E-social

eSocial

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Entenda passo a passo como enfrentar essa nova “era digital” na relação ﬁsco-contribuinte

eSocial Descomplicado

Quem somos .................................................. ............................................................ .......... 3 Você V ocê está prep preparad aradoo para para o eSocia eSocial? l? ... ....... ....... ...... ....... ....... ...... ....... ....... ...... ....... ....... ....... ....... ...... .......4 ....4 ............................................................ .......... 4 Introdução .................................................. ................................................................. ......... 5 DEFINIÇÃO ........................................................ O que é o eSocial? .................................................................................... .................................................................... ................ 5 ............................................................... ......... 6 BENEFÍCIOS ...................................................... Etapas do do eSocial .................................................... ..................................................................................... ................................. 8 CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO ....... .............. ............8 .....8 CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS .......................9 Eventos Iniciais ................................. ..............................................10 .............10 Eventos de Tabelas ........................................10 ........................................10 Eventos não Periódicos.................... ..................................10 ..............10 Eventos Periódicos (mensais)...................... ..........................10 10 Relação dos eventos que compõem o eSocial 11 Fluxo das informações .......................................................... ...................................................................12 .........12 ............................................................. ........ 12 INTEGRAÇÃO ..................................................... INSTANTANEIDADE .................................................. 13 Fluxo de informações do eSocial .................................................... ............................................................ ........ 14 CONCEITO ................................................... ................................................................... ................ 15 O eSOCIAL e a mudança de paradigma nas empresas .......................15 CAPACITAÇÃO 16

Revisão de processos ............................................................................... 18 PLANO DE TRABALHO .............................................18 INTEMPESTIVIDADE ................................................ 19 O eSocial e as empresas contábeis.................................................. .......................................................... ........ 20 DESAFIOS E OPORTUNIDADES ...........................20 Software e hardware ........................................................................... ................... ............................................................. ..... 21 QUALIDADE DAS INFORMAÇÕES ....................... 21 CONTROLE E GESTÃO .............................................22 INFRAESTRUTURA.................................................... 23 Soluções e exemplos práticos .................................................. .................................................................. ................ 24 COMPLETO, ÁGIL E SEGURO ................................ 24 Assistente de Atualização Cadastral ..............25 Painel de Diagnóstico Cadastral ....................25 Atualização de Dados Cadastrais Cadastrais ..................2 ..................255 ........25 25 SANEAMENTO DOS DADOS CADASTRAIS .... .......................................... .............................26 ........26 Oc2 CRM .....................

INTEGRAÇÃO ENTRE O ESCRITÓRIO E SEUS CLIENTES ....................................................... ..................................................................... .............. 26 GERAÇÃOEGESTÃODOSARQUIVOSDO eSOCIAL ...27 UNIVERSIDADE WOLTERS KLUWER PROSOFT. ........... ...........28 28

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Com mais de 30 mil clientes e 150 mil usuários, A Wolters Kluwer Prosoft conta com a experiência que poucas desenvolvedoras de software possuem hoje no mercado. Há mais de 28 anos dedicada a desenvolver as mais completas soluções para a gestão de empresas contábeis, tornou-se líder absoluta no segmento. A Wolters Kluwer Prosoft provê soluções completas de gestão empresarial baseadas em recursos de TI, processos e tratamento da legislação scal, trabalhista

e tributária, com presença em todo o território nacional, oferecendo segurança e resultados por meio de recursos avançados, ética e respeito às pessoas e empresas.


VOCÊ ESTÁ PREPARADO PARA O eSOCIAL?

forma online. Em tempo real. Ou seja, formulários e declarações, tais como GFIP, RAIS, CAGED, GPS e DIRF, com seus diversos prazos, modelos e redundâncias, acabam.

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) vem sendo considerado o mais abrangente e ousado projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Não é para menos. Primeiro, pela dimensão: integrará, pela primeira vez, diversos órgãos federais, além de abranger todos os milhões de empresas e trabalhadores brasileiros. O segundo ponto é o tecnológico: um enorme conjunto de informações passará a ser enviado para um único lugar, o Ambiente Nacional do eSocial. Tudo de

Simples, não? Por outro lado, a adaptação ao eSocial exigirá uma revisão completa dos processos de trabalho nas empresas, capacitação de equipes, maior integração entre as áreas e entre empresas contábeis e clientes. E essa é outra boa notícia. Sim, isso mesmo: acreditamos que o eSocial será uma excelente oportunidade para uma (sempre bem-vinda) mudança de paradigmas.

