Contabilidad y Decisiones – Capitulo 4 José Manuel Palenque
El estado de cambios en la posición financiera de la empresa CAPITULO 4 Si comparamos en una empresa, los Balances al comienzo y al final de un período, veremos que existen variaciones en las cuentas de ambos lados del balance, como consecuencia de las actividades de la gestión. Estos cambios se expresan a su vez en incremento y disminuciones de los valores consignados en el activo, pasivo y patrimonio. Un análisis de estos cambios, permitirá a los usuarios de la información, llegar a conclusiones conducentes a formar un juicio sobre la actuación de los ejecutivos en diferentes aspectos relativos al manejo de los recursos de la empresa. Hasta este punto, habíamos visto que el Balance General nos muestra cuánto tiene y cuánto debe una empresa en un momento dado y el Estado de Resultados las Utilidades o pérdidas del mismo período. El Estado de Cambios en la Posición Financiera nos muestra: 1) De donde se obtuvieron los recursos y 2) Cómo y dónde fueron utilizados. En otras palabras, resume tanto el origen como el uso de los recursos en forma de estado; de ahí el nombre de Fuente y Aplicación de Fondos. Pero como es una demostración de los cambios habidos tanto en la inversión como en el financiamiento y las variaciones del fondo de operaciones, hemos considerado más propio utilizar el nombre, ya adoptado en los países de habla inglesa de América, de Estados de Cambios en la Posición Financiera. NOMINACIONES DEL ESTADO EN AMERICA LATINA.
Contabilidad y Decisiones – Capitulo 4 José Manuel Palenque Con el fin de evitar la frecuente confusión en la nominación de este y otros estados, damos a continuación los nombres más frecuentemente utilizados en los países de América Latina: Estado de Cambios en la Posición Financiera de la Empresa, Estado de Fuentes y Aplicación de Fondos, Estado de Origen y utilización de Recursos, Estado de Fuentes y Usos de Fondos, o simplemente Estado de Flujo de Fondos. Todos ellos expresan con uno u otro nombre, los cambios habidos en el período ( mes o año) en los recursos y obligaciones financieras de la empresa, reflejando la diferencia en el incremento o disminución del fondo de operaciones, también llamado capital de trabajo o de operaciones cuando el enfoque de efectivo, el aumento o disminución de fondo de caja los aumentos o disminuciones en el Balance serán mostrados en relación al flujo de dinero en efectivo. IMPORTANCIA DEL ESTADO DE CAMBIOS EN LA POSICION FINANCIERA Como se indica en el primer acápite del capítulo, a través de este estado es posible analizar la capacidad ejecutiva para generar beneficios; su importancia es grande para los usuarios de la información tanto fuera de la empresa, como para quienes tienen que actuar dentro de ella. Clasificaremos a los usuarios en dos grupos de análisis: el externo y el interno. Grupo Externo: Compuesto por: Acreedores actuales y posibles, que requieren medir la solvencia de la firma en el cumplimiento de sus obligaciones, así como conoce las condiciones existentes o proyectadas para otorgar nuevos créditos en base a su actuación pasada y formar juicio del panorama futuro. Inversionistas, que estén básicamente interesados en conocer el rendimiento de la inversión y el manejo de los recursos monetarios en el pasado y en el presente para hacer proyecciones sobre la conveniencia de efectuar inversiones futuras en la empresa en cuestión buscando un margen de beneficios que satisfaga sus expectativas. El gobierno como regulador de la actividad empresarial de cada región o país y como participante de las utilidades por el régimen de impuestos, además para la elaboración de las estadísticas nacionales. Las agencias financieras y de desarrollo, como proveedores de recursos económicos en el largo plazo, y que para efectos de análisis, requieren estar informados a priori de las proyecciones futuras y de las transformaciones posibles de los recursos, que medidos a través de los resultados a obtenerse, estén en condiciones de satisfacer las necesidades económicas y financieras de cada proyecto en particular, en función de los recursos existentes y del desarrollo del país.
