Facturacion Electronica V01

Facturación Electrónica en Adquira Marketplace

Diciembre 2008

Propiedad Intelectual La presente obra ha sido divulgada y editada por ADQUIRA ESPAÑA S.A. correspondiéndole por tanto la totalidad de los derechos sobre la misma. En virtud de lo anterior, corresponden a ADQUIRA ESPAÑA S.A. los derechos de explotación sobre la presente obra en cualquier forma, y en particular los derechos de reproducción, distribución y transformación que no podrán ser realizadas sin autorización expresa y escrita de ADQUIRA S.A.

Índice 1. Introducción a la Facturación F acturación Electrónica ......................................................5 1.1. Conocimientos Gen Generales erales sobre la Factura Electrónica......................... Electrónica................................. ................5 ........5 1.1.1. Factura Electrónica y Firma Digital Avanzada............ Avanzada..................... ................. ................. .................. .............5 ....5 1.1.2. Facturación Electrónica en Adquira Marketplace........ Marketplace ................. ................. ................. ................. ............. .....5 5 1.1.3. Particularidades del comprador ...............................................................6 1.1.3.1. Proveedores Proveedo res del d el Grupo Telefónica: ................ ......................... ................. ................. ................. ................. ............ ...6 6 1.1.3.2. Proveedores del BBVA: ................. ......................... ................ ................. .................. ................. ................. ................ .......... ...7 7 1.1.3.3. Proveedores de Repsol: .................. ......................... ................ ................. ................. .................. ................. ................ .......... 7 1.1.3.4. Proveedores de Iberia: ................. ......................... ................ ................. .................. ................. ................. ................ .......... ...7 7 1.1.4. Menú Facturas..................... Facturas.............................. ................ ................ ................. ................. .................. ................. ................ .............7 .....7 1.1.5. Buscador Global, Búsqueda Avanzada y Filtros de Facturas .................. .......................... ............. .....9 9 1.2. ¿Qué debemos hacer previamente? ................ ........................ ................. ................. ................. .................. .............. ..... 11 1.2.1. Instalar un Certificado Digital para la Firma Electrónica ................. .......................... ................. ........ 11 1.2.2. Instalar el software de Firma Digital Avanzada .................. .......................... ................. .................. ........... .. 11 2. ¿Cómo Gestionar Facturas Electrónicas? ................. .......................... ................. ................. ................. ........... ... 12 2.1. Facturas Electrónicas con referencia a pedido.................... pedido............................ ................. .................. .............. ..... 12 2.1.1. ¿Cuáles son los Pedidos Facturables? ................ ......................... .................. ................. ................. ................. ........ 12 2.1.2. ¿Cómo crear una factura con referencia a pedido? ................. ......................... ................. ................ ....... 13 2.1.2.1. Crear Factura desde el enlace “Crear Factura”, Factura”, situado en la elipse central..... central..... 13 2.1.2.2. Crear Factura desde el menú lateral izquierdo (Facturación Pendiente) .......... .......... 14 2.1.2.3. Crear Factura accediendo directamente directamente a un pedido facturable. ................. .................... ... 15 2.1.3. Factura Ordinaria y Factura Rectificativa. ................ ........................ ................. .................. ................. ............ .... 16 2.1.3.1. Factura Ordinaria. ................. ......................... ................ ................. .................. ................. ................. ................ ............... ........ 16 2.1.3.2. Factura Rectificativa.......... Rectificativa. ................. ................ ................. ................. ................. .................. ................. ................ ........... ... 17 2.1.3.2.1. Factura Rectificativa Rectificativa con referencia a pedido. ................ ......................... .................. ................. ........ 17 2.1.3.2.2. Factura Rectificativa sin referencia a pedido ................. .......................... ................. ................. ........... 19 2.1.3.2.2.1. “Factura Rectificativa Rectificativa sin referencia a pedido, con referencia a factura”.... factura” .... 19 2.1.3.2.2.2. “Factura Rectificativa Rectificativa sin referencia a pedido, sin referencia a factura”..... 22 2.1.4. Proceso general de creación de una factura factura ordinaria individual.......... individual. ................. ............. ..... 22 2.1.5. Proceso general de creación facturas ordinarias ordinarias de forma múltiple. ................. ................... 29 2.1.6. Proceso general de creación de una Factura Rectificativa Normal. Normal. ................. .................... ... 34 2.1.7. Auto-selección al crear facturas. ................ ......................... ................. ................. .................. ................. ............... ....... 42 2.2. Facturas Electrónicas Sin Referencia a Pedido Electrónico (para Telefónica Móviles España) ................. .......................... .................. ................. ................ ................ ................. .................. ................. ................. ................ ............... ........ 46 2.2.1. Crear una Factura Electrónica Sin Referencia a Pedido Electrónico. ................ .................. .. 46 2.2.2. Datos de Cabecera de d e Factura ................ ......................... .................. ................. ................. ................. ................ .......... .. 50 2.2.3. Datos de Líneas de Factura ................. ......................... ................ ................. .................. ................. ................. .............. ..... 52 2.3. Firmar una Factura Electrónica. ................ ......................... ................. ................. ................. ................. ................ ........... .... 57 2.3.1. Firma por el proveedor ................. ......................... ................. ................. ................. ................. ................. ................ ........... .... 57 2.3.2. Firma delegada d elegada en Adquira ................. ......................... ................ ................. .................. ................. ................. .............. ..... 58 2.3.3. Opciones posteriores a la firma........ firma ................. ................. ................. .................. ................. ................. ........... .. 59 2.4. Enviar Factura al Comprador........ Comprador ................. ................ ................ ................. ................. .................. ................. ............... ....... 60 2.5. Visualizar facturas ................ ......................... ................. ................ ................. .................. ................. ................. ................ ............ ..... 63 2.6. Duplicados de Facturas ................. ........................ ................ ................. ................. .................. ................. ................ .............. ...... 63 2.6.1. A través del menú de Histórico de facturas ............... ........................ .................. ................. ................. ........... 63 2.6.2. Pulsando el acceso “Crear Factura”, situado en la elipse central....................... central....................... 65 2.7. Anular Facturas......... Facturas .................. ................. ................ ................ ................. .................. ................. ................. ................ ............... ........ 66 2.8. Consultar facturas asociadas a un pedido ................ ......................... ................. ................. .................. .............. ..... 69 2.9. Estados de una Factura ................. ........................ ................ ................. ................. .................. ................. ................ .............. ...... 71 2.10. Descargar y Guardar Facturas en Formato Electrónico ................. .......................... ................. ........... ... 72 2.11. Posibilidades de Visualización de una Factura ................ ......................... .................. ................. ............... ....... 75 2.11.1. En Formato Legible .................. ......................... ................ ................. ................. .................. ................. ................ .............. ...... 75 2.11.1.1. Fichero Fi chero Factura XML con visor..................... visor.............................. ................. ................. ................. ................ .......... .. 75 2.11.2. En Formato No Legible..................... Legible............................ ................ .................. ................. ................. ................. ............... ....... 76 2.11.2.1. Fichero Factura XML con Editor de Texto ................ ......................... ................. ................. ................. ........ 76

2.12. Otras opciones. .......................................................................................... 77 2.13. Posibles Errores.......................................................................................... 78 2.13.1. Error en el número de factura.................................................................... 78 2.13.2. Error en la fecha de factura....................................................................... 78 2.13.3. Error en la fecha de vencimiento del pago estimada ..................................... 78 2.13.4. Error al cancelar la firma por parte del usuario en el momento de la elección del certificado.......................................................................................................... 79 2.13.5 Error al introducir contraseña .................................................................... 79 2.13.6. Error con el Certificado Caducado .............................................................. 80 2.13.7. Error Certificado emitido por una entidad de certificación no reconocida ......... 80 2.13.8. Error al no existir certificado seleccionable .................................................. 80 2.13.9. Error cuando se obtiene saldo igual a 0 al crear la factura ............................. 81 2.13.10. Errores tras el envío de documentos ......................................................... 81 3. Notificaciones del sistema............................................................................ 83 3.1. Factura electrónica enviada desde Adquira Marketplace..................................... 83 3.2. Aceptación de una Factura Electrónica por su comprador en Adquira MARKETPLACE ........................................................................................................................ 84 3.3. Anulación de Factura Electrónica enviada desde Adquira Marketplace.................. 86 3.4. Rechazo de una Factura Electrónica por el Comprador en Adquira Marketplace..... 87 3.5. Duplicado de una factura enviado desde Adquira Marketplace ............................ 88 4. Especificaciones Técnicas............................................................................. 89 4.1. Requerimiento Hardware de los equipos .......................................................... 89

Manual de Facturación Electrónica para Proveedor

1. Introducción a la Facturación Electrónica 1.1. Conocimientos Generales sobre la Factura Electrónica 1.1.1. Factura Electrónica y Firma Digital Avanzada Una de las características fundamentales del modelo de facturación electrónica es la firma electrónica de los documentos definitivos (facturas ordinarias, facturas rectificativas, facturas rectificativas de anulación y duplicados de todas las anteriores). El objeto de la utilización de la firma electrónica es que el emisor de las facturas pueda ser identificado por el receptor del mensaje, permitiendo asegurar en todo momento la integridad del mensaje. La firma electrónica permite: Verificar la autenticidad del origen de los mensajes enviados (Autenticación)  Verificar que la información contenida en los mensajes no ha sido modificada desde su generación (Integridad)  Asegurar que la firma sólo ha podido ser generada por un emisor (No repudio) 

La firma electrónica a utilizar es del tipo firma digital avanzada, que según la ley 59/2003 de 19 de diciembre de firma electrónica es “aquella firma electrónica que permite la identificación del signatario y ha sido creada por medios que éste mantiene bajo su exclusivo control, de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos”. 1.1.2. Facturación Electrónica en Adquira Marketplace A través de Adquira Marketplace, podrá gestionar las facturas de los pedidos transados en Adquira: Crear facturas ordinarias en base a recepciones de mercancías comunicadas por el comprador.  Crear facturas ordinarias sin referencia a pedidos.  Crear facturas rectificativas en base a devoluciones de mercancías y/o anulaciones de recepciones comunicadas por el comprador, rectificando así facturas ordinarias previas.  Anular facturas ordinarias y facturas rectificativas, creando facturas rectificativas de anulación.  Crear duplicados de todos los tipos de factura anteriormente mencionados.  Firmar electrónicamente y enviar al comprador originales o duplicados de todos los tipos de factura anteriormente mencionados.  Visualizar y descargar todos los tipos de factura anteriormente mencionados. 

IMPORTANTE: En el presente documento, cuando nos refiramos a “facturas

electrónicas”,

estaremos

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englobando

las

facturas

Manual de Facturación Electrónica para Proveedor ordinarias, las facturas rectificativas y las facturas rectificativas de anulación.

Puede acceder a la gestión de Facturas a través del enlace “Crear factura” de la elipse central o a través de la sección, “Facturas” de la Guía de Navegación izquierda de la pantalla de Inicio. Nos permiten acceder a la gestión de facturas.

Le recordamos que, para una mejor gestión de sus facturas, podría asignar tres nuevas series (rangos de numeración) para la facturación electrónica, diferentes de las habitualmente utilizadas para la facturación por otros medios (en formato papel, etc). Podría prever una serie para facturas ordinarias, otra serie para facturas rectificativas y otra serie para facturas rectificativas de anulación. De esta forma, la identificación y búsqueda de estos documentos electrónicos se verá facilitada. 1.1.3. Particularidades del comprador En este punto, se va tratar de definir que tipos de facturas (con referencia a pedidos) podremos realizar en función del comprador al que vayamos a facturar. 1.1.3.1. Proveedores del Grupo Telefónica: Para las empresas del Grupo Telefónica se podrán crear a través de Adquira Marketplace las siguientes facturas: - Facturas ordinarias con referencia a pedidos. - Facturas ordinarias sin referencia a pedidos (sólo para Telefónica Móviles de España). - Facturas rectificativas de anulación (FRA) de facturas ordinarias. - Duplicados de facturas de las anteriormente mencionadas.

