Planteamiento del Proyecto “Optimización de los tiempos de evaluación para el reclutamiento”
NOMBRE
MATRÍCULA
Adrián de Jesús Domínguez Ku
2803578
Cristina Ruby Hernández Trueba
2672751
Irma Karina Saucedo León
2797611
Judith Reyes Hernández
2764213
Mauricio Montañez Peña
2670846
Myzury Magaña Domínguez
2805508
MATERIA Métodos cuantitativos para la toma de decisiones
PROFESOR Mtro. Luis Guillermo Peña León
16 de Abril de 2016
Introducción En el siguiente proyecto se realizará un análisis del proceso de reclutamiento y selección de personal llevado a cabo por el departamento de Recursos Humanos del Hotel Royal Solaris Cancún. La idea de este trabajo se centra en examinar el estado actual de la fase en mención, determinando los tiempos en los que se incurre para la selección y evaluación; con esto se pretende determinar el promedio de espera entre un candidato y otro con el fin de optimizar el proceso. Para tal efecto se utilizará el método cuantitativo que se apega a las necesidades y a las características del problema: la teoría de colas, ya que se manejan líneas de espera. Este trabajo no abarcará el proceso completo de reclutamiento debido a los tiempos con los que se cuenta para llevar a cabo dicho proyecto, únicamente contemplará la fase de selección y evaluación. Planteamiento del problema Actualmente el área de R.H. lleva a cabo el proceso de selección y evaluación de lunes a viernes de 9:00 a 17:00 hrs, el tiempo aproximado de espera entre un candidato y otro para ser atendido por el reclutador es de 20-30 minutos, siempre y cuando no tenga otras actividades programadas, logrando atender máximo a tres candidatos por hora. Debido a que los tiempos de espera y la duración de las pruebas son algo extensos la carga de trabajo se concentra únicamente en una persona (coordinador de reclutamiento) descuidando las
demás funciones que forman parte de la descripción de su puesto “Coordinador de reclutamiento y selección de personal”. Objetivo Optimizar los tiempos de espera de los candidatos que se encuentran en la fase de evaluación a través de la implementación de un segundo servidor. Marco Teórico Actualmente la compañía Hoteles Solaris de México cuenta dos sucursales, el “Hotel Royal Solaris Cancún” y el “Hotel Gr Solaris” que se encuentran ubicadas en la zona hotelera de Cancún, ambas sucursales cuentan con el concepto de todo incluido, valores, cultura etc.,. A partir de la apertura en el 2004 del Hotel Gr Solaris se decidió tener un departamento propio de recursos humanos para cada hotel con el objetivo de brindar atención personalizada a los colaboradores de ambas sucursales, sin embargo hoy ambos hoteles han ido creciendo estructuralmente con nuevas aperturas de restaurantes y otros servicios adicionales a fin de crear nuevas experiencias a los huéspedes como lo recalca la misión principal de la compañía que es “Hacer felices a nuestros huéspedes a través de vacaciones únicas” por lo que la empresa se ve en la necesidad de la contratación de mayor personal y mejor preparado para cubrir esas áreas de servicio, seguir ofreciendo lo mejor y ser competitivos como una excelente empresa para laborar, y ha creado en el área de recursos humanos el reto de obtener más talento humano de la manera más eficiente, tal como hace mención (Robbins/DeCenzo, 2009) que “La buena administración implica
alcanzar las metas de la manera más eficiente posible”. Y ser eficiente implica reducir al mínimo los costos de los recursos logrando ser eficaz, es decir, lograr cumplir con los objetivos y metas esperadas. Esto nos lleva a que el departamento de Recursos Humanos sea más eficiente y aumente la agilidad del proceso de reclutamiento ahorrando los insumos. La población o prospectos a candidatos es representada por ciudadanos de Cancún y Puerto Morelos. El sistema se compone de:
La línea de espera se integra por los candidatos a seleccionar. El servidor lo representa 1 reclutador.
