas? Podemos, por ejemplo, realizar una revisión de acuerdo a una serie de preguntas. Una breve relación de ejemplos de preguntas de comprobación puede ser la que se incluye a continuación:
✔ ✔ ✔ ✔ ✔
¿Identifica los aspectos clave a controlar de la actividad a la que es aplicable?
✔
¿Incluye operaciones de mantenimiento -preventivo/correctivo- de las instalaciones del proceso y auxiliares?
✔
¿Son aplicables condiciones de almacenamiento y/o manipulación?
¿Indica el/los responsables de su control? ¿Establece cuándo y cómo se realiza dicho control? ¿Indica cuáles serán los medios a utilizar? ¿Establece algún vinculo entre las operaciones a realizar y algún requisito de cualificación?
66
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
✔ ✔ ✔
¿Es conveniente utilizar aquí un control por variables? ¿Tiene en cuenta los requisitos específicos legales o voluntarios para el desarrollo de esas actividades? ¿Se generan registros?
9. Planes de emergencia y capacidad de respuesta Tan sólo un comentario: Es común que los esfuerzos se centren únicamente en describir las actuaciones a realizar cuando el suceso ya se ha producido y finalizado: gestión de los residuos, comunicación del suceso, etc. Desde el punto de vista de la prevención de la contaminación, conviene recordar que hay dos etapas previas de gran importancia:
1ª.-
Establecer acciones y medios para evitar que el suceso se produzca, mediante el control de las operaciones y actividades asociadas a los aspectos medioambientales potenciales (Control Operacional).
2ª .-
Reducir el alcance y la gravedad de las consecuencias previsibles, mediante la disposición de medidas preventivas y la rápida y eficaz activación del Plan de emergencia (Control Operacional, Planes de emergencia y capacidad de respuesta).
Algunos puntos problemáticos
67
10. Seguimiento y Medición a) La norma nos indica en este punto:
“La organización debe establecer y mantener al día un procedimiento documentado para la evolución periódica del cumplimiento de la legislación y reglamentación aplicable”. ¿Es necesario?
!
Conviene recordar que conocer cuáles son los requisitos que nos aplican, no garantiza directamente su cumplimiento.
b) Por otra parte establece:
“... debe incluir el registro de la información de seguimiento •
del funcionamiento,
•
de los controles operacionales relevantes,
•
de la conformidad con los objetivos y metas medioambientales de la organización”.
En este último caso, el seguimiento de la conformidad con los objetivos y metas medioambientales de la organización, su aplicación se extiende: •
al control del avance de las propias actividades y
•
a la medida de su eficacia.
68
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
Pongamos un EJEMPLO sencillo.
Objetivo: reducir un 10% el consumo de gasóleo para calefacción. Dentro de las acciones definidas se han incluido: •
Realización de un estudio de puntos problemáticos (mal aprovechamiento – mal aislamiento).
•
Sensibilización del personal.
•
Mejora de los aislamientos existentes.
•
Instalación de válvulas termostáticas.
•
Mejora de control de la caldera.
Una parte del seguimiento consistirá en comprobar que las acciones se están realizando por parte de los responsables asignados para ello y dentro de los plazos previstos. Otra parte será recabar datos de los consumos de gasóleo que se van produciendo y analizar la evolución real de la disminución del consumo existente:
¿coincide con las previsiones? Si no es así, estamos a tiempo de reaccionar.
Algunos puntos problemáticos
69
11. No conformidad, acción correctora y acción preventiva Al investigar las causas conviene conocer que: CAUSA NO ES: •
Ampliar la descripción de la no conformidad redactada.
•
Analizar por qué la no conformidad es una no conformidad.
•
Exponer las acciones a realizar para resolver la no conformidad.
CAUSA ES: •
!
El motivo que ha dado origen a que se produzca la situación descrita en la no conformidad.
Muchas veces es conveniente para analizar la causa principal plantarse varios “porqués” evitando quedarnos en una causa secundaria y descubriendo el motivo raíz.
EJEMPLO:
No conformidad: “No se presentan evidencias de que los auditores que han realizado la auditoría interna cumplan con los requisitos de cualificación especificados en el procedimiento XXX”.
