INSTITUTO TECNOLÓGICO DE MINATITLAN
TECNOLÓGICO DE MÉXICO
MATERIA: DIAGNOSTICO Y EVALUACION EMPRESARIAL
PROF. ORTIZ SANTOS MARIA DEL CARMEN
INVESTIGACIÓN TEMA 1: GENERALIDADES DE AUDITORIA
EQUIPO:
FLOR DEL CARMEN FERNÁNDEZ SANTIAGO CHINTIA DE JESUS MARTINEZ VALENCIA JORGE ALBERTO SANCHEZ RUIZ VICTOR ALBERTO RAMIREZ
INTRODUCCIÓN
La auditoría es la parte administrativa que representa el control de las medidas establecidas. El término auditoria, en su acepción más amplia, significa verificar que la información financiera, administrativa y operacional que se genera es confiable, veraz y oportuna. El origen de la auditoria proviene de quien demanda el servicio. El servicio de auditoría lo solicita cualquier persona física o moral que realiza alguna actividad económica. La auditoría le da certeza a esa persona física o moral sobre la forma y el estado que guarda el negocio. El término auditoría, en su acepción más amplia, significa verificar que la información financiera, administrativa y operacional que se genera es confiable, veraz y oportuna. Es revisar que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma en que fueron planteados, que las políticas y procedimientos establecidos se han observado y respetado. Es evaluar la forma en que se administra y opera para aprovechar al máximo los recursos.
1.1 ANTECEDENTES Y ENFOQUES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA El origen de la auditoría surge con el advenimiento de la actividad comercial y por la incapacidad de intervenir en los procesos tanto productivos como comerciales de una empresa. Por estas razones surge la necesidad de buscar personas capacitadas, de preferencia externas (imparciales), para que se desarrollen mecanismos de supervisión, vigilancia y control de los empleados que integran y desempeñan las funciones relativas a la actividad operacional de la empresa. Con el transcurso del tiempo, las relaciones comerciales y operaciones de negocios empezaron a crecer rápidamente, sobre todo a partir de la Revolución Industrial, en ese momento el comerciante tuvo la necesidad de crear un nuevo sistema de supervisión mediante el cual el dueño, o en su caso, el administrador extendieran su control y vigilancia. Este tipo de servicios era provisto por una o más personas de la misma organización a quienes se les otorgaba la facultad de revisión en relación a los procedimientos establecidos, el enfoque que se le daba a este tipo de auditorías en su inicio era de carácter contable, debido a que se basaba principalmente en el resguardo de los activos, la finalidad era verificar que los ingresos se administraban correctamente por los responsables en cuestión. Las primeras auditorías se enfocaban básicamente en la verificación de registros contables, protección de activos y por tanto, en el descubrimiento y prevención de fraudes. El auditor era considerado como un “Revisor de Cuentas”. A principios del siglo XV, los parlamentos de algunos países europeos comenzaron a crear el denominado Tribunal Mayor de Cuentas, cuya función específica era la de revisar las cuentas que presentaban los reyes o monarquías gobernantes. Con el paso del tiempo se extendió esta revisión a aspectos tales como: revisión de la eficiencia de los empleados, procedimientos administrativos, actualización de políticas, este es el origen de la auditoria interna.