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor 1.1.3.2. Proveedores del BBVA: Los proveedores del BBVA, podrán gestionar los siguientes tipos de facturas a través de Adquira Marketplace. - Facturas ordinarias con referencia a pedidos. - Facturas rectificativas de facturas ordinarias con referencia a pedidos. - Facturas rectificativas de anulación (FRA) tanto de facturas ordinarias como de facturas rectificativas. - Duplicados de facturas de las anteriormente mencionadas. Nota: Para el BBVA no existe la opción de facturación sin referencia a pedido. 1.1.3.3. Proveedores de Repsol: Para Repsol, los distintos tipos de facturas que podrán gestionar sus proveedores a través de Adquira Marketplace son: - Facturas ordinarias con referencia a pedidos. - Facturas rectificativas de anulación (FRA) de facturas ordinarias. - Duplicados de facturas de las anteriormente mencionadas. Nota: Para Repsol tampoco existe la opción de facturación sin referencia a pedido. 1.1.3.4. Proveedores de Iberia: Los proveedores de Iberia podrán emitir los siguientes tipos de facturas a través de la plataforma Adquira Marketplace: - Facturas ordinarias con referencia a pedidos. - Facturas rectificativas de facturas ordinarias con referencia a pedidos. - Facturas rectificativas de anulación (FRA) de facturas ordinarias. - Duplicados de facturas de las anteriormente mencionadas. Nota: Al igual que para el BBVA y Repsol, no existe para Iberia la opción de facturación sin referencia a pedido. 1.1.4. Menú Facturas En el menú lateral izquierdo, encontrará un apartado que le permitirá gestionar sus facturas en función de los distintos estados en los que éstas se encuentren:

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A través del menú Facturas accederemos a los diferentes estados de nuestras facturas.

A continuación veremos los diferentes estados por los cuales puede pasar una factura que visualizaremos en el menú “Facturas”. Los submenús que nos encontramos son los siguientes: Estado En Facturas en curso, encontrará todas las facturas que hemos creado, pero que aún no están firmadas. 

 En Facturas firmadas, se encuentran todas las facturas que hemos firmado electrónicamente, pero que aún no se han enviado al comprador.

En Enviando, encontrará todas las facturas firmadas que hemos enviado al comprador. Las facturas se encontrarán en este estado hasta que hayan sido correctamente recibidas y procesadas en el sistema del comprador (validaciones técnicas y funcionales). 

Anular Facturas rechazadas, nos muestra aquellas facturas que han sido rechazadas por el comprador, y que usted deberá anular. 

Facturas Aceptadas, nos muestra aquellas facturas que han sido aceptadas por el comprador, y que usted podría anular en caso de necesidad. 

Histórico de facturas Facturas enviadas, recoge todas aquellas facturas que han sido correctamente recibidas y procesadas en el sistema del comprador (validaciones técnicas y funcionales) y que están pendientes de aceptación o rechazo por el comprador. 

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor Facturas Rectificadas, recoge aquellas facturas ordinarias que usted ha rectificado, generando la/s correspondiente/s factura/s rectificativa/s y enviándosela/s al comprador. 

Facturas Pagadas, contiene las facturas aceptadas por el comprador y para las que el comprador ha notificado el pago. 

Nota: la funcionalidad de facturas “Pagadas” no está aún disponible en Adquira Marketplace. Facturas anuladas, recoge aquellas facturas ordinarias o rectificativas que usted ha anulado, generando la correspondiente factura rectificativa de anulación y enviándosela al comprador. 

1.1.5. Buscador Global, Búsqueda Avanzada y Filtros de Facturas La aplicación dispone de una serie de mecanismos para realizar búsquedas de Facturas. Son accesibles desde cualquier punto durante la navegación por la Web, en la parte superior de la página Web: “la búsqueda global” y la “búsqueda avanzada”. También se puede realizar la búsqueda de una factura desde cualquiera de los enlaces vistos en el punto anterior, filtrando los datos por el tipo de documento. A continuación se describe el uso de las distintas opciones para realizar búsquedas: Buscador Global: Mediante un cuadro de texto para introducir patrones de búsqueda, se pueden realizar búsquedas por el Número de Factura.

Introducimos el patrón de búsqueda de la Factura.

Botón de búsqueda para iniciar la búsqueda.

Búsqueda Avanzada: Además podemos ajustar nuestra búsqueda, con la opción de “Búsqueda Avanzada”. Una vez dentro de la búsqueda avanzada, se nos presentan los siguientes criterios para afinar la búsqueda: “Tipo de documento”, “Estado”, “Fecha de creación”, “Unidad de negocio” y mediante el capo “Buscar”, en el que introduciremos el patrón de búsqueda y el campo “en el campo” se puede acotar la búsqueda por Compañía compradora, Número de factura, Id. Pedido Comprador y Referencia Adquira:

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Búsqueda por Filtro: Este tipo de búsqueda nos permite realizar un filtrado por “tipo de documento”, de esta forma podemos visualizar solamente el tipo de facturas que se ha seleccionado. Indica el Nº total de facturas que se encuentran en el estado ue seleccionamos.

Nos permite realizar un Filtro por el tipo de factura. Seleccionamos primero el tipo de factura y luego pinchamos en Filtrar.

Al seleccionar el tipo de factura veremos que estos campos aparecen abreviados. Estas abreviaciones hacen referencia a los siguientes significados:

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“F orig.” “FRA orig.” “F dupl.” “FRA dupl.” “FR orig.” “FR dupl.”

Factura ordinaria original Factura rectificativa de anulación original Duplicado de factura ordinaria Duplicado de factura rectificativa de anulación Factura rectificativa original Duplicado de factura rectificativa

1.2. ¿Qué debemos hacer previamente? 1.2.1. Instalar un Certificado Digital para la Firma Electrónica En el proceso de alta en Adquira Marketplace para la facturación electrónica, usted habrá elegido un tipo firma: Firma por el proveedor: Usted firmará con un certificado propio que le identifique como persona física o como persona jurídica. •

Firma delegada en Adquira: Usted habrá delegado la firma en Adquira, por lo que firmará con el certificado de Adquira. •

En el caso de haber elegido la Firma por el Proveedor, para poder firmar electrónicamente sus facturas, previamente tendrá que instalar en su ordenador un Certificado de Firma Digital Avanzada, según establece la legislación española. Adquira pone a su disposición información adicional sobre cómo obtener e instalar su Certificado. Para ello, consulte la “Guía de obtención de Certificados de Firma Digital Avanzada” en el Área de Formación de Adquira. 1.2.2. Instalar el software de Firma Digital Avanzada Para poder crear Facturas Electrónicas en Adquira Marketplace, una vez haya instalado el Certificado Digital, debe instalar el software (Applet) de Firma Digital Avanzada. Adquira Marketplace le ofrece este software gratuitamente. Su instalación es sencilla. Deberá llevar a cabo esta instalación el día que Adquira le haya comunicado que puede facturar electrónicamente (no antes). Ese día, póngase en contacto con el departamento técnico o de sistemas de atención a usuarios de su empresa, para que un usuario de dicho departamento acceda como administrador local de su máquina. Dicho usuario deberá acceder a Adquira Marketplace utilizando su usuario y contraseña, el cual habrá sido configurado previamente por Adquira para gestionar facturas electrónicas. El sistema le solicitará que instale el software (Applet) para poder firmar facturas electrónicamente desde su ordenador.

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Recuerde que debe pulsar “SI” para instalar el software.

Una vez instalado el software de firma, usted podrá acceder normalmente, desde su ordenador, a Adquira Marketplace, utilizando su usuario y contraseña; podrá así emitir facturas electrónicas firmadas a través de Adquira Marketplace. Si quisiera acceder a Adquira Marketplace desde otro equipo donde no haya sido ya instalado el software de firma, deberá repetir los pasos descritos anteriormente.

2. ¿Cómo Gestionar Facturas Electrónicas? Adquira Marketplace permite la gestión de facturas tanto con referencia a pedido como sin referencia a pedidos gestionados a través de la herramienta. 2.1. Facturas Electrónicas con referencia a pedido. Las facturas electrónicas con referencia a Pedidos Electrónicos gestionados en Adquira Marketplace, son aquellas que se emiten en relación a las recepciones (u otras posiciones como devoluciones o anulaciones de recepción) que se han realizado en la herramienta de dichos pedidos. 2.1.1. ¿Cuáles son los Pedidos Facturables? Definimos como pedidos facturables a aquellos pedidos susceptibles de ser facturados, por tener asociados al menos un movimiento de mercancías enviado por el comprador y aún no incluido en una factura. Los movimientos de mercancía que puede enviar el comprador en

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor su sistema van a ser recepciones, devoluciones o anulaciones de recepción. Estos movimientos provocarán sus correspondientes facturas. 2.1.2. ¿Cómo crear una factura con referencia a pedido? Para crear una Factura con referencia a un pedido de Adquira Marketplace, se puede proceder de tres maneras: i) Pulsando el acceso “Crear Factura”, situado en la elipse central. ii) Pulsando directamente en alguno de los enlaces dentro de la bandeja de Facturación Pendiente, del menú lateral izquierdo. iii) Accediendo dentro de un pedido que contenga algún movimiento de mercancías pendiente de facturar. 2.1.2.1. Crear Factura desde el enlace “Crear Factura”, situado en la elipse central.

Pulsando en este enlace accedemos a los siguientes pasos previos en los que deberemos escoger entre varias opciones: 1-

Nos aparece un menú en el que debemos determinar si la factura que vamos crear va a ser en base a un pedido o bien sin referencia a pedido, y también desde aquí nos dará la opción de crear un Duplicado de Facturas o una Factura Rectificativa.

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor En el caso de no tener el usuario permisos de facturación electrónica sin referencia a pedido, este menú no aparece. (Ver más información acerca de la facturación sin referencia a pedido en el punto 2.2. Facturas Electrónicas sin referencia a pedido).

2.1.2.2. Crear Factura desde el menú lateral izquierdo (Facturación Pendiente) Desde la bandeja “Facturación Pendiente” del menú lateral izquierdo se puede acceder directamente a los pedidos pendientes de crear una factura normal o de crear una factura rectificativa. Si pulsamos en el enlace “Pendiente facturar”, la aplicación nos lleva a un listado de los pedidos que tienen alguna posición pendiente de crear su correspondiente factura ordinaria. Si pulsamos en el enlace “Pendiente crear factura rectificativa”, la aplicación nos lleva directamente a un listado de aquellos pedidos que tienen alguna posición de devolución o anulación de recepción que previamente se había facturado, y de la cual deberemos crear su correspondiente factura rectificativa. En cualquiera de los listados que nos aparece (tanto accediendo desde el enlace “Pendiente facturar” o bien “Pendiente crear factura rectificativa”, podremos seleccionar un pedido y acceder a él para ver sus detalles pulsando el botón “Ver” o bien directamente crear la factura pulsando el botón “Crear factura”, como se puede observar en la siguiente imagen.

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Podemos Ver el pedido seleccionado o directamente crear una factura sobre el

2.1.2.3. Crear Factura accediendo directamente a un pedido facturable. Desde la bandeja “Histórico de Pedidos” del menú lateral izquierdo también puede acceder a un pedido para facturarlo (siempre y cuando dicho pedido contenga recepciones pendientes de ser facturadas). Los estados del pedido en los que podrá crear factura serán:  Parcialmente Expedidos, aquellos pedidos en los que quedan cantidades pendientes de expedir, ya sea correspondiente a una línea o varías líneas de pedido e independientemente de que tenga recepciones por parte del comprador. Este estado sólo corresponde a pedidos de empresas del Grupo Telefónica, y no procede para pedidos de Repsol, Iberia o BBVA.  Parcialmente Recibidos, aquellos pedidos que el proveedor ha expedido en su totalidad y sobre los que el comprador ha realizado recepciones, quedando todavía pendiente cantidades por recibir. Este estado es independiente de que el pedido tenga o no cantidades devueltas.

Recibidos, aquellos pedidos que ha recibido totalmente el comprador y que no tienen devoluciones de mercancías comunicadas por el proveedor. 