Contabilidad y Decisiones – Capitulo 4 José Manuel Palenque Grupo Interno: Formado por: Propietarios y ejecutivos de la firma en los diferentes niveles gerenciales, para planificar y tomar decisiones, programar las acciones futuras y diseñar la política de la empresa. Ello permitirá medir dentro de los límites lógicos de la información cuantitativa, la eficiencia y estabilidad de la firma, como juzgar la efectividad y actuación de sus miembros, en el período analizado, o las causas favorables o desfavorables que motivaron tal efectividad. El estado de cambios en la situación financiera, viene entonces a ser un valioso instrumento para la planificación de la empresa en corto, mediano y largo plazo, que sumados a los aspectos cualitativos de sus hombres, permitirá proyectar una adecuada coordinación de las fuentes de recursos con los usos que se les debe dar, analizando la figura en forma global. Ayudará al mismo tiempo en forma efectiva, a determinar la política de inversiones y distribución de utilidades, planificar el crecimiento de las plantas de producción, la diversificación de productos, u otros aspectos, ajustando los requerimientos de capital de operaciones y líneas de crédito, a objetivos que se pueden alcanzar. En suma, consideramos que la mayor importancia de este estado se basa en la ayuda instrumental que presta para programar e implementar la política financiera de la firma. Formas de Elaboración. Existen varias formas de elaboración, de acuerdo a la definición del analista de la información y el aspecto que se desee destacar. Los dos enfoques que se emplean son: elaboración en base al 1) fondo de operaciones y 2) flujo de caja. Al primero se lo denomina también con el nombre de capital de trabajo, y al segundo movimiento de efectivo. Ambos enfoques se desarrollarán en este capítulo. Aspectos generales del estado de cambios. Partiendo de la igualdad del Balance General Activos = Pasivos + Patrimonio tenemos que los dos lados del balance tendrán sumas iguales; por lo tanto, todo aumento o disminución total en los activos, tendrá el mismo efecto en la suma total de pasivos y patrimonios. Si las variaciones globales son iguales en sus sumas, también lo serán la suma de las variaciones netas.
Contabilidad y Decisiones – Capitulo 4 José Manuel Palenque Y consecuentemente, el total de recursos originados, será igual a los recursos empleados más las variaciones en el fondo de caja o del fondo de operaciones, según el enfoque empleado. El flujo de recursos durante un período es permanente, pues por cada transacción que se efectúa día a día en la empresa, se producirá un cambio en el balance, pero como estos cambios no pueden ser informados cada vez que se producen, sino periódicamente, la comparación de dos balances en dos momentos dados - principio y fin de un período - nos mostrará las variaciones netas entre el primer y segundo momento. Estas variaciones por sí solas, sin embargo, no dan mayor información, pues sabemos que se ha realizado un cambio, pero no sabemos en que forma. Para complementar los datos y satisfacer la meta buscada, debemos recurrir a datos adicionales que obtendremos: en el Estado de Resultados y en la forma de distribuir los beneficios, en el movimiento de algunas cuentas en particular y en las notas e informaciones suministradas por la empresa, que explicaremos en la parte correspondiente a procedimientos para la elaboración del Estado. FONDO DE OPERACIONES O CAPITAL DE TRABAJO. Se llama Capital de Trabajo o Fondo de Operaciones, a la diferencia entre el Activo Circulante y el Pasivo Circulante. Si comparamos a su vez el Fondo de Operaciones al comienzo y al final del período, tendremos el incremento o disminución neta de la gestión en el Fondo de Operaciones.
Al elaborar el Estado se pone especial énfasis, en la necesidad de conocer los cambios que afectan positiva o negativamente al fondo de operaciones. Por esta razón enumeraremos las posibles y más generalizadas causas de estos cambios: Afectan positivamente ( Fuentes). La utilidad de la gestión, obtenida por la diferencia entre Ingresos y Gastos que requieran el uso de fondos. Al descontar los gastos de los ingresos, no se toma en cuenta la depreciación y gastos aplicados que no requieran el desembolso de fondos. La Venta de Activos no clasificados como Activos del Circulante.
Contabilidad y Decisiones – Capitulo 4 José Manuel Palenque El Incremento del Capital de Operaciones por emisión y colocación de nuevas acciones o bonos. La obtención de Créditos a mediano y largo plazo, sea cualquiera la fuente. Afectan negativamente (Usos). La adquisición de activos fijos, por el monto desembolsado en el período o pagaderos en el corto plazo (un año). El retiro o disminución de Capital. El pago de dividendos o retiro de utilidades por el propietario. El pago de obligaciones correspondientes al pasivo a largo plazo. Cambios dentro del fondo de operaciones. La mayoría de los cambios diarios se producen dentro de las cuentas que constituyen el fondo de operaciones tales como la compra de inventarios, venta de los mismos, pago y cobro de obligaciones a corto plazo, etc. Todos estos cambios se muestran en el estado, solamente por la suma de incremento o disminución neta del Capital de Operaciones, pues involucran movimiento únicamente dentro del Activo y Pasivo Circulantes. A su vez los movimientos de cuentas dentro de los Activos y Pasivos no circulantes, sean entre si o combinados, esto es Activo con Activo y Pasivo con Pasivo o Activo con Pasivo, no afectan al fondo de operaciones. Por ejemplo, la compra de un Activo fijo con crédito a largo plazo, el reemplazo de un Activo fijo por otro sin erogación de fondos o inventarios, el incremento de capital pagado en bienes de Activo fijo, etc., no afectan al fondo de operaciones. ELABORACION DEL ESTADO DE CAMBIOS EN LA POSICION FINANCIERA DE LA EMPRESA CON DETERMINACION DEL FONDO DE OPERACIONES Objetivo: Demostrar cómo se emplearon los recursos financiados; de dónde se obtuvieron y la variación neta del período en el fondo de operaciones. Documentos necesarios: 1) Balance General al inicio del período. 2) Balance General al final del período. 3) Estado de Resultados del período. 4) Información adicional. Procedimiento.