En su origen más antiguo la auditoría es una actividad que se creó como una aplicación de los principios de contabilidad, basada en la verificación de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su exactitud. Su importancia fue reconocida desde los tiempos más remotos. Tenemos conocimiento de su existencia desde la época de la civilización sumeria y el pueblo azteca. La auditoría, en su forma más primitiva y simple, surge cuando un pueblo o núcleo social, sojuzga o domina a otro, por medio de la política, religión, economía, ciencias, o como antiguamente era la manera más común, por la fuerza. Así, el pueblo o la comunidad social eran obligadas a pagar un tributo al que lo domina. Este tributo hoy se conoce como contribución, el gobernante requiere que los tributos que impuso sean pagados correctamente en el tiempo requerido para estar seguros de que dicho pago se realizara se designaban revisores, quienes realizaban una actividad de fiscalización. En México, un claro ejemplo es el pueblo azteca, belicoso por naturaleza, el cual se caracterizó por dominar a otros por la fuerza, expandiendo de tal manera su dominio hasta Centroamérica. Los aztecas se de los tributos que les entregaban sus dominados, cuando se daba un incumplimiento al pago de dichas contribuciones el calpixque lo reportaba. La función de esta figura era como de recaudador y como auditor. De hecho la parcialidad de los calpixques ocasionó un gobierno tirano, imparcial y fue la causa de que muchos pueblos indígenas se aliaran con Hernán Cortes para lograr la conquista de México. Durante la época de la Colonia, esta función la ejerció la autoridad religiosa, la cual se impuso a la fuerza. En esta época, los hacendados y los grupos económicos favorecidos, tenían que pagar su diezmo al virrey-iglesia, y para su control estaban los auditores, quienes eran los encargados de emitir los reportes, y los que no cumplían con el pago al diezmo, eran enviados ante el Tribunal del Santo Oficio o Santa Inquisición; este Tribunal empleaba procedimientos, para obligar a pagar el diezmo y que no se volviera a incurrir en una evasión, dicha riqueza le otorgó un dominio absoluto al clero acompañado de una impresionante
acumulación de riqueza, dominio que concluyó con la promulgación de Leyes de Reforma de Benito Juárez. No obstante lo antes mencionado a lo largo de la historia el título tal y como ahora lo conocemos de auditor apareció a fínales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I. En diversos países durante la edad media, muchas eran las asociaciones profesionales, encargadas de ejecutar funciones de auditoria, destacándose entre ellas, el Consejo Londinense de Inglaterra en el año 1310, y el Colegio de Contadores de Venecia de 1581. La revolución Industrial que se llevó a cabo durante la segunda mitad del siglo XVIII, implementó nuevas técnicas contables, especialmente en materia de auditoría buscando cubrir las necesidades de las grandes empresas, un gran avance al respecto se dio en el año de 1845 en donde el “Railway Companies Consolidation Act” estableció la obligación de una verificación anual que debía de ser realizada por los auditores. La primera etapa de la naciente función de auditoría interna se ocupó primordialmente del a verificación detallada de los registros contables, la protección de los activos, y el descubrimiento y prevención de fraudes. Se veía el auditor interno como un revisor de cuentas o como un policía administrativo de criterio estrecho e inquisidor. Una segunda etapa en la evolución de la auditoría interna surge como consecuencia de la creación de la comisión para la Vigilancia del Intercambio de Valores (Securities and Exchange Commission, SEC) en los Estados Unidos de Norteamérica en el año de 1934, al requerir este órgano regulador una plena confiabilidad en la información financiera emitida por empresas que tienen colocadas acciones entre el gran público inversionista. Para llegar a niveles de excelencia en la confiabilidad referida hubo necesidad de reforzar los controles contables, mejorar los sistemas contables y de reporte, vigilar por escrito cumplimiento de los nacientes requerimientos instaurados por la SEC, y coadyuvar con los auditores externos independientes en tales propósitos.
En esta nueva dimensión administrativa se dio plena participación al auditor interno, al proporcionarle la ubicación de apoyo profesional que desde entonces viene dando la administración. Una tercera etapa nace con la creación del Instituto de Auditores Internos (The Institute of Internal Auditors, IIA), en los Estados Unidos de Norteamérica en el año 1941. Instituto que al nuclear a los auditores internos permite el desarrollo de la profesión de manera armónica y ordenada, y la emisión de pronunciamientos normativos que regulan su ejercicio, en suma, la institucionalización de la auditoría interna vista y reconocida por la sociedad en su conjunto. La cuarta y última etapa, aún vigente, surge con el advenimiento de dos nuevos tipos de auditoría: la auditoría administrativa y la auditoria operacional, practicadas por auditores internos dependientes de una organización. Auditorías que al complementarse con la financiera, cierran el amplio ciclo de servicios de la administración. ENFOQUES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 1.
– Enfoque de William P. Leonard.
A) Concepto Es el examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución o cualquier otra parte de una organización, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus facilidades humanas y físicas. Para Leonard la auditoria administrativa pretende ayudar y complementar a la administración en determinadas áreas que requieren economías prácticas mejoradas.
