INSTITUTO TECNOLOGICO TECNOLOGICO SUPERIOR DE TIERRA BLANCA MATERIA ADMINISTR ADMI NISTRACION ACION DE ALMACE A LMACENES NES I UNIDAD II GRUPO 404 -G ALUMNO Jesús Ortega Virgen MAESTRO ING. Beatriz morales C
Tema Unidad V Administración de almacenes
ADMINISTRACION DE ALMACENES
Funciones del almacén
Nos asombra la velocidad con que avanzan hoy en día los negocios, en sus técnicas de ventas, producción y administración. Esta aceleración ha sido un paso obligado por la creciente demanda masiva de artículos para un consumidor cada vez más exigente en la calidad y en el precio de lo que compra. Esta tecnología va a la par de la investigación científica de las necesidades y hábitos del consumidor; va al mismo paso del descubrimiento de nuevos materiales para hacer más funcional y bella la mercancía, y da a conocer la invención de nuevos artículos para usos antes desconocidos y de procedimientos más científicos para producirlos y distribuirlos en los mercados. En la misma carrera y con el mismo paso acelerado está el desarrollo intelectual y cultural del hombre, está su capacitación como dirigente profesional y está su propio bienestar económico para integrarse al ritmo que sigue la prosperidad de la comunidad de la cual es miembro. El papel de los almacenes en la organización En el estudio y la aplicación de la administración moderna, el almacén es un medio para lograr economías potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. Este concepto ahuyenta la idea de que un almacén es un mal necesario cuya función principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se piensa de una manera científica al integrar sus funciones a las de ventas, compras, control de inventarios, producción y distribución. También se le da al almacén la altura que debe de tener dentro de la organización en la selección de su personal: desde el puesto ejecutivo de jefe del almacén o de control de inventarios, hasta el último puesto de mozo o cargador. Se estudia científicamente su localización, las medidas adecuadas de su área y la división de sus espacios, los medios de almacenamiento y manejo de productos y
materiales, los diseños más indicados de estantería y, muy especialmente, los procedimientos y prácticas administrativas que han de normar su funcionamiento económico y eficiente. Todo esto debe partir de la definición y establecimiento de objetivos y políticas.
La función del almacén se integra en el concepto de gestión general de la empresa.
La gestión se define como la administración y dirección de una empresa atendiendo a una serie de procedimientos y reglas que, mediante la coordinación y organización de los recursos disponibles, persigue cumplir los objetivos prefijados de la manera más eficaz posible. En el caso de la gestión de almacén su objetivo no es solamente el citado de salvaguardia de los materiales allí guardados sino, y muy especialmente, la de actuar como regulador entre los ritmos de salida de unas fases (ejemplo: compras o salidas de líneas de producción) y los de entrada de las siguientes (ejemplo: entradas en líneas de producción o ventas).
Es, en segundo lugar, el agente del sistema que garantiza que la cobertura de los procesos productivos o comerciales no se detenga ni sufran trastornos indeseables, denominándose entonces gestión de existencias.
Hay que indicar que el proceso productivo puede ser de cualquier índole. Desde lo más intuitivo de comprender, como es la actividad de una fábrica, hasta cualquier servicio prestado, como puede ser un parque temático de atracciones. El almacén debe garantizar el funcionamiento constante y preciso de todas las atracciones del parque, tanto desde la venta del servicio o productos (juegos, comidas, regalos, productos de las tiendas) hasta el mantenimiento de las propias atracciones. Los inventarios o stocks, definidos como una provisión de materiales con el objeto de facilitar la continuidad del proceso productivo y la satisfacción de los pedidos de
consumidores y clientes, se presentan prácticamente en cualquier organización, y en particular, en las empresas industriales, sean éstas pequeñas, medianas o grandes. En el caso de una empresa comercial, el aprovisionamiento consiste en la compra a los proveedores de los productos terminados que la empresa va a vender a sus clientes sin mayor transformación. En empresas con líneas de producción, los inventarios se amplían y adquieren naturalezas diversas (materias primas, productos en proceso de elaboración, productos terminados, piezas y repuestos, etc.). DEFINICIÓN DE ALMACÉN: el almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. Como ya se dijo anteriormente, la manera de organizar y administrar el departamento de almacenes depende de varios factores, tales como el tamaño y plan de organización de la compañía, el grado de centralización deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes: 1.
recepción de materiales en el almacén
2.
registro de entradas y salidas del almacén
3.
almacenamiento de materiales
4.
mantenimiento de materiales y del almacén
5.
despacho de materiales
6.
coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y
de contabilidad
Manejo físico de los inventarios
El objetivo de contar con un Control Físico de Inventarios, es el de asegurar en forma confiable que las existencias físicas existentes en Almacén sean iguales a las del Sistema de Kardex Físico, lo cual permitirá:
1)
Una adecuada planeación para la reposición de stocks, evitando su obesidad.