Contabilidad y Decisiones – Capitulo 4 José Manuel Palenque De los varios procedimientos utilizados para preparar el Estado, creemos más conveniente presentar aquel que, por la facilidad de elaboración y la secuencia de los pasos a seguir se destaque con mayor claridad el objetivo del Estado, motivando o al lector a prepararlo por sí mismo. La figura 4.1 nos muestra los Balances comparados de la firma Martínez y Cia. al principio y al final del período.
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Contabilidad y Decisiones – Capitulo 4 José Manuel Palenque La figura 4.2 resume el Estado de Resultados de la gestión en grandes títulos y la figura 4.3 detalla la forma en que han sido distribuidas las utilidades así obtenidas. FIGURA 4.3
Es importante notar que en el total de gastos de $ 2.290.- están incluidos los gastos aplicados de depreciación de los Activos Fijos que se hallan distribuidos entre los gastos de operación, administración y ventas en sus respectivas cuotas partes. Por tanto la utilidad del período, sin tomar en cuenta la depreciación, por no ser un gasto que signifique movimiento de fondos generados por las operaciones, al igual que cualquier otro gasto aplicado será: FIGURA 4.4
Se puede obtener el mismo resultado por la simple adición del gasto de depreciación a la Utilidad Neta por Distribuir; sin embargo, hemos preferido hacerlo por el método de la diferencia, para evitar el frecuente error de concepto, de considerar a la depreciación y otros gastos aplicados como si fuesen fuentes u origen de fondos. Informaciones Adicionales.
Contabilidad y Decisiones – Capitulo 4 José Manuel Palenque En los primeros días del mes de Julio, se compró al contado un nuevo equipo en $ 2.600.- habiéndose depreciado hasta fin de año en $ 300.Se pagaron dividendos por la suma de $ 100.Se emitieron acciones entre los actuales socios por un total de $ 1.500.que fueron pagados en su integridad. En el ejemplo, con la información existente, se puede elaborar el estado de cambios en la posición financiera, observando los pasos que se indican. Procedimiento de elaboración del estado. Paso 1.- Establecer la variación Neta en el Fondo de Operaciones entre los dos balances: Activo Circulante menos Pasivo Circulante de ambos documentos. Paso 2.- Determinar las variaciones netas en las cuentas del Activo y Pasivo no circulantes y el Patrimonio, determinando si son fuentes o usos de fondos, y según afecten positiva o negativamente al capital de trabajo. Generalmente la fuente más importante se refiere a los beneficios generales en la gestión. Por ello es objeto de un cálculo separado tal como se muestra en detalle en la figura 4.4. Paso 3.- Con los resultados obtenidos, se preparará el estado mostrando claramente los usos y orígenes de fondos. El total de variaciones resultantes de este análisis, deberá ser igual a la variación neta del fondo de operaciones que hemos establecido en el paso 1. De esta forma habrá un doble control de la exactitud en la preparación del estado. Desarrollo práctico. Paso 1.- Variación Neta en el Fondo de Operaciones:
Contabilidad y Decisiones – Capitulo 4 José Manuel Palenque Luego el Incremento Neto del Fondo de Operaciones es $ 400.Paso 2.- Análisis de las cuentas NO CIRCULANTES. Muebles y Enseres: Sin variación. Maquinaria y Equipo: Incremento de un Activo en $ 2.600 por la compra de una nueva unidad. Es un USO DE FONDOS. Depreciación Acumulada: No es fuente ni uso de fondos. Préstamos Hipotecarios: Disminución de un Pasivo, sea por amortización parcial o por traspaso a corto plazo, es una disminución neta de un Pasivo no corriente, luego es un USO DE FONDOS. Capital Social: Incremento de una cuenta patrimonial, por nuevos aportes de los socios $ 1.500.- Es una FUENTE DE FONDOS. Utilidades Retenidas: El incremento de $ 800.- es parte de los fondos generados en la gestión y está incluido en el cuadro correspondiente. Dividendos Pagados: Constituyen un USO de fondos en la suma de $ 100.Paso 3.- Con los resultados obtenidos, preparar el Estado de Cambios en la situación financiera.