Análisis inadecuado de causa: Al no disponer de la evidencia no se tiene la certeza de que se cumplan los requisitos, siendo posible que las personas que han realizado la auditoría no estén cualificadas según el procedimiento XXX para hacerlo. Explicación: Este es un ejemplo de análisis de causa inadecuado en el que se expone por qué constituye una no conformidad y las posibles consecuencias de la misma, pero no la razón que ha motivado dicha situación.
Ejercicios propuestos Introducción En este capítulo incluimos una propuesta de solución a los tres ejercicios anteriormente planteados: EJERCICIO 1:
Identificación de aspectos medioambientales.
EJERCICIO 2:
Identificación de un nuevo aspecto medioambiental: consecuencias.
EJERCICIO 3:
Análisis de causa de una no conformidad y propuesta de acción correctora.
Se trata de ejercicios genéricos y, por lo tanto, abiertos en su solución. En el primer caso se incluyen referencias orientativas de identificación de aspectos medioambientales para dos sectores tan diferentes entre sí como pueden ser la actividad administrativa y la construcción. Para el segundo de los ejercicios se plantea una solución en forma de cuestionario de autorreflexión, permitiendo de esta forma una aplicación más general, aunque siempre abierta a adaptaciones y ampliaciones posibles. El último de los ejercicios incluidos muestra un ejemplo de análisis de causa y de las posibles acciones propuestas derivadas de su estudio.
➔ ➔ 71
72
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
EJERCICIO 1: IDENTIFICACIÓN
DE POSIBLES ASPECTOS
MEDIOAMBIENTALES EN UNA PYME
CASO 1:
Actividad Administrativa (por ejemplo, bancaria/aseguradora)
Vinculados a las oficinas existentes: •
Consumo de energía, agua, papel y cartón.
•
Generación de residuos (papel y cartón, plásticos, residuos metálicos, vidrio…).
•
Generación de residuos peligrosos (tubos fluorescentes, pilas y baterías usadas, toners y cartuchos de tinta usados…).
•
Generación de residuos inertes (filtros de aire acondicionado…).
•
Generación de residuos voluminosos (mobiliario usado, material informático obsoleto como ordenadores, PC, periféricos, CPU, teclados…).
•
Generación de residuos sanitarios.
•
Generación de ruido.
•
Vertido de aguas residuales (sanitarias).
Vinculados a nuevas sedes: •
Impacto de la construcción.
•
Nuevas instalaciones (alumbrado – calefacción – aire acondicionado).
Ejercicios propuestos
73
Vinculados al producto o servicio: •
Condiciones de concesión de créditos/ seguros a actividades altamente contaminantes.
Otros: •
CASO 2:
También se considerarán los aspectos medioambientales de productos y servicios adquiridos mediante subcontratación (mantenimiento, servicio de limpieza…).
Actividad de Construcción •
Emisiones de gases de combustión (fabricación de aglomerado asfáltico, fabricación de hormigón, machaqueo de áridos, ejecución de terraplenes, empleo de maquinaria auxiliar...).
•
Emisiones de polvo (demoliciones, voladuras, ejecución de terraplenes, excavación de zanjas, circulación de maquinaria, acopios de materiales pulverulentos...).
•
Emisiones de compuestos orgánicos volátiles y CFC´s (operaciones de pintura de maquinaria, extendido de aglomerado...).
•
Generación de ruidos (circulación, cimentaciones, demoliciones...).
•
Vibraciones (compactación de terraplenes, voladuras, pilotaje...).
•
Vertidos (excavación en roca, lavado y limpieza de maquinaria, aguas procedentes de la capa freática...).
•
Ocupación de cauces (derivación de cauces, captaciones de obra, explotación de graveras...).
74
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
•
Ocupación del suelo (ejecución de caminos de acceso, despeje y desbroce, excavación en roca, vertederos, ejecución de terraplenes, ejecución de vaciados...).
•
Contaminación del suelo (almacenamiento de maquinaria, acopios de materiales...).
•
Generación de residuos no peligrosos (asimilables a urbanos generados en oficinas de obra, limpieza y recuperación de instalaciones, tierras sobrantes de excavación, moldes, productos no conformes, demoliciones...).
