Soal Nomor 44 Halaman 475
Central Manufacturing memproduksi lemari dapur sesuai pesanan (custom-made kitchen kabinet). Perusahaan ini merupakan sebuah perusahaan keluarga berskala menengah dengan karyawan 150 orang. Joe Starr telah menjadi direktur perusahaan selama lima tahun terakhir ini.Perusahaan baru-baru ini membuka layanan baru pada wilayah Ft. Laudarle-Miami diselatan Florida. Struktur oraganisasi pada umumnya cukup sederhana. Dibawah Joe Starr ada tiga direktur (yang juga merupakan para pemilik sejumlah besar saham perusahaan): Marry Noddle (direktur produksi), Ron Hill (direktur penjualan), dan Kim Debe (dirktur akuntansi). Dibawah Ron Hill ada tujuh manajer yang mewakili sejumlah segmen tertentu diwilayah Dabe-Broward Country. Setelah pesanan penjualan diterima, departemen produksi akan memproses sebuah pesanan produksi sesuai pesanan, yang di dalamnya dijelaskan secara terperinci material apa saja yang digunakan. Di tahap berikutnya, bahan baku diproses dan pekerjaan ditugaskan pada sebuah tim kerja. Ukuran tim kerja tergantung pada ukuran pekerjaan. Saat ini, Joe Starr sedang mengamati sejumlah permasalahan, khususnya yang berakaitan dengan kerugian akibat hutang tak tertagih. Analisis terhadap rekening piutang mengindikasikan sejumlah besar rekening yang telah jatuh tempo lebih dari 90 hari. Joe Starr yakin walau pada akhirnya akan dapat ditagih, tapi hal itu akan mengakibatkan Central Manufacturing mengalami kesulitan apabila harus membayar tagihan-tagihan yang jatuh tempo. Joe Starr menyarankan kepada kepala akuntansinya, Jim Wdeve, untuk mendapatkan penjelasan tentang permasalahan tersebut. Jim Wdeve menjelaskan bahwa ia telah secara periodic mengkaji catatan rekening piutang, membuat beberapa catatan untuk tagihan-tagihan yang jatuh tempo, yang akan digunakan sebagai dasar untuk menelpon para pelanggannya yang telat membayar dan meminta penjelasan dari mereka. Jim Wdeve merekomendasikan agar masalah dapat dipecahkan dengan mengimpleme Ntasikan sebuah jaringan mikrokomputer di perusahaan. Ia menyarankan ada a da mikrokomputer di tiap meja karyawan yang memungkinkan mereka mengakses dengan cepat informasi yang dibutuhkan.
Tugas Anda : Beriakan komentar atas saran Jim Wdeve untuk memasang sebuah jaringan mikro computer.
Jawaban : Kami setuju atas saran Jim Wdeve untuk memasang sebuah jaringan mikro computer untuk perusahaan Central Manufacturing karena dapat memudahkan proses dalam catatan rekening piutang, membuat beberapa catatan untuk tagihan-tagihan yang jatuh tempo dll. Dengan memasang mikro computer perusahaan dapat mengurangi masalah yang berakaitan dengan kerugian akibat hutang tak tertagih karena dengan memasang mikro computer kita dapat memanfaatkan fitur akuntansi yang ada pada software akuntansi . Contoh fitur akuntansi yang dapat membantu pelaku usaha atau perusahaan dalam memonitor pitang usahanya salah satunya adalah Zahir Accounting. Namun jaringan mikro computer tidak
harus di pasang di setiap meja karyawan
karena tidak setiap karyawan memiliki pekerjaan untuk mencatat piutang. Sebaiknya mikro computer dipasang di departemen-departemen tertentu, seperti departemen penjualan yang berkaitan langsung dengan proses pencatatan piutang.