Imagine: a empresa preenche as informações com base em leiaute predenido pelos órgãos federais,

gera um arquivo eletrônico (XML), assina o documento digitalmente, envia para o Ambiente Nacional do eSocial, que emite automaticamente um protocolo de conrmação e pronto! Obrigação cumprida.

Como empresa líder em soluções de gestão empresarial, contábeis, scais, trabalhistas e tributárias, a

Wolters Kluwer Prosoft vem, através de sua Universidade e rede de franquias, promovendo palestras, seminários e treinamentos e participando de eventos em associações comerciais e industriais, conselhos regionais de contabilidade e sindicatos laborais e patronais. E percebemos que ainda há muitas dúvidas e preocupações sobre o eSocial. A nossa principal dica é: comece hoje! Mudar conceitos não é fácil. Exige planejamento, preparação,

treinamento. Para isso, desenvolvemos esse eBook. Com uma linguagem simples e objetiva, explicamos passo a passo o que é preciso fazer para atender as exigências do eSocial. Aproveite mais essa ferramenta para dominar com tranquilidade a nova revolução digital na relação sco-contribuinte. Boa leitura!

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CAPÍTULO 1

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O QUE É O ESOCIAL?

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um projeto do governo federal que vai unicar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados. Um dos principais objetivos do sistema é a simplicação do cumprimento de

diversas obrigações principais e acessórias. O eSocial está sendo desenvolvido, em conjunto, pela Caixa Econômica Federal (CEF), Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério da Previdência Social (MPS), Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB). Tudo sob a coordenação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG). O eSocial abrangerá todos aqueles que contratam trabalhadores, incluindo empresas de pequeno, médio e grande portes, microempreendedores individuais (MEI), produtores rurais, prossionais

liberais e empregadores domésticos, que utilizarão o sistema para registrar os eventos relativos às relações de trabalho.

PARA OS CASOS DE MEI, MICROEMPRESAS, EMPRESAS DE PEQUENO PORTE E OUTROS BENEFICIÁRIOS ENQUADRADOS NO ESTATUTO DA MICROEMPRESA E EMPRESA DE PEQUENO PORTE, FOI DELEGADO AO SUBCOMITÊ RESPONSÁVEL APRESENTAR PROPOSTA DE SIMPLIFICAÇÃO, FORMALIZAÇÃO, MELHORIAS DA ESPECIFICAÇÃO E ARQUITETURA DO SISTEMA ESPECÍFICO PARA ESSAS EMPRESAS.


O governo promete uma série de benefícios com a vigência do eSocial. Para as empresas, a principal mudança será o envio de obrigações trabalhistas, previdenciárias e scais de forma

padronizada e para uma única plataforma online, o chamado Ambiente Nacional do eSocial. Quando estiver totalmente implantado, o eSocial substituirá a entrega de diversos formulários e declarações, tais como GFIP, RAIS, CAGED, GPS e DIRF. Todos os órgãos continuam com suas respectivas competências e atribuições, porém, compartilhando as informações de uma mesma fonte. A expectativa é que as redundâncias sejam eliminadas. Hoje, uma mesma informação precisa ser enviada a vários órgãos, o que gera aumento de custos e perda de tempo com o retrabalho, além do alto índice de informações divergentes prestadas ao governo. A racionalização no cumprimento de obrigações também trará benefícios para trabalhadores, com a maior agilidade na concessão de direitos trabalhistas e previdenciários; e para o governo, com informações mais transparentes e a ampliação da capacidade de controle e scalização sobre

as empresas.