•
Emisión de radiaciones (empleo de fuentes radiactivas: escáner, densímetros nucleares...). • Consumo de recursos naturales (agua, gasoil, gasolina, energía eléctrica...). •
Otros: - Alteraciones al paisaje. - Alteraciones al patrimonio natural y al histórico-artístico. - Afecciones al tráfico.
Ejercicios propuestos
75
EJERCICIO 2: IDENTIFICACIÓN
DE UN NUEVO ASPECTO
MEDIOAMBIENTAL: CONSECUENCIAS
Planteamiento de las consecuencias potenciales y referencia a los puntos de la norma: Apartado 4.3.1 •
¿Con la metodología actual de evaluación podemos determinar su grado de significancia? ¿Disponemos de datos?
•
¿Puede generar una situación de accidente potencial o situación de emergencia?
•
¿Los aspectos vinculados a dichas situaciones potenciales –en caso de que existan– están identificados?
Apartado 4.4.7 •
¿Disponen de un plan de actuación?, ¿dicho plan requiere alguna modificación?
Apartado 4.3.2 •
¿Existen requisitos legales vinculados al mismo? ¿introduce nuevos requisitos legales o modifica los existentes?
Apartado 4.5.1 •
¿Cuál es nuestro grado de cumplimiento de los mismos?
Apartado 4.3.4 •
¿Implica la modificación del programa de gestión medioambiental existente?
76
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
Apartados 4.4.4 / 4.4.6 •
¿Requiere el desarrollo de nuevos procedimientos de control operacional específicos o la adaptación de los existentes?
Apartados 4.4.1 / 4.4.6 •
¿Quién realiza funciones operacionales vinculadas a este nuevo aspecto?
Apartados 4.4.2 / 4.4.3 •
¿Se les ha comunicado su presencia y los efectos que implica o puede implicar dentro de las actividades que desarrollan?
•
¿Están cualificados para ello?, ¿requieren formación adicional?
•
¿Existe alguna solicitud de información al respecto por alguna de las partes interesadas relevantes o es previsible que la haya?
•
¿Existe por nuestra parte alguna obligación de informar?, ¿quién lo haría?
Apartados 4.4.1 / 4.5.1 •
¿Cómo vamos a controlar y medir el nuevo aspecto identificado? ¿quién y con qué medios?
•
¿Estos datos nos serán útiles para realizar su evaluación futura como aspecto medioambiental?, ¿nos permiten ver su estado y evolución?
Apartado 4.5.3 •
¿Requiere la modificación de los registros existentes o el desarrollo de alguno nuevo?
Apartado 4.5.2 •
¿Conviene establecer alguna acción preventiva vinculada al mismo?
•
¿Ha dado origen a alguna no conformidad?
Apartados 4.4.3 / 4.6 •
¿La dirección conoce la nueva situación y sus consecuencias?
Ejercicios propuestos
77
EJERCICIO 3: ANÁLISIS
DE CAUSA DE UNA NO CONFORMIDAD Y
PROPUESTA DE ACCIÓN CORRECTORA
No conformidad “No se presentan evidencias de que los auditores que han realizado la auditoría interna cumplan con los requisitos de cualificación especificados en el procedimiento X”.
Análisis de causa: primer ¿por qué? No se han solicitado o recopilado los registros que muestran dicha conformidad.
?
Propuesta de acción reparadora: Solicitarla y verificar el cumplimiento de los datos.
Análisis de causa: segundo ¿por qué? ¿Por qué no se solicitaron o recopilaron dichos registros? Por exceso de confianza se pospuso y finalmente no se llegó a comprobar.
Propuesta de acción correctora: Si se trata de establecer una acción que evite que la situación se repita es posible que se inicie una actividad de formación o que se modifique la instrucción para indicar de forma más explícita la necesidad de disponer de estos datos. A continuación habrá que asignar: •
Uno o más responsables para la puesta en práctica de las acciones propuestas.
78
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
•
Unos plazos de realización.
•
Un/unos responsables de realizar y el seguimiento y control de su eficacia.
