EJEMPLO DE POLITICAS LABORALES POLITICAS LABORALES Horario de trabajo, vacaciones y permisos 1. El horario de trabajo es de ocho horas diarias en jornada única continua de 8h00 hasta 16h30 incluida la hora de almuerzo, la cual se podrá tomar a partir de las 13h00, con un tiempo máximo de 30 minutos, debiendo coordinarse en las áreas de Gerencia General, Almacén y recepción, de tal manera que siempre permanezca una persona para su atención. Nota: en caso de que el jefe inmediato especifique un horario de trabajo diferente al del contrato de trabajo del empleado deberá obedecerse dicho horario. 2. Los empleados no pueden abandonar sus labores antes de haber terminado la jornada diaria, a menos que tengan la autorización de su jefe inmediato mediante un memo. Este memo debe ser entregado a la asistente administrativa. En caso de comprobarse que el empleado ha abandonado su puesto de trabajo, por razones personales sin la autorización de su jefe inmediato, se le descontará el doble del tiempo utilizado. 3. El personal administrativo deberá registrar su ingreso, salida, almuerzo y permisos con la asistente administrativa. • Las personas que no registren su ingreso injustificadamente, serán consideradas como ausentes y en consecuencia se les descontará 1 día en la liquidación de vacaciones anuales. • Si se acumulan 4 horas de permisos o atrasos a la semana que no hayan sido recuperadas, se le descontará medio día de la liquidación de v acaciones anuales. • Si se acumulan 8 horas a la semana que no hayan sido recuper adas, se le descontará un día de la liquidación de vacaciones anuales. El total de horas de permisos personales y atrasos se podrá recuperar con horas de trabajo, ya sea el mismo día o en el transcurso de la semana siempre que no e xcedan de 4 horas a la semana. se mana. 4. Los permisos especiales autorizados por Nitzan S.A. sin cargo a vacaciones son los siguientes: • Por fallecimiento del cónyuge, hijos o padres, hasta 3 días calendario. • Por matrimonio hasta 5 días calendario. • Por calamidad doméstica y/o fuerza mayor fuerza mayor debidamente comprobada y justificada, hasta 2 días calendario. • Por matriculación escolar de sus hijos, 1 día calendario. • Se otorgará licencia especial, con goce de sueldo, a quienes Nitzan S.A. autorice participar en cursos, seminarios, becas y otras actividades que sean de interés para la empresa, por el tiempo que dure el evento y por un máximo de 2 meses. Los permisos especiales serán autorizados por el Gerente Administrativo Financiero, con excepción de la licencia especial, que será autorizada por el Gerente General y el Gerente Administrativo Financiero dará trámite. 5. Nitzan S.A. concederá a sus empleados, que tengan 2 años de servicio continuo, licencia sin sueldo hasta por 1 año, para la realización de estudios dentro o fuera del país, siempre y cuando tengan relación con la actividad de la empresa o sea de interés de la misma. Las licencias se otorgarán bajo las siguientes condiciones: • Se podrá exigir al empleado em pleado que preste sus servicios por un período de tiempo igual al de la licencia otorgada. licencia otorgada. • No se podrá solicitar autorización de uso anticipado de vacaciones anuales, conjuntamente al período de la licencia. • Perderá los beneficios adicionales que la empresa otorga a sus empleados. • Se dará por terminado el contrato c ontrato que tiene con la empresa, cancelándole sus haberes hasta su retorno. 6. El personal de planta con un año de trabajo ininterrumpido tendrá derecho a 15 días laborables de vacaciones remuneradas por año. El empleado no podrá fraccionar el tiempo de vacaciones, solo cuando la empresa así se lo solicite. En caso de fraccionar las vacaciones por motivos personales, se liquidarán las vacaciones tomando en cuenta días calendario. 7. Se concederá 1 día adicional de vacaciones remuneradas por cada año de servicio a cada empleado a partir del quinto año consecutivo de trabajo ininterrumpido en la empresa. 8. Los empleados podrán acumular vacaciones de conformidad con la Ley.