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CAG ED

G F I P S E F I P

RA IS

MA NA D

GP S

DIR F

F o l P a g h a d e a m e n t o

F i c h R e g a d e i s t r o


CAPÍTULO 2 ETAPAS DO eSOCIAL

Empregadores com faturamento no ano de 2014 acima de R$ 78.000.000,00 Prazo Aproximado

Etapa

Setembro/2016

Todos os eventos com exceção dos citados na linha abaixo

Janeiro/2017 Informações referentes a Tabela de ambientes de trabalho, comunicação de Conforme publicação da Resolução acidente de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições nº 1 do Comitê Diretivo eSocial de ambientais do trabalho. 24/06/2015. A implantação do eSocial se dará con- Demais empregadores: Etapa Prazo Aproximado forme o seguinte cronograma: Janeiro/2017 Todos os eventos com exceção dos citados na linha abaixo Julho/2017

Informações referentes a Tabela de ambientes de trabalho, comunicação de acidente de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais do trabalho. Às Microempresas e empresas de pequeno porte, ao Micro Empreendedor Individual (MEI) com empregado, ao empregador doméstico, ao segurado especial e ao pequeno produtor rural pessoa física, haverá tratamento diferenciado. Os prazos serão denidos em atos especícos.

Visando reduzir o impacto do início da entrega do eSocial, a apresentação dos eventos relacionados a Saúde e Segurança do trabalhador carão para um segundo momento. A ocialização dos prazos

também será divulgada posteriormente.

CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO

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Os eventos que compõem eSocial devem ser transmitidos por meio de arquivos preparados segundo os leiautes estabelecidos para cada um. Os eventos são classicados, segundo sua natureza, em três

tipos: Eventos Iniciais/ Eventos de Tabelas, Eventos não Periódicos e Eventos Periódicos. Evento é qualquer fato jurídico-trabalhista que ocorra na vida laboral do trabalhador. Todos os registros no eSocial serão feitos por meio de fatos/eventos. A partir do momento que o eSocial entrar em vigor, as empresas deverãorespeitarum sequenciamento lógico de transmissão dos arquivos, com base nos três grupos de eventos. Vale citar que, caso ocorra um mesmo evento para vários funcionários, o arquivo deverá ser remetido de forma individualizada. Conheça cada grupo de eventos e seus respectivos prazos:

CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS


Eventos Iniciais

diversas partes do leiaute serão armazenadas em tabelas. São os primeiros eventos a serem Considerando que grande parte dos eventos se utiliza de informações constantes nos Eventos de transmitidos ao eSocial. São fornecidos Tabelas, é obrigatório transmiti-los antes dos eventos periódicos e não periódicos. Aconselha-se pelo empregador com as informações transmiti-los logo após o envio do evento de Informações do Empregador. cadastrais, alíquotas e demais dados necessários ao preenchimento e validação dos demais eventos do Os eventos não periódicos alimentarão uma base de dados no ambiente do eSocial denominada eSocial, inclusive para apuração das RET – Registro de Eventos Trabalhistas. Não têm uma data pré-xada para ocorrer. Dependem dos contribuições. acontecimentos na relação trabalhista na vida da empresa e do trabalhador. Exemplos: Informações do Estes fatos inuenciam na concessão de direitos e no cumprimento de deveres trabalhistas, Empregador/Contribuinte e Tabela previdenciários e scais como, por exemplo, a admissão de um empregado, alteração de salário, de Estabelecimentos e Obras de exposição do trabalhador a agentes nocivos, desligamento etc. Após conrmada a sua ocorrência, Construção Civil e Cadastramento estes fatos/eventos passam a ter prazo especíco de transmissão ao eSocial. Inicial dos Vínculos. Esse último evento deve ser informado após terem sido transmitidos os Eventos de Tabelas do empregador (ver item abaixo). São as informações de Folha de Pagamento, de apuração de outros fatos geradores de contribuições previdenciárias e de retenção do IRRF sobre pagamentos feitos pelo próprio contribuinte. Também estão previstas as informações de retenção das contribuições sociais incidentes sobre pagamentos São eventos que montam as tabelas do efetuados às pessoas jurídicas. empregador, responsáveis por uma série Estes eventos que têm periodicidade previamente denida para sua ocorrência. O prazo de transmissão de informações que validarão os eventos é até o dia 07 do mês subsequente. não periódicos e periódicos. Informações que podem ser utilizadas em mais de um arquivo do eSocial ou que se repetem em

Eventos não Periódicos

Eventos Periódicos (mensais)

