El libro mayor
A lo largo de la vida de una empresa, se van produciendo distintos hechos que deben ser registrados por prescripción legal o por necesidades de la gestión de la empresa. Estos hechos quedan reflejados en el Libro Diario de forma cronológica. La finalidad del Libro Mayor va a consistir en recoger estos mismos hechos pero no en atención a la fecha de realización, sino a la cuenta que se ha visto afectada. El Libro Mayor es un libro no obligatorio, a pesar de que en la práctica resulta imprescindible llevarlo. En él se van a recoger las distintas cuentas, y los movimientos que se hayan realizado en ellas. La secuencia para hacer un asiento es la siguiente: primero se anota en el libro diario y después se pasa ese asiento a la ficha individual de cada cuenta. De este modo, el diario es como lo que su nombre indica, un libro diario donde se anotan una tras otra todas las operaciones de la empresa y el mayor - que está representado por una ficha para cada cuenta - va anotando en cada ficha solo los movimientos que a ella corresponden. Respecto a la forma de llevar el Libro Mayor, podemos distinguir dos principales:
1.
Una de las formas en que se pueden realizar las anotaciones es mediante las cuentas llamadas "en forma de T". De acuerdo a este sistema, se formará una T, de modo, que se irán anotando las operaciones en el lado izquierdo o en el derecho, según las operaciones que se quiera reflejar sean cargos o abonos. Supongamos que un empresario tenía en la Caja de su negocio 10.000 Euros, y durante un periodo determinado ha realizado pagos por 800 Euros a Juan y a Ana respectivamente, mientras que ha ingresado 1000 Euros de Luis y 500 de Inés. Todas las operaciones son del mes de mayo. En su libro Mayor, practicaría las siguientes anotaciones: anotaciones:
2.
La otra forma en la que podemos registrar las operaciones en el Libro Mayor es por medio de un cuadro, que es como se hace en la vida real, pues cuando se hace una anotación es necesario saber también la fecha y el concepto de la misma. Veamos el cuadro de acuerdo al mismo ejemplo anterior: Libro de caja
Fecha
Concepto
Debe
Haber
Saldo
1-5-2013
Saldo inicial
800
10.000
3-5-2013
Pago a Ana
800
9.200
7-5-2013
Pago a Juan
16-5-2013
Cobro a Luis
1.000
9.400
27-5-2013
Cobro a Inés
500
9.900
8.400
Libro Diario: es el libro donde se anotan todas las operaciones comerciales, día por día, según en el orden en en que se efectuaron (cronológicamente) Las obligaciones legales que debe tener son: FOLIADO: sus hojas deben estar numeradas ENCUADERNADO: sus hojas deben estar cosidas y fijas
RUBRICADO: estos libros deben estar sellados, firmados e identificados por el Registro Público de Comercio Y las prohibiciones legales son: Alterar el orden de las operaciones Dejar espacios en blanco o tachar. Realizar intercalaciones, raspar, enmendar o borrar Mutilar parte del libro o arrancar hojas Alterar la encuadenacion o foliación
El modelo o rayado del libro diario es asi:
PARA HACER BIEN EL LIBRO DIARIO DEBES SABER BIEN LAS CUENTAS Y DONDE SE UBICAN Vamos a hacer un ejemplo: 1) 05/01/12 Juan Martín inicia su actividad comercial con su empresa JMF S.A. con un capital compuesto por: 2 galpones para la fabricación de sus productos por $250000, materia prima por $50000, Mercaderías por $80000 y dinero en efectivo por $100000. 2) 10/01Deposita en el Banco Río $35000 en efectivo 3) 15/01Compra un auto para el reparto de sus productos por $85000 abonado por un pagare de propia firma. 4) 25/01Paga un alquiler de un local para la venta de su mercaderia por $3500 con un cheque diferido. 5) 28/01Vende 500 accesorios (pulseras, collares, relojes) por $10 c/u y 10 remeras por $58 c/u y le pagan con dinero en efectivo. Quedaria asi:
Explicación: 1)Lo primero que hay que hacer es poner la fecha y mirar: si dice inicia su actividad comercial con un capital de, ya sabemos una cuenta CAPITAL (va en el haber porque es PN+, es decir nuestro patrimonio aumenta) y las otras dicen: 2 galpones .......... por $250000 (sería INMUEBLES A+ porque aumentamos nuestro activo gracias a estos inmuebles), materia prima por $50000 (esta te dice todo MATERIA PRIMA A+, porque aumento tu cantidad de esto), mercaderías por $80000 (igual que la anterior) y por ultimo dinero en efectivo por $100000 (CAJA A+). Las cuentas del haber se ponen después del debe entonces quedarían todas estas cuentas y al final CAPITAL que se pone a la mitad del espacio con una letra a. y el total sería sumando todas las cuentas del debe antes dichas. Antes de empezar otro asiento hay que explicar según que tenemos esta información, en este caso quedaría Según inicios de la empresa 2) Ponemos la fecha y en detalle trazamos una linea ______2____ que indica que empezamos el segundo asiento, luego miramos si dice depositamos en el banco $35000 en efectivo sabemos que la primera cuenta es BANCO XXX c/c A+ porque nuestra cuenta bancaria aumenta, y en el debe CAJA A- porque ya no tenemos la plata en efectivo, sino que en el banco. Al final ponemos que nos permitió saber esto: Según boleta de deposito bancario. 3) Ponemos la fecha marcamos el nuevo asiento y miramos: dice compramos un auto por $85000 (RODADOS A+ porque nuestros automóviles aumentan) y lo abonamos
