GENERALIDADES DE LA EMPRESA. Razón Social: Agencia de viajes Tonchala Tours y/o Susana Garciaherreros. Nit. 37.212.934 Domicilio: AV 0 Calle 10 Esquina Hotel Tonchala. Constitución: La empresa esta constituida por escritura publica Nº 0000900 del 18 de octubre de 1972, otorgado en la notaria primera de la ciudad de san José de Cúcuta e inscrita en la cámara de comercio al 14 de marzo de 1973 bajo el número 11342 del libro 96 Duración: el término de duración de la empresa se fijo hasta el 20 de octubre de 2022 Objeto Social: La empresa TONCHALA TOURS tiene por objeto social la presentación de todos los servicios correspondientes a una agencia de viajes y turismo. Dentro del giro normal para el ejerció de su objeto social, la agencia podrá realizar transacciones del comercio, suscribir pagares, contratos, prestamos, servicios de compra y venta de moneda extranjera, contratar y subcontratar, y todos los demás contemplados en el código de comercio. En general celebrar toda clase de actos, operaciones y contratos que tengan relación directa con las actividades que integran el objeto principal o cuya finalidad sea ejercer los derechos o cumplir las obligaciones legales o convencionalmente derivados de la existencia de la misma. RESEÑA HISTORICA. La agencia de viajes y turismo TONCHALA TOURS a lo largo de sus treinta y cinco (35) años de fundada se ha desempeñado con firmeza y perseverancia, ha brindado sus servicios no solo a particulares sino a diferentes empresas a nivel departamental, además posee una línea de servicios enfocados a satisfacer la necesidad de trasporte de sus clientes y la tramitologÍa que en dado caso se requieren, los servicios que prestan son: * Excursiones aéreas. * Reservaciones de hoteles nacionales e internacionales. * Servicio de domicilio. * Recepción de todas las tarjetas de crédito y débito (formas de pago). * Otorgación directa de crédito con sus clientes. * Reservas sistematizadas de cupos aéreas. Las aerolíneas con las cuales TONCHALA TOURS tiene contrato de mandato son: * AVIANCA SA * COPA
* EASYFLY * AMERICAN AIRLINES * AEROLINEA DE ANTIOQUIA (ADA) * LOYD BOLIVIANO * SATENA * AEROREPUBLICA * AIRES * IBERIA * AEROLINEAS ARGENTINAS Su competencia más representativa es: * TURISMO INTERANACIONAL. * AGENCIA DE VIAJES CARIBE TOURS. * VIAJES CASA BLANCA. * MUNDIAL DE TURISMO LTDA. * VIAJES Y TURISMO ARCO IRIS. * PINTO TOURS LTDA. * PASAJES LTDA VIAJES Y TURISMO. * THE WORLD TRAVEL LTDA. ANALISIS ORGANIZA ORGANIZATIVO TIVO DE LA AGENCIA DE VIAJES VIAJES TONCHALA TONCHALA TOURS Y/O Y/O SUSANA GARCIAHERREROS. DIAGNOSTICO GENERAL. Análisis de de fortalezas fortalezas y debilidades debilidades internas internas de la organizac organización ión así como amenaz amenazas as y oportunidades que enfrenta la empresa. * DIAGNOSTICO INTERNO: Es el análisis de los puntos fuertes de la empresa y sus puntos débiles, se realiza con el fin de conocer la verdadera situación de la empresa estructuralmente y en su orden funcional, determinando cuales de ellas representan mayor impacto en la organización. CAPACIDAD DIRECTIVA | FORTALEZAS | DEBILIDAD | | ALTO | MEDIO | BAJO | ALTO | MEDIO | BAJO | Experiencia en el Ramo | X | | | | | | Imagen | X | | | | | | Misión, Visión y Objetivos | | | | | X | | Toma de Decisiones | | | | | X | | Estructura Orgánica (organigrama) | | | | X | | | Manuales | | | | X | | |