Soal Nomor 45 Halaman 476
John Needles diminta untuk menjadi seorang konsultan system untuk Arco Manufacturing. Presiden direktur perusahaan, Barbara Arco, telah memberitahu John bahwa perusahaan sedang menghadapi sejumlah masalah besar bpermasalahan yang berhubungan dengan keterlambatan pengiriman pesanan pelanggan. Permasalahan menjadi parah manakala persaingan bisnis telah mengambil banyak pangsa pasar perusahaan dengan menawarkan waktu pengiriman yang lebih cepat. John telah menyiapakan sebuah wawancara dengan penyelia produksi untuk mendiskusikan permaslahan tersebut: John
: Saya telah diminta untuk membantu mengatasi permasalahan yang
dialami berkaitan dengan kemacetan produksi yang mengakibatkan terjadinya keterlambatan pengiriman. Penyelia: Saya sangat menghargai tawaran bantuan yang diberikan, namun
saya khawatir bahwa permasalahan yang kami alami saat ini hanya dapat dipecahkan oleh seseorang yang cukup berpengalaman dalam pekerjaan ini. John
: Saya setuju. Oleh sebab itu, saya mengandalkan pengalaman Anda
dalam hal ini. Penyelia: Namun saya tetap khawatir saya tidak dapat banyak membantu.
Mungkin lebih baik bila Anda berhubungan langsung dengan Ibu Arco. Saya mempunyai beberapa pekerjaan yang harus dikerjakan dan harus menyelesaikan tenggat waktu produksi sore ini. John
: Dapatkah saya kembali bertanya pada Anda nanti sore?
Penyelia: Dengan senag hati. Namun sekali lagi, saya pikir saya tidak dapat
membantu Anda.
Tugas Anda : John Needle tampaknya menemui masalah untuk berkomunikasi dengan penyelia Produksi. Berikan beberapa penyebab terjadinya hal tersebut dan berikan saran untuk mengatasinya.
Jawab : John Needle menemui masalah untuk berkomunikasi dengan penyelia produksi. Penyebab masalah tersebut adalah karena penyelia produksi tidak yakin dengan kemampuan
yang dimiliki oleh John Needle dalam menyelesaikan masalah yang sedang perusahaan alami. Ia menganggap bahwa masalah tersebut harus diselesaikan oleh seseorang yang telah berpengalaman dalam bidang tersebut. Penyelia tidak mau bekerjasama dengan John Needle karena Presiden direktur belum mengatakan bahwa John akan membantu dalam mengatasi masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan. Jika presiden direktur mengatakan secara langsung kepada penyelia maka penyelia dapat percaya kalu Jonh Needle cukup berpengalaman dan dapat menyelesaikan permasalahan dalam perusahaan. Jadi saran yang dapat kami berikan untuk mengatasi masalah tersebut adalah, dimana John Needle sebagai konsultan harus lebih mahir dalam berkomunikasi sehingga penyelia yakin dengan kemampuan yang dimiliki oleh John Needle. Oleh karena itu baik antara penyelia dan John Needle dapat melekukan pendekatan serta kerjasama dalam mengatasi permaslahan yang sedang dihadapi perusahaan Arco Manufacturing.
Soal Nomor 47 Halaman 477
Analisis system Jack Bloundt telah diminta untuk menjadi seorang konsultan pada sebuah perusahaan besar disrtibusi untuk mengembangkan sebuah system baru dalam pengendalian persediaaan. Perusahaan besar ini mempunyai beberapa pabrik pengolahan yang tersebar di seluruh negeri. Jack Blount diminta hanya berkonsentrasi pada pabrik yang berada di Chicago. Pertama-tama ia mewawancarai manajer pabrik. Diskusi dengan manajer pabrik berjalan dengan baik, dan setelah berjalan beberapa kali, Jack Bloundt berpikir untuk menyarankan adanya perbaikan dalam system yang ada pada saat ini. Untuk itu ia menyiapkan sebuah laporan analisis system untuk dikaji oleh kepala akauntan perusahaan. Dalam pertemuannya dengan kepala akuntan, sejumlah permasalahan muncul. Kepala akuntan memberitahu Jack Blount bahwa sejumlah karyawan telah mengeluh pada dirinya. “Pak Blount telah mengatakan bahwa ia merekomendasikan memecat beberapa orang karyawan.” Beberapa penyelia mengeluh pula bahwa pekerjaan mereka akan digantikan oleh kumputer. Situasi berkembang menjadi buruk dan beberapa karyawan telah merencanakan untuk melakukan mogok kerja. Bila terjadi mogok kerja, perusahaan akan rugi ribuan dollar dalam waktu yang singkat. Untuk alasan inilah kepala akuntan mengimpormasikan pada Jack Blount bahwa perusahaan tidak akan menggunakan desain system tersebut dan mengimplementasikannya. Jack Blount sangat kecewa mendengar hal itu karena ia merasa perubahan kecil dari system yang ada sekarang ini akan sangat membantu memecahkan permasalahan perusahaan.