Eventos de Tabelas

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Relação dos eventos que compõem o eSocial Eventos Iniciais S-1000 - Informações do empregador/contribuinte S-1005 - Tabela de estabelecimentos e obras de construção civil S-2100 - Cadastramento inicial do vínculo Eventos de Tabela S-1010 - Tabela de rubricas S-1020 - Tabela de lotações Tributárias S-1030 - Tabela de cargos/Empregos públicos S-1040 - Tabela de funções/Cargos em comissão S-1050 - Tabela de horários/Turnos de trabalho S-1060 - Tabela de Ambiente de Trabalho S-1070 - Tabela de processos administrativos/judiciais S-1080 - Tabela de operadores portuários Eventos não Periódicos S-2190 - Admissão de trabalhador – Registro Preliminar S-2200 - Admissão de trabalhador S-2205 - Alteração de dados cadastrais do trabalhador S-2206 - Alteração de contrato de trabalho S-2210 - Comunicação de acidente de trabalho S-2220 – Monitoramento da saúde do Trabalhador S-2230 - Afastamento temporário

S-2240 – Condições Ambientais do trabalho – Fatores de Risco S-2241 – Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria especial S-2250 - Aviso prévio S-2298 – Reintegração S-2299 – Desligamento S-2300 - Trabalhador sem vínculo de emprego - Início S-2305 - Trabalhador sem vínculo de emprego - Alteração contratual S-2399 - Trabalhador sem vínculo de emprego - Término S-3000 – Exclusão de Eventos Eventos Periódicos S-1200 - Remuneração do trabalhador S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho S-1220 – Pagamentos de Beneciário não identicado

S-1250 - Aquisição de produção S-1260 - Comercialização da produção Rural Pessoa Física S-1270 – Contratação de trabalhadores Avulsos Não Portuários S-1280 - Informações complementares aos Eventos Periódicos S-1298 – Reabertura dos Eventos Periódicos S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos S-1300 – Contribuição Sindical Patronal S-4000 – Solicitação de Totalização de Eventos, Bases e Contribuições. S-4999 – Adesão antecipada ao eSocial


CAPÍTULO 3 FLUXO DAS infORMações

A integração dos sistemas informatizados das empresas com o Ambiente Nacional do eSocial funcionará da seguinte maneira: o empregador gera um arquivo eletrônico contendo as informações previstas nos leiautes, assina-o digitalmente, por meio do certicado digital (veja boxe),

transformando-o em um documento eletrônico. O arquivo, em formato XML (o mesmo utilizado para a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas – NFE), é transmitido pela Internet para o Ambiente Nacional do eSocial, que fará a validação online, emitirá o protocolo de recebimento e o enviará ao empregador. As empresas optantes pelo Simples Nacional, o pequeno produtor rural e o contribuinte individual equiparado à empresa (todos com até sete empregados), além do MEI e do empregador doméstico poderão optar pela geração dos eventos, preenchendo os campos de forma manual, diretamente no Portal do eSocial na Internet, utilizando um código de acesso.

INTEGRAÇÃO

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Diferentemente dos modelos atuais do SPED, o eSocial não funcionará por meio de um Programa ofine Gerador de Declaração (PGD) ou Validador e Assinador (PVA), em que o empregador

prepara um arquivo e aplica as validações na sua própria máquina antes de transmitir. As validações do eSocial serão feitas online, por evento, no momento da transmissão. Havendo alguma divergência, a resposta será retornada automaticamente pela Receita. Neste caso, o usuário deverá ajustar a ocorrência e proceder um novo envio. Enquanto não for atribuída total integridade aos dados enviados, o comprovante não será emitido, havendo somente uma comunicação do motivo de rejeição.

PARA SABER MAIS: assinatura digital é o processo eletrônico de assinatura, baseado em sistema criptográfco assimétrico, que permite ao usuário usar sua chave privada para declarar a autoria de documento eletrônico, garanndo a integridade de seu conteúdo.

INSTANTANEIDADE

eSocial Descomplicado 1 O empregador gera o arquivo

eletrônico contendo as informações previstas nos leiautes e assina-o digitalmente, por meio do certiﬁcado digital.

FLUXO DE infORMações DO eSOCIAL

S O V I T A s o s R c O e n t o d i P ) ó a R v r i e h O e l p f ( o S C n ã o O N t o s i c o s R n d E e T v i ó r e e N I p S A * M s c e E i o v T o ã r t ç S e s I n a i s s r b S v e c a i g a e l e n i e i a b t

3 O ambiente Nacional do eSocial

fará a validação online, emitirá o protocolo de recebimento e o enviará ao empregador.