EXPERIENCIA EN EL RAMO: Se tomo como fortaleza por la larga trayectoria de la agencia en el medio, lo cual le ha permitido a la misma mantenerse en el mercado. IMAGEN DE LA GERENCIA: Es una Fortaleza pues la agencia debido a su trayectoria cuenta con reconocimiento en el mercado, lo que le ha servido para mantener una regularidad en la utilización de sus servicios MISION, VISION Y OBJETIVOS NO ESTABLECIDOS: Se clasifico como una debilidad debido a que la ausencia de dichas herramientas, genera toma de decisiones improvisadas, una planeación a medias, falta de claridad en lo que se hace y lo que se desea lograr a corto, mediano y largo plazo. TOMA DE DECISIONES: Se determino como una debilidad, debido a la centralización que no permite involucrar a todo el talento humano. ESTRUCTURA ORGANICA (ORGANIGRAMA): Se clasifica como una debilidad, puesto que no existe actualmente en la organización dicha estructura, es decir, la agencia no cuenta con un mapa o carta de organización para el talento humano. MANUALES (FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS): Es una debilidad porque no están establecidos los manuales que le permitan a la organización tener claridad en las funciones y responsabilidades a ejecutar por cada colaborador. CAPACIDAD FINANCIERA | FORTALEZAS | DEBILIDAD | | ALTO | MEDIO | BAJO | ALTO | MEDIO | BAJO | Recuperación de cartera | | | | | X | | Baja liquidez | | | | | X | | Endeudamiento | | | | X | | | Análisis financiero | | | x | | | | RECUPERACION DE CARTERA: Es considerada como una debilidad puesto que la agencia tarde en recuperar tarda hasta 2 o más meses en recuperar sus cuentas más representativas, ya que para que se efectué el pago de las mismas. BAJA LIQUIDEZ: Es una debilidad para la agencia porque al presentarse este fenómeno, se está restringiendo la posibilidad de invertir y cumplir con algunas obligaciones. ENDEUDAMIENTO: Es una debilidad, debido a que la agencia accede a muchos créditos sin una planeación u organización adecuada. ANALISIS FINANCIERO: Es una fortaleza, ya que se realiza periódicamente pero sin embargo sus resultados en cuanto a la capacidad de endeudamiento o liquidez no son muy favorables. CAPACIDAD TECNOLOGICA | FORTALEZAS | DEBILIDAD | | ALTO | MEDIO | BAJO | ALTO | MEDIO | BAJO |
Sistematización actualizada | | X | | | | | Facilidad de acceso a la tecnología | | X | | | | | Manejo sistematizado de los servicios | X | | | | | | SISTEMATIZACION ACTUALIZADA: Es considerada como una fortaleza ya que cuenta con las actualizaciones adecuadas para la prestación de los servicios FACILIDAD DE ACCESO A LA TECNOLOGIA: la empresa tiene acceso a la tecnología adecuada, facilidad al manejo de internet y demás servicios tecnológicos ofrecidos en esta nueva era MANEJO SISTEMATIZADO DE LOS SERVICIOS: Es una fortaleza puesto que el servicio mas representativo ofrecido por la agencia, que es la venta de pasajes aéreos, se encuentra sistematizada, estas reservas se manejan bajo el programa de AMADEUS un programa de red interna que comunica con la aerolínea CAPACIDAD DE TALENTO HUMANO | FORTALEZAS | DEBILIDAD | | ALTO | MEDIO | BAJO | ALTO | MEDIO | BAJO | Remuneración | | X | | | | | Ambiente Laboral | | X | | | | | Capacitación | | | | | X | | Motivación | | | X | | | | Comunicación | | X | | | | | REMUNERACION: Es una fortaleza porque el salario otorgado es el adecuado según el nivel de sus responsabilidades al cual se le realiza un aumento anual según el incremento de las ventas del año anterior. AMBIENTE LABORAL: Se define como una fortaleza ya que en la agencia los empleados que actualmente esta laborando han creado un ambiente de confianza debió a su gran tiempo laborando en la misma. CAPACITACION: Se considera como una debilidad ya que la empresa AMADEUS encargada de la capacitación anual de los empleados, la realiza oportunamente, pero debido a que los empleados de la agencia no pueden adaptarse a los horarios establecidos por AMADEUS las capacitaciones son perdidas. MOTIVACION: Es considerada como una fortaleza, los empleados tienen destinado un monto de dinero de caja menor para los refrigerios durante el día. COMUNICACIÓN: En este aspecto vuelve el factor confianza, entre los empleados se maneja una buena comunicación, además esta debe ser completamente clara y sin distorsiones, ya que en el caso de las agencias un error en la comunicación puede llegar a destinar un tiquete con errores e incurrir en una penalidad, o en el caso más grave tener que asumir el gasto del tiquete sin ser utilizado.