Tugas Anda : Apakah Jack Blount telah melakukan kesalahan ? Jika ya, kesalahan apa yang telah ia buat?
Jawaban: Jack Blount telah melakukan kesalahan dalam proses penyusunan system bagi perusahaan. Kesalahan yang telah dia lakukan adalah: Jack Blount hanya mewawancarai manajer pabrik saja dan tidak melakukan diskusi dengan elemen perusahaan yang lain seperti manajer akuntansi. Jack blount juga tidak melakukan wawancara kepada beberapa karyawan yang terkait atau bertugas dalam pengendalian persediaan untuk mengetahui kekurangan dari sistem yang telah ada sebelumnya, karena yang mengetahui secara pasti kekurangan atau kelemahan dari system itu adalah karyawan yang menggunakan system itu sendiri. Jadi Jack
Blount tidak mengetahui secara pasti (detail) informasi mengenai system yang sebelumnya dalam
membuat
pengembangan
system
baru
yang
terkai
dengan
pengendalian
persediaan.disini terjadi miskomunikasi antara Jack Blount dengan perusahaan dan kurangnya persiapan serta informasi yang dimiliki oleh Jack Blount terkait dengan pengembangan system baru dalam pengendalian persediaan. Mengembangkan sebuah system adalah tugas yang kreatif dan menuntut upaya keras yang dapat dan seharusnya memberikan manfaat ekonomis bagi sebuah organisasi. Namun seperti yang terjadi pada perusahaan ini pengembangan system malah mengakibatkan munculnya bencana, yaitu ketidaksiapan sumber daya manusia dalam menghadapi perubahan system tersebut.
Soal Nomor 63 Halaman 480
Fund Travel Agency mengoperasikan empat kantornya disebuah metropolitan berskala mene ngah. Tiap kantor memiliki beberapa individu yang merencanakan perjalanan dan menyiapkan reservasi bagi para klien. Dalam upaya mengoptimalkan waktu yang dimiliki karyawan, seluruh pegawai reservasi dipindahkan dari satu kantor ke kantor lainnya, bilamana dibutuhkan. Sistem operasi telepon perusahaan memungkinkan pelanggan untuk menelpon sebuah nomor dan kemudian tersambung ke kantor tempat pegawai reservasi ditugaskan untuk pelanggan tertentu. Problem yang muncul dalam system ini adalah sejak para pegawai reservasi tidak lagi menetap pada suatu kantor untuk jangka waktu yang lama, mereka tidak mempunyai catatan pelanggan ketika seorang pelanggan menelpon untuk melihat atau mengubah reservasinya.