Aportaciones · ·
Realización de evaluación de la actuación del personal directivo. Hace el uso de las técnicas de auditoria administrativa como: gráficas de
organización,
gráficas
de
proceso,
gráficos
de
distribución
de
formas,
simplificación de trabajo, investigación de operación etc. Vislumbra la auditoria administrativa como un servicio de asesoramiento integral a la dirección de la empresa. Método Etapa 1 Examen, alcances y limitaciones • Planes y objetivos: Por lo general, las organizaciones tienen definidos sus planes y objetivos, pero en algunas ocasiones parece que éstos no se logran por causas que resultan inexplicables para la organización. En este sentido, es importante que el auditor los revise junto con la dirección para saber si representan o no lo que se quiere lograr, o bien, las causas por las que no se están alcanzando. • Estructura organizacional: Representa la manera como se encuentran distribuidas o repartidas las tareas en la organización, por lo que implica revisar niveles jerárquicos, líneas de mando y la responsabilidad de cada empleado. • Políticas y prácticas: Son los lineamientos establecidos por la organización para indicar la manera como deben hacerse las cosas. El auditor debe estudiarlas para determinar si el personal las conoce y si de verdad son aplicadas. • Reglamentos: Son todas las reglamentaciones gubernamentales imputables a la organización. El auditor debe conocerlas y estudiarlas para asegurar que las propuestas que derive de su trabajo no las infrinjan ni las violen. • Sistemas y procedimientos: Comprenden la forma como opera la empresa. Es importante revisarlos en el proceso de auditoría con la finalidad de hallar áreas de
mejora en sus elementos y proponer estrategias o métodos que permitan mejorarlos. • Métodos de control: Son los parámetros que la organización establece para asegurar
que
se
están
alcanzando
los
resultados,
normalmente
están
relacionados con la producción o ventas. Éstos deben tomarse en cuenta en la auditoría para identificar su eficacia y pertinencia. • Mechas de operación: Mediante la auditoría deben evaluarse las operaciones de la empresa para identificar sus necesidades respecto a controles, flujos de comunicación y formas de coordinación que favorezcan el logro de resultados más satisfactorios. • Recurso humano: Este elemento es fundamental en las operaciones de la empresa. En la auditoría, tomarlo en consideración implica estudiar con cuánto personal se cuenta, así como sus labores, con el fin de determinar si es suficiente y si están bien distribuidas sus funciones • Instalaciones y equipos: Es menester revisar las instalaciones para determinar las condiciones en que se encuentran y los años de vida útil; de esta manera el auditor puede considerar hacer propuestas de mejora, mayor o mejor usos estos y hasta la compra de equipo más moderno. Etapa 2 Evaluación • Qué áreas de la empresa están o no funcionando adecuadamente. • Qué áreas de la empresa cumplen con las expectativas para desarrollar sus recomendaciones. Etapa 3 Presentación o informe El informe o dictamen de auditoría de cuentas anuales es un documento, emitido por los auditores de cuentas, sujeto en cuanto al contenido, requisitos y
formalidades a la normativa reguladora de la actividad de auditoria. En él se reflejará la opinión profesional del auditor sobre los estados financieros, constituyendo el medio por el cual el auditor legal de cuentas se comunica con los posibles usuarios del mismo (accionistas, acreedores, empleados y público en general) que lo considera como una garantía o un certificado para la toma de decisiones. • Discusión oral de los aspectos importantes. • Redacción del informe con los descubrimientos y recomendaciones. • Presentación del informe final Etapa 4 Seguimiento • Revisión de las instalaciones. • Apoyo por parte de los recursos humanos en el diseño de formas y procedimientos. • Conclusión de cualquier asunto pendiente. • Verificación del informe con la alta gerencia. B) Metodología El propósito y las finalidades de la auditoria administrativa, son sacar a la luz irregularidades o deficiencias en cualquiera de los elementos examinados e indicar posibles mejoras en las operaciones. Para Leonard las tareas de la auditoria administrativa, se convierte en un servicio especializado prestado a la dirección superior, empleando el método científico, en otras palabras se trata de un servicio de consultoría de dirección perteneciente a la empresa. Su
alcance,
puede
comprender
una
determinada
función
o
actividad,
departamento o grupo de departamentos, división o grupos de divisiones, o la empresa en su totalidad.
Las áreas de investigación pueden incluir una apreciación de los métodos de pronosticación, planeación de entregas medidas de actuación, costos de ingeniería, de proyectos,
estimación y fijación de precios, comunicaciones,
equipos electrónicos de procesos de datos efectividad de los directivos involucrados. Lo anterior implica cubrir en forma integral el área de control interno administrativo u operativo, o sea el campo de la función control de la dirección superior. 2.