2)
El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento.
3)
La transparencia de los rubros de Existencias y Costo de Ventas en los
estados financieros.
RESPONSABILIDAD
Si bien, la responsabilidad de la custodia y el control físico de las existencias, normalmente, está a cargo del Almacén; la transparencia y veracidad de sus saldos recae en el Departamento de Contabilidad, debido al impacto directo que tiene sobre el Balance General y los Resultados del año.
Obviamente la responsabilidad final de ambos recaería en la Gerencia de Administración y Finanzas.
El Control Físico de Inventarios, se inicia a partir de un inventario físico, que según las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se encuentran, debe realizarse como una acción integral y con una metodología que asegure su éxito final.
Recepcion
Organización
Área de almacenamiento La planeación del área de almacenamiento, por espacios destinados a cada grupo de materiales o mercancías con características similares, requiere un conocimiento pleno del producto y de las condiciones que exige su resguardo, protección y manejo. CONDICIONES PARA LA DISPOSICIÒN DEL ÀREA DE ALMACENAMIENTO 1.
análisis del artículo:
a.
tamaño del artículo: largo, ancho y alto
b.
peso del artículo
c.
número de unidades que habrá de almacenar a un mismo tiempo, por lote
económico de compra o de producción d.
recipiente o envase que contiene al artículo (si se emplea)
e.
clase de estantería, casilleros o bastidores necesarios
f.
métodos de almacenamiento o apilamiento
g.
métodos para manipular el material
h.
riesgos especiales de accidente
i.
frecuencia con que se pide el artículo
j.
sistema empleado para controlar la calidad
La organización del inventario
El inventario se puede organizar en papel, en soporte informático o en ambos. Dado que la informática está forjando los actuales sistemas culturales, es aconsejable utilizar, donde sea posible, también las modernas tecnologías con el fin de realizar una elaboración de las fichas más dúctil, mucho más aprovechable y fácilmente integrable. En la organización del inventario es de suma importancia la reglamentación del acceso a las informaciones, ya que no todos los datos se deben poner a disposición de cualquier persona, por obvios motivos de seguridad del patrimonio históricoartístico. Por esta razón, se impone la distinción entre el inventario completo (en papel o informático) y el eventual inventario introducido en redes informáticas. Además, incluso los datos de la red deben ser consultables de manera diversificada y gradual, utilizando diversos códigos de acceso. Para estructurar las fichas de inventario es oportuno servirse de las metodologías en uso, tanto en el ámbito nacional como en el internacional. En el trabajo se puede comenzar con una organización elemental que permita rellenar una ficha esencial, para pasar a otra más elaborada, que nos lleve a recoger y articular un mayor número de datos. Por esto, es necesario que la organización del trabajo de inventario permita posteriores desarrollos e integraciones. El inventario debe conservarse en un lugar idóneo y seguro. Se puede pensar en la realización de una unidad central y otras periféricas, según las exigencias generales y locales. Para la elaboración de las fichas es necesario servirse, dentro de lo posible, de personal adecuadamente preparado. Los responsables deben saber comprender la finalidad del inventario, el proceso organizativo y la reglamentación del acceso. Es necesario que cada operador sea capaz de realizar las fichas (en papel o informatizadas), recogiendo los datos e introduciéndolos en las mismas. Por tanto, en la organización del inventario de una Iglesia particular pueden buscar el asesoramiento profesional externo, con el fin de obtener las directrices esenciales según las cuales se debe desarrollar concretamente el trabajo
Despacho
Área de entrega: La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega debe: a.
Ser trasladada con el medio mecánico adecuado
b.
Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión, una
factura o una factura remisión c.
Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercancía con el
documento de salida. d.
Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacén
de material auxiliar, con suficiente anticipación y cantidad. e.
Las mesas, la báscula y las herramientas de fleje, de engomado, y útiles
necesarios deberán tener un área ordenada que facilite las maniobras de manejo de los productos y de empaque.
Mantenimiento de registros
Registro de Inventario Existen dos métodos o sistemas de registros de los inventarios, esto quiere decir que cuando compramos los artículos que van a componer nuestros inventarios, estos pueden ser registrados de dos maneras diferentes, que son las siguientes: 1.
Sistema de registro de Inventario Periódico o Físico.
2.
Sistema de registros de Inventario Perpetuo.
En el sistema de inventario periódico, la mercancía que entra se registra en la cuenta de compra con el objetivo de realizar un solo asiento de ajuste para acumular el costo de venta en una cuenta separada.
En el sistema de Inventario Perpetuo, la mercancía que entra se registra a la cuenta de Inventario directamente. En este método de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artículos en existencia, es decir, los cargos o créditos, o mas bien, las compras y las ventas de inventarios se registran según vayan ocurriendo las transacciones o movimientos.