2 O arquivo, em formato XML (o

mesmo utilizado para a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas - NFe), é transmitido pela internet para o Ambiente Nacional do eSocial.

L A I C O S e O D L A N t e w n O i a I i v C A N E T N E I B T M E A R

S I / N F P C

PARA SABER MAIS: *WEB SERVICE É UMA SOLUÇÃO PARA A INTEGRAÇÃO DE APLICAÇÕES. POR MEIO DELE, QUALQUER SISTEMA, ESCRITO EM QUALQUER LINGUAGEM, PODE CONECTAR�SE PARA CONSULTA OU INSERÇÃO DE DADOS. É UM PADRÃO DE INTERCONEXÃO ENTRE SISTEMAS HETEROGÊNEOS, QUE USA A WEB E O XML COMO LINGUAGEM PARA

o e n t e a d h m l a o g f a p

e o s t r s s a a l d e a c b t a

Com o eSocial, os entes do governo continuam com suas respectivas competências e atribuições, porém, compartilhandos as informações de uma mesma fonte

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CAPÍTULO 4

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O esOCiaL e a Mudança de paRadigMa nas eMpResas

Vimos, nos primeiros capítulos, o que é e como funcionará o novo Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Agora, neste e nos próximos capítulos, entenderemos, passo a passo, o que é preciso fazer para atender as exigências do eSocial sem atropelos ou surpresas indesejáveis. Um ponto importante a ser observado é que, muito mais do que uma nova obrigação, o eSocial trará uma profunda mudança de conceito na relação sco-contribuinte. Ou seja, o eSocial não traz

nenhuma alteração na lei trabalhista. A CLT continua intacta. A novidade estará na “forma de fazer”. É certo que o eSocial integra o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que não é novo (foi instituído pelo governo federal em 2007). Mas a questão é que nenhum dos projetos SPED, tais como Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e NF-e - Ambiente Nacional alcançaram a dimensão e a complexidade do que será o eSocial.

CONCEITO


O primeiro passo para enfrentar esse novo desao deve ser a conscientização, a preparação e o

treinamento das equipes. A capacitação passa pelo conhecimento dos aspectos conceituais e legais do eSocial e deve envolver praticamente todos os departamentos. Evidentemente, o mais impactado será o RH, mas este não detém todas as informações da empresa. Não há como atender ao eSocial sem integração e envolvimento entre as áreas. Prossionais dos departamentos Jurídico, Compliance, Engenharia, Medicina e Segurança do

Trabalho, Fiscal e Tributário, Contabilidade, Finanças, Operações, Compras, TI e, principalmente, a alta cúpula de gestão e decisão deverão trabalhar conjuntamente com o RH, posto que o eSocial trará grandes mudança nos processos e rotinas das empresas. A dica é: procure treinamentos, seminários, palestras etc sobre o eSocial; nos eventos, não deixe de trocar ideias e experiências com outros empresários e prossionais sobre as práticas que estão

sendo adotadas nessa fase de preparação. E acredite, conhecer e antecipar-se ao eSocial é a melhor forma de entrar nessa nova “fase digital” com segurança e tranquilidade.

CAPACITAÇÃO

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INTEGRAÇÃO UM EXEMPLO DA NECESSIDADE DA COMUNICAÇÃO EFICIENTE ENTRE AS ÁREAS COM O ESOCIAL SÃO OS ASSUNTOS RELACIONADOS A MEDICINA E SEGURANÇA DO TRABALHADOR, ONDE TODOS OS ATESTADOS MÉDICOS, BEM COMO, AS SITUAÇÕES DE EXPOSIÇÃO A

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CAPÍTULO 5 REVISÃO DE PROCESSOS