con un pagaré sería (DOCUMENTOS A PAGAR P+ porque aumenta nuestras deudas). Ponemos según factura original 4) Hacemos los pasos básicos (marcar asiento y fecha) y observamos dice: pagamos alquiler por $3500 con un cheque diferido. (ALQUILERES PERDIDOS RP+ perdemos un alquiler como lo indica la cuenta y VALORES DIFERIDOS A PAGAR P+ porque pagamos con un cheque ) Según recibo (pago de alquiler) 5) Hacemos pasos básicos y ponemos: dice vende ........(tal y tal cosa), es decir VENTAS RP+, va en el haber y si vendemos y nos pagan en efectivo aumenta nuestra CAJA A+. Según factura duplicado Al finalizar los asiento se pone TRANSPORTE y para saber si hiciste bien tenes que sumar los valores del DEBE y por otro lado los del HABER si dio igual esta bien y ya podes hacer cosas mas dificiles. PROGRAMA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS ASIGNATURA DE CONTABILIDAD I 1.- EL PLAN CONTABLE GENERAL. Antes de entrar de lleno al plan contable, primeramente definiremos que es la cuenta, es el estado donde ve registrado el historial de una transacción mercantil. Se refiere, también, a los rubros. ítems o partidas que originan dichas transacciones. Existen cuentas, que conforman el balance general : activo, pasivo y patrimonio, están también se denominan cuentas reales y las cuentas del estado de ganancias y pérdidas, se llaman cuentas nominales , las primeras permanecen de un ejercicio a otro, mientras que las segundas, desaparecen de un ejercicio a otro. Las cuentas presentan dos lados: El debe y el haber. que expresan el movimiento de las operaciones en aumento o disminución. Los movimientos en el debe se denominan debitos y los movimientos de el haber se denominan créditos. La diferencia de los debitos y créditos se llama saldo. El plan. contable general es una relación de términos contables denominados cuentas de uso obligatorio par la contabilidad en el Perú para designar los bienes derechos y obligaciones que tiene una empresa a una determinada fecha (Balance General), así como para designar los conceptos de ingresos y egresos de la misma empresa en un periodo determinado, (Estada de Ganancias y Perdidas) y se clasifican en:
Cuentas de Balance General.- Conformado por las cruentas de las clases 1, 2, 3, 4 y 5
Cuentas del estado de Ganancias y Perdidas.- Conformada por las cuentas de la clase 7, 9 y cuentas 66 (Cargas Excepcionales) y 69 (Costo de ventas). Las cuentas de balance según el plan Contable General son:
Cuentas del activo: Cuentas del Pasivo 10 Caja y Bancos 40 Tributos por Pagar 12 Clientes 41 Remuneraciones y Partic por P. 14 Cuentas por Cobrar Accionistas y Personal. 42 Proveedores 16 Cuentas por Cobrar Diversas 45 Dividendos por Pagar 19 Provision para Cuentas de Cobranza Dudosa. 46 Cuentas por Pagar Diversas.
20 Mercaderías 47 Beneficios Sociales de T. 21 Productos Terminados 49 Ganancias Diferidas 23 Productos en Proceso 24 Materias Primas. Cuentas de Patrimonio 25 Envases y Embalajes 50 Capital 26 Suministros Diversos 56 Capital adicional. 28 Existencias por recibir 58 Reservas 29 Provisión para desvalorización de Existencias. 59 Resultados Acumulados. 31 Valores 33 Inmuebles, Maquinaria y Equipo 34 Intangibles. 38 Cargas Diferidas. 39 Depreciación y Amortización acumulada. Las cuentas de resultados o de perdidas i- ganancias por función son: Cuentas de Ingresos o de Ganancias. 70 Ventas 71 Producción Almacenada o Desalmacenada 72 Producción Inmovilizada. 73 Descuentos . rebajas y Bonificaciones Obtenidas. 74 Descuentos. Rebajas y Bonificaciones Concedidas. 75 Ingresos Varios 76 Ingresos Excepcionales. 77 Ingresos Financieros. Cuentas de Egresos o de Perdidas: 69 Costo de Ventas. 94 Gastos Administrativos 95 Gastos de Ventas 97 Gastos Financieros 66 Cargas Excepcionales. 2.- LOS LIBROS DE CONTABILIDAD CONCEPTO: La contabilidad cuenta con unos instrumentos materiales en los que se recogen las operaciones que se efectúan diariamente en un negocio y que afectan a su propio
patrimonio. Estos instrumentos son los Libros de Contabilidad. Existen varias definiciones al respecto, sin embargo daremos una que consideramos la más acertada: Son libros especiales donde se anotan o registran en forma ordenada, analítica y justificada, las diversas operaciones mercantiles que realiza la empresa, a fin de conocer la situación económica financiera de la misma, en un determinado periodo de tiempo. LIBROS DE CONTABILIDAD:
Los libros de contabilidad se pueden considerar como el arma principal para la administración ya que sirve como entrelazamiento entre los dirigentes de la empresa y las decisiones a tomarse. El empresario al consultar sus libros de contabilidad, determinará diariamente el volumen de su negocio. Entonces la necesidad de recoger las operaciones de un negocio que afectan el valor de su patrimonio de forma escrita, ordenada y unificada es fundamental, porque mediante ellos podemos cumplir con las obligaciones que exige la ley.
IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:
Los libros de contabilidad son de suma importancia para la vida económica del país. Desde el punto de vista jurídico permite registrar las operaciones mercantiles empleando reglas o disposiciones establecidas: en los económico en base a los datos que nos proporcionan se podrán realizar proyecciones de acuerdo a una toma de decisiones coherente; en lo funcional nos conduce a la realización de una buena administración. Su importancia radica en que:
Permiten el registro y control de los valores que ingresan y salen de la empresa.
Nos dan a conocer el estado financiero y económico de la empresa hasta un periodo de tiempo determinado.
Sirven de sustentación y prueba de que las operaciones mercantiles han sido registradas objetivamente, y en base a ello determinar y comprobar el monto de los tributos a pagar.
En líneas generales representan la fotografía de los acontecimientos mercantiles de la empresa. Permiten registrar las entradas y salidas de los recursos de una empresa dando a conocer los resultados de la gestión en un periodo determinado.
CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:
El código de comercio regula los principales aspectos sobre Contabilidad. Se clasifica desde el punto de vista legal y técnico contable.