•
Un responsable de dar cierre a la no conformidad una vez eliminada la causa.
Acción Preventiva: De acuerdo a su definición, las acciones preventivas se adoptan para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación indeseable potencial. Una vez realizada la acción correctora, si es efectiva, se habrá eliminado la causa y por lo tanto el riesgo, por lo que no procederá establecer una acción preventiva vinculada de forma directa a la misma. Si la acción correctora no se muestra eficaz habrá que realizar otra, también correctora. Ahora bien, siguiendo con el ejemplo planteado, si el análisis se realiza de una forma más amplia, se puede repasar en qué otros casos, por un exceso de confianza, pueden estar dándose por supuesto requisitos específicos de cualificación/autorización sin estar sometidos en la práctica a su control. Una vez hecha la reflexión se puede establecer no sólo una acción correctora para el caso que ha dado lugar a que se produzca o detecte una no conformidad concreta, sino una acción preventiva más amplia que abarque otras situaciones potenciales similares.
ANEXOS
UNE-EN ISO 14001:1996. Definiciones ➔
Mejora continua: Proceso de intensificación del sistema de gestión medioambiental para la obtención de mejoras en el comportamiento medioambiental global, de acuerdo con la política medioambiental de la organización. NOTA – El proceso no precisa ser llevado a cabo en todas las áreas de actividad simultáneamente.
➔
Medio ambiente: Entorno en el cual una organización opera, incluyendo el aire, el agua, la tierra, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones. NOTA – El entorno en este contexto se extiende desde el interior de una organización al sistema global.
➔
Aspecto medioambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente. NOTA – Un aspecto medioambiental significativo es aquel que tiene o puede tener un impacto medioambiental significativo.
➔ ➔
➔
Impacto medioambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o beneficioso, resultante en todo o en parte de las actividades, productos y servicios de una organización. Sistema de gestión medioambiental: La parte del sistema general de gestión que incluye la estructura organizativa, la planificación de las actividades, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al día la política medioambiental. Auditoría del sistema de gestión medioambiental: Proceso de verificación sistemático y documentado para obtener y evaluar objetivamente evidencias para determinar si el sistema de gestión medioambiental de 81
82
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
una organización se ajusta a los criterios de auditoría del sistema de gestión medioambiental marcados por la organización, y para la comunicación de los resultados de este proceso a la dirección.
➔ ➔ ➔ ➔ ➔ ➔
Objetivo medioambiental: Fin medioambiental de carácter general, que tiene su origen en la política medioambiental que una organización se marca a sí misma, y que está cuantificado siempre que sea posible. Comportamiento medioambiental: Resultados medibles del sistema de gestión medioambiental, relativos al control por parte de una organización de sus aspectos medioambientales, basados en su política medioambiental, sus objetivos y sus metas. Política medioambiental: Declaración por parte de la organización, de sus intenciones y principios en relación con su comportamiento medioambiental general, que proporciona un marco para su actuación y para el establecimiento de sus objetivos y metas medioambientales. Meta medioambiental: Requisito detallado de actuación, cuantificado cuando sea posible, aplicable a la organización o a parte de la misma, que proviene de los objetivos medioambientales y que debe establecerse y cumplirse en orden a alcanzar dichos objetivos. Parte interesada: Individuo o grupo relacionado o afectado por las actuaciones medioambientales de una organización. Organización: Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución, o parte o combinación de ellas, tengan forma de sociedad o no, pública o privada, que tiene sus propias funciones y administración. NOTA – Para organizaciones con más de una unidad operativa, una unidad operativa o por sí sola puede definirse como una organización.
➔
Prevención de la contaminación: Utilización de procesos, prácticas, materiales o productos que evitan, reducen o controlan la contaminación, lo que puede incluir el reciclado, el tratamiento, los cambios de procesos, los mecanismos de control, el uso eficiente de los recursos y la sustitución de materiales. NOTA – Los beneficios potenciales de la prevención de la contaminación incluyen la disminución de impactos medioambientales perjudiciales, la mejora de la eficiencia y la reducción de los costes.