Equipes mobilizadas, o próximo passo será a preparação de um plano de trabalho para mapear todas as adequações e investimentos necessários. Os processos internos das empresas deverão ser revistos, principalmente em relação a aspectos como uxo e conabilidade das informações. Vale lembrar que essa etapa de trabalho tem valor preventivo. Aguardar o cronograma nal para começar a agir pode ser um grande erro. Anal, mudar a cultura de uma empresa, ou seja, as

práticas consolidadas leva tempo. Comece atentando-se para os pontos abaixo que vão mudar o “como fazer” na sua empresa. O eSocial exige, em sua primeira fase, o envio de informações cadastrais de empregados e empregadores. A questão é que muitas dessas informações podem estar desatualizadas. Além disso, um grande número de novos campos foi criado com o eSocial. Isso obrigará a uma ampla revitalização cadastral, assim como o cuidado com a atualização permanente das informações. Verique também a correta informação da natureza da rubrica (código de identicação de cada

evento) nos eventos das tabelas. Isso evitará problemas futuros, posto que as empresas estarão sujeitas às multas por erros ou atrasos já previstas na legislação previdenciária, scal, trabalhista

e do FGTS.

PLANO DE TRABALHO

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Outro aspecto impactante será a instantaneidade dos eventos não periódicos. Talvez essa seja a novidade do eSocial que obrigará à maior mudança interna nas empresas. Por exemplo: as admissões deverão ser enviadas até o dia anterior. Imagine se esse evento não for informado no prazo. Todas as ocorrências subsequentes carão inconsistentes. E cuidado com a retroatividade e o retrabalho. Reticar informações passadas poderá ser custoso,

reabrindo folhas que já estavam fechadas, em meses posteriores. Por exemplo: o esquecimento de uma alteração de cargo com direito a insalubridade no início do ano provocará reticação de todas as

folhas posteriores. Com as informações sendo transmitidas em tempo real, será necessário acompanhar a rotina de envio e de retornos de inconsistências dos arquivos enviados diariamente ou por mês, além das reticações

e cancelamentos de envios. Esse trabalho será ainda mais intenso, visto que o eSocial prevê um maior detalhamento das informações em relação às que são prestadas hoje. ETAPAS PREPARATÓRIAS PARA A IMPLANTAÇÃO DO ESOCIAL • • • • •

IdentIfIque as exIgêncIas do esocIal; IdentIfIque os departamentos envolvIdos com o envIo de Informações e suas responsabIlIdades; mapeIe o perfIl das empresas e IdentIfIque quaIs são os regIstros necessárIos; IdentIfIque as Informações de funcIonárIos que passam a ser obrIgatórIas; analIse os Impactos no planejamento e gestão de atIvIdades do rH – defIna as regras para cada sItuação.

INTEMPESTIVIDADE


CAPÍTULO 6 O eSOCIAL E as eMpResas CONTÁBEIS

O eSocial será um grande desao, mas também uma grande oportunidade para as empresas

contábeis. Estas terão que assumir boa parte das mudanças relacionadas ao projeto, readequando seus procedimentos internos para o recebimento, a análise, a geração e a transmissão das informações dos clientes para o Ambiente Nacional do eSocial. Neste contexto, o prossional da contabilidade assume papel de protagonista no sentido de auxiliar,

orientar e conduzir os clientes para o cumprimento dessa nova obrigação – seja em relação ao calendário, aos aspectos legais, à integração entre os sistemas de informações ou ao treinamento de funcionários. Com o eSocial, as responsabilidades pela qualidade das informações das empresas contábeis e de seus clientes também cam mais evidentes. Uma dica: adote um contrato de prestação de serviços.

Além de uma obrigatoriedade imposta pelo Conselho Federal de Contabilidade (resolução CFC nº 1457, de 11/12/2013), o documento é importante para a clareza na divisão de tarefas. Outras dicas: Estreite o relacionamento com seus clientes; Conscientize-os sobre a importância do eSocial; Promova reuniões para esclarecer as exigências do eSocial; Faça parcerias com empresas capacitadas para treinar os prossionais envolvidos no

processo; Avalie a perfeita integração dos softwares entre departamentos e entre as empresas contábeis e empresas-cliente.

DESAFIOS E OPORTUNIDADES


CAPÍTULO 7 SOFTWARE E HARDWARE

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Sem Internet não existe eSocial! Então, podemos armar que sem softwares e hardwares adequados

também não. Equipes treinadas, processos readequados é hora de “preparar ferramentas” para enfrentar o eSocial. Vamos avaliar nesse capítulo as soluções tecnológicas necessárias para cada etapa e exigência do projeto. Como vimos no capítulo 2 ‘Etapas do eSocial’, a primeira fase do projeto será o envio dos Eventos Iniciais e dos Eventos de Tabela. O grande desao em relação ao cumprimento dessa fase é que o

eSocial traz uma grande quantidade de novos campos. O chamado Saneamento Cadastral é, portanto, o primeiro passo e também uma fundamental etapa para o sucesso da implantação do e-Social. Lembre-se que não basta apenas a implementação de novos campos nos sistemas internos das empresas. É preciso que os sistemas contem com ferramentas de apoio que garantam a qualidade das informações.