– Enfoque de José A. Fernández Arena
A) Concepto Es la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los, objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y a la participación individual de los integrantes de la institución. Este autor propone la realización de la auditoria administrativa, combinando un análisis de objetivos, de los recursos y del proceso administrativo. B) Metodología Esquema de estudio 1. – Existencia de objetivos a)
De servicio. Se enfocan a satisfacer las necesidades de los consumidores,
ofreciendo buenos productos o servicios. b)
Protección de los intereses económicos personales y sociales de los
empleados y obreros de la empresa, del gobierno y de la comunidad, logrando la satisfacción mediante buenas relaciones humanas y públicas, esto con respecto al objetivo social. c)
Económico. Protección de los intereses económicos de la empresa, de los
acreedores y sus accionistas, logrando la satisfacción de está grupo mediante la obtención de utilidades. 2. – La dirección
Función ejercida por los niveles jerárquicos más altos de la empresa, quienes se encargan
de revisar los avances de la empresa enfocados en cuantos a los
objetivos, basando su análisis en el desarrollo de las políticas. 3. – Los recursos Persigue la utilización equilibrada de los recursos: a)
Humanos (empleados, obreros).
b)
Materiales (empleados, obreros).
c)
Técnicos (sistemas y procedimientos).
La integración data a la estructura de las partes necesarias de acuerdo con el esquema de la organización, por lo que obtendrá buenos empleados, fondos suficientes y su adecuada inversión y sistemas y procedimientos acordes con la magnitud de la empresa. Como resultado de la organización, la empresa quedará fragmentada en funciones dentro del concepto general administrativo. 4. – El proceso administrativo. Los objetivos institucionales y el mecanismo de operación requieres del proceso administrativo, que consistirá en panear, implementar y controlar. 3. – Enfoque de Víctor Rubio Ragazzoni A) Concepto y aportaciones Proporciona una opinión profesional, obtenida, como resultado de estudio e investigación y evaluaciones de carácter profesional, quedando bajo la responsabilidad de la persona que tenga la autoridad de la unidad u organización social, la ejecución de las sugerencias que se proporcionen; entendiendo que la responsabilidad no se puede delegar y es inherente a la función de la dirección Puede implantar y ejecutar sus recomendaciones, previa autorización del responsable de la función.
La función de la auditoria administrativa consiste en el análisis y dictamen de las actividades que lleva a cabo una unidad administrativa, para verificar que se ajusten a los objetivos y políticas establecidas, así como comprobar la utilización racional de los recursos técnicos, materiales y financieros, y el aprovechamiento del personal operacional y evaluar las medidas de control
B) Metodología 1ª. Etapa Planeación. Es la función donde se define el desarrollo secuencial de las actividades encaminadas dentro de los programas, así como la determinación del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas. La finalidad consiste en poder prever, anticipadamente a la acción, todos aquellos factores que se requieran, y que por ausencia de estos no limiten el curso de acción a seguir en pro de los objetivos esperados. En la planeación el auditor debe considerar: ·
Características particulares de la empresa
·
Finalidad de los trabajos.
·
Secuencia de su desarrollo (seguir un ordenamiento).
·
Estimación de tiempos para el desarrollo de cada trabajo.
·
Determinación del personal que intervenga (selección del personal apto)
·
Determinación de los recursos que se utilizarán (se ajustarán las
características del objetivo, a la capacidad y experiencia del personal que le auxiliará) ·
Determinación de medios materiales.
·
Determinación del apoyo que el organismo social proporcionará
2ª. Etapa
Aquí comienza la auditoria puesto que se inicia con la ejecución de los programas para obtener la información necesaria de las áreas sujetas al estudio. Iniciando la presentación, del examen se debe de hacer especial énfasis en los fines y aspectos constructivos de la auditoria, indicando el resultado que arroje la investigación que será en beneficio del área auditada. Es necesario que esta presentación se pregunte al responsable o director de la unidad, si tiene interés en que alguna área en particular sea revisada con mayor profundidad o detalle o porqué. En esta etapa es donde se aplican las técnicas de investigación, para la capacitación y análisis de la información, documentación, formas y aspectos operativos a saber.
Técnicas de investigación: A) Encuestas: a)
Cuestionarios (respuesta cerrada, abierta o selectiva; general de auditoria;
funcional; análisis de condiciones de trabajo, de procedimientos y de formas). b)
Entrevistas (estilos y técnicos)
B) Interpretación de documentos: a)
Verificación (comprobar físicamente si se cumplen los objetivos, políticas y
procedimientos). b)
Observación.
3ª. Etapa, Evaluación de Resultados y recomendaciones. Terminada la investigación el auditor procederá a formular conclusiones, en el siguiente orden: ·
Concentración de los datos obtenidos en la investigación, que le fueron
proporcionados, a fin de estudiarlos y proceder a su clasificación.
