TEMA 3: LOS HECHOS CONTABLES Y LA CUENTA 1. CONCEPTO Y CLASIFICACIÓN DE LOS HECHOS CONTABLES Hasta ahora hemos estudiado la composición del patrimonio de una forma estática, es decir, en un momento determinado del tiempo. Realizando un símil, podríamos considerar al balance extracontable o inventario como una fotografía de la situación patrimonial de la empresa.
No obstante, es obvio que el patrimonio empresarial no permanece constante, sino que se encuentra en evolución permanente. Las empresas (como todas las unidades económicas) realizan de forma continuada una serie de operaciones, muchas de las cuales tendrán repercusión en el patrimonio. De esta forma, las empresas reciben cantidades de dinero en concepto de préstamos, compran materias primas, producen productos, los venden, los cobran, adquieren o venden inmovilizado, pagan a sus trabajadores, cobran intereses del banco... En consecuencia, el patrimonio se verá alterado tanto en su composición como en su valor a lo largo del tiempo. Cada una de estas operaciones que van a repercutir en el patrimonio se conocen bajo el nombre de hecho contable. Una definición más estricta sería la siguiente: un hecho contable es todo acontecimiento que afecta o puede afectar significativamente a la cuantía o estructura del patrimonio de la empresa de una forma directa y concreta (Sáez, 2002). La contabilidad, como fuente de información sobre el patrimonio, debe ser capaz de reflejar adecuadamente las variaciones que en el mismo se produzcan a causa de los hechos contables. Para ello, utiliza la herramienta conocida como asiento contable. Así, los asientos contables son las herramientas utilizadas en contabilidad para registrar los distintos hechos contables. Por tanto, todos los hechos contables tendrán que registrarse. Sin embargo para todos no se va a emplear el asiento contable, sino que algunos se registrarán como notas explicativas en la Memoria para que los usuarios de la información inf ormación tengan conocimiento de los mismos. De la definición de hecho contable podemos obtener las siguientes características: -
Los acontecimientos pueden realizarse por voluntad de la empresa o sin intervención de ésta, incluso contra su voluntad.
-
Hay hechos contables que modifican ciertamente el patrimonio empresarial (en su cuantía o estructura). También existen otros hechos que pueden afectarlo en un
Tema 3: Los hechos contables y la cuenta – – Contabilidad Contabilidad Empresarial I
futuro. Todos estos acontecimientos, de una u otra forma, deben registrarse para que el usuario de la información contable tenga conocimiento de ellos. -
Deben ser significativos.
-
Deben afectar a la empresa de forma directa y concreta. Pueden surgir acontecimientos que tengan una repercusión importante en la empresa, pero que sean generales, por lo que no se consideran hechos contables para la compañía.
CLASES DE HECHOS CONTABLES Las formas en que se puede ver alterado el patrimonio son numerosas. Por tanto, existirán varias clases de hechos contables, los cuales pueden clasificarse en función de varios criterios:
A) Hechos contables simples y compuestos a) Según el número de elementos patrimoniales afectados:
Simples: afectan a sólo dos elementos patrimoniales. Compuestos: afectan a más de dos elementos patrimoniales.
B) Los hechos contables por su influencia en el activo, pasivo En función del cambio que produzca en la estructura económica y financiera, los hechos contables pueden ser:
Expansivos: aumenta la estructura económica (activo) y, a la vez, la financiera (pasivo o neto). Ej. obtención de un préstamo ( A, P).
Reductivos: disminuye la estructura económica y, simultáneamente, la financiera. Ej. pagar una deuda ( A, P).
Neutros: permanecen invariables cuantitativamente tanto la estructura económica como la financiera. Ej. compra de un activo no corriente (p.ej. una maquina) al contado ( A, A).
Combinados : son los hechos en los que se producen las características de, al menos, dos de los anteriores. Para ello, necesariamente, debe tratarse de un hecho compuesto. Ej. en una compra de un activo no corriente (p.ej. un ordenador), una parte se paga al contado y otra a plazos ( A, A, P).
