TUGAS KELOMPOK SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
KELAS VII B STAR BPKP BATCH II
Anggota Kelompok: Adhitya Yudhatama (1) Adi Ismail Muztaba (2) Aditya Sri Yanto (3) Fatahar Rizky (14) Fedrie Yammar (15) Wisnu Ryan H. S. (27)
POLITEKNIK POLITEKNIK KEUANGAN KEUANGAN NEGARA NEGARA STAN 2015
Revenue Cycle Soal No. 24 (Hal 574-576) a. Flowchart of Plainsman Industries System
b. Kritik atas alur dokumen 1) Urutan dan Waktu Kejadian -
Schedule Log seharusnya diupdate pada saat barang telah diangkut oleh carrier bukan pada saat barang sampai di shipping dock
-
Seharusnya final quality check yang dilakukan oleh shipping department dilakukan sebelum costumer copy dari invoice dikirim ke war room, untuk memastikan data yang ada pada invoice telah benar
2) Pengendalian -
Tidak adanya pengecekan saldo piutang dari costumer, hal ini berpotensi adanya costumer gagal bayar
-
Atas perakitan barang seharunya dapat memperhatikan kebutuhan waktu penyelesaian perakitan dengan tanggal pengiriman agar barang tidak perlu masuk gudang terlebih dahulu karena rentang barang selesai dan jadwal pengiriman barang terlalu lama
-
Penggunaan carrier belum disertai dengan penggunaan asuransi atas barang
c. Sistem yang efisien utuk masa depan -
Dibutuhkan pembagian tanggungjawab dengan membagi operasi perusahaan pada Sales Department, Credit Department, Billing Department, Warehouse, dan Shipping Department
-
Adanya pengecekan piutang atas konsumen
-
Perusahaan memiliki daftar harga barang yang direviu sesuai kebutuhan agar setiap invoice tidak perlu dibahas di war room untuk penentuan harga
Revenue Cycle Soal No. 14 (Hal 597-599) No
Kelemahan
Akibat
a.
Order langsung diteruskan ke Klerk
Adanya kemungkinan gagal bayar oleh
piutang dan Invoice dibuat oleh klerk
customer.
piutang, tidak adanya pengecekan saldo piutang yang dilakukan klerk piutang agar order disetujui yang selanjutnya baru diproses. b.
Tidak adanya back order akan
Menurunkan kepercayaan customer karena
membingungkan customer karena tidak
pesanan dibatalkan tanpa adanya
adanya pemberitahuan order tersebut
pemberitahuan
batal. c.
Klerk piutang tidak menerima stock
Hal ini dapat menyebabkan adanya selisih
release dari storeroom sehingga tidak
atas jumlah barang yang dikeluarkan
dapat dilakukan rekonsiliasi atas jumlah
storeroom dengan yang dicatat di bill of
barang yang dikeluarkan storeroom
lading
dengan yang yang tercantum di bill of lading d.
Penyimpanan sales register berdasarkan
Kesulitan untuk mencari piutang yang jatuh
numerik bukan berdasarkan tanggal jatuh
tempo
tempo e.
Pengecekan check dan remittance advice
Fungsi dari receptionist menjadi tidak efektif
dilakukan tidak dilakukan oleh receptionist
karena hanya berperan meneruskan email ke klerk piutang.
f.
Cash receipt register seharunya diposting
Kemungkinan penyalahgunaan oleh klerk
oleh cashier. Credit memo juga
piutang
seharusnya dibuat oleh cashier
Expenditure Cycle (22)
No
Strength(s) or Weakness (es)
1
Strengths
Explanation of Why Finding Is
Recommendation
a Strength or Weakness
to Correct Weakness
Otorisasi dari pengguna sehingga material dan kuantitas telah sesuai dengan yang dibutuhkan pengguna. Penggunaan pre-numbered purchase orders sehingga semua PO dapat dilacak apabila terdapat PO yang masih beredar di pengguna.
2
3
4
5
Weakness
Salinan PO tidak boleh digunakan sebagai laporan penerimaan (receiving report) kecuali jumlah material telah dihapus atau dihitamkan.
Laporan penerimaan disiapkan setelah dilakukan penghitungan material dan identifikasi material yang diterima.
Weaknesses
Departemen pengguna mungkin tidak terlatih dalam teknik pembelian. Hal ini dapat menyebabkan kemahalan harga dalam pembelian.