Localización y distribución de los almacenes
La localización de los almacenes se decide analizando los costos de los diversos emplazamientos alternativos. Y teniendo como restricción fundamental el tiempo máximo de respuesta a los pedidos de los clientes. Los almacenes tienen como objetivo principal en brindar a los materiales una proteccion adecuada. El principal recurso de los almacenes es el espacio, por lo que se busca cubrir el objetivo principal del almacen aprovechando al máximo el espacio disponible, para lograr este es indispensable una cuidadosa planeacion.
Selección de mobiliario y equipo de almacen
En el sistema total de manejo de materiales, el almacenamiento incluye instalaciones, equipo personal y técnicas requeridos para recibir, almacenar y embarcar materia prima, productos en proceso y productos terminados.
Las instalaciones, equipo y técnicas para el almacenamiento varían mucho según la naturaleza del material como tamaño, peso, durabilidad, duración (vida) en estantería y tamaño de los lotes, son factores a tomar en cuenta para el diseño de un sistema de almacenamiento y para resolver los problemas relacionados.
Los aspectos económicos también son muy importantes en el diseño de sistemas de almacenamiento. Se incurren costos de almacenamiento y retiro, pero no agregan ningún valor a los productos, por tanto, la inversión en equipo para almacenamiento y manejo y la superficie destinada a ello se deben basar en la minimización de costos unitarios de almacenamiento.
Otros factores que deben considerarse al diseñar sistemas de almacenamiento incluyen el control del tamaño del inventario y la ubicación de medidas respecto a la inspección de la calidad, medidas relativas a la selección y empaquetamiento apilándolo para recibir y embarcar, números apropiados de andenes para embarcar y recibir y mantenimiento de registros.
Sistemas informáticos de administración de inventarios
En la práctica se dispone de una gran variedad de, sistemas de información que soportan los aspectos administrativos y de control de las organizaciones: por ejemplo, en una fábrica se tendrían los siguientes sistemas principales: Función Sistema Almacén. Control de inventarlos. Producción. Planeación y control de la producción. Compras. Proceso de órdenes y seguimiento de las compras. Ventas Facturación y control de créditos. Contabilidad. Registro de afectaciones Contables y emisión de informes. Personal. Nóminas y administración
De personal. Por lo general, en estos sistemas los datos se registran en documentos fuente que representan las actividades y acontecimientos ocurridos durante el flujo de operaciones de la organización. Estos sistemas pueden pasar por un flujo que permita su procesamiento electrónico y con ello tratar de satisfacer las necesidades de información de la organización. Cabe hacer notar que estos sistemas normalmente están relacionados unos con otros; las salidas de un sistema pueden ser transacciones de entrada de otro sistema y durante el diseño de sistemas es de vital importancia identificar estas relaciones. Los sistemas, según su naturaleza, se clasifican en los grupos siguientes: Determinísticos. Probabilísticas. Abiertos. Cerrados. Hasta cierto punto la clasificación no tiene mayor importancia, pero es imperativo que dentro de los sistemas exista la dinámica suficiente para responder a los cambios que emanan, ya sea de forma externa y/o interna. Esto es esencial en las organizaciones modernas, pues en la época actual se registran cambios sustanciales, ya sean sociológicos, técnicos, económicos o legales, que modifican las políticas y funciones de las organizaciones. El proceso de diseño de los sistemas de información comprende tanto el diseño de uno nuevo como el rediseño de un sistema que se encuentre en operación. Un nuevo sistema se requiere cuando la organización inicia sus operaciones o cuando una nueva división solicita por primera vez el proceso de datos de un cierto sistema. Los sistemas en operación normalmente necesitan ser rediseñados o modificados parcialmente en forma periódica para asegurar que estén acordes con lo actual y no
con los requerimientos históricos. Una organización se puede clasificar como un sistema total, y sus subsistemas son: Subsistema administrativo. Subsistema operativo. Subsistema de información. Éstos deben interrelacionarse para lograr las metas y objetivos de la organización. El subsistema de información tiene una función muy importante dentro de la organización: Debe proporcionar información confiable y oportuna para que el subsistema administrativo tome un nivel adecuado de decisiones. Debe monitorear el subsistema operativo para conocer los resultados reales obtenidos y proporcionar información sobre las operaciones que día con día tiene que realizar la organización. Debe comparar los resultados reales con los planeados y proporcionar información que ayude a corregir las desviaciones incurridas. Tradicionalmente los sistemas computacionales de información se han desarrollado bajo metodologías distintas, producto de la experiencia del personal especialista; sin embargo, en los últimos años ha nacido una serie de nuevas disciplinas (tecnología de información, ingeniería de software, etc.) que tienen como finalidad proporcionar una metodología formal e ingenieril para desarrollar sistemas computacionales de información de manera eficiente y efectiva.