Devoluciones, aquellos pedidos que tienen al menos una devolución de mercancía comunicada por el comprador y que hayan sido recibidos totalmente. 

Parcialmente Facturados, aquellos pedidos que tienen al menos una factura asociada pero que tienen recepciones, devoluciones o anulaciones de recepciones pendientes de facturar. 

Ver todos, podemos ver todos los pedidos facturables independientemente de su estado. 

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor Por cualquiera de estos puntos de menú, accedemos a la lista de pedidos correspondientes a ese estado. Tras haber seleccionado un pedido en concreto y pulsado el botón “Ver”, accederemos al pedido. Si el pedido contiene posiciones que aún no han sido facturadas, aparecerá el botón “Crear Factura” en la parte superior derecha, que deberemos pulsar para crear la factura correspondiente a dichas recepciones. Sólo nos aparece el botón ver. Si el pedido tiene posiciones pendientes de facturar, al acceder a él nos a arecerá el botón Crear factura.

2.1.3. Factura Ordinaria y Factura Rectificativa. A la hora de crear una factura debemos especificar si la factura a emitir será una factura normal en base a un pedido o si es una factura rectificativa, es decir, que modifica a una factura anterior. 2.1.3.1. Factura Ordinaria. Para crear una factura ordinaria debemos seleccionar la opción “Factura con referencia a pedido”

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Debemos seleccionar la opción Factura con referencia a pedido y pulsar en el botón ace tar.

Al entrar por la opción “Factura con referencia a pedido”, nos mostrará el sistema una nueva ventana emergente para seleccionar si se quiere crear una única factura, o bien crear facturas de manera masiva, o, por último, crear facturas mediante la carga de un archivo Excel. Cualquiera que sea la opción escogida dentro de esas opciones, los pedidos que aparecerán como facturable, serán aquellos que puedan dar lugar a una factura ordinaria, es

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor decir aquellos pedidos con recepciones de mercancías pendientes de facturar y devoluciones de mercancías vinculadas a dichas recepciones, también pendientes de facturar. Las recepciones de mercancías anuladas por las correspondientes anulaciones de recepciones no aparecerán como facturables ya que ambos movimientos de mercancías se compensan. 2.1.3.2. Factura Rectificativa. Para crear una factura rectificativa debemos seleccionar la opción “Factura rectificativa” y nos aparecerá un menú con los dos tipos de Facturas Rectificativas que podemos crear: “Factura Rectificativa Normal” y “Factura Rectificativa de Anulación” . (Esta última la veremos en detalle en el apartado: 2.7) En este apartado veremos cómo crear una “Factura Rectificativa Normal” y para ello, debemos seleccionar la opción de: “Factura Rectificativa Normal” y a continuación seleccionar si se trata de una Factura Rectificativa con referencia a pedido o sin referencia a pedido.

2.1.3.2.1. Factura Rectificativa con referencia a pedido. Al acceder por la opción “Factura rectificativa con referencia a pedido”, se visualizarán aquellos pedidos que puedan dar lugar a una factura rectificativa, es decir aquellos pedidos con devoluciones de mercancías o anulaciones de recepciones de mercancías, vinculadas a recepciones de mercancías ya facturadas previamente.

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2

3

1

Debemos seleccionar la opción Factura rectificativa y a continuación, Factura rectificativa Normal y por último, seleccionaremos la opción del menú: Factura Rectificativa con referencia a pedido y pulsar el botón aceptar.

Una factura rectificativa, como su nombre indica, rectificará una, y sólo una, factura ordinaria previamente creada y aceptada. Nota: Si accedemos a crear una factura desde la opción 2.1.2.2. Crear Factura desde el menú lateral izquierdo (Facturación Pendiente), no nos solicitará la aplicación si debemos crear una factura normal o rectificativa, pues el listado de pedidos que aparece ya hacer referencia a unos u otros. Al seleccionar cualquiera de las opciones de crear factura, la aplicación nos mostrará un listado de pedidos pendientes de crear su correspondiente factura (bien sea una factura ordinaria o bien rectificativa, en función de la opción escogida).

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor 2.1.3.2.2. Factura Rectificativa sin referencia a pedido También tenemos la opción de crear una “Factura Rectificativa sin referencia a pedido” en el caso de que haya una factura previa o no. Para ello, debemos seguir los pasos que se muestran a continuación:

2.1.3.2.2.1. “Factura Rectificativa sin referencia a pedido, con referencia a factura” Al seleccionar la opción de Factura Rectificativa sin referencia a pedido debemos seleccionar la opción: “Factura Rectificativa sin referencia a pedido, con referencia a factura” tal y como se muestra a continuación:

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De esta manera nos aparecerán aquellas facturas que han sido creadas sin referencia a pedido, susceptibles de crear sobre ellas una Factura Rectificativa.

Debemos seleccionar la Factura que queremos rectificar y a continuación, seleccionaremos el botón: “Rectificar” 20 de 90

Manual de Facturación Electrónica para Proveedor Una vez hayamos seleccionado el botón Rectificar, accederíamos a la factura Rectificativa que estamos creando. Al igual que en cualquier factura, existen una serie de campos obligatorios, marcados con “*” que debemos rellenar.

Debemos completar los campos marcados con “*”

A continuación debemos añadir las líneas a incluir en la factura rectificativa hasta concluir el flujo de la misma (Véase Crear Factura sin referencia a pedido. Apartado 2.2.1)

Debemos rellenar el campo “Comentarios de Proveedor” 21 de 90

Manual de Facturación Electrónica para Proveedor 2.1.3.2.2.2. “Factura Rectificativa sin referencia a pedido, sin referencia a factura” La diferencia con el caso anterior es que marcaremos en la última opción desplegada, paso4: “Factura Rectificativa sin referencia a pedido, sin referencia a factura”

Igual que en el caso anterior, accederíamos a la Factura rectificativa que estamos creando con la única diferencia que en este caso la factura que estamos creando, no rectifica a una factura creada a través de MarketPlace sino que rectificaría a una factura que hayamos realizado por fuera de la plataforma, es decir en papel.

2.1.4. Proceso general de creación de una factura ordinaria individual. Para generar una única factura ordinaria con referencia a un pedido, una vez pulsamos en “Crear Factura” debemos seleccionar la opción “Factura con referencia a pedido”. Posteriormente, nos aparece un menú donde deberemos seleccionar la opción “Crear un única factura”. La aplicación nos mostrará entonces el listado de pedidos con los movimientos o posiciones del mismo pendientes de crear su correspondiente factura ordinaria.

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Debemos seleccionar la opción con referencia a factura, Aceptar, y posteriormente seleccionar Factura única y ace tar.

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Como vemos en la siguiente imagen, una vez aceptada la opción de “ crear factura única”, nos mostrará la aplicación el listado de los pedidos susceptibles de ser facturados:

Estados en los cuales podemos crear una factura.

Una vez dentro de ese listado, para crear una factura, debemos acceder al pedido que deseemos facturar. Para ello seleccionaremos el pedido y pulsaremos el botón “Ver” si deseamos visualizar el pedido antes de crear la factura, o bien pulsaremos directamente sobre el nombre o número del pedido para visualizarlo. Si, por otro lado, lo que queremos es crear directamente una factura pulsaremos el botón “Crear factura”, y Adquira Marketplace nos mostrará las posiciones del pedido escogido que se pueden seleccionar para crear la factura. Nos permite visualizar el pedido antes de facturarlo. 1

2

Para el presente ejemplo, vamos a acceder al pedido pulsando el botón “Ver” en lugar del botón “Crear factura” y la aplicación nos mostrará toda la información del mismo distribuido en los siguientes apartados: cabecera, líneas de pedido y estado de las mismas,

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor información de expedición, facturación, forma de pago, plazos de pago, comentarios y anexos.

Se accede a los detalles de la línea (para ver los movimientos de recepción, devolución, o anulación de recepción)

Líneas que pueden ser facturadas.

Las líneas susceptibles de ser facturadas son las que se encuentran en estado “Recibido”, “Parcialmente recibido”, “Parcialmente expedido”, “Parcialmente facturado” y “Devoluciones”. Para verificar si existe alguna recepción pendiente de facturar en un pedido concreto, puede acceder a los detalles de la línea (deberá pulsar el botón “Detalles” situado a la derecha de cada línea del pedido, tal y como se puede ver en la imagen anterior) y verificar si sus recepciones tienen o no alguna factura asociada y en el caso que sí la tiene, entonces verificar en qué estado está esa factura. En la siguiente imagen, hemos accedido a los detalles de la línea de un pedido, y se puede observar que a pesar de estar recibida, no tiene ninguna factura asociada, por lo que esa recepción aparecerá como facturable al crear una factura:

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Esta recepción no tiene todavía ninguna factura asociada.

Una línea (y por lo tanto un pedido) puede tener más de una recepción y más de una factura asociada (por ejemplo una factura por cada recepción realizada). Cuando estamos visualizando un pedido que tiene recepciones pendientes de facturar, aparece el botón “Crear factura” en la parte superior derecha de la pantalla. Si pinchamos en él, la aplicación volverá a preguntarnos si deseamos crear una factura normal o rectificativa, de manera que escogeremos la primera opción y ya nos mostrará las posiciones que se pueden facturar (y que deberemos seleccionar).

Una vez revisado el pedido pinchamos en crear factura.

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor En este punto, nos muestra las posiciones (o partidas) que podemos incluir en la factura que estamos creando, las cuales podremos seleccionar. Si desea seleccionar todas las partidas que aparecen facturables, puede utilizar el botón “Seleccionar todo”. Para desmarcar las posiciones seleccionadas, pulse “Limpiar selección”. O bien, puede seleccionar una o sólo algunas, de las partidas, seleccionando en cada casilla correspondiente. Una vez que seleccionamos las líneas a facturar pinchamos en crear factura.

Nos permite seleccionar la línea de pedido que deseamos facturar.

Seleccionar todo nos permite seleccionar todas las líneas. Limpiar selección quita toda la selección que hayamos realizado.

Una vez seleccionadas las partidas a facturar, deberemos pulsar el botón “ Crear factura”, donde ya aparecerán los datos de cabecera a rellenar. Al crear facturas ordinarias, seleccionando recepciones y devoluciones de mercancías facturables, el sistema chequeará el saldo resultante. El saldo deberá ser positivo creándose una factura ordinaria. En caso de ser igual a cero, aparecerá un mensaje de error (ver el punto 2.10 Posibles errores). A continuación accederá al borrador de la factura. Tendrá que cumplimentar los campos obligatorios de la factura que aparecen en la cabecera, como: “Número de factura” “Fecha de factura” “Fecha de vencimiento del pago estimada”.

• • •

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El * nos indica que estos son campos obligatorios por lo que debemos cumplimentarlos.

En el campo “Número de factura”, deberá informar un valor alfanumérico de 15 dígitos como máximo. En caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un mensaje de error (ver el punto 2.10 Posibles errores).

En el campo “Fecha de factura” aparecerá por defecto la fecha del día como fecha de creación de la factura, pero este dato se puede modificar. La fecha de factura deberá estar comprendida entre la fecha del movimiento de mercancías seleccionado más reciente y la fecha del día, ambas inclusive. En caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un mensaje de error (ver el punto 2.10 Posibles errores).

En el campo “Fecha de vencimiento del pago estimada”, deberá informar una fecha superior o igual a la fecha de factura. En caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un mensaje de error (ver apartado 2.10 Posibles errores).

El campo “Método de pago” podrá venir informado con un valor fijo no modificable (“transferencia”) o mostrará por defecto el método de pago del pedido.

Pulsando “Añadir línea” puede añadir nuevas partidas del mismo pedido a la factura que está creando. Pulsando el botón “suprimir” puede eliminar una línea de esta factura. Puede modificar el tipo impositivo si es incorrecto o bien informar el campo “Datos de Comprador”. Para ello pulse el botón “Modificar” situado junto a cada línea de factura.

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor Asimismo, puede modificar en una única pantalla todas las líneas, pulsando el botón “Modificación masiva”.