Baik dari departemen pengguna maupun departemen pembelian harus terlibat dalam negosiasi dengan vendor.
Hal ini dapat meningkatkan potensi perjanjian kolusif.
Departemen pembelian harus menyetujui pembelian sebelum dibuat faktur pembelian bukan sebelum pembayaran dilakukan.
Daftar Pegawai yang memiliki otorisasi pembelian sudah tidak relevan lagi dan tidak dapat digunakan
Memperbarui daftar sesegera mungkin sebelum otorisasi pembelian terjadi.
Daftar Pegawai juga jarang digunakan
Payable clerk harus menggunakan daftar tersebut dan selalu memutakhirkan data setiap ada perubahan.
Weakness
Strength
Proses penomoran dan perekaman memberikan kontrol atas invoice dan untuk memastikan perekaman dalam pencatatan akuntansi.
Weakness
Tidak dilakukannya follow-up atas open invoice pada departemen operasi yang bersangkutan. Hal ini juga menunjukan tidak adanya reviu berkala atas open invoice tersebut.
Strength
Audit transaksi membantu meminimalkan kesalahan dan memastikan bahwa hanya transaksi yang diotorisasi yang dicatat.
Perlu adanya reviu secara periodik dan follow-up terus menerus terhadap open invoice.
6
Weaknesses
Penetapan pembayaran hanya pada tanggal 5 dan 20 mencegah adanya transaksi pada tanggal lain, padahal tanggal jatuh tempo tidak selalu berada pada tanggal tersebut.
7
Strength
Terdapat pemisahan fungsi yang tepat antara yang membatalkan dokumen dengan yang membuat dokumen
Tagihan yang belum dibayar harus dibayar pada saat tanggal jatuh tempo. Tagihan seharusnya juga di file kan menurut tanggal, baru selanjutnya secara alphabet.
Pembayaran hanya berdasarkan dokumen asli dan dokumen tersebut dibatalkan setelah pembayaran untuk menghindari pembayaran ganda. Namun seharusnya atas dokumen yang sudah dibayar diberikan tanda “ paid ” supaya tidak ada pembayaran ganda. 8
Strength
Cek kosong tersimpan aman dalam tempat terkunci dan hanya yang mempunyai otoritas yang dapat mengaksesnya.
Weakness
Akses yang tidak terbatas terhadap dokumen pencairan tunai (selain cek kosong) memungkinkan adanya perubahan yang tidak sah dari dokumen hutang. Hal ini dapat mengakibatkan hilangnya kontrol, akuntabilitas, dan aset. Hal ini juga dapat mengakibatkan pencatatan akuntansi yang tidak akurat atau bahkan terjadinya penghancuran catatan.
Dibutuhkan aturan yang membatasi akses dan pengamanan fisik terhadap dokumen utang. Namun melihat cost and benefit nya, untuk dokumen utang tidak perlu adanya pengamanan fisik.
Expenditure Cycle (32)
No
Weaknesses/Inefficiencies
Recommendations
1
Kuantitas material yang diterima tidak diverifikasi oleh manajer material.
Selain memeriksa kualitas semua material yang diterima, manajer material harus memverifikasi jumlah material yang diterima melalui perhitungan fisik. Agar lebih menjadi efektif, perhitungan fisik dapat dilakukan hanya terhadap vendor yang sering bermasalah dan dibuat jadwal secara acak terhadap vendor. Verifikasi dilakukan dengan menghitung jumlah material dan dituangkan dalam Berita Acara agar dapat dipertanggungjawabkan yang selanjutnya Berita Acara tersebut diserahkan kepada Departemen Pembelian untuk membandingkan jumlah dengan Surat Pesanan Barang,
2
Dalam menyusun permintaan pembelian, Manajer material hanya mendasarkan pada jadwal produksi setiap 4 bulan, tetapi tidak berdasarkan permintaan dari departemen produksi. Jadwal produksi dapat menjadi tidak relevan dengan kebutuhan produksi sebenarnya. Produksi akan selalu menyesuaikan level produksi dengan tingkat penjualanan saat itu.
Untuk meningkatkan 3ating3 anggaran atas pengeluaran, Manager Material juga harus melihat permintaan dari departemen produksi. Hal ini berhubungan dengan perencanaan ke depan untuk memastikan pembelian material tersebut sesuai dengan proyeksi penjualan perusahaan.