QUALIDADE DAS INFORMAÇÕES


A segunda e a terceira fases do projeto consistem no envio dos eventos periódicos e não periódicos. Nessas etapas é fundamental que os softwares atendam a alguns pré-requisitos. Mais do que enviar as informações para o Ambiente Nacional do eSocial, os sistemas deverão integrar ferramentas capazes de administrar a geração e a entrega dos arquivos para o eSocial. Isso inclui soluções tais como alertas para a inconsistência de informações, validação prévia de conteúdo, regras de negócio e status de entrega e armazenamento de arquivos e protocolos, de forma automatizada e visando simplicar os processos internos

das empresas.

CONTROLE E GESTÃO

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A adequação das plataformas tecnológicas também merece planejamento. Verique se computadores,

servidores, banco de dados, rede interna e conexão (Internet em alta velocidade) estão compatíveis com as demandas do eSocial. Priorize itens como segurança e eciência do hardware. E atenção para a integração e respectivas estruturas de software e hardware de matriz e liais. Neste caso, haverá uma divisão de responsabilidades. A matriz cará responsável pelos arquivos

de Abertura e Encerramento. Os demais eventos da Folha de Pagamento serão descentralizados e enviados pelos estabelecimentos.

INFRAESTRUTURA


CAPÍTULO 8 sOLuções e exeMpLOs PRÁTICOS A Wolters Kluwer Prosoft, atenta às exigências legais relacionadas ao eSocial, vem desenvolvendo produtos e serviços visando atender todas as necessidades de negócios dos seus clientes. O objetivo é que as soluções minimizem o impacto do projeto no dia a dia das empresas, facilitando o cumprimento das obrigações

cadastrais a serem atualizados e/ou complementados. Apenas incluir novos campos no sistema não é o suciente.

Para isso, disponibilizamos uma solução completa de saneamento cadastral e gestão das informações. O trabalho de adequação dos sistemas foi dividido em três fases (destaque abaixo). Veja, na sequência, como nossas soluções podem ajudar as empresas a atenderem cada etapa do eSocial de forma completa, ágil e segura.

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scais, previdenciárias e trabalhistas.

O eSocial traz uma série de novas informações que deverão ser preenchidas em diversos cadastros, novas tabelas de referência que precisarão ser conciliadas com as já existentes e muitos dados

COMPLETO, ÁGIL E SEGURO

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Nessa primeira etapa, o pacote de aplicações da Wolters Kluwer Prosoft para o eSocial inclui diversos facilitadores. Em virtude da grande quantidade de dados cadastrais que devem ser informados no eSocial, a ideia é obter o máximo de aproveitamento das informações existentes no programa e facilitar o processo de manutenção. Veja ao lado:

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Assistente de Atualização Cadastral

A funcionalidade visa otimizar o processo de atualização cadastral. Tem o objetivo de centralizar todos os campos que devem ser informados ao eSocial em única rotina. Cadastros envolvidos: Funcionários, Sócios, Autônomos, Empresa, Divisão de RH, Tabela de Eventos e Tabela de Motivo de Desligamento.

Painel de Diagnóstico Cadastral

Tem o objetivo de apresentar a situação cadastral das empresas. O programa fará uma varredura entre todos os cadastros que serão utilizados pelo eSocial e irá apresentar no painel a sinalização de cadastros que contêm informações inválidas ou não preenchidas, permitindo a correção por meio da própria rotina. Cadastros envolvidos: Funcionários, Sócios e Autônomos.

Atualização de Dados Cadastrais

Permite que o escritório contábil possa delegar a responsabilidade do preenchimento dos dados cadastrais ao empregador que, por sua vez, também poderá encaminhar o preenchimento do formulário para o próprio trabalhador. Serão enviados para manutenção os dados de funcionários, sócios e autônomos que possuem incorreção.