Clasificación Legal:
Obligatorios (Por Ley) o
Libro de Inventarios y Balances
o
Libro Diario
o
Libro Mayor
o
Libro Caja
o
Libro de Ingresos
o
Registro de Ventas e Ingresos
o
Registro de Compras
o
Planilla de Pagos de Remuneraciones
o
Transferencia de Acciones
o
Libro de Retenciones
o
Libro de Activos Fijos
o
Actas (acuerdos de Sociedades y Asociaciones) Voluntarios (Potestativos)
o
Libro Caja Chica
o
Libro Bancos
o
Registro Clientes
o
Registro Proveedores
o
Registro de Almacén
o
Registro Letras por Cobrar
o
Registro Letras por Pagar, etc.
Clasificación Técnico Contable:
Principales o
Libro Inventarios y Balances
o
Libro Diario
o
Libro Mayor
o
Libro Caja Auxiliares
Registro de Ventas
Registro de Compras
Registro de Letras por Cobrar
Registro de Letras por Pagar
Planilla de Pagos de Remuneraciones
Libro de Importaciones
Libro de Exportaciones
Libro Bancos
Registro de Caja Chica, etc.
PERSONAS OBLIGADAS A LLEVAR LIBROS DE CONTABILIDAD:
De acuerdo a la Ley de Profesionalización del Contador, los comerciantes con intervención de un Contador Público Colegiado serán los que supervisen y rubriquen los libros de Contabilidad según sea el caso, algunos libros o en forma completa. La SUNAT, como administradora de tributos podrá exigir al contribuyente el registro de sus ingresos y operaciones en libros especiales a fin de asegurar la verificación de su situación
impositiva. Los contribuyentes del impuesto a la renta podrán mantener la documentación sustentatoria e información relativa a sus operaciones contables bajo el sistema de microfilmado en la forma, plazo y condiciones que establezca la SUNAT. De acuerdo al Artículo 65° de la Ley del Impuesto a la Renta están obligados a llevar libros de contabilidad las personas indicadas en el cuadro de la página siguiente, según el régimen tributario a que pertenecen. Cabe mencionar que los ingresos brutos anuales se refiere al ejercicio gravable anterior y la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) al presente. Pero si una empresa inicia sus actividades en el año 2008 por ejemplo, deberá considerar sus Ingresos Brutos y la UIT correspondientes al mismo año 2008. LIBROS DE CONTABILIDAD
Categoría Renta
Sujetos Obligados
Libros que deben Llevar
Personas Jurídicas Personas Naturales Sucesiones Indivisas Asociaciones en Participación Sociedades de Hecho Joint Ventures Consorcios
Tercera
Comunidad de Bienes
Contabilidad Completa
Inventarios y Balances Ingresos y Gastos Registro de compras Registro de ventas Hasta 100 UIT de Ingresos Brutos Anuales. Más de 100 UIT de Ingresos Brutos Anuales..
Libro de Retenciones Planilla de Pagos
Contabilidad completa
Régimen especial
Personas Naturales y Jurídicas que realicen actividades de Extracción, Manufactura y Comercialización, Producción de Bienes y Venta de Servicios.
Registro de Compras Registro de Ventas e Ingresos Planilla de Pagos Libro de retenciones
Régimen Único Simplificado
Planilla de Pagos
Cuarta
A. Personas Naturales
Libro de Ingresos ylo Gastos según corresponda
Las sociedades de hecho, asociaciones en participación, Joint Venture, consorcios y comunidad de bienes deberán mantener contabilidades independientes, de los socios o partes contratantes, tanto para el manejo de la gestión del negocio como para la información a la SUNAT. Es necesario precisar que la Unidad Impositiva Tributaria es "un valor de referencia que puede ser utilizado en las normas tributarias para determinar las bases imponibles, deducciones, límites de afectación y demás aspectos de los tributos que consideren convenientes las personas interesadas". Cada año se le asigna un determinado valor.
LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Y LA TRIBUTACIÓN
Según el aspecto tributario una de las obligaciones más importantes es la de llevar libros de contabilidad manteniéndolos actualizados de acuerdo a los plazos establecidos previa legalización de los mismos. Los libros contables nos presentan todos los datos mercantiles relacionados con las operaciones del contribuyente permitiendo conocer entre lo que declara y lo que registra. Los libros contables varían según el tipo de contribuyente, referente a la venta que genera y los ingresos que percibe. Con la finalidad de cumplir con las obligaciones del impuesto a la renta se han creado regímenes y categorías tributarias, como los de 3ra. y 4ta., quienes tienen relación con los libros de contabilidad.
Régimen General: Involucra a todas aquellas personas jurídicas naturales, perceptoras de rentas de tercera categoría obligadas a cumplir con el impuesto a la renta en base a la tasa del 30% sobre las utilidades operativas de la empresa, siempre y cuando las utilidades no las invierta en la empresa, de lo contrario aplicará el 20 %.
Régimen Especial de Impuesto a la Renta RER: Es un régimen de cumplimiento voluntario que obliga a los contribuyentes que generan rentas de tercera. categoría a cumplir con el impuesto a la renta teniendo en cuenta que sus ingresos brutos anuales no sean mayores al límite establecido por la SUNAT.
Régimen Único Simplificado RUS: Es un régimen que simplifica el pago de los impuestos de aquellos contribuyentes de menores ingresos o sustituye al IGV y al Impuesto a la Renta,
Impuesto a la Renta de 4ta. Categoría: Se refiere a aquellos perceptores de rentas que laboran en forma independiente como: abogados, médicos, ingenieros, etc.
Los regímenes tributarios antes señalados permiten una mejor acción por parte del Estado, teniendo a los registros contables como su mejor aliado. En el campo tributario, una de las obligaciones fórmales más importantes es la de llevar registros cantables. De ello depende que la administración tributaria tenga una Información adecuada sobre la marcha de los negocios, las operaciones o las actividades del contribuyente ". La administración tributaria ha tratado de simplificar la obligación de los tributos, es por ello que los libros de contabilidad exigidos varían según la naturaleza de las personas (natural
o jurídica), la categoría de renta que generan y el nivel de ingresos que perciben. La SUNAT en su función fiscalizadora de las obligaciones tributarias exige a los deudores tributarios la exhibición de los libros y registros contables sustentatorios, a fin de que se cumpla con los dispositivos tributarios vigentes.
LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Y LAS OBLIGACIONES ADMINISTRATIVAS:
De acuerdo al Artículo 87° del Código Tributario, los deudores tributarios están obligados a facilitar las labores de fiscalización y determinación que realice la Administración Tributaria y en especial deberán:
Llevar los libros de contabilidad u otros libros y registros exigidos por las leyes y reglamentos. Dichos registros contables deben ser registrados en castellano y expresados en moneda nacional.
Los libros registrados en moneda extranjera deberán sujetarse a la forma y condiciones que establezca la Administración Tributaria. El pago de tributos se realizará en moneda nacional al tipo de cambio y venta correspondiente a la cotización de oferta y demanda que publique la Superintendencia de Banca y Seguros en la fecha que se efectúe el pago.
Conservar los libros y registros, sean estos llevados en sistema manual o mecanizado. El plazo máximo de conservación es de 4 años.
LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
Los libros de contabilidad deben estar legalizados debidamente, ante un Notario Público o Juez de Paz letrado. "La legalización consiste en una constancia puesta en la primera hoja del libro o primera hoja suelta con indicación del número de folios de que consta y si está llevada en forma simple o doble; sello y firma del Notario Público o Juez de Paz letrado ". Todos los folios llevarán sello notarial. (s) Es importante aclarar que los libros contables deben ser legalizados antes de su uso, incluso cuando se utilicen hojas sueltas, continuas o computarizadas. ¿A qué se denomina folio? Se denomina folio a la numeración correlativa de cada una de las páginas de los libros de contabilidad. Existen dos clases de foliación:
Foliación Simple: Cada registro tiene su propia numeración y van de uno en uno. Ejemplo: 1, 2, 3, 4,. etc. Foliación Compuesta o Doble: La numeración correlativa de las páginas van de dos en dos. Ejemplo: 1-1, 2-2, 3-3, etc. Los folios principales deben ser legalizados obligatoriamente. Desde el punto de vista legal los registros auxiliares sirven de control interno y son potestativos se usan de acuerdo a la característica de cada empresa, no necesitan ser legalizados. Al legalizar los libros contables se abonarán los derechos notariales más el Impuesto General a las Ventas respectivo. De acuerdo con la Ley de Profesionalización del Contador, para iniciar el Registro de las Operaciones, es necesario que el Notario o Juez de Paz Letrado certifique la legalización de los Libros Contables. Si se desea legalizar un segundo libro u hojas sueltas es necesario acreditar haber concluido el anterior o demostrar en forma fehaciente su pérdida. El tiempo que deben conservarse los libros será mientras el tributo no esté prescrito, referente al atraso máximo que deben tener los Registros de Ventas y Compras en cuanto a su registro, éste debe ser de 10 días hábiles siguientes a la emisión del comprobante de pago respectivo.
Los libros y registros que deben legalizarse antes de su uso son los siguientes:
Libro de inventarios y balances
Libro Mayor
Libro Diario
Libro de Caja
Libro de Retención
Libro de ingresos y gastos
Libros auxiliares de control de activos fijos
Registro de ventas e ingresos
Registro de compras
Registro de inventarios permanentes valorizados y no valorizados
Libro de actas Si se perdieran los libros contables por robo, siniestro u otros actos se deberá comunicar tales hechos a la SUNAT dentro de los 15 días hábiles siguientes a su ocurrencia. Se deberá comunicar la fecha en que fueron legalizados, nombre del notario, etc. Frente a este hecho fortuito los agentes tributarios tendrán 60 días calendarios para rehacer los libros y registros que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias.
EL PROCESO CONTABLE Y SU SECUENCIA CRONOLÓGICA DE LOS HECHOS REGISTRADOS: Todo proceso contable, tiene un sistema de integración, donde se entrelazan todos los libros de contabilidad sean estos principales o auxiliares. Estos libros o instrumentos materiales están conexionados o unidos mutuamente siguiendo una secuencia lógica de acuerdo a sus funciones que cada uno de ellos tiene. A medida que los hechos se producen, se van registrando en los Libros de Contabilidad los elementos contables según las características patrimoniales que han intervenido en ellos como son causa y efecto. La secuencia cronológica que todo proceso contable sigue, se basa en el siguiente esquema:
Los libros principales como: Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario y Libro Mayor representan la columna vertebral de todo sistema contable. Los auxiliares como Registro de Compras, Ventas, Caja, etc., sirven de complemento al proceso contable según la importancia o potestad que se les dé en la empresa. La hoja de trabajo representa la hoja de enlace entre los libros contables y los estados financieros. Los Estados Financieros nos demuestran el resumen general de todo ejercicio contable, en ellos se refleja si la empresa obtuvo pérdidas o ganancias y en qué condiciones patrimoniales se encuentra. Todo proceso contable se basa en un periodo económico de tiempo determinado, el cual se inicia el 1 de Enero de cada año, con la apertura del Libro de Inventarios y Balances y termina el 31 de Diciembre del mismo año, con la formulación de los Estados Financieros y notas a los mismos; éstas últimas serán remitidas a la Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores (CONASEV) a fin de determinar las cuentas nacionales del país.
LAS INFRACCIONES Y LOS LIBROS CONTABLES El Artículo 175° del Código Tributario especifica las infracciones relacionadas con la obligación de llevar libros y registros contables:
Omitir llevar libros o registros contables exigidos por las leyes y reglamentos en la forma y condiciones establecidas por las normas correspondientes. Omitir registrar ingresos, rentas, patrimonio, bienes, ventas o actos grabados o registrarlos por montos inferiores. Usar comprobantes o documentos falsos, adulterados, para respaldar las anotaciones en los libros de contabilidad y otros registros contables. Llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes los libros de contabilidad y otros registros contables. No llevar en castellano o en moneda nacional los libros de contabilidad, y otros registros contables, excepto para los contribuyentes autorizados a llevar contabilidad en moneda extranjera.