3
Mayoritas kebutuhan bahan baku penting Lecimore hanya disediakan oleh satu vendor.
Langkah terbaik yang dapat dilakukan adalah dengan mencari sumber alternative lain untuk menyediakan bahan baku penting. Ha ini untuk menghindari terjadinya kekurangan material apabila vendor tersebut mengalami masalah persediaan.
4
Permintaan material yang bersifat mendesak yang dibuat oleh departemen produksi langsung dikirimkan ke departemen pembelian tanpa berkonsultasi pada manager material terlebih dahulu.
Seharusnya permintaan ini harus ditinjau oleh manager material untuk menentukan apabila terdapat permintaan yang dapat dipenuhi dengan persediaan yang ada.
5
Departemen Pembelian bertanggung jawab atas biaya pesanan khusus (special orders). Hal ini dapat menimbulkan moral
Hubungan langsung antara biaya pesanan khusus dengan departemen pemesan diperlukan agar perusahaan dapat melakukan pengendalian yang tepat. Maka dengan membebankan biaya tersebut
hazard dari departemen yang memesan barang tersebut apabila produksi batal dilaksanakan.
ke departemen pemesan sementara material tersebut batal digunakan, tentunya hal tersebut akan memotivasi departemen tersebut agar lebih berhati-hati dalam mengambil keputusan. Biaya yang berlebihan dalam laporan pertanggungjawaban biaya akan dapat disorot oleh p erusahaan sehingga dapat diambil tindakan korektif atas hal tersebut.
6
Perubahan mesin tidak didiskusikan dengan departemen lainnya.
Dibutuhkan SOP dalam melakukan perubahan mesin. Perubahan mesin harus direviu oleh departemen terkait produksi sebelum menerima pesanan. Perusahaan juga harus meninjau apakah terdapat biaya tambahan atau penghematan biaya yang diharapkan dari perubahan ini.
7
Departemen Pembayaran tidak diinformasikan oleh material manager terkait penerimaan barang parsial. Apabila tanda terima dari penerimaan barang ini tidak disampaikan ke departemen pembayaran, vendor tidak akan menerima pembayaran dikarenakan material dianggap belum 4datang.
Selain menginformasikan Departemen Pembelian, manajer material juga harus menginformasikan kepada departemen pembayaran agar faktur vendor dapat diproses.
8
Adanya material advance shipment dapat menyebabkan bertambahnya biaya penyimpanan dikarenakan barang belum digunakan dalam aktivitas produksi
Adanya penekanan kepada vendor agar melaksanakan perjanjian sesuai kontrak
9
Perulangan kegiatan pencocokan purchase order dengan invoice
Menyusun proses yang lebih efisien dengan menghapuskan kegiatan-kegiatan yang berulang
Production Cycle Soal No. 19 (Hal 493-494) a. Timing error ini berakibat pada: -
Nilai inventory lebih rendah dari seharusnya (understatement ). Hal ini dikarenakan belum dilakukan penjurnalan oleh Cost Accounting atas completed work orders tersebut dan juga Inventory clerk belum mengupdate Inventory Master Record .
- Net Income dapat menjadi understatement ataupun overstatement . Jika menganailis keterangan bahwa cost akan dirata-rata kembali sesuai dengan basis data yang baru maka dimungkinkan apabila cost dari order ini lebih besar dari rata-rata sebelumnya makan net income menjadi overstatement , sementara apabila cost dari order ini lebih kecil dari rata-rata sebelumnya maka net income menjadi understatement. Hal ini dapat berpengaruh signifikan terhadap cost mengingat work orders ini sangat besar. -
Nilai Inventory pada balance sheet menjadi lebih rendah dari seharusnya (understatement ).
b. Koreksi atas eror ini harus dibuat retroaktif. Laporan Keuangan formal masih belum dipublikasikan sehingga langkah korektif masih dapat diambil agar laporan keuangan dapat mencerminkan kondisi yang sebenarnya.
Beccan Company Inventory System Design
Human Resources Cycle Soal No. 15 (Hal 526-527) Saran untuk meningkatkan Sistem Pengendalian Internal Kowal Manufacturing Company adalah sebagai berikut: a. Praktek memperkerjakan pegawai pabrik
-
Selain dengan interview , seharusnya prosedur dapat ditambah dengan mengecek latar belakang pelamar dengan menggunakan referesi dokumen pengalaman kerja, catatan kepolisan dan dokumen laiinnya yang menggabarkan track record pelamar.