2
© Área de Economía Financiera y Contabilidad – Universidad Universidad de Jaén
C) Los hechos contables por su influencia en el patrimonio neto En función de cómo varíe la composición del patrimonio y la cuantía del patrimonio neto, los hechos contables pueden clasificarse de la siguiente forma:
Permutativos : sólo afectan a la composición del patrimonio, sin modificar la cuantía del patrimonio neto. Ej. concesión o devolución de un préstamo ( A,P ; A,P).
Modificativos: alteran la cuantía del patrimonio neto y, de paso, la composición del patrimonio. Ej. un cliente que no ha pagado (N, A); a la empresa le toca la lotería (N, A).
Mixtos: en parte son permutativos y en parte modificativos (una modificación en el activo o en el pasivo, provoca una modificación en el patrimonio neto y, a su vez, en un activo o pasivo). Ej. ventas de inmovilizado con pérdidas o ganancias; suponiendo ganancias ( A N y A).
2. CONCEPTO DE CUENTA Hemos visto que la Contabilidad precisa suministrar información sobre la situación patrimonial en un momento determinado y las alteraciones que se van produciendo en el mismo, es decir, captar los hechos contables, los cuáles van alterando el patrimonio y hacen que lleguemos a situaciones distintas a la inicial. Por tanto, necesitamos un instrumento que se refiera a cada uno de los elementos patrimoniales que constituyen el patrimonio empresarial. Este instrumento en Contabilidad recibe la denominación de cuenta. Podemos definir la cuenta como el instrumento que utiliza la Contabilidad para recoger la situación de un elemento patrimonial y las variaciones que van produciéndose en el mismo. Es la encargada de registrar y medir los hechos contables.
Cada cuenta va a suministrar una información completa del elemento patrimonial al que se refiere, es decir, nos informa de su situación inicial, modificaciones y su situación final. Gráficamente la cuenta se representa en forma de "T". En la parte superior aparece el nombre del elemento patrimonial al que se refiere. La cuenta tiene dos partes: debe en la izquierda y haber en la derecha.
3
Tema 3: Los hechos contables y la cuenta – – Contabilidad Contabilidad Empresarial I
DEBE
NOMBRE DE LA CUENTA
HABER
En estas partes se recogerá la situación inicial de los elementos, sus aumentos y sus disminuciones, y como consecuencia de ello, la situación final. Estas anotaciones se realizarán en una u otra parte, según los elementos representen a cuentas de activo, pasivo o neto.
3. CLASES DE CUENTAS: CUENTAS DE ACTIVO, PASIVO, PATRIMONIO NETO, GASTOS E INGRESOS Diremos que una cuenta será de activo, pasivo o patrimonio neto, cuando esté representando a un elemento patrimonial de activo, pasivo o patrimonio neto, respectivamente. Siguiendo la generalidad de que el activo aparezca en la izquierda y el pasivo y el patrimonio neto en la derecha, en coherencia con la ecuación fundamental del patrimonio, pasamos ahora a exponer el modo de anotación en estas cuentas, el cuál, queda regido por el convenio fundamental del funcionamiento de las cuentas. Así, las distintas cuentas de activo tendrán el siguiente movimiento: reflejan su situación inicial en el debe, recogen los incrementos en el debe y las disminuciones en el haber y, como consecuencia, reflejarán su situación final en el debe.
D
CUENTAS DE ACTIVO
H
Situación inicial ∆
Situación final
Por otra parte, y de modo contrario, las cuentas de pasivo y patrimonio neto nacen en el haber, reflejan los aumentos en el haber y las disminuciones en el debe y, como consecuencia, recogen su situación final en el haber. D CUENTAS DE PASIVO Y P. NETO
H
Situación inicial ∆
Situación final
4
© Área de Economía Financiera y Contabilidad – Universidad Universidad de Jaén
En general, el convenio fundamental del funcionamiento de las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio neto puede quedar expresado de la siguiente f orma: D
H Sit.inic. Activo
Sit.inic. Pas. y P. neto
∆ A
∆
P
P
∆
N
N Gastos
A Ingresos
4. TECNICISMOS DE LAS CUENTAS A continuación recogeremos algunos tecnicismos que se usan en la práctica contable:
Abrir una cuenta. Consiste en crear una cuenta, en dar nombre a una cuenta; destinar una cuenta a un elemento patrimonial determinado y registrar su valor inicial. Se realiza cuando contablemente surge un elemento patrimonial no utilizado hasta el momento.