Nos permite modificar todas las líneas del pedido.

Nos permite modificar la línea del pedido en la cual estamos posicionados.

Al pulsar en “Modificación masiva” o bien en “Modificar” nos encontraremos con tres campos que podremos modificar: Datos del comprador, Impuesto y Tipo impositivo.

Una vez modificados estos campos los aceptamos y volvemos a la pantalla anterior. Verificaremos entonces que disponemos de un campo denominado “Datos de la firma digital”, donde podremos verificar si los datos de la firma electrónica son correctos; así como verificar si la factura está o no firmada.

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Cuando haya revisado y cumplimentado todos los campos de la factura, pulse el botón “Guardar”.

Los posteriores pasos de firma y envío de facturas, se contemplan en los apartados 2.3 y 2.4 de este manual. 2.1.5. Proceso general de creación facturas ordinarias de forma múltiple. Para generar facturas ordinarias con referencia a pedidos de forma múltiple en Adquira Marketplace, una vez pulsemos en “Crear Factura” deberemos seleccionar la opción “Factura con referencia a pedido”, y posteriormente, en el siguiente menú de opciones deberemos seleccionar la opción “Facturación múltiple por selección de pedidos”.

1 2

Debemos seleccionar la opción con referencia a factura, Aceptar, y posteriormente seleccionar Facturación múlti le or selección de edidos Ace tar.

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor La aplicación nos mostrará entonces el listado de pedidos con los movimientos o posiciones del mismo pendientes de crear su correspondiente factura ordinaria, pero con alguna diferencia en la pantalla respecto a aquélla que nos mostraba cuando seleccionábamos la opción de facturar una única factura (pues ahora se pueden seleccionar varios pedidos a la vez, por ejemplo).

Al seleccionar esa segunda opción, nos aparece la siguiente pantalla de listado de pedidos facturables, con una cabecera donde se podrá establecer una serie de datos, tales como un valor raíz, un valor inicial para empezar a numerar las facturas que se van a crear, y también se podrá establecer una fecha de factura y de vencimiento, en dicha cabecera. En este tipo de facturación (múltiple) es posible facturar todos los pedidos que aparecen en pantalla, así como tan sólo aquéllos que seleccionemos. Pero al menos deberemos seleccionar uno o sino la aplicación nos mostrará un error. Para la opción del botón “Ver”, tan sólo podremos seleccionar un solo pedido, no permitiendo la aplicación la visualización de más de un pedido a la vez. Una vez seleccionemos los pedidos a facturar (ya sean todos los de la pantalla, o bien, tan sólo los que decidamos) y sabemos que la numeración va a ser consecutiva, podemos establecer un valor en Raíz y un valor para la primera factura. Así, si hemos seleccionado tres pedidos, podemos por ejemplo establecer en el campo Raíz el valor “F” y en valor inicial “0001”. También podemos establecer una fecha de Factura y una fecha de vencimiento de las facturas que vamos a generar, recordando que la fecha de la factura tiene que estar comprendida entre la fecha de la última recepción y la fecha actual:

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Una vez establecidos los valores en los campos “Raíz”, “Valor Inicial” y “Fechas” pulsaremos el botón “Aceptar”

Una vez establecidos dichos campos como veíamos en la imagen anterior, pulsaremos el botón “Aceptar” y Adquira Marketplace nos establecerá automáticamente los valores de números de facturas y fechas a las líneas de pedidos que hayamos seleccionado para facturar. En el ejemplo que estamos viendo, establecerá los valores F0001, F0002 y F0003, respectivamente a cada pedido que corresponda, como en las imágenes se puede observar, ya que seleccionamos 3 pedidos a facturar, indicando que las facturas debían empezar con el valor “F” y el empezar la numeración de las mismas con “0001”

Después de pulsar el botón “Aceptar”, se cargan los datos de números de factura y fechas en los pedidos seleccionados.

Si por otro lado, los números de las facturas que queremos emitir no van a ser consecutivos, y tienen para nosotros un valor ya asignado internamente en nuestro sistema, podemos seleccionar los pedidos que deseemos facturar, pudiendo introducir el valor que queramos en la correspondiente caja de texto que hace referencia al número de factura, en cada línea de pedido del listado que aparece debajo de la cabecera de esa página, tal y como se puede observar en la siguiente imagen. No será necesario en ese caso poner ningún dato en el campo Raíz y valor inicial de la cabecera:

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor No es necesario introducir ningún dato en la cabecera si establecemos los datos en las líneas de pedido de la parte inferior.

En ese caso hemos establecido valores distintos y no consecutivos en el campo número factura y en fecha vencimiento.

Una vez cargada la información en los pedidos seleccionados, pulsaremos en “Crear factura”.

Como vemos en la imagen superior, hemos seleccionado tres pedidos, y hemos establecido diferentes números de facturas para cada uno de ellos, así como diferentes fechas de vencimiento. Una vez ya tenemos los pedidos seleccionados con los datos cargados (ya sea desde la cabecera, o en cada uno de los pedidos como hemos visto en ambos casos), el siguiente paso será pulsar el botón “Crear Factura”. Una vez pulsemos dicho botón, se generarán las facturas de los pedidos seleccionados, y el sistema nos indicará si existe algún error en la creación de alguna de ellas (fechas no válidas, etc). Al pulsar en “ Crear Factura” se nos cargará la siguiente pantalla, donde vemos que las facturas se han cargado y están en estado “En curso”

Una vez están en curso, se nos permite Ver factura, Vista previa, botones de selección, eliminar y Firmar. Aquí pulsaremos en Firmar TODAS para firmar todas las facturas que aparecen en pantalla.

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor El siguiente paso será firmar las facturas. Es posible firmar todas las facturas que TODAS”. También es posible firmar aparecen en la pantalla pulsando el botón “Firmar “ Firmar TODAS”. aquéllas que queramos, si anteriormente hemos seleccionado las facturas que deseemos y pulsamos luego el botón “Firmar “Firmar selección”. selección”. Hay que añadir que las opciones de Firmar TODAS o Firmar selección, sólo aparecen cuando se sigue el flujo de Crear factura masivamente. Es decir, una vez hemos cargado las facturas a generar, las cuales están en curso, si en lugar de firmarlas, pulsamos en el botón inicio de Adquira Marketplace, si posteriormente accedemos a la bandeja de facturas en curso, ya no nos aparecerán los botones de Firmar TODAS o Firmar selección, sino que deberemos acceder a las facturas una a una y firmarlas una a una. Siguiendo con el ejemplo que estábamos utilizando, una vez hemos pulsado el botón “Firmar “Firmar TODAS”, TODAS”, se han firmado las facturas, las cuales aparecen en estado Firmadas, como se puede ver en la siguiente pantalla:

Vamos a pulsar el botón “Enviar TODAS” para enviar todas las facturas f acturas que aparecen en la pantalla.

Una vez ya hemos procedido a firmar las facturas, la pantalla nos muestra el estado de las mismas a firmadas, y nos da la opción de enviarlas. Como en el caso de la firma, el envío se puede realizar de todas las facturas firmadas que aparecen en la pantalla si pulsamos el botón “Enviar “Enviar TODAS”, TODAS”, o bien, se pueden seleccionar aquellas que queramos y posteriormente pulsar el botón “Enviar “Enviar selección”. selección”. En nuestro ejemplo, pulsamos el botón “Enviar “Enviar TODAS”, TODAS”, de manera que las facturas pasarán al estado Enviando, mostrándonos la aplicación esta pantalla:

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Si posteriormente pulsamos en el botón inicio de Adquira Marketplace, y accedemos a la bandeja de Facturas en Enviando del menú lateral izquierdo, veremos la siguiente pantalla.

Ese estado es puntual, pues una vez las facturas superen las validaciones técnicofuncionales del sistema del comprador, pasarán a estado correcto de Enviadas, a la espera de que sean Aceptadas o Rechazadas por el comprador (como más adelante veremos veremo s en el punto 2.9. Estados de una Factura). Factura ). 2.1.6. Proceso general de creación de una Factura Rectificativa Normal. Para generar una factura rectificativa con referencia a un pedido, una vez pulsamos en “Crear Factura” debemos seleccionar la opción “Factura rectificativa”, a continuación Factura rectificativa normal y por último, en el nuevo menú que nos aparece: “Factura rectificativa con referencia a pedido”. La aplicación nos mostrará entonces el listado de pedidos que contienen devoluciones de mercancías o anulaciones de recepción referentes a recepciones ya facturadas.

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El pedido ya está facturado, por lo que al Crear factura aparecerá alguna devolución/es o anulación/es de recepción referentes referen tes a rece cione cioness a factu facturadas radas..

Una factura rectificativa, como su nombre indica, rectificará una, y sólo una, factura ordinaria previamente creada y aceptada. Una vez dentro de ese listado, para crear una factura rectificativa, deberá acceder al pedido que desee facturar. Para ello seleccione el pedido y pulse el botón “Ver” si desea visualizar el pedido antes de crear la factura, o bien pulse directamente sobre el nombre o número del pedido para visualizarlo. Si, por otro lado, lo que desea es crear directamente la factura pulse el botón “Crear “Crear factura”, factura”, y directamente nos mostrará las posiciones que se pueden seleccionar para crear la factura (nos mostrará, en ese caso, las posiciones de devolución o anulaciones de recepción vinculadas vi nculadas a recepciones ya facturadas).

Nos permite visualizar el pedido antes de facturarlo.

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor Al acceder al pedido, pedido, pulsando por ejemplo el botón “Ver”, podemos ver toda la información del mismo a lo largo de la página distribuido en los siguientes apartados: cabecera, líneas de pedido y estado de las mismas, información de expedición, facturación, forma de pago, plazos de pago, comentarios y anexos. Las líneas susceptibles de ser facturadas son las que se encuentran en estado “Recibido”, “Parcialmente recibido”, “Parcialmente expedido”, “Parcialmente facturado” y “Devoluciones”. En esta otra imagen de ejemplo, hemos accedido a un pedido que tiene una línea, la cual está en estado Parcialmente Recibida. En esta página aparece el botón “Crear factura”, lo que indica que tiene alguna posición pendiente de facturar. El estado de la línea es parcialmente recibida, lo que nos indica que todavía tiene cantidades por recibir por parte del comprador. El hecho de que este pedido pedi do apareciera en el listado una vez habíamos pulsado en Crear factura rectificativa, indica que, a pesar de tener todavía cantidades por recibir, hay algunas recepciones que ya se han facturado y que posteriormente el comprador habrá devuelto o anulado sus recepciones:

Si pulsamos en Ver detalles, visualizaríamos los movimientos que por el momento ha tenido esa línea. Entre otros, veríamos uno como en el ejemplo de la imagen siguiente, en la que ha habido una devolución. Como estamos en el paso de Crear una factura rectificativa, se entiende que esta devolución hace referencia a una recepción ya facturada. Eso se podría verificar comprobando los números de “Identificador de documento” e “Identificador de documento de referencia”. El “Identificador de documento de referencia” relaciona esa devolución con una recepción de esa misma línea (es decir, lo relaciona con el “Identificador de documento” de esa recepción en concreto).

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Número identificativo de la posición (devolución) Número identificativos de la posición (recepción) a la que hace referencia la devolución.

Como se ha indicado anteriormente, cuando estamos visualizando un pedido que tiene devoluciones o anulaciones de recepción vinculadas a recepciones ya facturadas pendientes de facturar, aparece el botón “Crear factura” en la parte superior derecha de la pantalla. Si pinchamos en él, la aplicación volverá a preguntarnos si deseamos crear una factura normal o rectificativa, de manera que escogeremos en este caso la segunda opción (factura rectificativa) y en ese momento ya nos mostrará las posiciones sobre las cuales podremos crear su factura rectificativa (y que deberemos deber emos seleccionar). Una vez revisado el pedido pinchamos en crear factura. factura.

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Nos volverá a preguntar si queremos Crear una factura normal o rectificativa. En ese caso seleccionamos la se unda o ción.

