ENSAYO GESTIÓN POR PROCESOS

Por: SEBASTIAN CAMILO RODRIGUEZ VANEGAS

IDENTIFICAR PROCESOS FUNCIONLAES

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GESTIÓN POR PROCESOS Mediante que la sociedad se ha globalizado y desarrollado las empresas y las organizaciones han crecido y se han vuelto mas complejas, cuando la r evolución evolución industrial in dustrial que comenzó A fines del siglo XIX y principios del s XX se ha vuelto muy importante para la sociedad y grandes cantidades de personas salían a sus trabajos y se relacionaban en instalaciones donde se fabricaban productos, donde hombres y mujeres se coordinaban con varias maquinas para una mejor productividad y a menor tiempo, se establecieron cadenas de mando en las que se transmitían transmitían las ordenes ordenes y las personas personas de jerarquías jerarquías menores se les llamaban mano de obra se debían debían adaptar a la forma de fabricación estricta, en las relaciones humanas se dedicaban a control y supervisión de las tareas operativas.

Hoy en día todo cambia sobre todo en el entorno laboral, también existen secciones de servicios, educación y administración publica y todas con necesidades organizativas antes se necesitaba necesitaba mucha mano de obra y muy buena producción y gran calidad y ahora eso no es suficiente por la competitividad ya no solo se consigue mediante el numero máximo de piezas si no en términos de conocimiento e innovación.

Como antes la organización de las empresas es basada en las jerarquías, dependiendo de su especializac especialización. ión. En los niveles superiores se encuentran los que transmiten las ordenes pasando de mando en mando hasta que llegan a los de mas bajo rango encargándose de que estas ordenes se han cumplidas, en segunda característica estas ramas se organizan organizan según su tipo de conocimientos que dichas dichas tareas necesitan y en estas tenemos tenemos como ejemplo, las que administran, las que diseñan, las que desarrollan, etc., y estos se les denomina departamentos, estas jerarquías facilitan las prioridades de la toma de decisiones permitiendo potenciar el conocimiento, y fácil de mantener el orden administrativ administrativo. o.

Los nuevos paradigmas hacen una referencia a nuevos aspectos, las empresas se gestionan de acuerdo a unos principios ya que se han demostrando eficaces. eficaces.

Hay unas ideas relevantes con las que posiblemente surjan problemas tomando como ejemplo. ´Orientación hacia los resultados´ y se corre el riesgo que hayan que entre diferentes departamentos se han contradictorios en visión de la empresa, un aumento en el área de ventas hace que el área de diseño y/o producción tenga

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trabajo demás y no pueda cumplir con con la demanda satisfactoria, y el crecimiento en el área de diseño diseño y/o producción provocando que el área de expediciones no pueda completar sus entregas.

Y toda misión de una empresa es la orientación orientación hacia los clientes, clientes, haciendo de que ellos se han una variable importante para toda empresa u organización ya que ninguna empresa sobreviviría sin ellos esta ya seria de situar a los clientes en la jerarquía de una empresa y al ser ellos tan importantes se tendría otra cadena diferente a las jerarquías usadas en las empresas.

Cualquier organización o empresa que quiera ser competitiva tiene que innovar y mejorar continuamente haciéndolo solo con una mejora en el aprendizaje y con autonomía de las personas y la toma de sus propias decisiones así sus actividades, ya que no hay innovaciones sin personas autónomas, y el modelo de jerarquía no seria útil en este caso ya que separa las necesidades del cliente dependiendo al departamentos añadiendo valores en cada uno de ellos.

PROCESO. Es una secuencia en la que se le va agregando valor a un producto o servicio destinado a un cliente sin importar si es interno o externo y toda empresa u organización debe tener uno diferente para cada cliente cuando este externo siempre existe una serie de estos grupos y también en una secuencia en la que se desarrolla un producto o un servicio la lógica de atención al cliente nos indica que lo mas razonable seria centrarse pero para hacer esto esto debemos debemos centrarnos en las actividades que lo componen y que aportan valor a nuestro cliente externo, la lógica secuencial es transversal al modelo funcional, todo esto es valido para todas las organizaciones ya se industrial, de servicio, de educación, sanitarias, sanitarias, etc. Si nos dirigimos a un un cliente externo externo y optimizar optimizar nuestra actividad la tendencia tendencia seria la de simplificar simplificar convirtiéndose en uno o mas procesos transversales y cada cada organización debe de determinar dependiendo dependiendo de las actividades que se realice sin olvidar la orientación al cliente, que se le suelen llamar procesos operativos, de negocios o centrales.