·
Clasificación de los datos, para que le sirvan de guía para formular
conclusiones. ·
Evaluación de resultados.
·
Determinación de la solución. O sea la conclusión a que ha llegado el
auditor, después de evaluado los resultados de las investigaciones que efectuó. Una buena solución será obtenida observando los siguientes puntos: Ø
Utilidad que reporta al cliente.
Ø
Sujeción de los objetivos y políticas establecidas.
Ø
Requerimientos del cliente.
Ø
Recursos disponibles.
Ø
Costo de ejecución
Ø
Riesgos probables
Ø
Posibilidad de Control.
Ø
Tiempo de realización.
Ø
Desarrollo de la empresa.
Ø
Condiciones legales.
Ø
Derechos
La evaluación deberá comprender las funciones de la administración: A)
Planeación (objetivos y políticas; planes y programas)
B)
Organización (estructura orgánica; funciones; niveles de autoridad y
responsabilidad; manual de organización). C)
Integración (elemento humano; recursos materiales, técnicos y financieros).
D)
Dirección (supervisión; comunicación, coordinación y delegación).
E)
Control (medidas de control que aseguren los resultados; registros y
controles operativos; sistemas y procedimientos administrativos; manuales de operación). 4ª. Etapa: Presentación 1.2 NATURALEZA Y ALCANCE DE UNA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA El objetivo primordial de la auditoría administrativa consiste en descubrir deficiencias e irregularidades en alguna función del organismo social examinado e indicar sus probables correcciones. En otras palabras, cl objetivo básico es ayudar a la dirección superior, a fin de que logre una administración eficaz y eficiente. La intención de la auditoría administrativa es examinar y evaluar los métodos y desempeño en todas las áreas y valorar el panorama administrativo (lo apropiado de los objetivos y planes, políticas y procedimientos organización, recursos, exactitud y confiabilidad de los controles, etc.). Las auditorías sirven como comprobación de la capacidad de la administración a todos los niveles. Es un servicio proyectado para determinar, los puntos que entrañan peligro potencial o, por el contrario, hacer resaltar las posibles oportunidades favorables: reducir costos, eliminar desperdicios y pérdidas innecesarias; observar los desempeños y evaluar la eficacia de los controles; asegurar a la dirección que las políticas y procedimientos están siendo observados; aportar a la gerencia mejores sistemas de registro y de rendir informes; revisar los planes generales y objetivos de la empresa; estudiar nuevas ideas, desarrollos y equipos; determinar si la empresa está operando con las utilidades que debería, etc. La naturaleza de la auditoría administrativa es tal, que proporciona un servicio especializado a la administración, lo cual la hace ser distinta de cualquier otro tipo de servicio. En su conocimiento detallado de la empresa, a través de las funciones investigadas, el auditor administrativo se convierte en uno, de los escasos individuos que ven desde un punto de vista imparcial e independiente las necesidades íntimas, capacidad y métodos de una variedad de departamentos. En ese carácter, se convierte en una fuente importante de información y asesoramiento cuando se trata de cambiar o planear los programas administrativos de las áreas que él conoce perfectamente. Alcance
El área de influencia que abraca una auditoría administrativa comprende la totalidad de una organización en lo correspondiente a su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación. Está connotación incluye aspectos tales como:
Naturaleza jurídica Criterios de funcionamiento Estilo de administración Proceso administrativo Sector de actividad Ámbito de operación Número de empleados Relaciones de coordinación Desarrollo tecnológico Sistemas de comunicación e información Nivel de desempeño Trato a clientes (interno y externo Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad
Campo de aplicación La auditoría administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organización productiva, sea ésta pública, privada o social. Por su extensión y complejidad, es necesario entender cómo están ordenadas estas organizaciones para responder a las demandas de servicios y productos del medio ambiente y, sobre todo, de qué manera se articulan, lo cual nos obliga a precisar su fisonomía, área de influencia y dimensión. A continuación se presenta la información por sector específico. Sector Público Una empresa pública es aquella que es propiedad del Estado, sea éste nacional, municipal o de cualquier otro estrato administrativo, ya sea de un modo total o parcial 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Dependencia del ejecutivo federal (Secretaría de estado) Entidad paraestatal Organismos autónomos Gobierno de los estados (Entidades federativas) Comisiones intersecretariales Mecanismos especiales
Sector Privado
Una empresa privada se refiere a una empresa comercial que es propiedad de inversores privados, no gubernamentales, accionistas o propietarios (generalmente en conjunto, pero puede ser propiedad de una sola persona) y constituyen el sector privado de la economía. La auditoría se utiliza tomando en cuenta las siguientes características: 1. Tamaño de la empresa 2. Sector de actividad 3. Naturaleza de sus operaciones En lo relativo al tamaño convencionalmente se las clasifica en: 1. 2. 3. 4.