En el ejemplo, nos encontramos con un pedido parcialmente recibido, en la que existe alguna devolución o anulación de recepción vinculadas a alguna recepción ya facturada previamente. Por lo tanto, al pulsar el botón “Crear Factura”, el sistema nos mostrará automáticamente las partidas susceptibles de ser facturadas en una factura rectificativa. En este ejemplo, tan sólo aparece una posición, donde se puede visualizar que hay una cantidad devuelta, y el importe es negativo. Una vez que seleccionamos las líneas a facturar pinchamos en crear factura.

Nos permite seleccionar la línea de pedido que deseamos facturar.

Se deben seleccionar las partidas que quiera incluir en la factura. Para desmarcar las posiciones seleccionadas, pulse “Limpiar selección”. En este caso, tan sólo hay una posición para seleccionar. Al crear facturas rectificativas, seleccionando devoluciones y/o anulaciones de recepciones de mercancías, el saldo será siempre negativo, no siendo posible obtener un saldo igual a cero. 38 de 90

Manual de Facturación Electrónica para Proveedor Si aparecen posiciones de devolución o anulación de recepción vinculadas a una misma recepción, se seleccionan juntas, y nos obliga la aplicación a crear la factura rectificativa para todas las posiciones sin la opción de poder seleccionar unas sí y otras no. Una vez seleccionadas las partidas a facturar, deberemos pinchar en el botón “Crear factura”, donde ya aparecerán los datos de cabecera a rellenar. A continuación accederá al borrador de la factura. Tendrá que cumplimentar los campos obligatorios de la factura que aparecen en la cabecera, como: “Número de factura” “Fecha de factura” “Fecha de vencimiento del pago estimada”.

• • •

Asimismo, también deberá rellenar el campo “Motivo de la rectificación”, el cual también es obligatorio.

El * nos indica que estos son campos obligatorios or lo ue debemos

Nos indica cual es la factura que estamos rectificando.

En el campo “Número de factura”, deberá informar un valor alfanumérico de 15 dígitos como máximo. En caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un mensaje de error (ver el punto 2.10 Posibles errores).

En el campo “Fecha de factura” aparecerá por defecto la fecha del día como fecha de creación de la factura, pero este dato se puede modificar. La fecha de factura deberá estar comprendida entre la fecha del movimiento de mercancías seleccionado más reciente y la fecha del día, ambas inclusive. En caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un mensaje de error (ver el punto 2.10 Posibles errores). 39 de 90


En el campo “Fecha de vencimiento del pago estimada”, deberá informar una fecha superior o igual a la fecha de factura. En caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un mensaje de error (ver apartado 2.10 Posibles errores).

Al crear una factura rectificativa, en el campo Documento de referencia, nos indica el número de factura ordinaria que estamos rectificando:

El campo “Método de pago” podrá venir informado con un valor fijo no modificable (“transferencia”) o mostrará por defecto el método de pago del pedido.

Al crear facturas rectificativas es obligatorio introducir el motivo de rectificación en el campo “Motivo de la rectificación”.

Pulsando “Añadir línea” puede añadir nuevas partidas del mismo pedido a la factura que está creando. Pulsando el botón “suprimir” puede eliminar una línea de esta factura.

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor Puede modificar el tipo impositivo si es incorrecto o bien informar el campo “Datos de Comprador”. Para ello pulse el botón “Modificar” situado junto a cada línea de factura. Asimismo, puede modificar en una única pantalla todas las líneas, pulsando el botón “Modificación masiva”. Nos permite modificar todas las líneas del pedido.

Nos permite modificar la línea del pedido en la cual estamos posicionados.

Una vez que hemos pinchado en “Modificación masiva” o bien en “Modificar” nos encontraremos con tres campos que podremos modificar: Datos del comprador, Impuesto y Tipo impositivo.

Una vez modificados estos campos pinchamos en aceptar y volvemos a la pantalla anterior. Verificaremos entonces que disponemos de un campo denominado “Datos de la firma digital”, donde podremos verificar si los datos de la firma electrónica son correctos; así como verificar si la factura está o no firmada.

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Cuando haya revisado y cumplimentado todos los campos de la factura, pulse el botón “Guardar”.

2.1.7. Auto-selección al crear facturas. Al crear una factura, el sistema podrá, en algunos casos, agrupar de forma automática los movimientos de mercancías relacionados entre sí. Los casos de agrupación que se pueden dar son los siguientes: Al crear una factura ordinaria, las recepciones de mercancías, devoluciones de mercancías y anulaciones de recepciones de mercancías, vinculadas entre sí, estando las recepciones de mercancías aún no facturadas. Se auto-seleccionará una recepción de mercancías con su correspondiente anulación de recepción. Se auto-seleccionará una recepción de mercancías con las devoluciones de mercancías vinculadas a ella. •

o

o

Al crear una factura rectificativa, las devoluciones de mercancías y anulaciones de recepciones de mercancías, vinculadas a recepciones de mercancías ya facturadas, en una misma factura de referencia. •

se auto-seleccionarán devoluciones de mercancías y anulaciones de recepciones, vinculadas a recepciones de mercancías que hayan sido facturadas en una misma factura de referencia. o

A continuación analizaremos los casos que pueden darse: 42 de 90

Manual de Facturación Electrónica para Proveedor A. Una línea de pedido ha sido recibida con una recepción de mercancías (no facturada) y posteriormente se devuelve una parte con una devolución de mercancías. La devolución de mercancías está vinculada a la recepción de mercancías, a través del identificador de la recepción. Al crear una factura ordinaria, se auto-seleccionarán la recepción de mercancías y la devolución de mercancías. A continuación veremos un ejemplo de este caso: Recepcionamos la recepción de mercancía de una línea de pedido por 100 unidades como vemos en el gráfico.

A continuación recibimos una devolución de 50 unidades.

Al crear una factura, se auto-seleccionarán los dos movimientos de mercancías.

B. Una línea de pedido ha sido recibida con una recepción de mercancías (no facturada) y posteriormente se devuelve la totalidad con una devolución de mercancías.

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor La devolución de mercancías está vinculada a la recepción de mercancías, a través del identificador de la recepción. Al crear una factura ordinaria, se auto-seleccionarán la recepción de mercancías y la devolución de mercancías, pero no se podrá crear la factura porque su saldo será igual a 0. A continuación veremos un ejemplo de este caso:

C. Una línea de pedido ha sido recibida con una recepción de mercancías (no facturada) y posteriormente se anula dicha recepción de mercancías. La anulación de recepción de mercancías está vinculada a la recepción de mercancías, a través del identificador de la recepción. Al crear una factura ordinaria, no aparecerán dichos movimientos de mercancías (recepción de mercancías y anulación de recepción de mercancías) ya que se compensan mutuamente. A continuación veremos un ejemplo de este caso: Recepción 200 unidades Anulación de recepción 200 unidades

Los movimientos no aparecen como facturables

D. Una línea de pedido ha sido recibida con una recepción de mercancías, que ha sido facturada mediante la emisión de una factura ordinaria, en estado Aceptada. Posteriormente, se devuelve una parte de la cantidad recibida con una devolución de mercancías. La devolución de mercancías está vinculada a la recepción de mercancías, a través del identificador de la recepción. Como la recepción de mercancías ya está facturada, sólo procede crear una factura rectificativa, con referencia a la factura original.

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor Al crear una factura rectificativa, aparecerá la devolución de mercancías como facturable. E. Una línea de pedido ha sido recibida con una recepción de mercancías, que ha sido facturada mediante la emisión de una factura ordinaria, en estado Aceptada. Posteriormente, se anula dicha recepción de mercancías. La anulación de recepción de mercancías está vinculada a la recepción de mercancías, a través del identificador de la recepción. Como la recepción de mercancías ya está facturada, sólo procede crear una factura rectificativa, con referencia a la factura original. Al crear una factura rectificativa, aparecerá la anulación de recepción de mercancías como facturable. F. Un pedido ha sido recibido con varias recepciones de mercancías, ya facturadas en su conjunto mediante la emisión de una factura ordinaria, en estado Aceptada. Posteriormente, se devuelve una parte de la cantidad recibida con una o varias devoluciones de mercancías. También, se anula alguna recepción de mercancías. Las devoluciones de mercancías y las anulaciones de recepciones están vinculadas a las correspondientes recepciones de mercancías, a través del identificador de las recepciones. Como las recepciones de mercancías ya están facturadas en una misma factura, sólo procede crear una factura rectificativa, con referencia a la factura original. Al crear una factura rectificativa, se auto-seleccionarán las devoluciones de mercancías y las anulaciones de mercancías vinculadas a recepciones de mercancías incluidas en una misma factura de referencia. A continuación veremos un ejemplo de este caso:

Entrada 100 unidades

Factura A 600

Entrada 300 unidades Devolución 150 unidades Entrada 200 unidades Devolución 100 unidades

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Factura rectificativa (Factura A) - 250 unidades


2.2. Facturas Electrónicas Sin Referencia a Pedido Electrónico (para Telefónica Móviles España) Un proveedor en función de los permisos que tenga podrá crear facturas electrónicas sin referencia a pedidos electrónicos, dependiendo del cliente comprador. Actualmente esta funcionalidad es tan sólo para algunos usuarios que facturan a Telefónica Móviles España). La Facturación Electrónica Sin Referencia a pedido electrónico, nos permite crear facturas sin hacer referencia a un pedido publicado en Adquira Marketplace.

2.2.1. Crear una Factura Electrónica Sin Referencia a Pedido Electrónico. Para crear una factura sin referencia a pedido, el usuario proveedor deberá realizar los siguientes pasos: El usuario pulsará el acceso “Crear Factura” y visualizará la siguiente pantalla (el sistema valida que el usuario proveedor tiene permiso para crear este tipo de facturas). •

Seleccionará Factura sin referencia a pedido, pulsará el botón Aceptar y parecerá la siguiente pantalla: •

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Se nos desplegarán en el nuevo menú2 opciones. Las posibles opciones son Carga Individual y Carga Masiva (en este momento esta función no está habilitada). Cada una de ellas nos llevará al formulario para crear una factura sin referencia, o a la pantalla desde donde se puede subir un Excel con datos para crear varias facturas sin referencia simultáneamente. - Carga Individual

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor - Carga Masiva

Al seleccionar carga individual , tendremos que rellenar los datos de cabecera de la misma, así como a nivel de item.

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Como se puede observar en la imagen anterior, en la descripción de algunos campos aparece (*). Esto indica al usuario, qué campos son obligatorios a completar en una factura. En caso de no rellenar estos campos, aparecerá el siguiente mensaje de error:

Todos los campos de fecha, disponen de un botón Calendario. Pulsando este botón, el sistema mostrará un calendario, pudiendo el usuario, seleccionar la fecha y recuperarla en el campo correspondiente. El botón Hoy recupera, en el campo correspondiente, la fecha de hoy.

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2.2.2. Datos de Cabecera de Factura El usuario deberá completar los datos relativos a la cabecera. El usuario proveedor debe tener en cuenta:  Dentro de la cabecera los campos obligatorios son: Número de Factura, Fecha de Factura y Fecha Vencimiento del Pago Estimada, Comprador.  En el campo Comprador se filtran los compradores a los que el proveedor puede emitir una factura sin referencia a pedido.

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor El ID del pedido se refiere al número de pedido correspondiente a la factura a emitir (si existe). No sería el ID de pedido de Marketplace, ya que esta es una factura sin referencia a pedido. 

 Los

datos del proveedor se recuperan automáticamente de los datos almacenados en MarketPlace a nivel de entidad proveedora. Estos datos son los que las empresas proveedoras facilitaron en el momento de darse de alta en Adquira.  El

Estado de la Factura es un campo informativo, calculado por Marketplace.  En

relación a la divisa tenemos varias opciones, como podemos observar en la siguiente figura:

Con respecto a los campos de cabecera, existen las siguientes validaciones:  El número de factura debe ser único en Adquira MarketPlace para el proveedor.  La fecha de factura debe ser menor o igual a la fecha del día.  La fecha de vencimiento de pago tiene que ser mayor o igual a la fecha de la factura. 