9. En casos justificados, con la autorización del Je fe inmediato y el visto bueno del Ge rente Administrativo Financiero, los empleados con 2 años ininterrumpidos de trabajo, podrán solicitar permisos con cargo a vacaciones sin que sobrepase los 15 días. En caso de producirse la separación de un empleado que haya hecho uso anticipado de sus vacaciones, se le descontará de su liquidación el valor proporcional correspondiente. 10. Se pagará compensación económica de vacaciones no gozadas de conformidad con el Código de Trabajo. 11. En caso de que la Gerencia General así lo decida, se concederán vacaciones para todo el personal durante las dos últimas semanas laborales de Diciembre con cargo a vacac iones. Derechos, deberes y prohibiciones 12. Todos los empleados tienen derecho de realizar reclamos o consultas, en primera instancia con el Gerente Administrativo Financiero y de no encontrar la solución adecuada se puede acudir con el Gerente General. Estas consultas o reclamos deben estar apegadas a las políticas de Nitzan S.A. y al Código de Trabajo. 13. Solamente el Gerente General o quien lo sustituya podrá decidir sobre la terminación de contratos. 14. Los DERECHOS de los empleados son: • Recibir puntualmente la remuneración y valores adicionales, de conformidad con las políticas de Nitzan S.A. • Hacer uso de sus vacaciones anuales. • Solicitar permisos y licencias de acuerdo a las políticas de Nitzan S.A. • Mantener estabilidad en el puesto, salvo c asos expresamente contemplados en las Leyes L aborales y en las políticas de Nitzan S.A. • Expresar justas peticiones y reclamos mediante lo establecido en las políticas de Nitzan S.A. • Recibir capacitación profesional, actualización y/o perfeccionamiento de acuerdo a las necesidades y posibilidades de Nitzan S.A. 15. Sin perjuicio de los DEBERES que particularmente impongan las Leyes, reglamentos y Resoluciones especiales, el personal de Nitzan S.A. está obligado a: • Guardar lealtad y respeto a la empresa y sus directivos. • Cumplir sus funciones en forma regular, con eficiencia, de dicación, responsabilidad, horario y condiciones convenidas. • Cumplir todas las resoluciones, disposiciones y órdenes que dispongan los órganos superiores de la empresa. • Velar por los intereses de la empresa y por la conservación de los bienes que integran su patrimonio. Debe comunicar a los ejecutivos competentes todo acto o procedimiento que pueda causar prejuicio o implique omisión o delito. • Suscribir las Actas de entrega-recepción de cargos y descargos de los muebles y equipos asignados para el cumplimiento de sus labores y comunicar a la Gerencia Administrativa cualquier cambio de ubicación o devolución de los mismos. • Guardar secreto y reserva de todos los asuntos que conozca debido a la actividad que realiza en la empresa. • Dejar constancia escrita de todos los trabajos que realiza. • Fortalecer el espíritu de compañerismo entre los empleados y orientar a los recién ingresados en las normas, sistemas y procedimientos de trabajo. • Notificar en la Gerencia Administrativa todo cambio de estado civil, nacimiento de hijos, dirección domiciliaria, teléfono, cursos, entre otras. • Respetar todas las normas legales y las emitidas por la em presa. • Cada empleado es un representante de Nitzan, por lo que deben mantener una apariencia de acorde con la imagen que la empresa desea proyectar, tanto de forma personal como con los bienes y vehículos que están bajo su responsabilidad. • Todos los empleados de Nitzan S.A. deberán dar estricto cumplimiento al reglamento de uso, control y movilización de los vehículos de la empresa. 16. Queda PROHIBIDO al empleado a más de lo que determina la Ley: • Utilizar información de la empresa para comunicar o divulgar operaciones.