Cargar, adeudar o debitar una cuenta. Consiste en realizar una anotación en el debe de una cuenta, es decir, en su parte izquierda. izqu ierda.
Abonar, acreditar o datar una cuenta. Consiste en efectuar una anotación en el haber de una cuenta, es decir, en su lado derecho.
Sumas deudoras. Resultado de sumar todas las anotaciones realizadas en el debe. Sumas acreedoras. Resultado de sumar todas las anotaciones efectuadas en el haber.
Saldo. Diferencia entre las sumas deudoras y las sumas acreedoras de una cuenta. Si el importe de las sumas deudoras es mayor que el de las acreedoras, hablaremos de saldo deudor. En caso contrario, si la cuantía de las sumas acreedoras supera al de las deudoras, nos encontraremos ante un saldo acreedor. Cuando el importe de ambas sumas es el mismo, diremos que el saldo es cero. Si D > H saldo deudor Si D < H saldo acreedor Si D = H saldo cero
5
Tema 3: Los hechos contables y la cuenta – – Contabilidad Contabilidad Empresarial I
Determinar el saldo. Realizar las operaciones necesarias para conocer el saldo de una cuenta.
Saldar una cuenta. Consiste en anotar el saldo de esa cuenta en el lugar en el que la suma fuera menor, de tal manera, que queda con saldo cero.
Cerrar una cuenta. Es lo contrario de abrirla. Significa operar en la cuenta de tal modo (normalmente se suelen sumar las dos partes de una cuenta y se le suele poner alguna marca) que no pueda realizarse ninguna otra anotación hasta que no sea abierta de nuevo (reapertura de una cuenta).
5. LEYES DE FUNCIONAMIENTO DE LAS CUENTAS A fin de que puedan cumplir su labor de forma eficaz y eficiente, las cuentas van a funcionar siguiendo una serie de propiedades o leyes que les van a permitir cumplir con sus objetivos dentro de la contabilidad. Estas leyes serían las siguientes:
1. Ley de desglose Una cuenta puede dividirse o separarse en varias subcuentas. Esto suele hacerse cuando precisemos más detalle de algún elemento (desglose en elementos patrimoniales menores, desglose por diferentes perspectivas de un mismo elemento, etc.). Sírvanos como ejemplo la cuenta 400: Proveedores . Por un lado, nos interesa saber cuánto dinero debe en total a sus proveedores. Este dato aparece en dicha cuenta. Pero, por otro lado, también nos interesa conocer cuánto debe a un proveedor concreto. Por tanto, la contabilidad ha de ser capaz de suministrar esta información. Para ello, se desglosa la cuenta 400: Proveedores en subcuentas (cuentas con un nivel de agregación inferior), por ejemplo, en la cuenta 400/00001:
Proveedor X . De esta forma, todas las subcuentas que comienzan por los dígitos 400 son cuentas de proveedores, pero la subcuenta concreta 400/00001 corresponde exclusivamente al proveedor X.
2. Ley de integración (o asociativa) Es la inversa de la de desglose. Hace referencia a la posibilidad de reunir varias cuentas en un número más reducido de ellas. Así, siguiendo el ejemplo anterior, las cuentas 400/00001, 400/00002, 400/00002, 400/00003,..., podrían volverse a unir en la cuenta 400.