No conservar durante el plazo establecido por las leyes y reglamentos los libros, registros, copias de comprobantes de pago u otros documentos, así como, los sistemas o programas computarizados de contabilidad, los soportes magnéticos o los micro archivos.
LIBROS DE CONTABILIDAD Y LOS MÉTODOS CONTABLES Método Monista: Permite el registro en los libros contables de las cuentas relacionadas con la Contabilidad Financiera o General como son: Activo, Pasivo y Patrimonio (clases 1 a 5), Cuentas de Gestión (clases 6 y 7) y las cuentas intermediarias de gestión (clase 8), junto con las cuentas de la Contabilidad Analítica de Explotación o de Costos (clase 9). Al registrar las operaciones mercantiles se utiliza un solo juego (le libros para las contabilidades financiera o analítica, cuya relación se efectúa a través de la cuenta Cargas imputables a cuentas de costos (cuenta 79) lo que da como resultado el registro de los asientos por naturaleza y destino.
Método Dualista:, Consiste en emplear 2 juegos de libros: uno para el registro de las cuentas de la contabilidad financiera y otro para el registro de las cuentas de la contabilidad analítica de explotación. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES:
CONCEPTO: Es el primer Libro de Contabilidad, con él se inicia el registro de todo proceso contable por lo tanto: EL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES: Es un libro obligatorio y principal de foliación simple, en el cual se registran todos los bienes y valores, deudas u obligaciones que posee y contrae una empresa natural o jurídica.
Refleja el estado de situación financiera referente al activo, pasivo y patrimonio de todo negocio. Sirve de base para la toma de decisiones en el campo administrativo tomando en cuenta lo que tiene o debe la empresa. Este libro nos da a conocer la situación patrimonial del negocio una vez finalizado el ejercicio económico.
ASPECTO LEGAL De acuerdo al código de comercio todo comerciante empezará sus operaciones con el inventario inicial el cual contendrá:
Relación exacta del dinero, bienes y valores de toda clase, apreciados en su valor real, constituyendo de esta forma el Activo. Relación exacta de todas las deudas y obligaciones contraídas, constituyendo de esta forma el pasivo. Se fijará la diferencia entre el activo y el pasivo dando como resultado el patrimonio. Es obligatorio para toda persona jurídica, así como para algunas personas naturales, según los ingresos brutos medidos en unidades impositivas tributarias (UIT) tal como lo establece el Artículo 65° del Impuesto a la Renta. Este libro debe ser legalizado ante un Notario Público o Juez de Paz Letrado.
PARTES QUE COMPRENDE EL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES: Lo explicamos en base a los siguientes cuadros sinópticos: A. INVENTARIO B. BALANCE DE INVENTARIO
FASES SECUENCIALES DE UN INVENTARIO: Como dijimos el Inventario es el recuento de los bienes, derechos y obligaciones que tiene un negocio. El recuento físico monetario debe ser registrado en el ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO, según sea el caso. Antes de dar a conocer el rayado o modelo de un inventario, primeramente desarrollaremos las fases del mismo como son: el Activo, Pasivo y Resumen.
ACTIVO: En efecto la palabra activo significa el conjunto de bienes y derechos con valor económico que una empresa posee. ¿Cómo nace el Activo? Lo explicaremos mediante un ejemplo. El Señor Julio velarde desea formar una empresa, para ello cuenta con un capital de S/. 20, 000.00, después de efectuar los trámites de ley le pone como nombre "Velarle S. R. Ltda. "
Con los S/. 20, 000.00 realiza las siguientes operaciones: 1. Deposita dinero en cuenta corriente del Banco Sur S/ 3 000 2. Compra Mercadería por 1 500 3. Compra un inmueble para la venta de sus productos por 12 500 4. Compra una camioneta para el traslado de productos por 3 000
TOTAL 20 000 Pues bien, diremos entonces que la empresa Velarle S. R. Ltda. posee: o
Dinero en cuenta corriente del Banco Sur, el cual toma como nombre Activo disponible.
o
Mercaderías, considerándosele como un activo realizable.
o
Un inmueble y una camioneta a los cuales se les considera activos fijos. Analizando la naturaleza de estos elementos podemos observar que todos tienen relación: el dinero disponible en cuenta corriente, el cual servirá para cualquier ocasión, ya sea para pagar sueldos, comprar mercaderías, pagar servicios, etc., el inmueble y la camioneta sirven para ofrecer y transportar la mercadería que es la razón de ser de todo negocio. Los 2 últimos, son elementos que se encuentran en la empresa de una manera permanente, no varían continuamente de ahí el nombre de Activos Fijos; la mercadería es un activo realizable que puede transformarse en disponible al venderse y el dinero depositado en cuenta corriente puede convertirse en realizable al comprar mercaderías. Estos 2 últimos, varían continuamente su movimiento, los cuales permitirán un resultado económico favorable o desfavorable. Todas estas acciones mercantiles son registradas en las cuentas que establece el Plan Contable General Revisado (PCGR) tales como: o Activo Corriente Clase 1 Clase 2 o Activo no Corriente Clase 3
PASIVO:
Se llama así a la relación detallada de todas aquellas cuentas que representan deudas u obligaciones que toda empresa tiene con terceras personas. El pasivo representa la fuente de donde se obtienen los fondos necesarios para adquirir los bienes y valores del activo. Así tenemos que el pasivo está integrado por toda la clase 4 del Plan Contable General Revisado como son:
Deudas que se tiene con los proveedores.
Créditos o préstamos obtenidos de los bancos.
Deudas que se tiene a los trabajadores.