• Retirar de la empresa útiles y/o elementos de trabajo sin su debida autorización. • Faltar al trabajo injustificablemente. • Ejercer actividades ajenas a sus funciones durante la jornada de trabajo. • Registrar mediante otro empleado la entrada, salida, almuerzo y/permisos. • Hacer críticas, con el afán de hacer daño a sus compañeros o superiores. • Ingerir licor o sustancias prohibidas en horas de t rabajo o cuando se encuentre a cargo de un vehículo de la empresa. 17. El empleado que no cumpla las políticas de Nitzan S.A. podrá recibir medidas disciplinarias o sanciones según la gravedad del hecho, esto no lo deslinda de responsabilidades legales. SANCIONES 1. El Gerente Administrativo, en primera instancia, establecerá las sanciones reglamentarias. 2. Se establecen las siguientes sanciones: • Amonestación verbal. • Amonestación escrita. • Multa máxima permitida por la Ley. • Separación del trabajo. 3. Las causas de amonestación verbal son las siguientes: • No registrar la asistencia diaria, de acuerdo a las políticas establecidas. • Abandonar su lugar de trabajo sin tener la autorización de su jefe inmediato. • Hacer mal uso de los bienes de la empresa. • Atrasarse sin justificación hasta por 2 veces en la semana. • No respetar la línea jerárquica. • No utilizar en forma correcta los uniformes entregados. • Utilizar mayor tiempo para servirse el almuerzo. 4. Las causas de amonestación escrita son las siguientes: • Reincidir en las faltas antes mencionadas. • Cumplir deficientemente las responsabilidades y funciones establecidas en el contrato de t rabajo. 5. El Gerente General, con la notificación del Gerente Administrativo, impondrá multas a los empleados en los siguientes casos: • Reincidencia de las faltas anteriormente mencionadas. • Por no acatar las órdenes o disposiciones de sus superiores. • Por provocar altercados en su lugar de trabajo. • Incumplimiento de las PROHIBICIONES establecidas por la empresa y demás reglas que establece el Código de Trabajo. 6. Un empleado será separado de la empresa por la reincidencia de las faltas descritas en las políticas 3 y 4 y en los casos descritos por la Ley Laboral. I. Descripción General 1. Objetivo del procedimiento Brindar a los estudiantes universitarios o bachilleres la oportunidad de realizar sus horas prácticas, para que los mismos puedan afianzar e incrementar los conocimientos teóricos en las diferentes áreas académicas y de especialización. 2. Alcance Comprende a todos los estudiantes universitarios o bachilleres a nivel nacional. 3. Fundamentos y herramientas de apoyo Formulario Solicitud de Pasantía, Sistema de Investigación Criminal (SIC), base de datos interna y certificaciones, carta de aprobación de los padres o tutor legal, en caso de los menores de edad. II. Políticas
¾ Es de carácter obligatorio estar m atriculado en la universidad, politécnico, escuela o colegio. ¾ Toda solicitud de pasantía debe estar sustentada por una constancia del centro de formación académica correspondiente. ¾ Las solicitudes de pasantía para menores de edad, deben tener anexo la autorización de los padres o tutor legal donde desvincule a la institución de cualquier daño o perjuicio contra el menor. ¾ El tiempo de duración y las horas de prácticas del pasante será el designado en la solicitud de pasantía. Las cuáles serán realizadas en días laborables. ¾ La evaluación del
período de pasantía y la calificación final, serán responsabilidad del supervisor del área, quien lo
remitirá a la Dirección de Gestión Humana, a través del formulario de evaluación del pasante emitido por la entidad solicitante. Agosto, 2011 Página 50 de 248 Dirección de Gestión Humana Reclutamiento y Selección Programa de Pasantías ¾ Toda certificación de pasantía será emitida por la Dirección de Gestión Humana, después de concluirse las horas prácticas. ¾ Las horas de pasantías en la institución no rec ibirán remuneración económica. ¾ Se considerara causa de término de las horas prácticas y la perdida del der echo a certificación, cuando el pasante incurra en el irrespeto a las normas y disposiciones institucionales. III. Documentos Relacionados Código del Documento Nombre del Documento o Datos GH‐RS‐09 Formulario de Solicitud pasantía S/C Base de datos interna S/C Certificación S/C Manual de Cargos y Competencia de la Dirección General de Gestión Humana IV. Definición de Términos Principales ¾ Formulario solicitud de pasantía: Formulario para recabar información rápida y precisa de los estudiantes que desean realizar sus horas prácticas. ¾ Pasantía: Práctica que realiza un estudiante de té rmino para desarrollar sus conocimientos y habilidades. ¾ Certificaciones: Documento que avala la realización de horas prácticas.Agosto, 2011 P ágina 51 de 248 Dirección de Gestión Humana Reclutamiento y Selección Programa de Pasantías V. Descripción del Procedimiento 1. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, r ecibe solicitud de pasantía y verifica: ¾ De ser un menor, carta de autorización del padre o tutor y copia de cedula del mismo. ¾ Que el formulario de solicitud de pasantía este debidamente completado y anexos. 2. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, verifica en el Sistema de Investigación Criminal y revisa que el pasante no tenga antece dentes penales. ¾ Si el solicitante tiene antecedentes penales, no se continuará con el proceso y se rá notificado de dicha decisión. 3. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, identifica departamentos o plazas afines con el área de estudio y coordina con las divisiones de gestión humana y/o directores de departamentales. ¾ En caso de ser rechazada la solicitud o que no existan plazas, se notificará al solicitante. 4. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, e labora comunicación de remisión y entrega al
Director/a de Gestión Humana para la aprobación. 5. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, remite la comunicación aprobada y anexos. 6. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, se contacta al solicitante e informa la fecha y el lugar donde debe presentarse. 7. Encargado/a de Reclutamiento y Selección, notifica a Secretaria para la elaboración de carnet de identificación del pasante.Agosto, 2011 Página 52 de 248 Dirección de Gestión Humana Reclutamiento y Selección Programa de Pasantías 8. Encargado/a de Reclutamiento y Selecc ión, recibe comunicación del supervisor del área o dependencia donde se realizó la pasantía, con las horas trabajadas y la puntuación promedio de la evaluación. Objetivo del procedimiento Elaborar
las acciones
de
personal (Designación, Reingreso, Traslado, Reclasificación,
Ascenso y Aumento de Sueldo) de los empleados de la Institución. 2. Alcance Comprende a todo el personal de la institución a nivel nacional. 3. Fundamentos y herramientas de apoyo Ley No. 133‐11, Orgánica del Ministerio Público,
Ley No. 41‐08, de Función Pública, el
Reglamento de Relaciones Laborales No.523‐09 y el Aplicativo de Ge stión Humana. II. Políticas ¾ Todo movimiento de personal de un departamento y/o dependencia a otro debe estar amparado por una acción de personal. ¾ Es de carácter obligatorio la recepción de la acciones de personal por partes de los empleados. ¾ Los empleados que sean avisados y no pasen afirmar a tiempo su acción de personal de designación o reingreso, se le r etendrá el sueldo. ¾ Todos los empleados deberán tener un expediente físico, donde conste su trayectoria en la institución. ¾ Los expedientes de personal deben permanecer bajo la guardia y custodia de la Dirección de Gestión Humana ¾ Los expedientes de los empleados/as inactivos deben permanece r por los menos un mínimo de dos (2) años la Dirección de Gestión Humana. ¾ Los expedientes del personal deben ser actualizados anualmente. ¾ La Dirección de Gestión Humana entregará carta para elaboración de carnet a los empleados. ¾ Todos los empleados deberán usar su carnet de identificación institucional en lugar visible, durante la jornada laboral. V. Descripción del Procedimiento 1. Encargado/a de Relaciones Laborales, recibe documento y anexos de Encargado/a de Reclutamiento y Selección, revisa y entre ga al Analista de Relaciones Laborales. ¾ Si el empleado ya tiene un código en el sistema, se trabaja como un reingreso. 2.2 Si es un traslado, ascenso, reclasificación, aumento de sueldo o reingreso, se elabora la acción de acuerdo al tipo de novedadAgosto, 2011 Página 64 de 248 Dirección de Gestión Humana Relaciones Laborales
Elaboración de Acción de Personal 3. Analista de Relaciones Laborales, imprime, revisa, firma
y entrega a la Encargado/a de
Relaciones Laborales. 4. Encargado/a de Relaciones Laborales, recibe acción de personal y anexos, revisa, firma y entrega a la directora/a de Gestión Humana. 5. Directora de Gestión Humana, recibe acción de personal y anexos y revisa que t odo este correcto y firma. ¾ Si hay algo incorrecto devuelve a la Encargada de Relaciones Laborales 6. Encargado/a de Relaciones Laborales, recibe acción y anexos, revisa, firma y entrega al Directora/a de Gestión Humana, para la firma del Procurador General de la República.Agosto, 2011 Página 65 de 248 Dirección de Gestión Humana Relaciones Laborales Elaboración de Acción de Personal 7. Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, recibe acción de personal y anexos, registra en el libro control de acción de personal y entrega con acuse de recibo en el libro control de acciones a la Dirección Administrativa y Financiera. 8. Analista de Relaciones Laborales, recibe acción de personal y aprobada por la Contraloría y notifica al supervisor del área y al empleado. ¾ Si la acción de personal no es aprobada por la Contraloría, porque la persona figura en la nómina de otra Institución del Estado,
procede a llamar al Supervisor inmediato para