6
© Área de Economía Financiera y Contabilidad – Universidad Universidad de Jaén
3. Ley de eliminación Cuando dentro de un mismo hecho contable una cuenta se carga y se abona, se puede prescindir de ese cargo y de ese abono, quedándonos con la diferencia, siempre que no haya una pérdida importante de información. Ejemplo: Compras
a Proveedores x
Proveedores
a Proveed. efec. com. a pagar
4. Ley de conexión o coordinación de las cuentas Cualquier cuenta del plan contable de una empresa puede relacionarse a través de un asiento contable con otra. Ahora bien, lo normal es que haya un círculo de conexiones frecuentes (ejemplo, la cuenta Anticipos a proveedores irá normalmente relacionada con las cuentas Caja o o Bancos ). ).
5. Ley de adecuación y diferenciación de la nomenclatura de las cuentas Hace referencia a dos aspectos: 1) Su nombre, aun siendo breve, ha de ser lo suficientemente explicativo para dar una idea completa de su contenido. 2) Que no aparezca la misma denominación para cuentas diferentes.
6. EL MÉTODO DE LA PARTIDA DOBLE El primer trabajo sistematizado sobre la partida doble, que recoge de forma teórica la práctica que se venía siguiendo en la contabilidad, se debe a Fray Lucca Paccioli, monje italiano, que en 1494 publicó un libro titulado “ Summa Aritmética, Geométrica, Proportioni,
Proportionalita et arte magiore”, en el cuál, existe un capítulo denominado “Tractatus Particularis de Computis et Scripturis”, dedicado a la contabilidad y en el que se describe de
forma ordenada, teórica y sistemática el modelo de la partida doble. Este modelo de la partida doble, también llamado digráfico o ambisográfico, quiere decir escribir dos veces, con doble anotación. Es decir, en todo hecho contable, debe registrarse tanto la causa como el efecto, y ambos con el mismo valor. De esta forma, se consigue que a través de la anotación por partida doble, la contabilidad muestre en todo momento la ecuación fundamental del patrimonio: Activo = Pasivo + Neto (no se debe entender que si la contabilidad no se lleva por la partida doble no se cumple dicha igualdad. La ecuación fundamental se cumple siempre. Sin embargo, si la contabilidad no se lleva correctamente, resultará que los libros contables no reflejarán dicha igualdad).
7
Tema 3: Los hechos contables y la cuenta – – Contabilidad Contabilidad Empresarial I
Para que en toda anotación contable se pueda conservar la igualdad, es necesario que se cumplan los siguientes requisitos: a) Las cuentas, como instrumento representativo de l os elementos patrimoniales, deben constar de dos partes opuestas (el Debe y el Haber).
b) En todo sistema de cuentas deben existir, al menos, dos series de cuentas de tipo opuesto (las de Activo y las de Pasivo). c) En todo hecho contable, intervienen al menos dos cuentas en sentido opuesto. La expresión monetaria de las cuentas que intervienen en sentido contrario, necesariamente, deben ser iguales. En el método de la partida doble, lo que se carga es igual a lo que se abona. En el método de la partida doble se relacionan los elementos que intervienen en cada hecho contable. Las posibles relaciones que pueden producirse entre los distintos elementos patrimoniales son los siguientes:
El Debe de una cuenta de Activo, puede relacionarse con: -
el Haber de una cuenta de Activo. Ej. cobro de clientes cl ientes
-
el Haber de una cuenta de Pasivo. Ej. adquisición inmovili zado a crédito
-
el Haber de una cuenta de Patrimonio neto. Ej. aportación de capital
El Debe de una cuenta de Pasivo, puede relacionarse con: -
el Haber de una cuenta de Activo. Ej. pago de deudas a proveedores
-
el Haber de una cuenta de Pasivo. Ej. aceptación de un efecto
-
el Haber de una cuenta de Patrimonio neto. Ej. conversión de obligaciones en acciones
El Debe de una cuenta de Patrimonio neto, puede relac ionarse con: -
el Haber de una cuenta de Activo. Ej. reducción de capital
-
el Haber de una cuenta de Pasivo. Ej. anuncio de distribución beneficios
-
el Haber de una cuenta de Patrimonio neto. Ej. ampliación de capital con reservas
No es posible relacionar: D A
DP DPN
DP
DPN
H A
HP HPN
HP
HPN
8