CAPACIDAD COMPETITIVA | FORTALEZAS | DEBILIDAD | | ALTO | MEDIO | BAJO | ALTO | MEDIO | BAJO | Servicio al Cliente | | X | | | | | Promociones | | | | | X | | Publicidad | | | | | X | | Calidad de sus servicios | | X | | | | | Imagen | | X | | | | | Instalaciones | | | | | X | | En los ítems de capacidad competitiva, se considera como fortaleza, el servicio al cliente, la imagen y la calidad de sus servicios cada uno de ellos le ha proporcionado a la agencia más aspectos positivos que negativos PROMOCIONES: Considerada como debilidad, puesto que la agencia se limita a las promociones de descubra o las que brindan los hoteles. PUBLICIDAD: La agencia no utiliza ningún medio como periódicos, radio para dar a conocer sus servicios. Solo poseen una valla publicitaria en la esquina del hotel Tonchala que de igual manera no es muy visible. INSTALACIONES: Se considero como una debilidad ya que desde su fundación no se han hecho ninguna acción con el propósito de cambiar las mismas o renovarlas, empezando el lugar es arrendado y para el gran movimiento que maneja esta agencia las instalaciones locativas no son las apropiadas para el correcto desempeño de los empleados ni para la atención con el cliente FORTALEZAS * Experiencia en el medio *Imagen * Facilidad de acceso a la tecnología * Manejo sistematizado de los servicios * Remuneración * Ambiente laboral * Motivación * Comunicación DEBILIDADES * Misión, visión y objetivos no establecidos * Toma de decisiones * Estructura orgánica * Manuales * Recuperación de cartera
* Endeudamiento * Capacitación * Promoción * Publicidad * Instalaciones. * DIAGNOSTICO EXTERNO: En este diagnóstico se analizan los factores y hechos que influyen en la empresa desde afuera, de forma positiva o negativa. El paso a seguir es la identificación de los factores que comprenden el proceso de exanimación para tener una compresión completa de la posición de la compañía y del alcance de sus oportunidades y amenazas. FACTOR POLITICO | OPORTUNIDAD | AMENAZA | | ALTO | MEDIO | BAJO | ALTO | MEDIO | BAJO | Seguridad | | | | X | | | Políticas de gobierno | | | | X | | | SEGURIDAD Este aspecto representa una amenaza para la agencia, ya que la empresa le proporciona sus servicios a entidades del estado, que pueden ser blancos de grupos antisociales, aunque este ítem también lo podríamos tomar como una oportunidad, puesto que al incrementarse la inseguridad en las carreteras se incrementa la demanda de viajes aéreos. POLITICAS DE GOBIERNO: Representa una amenaza para la agencia que dichas políticas, tales como impuestos, política cambiaria, tienen una notable incidencia para el desempeño de la misma FACTOR SOCIAL | OPORTUNIDAD | AMENAZA | | ALTO | MEDIO | BAJO | ALTO | MEDIO | BAJO | Desempleo | | | | | X | | Sistema de seguridad social | | X | | | | | DESEMPLEO: Este factor representa una amenaza para la agencia ya que se reduce la cantidad de personas que tiene acceso a esta clase de servicios. SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL: Se considera como oportunidad, debido a que se toma como una herramienta de apoyo para la satisfacción de las necesidades del talento humano y el cumplimiento de la agencia de las obligaciones para con sus empleados y con el estado FACTOR TECNOLOGICA | OPORTUNIDAD | AMENAZA | | ALTO | MEDIO | BAJO | ALTO | MEDIO | BAJO | Procesos sistematizados | X | | | | | |
Tecnología de vanguardia | X | | | | | | Avance en las telecomunicaciones | X | | | | | | LA TECNOLOGIA: Representa para la agencia oportunidades. Se puede adecuar la tecnología necesaria para la sistematizar los procesos y brindar un mejor servicio. Procesos tales como, el manejo de reportes y reservas se podrían manejar mas eficazmente por medio de actualizaciones de programa como EL INTEGRA. La adquisición constante de tecnología, el avance en las telecomunicaciones son ítems con los cuales la empresa puede ampliar su marco de gestión en los servicios, obtener mayor agilidad, calidad y eficiencia en la prestación de los servicios, un computador con memoria de 1GB es mas rápido que una de 512MB, cabe destacar que en el momento de estar efectuando una reserva la lentitud del programa perjudicara la adquisición de la misma. OPORTUNIDADES * Sistema de seguridad social * Procesos sistematizados * Tecnología de vanguardia * Avance en las telecomunicaciones AMENAZAS * Seguridad * Políticas del gobierno * Desempleo MATRIZ DOFA DEBILIDADES | OPORTUNIDADES | Estructura organizacional no constituida | Sistema de seguridad social | Misión visión y objetivos no establecidos | Procesos sistematizados | Recuperación de cartera lenta | Tecnología de vanguardia | Falta de capacitación | Avance en las telecomunicaciones | No hay ambientación adecuada a la hora que el cliente espera | | Toma de decisiones centralizadas | | Instalaciones no adecuadas | | ORTALEZAS | AMENAZAS | Experiencia en el medio | Seguridad | Facilidad de acceso a la tecnología | Políticas del gobierno | Buena imagen | Desempleo | Ambiente laboral y Motivación adecuada | | Comunicación y Remuneración de los empleados adecuada | | MATRIZ DOFA POR AREAS DE LA EMPRESA