informarle que gestione la decisión del candidato/a y de acuerdo a la decisión del mismo de pertenecer o no a la institución se continúa con el paso 2.1 o se anula la acción de personal. 9. Analista de de Relaciones Laborales, entrega al empleado: copia de acción de personal, copia de la descripción de cargo, manual de inducción, código de ética, carta de carnet y remite al Auxiliar Administrativo de Evaluación y Compensación (Ver Procedimientos de Afiliación al Sistema Dominicano de Seguridad Social). 10. Analista de Relaciones Laborales, entrega acción de personal y anexo al Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, para abrir el expediente del empleado y archivar. 11. Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, Recibe acción de personal y anexos, abre expediente del empleado y entrega al Encargado de Archivo para que repose en el expediente del empleado. VI. Control de Registros I. Descripción General 1. Objetivo del procedimiento Registrar las vacaciones y licencias del personal de la Institución. 2. Alcance Comprende a todo el personal de la institución a nivel nacional. 3. Fundamentos y herramientas de apoyo Ley No. 133‐11, Orgánica del Ministerio Público, Ley No. 41‐08, de Función Pública y el Reglamento de Relaciones Laborales No.523‐09. II. Políticas ¾ El personal tendrán derecho a disfrutar sus vacaciones, después de un (1) año continuo de trabajo. ¾ El tiempo laborado en otra institución del Estado se tomar á en cuenta al calcular los días de vacaciones a disfrutar, previa notificación escrita a la Direcc ión de Gestión Humana. ¾ Solo serán acumuladas las vacaciones de dos (2) años consecutivos y se prohíbe el pago de las
vacaciones no disfrutadas. ¾ El supervisor del área de mayor nivel jerárquico deberá enviar a más tardar el 15 de enero de cada año la programación anual de las vacaciones del personal bajo su dependencia. ¾ El supervisor del área tendrá derec ho a posponer el disfrute de las vacaciones del personal bajo su supervisión, por razones institucionales.Agosto, 2011 Página 69 de 248 Dirección de Gestión Humana Relaciones Laborales Registro de Vacaciones y Licencias ¾ Los supervisores de áreas deberán notificar a la Dirección de Gestión Humana, con quince (15) días de anticipación los cambios en la programación anual de las vacaciones del pers onal bajo su dependencia. ¾ Las licencias médicas deben estar avaladas por un certificado médico. V. Descripción del Procedimiento 1. Vacaciones 1.1 Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, recibe solicitud o relación de vacaciones y accesa al aplicativo de Gestión Humana.Agosto, 2011 Página 70 de 248 Dirección de Gestión Humana Relaciones Laborales Registro de Vacaciones y Licencias 1.2. Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, verifica en el expediente digital que las vacaciones solicitadas correspondan al año que indican y los días a disfrutar correspondan a los años de servicios. ¾ Si hay algún error, solicita al Encargado de Archivo el expediente físico, verifica si t iene certificación de otra Institución del Estado, informa al superior inmediato y al empleado, los días que realmente le corresponde disfrutar o e l año. 1.3. Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, digita
acción de personal y entrega
documento al Encargado de Archivo, para que re pose en el expediente del empleado. 2. Licencias 2.1 Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, recibe solicitud y verifica los anexos. ¾ Si hay algún error o falta alguna documentación, informa al superior inmediato o al empleado y devuelve para corrección. 2.2 Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, elabora acción de personal, imprime, revisa, firma y entrega al Encargado/a de Relaciones Laborales. ¾ Si la licencia es médica, el Encargado/a de Relaciones Laborales, revisa, firma y Entre ga al Departamento de Evaluación y Compensación. (Ver Procedimiento Subsidio por Enfermedad Común y Subsidio de Maternidad). ¾ Si la licencia es por estudios, el/a Auxiliar Administrativo de Relaciones Laborales, solicita la aprobación del Procurador General y de la institución donde realizará los estudios. a) Encargado/a de Relaciones Laborales, revisa acción de per sonal, firma y entrega al Director/a de Gestión Humana, para remitir al Procurador General de la República. b) Encargado/a de Relaciones Laborales, recibe acció n de personal y entrega al Auxiliar Administrativo I, para remitir el original al Encargado de Archivo y copia al empleado y al superior del área.Agosto, 2011 Página 72 de 248 Dirección de Gestión Humana Relaciones Laborales Registro de Vacaciones y Licencias
V. Control de Registros Código Título Responsable Medio Tiempo Archivo Lugar de Archivo Disposición Final GH‐RL‐02 Formulario Programación de Vacaciones Auxiliar Administrativo Relaciones Laborales Físico Indefinido Expediente e