UNE-EN 14001:1996. Definiciones
83
Otras definiciones de interés:
➔ ➔ ➔
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
NORMAS
DE CONSULTA
SISTEMA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL UNE-EN ISO 14001:1996 Sistemas de gestión medioambiental. Especificaciones y directrices para su utilización (ISO 14001:1996). UNE-EN ISO 14010:1997 Directrices para la auditoría medioambiental. Principios generales. UNE-EN ISO 14011:1997 Directrices para la auditoría medioambiental. Procedimientos de auditoría. Auditoría de los sistemas de gestión medioambiental (ISO 14011:1996). UNE-EN ISO 14012: 1997 Directrices para la auditoría medioambiental. Criterios de cualificación para los auditores medioambientales (ISO 14012:1996). UNE 150010:1996 EX Tipos de auditorías ambientales. UNE 150050:1999 Gestión medioambiental. Vocabulario (ISO 14050:1998). UNE 150004:1997 EX Sistemas de gestión medioambiental. Guía para la aplicación de los sistemas de gestión medioambiental a las relaciones con suministradores y clientes. 85
86
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
UNE 150005:1997 Sistemas de gestión medioambiental. Guías y principios generales. Sistemas y técnicas de soporte (ISO 14004:1996). UNE 150006:1998 IN Sistemas de gestión medioambiental. Guía de referencia y utilización de la norma UNE-EN ISO 14001 en las empresas constructoras. UNE 150101:2001 EX Sistemas de gestión medioambiental. Guía para la implantación de un sistema de gestión medioambiental conforme a UNE-EN ISO 14001 en hoteles y otros alojamientos turísticos y requisitos adicionales para el registro en el reglamento “EMAS”. UNE 150007:1997 IN Uso de las normas UNE-EN ISO 14001, 14010, 14011 y 14012 para el registro de las empresas en el reglamento “EMAS”. CR 12968:1997 Comparison document between council regulations (EEC) 1836/93 of june 1993 allowing voluntary participation by companies in the industrial sector in a community eco-management and audit scheme, and the ISO 14000 series. UNE 150009 EX:2000 Sistemas de gestión medioambiental. Guía para la aplicación de la norma UNE-EN ISO 140001:1996 a entidades locales. UNE 150002:2000 EX Sistemas de gestión medioambiental. Guía para la aplicación de la norma UNE-EN ISO 14001:1996 en las empresas de servicios. ISO/TR 14032 Environmental management. Examples of Environmental Performance Evaluation (EPE).
Normas de consulta
87
UNE 150008:2000 EX Análisis y evaluación del riesgo medioambiental. UNE-EN ISO 14031:2000 Gestión medioambiental. Evaluación del comportamiento medioambiental. Directrices generales (ISO 14031:1999). GESTIÓN AMBIENTAL (2ª edición). Formato CD-Rom. AENOR, 1999
OTROS UNE 150020:1999 Etiquetado ecológico y declaraciones medioambientales. Principios generales (ISO 14020:1998). ISO 14021:1999 Environmental labels and declarations. Self-declared environmental claims (Type II environmental labelling. ISO 14021:1999). UNE-EN ISO 14024:2001 Etiquetas ecológicas y declaraciones medioambientales. Etiquetado ecológico Tipo I. Principios generales y procedimientos (ISO 14024:1999). ISO/TR 14025:2000 Environmental labels and declarations. Type III Environmental declarations. UNE-EN ISO 14040:1998 Gestión medioambiental. Análisis de ciclo de vida. Principios y estructura.
88
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
UNE-EN ISO 14041:1999 Gestión medioambiental. Análisis de ciclo de vida. Definición del objetivo y alcance y el análisis de inventario (ISO 14041:1998). UNE 150041 EX:1998 Análisis del ciclo de vida simplificado. ISO/TR 14049 Environmental management - Life cycle assessment - Examples of application of ISO 14041 to goal and scope definition and inventory analysis. UNE-EN ISO 14042:2001 Gestión medioambiental. Análisis del ciclo de vida. Evaluación del impacto del ciclo de vida (ISO 14042:2000). UNE-EN ISO 14043:2001 Gestión medioambiental. Análisis del ciclo de vida. Interpretación del ciclo de vida (ISO 14043:2000). ISO/TR 14061:1998 Information to assist forestry organizations in the use of environmental management system standards ISO 14001 and ISO 14004. UNE 150001:1996 EX Sistemas de gestión medioambiental. Guía para la aplicación de la norma UNE 77801 a las PYMES. UNE 150060:1999 IN Guía para la inclusión de los aspectos medioambientales en las normas de producto (Guía ISO 64:1997). UNE 150062:2000 IN Guía para la inclusión de los aspectos medioambientales en las normas electrotécnicas de producto (Guía CEI 109:1995).