CONTABILIDAD | | | DEBILIDADES | OPORTUNIDADES | Inadecuado uso en el software INTEGRAL AMADEUS | Posibilidad de integrar toda la información en un sistema | Falta de dirección y control en las actividades a desarrollar | Asesoría actualizada para la resolución de problemas | Sobre trabajo en el área de Contabilidad | | FORTALEZAS | AMENAZAS | Motivación a los empleados | Entrega de inoportuna de los extractos por parte de gerencia | Contabilidad no atrasada en términos legales | No coincidencia entre saldos de cartera y contabilidad | VENTAS | || DEBILIDADES | OPORTUNIDADES | Falta de división de trabajo | Entrega oportuna de los tiquetes a los respectivos clientes | Descuido en el manejo de reservas de tkts a la hora de la venta | Estar en línea con las aerolíneas preferidas por los clientes | FORTALEZAS | AMENAZAS | Variedad en los servicios ofrecidos | Debido al atraso saldo de cartera no se otorgan créditos a clientes | Motivación a los empleados | Disminución de ventas por Temporadas bajas. | | Variación de precios constantes por las aerolíneas | COBRANZAS Y CARTERA | || DEBILIDADES | OPORTUNIDADES | Demora en identificar pago electrónicos | Manejo adecuado y oportuno de la información por parte contabilidad para trasmitírsela a cartera | Demora en recuperación de cartera | | FORTALEZAS | AMENAZAS | cobro insistente para la recuperación de cartera | Falencias en el área de ventas que pueden distorsionar la información de cobranzas | Motivación a los empleados | No coincidencia entre saldos de cartera y contabilidad | RECURSOS HUMANOS | | | DEBILIDADES | OPORTUNIDADES | Descuido y desorganización en el manejo de Documentos | Gerencia permite el desarrollo profesional de sus empleados | Planeación y organización en el cumplimiento de las obligaciones | Mejoramiento en las
políticas de reclutamiento y selección de personal | FORTALEZAS | AMENAZAS | Oportunidad y eficacia den la entrega de documentos | Gerencia utiliza esta área para realizar diligencias personales | Motivación a los empleados | | UEN | COMERCIALIZACION | COMPRA ONLINE | EO | | | Gerente | M | M | Secretaria | AI | R | A VENTAS | | | Factura-tiquete | R | AD | Programa-Reserva | AD | AD | CONTABILIDAD | | | Contador | C | C | Aux Contable | AI | AI | CARTERA-COBRAN | | | Cobrador | AI | AI | RECURSO HUMAN | | | Mensajero | AD | AI | Servicios Grales | AI | AI | SIGNIFICADO VARIABLES EVALUATIVAS: R: Responsable C: Control A.D. Apoyo Directo A.I. Apoyo Indirecto M Monitoreo MATRIZ DE RIESGO DEL AREA. | CAUSAS | RIESGOS | CONSECUENCIAS | PROBALIDAD DE OCURRENCIA | IMPACTO | CAPACIDAD REACCION | AREA DE VENTAS | (R1) Reserva de Tiquetes | Equivocación en la reserva | Penalidad a pagar por error en reserva | 0,1 | 7 | 8 | | (R2) Ventas de planes turísticos | Error en la fecha de viaje | Penalidad por cambios en la fecha | 0,1 | 9 | 9 | | (R3) Variación en precio de venta de TKTS | Disminución en Ventas | Disminución de Utilidad | 0,7 | 6 | 2 | | (R4) Disminución de ventas en temporadas bajas (Febrero, Mayo, Agosto ,Septiembre, Octubre ) | Disminución de Utilidad | Baja Liquidez, Baja posibilidad de reinversión | 0,4 | 8 |7| AREA DE CONTABILIDAD | (R1) Inadecuado uso en el software INTEGRAL AMADEUS |
Sobre trabajo en la entrega de los informes por parte de contabilidad | Elevación de gastos administrativos | 0,8 | 9 | 5 | | (R2) Incompatibilidad entre saldo de contabilidad y cartera | Información errónea en saldo de clientes | Disgusto de clientes por cobros inadecuados y No otorgamiento de crédito | 0,7 | 8 | 5 | | (R3) Sobre trabajo de contabilidad | Gastos Extras, Información errónea | Demora en entrega de informes | 0,5 | 7 | 6 | AREA DE CARTER | (R1) Demora en recuperación de cartera | Falta de Liquidez para el cumplimento de las obligaciones | Sobregiros Bancarios | 0,4 | 8 | 5 | | (R2) Sobregiros Bancarios | Incremento en gastos financieros | Disminución de Utilidad | 0,7 | 6 | 5 | AREA R H | (R1) Planeación y organización en el cumplimiento de las obligaciones | Olvido en pagos de reportes IATA | penalidad por extemporaneidad | 0,1 | 6 | 7 | | (R2) Descuido y desorganización en el manejo de Documentos | Extravió de documentos por parte de mensajería | Asumir pago de ese cheque mientras lo cubre el empleado | 0,1 |8|8| CRITERIOS EVALUATIVOS PARA EL GRÁFICO DE VULNERABILIDAD Área | Riesgo | Probabilidad | Impacto | Probabilidad/ Impacto | Capacidad | | | De Ocurrencia | | | Reacción | ÁREA VENTAS | R1 | 0.1 | 7 | 0.7 | 8 | | R2 | 0.1 | 9 | 0.9 | 9 | | R3 | 0.7 | 6 | 4.2 | 2 | | R4 | 0.4 | 8 | 3.2 | 7 | TOTAL | | 0.7 | 30 | 9 | 26 | TOTAL PROMEDIO | | | 2.25 | 6.5 |