Microempresa Empresa pequeña Empresa mediana Empresa grande
Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo específico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado básicamente en: 1. Telecomunicaciones 2. Transportes 3. Energía 4. Servicios 5. Construcción 6. Banca 7. Seguros 8. Manufactura 9. Agrícola 10. Pesquera 11. Comercio En cuanto a la naturaleza de sus operaciones las empresas pueden agruparse en: 1. Nacionales 2. Internacionales 3. Mixtas También tomando en cuenta las modalidades de: 1. Exportación 2. Acuerdo de licencia 3. Contrato de administración
4. Sociedades en participación y alianzas estratégicas 5. Subsidiarias
Sector social La empresa social es una empresa rentable que genera una contribución extraordinaria a la sociedad o al medioambiente. La misma es un complemento a la empresa tradicional y no busca reemplazarla sino que coexistir.
En este sector, la auditoría administrativa se aplica considerando dos factores: 1. Tipo de organización 2. Naturaleza de su función Por su tipo o figura las organizaciones que forman el sector son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Fundaciones Agrupaciones Asociaciones Sociedades Empresas de solidaridad Programas Proyectos Comisiones Colegios
Para su función se les ubica en las siguientes áreas 1. 2. 3. 4.
5. 6. 7. 8.
Educación Cultura Salud y seguridad social Política -Obrero -Campesino -Popular Empleo Alimentación Derechos humanos Apoyo a marginados y discapacitados.
1.3 PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Es conveniente ahora tratar lo referente a principios básicos en las auditorias administrativas, los cuales vienen a hacer parte de la estructura teórica de estas, por tanto debemos de calcar tres principios fundamentales que son los siguientes: 1.- SENTIDO DE LA EVALUACION La auditora administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecución de sus respectivos trabajos. Más bien se ocupa de llevar acabo un examen y evaluación de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir personas responsables de la administración de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantación de controles administrativos adecuados, que aseguren: Que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma económica. 2.- IMPORTANCIA DEL PROCESO DE VERIFICACION Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar qué es lo que se está haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la práctica nos indica que ello no siempre está de acuerdo con lo que el responsable de área o el supervisor piensan que está ocurriendo. Los procedimientos de auditoria administrativa respaldan técnicamente la “comprobación” en la
observación directa, la “verificación” de información de terrenos, y el “análisis y confirmación” de datos los cuales son necesarios e imprescindibles 3.- HABILIDAD PARA PENSAR EN TERMINOS ADMINISTRATIVOS El auditor administrativo, deberá ubicarse en la oposición de un administrador a quien se le responsabilicé de una función operacional y pensar como este lo hace (o debería hacerlo). Es decir, preguntarse: ¿Qué se necesitaría conocer acerca del trabajo que se está desarrollando?, ¿Cómo planear el trabajo?, ¿Cómo medir el desempeño alcanzado?, ¿Cómo motivar al personal?, ¿Cómo controlar el trabajo asignado?, ¿Cómo asegurarse de que el trabajo fue realizado precisa, completa y oportunamente? En sí, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo. 1.4 PERFIL Y RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR CONCEPTO DE AUDITOR: (FRANKLIN F. ENRIQUE BENJAMÍN, 2007, págs. 3741) Se llama auditor a la persona capacitada y experimentada que se designa por una autoridad competente, para revisar, examinar y evaluar los resultados de la gestión administrativa y financiera de una dependencia o entidad con el propósito de informar o dictaminar acerca de ellas, realizando las observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en su desempeño. PERFIL DEL AUDITOR: Las características de un auditor constituyen uno de los temas de importancia en el proceso de realizar una auditoria dentro de una empresa, ya que en el recae la responsabilidad de practicarla y lograr los resultados necesarios para proponer las medidas necesarias para elevar el desempeño de la organización. La calidad y el nivel de realización de la auditoria dependen en gran manera del profesionalismo y carácter del auditor, así como de su comprensión de las actividades que va a revisar; elementos que involucran el vínculo de conocimientos, habilidades, destrezas y experiencia necesarios para que realice su trabajo con cuidado y competencia. (FRANKLIN F. ENRIQUE BENJAMÍN, 2007) GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