En las organizaciones existen mas grupos de trabajos de tareas u operaciones y todo depende de las personas,





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Otros procesos internos son también clientes y así se integran en el nuevo proceso organizativo también es calve definir la relación cliente proveedor proveedor que existen en los diferentes procesos ya que los objetivos de cada uno de ellos es establecido en función, y a estos procesos se les llama procesos de apoyo e inclusive de gestión o estratégicos. estratégicos.

Los marcos administrativos tienen que ser diferentes en todas las empresas u organizaciones siendo un mapa de procesos que apoyan a la estrategia que permite establecer responsabilidades, objetivos objetivos y pautas de gestión de una organización organización empresa ya que el el enfoque es diferente al funcional jerárquico debemos debemos gestionar gestionar adecuadamente y la posible coexistencia de ambos sistemas para evitar incoherencias administrativas. administrativas.

Sobre cada proceso se aplica la lógica hacia un nuevo enfoque de gestión, como ya sabemos un proceso tiene cierta independencia y autonomía en la que tenemos que establecer establecer algunos aspectos para que pueda ser ser gestionable que son: MISION O RAZON DE SER DEL PROCESO Y OBJETIVOS, considerando principalmente al cliente entradas y proveedores de las mismas y salidas como productor, servicios y clientes, propietario de proceso es la persona que se encargar de cumplir su misión hasta que se alcances los objetivos propuestos y procedimiento o instrucciones que describan su inicio, desarrollo y final e incluso la existencia de los subprocesos.

Como una unidad organizativa un proceso será manejado por un grupo de personas que representan a sus grupos de interés específicos y con las herramientas oportunas como la son las reuniones, indicadores y recursos serán quienes realicen realicen el seguimiento necesario para mejorar la eficacia eficacia y la eficiencia. La sistemática deberá aplacarse en todos los procesos del nuevo modelo deberán aplicarse la relaciones cliente proveedor proveedor con la interfaces existentes existentes entre ellos.

Y finalmente la planificación de implantación para nuestra organización.

La propuesta se basa en cuatro pasos:





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Existentes identificando los diferentes tipos de procesos y las relaciones entre ellos y es n ecesario a cortarlos con precisión pero en la fases iniciales hacer lo mas significativo y no obsesionarse con el detalle ya que resulta ya que resulta imposible tener en cuenta todas las variables como lo que se trata de hacer es un modela de organización, el primer paso debe ser dirigido por la dirección general y apoyado por todo el grupo directivo.

2.

SELECCIONAR EL PRECESO PILOTO. Hay que seleccionar el proceso piloto con el cual vamos a desarrollar y aplicar la gestión de procesos en muy recomendable centrarse en un proceso proceso estable y de cierta relevancia relevancia preferiblemente uno operativo y para evitar problemas durante la elaboración elaboración del proyecto el líder de este proceso piloto debería ser el responsable responsable del área funcional relacionada.

3.

DESARROLLAR EL SISTEMA PILOTO. Lo primero que se debe hacer es identificar su proceso y sus objetivos como son las entradas y proveedores, salidas y clientes, procedimiento o instrucciones, definiendo la sistemática sistemática de gestión y seguimiento y mejoras, personas, reuniones, indicadores, etc. También También hay que evitar el exceso de detalle y de documentación.

4.

APLICAR GESTION DEL PROCESO. Poner en practica mas rigorosa la sistemática para para la mejora de la eficacia y la eficiencia, establecimiento y seguimiento de objetivos y relacionamiento entre cliente y proveedor, análisis de no conformidades y desarrollo de ideas de mejora, etc.

Tras comprobar el funcionamiento del proceso piloto ya se puede planificar y desplegar esta sistemática de gestión al resto de los procesos repitiendo los cuatro pasos sin pausa.

La implantación de gestión por procesos a permitido unificar los criterios y mejorar la satisfacción a todo la comunidad a sumiendo nuestra responsabilidad en el logro de los objetivos.

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