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2.2.3. Datos de Líneas de Factura El usuario deberá completar, al menos, una línea de factura. Para ello deberá pulsar el link “Añadir línea”.

Se mostrará la siguiente pantalla:

El usuario, para dar de alta una línea, deberá tener en cuenta: Dentro de la línea de una factura los campos obligatorios son: Número de Albarán, Descripción del artículo, Ctd. Recibida, Precio unidad, unidad, impuesto y tipo impositivo.  En relación al campo Unidad, debemos seleccionar la unidad de medida de cantidad que corresponda al artículo en consideración. Como podemos observar tenemos varias opciones: 

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 En relación a los Impuestos, también tenemos varias opciones para seleccionar el tipo y porcentaje del impuesto que aplica en cada caso.

 Una

vez seleccionado el impuesto correspondiente debemos seleccionar el Tipo impositivo (%):

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Con respecto a la línea de factura, existen las siguientes validaciones:  La cantidad recibida y el precio unidad deben de ser numéricos.  La Fecha de Recepción no puede ser menor a la fecha de expedición ni superior a la fecha de hoy. 

En relación a la Fecha de Expedición, ésta debe ser anterior a la fecha de recepción. 

Cuando hemos finalizado de completar todos los campos requeridos para la primera línea de factura, pulsando el botón Añadir, veremos la línea de factura creada. 

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Debemos repetir este procedimiento por cada línea de factura que queramos añadir: 

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor  En

creadas.

el siguiente ejemplo se muestra la factura con dos líneas de factura

Como podemos observar en la figura, se ven las dos líneas de artículos agregadas con sus correspondientes impuestos (línea 1 con un % de impuesto del 16% y la línea 2 con un % de impuesto del 5%). Mientras no pulsemos el botón guardar, en el resumen de la Factura, veremos el importe total bruto de la factura, el importe total de impuestos y el importe total a pagar, sin ver el desglose por tipos impositivos. Una vez completados todos los datos de la factura el usuario deberá pulsar el botón Guardar. A la hora de guardar una factura, el usuario deberá tener en cuenta: Deberá completar los campos obligatorios y al menos dar de alta una línea de factura.  El usuario podrá, si no ha enviado la factura, modificar los datos de cabecera y línea de factura (está última con el botón modificar) y pulsar el botón Guardar para actualizar los cambios.  En el resumen de la factura, una vez guardada está, aparece el desglose por tipo de impuesto como se puede visualizar en la siguiente imagen. 

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2.3. Firmar una Factura Electrónica. Una vez que haya guardado la factura que estuviera creando (ya sea una factura ordinaria, rectificativa, rectificativa de anulación o una factura sin referencia a pedido electrónico) podrá proceder a firmarla, pulsando el botón correspondiente.

Una vez que haya guardado la factura, podrá proceder a firmarla. En el proceso de alta en Adquira Marketplace para la facturación electrónica, usted habrá elegido un tipo firma: Firma por el proveedor: Usted firmará con un certificado propio que le identifique como persona física o como persona jurídica. •

Firma delegada en Adquira: Usted habrá delegado la firma en Adquira, por lo que firmará con el certificado de Adquira. •

2.3.1. Firma por el proveedor Antes de poder empezar a firmar, previamente tendrá que haber instalado en su ordenador un Certificado de Firma Digital Avanzada, tal como se describe en el apartado “Instalar un Certificado Digital para la Firma Electrónica” .

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor Para firmar, pulse el botón “Firmar” y le aparecerá la siguiente ventana, en la que el software de firma le mostrará los certificados instalados en su ordenador, disponibles para firmar electrónicamente. Seleccione el certificado con el que desea firmar la factura, en caso de poseer más de un certificado. Asegúrese de que el certificado que va a utilizar es válido y está en vigor (no revocado, ni caducado); en caso contrario la factura no será válida ante la AEAT como se le indica en el mensaje que se muestra en la ventana. A continuación pulse el botón “Aceptar”.

Como nivel adicional de seguridad, el sistema le requerirá a continuación la contraseña para verificar el acceso y utilización del certificado digital. Introduzca la contraseña y pulse nuevamente el botón “Aceptar”. Si es correcta, aparecerá una pequeña ventana informativa confirmando que la factura se ha firmado correctamente. Pulse el botón “Aceptar” para proseguir.

Introducida la contraseña saldrá una nueva ventana confirmando que la 1 2

2.3.2. Firma delegada en Adquira Si ha elegido este tipo de firma, no será necesario haber instalado ningún certificado previamente ya que usted va a firmar con el certificado de Adquira.

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor Para firmar, pulse el botón “Firmar” y, si el sistema no detecta ningún problema con el certificado de Adquira, aparecerá una pequeña ventana informativa confirmando que la factura se ha firmado correctamente. Pulse el botón “Aceptar” para proseguir.

2.3.3. Opciones posteriores a la firma Comprobará que la factura ha pasado al estado “Firmada”. Además, puede consultar información sobre la firma en el apartado “Datos de la Firma Digital”, situado en la parte inferior derecha de la factura:

Si desea enviar la factura en otro momento posterior a la firma, puede salir del sistema. Está factura firmada quedará automáticamente almacenada en el apartado “Facturas firmadas”, accesible desde la Guía de Navegación izquierda de la página de Inicio de Adquira Marketplace.

Dentro del listado de Facturas firmadas, puede identificar su factura por el “Número de factura”. Además, puede acceder directamente al pedido al que hace referencia la factura, pulsando sobre el número de pedido. Para facilitar la localización de una factura en concreto, Adquira Marketplace le ofrece la posibilidad de realizar “Búsqueda Avanzada” y de “Filtrar” facturas. Seleccione la factura que desea consultar y pulse el botón correspondiente a la acción a realizar, entre las siguientes opciones:

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor 

“Ver”.

Ver. Si desea revisar su factura, proceda a seleccionarla y pulse el botón

Modificar, pulse este botón para modificar los campos de la factura obligada cumplimentación o el tipo impositivo. Recuerde que modificar una factura implica deshacer la firma, por lo que siempre que realice una modificación en una factura, tendrá que volver a firmarla. Una factura ya enviada al comprador no podrá ser modificada. 

Descargar, este botón le permite descargar la factura en formato electrónico a su ordenador. 

 Eliminar, pulse este botón para eliminar la factura seleccionada. El pedido del comprador volverá entonces a ser facturable y aparecerá en el listado de “Pedidos Facturables”. Al eliminar una factura el número de factura que indicamos también se borra, por lo que podemos reutilizarlo. Sólo se podrán eliminar facturas en estado “En curso” o “Firmada”.  Vista previa, esta opción le permite visualizar la factura seleccionada en formato “pdf”.

Nos permite realizar una búsqueda más recisa.

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Nos permite acceder directamente al pedido.

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Seleccione la factura que desea consultar y pulse el botón correspondiente a la acción a realizar.

2.4. Enviar Factura al Comprador Si accede a la factura a través de “Ver”, podrá enviarla pulsando el botón “Enviar”.

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Adquira Marketplace muestra a continuación una pantalla que le confirma el envío de la factura al comprador.

Esta factura pasará al estado “Enviando”, donde podrá consultarla, realizar una vista previa o descargarla.

Si seleccionamos la opción de vista previa nos aparecerá la factura en formato PDF para su consulta (este documento no tiene validez legal).

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Si seleccionamos la opción descargar se obtendrán los ficheros correspondientes a la factura, tal como se describe en el apartado “Descargar y Guardar Facturas en Formato Electrónico”.

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor 2.5. Visualizar facturas Puede proceder a visualizar una factura electrónica en formato “.pdf”, desde cualquier estado de la Guía de Navegación izquierda, así como desde el histórico. Para ello, seleccione la factura en cuestión del listado y pulsar el botón “Vista Previa”. Puede imprimir la factura pulsando el icono de impresión.

Nos permite imprimir la factura.

2.6. Duplicados de Facturas 2.6.1. A través del menú de Histórico de facturas Puede realizar duplicados de originales de facturas ordinarias, facturas rectificativas o facturas rectificativas de anulación, que se consideran definitivas, es decir en estado “Aceptadas”, “Pagadas”, “Rectificadas” o “Anuladas”. Para ello, acceda en primer lugar a la factura a través del “Histórico de facturas”, en la Guía de Navegación izquierda.

Nota: la funcionalidad de facturas “Pagadas” no está aún disponible en Adquira Marketplace. Acceda a la factura que desea duplicar y pulse el botón “Crear Duplicado”. No podrá realizar modificaciones sobre este documento, puesto que es una copia exacta de la factura original. A continuación proceda a firmar electrónicamente la factura pulsando el botón

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor “Firmar”. El procedimiento de firma de un duplicado de factura es idéntico al de firma de una factura original.

Una vez firmado el duplicado, puede proceder a su envío, y a partir de ese momento encontrará este duplicado de factura en “Enviando”. El duplicado será una copia exacta de la factura original, con la única diferencia en el campo “Tipo de documento”, en el que aparecerá “Duplicado de factura”, en lugar de “Original de factura”.

Puede crear tantos duplicados como requiera, pero siempre partiendo de la factura original y firmando de nuevo cada vez. NOTA: Para más información del proceso de firma y envío de facturas, consulte los apartados 2.3. Firmar una Factura Electrónica y 2.4. Enviar Factura al Comprador.

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor 2.6.2. Pulsando el acceso “Crear Factura”, situado en la elipse central. Pulsando en este enlace accedemos a varias opciones, deberemos escoger la opción:”Duplicado de Facturas” y seleccionar el botón Aceptar. De esta manera, nos aparecerán las facturas de las que podemos obtener un duplicado.

Podremos crear “duplicado de facturas” sobre las siguientes: - Facturas Rechazadas - Facturas Aceptadas - Facturas Enviadas - Facturas Rectificadas y - Facturas Anuladas

Una vez hayamos seleccionado la opción de “Duplicado de Facturas”, nos aparecerán en pantallas las facturas sobre las que podemos crear un duplicado, la seleccionaríamos y hacemos clic en “Crear duplicado”. (Véase NOTA pág. 55)

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2.7. Anular Facturas Adquira Marketplace permite anular facturas ordinarias o rectificativas que se encuentren en los estados “rechazadas” o “aceptadas”. Si una factura se encuentra en estado “rechazada”, usted deberá anularla creando y enviando la correspondiente factura rectificativa de anulación. •

Si una factura se encuentra en estado “aceptada”, usted podrá anularla, en caso de necesidad, creando y enviando la correspondiente factura rectificativa de anulación. Este tipo de anulaciones deberían ser excepcionales, previo acuerdo con el comprador. •

Para anular una factura que se encuentre en la Bandeja de Facturas Rechazadas, usted podrá hacerlo, bien a través de la Guía de Navegación izquierda y pulsando el botón “Anular Factura” o pulsando el acceso “Crear Factura”, situado en la elipse central y una vez se nos despliegue el menú, seleccionando la opción “Factura Rectificativa” y a continuación “Factura Rectificativa de Anulación” y de esta manera nos aparecerán aquellas facturas sobre las que debemos crear su correspondiente Factura Rectificativa de Anulación. - Para anular una factura desde la Bandeja de Facturas rechazadas, deberíamos acceder dentro de ella y seleccionar el botón anular factura, tal y como se muestra a continuación.

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A continuación introduzca en el campo “Número Factura”, un número de factura rectificativa de anulación. Observe que el campo “Documento de referencia” le permitirá acceder en todo momento al documento factura que está anulando. Las validaciones sobre los campos “fecha factura” y número de factura” son idénticas a las de creación de un original de factura. Para crear una factura de anulación es necesario introducir los motivos de la anulación en el cuadro “Motivo de rectificación”.

Posteriormente, pulse el botón “Guardar”.

Una vez guardada la factura rectificativa de anulación, podrá proceder a firmarla electrónicamente. A continuación, podrá enviar la factura rectificativa de anulación al comprador pulsando el botón “Enviar”.