Es conveniente que esta persona tenga una preparación adecuada, pues eso le permitirá relacionarse de manera natural con los componentes de estudio que de una u otra manera se emplearán durante su desarrollo. Es recomendable apreciar algunos de los siguientes niveles de formación: Formación académica: Estudios a nivel técnico, licenciatura o posgrado en administración, informática, ingeniería en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales, etc... Formación complementaria: Instrucción en la materia obtenida a lo largo de su vida profesional a través de conferencias, talleres, seminarios, foros o cursos. Formación empírica: Conocimiento resultante de la implementación de auditorías en diferentes instituciones, con o sin contar con un grado académico. Entre los conocimientos idóneos del auditor para ayudar a la preparación y realización de la auditoría destacan: Finanzas, Liderazgo, Costos, Sistemas y Procedimientos, Comercio Internacional, entre otras. HABILIDADES Y DESTREZAS HABILIDADES: El concepto de habilidad proviene del término latino habilitas y hace referencia a la maña, el talento, la pericia o la aptitud para desarrollar alguna tarea. La persona hábil, por lo tanto, logra realizar algo con éxito gracias a su destreza. DESTREZAS: La destreza es la habilidad que se tiene para realizar correctamente algo. No se trata habitualmente de una pericia innata, sino que normalmente es adquirida Las habilidades y destrezas que pueda poseer el profesional, van a ayudarlo a desenvolverse con naturalidad frente a los obstáculos que puedan presentarse con sus pares o superiores. ES CONVENIENTE QUE QUIEN ASUMA LA TAREA DE CUMPLIR CON LA FUNCIÓN DE AUDITOR, POSEA LAS SIGUIENTES CARACTERISTICAS: Actitud positiva Saber escuchar Mente analítica Capacidad de negociación Iniciativa Facilidad de trabajar en equipo etc.
EXPERIENCIA: Una de los elementos fundamentales que se debe considerar en un Auditor, es la experiencia laboral y/o personal que tenga, ya que de eso depende en gran manera su trabajo a realizar. RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR: (FRANKLIN F. ENRIQUE BENJAMÍN, 2007, pág. 43) El auditor debe realizar su trabajo utilizando todo su conocimiento en la auditoría, para evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes. También es necesario que se mantenga libre de impedimentos que le resten credibilidad a sus juicios ya que esto garantizará el valor necesario a su participación. Los impedimentos que normalmente se pueden enfrentar los auditores son dos tipos: Personales y Externos Los personales se refieren a circunstancias que recaen en el auditor y que, pueden afectar su desempeño como las siguientes: • Vínculos personales profesionales, organización que se va a auditar.
financieros
u
oficiales
•
Relación con instituciones que interactúan con la organización.
•
Ventajas previas obtenidas en forma ilegal o no ética.
con
la
Externos: están relacionados con factores que limitan al auditor, al tratar de llevar a cabo su función de manera precisa y objetiva como: •
Dificultades con los encargados de cuentas del cliente.
•
Presión injustificada para propiciar errores inducidos.
• En estos casos el auditor tiene la obligación de informar a las personas correspondientes para que tomen cartas en el asunto. ÉTICA: Es uno de los aspectos más relevantes en el desarrollo profesional, porque se considera inherente al comportamiento y relaciones de trabajo. La ética es el conjunto de normas que ordenan e imprimen sentido a los valores y principios de conducta del individuo. ÉTICA PROFESIONAL: Puede definirse como el conjunto de principios asumidos voluntariamente por quienes profesan una determinada Profesión, por razones de integridad, profesionalismo y responsabilidad social. Es reconocida como la ciencia normativa que estudia los deberes y los derechos de los profesionales en el cumplimiento de
sus actividades laborales y en sus relaciones con clientes, estado y sus colegas .Está relacionada con la independencia, autodisciplina e integridad moral del profesional. CARACTERISTICAS DE LA ÉTICA PROFESIONAL Su validez no se encuentra supeditada a normas extrañas, sino que por el contrario, es ella la que determina. Es absoluta: Obliga a todos los profesionales que se encuentran en igualdad de circunstancias. Es universal: Por su propia naturaleza, no pierde valor, aunque sea incumplida. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DEL AUDITOR 1°INTEGRIDAD •
Debe ser sincero, justo y honesto en todas sus relaciones profesionales.
•
Debe ser probo e intachable en todos sus actos.