Contabilidad y Decisiones – Capitulo 4 José Manuel Palenque Como se puede observar, las variaciones del Resumen anterior, establecen un incremento neto del fondo de operaciones en la suma de $ 400.- que es igual al resultado obtenido en el paso 1. ( ver figura 4.5).
El mismo estado se puede presentar adoptando la forma de un balance, como se muestra en la figura 4.7. El énfasis que se ponga en los detalles, dependerá del usuario a quien va dirigida la información. PREPARACION DEL ESTADO EN BASE A LAS VARIACIONES EN EFECTIVO. Otra de las formas alternativas de preparación del Estado de Cambios, es elaborarlo mostrando las variaciones netas en el movimiento de efectivo. Generalmente se selecciona este tipo de elaboración cuando se trata de planificar los requerimientos de dinero con cierto detalle, esto ayuda en gran forma a la elaboración de los presupuestos. Así como en el primer enfoque, hemos puesto énfasis en conocer los cambios que afectan al fondo de operaciones, esta vez, nuestro interés se referirá a establecer las variaciones en caja, analizando en detalle los Activos y Pasivos Circulantes. Generalizando, se establece que cualquier operación que signifique ingreso de dinero afectará positivamente al fondo y las operaciones que signifiquen salida de dinero afectarán negativamente al fondo.
Contabilidad y Decisiones – Capitulo 4 José Manuel Palenque Objetivo: Demostrar cómo se emplearon los fondos en efectivo, de dónde se obtuvieron y determinar la variación neta en el flujo de dinero. 1) 2) 3) 4)
Balance General al iniciar el período. Balance General al final de período. Estado de Resultados del período. Información adicional, con especial importancia en la cuenta Caja.
Procedimiento. Paso 1.- Establecer la diferencia de incremento o disminución en la cuenta Caja del Balance General. Entiéndase por Caja toda las cuentas del llamado Activo Disponible, esto es: Caja chica, Bancos, Caja de Ahorros, Caja General, etc. Paso 2.- Determinar las variaciones netas, en todas las cuentas del Activo y Pasivo Circulante y no circulante, estableciendo si son fuentes o usos de dinero, y analizando simultáneamente el estado de Resultados. Paso 3.- Con los resultados obtenidos, preparar el Estado, mostrando las fuentes y usos de fondos de caja. La diferencia neta, será similar a la establecida en el paso uno, mostrando esta vez, a diferencia del anterior enfoque, el incremento o disminución neto en Caja. Desarrollo práctico. Partiendo de los datos de la empresa "Martínez y Cia. " y calculando en miles de pesos, tenemos: Paso1.Establecer la diferencia de la cuenta CAJA, entre el Balance Inicial y Final: 480 - 360 = 120 Incremento del fondo de Caja Cuando en el Balance se encuentran otras cuentas como Caja de Ahorros, Bancos por Cuentas Corrientes, o cualquier otra forma de efectivo, se deberá tomar en cuenta en el paso uno. Paso 2.Determinar las variaciones netas en las demás cuentas: 1) La principal fuente de incrementos de Caja, corresponde a las ventas. Tomando el dato del Estado de Resultados: $ 8.500.- deberán ser ajustados por el incremento de las Cuentas por Cobrar que corresponden a ventas al crédito aún no cobradas y que por lo tanto, no significan movimiento de fondos. Luego tenemos de que el ingreso en efectivo por dicho concepto es de $ 8.170.- que es una fuente. Ventas $ 8.500.-
Contabilidad y Decisiones – Capitulo 4 José Manuel Palenque Menos Incrementos en cuentas por cobrar Ventas en efectivo
$ 300.$ 8.170.-
2) Los gastos según el estado de resultados, son de pesos 2.290.-. Correspondiendo a movimiento de fondos, solamente $ 1.190.- por la misma consideración que en el caso anterior, donde la depreciación no requiere desembolso alguno: Gastos de $ 2.290.- menos $ 1.100 igual $ 1.190 que es un uso. 3) Se pagaron impuestos sobre utilidades por $ 110 que constituye un uso de fondos, en el caso presente. 4) Por los dividendos pagados en la gestión $ 100 que son también un uso. De no haberse pagado los valores anteriores tanto en Impuestos sobre utilidades como en dividendos, ellos figurarían en el Balance General en las respectivas cuentas de Impuestos por Pagar y Dividendos por Pagar. En ese caso serán usos para el próximo período pero no para el presente. 5) Al analizar los inventarios, encontramos la siguiente situación: El inventario inicial es de $ 1.720.- y el inventario final de $ 1.740.