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NOTA: Para más información del proceso de firma y envío de facturas, consulte los apartados 2.3. Firmar una Factura Electrónica y 2.4. Enviar Factura al Comprador. - Para anular una Factura desde el acceso “Crear Factura”, situado en la elipse central, deberíamos seguir los siguientes pasos. Seleccionamos “Crear Factura” y una vez se nos despliegue el menú, seguiremos los siguientes pasos: “Factura Rectificativa” - “Factura Rectificativa de Anulación” y de esta manera nos aparecerán aquellas facturas sobre las que debemos crear su correspondiente Factura Rectificativa de Anulación.

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor Debemos seleccionar aquella factura que deseamos anular y a continuación hacer clic en el botón “Anular Factura”

Nota: El flujo del envío de la factura es el mismo que el caso anterior. 2.8. Consultar facturas asociadas a un pedido Un pedido en Marketplace puede tener asociadas una o varias facturas. Es por ello que se ha creado un botón que permite consultar las facturas asociadas al pedido, si existe alguna creada. En caso de no existir ninguna factura para el pedido el botón no aparece. Para consultar las facturas asociadas, accedemos a un pedido.

Una vez que accedemos a los detalles del pedido, si el pedido tiene facturas asociadas, observamos que tenemos el botón tanto en la parte superior de la botonera como en la parte inferior.

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Finalmente para ver las facturas asociadas al pedido pulsamos el botón y nos aparecerá la pantalla con el listado de la o las facturas que tenga el pedido.

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor 2.9. Estados de una Factura Una Factura pude pasar por los estados: “Enviando”, “Enviado”, “Rechazado”, “Aceptado” y/o “Pagado”, “Anulado”, “Rectificado”. El siguiente esquema nos muestra los distintos estados y el orden en el que se produciría:

Es uema de una factura ordinaria

Es uema de una factura rectificativa sobre una factura ordinaria

Dependiendo del estado en el que se encuentre la factura tendremos la posibilidad de anular una Factura o emitir uno o varios duplicados.

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor Cuando procedemos a anular una factura, veremos que una Anulación de Factura, también puede pasar por distintos estados, como muestra el siguiente esquema:

Esquema de una anulación de una factura ordinaria

Esquema de una anulación de una factura rectificativa

2.10. Descargar y Guardar Facturas en Formato Electrónico Puede descargar a su ordenador en formato electrónico todas las facturas que se consideren definitivas, es decir, aquellas que cumplan con los siguientes estados: Facturas ordinarias que estén en estado “Aceptadas”, “Anuladas”, “Rectificadas”. Facturas rectificativas que estén en estado “Aceptadas”, “Anuladas”. Facturas rectificativas que estén en estado “Enviadas”. •

• •

De esta manera, usted podrá guardar sus facturas cumpliendo los requisitos de custodia que exige la ley. Para ello debe seleccionar la factura que desee y pulsar en el botón “Descargar”

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Siguiendo las instrucciones que se indican en la pantalla, pulse sobre “Descarga de factura” y seleccione la opción “Guardar”, tal y como aparece en la siguiente imagen. Posteriormente deberá indicar la carpeta de su ordenador en la que desea guardar la factura y finalmente pulsar el botón “Guardar”. El sistema ofrece la opción de abrir a continuación dicho fichero. Para facilitar la identificación de la factura, el nombre del archivo coincide con el número de la factura. Recomendamos no modificar este dato, ya que el nombre de la factura servirá de identificación cuando desee abrir de nuevo esa factura en su ordenador.

Localizaremos una carpeta en las cual guardar nuestras facturas. El nombre del archivo es por defecto el Nº de la factura, por lo cual

El fichero descargado está en formato ZIP, por tanto, para visualizar la factura, es necesario descomprimir el fichero.

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor Al descomprimir el fichero ZIP vemos que contiene tres archivos: Factura electrónica firmada en formato “XML”. Ésta es la factura con valor legal que deberá almacenar durante el periodo que establece la ley y que deberá mostrar a Hacienda en caso de una inspección fiscal.  Visor, archivo “xslt” que nos permite visualizar de forma legible el fichero factura XML.  Archivo pdf , que nos permite visualizar de forma legible la factura con el programa Acrobat Reader. Este documento no tiene validez legal. 

Factura con valor legal. Fichero que nos permite visualizar de forma legible el archivo factura XML.

Nos permite visualizar la factura en formato PDF.

En la carpeta de su ordenador, en la que decida guardar las facturas, podrá ir acumulando todas las facturas electrónicas emitidas a través de Adquira Marketplace. Le recomendamos que haga periódicamente una copia de seguridad de dichas facturas electrónicas, en soporte magnético (en un CD por ejemplo), para su almacenamiento y custodia.

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2.11. Posibilidades de Visualización de una Factura Antes de visualizar una factura electrónica, previamente, debemos extraer a nuestro ordenador (en local), los tres archivos del fichero ZIP. 2.11.1. En Formato Legible 2.11.1.1. Fichero Factura XML con visor Estando el fichero formato XML y el visor en el mismo directorio, haremos doble clic sobre el fichero factura XML para visualizarlo.

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Fichero Factura PDF Para visualizar el documento debemos hacer doble clic sobre la factura pdf.

2.11.2. En Formato No Legible 2.11.2.1. Fichero Factura XML con Editor de Texto En este caso podemos visualizar la factura pulsando con el botón derecho del ratón sobre el documento XML, y seleccionando la opción “Abrir con…”, a continuación seleccionaremos un editor de texto como puede ser: “Word” o “Bloc de notas”.

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor 2.12. Otras opciones. Podemos encontrar más opciones cuando accedemos en cualquiera de las bandejas de facturas, como podemos ver en la siguiente pantalla:

Las opciones que nos aparecen nos permiten: - Ver: Visualizar una factura seleccionada - Seleccionar todo: Selecciona todos los registros que aparecen en la pantalla (máximo aparecen 10 registros de facturas por pantalla). - Limpiar selección: Permite limpiar la selección de los registros que teníamos seleccionados. - Vista previa: Permite la vista de la factura seleccionada en formato pdf. - Descargar todas: Permite la descarga de todas las facturas que aparecen en la pantalla (máximo 10 registros de facturas por pantalla). Nos va a generar un archivo comprimido el cual va a contener los archivos comprimidos de cada una de las facturas que aparecen en la pantalla (un máximo de 10 facturas). - Descargar selección: Nos permite la descarga de las facturas que tengamos seleccionadas en la pantalla. Nos va a generar un archivo comprimido que contendrá los archivos comprimidos de las facturas seleccionadas.

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor 2.13. Posibles Errores A continuación veremos aquellos posibles errores con los cuales nos podemos encontrar a la hora de gestionar nuestras facturas. 2.13.1. Error en el número de factura A la hora de crear una factura es importante recordar que el nombre que le demos a la factura no podrá superar los 15 dígitos; de lo contrario nos encontraremos con el siguiente error:

2.13.2. Error en la fecha de factura La fecha de factura deberá estar comprendida entre la fecha del movimiento de mercancías seleccionado más reciente y la fecha del día, ambas inclusive. En caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un mensaje de error.

2.13.3. Error en la fecha de vencimiento del pago estimada En el campo “Fecha de vencimiento del pago estimada”, deberá informar una fecha superior o igual a la fecha de factura. En caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un mensaje de error.

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2.13.4. Error al cancelar la firma por parte del usuario en el momento de la elección del certificado Otro error con el cual nos podemos encontrar es que al pulsar ¨Cancelar¨ mientras estamos seleccionando un certificado nos cancela la firma de la factura como veremos en el gráfico.

2.13.5 Error al introducir contraseña Cuando introducimos erróneamente nuestra contraseña se produce el siguiente error. El texto de este error puede variar, dependiendo si trabajamos con Windows XP o Windows 2000. Error generado con Windows 2000.

Error generado con Windows XP.

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor Este error también lo visualizamos al pulsar el botón “cancelar”, cuando tenemos que introducir la contraseña a la hora de firmar. 2.13.6. Error con el Certificado Caducado Cuando procedemos a firmar una factura y nuestro Certificado ha caducado, visualizaremos una pantalla en la cual el botón “Aceptar” estará desactivado. Pero en esta ventana nos aparecerá la fecha de validez del certificado, por tanto podemos verificar su caducidad.

2.13.7. Error Certificado emitido por una entidad de certificación no reconocida Cuando tenemos un certificado que no es de una entidad confiable, es decir, que no está reconocido por la FNMT, visualizaremos el siguiente error al intentar firmar una factura.

2.13.8. Error al no existir certificado seleccionable Si intentamos firmar una factura pero no tenemos un certificado instalado, el sistema nos mostrará el siguiente error:

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2.13.9. Error cuando se obtiene saldo igual a 0 al crear la factura Cuando tenemos una factura en la que han sido devueltas todas las unidades recibidas, el saldo resultante es cero, por tanto, al intentar firmar la factura tendremos el siguiente error:

2.13.10. Errores tras el envío de documentos Una vez que hemos procedido al envío de un documento al comprador, (factura, abono, anulación de factura o duplicado), a través de la opción de Enviar, dicho documento queda en Adquira Marketplace en el estado "Enviando".

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor En caso de producirse algún error en el procesamiento de dicho documento en el sistema del comprador, por ejemplo por determinadas validaciones funcionales o de datos, el documento volverá en Adquira Marketplace al estado "Firmada", con una señal de advertencia y con un texto descriptivo del error.

Con un documento que se encuentre en estado "Firmada", podemos llevar a cabo una de estas 3 acciones: 1. Reenviar dicho documento al comprador a través de la opción de “Enviar”, si así lo solicita el comprador. 2. Modificar dicho documento, (sólo aquellos datos que son modificables) a través de la opción de “Modificar”. Una vez modificados el documento debemos firmarlo y enviarlo nuevamente al comprador. 3. Eliminar el documento de Adquira Marketplace, a través de la opción “Eliminar”. Después, en el momento en el que proceda, podemos generar un nuevo documento, firmarlo y enviarlo al comprador. Tenemos que tener en cuenta que en algunos casos, debemos ponernos en contacto con el CAC de Adquira y/o con la persona de contacto del comprador para acordar la acción a llevar a cabo y el momento para realizar esta acción. 82 de 90

Manual de Facturación Electrónica para Proveedor A continuación podemos ver una tabla con los diferentes errores que podemos recibir del comprador y las acciones que debemos realizar en cada caso:

3. Notificaciones del sistema El sistema envía automáticamente una serie de notificaciones a los usuarios a medida que vayamos trabajando en las facturas. Dichas notificaciones se envían a una única dirección de remite que es aquella facilitada a Adquira en el momento de la toma de datos. Si tienen alguna duda o para realizar cualquier modificación de la misma no dude en ponerse en contacto con nuestro Centro de Atención al Cliente en el número de teléfono 902 424 024 o en la dirección de correo electrónico [email protected]. A continuación se detallan las distintas plantillas de mensajes que puede recibir a la hora de trabajar con Facturas electrónicas en Marketplace.

3.1. Factura electrónica enviada desde Adquira Marketplace A continuación vemos la plantilla del correo electrónico que recibe el proveedor cuando la factura electrónica ha llegado correctamente al sistema del comprador:

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor Asunto: Factura Electrónica enviada desde Adquira MARKETPLACE - - POR FAVOR NO RESPONDA A ESTE E-MAIL - Estimado/a El envío de su factura se ha realizado correctamente. Resumen de la factura: Comprador: Pedido: Nº pedido: Nº factura: Fecha factura: Importe de la factura: ATENCIÓN: Le recordamos que este mensaje ha sido generado automáticamente por el sistema. Para responder, acceda directamente a la solución Adquira MARKETPLACE: (http://www.adquira.es/marketplace) ---------------------------------------------------------------------------Adquira MARKETPLACE Negocios en directo Para más información: Centro de Atención al Cliente de Adquira 902 424 024 [email protected]. http://www.adquira.es -------------------------------- AVISO LEGAL ----------------------------Este mensaje es solamente para la persona a la que va dirigido. Puede contener información confidencial o legalmente protegida. No hay renuncia a la confidencialidad o privilegio por cualquier transmisión mala/errónea. Si usted ha recibido este mensaje por error, le rogamos que borre de su sistema inmediatamente el mensaje así como todas sus copias, destruya todas las copias del mismo de su disco duro y notifique al remitente. No debe, directa o indirectamente, usar, revelar, distribuir, imprimir o copiar ninguna de las partes de este mensaje si no es usted el destinatario. En el caso de que el destinatario de este mensaje no consintiera la utilización del correo electrónico vía Internet, rogamos lo ponga en nuestro conocimiento de manera inmediata. -------------------------------- DISCLAIMER ----------------------------This message is intended exclusively for the named person. It may contain confidential, proprietary or legally privileged information. No confidentiality or privilege is waived or lost by any miss transmission. If you receive this message in error, please immediately delete it and all copies of it from your system, destroy any hard copies of it and notify the sender. Your must not, directly or indirectly, use, disclose, distribute, print, or copy any part of this message if you are not the intended recipient. If the addressee of this message does not consent to the use of internet e-mail, please communicate it to us immediately. ---------------------------------------------------------------------------

3.2. Aceptación de una Factura Electrónica por su comprador en Adquira MARKETPLACE A continuación vemos la plantilla del correo electrónico que recibe el proveedor cuando cuándo el comprador acepta una factura previamente enviada. La factura aparecerá en Adquira Marketplace con el estado “Aceptada”.