• No debe estar asociado a informes, rendiciones, comunicaciones u otra información que contengan un material falso. 2. OBJETIVIDAD • No debe permitir que los favoritismos, conflictos de interés o la influencia indebida de otros afecten sus juicios profesionales. • Debe actuar siempre con independencia en su manera de pensar y sentir, manteniendo sus posiciones sin admitir la intervención de terceros. COMPETENCIA PROFESIONAL Y DEBIDO CUIDADO • El auditor tiene el deber de mantener sus habilidades y conocimientos profesionales actualizados. • Su desarrollo profesional debe estar basado en las mejores prácticas, legislación y técnicas existentes. •
Debe actuar diligentemente.
• Un servicio profesional competente requiere el ejercicio de un juicio sensato en la aplicación de los conocimientos y habilidades profesionales. COFIDENCIALIDA D El auditor debe respetar la confidencialidad de la información obtenida como resultado de sus relaciones profesionales y de negocios. COMPORTAMIENTO PROFESIONAL
El auditor debe cumplir con los reglamentos y leyes relevantes y debe rechazar cualquier acción que desacredite a la profesión. DISCRECIÓN Y FORMACIÓN CONTINUA La formación o educación profesional continua del auditor debe seguir todo el tiempo, y debe estar de acuerdo con los cambios científicos y tecnológicos. • La discreción de cualquier dato, por elemental que parezca, es uno de los principios fundamentales de la auditoria. • Aun cuando haya transcurrido mucho tiempo del evento, debe abstenerse de dar a conocer información de los trabajos que haya realizado. LEGALIDAD Y RESPONSABILIDAD: El auditor es absolutamente responsable de la auditoria y del contenido de su informe o dictamen. El auditor no debe emplear sus conocimientos para asesorar en el incumplimiento de la ley, debe respetar las leyes vigentes en el país. DIGNIDAD Y VOCACIÓN DE SERVICIO: Para reconocer la condición social del ejercicio profesional, el auditor debe poner en práctica el espíritu de servicio en aras del bien común, más allá de cualquier recompensa. • Debe considerar a cada persona como a un semejante, con un accionar libre que le posibilite trascender a través de los otros. • Al actuar, dará lo mejor de sí, poniendo en funcionamiento todo su potencial, acorde a lo que los demás esperan de él, de modo que resulte merecedor de respeto y estima. CONCLUCIÓN El papel del auditor en la implementación de una auditoria administrativa es primordial, ya que el nivel de conocimientos, experiencias, habilidades, destrezas, responsabilidad profesional ética, responsabilidad social y estructura de pensamiento en que sustenta su trabajo son fundamentales para lograr los resultados esperados.
CONCLUSIONES
La auditoría es una necesidad en la actividad empresarial de nuestros tiempos por lo que la especialidad en el campo administrativo se vuelve necesaria su aplicación para el logro de una efectiva administración de la empresa, ya que constituye una ventaja competitiva que le permite a la administración ser eficaz y lograr niveles de eficiencia, pilares que le permiten a cualquier empresa competir en el mercado. La auditoría administrativa nos lleva a visualizar de inmediato la posibilidad de ubicar a la empresa en la ruta correcta de su desarrollo administrativo y operativo para el logro de los objetivos. El papel del auditor en la implementación de una auditoria administrativa es primordial, ya que el nivel de conocimientos, experiencias, habilidades, destrezas, responsabilidad profesional ética, responsabilidad social y estructura de pensamiento en que sustenta su trabajo son fundamentales para lograr los resultados esperados. El alcance de una auditoría comprende todas las empresas públicas, privadas y sociales, el auditor debe estar preparado para poder emplear sus conocimientos en cualquier ámbito, comprenden todos los niveles internos, externos y también legales.
Los principios de la auditoria nos dicen que lo que se evalúa es la calidad con la que está trabajando el gerente en la organización y como está y llevándose a cabo, además que se debe comprobar y verificar correctamente con los lineamientos ya establecidos y al final como auditor realizar las preguntas correctas en las que se enfocara la auditoria.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
CHARLES, B. A. (1996). MANUAL DE AUDITORIA INTERNA. MEXICO, D.F: LIMUSA. FRANKLIN F. ENRIQUE BENJAMÍN. (2007). AUDITORIA ADMINISTRATIVA ,GESTION ESTRATEGICA DEL CAMBIO.2° EDICCION. MEXICO: PEARSON EDUCACIÓN MÉXICO,S.A. DE C.V . GONZALES, J. R. (2002). AUDITORIA INTERNA INTEGRAL. MEXICO, D.F: THOMSON.