Área | Riesgo | Probabilidad | Impacto | Probabilidad/ Impacto | Capacidad | | | De Ocurrencia | | | Reacción | ÁREA CONTABILIDAD | R1 | 0.8 | 9 | 7.2 | 5 | | R2 | 0.7 | 8 | 5.6 | 5 | | R3 | 0.5 | 7 | 3.5 | 6 | TOTAL | | 2 | 24 | 16.3 | 61 | TOTAL PROMEDIO | | | 5.4 | 5.3 |
Área | Riesgo | Probabilidad | Impacto | Probabilidad/ Impacto | Capacidad | | | De Ocurrencia | | | Reacción | ÁREA CARTERA | R1 | 0.4 | 8 | 3.2 | 5 | | R2 | 0.7 | 6 | 4.2 | 5 | TOTAL | | 1.1 | 14 | 6.6 | 10 |
TOTAL PROMEDIO | | | 3.7 | 5 |
Área | Riesgo | Probabilidad | Impacto | Probabilidad/ Impacto | Capacidad | | | De Ocurrencia | | | Reacción | ÁREA R.H | R1 | 0.1 | 6 | 0.6 | 7 | | R2 | 0.1 | 8 | 0.8 | 8 | TOTAL | | 0.2 | 14 | 1.4 | 15 | TOTAL PROMEDIO | | | 0.7 | 7.5 |
GRAFICO DE VULENERABILIDAD
COMENTARIOS. Como podemos observar las areas de la agencia de viaje Tonchala Tours estan ubicadas en los cuadrantes III y IV con lo cual podemos concluir lo siguiente:
El area de Cartera, Recursos Humanos y Ventas tiene una capacidad de respuesta relativamente Alta, aunque el area de cartera se encuenra en un punto medio Por lo general en estas areas enfrenta problemas pequeños o de facil solucion. El area de contabilidad por su parte enfrenta problemas con una probabilidad de impacto alta y una capacidad de reaccion media, esta area se encuentra muy cercana al cuadrante I, signo de preocupacion para la agencia ya que puede acarrear una gran cantidad de problemas de alto grado. MODELO DE ENCUESTA APLICADO A LA AGENCIA DE VIAJES TONCHALA TOURS POSIBILIDAD DE RESPUESTA 1 | Totalmente en Desacuerdo | 2 | Parcialmente en Desacuerdo | 3 | Parcialmente de Acuerdo | | 4 | Totalmente de Acuerdo | |
Nro. | Pregunta | OPCIONES DE RESPUESTA | ITEM / INDICADOR EVALUADO | ||1|2|3|4|| 1. | Las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas, se ajustan a su sistema contable. | | | | | 1,2,3,5 | 2. | Se realiza un cronograma de trabajo de los informes tributarios y financieros a entregar mensualmente, cumpliendo con sus fechas respectivas. | | | | | 1,2,3,4,5A,C,D | 3. | El área contable se ve directamente afectada con el rendimiento de la demás áreas | | | | | B,D | 4. | Su Idoneidad asegura una contabilidad estable y confiable dentro del área contable. | | | | | TODOS | 5. | Existe un ambiente de comunicación formal e informal entre los empleados ante alguna modificación contable, estadística u otra que se presente en el área. | | | | | A,B,D | 6. | Tiene en cuenta la opinión de los demás empleados, antes de estructurar sus ítems de trabajo. | | | | | C | 7. | Su método de trabajo refleja creatividad e iniciativa, teniendo en cuenta recomendaciones y normas vigentes. | | | | | A,C,D1,2,3 | 8. | El programa actual cumple con las exigencias y requerimientos de la agencia (TIMAX) | | | | | B,C,D3,5 | 9. | Se aplica principios éticos y morales, para mantener un buen ambiente de trabajo y obtener indirectamente buenos resultados. | | | | | C3 | 10. | La subutilización del programa Amadeus ocasiona sobre trabajo en contabilidad | | | | | B,C,D3,5 | Nro. | ITEM EVALUADO | Nro. | INDICADOR EVALUADO | A | Planeación | 1 | Eficacia | B | Dirección | 2 | Eficiencia | C | Ejecución | 3 | Efectividad | D | Control | 4 | Celeridad | | | 5 | Oportunidad | Ver anexos RESULTADOS DE LA ENCUESTA Nro. | Pregunta | PERSONA ENCUESTADA | OPCIONES DE RESPUESTA | ITEM / INDICADOR EVALUADO | PUNTAJE GRAL POR ITEM/INDICADOR | |||1|2|3|4||| 1. | Las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas, se ajustan a su sistema contable. | Gerente | | | X | | 1,2,3,5 | | | | Contador | | | X | | | 10 | | | Auxiliar | | | | X | | | 2. | Se realiza un cronograma de trabajo de los informes tributarios y financieros a entregar mensualmente, cumpliendo con sus fechas respectivas. | Gerente | | | X | | 1,2,3,4,5 ACD | |
| | Contador | | | X | | | 10 | | | Auxiliar | | | | X | | | 3. | El área contable se ve directamente afectada con el rendimiento de la demás áreas | Gerente | X | | | | B,D | | | | Contador | | | X | | | 5 | | | Auxiliar | X | | | | | | 4. | Su Idoneidad asegura una contabilidad estable y confiable dentro de su área contable. | Gerente | | | X | | TODOS | | | | Contador | | | | X | | 10 | | | Auxiliar | | | X | | | | 5. | Existe un ambiente de comunicación formal e informal entre los empleados ante alguna modificación contable, estadística u otra que se presente en el área. | Gerente | | | X | | A,B,D | | | | Contador | X | | | | | 5 | | | Auxiliar | X | | | | | | 6. | Tiene en cuenta la opinión de los demás empleados, antes de estructurar sus