- ello indica que hubo un incremento de inventarios en $ 20.- que sumados al costo de mercaderías vendidas de $ 5.200.-, nos muestra un total de ventas al contado y al crédito de 5.220.- valorados al costo. Pero, como se trata de saber el desembolso por compras al contado y dada la relación entre Compras y Cuentas por Pagar, asumiendo que las cuentas por pagar corresponden a proveedores como la relación existente entre ventas y Cuentas por Cobrar, aplicada en el análisis de la operación 1), tenemos: que el incremento en cuentas por Pagar fue de $ 70.- que no fueron aún pagados y no significó por lo tanto un desembolso de caja. Luego, el total de desembolso por compra de inventarios será: 5.220.- menos 70.- igual 5.150 que es un uso. 6) Los préstamos Hipotecarios, correspondientes al Pasivo a Largo Plazo, disminuyeron en $ 400.- lo cual significa un desembolso, o sea un uso de fondos. 7) El incremento del Activo Fijo por la compra de un equipo nuevo pagado al contado, significa un uso por la suma de $ 2.600.8) Hubo un incremento de capital, por aportes de los socios, para cubrir la emisión y pago de acciones por $ 1.500.-. Como ello significa un ingreso de dinero, es una fuente. No quedando otra cuenta por analizar, en la información existente, se puede comenzar a elaborar el resumen de lo hecho hasta el momento.
Contabilidad y Decisiones – Capitulo 4 José Manuel Palenque Paso 3.Preparación del Estado.
El estado anterior puede ser presentado alternativamente, en el formato de Balance, como también separar las fuentes y usos, entre operaciones propias del giro de la empresa, de las que no lo son. En la misma forma, en la preparación del ejemplo dado, se han separado de los demás gastos de operación, los desembolsos por compras para destacar el movimiento de fondos en esos rubros en forma particular. No existe un formato normalizado y la forma de presentación, dependerá en todo caso, de la información que se desee destacar para presentarlo con un mayor o menor detalle de cuentas. Lo importante, es demostrar en forma clara, los principales ítems que justifiquen la variación neta en el fondo de efectivo. La figura 4.9 nos presenta una forma alternativa de presentar el estado. Para este objetivo, los contadores, prefieren a menudo, utilizar un juego de cuentas en “T", sin embargo consideramos que a nivel gerencial no es necesario recurrir a ese método, pues los estados explicados son de más fácil elaboración.
Contabilidad y Decisiones – Capitulo 4 José Manuel Palenque
RESUMEN En base a la comparación de Balances entre el comienzo y el final de un período del Estado de Resultados y otras informaciones adicionales, se elabora el Estado de Cambios en la posición financiera de la Empresa, que constituye uno de los tres estados más importantes de la formación contable correspondiente a una empresa, en un período dado. Dada su función analítica es posible, a través de este estado, analizar la capacidad ejecutiva para generar beneficios, siendo de
Contabilidad y Decisiones – Capitulo 4 José Manuel Palenque gran utilidad para los usuarios de la información, tanto dentro de la empresa, como fuera de ella. Es necesario destacar dos aspectos fundamentales, el primero relacionado con el incremento o disminución del fondo de operaciones o Capital de Trabajo, y el segundo referido más concretamente al flujo de Caja o dinero en efectivo. Cuando se trata de mostrar las variaciones en el fondo de Operaciones, que es determinado por la diferencia entre Activo y Pasivo Circulantes de los Estados de Balance General al principio y al final de un período, se debe analizar en detalle todas las demás cuentas que constituyen los Activos y Pasivos no corrientes, así como el patrimonio. Mientras que al enfocar la elaboración en el Flujo neto de Caja, el análisis abarcará todas las demás cuentas del Balance sean estas del Circulante como del no circulante y el Patrimonio. La forma de presentación y el análisis de procedimiento para su elaboración, deben considerar que los datos sean ordenados en forma tal, que satisfaga a los usuarios de la información y proporcionen indicadores para la correspondiente toma de decisiones en base a la planificación. Desde el punto de vista del desarrollo económico este es un instrumento muy valioso, por cuanto permite proyectar, en base al pasado, las expectativas futuras.