El orden de atención a los clientes es conforme a quien vaya terminando de llenar la solicitud de empleo que se entrega a los candidatos al presentarse en R.H. La estrategia para tomar los tiempos será a través de una bitácora de tiempos cronometrados, también se recabará información de la caseta de seguridad de los registros de hora de entrada y salida de los visitantes. En cuanto a la información con la que se cuenta actualmente de la línea de espera, podemos mencionar que: los días pico abarcan de lunes a miércoles contemplando entre ellos el horario de 9:00 a 13:00 horas. A continuación haremos referencia a algunos conceptos del tema que se tratarán en el proyecto:
Como menciona (Robbins & Coulter, 2005) "Reclutamiento es el proceso de ubicar, identificar y atraer a solicitantes capaces". El proceso de reclutamiento y selección del personal consta de las siguientes etapas: 1. 2. 3. 4. 5.
Definición del perfil del postulante. Búsqueda, reclutamiento o convocatoria. Evaluación Selección y contratación Inducción y capacitación (S/M, 2011) Según (Robbins & Coulter, 2005) el Proceso de selección es "Proceso
para tamizar a los solicitantes de empleo, tiene el propósito de garantizar que los candidatos más adecuados sean los contratados". El Hotel Royal Solaris Cancún lleva a cabo el proceso de selección establecido en los manuales de la empresa, el cual se puede visualizar en el Anexo Figura 1. Diagrama proceso de selección. (David R. Anderson, 2011) Define la teoría de colas como "Conjunto de conocimientos en relación con las líneas de espera". Desarrollo del Proyecto Los elementos que integran el sistema de fila son los siguientes: 1. El Servidor, es la persona encargada de llevar a cabo el proceso de reclutamiento y la selección del personal. 2. Los clientes, candidatos o prospectos que están siendo atendidos. 3. Clientes atendidos, son los clientes que ya pasaron el proceso de reclutamiento.
4. Población o fuente de entrada, candidatos en búsqueda de empleo de acuerdo a su perfil. La obtención de datos se realizó de manera cronometrada durante 3 días, dónde se determinaron tiempos y movimientos con las fases que implica el proceso completo para reclutar a un candidato. El servidor ofrece horarios de atención para reclutamiento y selección de 9:00-17:00 horas de lunes a viernes y las horas pico para el proceso de reclutamiento son de 9:00-13:00 horas. De acuerdo a los cálculos realizados en el programa WinQSB se obtuvieron los siguientes resultados (figura 2):
Utilización del servicio (P)= 82.8886%
Probabilidad de que haya cero clientes en el sistema (P0)= 17.1114%
Número de clientes en la fila (Lq)= 2.9065
Número promedio de clientes en el sistema (L)= 3.7354
Tiempo promedio en la fila (Wq) = 0.5844 h. o 35.064 min.
Tiempo promedio en el sistema (W) = 0.7511 h. o 45.066 min.
Se determina que según los estándares el porcentaje obtenido de la utilización del servicio es ideal ya que esta sobre el 80% ( Universidad Tec
Milenio, 2016), sin embargo este dato no resulta óptimo ya que asume que el 100% del tiempo del servidor se utiliza para realizar únicamente esta actividad (reclutamiento y selección), siendo incorrecto ya que su descripción de puesto “coordinador de Reclutamiento y Selección” señala también actividades de planeación y desarrollo del área. Figura 2.- Proceso de reclutamiento.
Fuente: programa WinQSB Propuesta de mejora Como solución al problema planteado se propone el aumento en los servidores, es decir, la contratación de un servidor adicional para el proceso de selección y evaluación para cubrir las vacantes en tiempo y forma.
Al realizar el ejercicio de la propuesta en el programa WinQSB, se obtienen los siguientes resultados (Figura 3):
Utilización del servicio (P)= 42.7487% Probabilidad de que haya cero clientes en el sistema (P0)= 40.10% Número de clientes en la fila (Lq)= 0.1909 Número promedio de clientes en el sistema (L)= 1.0459 Tiempo promedio en la fila (Wq) = 0.0372 h. o 2.232 min. Tiempo promedio en el sistema (W) = 0.2039 h. o 12.23 min.