ítems de trabajo. | Gerente | X | | | | C | | | | Contador | | X | | | | 5 | | | Auxiliar | | X | | | | | 7. | Su método de trabajo refleja creatividad e iniciativa, teniendo en cuenta recomendaciones y normas vigentes. | Gerente | | | X | | A,C,D 1,2,3 | | | | Contador | | | | X | | 10 | | | Auxiliar | | | X | | | | 8. | El programa actual cumple con las exigencias y requerimientos de la agencia (TIMAX) | Gerente | X | | | | B,C,D 3,5 | | | | Contador | X | | | | | 4 | | | Auxiliar | | X | | | | | 9. | Se aplica principios éticos y morales, para mantener un buen ambiente de trabajo y obtener indirectamente buenos resultados. | Gerente | | | X | | C,3 | | | | Contador | | | | X | | 10 | | | Auxiliar | | | X | | | | 10. | La subutilización del programa Amadeus ocasiona sobre trabajo en contabilidad | Gerente | X | | | | B,C,D 3,5 | | | | Contador | | | X | | | 7 | | | Auxiliar | | | X | | | | Ver anexos RESULTADO DE LOS ITEMS EVALUATIVOS | ÍTEMS EVALUADOS | # DE PREGUNTAS | # PERSONAS ENCUESTADAS | PUNTAJE MÁXIMO | PUNTAJE ÓPTIMO | PUNTAJE OBTENIDO | % | A | PLANEACIÓN | 4 | 3 | 4 | 48 | 35 | 73% | ||||||||
B | DIRECCIÓN | 5 | 3 | 4 | 60 | 31 | 52% | |||||||| C | EJECUCIÓN | 7 | 3 | 4 | 84 | 56 | 67% | |||||||| D | CONROL | 7 | 3 | 4 | 84 | 51 | 61% | |||||||| 1 | EFICACIA | 4 | 3 | 4 | 48 | 40 | 83% | |||||||| 2 | EFICIENCIA | 4 | 3 | 4 | 48 | 40 | 83% | |||||||| 3 | EFECTIVIDAD | 7 | 3 | 4 | 84 | 61 | 73% | |||||||| 4 | CELERIDAD | 2 | 3 | 4 | 24 | 20 | 83% | |||||||| 5 | OPORTUNIDAD | 5 | 3 | 4 | 60 | 41 | 68% | |||||||| ANALISIS DE LOS RESULTADOS DE GESTION Intervalos | Significado | 0-50 | Pésima gestión y Ausencia Control | 51-70 | Deficiente gestión y Control | 71-90 | Adecuada gestión y Control | >90 | Excelente gestión y Control | COMENTARIOS Los indicadores de de DIRECCION, EJECUCION Y CONTROL poseen una deficiente gestión por parte de la Agencia de Viajes Tonchala Tours, en el área de contabilidad, a su vez los indicadores de PLANEACION, EFICACIA, EFICIENCIA, EFECTIVIDAD, OPORTUNIDAD Y CELERIDAD, arrojan que se realiza una adecuada gestión en esta área ANEXOS PERSONA ENCUESTADA: SUSANA GARCIA HERREROS CARGO: Gerente 1 | Totalmente en Desacuerdo | 2 | Parcialmente en Desacuerdo | 3 | Parcialmente en Acuerdo | | 4 | Totalmente en Acuerdo | | Nro. | Pregunta | OPCIONES DE RESPUESTA |
||1|2|3|4| 1. | Las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas, se ajustan a su sistema contable. | | | | | 2. | Se realiza un cronograma de trabajo de los informes tributarios y financieros a entregar mensualmente, cumpliendo con sus fechas respectivas. | | | | | 3. | El área contable se ve directamente afectada con el rendimiento de la demás áreas | | ||| 4. | Su Idoneidad asegura una contabilidad estable y confiable dentro de su área contable. ||||| 5. | Existe un ambiente de comunicación formal e informal entre los empleados ante alguna modificación contable, estadística u otra que se presente en el área. | | | | | 6. | Tiene en cuenta la opinión de los demás empleados, antes de estructurar sus ítems de trabajo. | | | | | 7. | Su método de trabajo refleja creatividad e iniciativa, teniendo en cuenta recomendaciones y normas vigentes. | | | | | 8. | El programa actual cumple con las exigencias y requerimientos de la agencia (TIMAX) ||||| 9. | Se aplica principios éticos y morales, para mantener un buen ambiente de trabajo y obtener indirectamente buenos resultados. | | | | | 10. | La subutilización del programa Amadeus ocasiona sobre trabajo en contabilidad | | | | | PERSONA ENCUESTADA: LUCIA ANGARITA CARRASCAL CARGO: Contadora 1 | Totalmente en Desacuerdo | 2 | Parcialmente en Desacuerdo | 3 | Parcialmente en Acuerdo | | 4 | Totalmente en Acuerdo | | Nro. | Pregunta | OPCIONES DE RESPUESTA | ||1|2|3|4| 1. | Las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas, se ajustan a su sistema contable. | | | | | 2. | Se realiza un cronograma de trabajo de los informes tributarios y financieros a entregar mensualmente, cumpliendo con sus fechas respectivas. | | | | | 3. | El área contable se ve directamente afectada con el rendimiento de la demás áreas | | ||| 4. | Su Idoneidad asegura una contabilidad estable y confiable dentro de su área contable. ||||| 5. | Existe un ambiente de comunicación formal e informal entre los empleados ante alguna modificación contable, stadística u otra que se presente en el área. | | | | | 6. | Tiene en cuenta la opinión de los demás empleados, antes de estructurar sus ítems de trabajo. | | | | |
7. | Su método de trabajo refleja creatividad e iniciativa, teniendo en cuenta recomendaciones y normas vigentes. | | | | | 8. | El programa actual cumple con las exigencias y requerimientos de la agencia (TIMAX) ||||| 9. | Se aplica principios éticos y morales, para mantener un buen ambiente de trabajo y obtener indirectamente buenos resultados. | | | | | 10. | La subutilización del programa Amadeus ocasiona sobre trabajo en contabilidad | | | | |