Obligaciones que se tiene con el Estado en forma de impuestos, etc. Como se ve, estos elementos tienen mucho en común, sus deudas son dinero que no pertenecen a la empresa, son fondos ajenos, son obligaciones que deben reponerse, es decir deudas contraídas que exigen su devolución. En otras palabras podemos decir que el Pasivo es lo que debe la empresa. Así tenemos por ejemplo, si la empresa Velarde S. R. Ltda. se presta dinero del Banco Continental por un valor de SI. 3, 000 con el cual compra mercadería por un valor de S/. 3,000, significa que ahora la empresa posee S/. 3,000 más en mercadería y debe S/. 3, 000 a terceras personas en este caso al Banco Continental. Diremos entonces que los S/. 3,000 soles de mercaderías representan al activo de la empresa y los S/. 3, 000 de préstamo, el pasivo disponible de la misma. Según el Plan Contable General Revisado, el pasivo esta conformado por las cuentas de la clase 4.
RESUMEN: Viene a ser el resultado entre el Activo y el Pasivo: Así tenemos: Activo - Pasivo = Patrimonio (Capital) De cuya fórmula se puede deducir: Pasivo + Patrimonio = Activo Activo - Patrimonio = Pasivo
¿Qué es el Patrimonio? Pues bien ahora conceptualizaremos lo que significa el patrimonio. Como se ha podido apreciar en la ecuación: Activo - Pasivo = Patrimonio Se reemplazó la palabra Capital (como muchos autores lo nombran) por el de Patrimonio en vista de que el PCGR al Capital lo considera como una cuenta principal del Patrimonio, en otras palabras el Patrimonio es el todo y el Capital la parte. El Capital representa el conjunto de valores mensurables en dinero u objetos de que se dispone para dar inicio a las operaciones de la empresa, por consiguiente: EL PATRIMONIO: Está representada por todos los derechos y obligaciones que toda actividad económica adquiere. Está conformado en sí por el conjunto de bienes económicos materiales e inmateriales pertenecientes a una unidad económica.
Algunos autores consideran al Capital igual que al Patrimonio, aquí lo tenemos que tratar desde un punto de vista económico, el cual hace que ambos términos sean diferentes. El Patrimonio de la empresa entraña pues, en términos contables, un conjunto productivo que podemos describir atendiendo a su significado instrumental o genuinamente económico (ACTIVO) o atendiendo al origen de los valores, es decir las fuentes de financiamiento u obligaciones (PASIVO). El patrimonio viene a representar la deuda u obligaciones que la empresa contrae con los dueños del capital. De lo descrito podemos determinar que:
=+ Por lo tanto llegamos a la conclusión que: =+ De hecho puede parecer una anomalía que el patrimonio figure como lo que debe la empresa, pero ésta impresión desaparece si se examina la cuestión detenidamente. En efecto la cuenta capital representa a la persona que puso el capital en la empresa, por lo tanto la cuenta capital se convierte en acreedor y la empresa en sí en deudora, por ello que contablemente es preciso separar la personalidad del dueño y la personalidad de la empresa considerándolos conceptos distintos. Como sea que un inventario es inventario de la empresa y no de los dueños, por tanto la cuenta capital debe figurar como deuda de la empresa hacia los dueños. Si tomamos en cuenta la empresa "Velarde SRLtda."; anteriormente tratada, diremos que el dinero que el señor Velarde aportó a la empresa se considera como Capital, es decir que la empresa "Velarde S. R.Ltda. " le debe al Señor Velarde S/. 20, 000 soles a pesar de que este último es el gestor o propietario del negocio. El Inventario final de la "Empresa Velarde S.RLtda." tomando en cuenta el Activo, Pasivo y Resumen sería:
Activo: Dinero en Cuenta Corriente S/. 3,000 Mercadería S/. 4,500 Inmuebles S/. 12,500 Camioneta S/. 3,000 TOTAL ACTIVO S/. 23,000
Pasivo: Deuda contraída con el Banco Continental S/. 3,000 TOTAL PASIVO 3,000
Resumen: Activo S/. 23,000 ( - ) Pasivo S/. 3,000 Patrimonio (Capital) S/. 20,000 Según nuestro caso se tiene un patrimonio positivo de S/. 20000. Por consiguiente la ecuación quedaría así:
Activo = Pasivo + Patrimonio (Capital) 23 000 = 3 000 + 20 000
BALANCE DE INVENTARIO: Viene a ser el resultado del inventario referente a las cuentas del activo, pasivo y patrimonio las que deben tener una igualdad o estar balanceadas, tal como se demostrará posteriormente en la parte práctica
CLASIFICACIÓN DEL PATRIMONIO:
De acuerdo a las ecuaciones descritas anteriormente podemos clasificar el patrimonio en:
Patrimonio Positivo: Cuando el activo es mayor que el pasivo. Activo - Pasivo = Patrimonio 100 - 40 = 60
Patrimonio Negativo: Cuando el activo es menor que el pasivo. Activo - Pasivo = Patrimonio 70 - 80 = - 10
Patrimonio Nulo: Cuando el activo es igual que el pasivo. Activo - Pasivo = Patrimonio 50 - 50 = 0
RAYADO DEL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES: El rayado para el registro contable del libro de Inventarios y Balances es el siguiente:
1 2
3
4
5
6
7
Para el Inventario:
Se anota el título y la fecha. Puede decir: Inventario Inicial al 1 de Enero del 2008
Se anota el código de la cuenta a nivel de 2 dígitos.
Se anota el sub-código de las subcuentas a nivel de 3 dígitos.
Se anota el nombre de las cuentas y subcuentas correspondientes al Activo, Pasivo así como también las cantidades físicas. Llamada columna falsa sirve para anotar unitarios. Llamada columna auxiliar destinada al registro de importes parciales de las subcuentas. Así como el resumen correspondiente. Columna que sirve para anotar los valores totales correspondientes a cada cuenta. También se anota el valor total del activo y pasivo.
Para el Balance del Inventario:
Se anota el título y la fecha. Puede decir Balance de Inventario al 1 de Enero del 2008
Se anota el código de las cuentas correspondientes al Activo, Pasivo y Patrimonio.
Se anota el sub-código de las sub-cuentas correspondientes cada cuenta.
Se anota el nombre de las cuentas y sub-cuentas correspondientes al Activo, Pasivo y Patrimonio.
Se anota el importe de las subcuentas.