-
Terhadap
pelamar
yang
dipekerjakan,
pengawas
pabrik
memberikan
pemberitahuan secara tertulis nama lengkap, tingkat gaji kepada departemen penggajian. b. Prosedur penggajian
-
Persediaan dari time card kosong harus ditiadakan. Pada setiap senin pagi. Departemen penggajian harus memberikan time card yang sudah diketik nama
Human Resources Cycle Soal No. 15 (Hal 526-527) Saran untuk meningkatkan Sistem Pengendalian Internal Kowal Manufacturing Company adalah sebagai berikut: a. Praktek memperkerjakan pegawai pabrik
-
Selain dengan interview , seharusnya prosedur dapat ditambah dengan mengecek latar belakang pelamar dengan menggunakan referesi dokumen pengalaman kerja, catatan kepolisan dan dokumen laiinnya yang menggabarkan track record pelamar.
-
Terhadap
pelamar
yang
dipekerjakan,
pengawas
pabrik
memberikan
pemberitahuan secara tertulis nama lengkap, tingkat gaji kepada departemen penggajian. b. Prosedur penggajian
-
Persediaan dari time card kosong harus ditiadakan. Pada setiap senin pagi. Departemen penggajian harus memberikan time card yang sudah diketik nama pekerja kepada pekerja yang bersangkutan dan dibuat tanda terimanya.
-
Time card dikumpulkan setiap pekerja ke supervisor di akhir minggu. Mandor
harus membuat persetujuan atas time card yang telah diisi pekerja yang selajutnya diserahkan kepada petugas penggajian. -
Apabila terdapat time card yang tidak kembali ke departemen penggajian maka harus dipertanggungjawabkan.
-
Dibutuhkan prosedur lain apabila dikemudian hari diketahui terdapat time card pegawai yang hilang dalam hal pembayaran gaji sebagai dasar pembayaran. Misalnya seperti Surat Keterangan dari Supervisor bahwa pekerja yang bersangkutan benar hadir pada minggu tersebut. Namun atas kejadian ini pekerja harus mendapatkan sanksi agar lebih bertanggungjawab.
-
Pendistribusian payroll check seharusnya dilakukan oleh pihak lain yang lebih independen selain supervisor.
-
Payroll Check yang diberikan kepada pekerja harus dibuat bernomor agar mudah
dalam melakukan control, selain itu juga harus dilengkapi dengan tanda terima yang ditandatangani pekerja.
Soal No. 17 (Hal 530-532) Identifikasi kelemahan dari pengendalian dan rekomendasi yang dibutuhkan dalam prosedur penggajian dan proses komputerisasi Vane Corporation.
No
Kelemahan Pengendalian
Rekomendasi
Prosedur Penggajian 1
Time card tidak memadai
Time card seharusnya sudah tercetak nama
pegawai dan diberi nomor ( prenumbered ) 2
3
Lemahnya kontrol atas pengisian waktu
Mandor harus menyetujui pengisian tersebut
pada time card dan job time ticket
dengan menandatangani time card dan job time
pekerja
ticket
Pendistribusian gaji pekerja oleh
Check gaji dilakukan oleh petugas yang lebih
supervisor rentan atas penyalahgunaan
independen selain supervisor, misalnya staf internal audit.
4
5
Dapat terjadi perbedaan antara pengisian
Dilakukan rekonsiliasi setiap hari antara bagian
pada time card dengan job time ticket
akuntansi biaya dengan sistem penggajian.
Check gaji dibuat pada rekening regular
Dibuat rekening khusus untuk pembayaran gaji. Hal ini agar dapat memudahkan dalam hal melakukan rekonsiliasi dan meminimalkan kemungkinan adanya kecurangan.
Kelemahan Pengendalian berdasarkan eror dan inkonsistensi yang ditemukan:
No
Kelemahan Pengendalian
Rekomendasi
Prosedur Komputerisasi 1
2
Check tidak diproses secara benar saat
Time card sudah diberikan nomor dan nama
adanya pengalihan nomor pekerja.
pekerja tercetak yang dikeluarkan oleh sistem.