DIRECCIONES
DE INTERÉS
• Ministerio de Medio Ambiente http://www.mma.es/ • Consejería de Medio Ambiente. Junta de Andalucía http://www.cma.junta-andalucia.es/ • Consejería de Medio Ambiente. Gobierno de Aragón http://www.aragob.es/ambiente/index.htm/ • Consejería de Medio Ambiente. Principado de Asturias http://www.princast.es/mediambi/siapa/default.htm/ • Consejería de Medio Ambiente. Gobierno de Canarias http://www.gobiernodecanarias.org/medioambiente/ • Consejería de Medio Ambiente. Junta de Castilla y León http://www.jcyl.es/jcyl/cmaot/sg/svea/informacion/indice.htm/ • Consejería de Medio Ambiente. Comunidad de Cantabria http://www.medioambientecantabria.org/ • Consejería de Medio Ambiente. Junta de Extremadura http://www.juntaex.es/consejerias/mut/ 89
90
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
• Conselleria de Medio Ambiente. Xunta de Galicia http://www.xunta.es/conselle/cma/index.htm/ • Consejería de Medio Ambiente. Gobierno de La Rioja http://www.larioja.org/ma/ • Consejería de Medio Ambiente. Comunidad de Madrid http://medioambiente.comadrid.es/ • Consejería de Medio Ambiente. Comunidad Foral de Navarra http://www.cfnavarra.es/MedioAmbiente/index.html/ • Conselleria de Media Ambient. Generalitat Valenciana http://www.cma.gva.es/ • Departament de Medi Ambient. Generalitat de Catalunya http://www.gencat.es/mediamb/ • Fundación Entorno http://www.fundacionentorno.org/ • Agencia Europea del Medio Ambiente http://www.eea.eu.int/ • Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente http://www.unep.org/ • International Institute for Sustainable Development (IISD) http://www.iisd.org/default.asp/ • Legislación Ambiental Europea http://struiken.ic.uva.nl:88/ • International Institute for Environment and Development http://www.iied.org/
Normas de consulta
91
• Naciones Unidas http://www.un.org/ • Programa ESA de las Naciones Unidas http://www.un.org/esa/ • United Nations Environment Programme http://www.unep.org/ • European Environment Information and Observation Network (EIONET) http://eionet.eea.eu.int/ • Centro de Estudios y Experimentación de Obras Públicas (CEDEX) http://www.cedex.es/ • Centro de Información y Documentación Científica http://www.cindoc.csic.es/ • Centro de Investigaciones Energéticas, Medioambientales y Técnológicas (CIEMAT) http://www.ciemat.es/ • Consejo de Seguridad Nuclear http://www.csn.es/ • Consejo Superior de Investigaciones Científicas http://www.csic.es/ • Empresa para la Gestión de Residuos Industriales (EMGRISA) http://www.emgrisa.es/ • Catálogo de Fuentes de Datos (CDS) del European Topic Center ETC/CDS http://www.mu.niedersachsen.de/cds/
92
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
• ECOPLUS http://www.ecoplus.org/ • Fundación Ecología y Desarrollo http://www.ecodes.org/ • European Environmental Bureau http://www.eeb.org/ • Confederación Española de Organizaciones Empresariales http://www.ceoe.es/ • Confederación de la Pequeña y Mediana Empresa Aragonesa (CEPYME ARAGÓN) http://www.conectapyme.com/ y http://www.cepymearagon.es/ • La Unión Europea en Línea http://www.europa.eu.int/ • Boletín Oficial del Estado http://www.boe.es/