Columna del Debe. Se coloca el importe de las cuentas del Activo.
Columna del Haber. Se coloca el importe de las cuentas del Pasivo y Capital (Patrimonio).
Nota: Ambas columnas del Debe y Haber deben tener una igualdad.
LIBRO DIARIO
CONCEPTO: Se puede considerar al libro diario como la columna vertebral de todo sistema contable, alrededor de él giran los diversos registros auxiliares, teniendo luego como punto final su centralización en el libro mismo. El objeto principal de este libro es resumir en uno solo las anotaciones de todas las operaciones efectuadas diariamente con la finalidad de trasladar dicha información a otro libro llamado MAYOR. Por lo tanto podemos decir que: EL L IBRO DIARIO : Es un libro obligatorio y principal de foliación simple en el que se anotan
todas las operaciones mercantiles que efectúa la empresa día por día y en forma cronológica.
En el Libro Diario se puede constatar los cambios patrimoniales que tiene la empresa en determinados periodos de tiempo, según como decidan, los que la dirigen. De acuerdo al Código de Comercio se debe llevar un diario único, pero muchas empresas por la complejidad que se presenta en el registro contable, la magnitud y volumen de las transacciones comerciales, se ven obligados a utilizar registros contables auxiliares (registro de compras, ventas, cte.) de los cuales se obtienen resúmenes generales que deberán ser centralizadas en el Libro Diario, teniendo en cuenta las cuentas deudoras y acreedoras. El Libro Diario representa así el más utilizado por disposición diaria. Las operaciones contables son anotadas según sea ingreso o salida para la empresa es decir contablemente como cargos o como abonos tal como veremos posteriormente al estudiar el asiento. En sus folios destacan los hechos económicos a medida que éstos se van produciendo tratando de dárseles una interpretación conforme ocurren los mismos. Las anotaciones en el libro diario tienen significación o sentido matemático, en efecto éstas se hacen por medio de una equivalencia es decir que en toda operación debe existir una o varias cuentas deudoras y una o varias cuentas acreedoras tal como se vio al estudiar la partida doble. En líneas generales podemos decir entonces que el Diario es un libro de entrada original en el que se anotan siguiendo un riguroso orden de fechas todas las operaciones mercantiles realizadas día a día por la empresa.
RÉGIMEN LEGAL: De acuerdo al D.S. 054-99-EF del Impuesto a la Renta, se consideran como un libro principal y obligatorio para todas las empresas jurídicas y naturales que superen las 100 UIT de ingresos brutos anuales y son ellas quienes deben llevar contabilidad completa. El libro diario debe ser legalizado por el Juez de Paz Letrado de la localidad, donde se encuentra ubicada la empresa o por un Notario Público.
RAYADO DEL LIBRO DIARIO: El rayado del libro diario que prevalece en nuestro medio es igual al del libro de Inventarios y Balances lógicamente con una función diferente. Existen varias formas de registrar las cuentas en el libro diario, pero la más usual es la siguiente:
Folio B
A C
D
E
DEBE
HABER
F
G
H
Se registra el título: Libro Diario 1 de Enero de 2008 Representa el folio del Libro Mayor. Se registra cuando las cuentas del Libro Diario fueron trasladadas al Libro Mayor. Se registra el código de las cuentas deudoras o acreedoras. Se anota el número del asiento en forma correlativa, nombre de las cuentas deudoras y acreedoras, subcódigo y nombre de las subcuentas.
En esta columna auxiliar se anotan las cantidades parciales de las sub cuentas cuando se requiera.
Se registra el importe de la cuentas deudoras.
Se anota el importe de las cuentas acreedoras.
Se registra la fecha y la glosa que viene a ser lo que dio motivo al registro de la operación mercantil y que está expresada en un asiento contable.
EL ASIENTO CONTABLE: En la práctica toda empresa registra las operaciones que ella realiza con el fin de tener una adecuada información y control de sus actividades, para ello hace uso de comprobantes mercantiles que emite y recibe, tales como facturas, letras de cambio, cheques, etc. Estos documentos registran en sí hechos económicos que tiene una empresa, por tal motivo deberán ser interpretados tal como lo indica el Plan Contable. Dichos datos que encierra cada documento mercantil deberán ser vaciados al Libro Diario mediante un registro contable llamado: ASIENTO que viene a ser un "medio que traduce el hecho económico señalado en el documento mercantil a un lenguaje contable"
Según Fernando Boter en su libro Fundamentos de Contabilidad dice que "Asiento viene a ser la anotación hecha en un libro de contabilidad referente a una operación determinada". En nuestro medio generalmente se le llama asiento al registro operacional que se realiza en el Libro Diario.
PRINCIPIO BÁSICO DEL ASIENTO: Cada asiento debe ser registrado en el libro diario como su nombre lo indica, diariamente, según la característica de la actividad mercantil realizada. Todo asiento se debe basar en el principio de la partida doble, es decir que las cuentas deudoras (cargo) deben tener el mismo valor que las cuentas acreedoras (abono). Las cuentas deudoras deben ser registradas en la columna del Debe por lo tanto se dirá que están cargadas. Y las cuentas acreedoras deben ser registradas en la columna del haber por lo tanto se dirá que están abonadas. Según el método de la partida doble, ésta permite que en cada operación mercantil existan valores iguales cuyos importes serán registrados en el Debe y en el Haber sea cual fuere la cantidad de cuentas que la integran.