Tugas Anda : Desainlah sebuah system reservasi yang tersentralisasi untuk Fund Travel Agency. Buatlah sebuah system terkomputerisasi yang memungkinkan pelanggan untuk mengakses file dari lokasi manapun. Jawaban : Sistem reservsi yang tersentralisai untuk Fund Travel Agency:
Fund Travel Agency memiliki empat kantor yang digunakan oleh pegawai untuk melakukan tugasnya. Permasalahan yang muncul di perusahaan ini adalah para pegawai tidak menetap disatu kantor tetapi bisa dipindahkan ke kantor yang lain apabila diperlukan. Sehingga data-data pelanggan tidak tersimpan secara tetap pada satu tempat yang mengakibatkan ketika seorang pelanggan menelpon untuk melihat atau mengubah reservasinya, bias saja data pelanggan tersebut tidak dimiliki oleh pegawai yang bersangkutan atau pegawai yang sedang bertugas. Jadi disini kami membuat desain system reservasi yang tersentralisasi untuk Fund Travel Agency, dimana dari empat kantor yang ada, salah satu kantornya akan dijadikan sebagai kantor pusat atau server yang menjadi tempat menyimpan seluruh data pelanggan dari ketiga kantor yang lain. Dengan adanya penyimpanan data yang terpusat di server maka semua data akan jauh lebih cepat diakses oleh setiap pegawai yang membutuhkannya. Untuk menghubungkan kantor computer dari setiap kantor dengan server yang ada dikantor pusat, perusahaan ini dapat menggunakan jaringan MAN atau Metropolitan Area Network. Kemudian, untuk memudahkan pelanggan dalam mengakses file ataupun untuk mengubah reservasi dari lokasi manapun, perusahaan dapat membuat sebuah web atau aplikasi, contohnya seperti Traveloka.
Wright Company Analyzing System Report Halaman 383
Wright Company menggunakan sistem pengolahan data berbasis komputer untuk menjaga semua catatan perusahaan. Sistem saat ini dikembangkan secara bertahap selama 5 tahun terakhir dan telah beroperasi penuh selama 24 bulan terakhir. Ketika sistem sedang dirancang, semua kepala departemen diminta untuk menentukan jenis informasi dan laporan yang mereka perlukan untuk merencanakan dan mengendalikan operasi. Departemen sistem berusaha memenuhi spesifikasi masing-masing kepala departemen. Manajemen perusahaan menetapkan bahwa beberapa laporan lain disiapkan untuk kepala departemen. Selama 5 tahun pengembangan dan pengoperasian sistem, telah terjadi beberapa perubahan posisi kepala departemen karena adanya gesekan dan promosi. Kepala departemen baru sering mengajukan permintaan untuk laporan tambahan sesuai dengan spesifikasi mereka. Departemen sistem mematuhi semua permintaan ini. Laporan dihentikan hanya berdasarkan permintaan dari kepala departemen, dan hanya jika itu bukan laporan standar yang diminta oleh manajemen puncak. Akibatnya, beberapa laporan dihentikan dan subsistem pengolahan informasi terus menghasilkan sejumlah besar laporan setiap periode pelaporan. Manajemen perusahaan menjadi perhatian terhadap kuantitas informasi laporan yang dihasilkan oleh sistem, dan oleh karena itu meminta departemen audit internal untuk mengevaluasi keefektifannya. Staf audit menentukan sejak awal penelitian bahwa lebih banyak informasi dihasilkan oleh subsistem pemrosesan informasi daripada yang dapat digunakan secara efektif. Mereka mencatat reaksi berikut terhadap kelebihan informasi ini: 1. Banyak kepala departemen tidak akan bertindak berdasarkan laporan tertentu selama periode aktivitas puncak. Kepala departemen akan membiarkan laporan ini terakumulasi dengan harapan bisa bertahan selama jeda waktu berikutnya. 2. Beberapa kepala departemen memiliki begitu banyak laporan bahwa mereka sama sekali tidak bertindak atas informasi tersebut atau membuat keputusan yang salah karena penyalahgunaan informasi tersebut. 3. Sering, tindakan yang diperlukan oleh sifat data laporan tidak diambil sampai kepala departemen diingatkan oleh orang lain yang memerlukan keputusan tersebut. Kepala departemen ini nampaknya tidak mengembangkan sistem prioritas untuk bertindak berdasarkan informasi yang dihasilkan oleh subsistem pengolahan informasi. 4. Kepala departemen seringkali akan mengembangkan informasi yang mereka butuhkan dari sumber alternatif dan independen, daripada menggunakan laporan yang dihasilkan oleh subsistem pengolahan informasi. Ini seringkali lebih mudah daripada mencoba mencari di antara laporan untuk data yang dibutuhkan. Diminta : A. Tunjukkan apakah masing-masing dari keempat reaksi tersebut berkontribusi positif atau negatif terhadap efektivitas operasi Wright Company. Jelaskan jawaban Anda untuk setiap reaksi dari keempat reaksi tersebut. B. Untuk setiap reaksi yang Anda nyatakan sebagai negatif, rekomendasikan prosedur alternatif yang dapat digunakan Wright Company untuk menghilangkan kontribusi negatif ini terhadap efektivitas operasi.