Tidak adanya prosedur pengujian batas
Dibutuhkan prosedur pengujian batas maksimal
maksimal dari proses penggajian dari
upah pekerja ke dalam program penggajian agar
upah kotor pekerja.
apabila terdapat upah kotor yang melebihi $800 prosesnya akan dihentikan dan perlu dilakukan verifikasi. Prosedur pengecualian atas hal ini juga dibutuhkan untuk menentukan apakah nilai sudah akurat dan benar.
3
Tidak adanya control untuk memastikan
Melakukan control dengan menambahkan
semua check telah diproses,
prosedur pembandingan jumlah check dicetak dengan jumlah pekerja.
4
a. Tidak adanya proteksi terhadap kemungkinan rusaknya master file b. Kecil kemungkinan untuk dapat
Setidaknya terdapat dua master file agar memiliki data cadangan apabila terjadi hal yang tidak disengaja.
merekonstruksi file kembali 5
Kurangnya verifikasi dari input jam kerja
Kesalahan dapat dihilangkan setelah dilakukannya rekonsiliasi input antara time card dengan job time ticket secara terintegrasi
6
Adanya record yang tidak direkam pada
Menambahkan tampilan jumlah record yang
master file mengindikasikan file tersebut
sudah direkam pada master file sehingga dapat
tidak valid
diketahui apabila terdapat data yang tidak terekam.
7
Perubahan yang tidak tepat dilakukan
Operator seharusnya tidak diperbolehkan untuk
oleh operator komputer
melakukan perubahan data. Perubahan seperti kenaikan tariff pajak seharusnya dilakukan oleh bagian pemrograman.
Siklus Pelaporan dan Buku Besar Soal No. 37 (hal 669-670)
Kelemahan Pengendalian Internal 1. Mail room tidak melakukan rekonsiliasi atas check dan remittance advice yang diterimanya. Untuk general bookkeeper tidak perlu dikirim advice dan list karena akan menerima deposit slip dan receipt record dari cashier dan account summary dari account receiveable clerk 2. Cashier tidak melakukan penyimpanan atas receipt record 3. Billing clerk seharusnya dapat langsung memposting sales journal pada general ledger sehingga bookkeeper tidak perlu menjurnal kembali 4. Account receiveable clerk tidak mengirimkan account summary ke general bookkeeper 5. Account receiveable clerk tidak membandingkan remittance advice dengan remittance list dalam memposting ke A/R subsidiary ledger
Soal No. 38 (hal 670-671)
a. Informasi yang dibutuhkan dalam : (1) Akuisisi Dalam akuisisi informasi yang dibutuhkan adalah terkait harga perolehan aset serta biaya- biaya yang harus ditambahkan dalam nilai mesin tersebut. Berikut ini adalah biaya-biaya tersebut : (a) Harga Pembelian (b) Biaya Pengiriman dan handling (c) Asuransi saat pengiriman (d) Biaya perakitan dan instalasi (e) Biaya yang dibutuhkan dalam uji coba mesin (2) Depresiasi Dalam menentukan depresiasi mesin, informasi yang dibutuhkan adalah: (a) Estimasi masa manfaat; (b) Estimasi nilai sisa aset; (c) Metode Depresiasi yang akan digunakan. (3) Penghentian penggunaan aset Aset yang dihentikan penggunaannya biasanya dilakukan dengan cara (a) Dijual (b) Pertukaran Aset (c) Penghapusan
Pada saat tanggal penghentian penggunaan aset maka depresiasi harus dilakukan sampai dengan tanggal tersebut. b. Rekomendasi untuk control dan prosedur dalam sistem pengadaan aset yang kuat (1) Pengadaan aset harus dilakukan oleh unit tertentu untuk menentukan vendor yang berhak mengadakan aset (2) Proses pengadaan aset dengan nilai yang besar dilakukan dengan mekanisme lelang, sedangkan untuk aset yang nilainya kecil unit tersebut mempunyai kewenangan untuk menentukan vendor berdasarkan kelayakan vendor. (3) Proses lelang dilakukan dengan proses seleksi administrasi, teknis, harga secara bertahap. (4) Terhadap pemenang lelang dibuat kontrak pengadaan aset dan pembayaran dilakukan berdasarkan progress pelaksanaan kontrak. (5) Terdapat pejabat penerima barang yang bertugas menerima aset dan bertugas mengecek aset sesuai dengan invoice. (6) Untuk aset yang bersifat khusus secara teknis maka pengadaan aset dapat dilakukan dengan mengikutsertakan user atau ahli atas barang tersebut dalam menentukan aset yang akan dibeli.