PARTES QUE COMPRENDE UN ASIENTO Con un ejemplo práctico podemos comprender mejor su registro. Recomendamos al lector poner especial atención en el estudio y desarrollo de los ejemplos. La empresa Comercial Latina S.A. paga en efectivo S/. 2 000.00 por la compra de mercaderías, obteniendo una Factura N° 001-07213 el 3 de Diciembre del 200_. El producto mercaderías
representa una compra para la empresa, por consiguiente si nos basamos en la partida doble, diremos que la cuenta 60 Compras (subcuenta 601) según el Plan Contable General Revisado, cuyo valor está representado por S/. 2 000, ingresa a la empresa, por lo tanto es una cuenta deudora registrándose en el Debe. Mientras que la cuenta 42 Proveedores (sub cuenta 421) cuyo valor está representado tambiérí por su equivalente S/. 2 000.00 soles es una cuenta acreedora en vista de que toda persona o cuenta que dá o entrega es acreedora, representando para la empresa una salida, su registro se realiza en la columna del Haber. Entonces literalmente diremos que se carga a la cuenta 60 Compras y se abona a la cuenta 42 Proveedores por el mismo valor S/. 2000.00 soles. Si tomamos en cuenta la disposición contable descrita anteriormente en el rayado del libro Diario el asiento por la compra sería: Folio 4 Libro Diario al 31 de Dic. del 200 DEBE HABER
1 Compras 601 Mercaderías A Proveedores 421 Facturas por pagar 60 42
31/12 Por la compra de mercaderías al contado según factura Nº 001-07213
2000 2000
2 000.00
2 000.00
Otr a for ma de Registro:
En el registro de las operaciones del diario debe primar el criterio de todo Contador para la utilización de las columnas establecidas en el rayado, por consiguiente la operación de compra realizada por la empresa Comercial Latina S.A. se puede registrar de otra forma siempre y cuando se cumpla con el principio de la partida doble: “no hay deudor sin acreedor ni acreedor sin deudor”. Folio 6 Libro Diario al 31 de Dic. del 200 DEBE HABER
1 Compras Mercaderías A Proveedores Facturas por pagar
60
601
42
421
31/12 Por la compra de mercaderías al contado según factura Nº 001-07213
2000 2000
2 000.00
2 000.00
REQUISITOS A TOMAR EN CUENTA EN EL ASIENTO: 1. Entre las columnas del Debe y el Haber debe existir una perfecta igualdad de sus importes cualquiera sea la cantidad de cuentas que la integran. 2. El registro contable debe ser con letra manuscrita y legible. 3. Las cuentas deudoras se registran en la columna de la izquierda llamada DEBE y las acreedoras en la columna de la derecha llamada HABER. 4. Las cuentas principales deben subrayarse con tinta roja.
5. Las cuentas acreedoras deben ir precedidas de la letra "A" que significa Abono. 6. La línea de separación entre un asiento y otro debe ser interconectado por el numero del Asiento.
CLASES DE ASIENTOS: Los asientos se clasifican teniendo en cuenta varios aspectos:
Por el número de cuentas que intervienen:
o
Asientos simples
o
Asientos compuestos
o
Asientos mixtos
o
Por la naturaleza y destino de sus resultados:
Asientos por naturaleza
Asientos por destino
Por la función que desempeñan:
Asientos de Apertura
Asientos de Operación
Asientos de Centralización
Asientos de Ajuste
Asientos de Regularización
Asientos de Cierre
Asientos de Reapertura.
POR EL NÚMERO DE CUENTAS QUE INTERVIENE
ASIENTO SIMPLES Comprende a todos aquellos que tienen una cuenta deudora y una cuenta acreedora es decir una cuenta cargada contra una cuenta abonada. Corresponde a la fórmula: “TAL A TAL”.
Ejemplo: Se paga S/. 1500.00 en efectivo a un proveedor por la factura N'001-47414. Fecha 5 de Agosto del 200.
Contabilización DEBE HABER 1 Proveedores 421 Facturas por pagar A Caja y Bancos 101 Caja 42 10
31/12 Por la compra de mercaderías al contado según factura Nº 001-07213
ASIENTOS COMPUESTOS:
1500 1500
1 500.00
1 500.00
Se refiere a todos aquellos en que intervienen dos o más cuentas deudoras contra dos o más cuentas acreedoras. Corresponden a la fórmula: "Varios a Varios". Es decir dos o más cuentas cargadas contra dos o más cuentas abonadas.
LIBRO MAYOR
CONCEPTO: Es un libro principal y obligatorio, de foliación doble, que sirve como depositario de todos los valores registrados en el Libro Diario. LIBRO MAYOR: Registra las cuentas deudoras y acreedoras que provienen del Libro Diario, considerándose de esta forma como un clasificador de cuentas que a manera de fichero anota por separado, en forma cronológica y ordenada todos los valores que representan los movimientos de cada cuenta.
Las operaciones mercantiles registradas diariamente en el libro diario son trasladadas al libro mayor y en él se refleja las cuentas individualmente con independencia unas de otras; de esta forma nos dá a conocer las diversas posiciones que adopta cada cuenta en virtud de las operaciones realizadas. No puede efectuarse anotación alguna en este libro si previamente no se ha realizado un asiento en el libro Diario. Es un libro intermedio entre el libro Diario y el Balance de Comprobación.
SITUACIÓN LEGAL: Según el Código de Comercio en su Artículo 39º establece que las cuentas de cada objeto o persona en particular se abrirán o registrarán en el Debe y Haber del libro Mayor, por consiguiente las cuentas del libro Diario se trasladarán por orden riguroso de fechas a cada una de las cuentas del libro Mayor. Por lo tanto diremos que este libro tiene una función básica: "recopilar sistemáticamente las operaciones inscritas anteriormente en el Libro Diario". Su obligatoriedad se establece en el Artículo 65° del D.S. N° 054-99EF del Impuesto a la Renta: "toda persona jurídica" está obligada a llevar contabilidad completa así como todas aquellas personas naturales cuyos ingresos brutos anuales superen las 100 UIT. Este libro se debe legalizar ante un Juez de Paz Letrado o un Notario Público. Puede ser utilizado empastado o en hojas sueltas según el requerimiento de la empresa.
RAYADO DEL LIBRO MAYOR: El Libro Mayor adopta varias formas de rayado siendo los más conocidos, el rayado de saldos y el rayado corriente. Veamos sus modelos:
Rayado de Saldos: Es de foliación simple, generalmente se le utiliza en los sistemas mecanizados, mediante hojas sueltas, posteriormente son empastados.
CÓDIGO NOMBRE DE LA CUENTA