Figura 3.- Proceso de reclutamiento nuevo esquema
Fuente: programa WinQSB Los datos de la figura 3 muestran que los tiempos efectivamente disminuyen, llegando a estar por debajo de lo estándar, determinando como injustificable la contratación del nuevo servidor (personal), sin embargo con la
propuesta de
contratar a una persona adicional se busca que el nuevo
colaborador absorba la actividad de evaluación liberando tiempo al “coordinador de reclutamiento” para que pueda destinarlo a actividades de mayor valor. Para la contratación de un servidor adicional se plantean los costos de las alternativas propuestas para cubrir el nuevo servidor:
Como complemento al análisis de colas y debido a la limitante de información sobre el impacto monetario que conlleva el retraso en la contratación del personal para cubrir las vacantes, se realizó la Matriz de Pros y Contras que se presenta a continuación:
De las alternativas planteadas seleccionamos la número 2, contratar a una persona de planta para el puesto de reclutamiento y selección de personal,
debido a que es necesario que cuente con amplia experiencia y habilidades desarrolladas para el puesto, de tal forma que se asegure un reclutamiento idóneo. El análisis del problema no permite determinar la pérdida que generaría a la empresa el que un candidato abandone la fila de espera pues realmente no existe el abandono de fila en el proceso, sin embargo se mencionarán los beneficios de forma cualitativa. Las ventajas de tener una persona adicional en reclutamiento incluyen:
Mejorar la atención a los candidatos al invertir el tiempo indicado para
llevar a cabo las entrevistas. Menos tiempo de espera para ser atendidos. Cubrir con mayor rapidez y eficiencia los puestos. Disminuir costos de capacitación que ocasionan las contrataciones constantes.
Junto con la integración del nuevo servidor al equipo y la restructuración de actividades para las fases de selección y reclutamiento, los puntos mencionados anteriormente demuestran que se está cumpliendo con el objetivo de este proyecto al optimizar los tiempos de evaluación de los candidatos ya que el servidor principal únicamente realizaría la selección y el segundo servidor se dedicaría a la tarea de evaluarlos. Conclusión:
Debido a la gran demanda que existe actualmente en ramo de Recursos Humanos y específicamente en la atracción de talento desde el proceso de Reclutamiento y hasta su contratación, la necesidades han aumentado y no solamente en la empresa ya mencionada si no en todas las ramas el mercado y la competencia son mayores en la atracción de talento por lo que es necesario un proceso eficaz y eficiente cumpliendo a si los objetivos generales de la empresa dándole el personal requerido en tiempo y forma, aunado a esto el hecho diminuir cada dia mas la rotación y aumentar la cartera de candidatos. Es claro que este propuesta de solución mejorara estos aspectos en el proceso ya mencionado puesto que entre mayor número de servidores vea el proceso será fácil y liviano
las actividades ya que serán compartidas y con un grado de
responsabilidades
y la gran demanda de candidatos que se tiene hasta el
momento. La propuesta es totalmente analizada a las necesidades específicas de la empresa por lo que se considera que traerá muchos beneficios a la misma.
Bibliografía Universidad Tec Milenio. (Marzo de 2016). Black Board. Recuperado el 29 de Marzo de 2016, de https://miscursos.tecmilenio.mx/webapps/blackboard/execute/content/ file? cmd=view&content_id=_853041_1&course_id=_30114_1&framesetWr apped=true David R. Anderson, D. J. (2011). Métodos cuantitativos para los negocios, 11a Ed. . México, D.F. : Cengage Learning. Robbins, S. P., & Coulter, M. (2005). Administración. México: PEARSON EDUCACIÓN.
Robbins/DeCenzo. (2009). Fundamentos de la Administración. México: PRENTICE HALL, INC. S/M. (17 de Noviembre de 2011). CreceNegocios. Recuperado el 09 de Abril de 2016, de http://www.crecenegocios.com/el-proceso-dereclutamiento-y-seleccion-de-personal/
Anexo 1. Proceso de selección del Hotel Royal Solaris Cancún.
Fuente: Hoteles Solaris de México.