PERSONA ENCUESTADA: DIXON CLARO JIMENEZ CARGO: Auxiliar Contable 1 | Totalmente en Desacuerdo | 2 | Parcialmente en Desacuerdo | 3 | Parcialmente en Acuerdo | | 4 | Totalmente en Acuerdo | | Nro. | Pregunta | OPCIONES DE RESPUESTA | ||1|2|3|4| 1. | Las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas, se ajustan a su sistema contable. | | | | | 2. | Se realiza un cronograma de trabajo de los informes tributarios y financieros a entregar mensualmente, cumpliendo con sus fechas respectivas. | | | | | 3. | El área contable se ve directamente afectada con el rendimiento de la demás áreas | | ||| 4. | Su Idoneidad asegura una contabilidad estable y confiable dentro de su área contable. ||||| 5. | Existe un ambiente de comunicación formal e informal entre los empleados ante alguna modificación contable, estadística u otra que se presente en el área. | | | | | 6. | Tiene en cuenta la opinión de los demás empleados, antes de estructurar sus ítems de trabajo. | | | | | 7. | Su método de trabajo refleja creatividad e iniciativa, teniendo en cuenta recomendaciones y normas vigentes. | | | | | 8. | El programa actual cumple con las exigencias y equerimientos de la agencia (TIMAX) | | | | | 9. | Se aplica principios éticos y morales, para mantener un buen ambiente de trabajo y obtener indirectamente buenos resultados. | | | | | 10. | La subutilización del programa Amadeus ocasiona sobre trabajo en contabilidad | | | | |
ORGANIGRAMA DE LA AGENCIA DE VIAJES TONCHALA TOURS GERENCIA | ÁREA CONTABILIDAD | ÁREA COBRANZA Y CARTERA | ÁREA RECURSOS HUMANOS | ÁREA VENTAS | * Auxiliar Contadora | * Vendedores | * Cobradores | * Mensajero |
MATRIZ DE RIESGO DILIGENCIADO POR _____________________________
| CAUSAS | RIESGOS | CONSECUENCIAS | PROBALIDAD DE OCURRENCIA | IMPACTO | CAPACIDAD REACCION | AREA DE VENTAS | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
MATRIZ DE RIESGO DILIGENCIADO POR _____________________________
| CAUSAS | RIESGOS | CONSECUENCIAS | PROBALIDAD DE OCURRENCIA | IMPACTO | CAPACIDAD REACCION | AREA DE CONTABILIDAD | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | MATRIZ DE RIESGO DILIGENCIA POR _____________________________
| CAUSAS | RIESGOS | CONSECUENCIAS | PROBALIDAD DE OCURRENCIA | IMPACTO | CAPACIDAD REACCION | AREA DE CARTERA | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | MATRIZ DE RIESGO DILIGENCIA POR _____________________________
| CAUSAS | RIESGOS | CONSECUENCIAS | PROBALIDAD DE OCURRENCIA | IMPACTO | CAPACIDAD REACCION | AREA DE RECURSO H | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
OTRO EJEMPLO
CUSCO – PERU 2012 PLAN DE AUDITORIA PARA LA EMPRESA QUIMBAYA TOURS S.A.C INTRODUCCION La Agencia de viajes Quimbaya Tours Cusco es una empresa prestadora de servicios turísticos y ofrece un turismo puramente cultural, lo cual implica visitas guiadas en idioma francés de los principales atractivos turísticos de la ciudad del Cusco, del valle sagrado de los incas y de Machupicchu. Los paquetes turísticos que ofrece la Agencia de viajes Quimbaya Tours Cusco son de tipo “todo incluido”, esto quiere decir que se va encargar de que el turista re ciba servicios de alojamiento, alimentación, transporte, ingresos a los diferentes atractivos turísticos y guías de sitio quienes los van a acompañar durante toda su permanencia. Dentro de las principales funciones que tiene la agencia de viajes Quimbaya tours Cusco se tiene: Asesoramiento: En Quimbaya Tours Cusco se informa al cliente de toda la oferta de la que dispone la agencia de viajes siendo lo más imparcial posible cuando se da esta información, por lo que vende lo que el cliente ha venido a buscar. • Intermediar:
La agencia de viajes Quimbaya Tours Cusco funciona como intermediaria cuando
organiza o gestiona un servicio turístico en nombre de una tercera persona. Esta función es la que define de por sí una agencia de viajes. Entre los servicios en los que Quimbaya intermedia destacan: • Reservar billetes (de tipo transporte). • Reservar habitaciones y otros alojamientos. • Alquiler de alojamiento (ofertas hoteleras). • Alquiler de vehículos de transporte (con chofer). • Reservar o vender paquetes t urísticos o programas turísticos. • Reservar entradas para museos, teatros y otros espectáculos. • Contratar servicios de guías. • Cambiar moneda. • Comprar o adquirir guías turísticas. • Organizar:
Quimbaya Tours Cusco organiza viajes que constan de diferentes visitas en diferentes lugares de la región a un precio que incluye todo el conjunto de servicios que se requieren como son alojamiento, transporte, restauración, etc.