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor Asunto: Aceptación de una Factura Electrónica por su comprador en Adquira MARKETPLACE - - POR FAVOR NO RESPONDA A ESTE E-MAIL - Estimado/a , de la compañía , ha aceptado la factura que usted le envió con fecha Resumen de la factura: Comprador: Pedido: Nº pedido: Nº factura: Fecha factura: Importe de la factura:

Por favor, acceda a Adquira Marketplace (http://www.adquira.es/marketplace) para consultar, descargar, custodiar o imprimir su factura. ATENCIÓN: Le recordamos que este mensaje ha sido generado automáticamente por el sistema. Para responder, acceda directamente a la solución Adquira MARKETPLACE: (http://www.adquira.es/marketplace) ---------------------------------------------------------------------------Adquira MARKETPLACE Negocios en directo Para más información: Centro de Atención al Cliente de Adquira 902 424 024 [email protected]. http://www.adquira.es -------------------------------- AVISO LEGAL ----------------------------Este mensaje es solamente para la persona a la que va dirigido. Puede contener información confidencial o legalmente protegida. No hay renuncia a la confidencialidad o privilegio por cualquier transmisión mala/errónea. Si usted ha recibido este mensaje por error, le rogamos que borre de su sistema inmediatamente el mensaje así como todas sus copias, destruya todas las copias del mismo de su disco duro y notifique al remitente. No debe, directa o indirectamente, usar, revelar, distribuir, imprimir o copiar ninguna de las partes de este mensaje si no es usted el destinatario. En el caso de que el destinatario de este mensaje no consintiera la utilización del correo electrónico vía Internet, rogamos lo ponga en nuestro conocimiento de manera inmediata. -------------------------------- DISCLAIMER ----------------------------This message is intended exclusively for the named person. It may contain confidential, proprietary or legally privileged information. No confidentiality or privilege is waived or lost by any miss transmission. If you receive this message in error, please immediately delete it and all copies of it from your system, destroy any hard copies of it and notify the sender. Your must not, directly or indirectly, use, disclose, distribute, print, or copy any part of this message if you are not the intended recipient. If the addressee of this message does not consent to the use of internet e-mail, please communicate it to us immediately. ---------------------------------------------------------------------------

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor 3.3. Anulación de Factura Electrónica enviada desde Adquira Marketplace A continuación vemos la plantilla del correo electrónico que recibe el proveedor cuando la factura rectificativa de anulación enviada ha llegado correctamente al sistema del comprador: Asunto: Anulación de Factura Electrónica enviada desde Adquira MARKETPLACE - - POR FAVOR NO RESPONDA A ESTE E-MAIL - Estimado/a , El envío de su anulación de factura se ha realizado correctamente. Resumen de la factura: Comprador: Pedido: Nº pedido: Nº factura: Fecha factura: Importe de la factura:

ATENCIÓN: Le recordamos que este mensaje ha sido generado automáticamente por el sistema. Para responder, acceda directamente a la solución Adquira MARKETPLACE: (http://www.adquira.es/marketplace) ---------------------------------------------------------------------------Adquira MARKETPLACE Negocios en directo Para más información: Centro de Atención al Cliente de Adquira 902 424 024 [email protected]. http://www.adquira.es -------------------------------- AVISO LEGAL ----------------------------Este mensaje es solamente para la persona a la que va dirigido. Puede contener información confidencial o legalmente protegida. No hay renuncia a la confidencialidad o privilegio por cualquier transmisión mala/errónea. Si usted ha recibido este mensaje por error, le rogamos que borre de su sistema inmediatamente el mensaje así como todas sus copias, destruya todas las copias del mismo de su disco duro y notifique al remitente. No debe, directa o indirectamente, usar, revelar, distribuir, imprimir o copiar ninguna de las partes de este mensaje si no es usted el destinatario. En el caso de que el destinatario de este mensaje no consintiera la utilización del correo electrónico vía Internet, rogamos lo ponga en nuestro conocimiento de manera inmediata. -------------------------------- DISCLAIMER ----------------------------This message is intended exclusively for the named person. It may contain confidential, proprietary or legally privileged information. No confidentiality or privilege is waived or lost by any miss transmission. If you receive this message in error, please immediately delete it and all copies of it from your system, destroy any hard copies of it and notify the sender. Your must not, directly or indirectly, use, disclose, distribute, print, or copy any part of this message if you are not the intended recipient. If the addressee of this message does not consent to the use of internet e-mail, please communicate it to us immediately. ---------------------------------------------------------------------------

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor 3.4. Rechazo de una Factura Electrónica por el Comprador en Adquira Marketplace A continuación vemos la plantilla del correo electrónico que recibe el proveedor cuando el comprador rechaza una factura previamente enviada. La factura aparecerá en Marketplace con el estado “Rechazada”. Asunto: Rechazo de una Factura Electrónica por su comprador en Adquira MARKETPLACE - - POR FAVOR NO RESPONDA A ESTE E-MAIL - Estimado/a , , de la compañía , ha rechazado la factura que usted le envió con fecha Resumen de la factura: Comprador: Pedido: Nº pedido: Nº factura: Fecha factura: Importe de la factura:

Por favor, acceda a Adquira Marketplace (http://www.adquira.es/marketplace) para anular esta factura y emitir una nueva. ATENCIÓN: Le recordamos que este mensaje ha sido generado automáticamente por el sistema. Para responder, acceda directamente a la solución Adquira MARKETPLACE: (http://www.adquira.es/marketplace) ---------------------------------------------------------------------------Adquira MARKETPLACE Negocios en directo Para más información: Centro de Atención al Cliente de Adquira 902 424 024 [email protected]. http://www.adquira.es -------------------------------- AVISO LEGAL ----------------------------Este mensaje es solamente para la persona a la que va dirigido. Puede contener información confidencial o legalmente protegida. No hay renuncia a la confidencialidad o privilegio por cualquier transmisión mala/errónea. Si usted ha recibido este mensaje por error, le rogamos que borre de su sistema inmediatamente el mensaje así como todas sus copias, destruya todas las copias del mismo de su disco duro y notifique al remitente. No debe, directa o indirectamente, usar, revelar, distribuir, imprimir o copiar ninguna de las partes de este mensaje si no es usted el destinatario. En el caso de que el destinatario de este mensaje no consintiera la utilización del correo electrónico vía Internet, rogamos lo ponga en nuestro conocimiento de manera inmediata. -------------------------------- DISCLAIMER ----------------------------This message is intended exclusively for the named person. It may contain confidential, proprietary or legally privileged information. No confidentiality or privilege is waived or lost by any miss transmission. If you receive this message in error, please immediately delete it and all copies of it from your system, destroy any hard copies of it and notify the sender. Your must not, directly or indirectly, use, disclose, distribute, print, or copy any part of this message if you are not the intended recipient. If the addressee of this message does not consent to the use of

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Manual de Facturación Electrónica para Proveedor 3.5. Duplicado de una factura enviado desde Adquira Marketplace A continuación vemos la plantilla del correo electrónico que recibe el proveedor cuando el duplicado de la factura ha llegado correctamente al sistema del comprador. El duplicado aparecerá en Marketplace con el estado “Enviada” Asunto: Duplicado de Factura Electrónica enviado desde Adquira MARKETPLACE - - POR FAVOR NO RESPONDA A ESTE E-MAIL - Estimado/a , El envío de su duplicado de factura se ha realizado correctamente. Resumen de la factura: Comprador: Pedido: Nº pedido: Nº factura: Fecha factura: Importe de la factura:

ATENCIÓN: Le recordamos que este mensaje ha sido generado automáticamente por el sistema. Para responder, acceda directamente a la solución Adquira MARKETPLACE: (http://www.adquira.es/marketplace) ---------------------------------------------------------------------------Adquira MARKETPLACE Negocios en directo Para más información: Centro de Atención al Cliente de Adquira 902 424 024 [email protected]. http://www.adquira.es -------------------------------- AVISO LEGAL ----------------------------Este mensaje es solamente para la persona a la que va dirigido. Puede contener información confidencial o legalmente protegida. No hay renuncia a la confidencialidad o privilegio por cualquier transmisión mala/errónea. Si usted ha recibido este mensaje por error, le rogamos que borre de su sistema inmediatamente el mensaje así como todas sus copias, destruya todas las copias del mismo de su disco duro y notifique al remitente. No debe, directa o indirectamente, usar, revelar, distribuir, imprimir o copiar ninguna de las partes de este mensaje si no es usted el destinatario. En el caso de que el destinatario de este mensaje no consintiera la utilización del correo electrónico vía Internet, rogamos lo ponga en nuestro conocimiento de manera inmediata. -------------------------------- DISCLAIMER ----------------------------This message is intended exclusively for the named person. It may contain confidential, proprietary or legally privileged information. No confidentiality or privilege is waived or lost by any miss transmission. If you receive this message in error, please immediately delete it and all copies of it from your system, destroy any hard copies of it and notify the sender. Your must not, directly or indirectly, use, disclose, distribute, print, or copy any part of this message if you are not the intended recipient. If the addressee of this message does not consent to the use of internet e-mail, please communicate it to us immediately. ---------------------------------------------------------------------------

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4. Especificaciones Técnicas 4.1. Requerimiento Hardware de los equipos Para poder trabajar con las aplicaciones de Adquira España, la configuración mínima y recomendada es la siguiente :

Sistemas Operativos : Windows 2000 con Service Pack 4, Window XP (Service Pack 1 o 2).

Ordenador: Configuración mínima: Ordenador equipado con procesador Intel Pentium III con velocidad de 1,5 GHz o superior. Configuración recomendada: Ordenador equipado con procesador Intel Pentium IV con velocidad de 1,5 GHz o superior. En el caso de que en el mismo equipo se estén ejecutando simultáneamente otras aplicaciones, es posible que se requiera una mayor capacidad del procesador para que los tiempos de respuesta de las aplicaciones de Adquira sean los adecuados .

Memoria RAM: Configuración recomendada: 512 Mb En el caso de que en el mismo equipo se estén ejecutando simultáneamente otras aplicaciones, es posible que se requiera una mayor memoria RAM para que los tiempos de respuesta de las aplicaciones de Adquira sean los adecuados.

Conexión a Internet: Configuración Mínima: ADSL con 128 Kbps. De bajada o conexión LAN con igual velociadad o superior. Configuración Recomendada: ADSL con 256 Kbps. De bajada o conexión LAN con igual velocidad o superior. Nota: Las aplicaciones de Adquira España, no están soportadas en plataformas Macintosh. Adquira asegura el funcionamiento de la aplicación si se emplea ese tipo de versión de navegador. Si el tipo y/o versión del navegador es considerada “no compatible”, Adquira no asegura el funcionamiento correcto de la aplicación. Puede conseguir el navegador compatible en la siguiente dirección de Internet de Microsoft:

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Facturacion Electronica V01

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