SANEAMENTO DOS DADOS CADASTRAIS


O Ofce2 CRM é um sistema integrante

ao governo. O Ofce2 CRM faz essa ponte facilitando o processo de comunicação e eliminando

do Conceito GID - Gestão da Informação Digital, responsável pelo relacionamento seguro entre o escritório de contabilidade e seus clientes. A tecnologia, usabilidade e segurança garantem redução de custos, eliminação de retrabalho, rapidez na execução de serviços e disponibilização de informações aos clientes em tempo real. Veja como esse sistema será essencial no contexto do eSocial.

qualquer tipo de barreira na transmissão de informações entre escritório contábil e clientes.

Oc2 CRM O eSocial exige um processo eciente

de interação entre o escritório e seus clientes para que seja possível atender o imediatismo e a veracidade das informações que devem ser prestadas

O Ofce2 CRM está sendo totalmente reestruturado para atender ao eSocial. Inicialmente, a Wolters

Kluwer Prosoft irá liberar essa rotina para os dados cadastrais e, gradativamente, ela será implementada para outros arquivos não periódicos, tais como afastamento temporário e aviso prévio. O sistema web da Wolters Kluwer Prosoft oferece diversas vantagens, tais como: Consistência no recebimento de arquivos; Garantia do envio e recebimento de informações; Garantia da rastreabilidade do que foi enviado e recebido; O escritório dene o que cada pessoa pode acessar;

Toda a comunicação é criptografada e autenticada; O processo de transmissão e recepção será feito da seguinte maneira: o empregador é comunicado por e-mail/painel de alertas sobre os cadastros que devem ser atualizados. As informações são enviadas ao operador do escritório contábil que, por meio da própria noticação, pode acessar os

dados cadastrais que estão sendo retornados pelo cliente. Após a validação dos campos, poderá ser iniciado o processo de gravação dos arquivos direto na base de dados. Todas as operações serão registradas por meio de LOGs objetivando a rastreabilidade das informações.

INTEGRAÇÃO ENTRE O ESCRITÓRIO E SEUS CLIENTES

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Para as próximas etapas do eSocial, a Wolters Kluwer Prosoft também vem desenvolvendo várias aplicações que irão automatizar e simplicar o processo de gestão e transmissão dos dados aos órgãos ociais.

Gerenciador de Arquivos do eSocial A rotina irá centralizar e gerenciar a entrega dos eventos do eSocial para cada empresa, desde a geração dos eventos iniciais até os eventos de movimentações (periódicos e não periódicos), gerenciando prazos e status de cada evento entregue, bem como gerando noticações de acompanhamento para

o usuário. Veja as principais ferramentas da rotina: Controle da transmissão dos arquivos; Controle de alterações; Controle de status dos eventos entregues; Geração de alertas; Consulta do conteúdo presente no evento (XML); Regras de negócios dos arquivos importados; Gerenciamento dos eventos iniciais; Gerenciamento dos eventos não periódicos; Gerenciamento dos eventos periódicos.

GERAÇÃO E GESTÃO DOS ARQUIVOS DO ESOCIAL


Com o objetivo de desenvolver soluções educacionais de alta qualidade e sob medida para as necessidades e expectativas do mercado, foi criada, em 2011, a Universidade Wolters Kluwer Prosoft. A missão: ajudar os clientes a alcançarem patamares de eciência e qualidade cada vez mais altos, a partir de modernas alternativas de capacitação prossional.

A Universidade Wolters Kluwer Prosoft vem promovendo uma série de eventos visando a qualicação e a preparação das equipes para o cumprimento das obrigações

do eSocial. Nosso portfólio inclui treinamentos, seminários e palestras, nas modalidades de ensino presencial e a distância (EAD). Prepare-se com os melhores especialistas para essa nova fase digital da relação sco-

contribuinte. Realizamos cursos em todo o Brasil. Consulte nossas franquias ou acesse: http://www.prosoft.com.br/universidade.

UNIVERSIDADE WOLTERS KLUWER PROSOFT

[+55 11] 3138-6900 São Paulo - Capital e Região Metropolitana 0800 885 1037 (demais cidades) [email protected] Rua Bela Cintra, 643 - do 7º ao 11º andades, Consolação, São Paulo, SP, Brasil HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO Segunda a Sexta-feira, das 8h30 às 18h

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