OBJETO: Desarrollar un plan de auditoria financiera para el cumplimiento de las normas internacionales de información financiera y normas tributarias.
FINALIDAD: Determinar la razonabilidad de los registros contables financieros y cumplimiento de las normas internas de la Agencia de viajes Quimbaya Tours SAC. ALCANCES Se auditaran los estados financieros con corte a diciembre 31 de 2012 de la empresa Quimbaya Tours SAC. La auditoria tomara la información brindada por Quimbaya Tours SAC.
CARACTERIZACION DE LA PROBLEMÁTICA POLITICAS Y PRACTICAS FINANCIERAS Método de Ventas y Política de mercadeo, Se deberá considerar que Quimbaya Tours contacta a sus clientes potenciales de manera directa en el mercado Frances, ofreciendo sus servicios con sucursales ubicadas en la ciudad de Paris. Política de inversiones, Se debe considerar que Quimbaya Tours actualmente cuenta con 4 socios. Política laboral, Se debe considerar que el personal de Quimbaya Tours Cusco esta registrado en planillas.
Política de caja chica, en Quimbaya Tours se maneja la caja chica de S/ 6000 bajo el cargo del personal administrativo, el mismo que reembolsa todos los gastos menores que se efectúa dentro del mes. Practicas contables normalmente seguida por el sector, Quimbaya Tours cuenta con un área contable el mismo que es ejercido por un contador y dos asistentes contables.
Presentación de los estados financieros, Los estados financieros se presentan mensualmente a la sede central Lima para la determinación de impuestos y su respectivo pago, también para remitir a los accionistas de la empresa. Presentación de informe de la ejecución presupuestal, el informe presupuestal de Quimbaya Tours SAC se realiza de manera mensual a la sede central Lima para la determinación de impuestos y su respectivo pago, también para remitir a los accionistas de la empresa. Practicas contables de la empresa, el contador genera todo el proceso contable para su posterior remisión a la sede central Lima y accionistas. PROCEDIMIENTOS ANALITICOS Los procedimientos analíticos, es el análisis de índices y tendencias significativas incluyendo la investigación resultante de fluctuaciones y relaciones que sean inconsistentes con otra información relevante o que se desvían de las cantidades pronosticadas. Los procedimientos analíticos son usados para ayudar al auditor a planear la naturaleza, oportunidad y alcance de otros procedimientos de auditoria. Información comparable de años anteriores, se solicitará los estados financieros de los últimos tres años, para realizar la comparación de estos años, y observar como ha sido el comportamiento de la entidad durante este tiempo en forma horizontal, como también observar el comportamiento de las cuentas en cada año en forma vertical.
Información comparable con la industria, se debe tener conocimiento sobre los estados financieros de empresas del mismo genero a la que se esta auditando, para conocer si el comportamiento de la empresa es similar a la entidad, hacer un comparativo de una entidad similar. Los presupuestos y pronósticos financieros de la empresa, se solicitará presupuestos y pronósticos que tenga la empresa, para conocer el futuro de la entidad y ver como esta planteado la evolución. Igualmente debemos conocer que personal intervino en la
elaboración del presupuesto y pronósticos financieros, para saber si estas personas tienen la experiencia y pericia apropiada para realizarlos. La información no financiera, También se debe solicitar información no financiera que realiza la empresa, como por ejemplo, suministros usados. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL: Determinar lo adecuado y razonable de las cifras establecidas en los estados financieros, en función de su objeto social, y el nivel de confiabilidad de los controles utilizados por la compañía para tal fin. Determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que son utilizados los recursos de la empresa en el año 2012.
OBJETIVOS ESPECIFICOS: Determinar la confiabilidad y exactitud de los datos contables y la efectividad de los Procedimientos internos. Ayudar a la gerencia a lograr la administración más eficiente de las operaciones de la Compañía, estableciendo procedimientos para adherirse a sus planes. Revelar y corregir la ineficiencia en las operaciones. Recomendar cambios necesarios en las diversas fases de las operaciones. Averiguar el grado de protección, clasificación y salvaguarda de activos de la compañía contra pérdidas de cualquier clase. Dictaminar los estados financieros a diciembre 31 de 2012. METAS Realizar el informe de auditoria a los estados financieros del periodo 2012.