Jawaban : Catatan untuk Instruktur: Dalam solusi di bawah ini, kata "disfungsional" mengacu pada kontribusi negatif terhadap efisiensi operasi perusahaan dan kata "fungsional" mengacu pada kontribusi positif terhadap efisiensi operasi perusahaan. A.
Tentukan apakah masing-masing dari keempat reaksi tersebut merupakan respon perilaku fungsional atau disfungsional terhadap efektivitas operasi Wright Company. Jelaskan jawaban Anda untuk setiap reaksi tersebut.
1) Jika laporan mengandung informasi yang membutuhkan tindakan segera, setiap penundaan dalam tindakan cenderung merupakan perilaku disfungsional. Dan jika laporan terus berakumulasi tanpa ada tindakan yang dilakukan (misalnya, kepala departemen tidak mengejar ketinggalan jeda), ini pasti perilaku disfungsional karena pekerjaan akan terus bertambah dan tidak dapat terselesaikan dengan baik.
2) Menghasilkan terlalu banyak laporan sehingga mengakibatkan manajer mengambil tindakan yang salah adalah respons perilaku yang disfungsional. Kepala departemen tidak dapat menyesuaikan informasi yang disediakan dengan benar, dan karena itu mereka tidak melakukan tindakan sama sekali atau menggunakan informasi tersebut dengan salah.
3) Menunda tindakan sampai diingatkan oleh seseorang merupakan respon perilaku yang disfungsional. Jika penundaan terus terjadi dan mengakibatkan komplikasi dan / atau keterlambatan di departemen lain, kurangnya tindakan ini juga dapat menjadi respon perilaku yang disfungsional.
4) Mencari informasi dari sumber alternatif dapat menjadi respon yang fungsional dan disfungsional. Mengumpulkan informasi dari sumber alternatif dapat menjadi disfungsional karena informasi tersebut belum tentu akurat dan proses mengembangkan informasi dari sumber lain mungkin memerlukan biaya tambahan. Namun, fakta bahwa kepala departemen menghasilkan informasi yang diperlukan dari sumber lain dapat diambil sebagai respons fungsional terhadap masalah.
B. Untuk setiap reaksi yang Anda nyatakan sebagai respon perilaku disfungsional, rekomendasikan prosedur alternatif yang dapat digunakan Wright Company untuk menghilangkan perilaku disfungsional ini terhadap efektivitas operasi. Perilaku disfungsional yang terjadi di Wright Company kemungkinan besar merupakan akibat langsung dari kegagalan manajemen untuk mengenali bahwa sistem informasi bersifat dinamis. Setelah sistem dirancang dan diimplementasikan, itu harus terus
menerus ditinjau untuk memperbaiki dan menggabungkan setiap perubahan. Tidak baik jika masalah ini diselesaikan sedikit demi sedikit. Sebagai gantinya, komite studi sistem tindak lanjut yang terdiri dari kedua staf sistem dan pengguna harus dibentuk untuk meninjau sistem saat ini dan untuk mewawancarai pengguna tentang kebutuhan informasi mereka dan penggunaan output sistem. Selama tinjauan survei sistem, komite harus fokus pada informasi yang dibutuhkan oleh kepala departemen, konten, bentuk, dan format informasi ini harus mengambil, dan waktu informasi. Laporan yang tidak perlu harus dihilangkan, dan laporan individu harus dirancang ulang untuk hanya menyertakan informasi yang relevan. Setelah direvisi, sistem pelaporan harus ditinjau secara berkala untuk memastikannya berfungsi dengan lancar dan untuk melakukan koreksi yang diperlukan.
