Taller de ERP, Manual de Contabilidad y Presupuestos

Taller de ERP

CONTABILIDAD Y PRESUPUESTOS

(ERP)

Docente: Leonardo Figueroa Saldaña.

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INDICE Introducción Capítulo 1 (Completando (Completando la Información básica) Instalación Física Instalación Lógica Empresa Bases Parámetros Bases Definición datos de empresa Bases Reparar base de datos

4 5 5 5 6 8 17 18

Capítulo 2 (digitación) Digitación Tablas Digitación Auxiliares Digitación Ingresos de Cuentas Digitación Plan de Cuentas Paralelo Digitación Saldos de Apertura Resumen Capítulo 2

19 20 26 28 30 31 33

Capítulo 3 (Imputaciones Contables) Ingreso de Comprobantes Impresión Batch de Comprobante Ejercicios Comprobantes tipo Configuración de Comprobante parámetrico Configuración parámetrica de cheques Ingreso Doctos Compra-Venta Resumen Capítulo 3

34 34 36 37 38 38 39 40 42

Capitulo 4 (Presupuestos) Presupuesto de Caja Presupuestos de Operacional Resumen Capítulo 4

43 43 44 45

Capítulo 5 (Consultas e Informes) Consultas Informes Resumen Capítulo 5

46 46 47 49


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Capítulo 6 (Procesos) Generación del Período Contable Corrección Monetaria Ajuste por Dif. de Cambio Conciliación Bancaria Verificación de Integridad de Datos

50 50 50 50 51 52

Capítulo 7 (Seguridad) Resumen Capítulo 7

54 57

Códigos

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INTRODUCCION

Este Sistema Sistema nos permite permite definir el Plan de Cuentas Cuentas en forma Paramétrica Paramétrica y utilizando hasta 5 niveles, además de trabajar con Centros de Costo y por supuesto con áreas de negocios. La información que mantiene el sistema, en cantidad de años, es ilimitada, se deberá ir eliminando mediante un proceso exclusivo los periodos que ya no se quieran mantener guardados. Esto significa que podremos acceder en cualquier minuto a informes contables. Es posible realizar la conciliación conciliación Bancaria de su(s) cuentas correspondientes correspondientes a Bancos., Capturando o ingresando la Cartola Bancaria. El sistema permite imprimir sus comprobantes contables al momento de su ingreso al sistema o si usted lo desea podrá imprimirlos en forma masiva posteriormente. Entrega todos los informes exigidos por el Servicio de Impuestos Internos tales como Libro Diario, Libro mayor, Libro de compras, Ventas, etc. y muchas otras cosas más que se irán revisando a lo largo del curso.


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Taller de ERP CAPITULO 1 COMPLETANDO LA INFORMACIÓN BÁSICA Se podría decir que para poder trabajar con los sistemas, existen 2 tipos de instalación:  

Instalación Física Instalación Lógica

La instalación Física, generalmente, generalmente, la realiza realiza el encargado de Computación Computación de la empresa o personal de Softland. Al efectuar efectuar esta instalac instalación, ión, se generan generan en forma forma automát automática ica los directorio directorioss necesarios para trabajar con el Sistema de Cont Contab abil ilid idad ad y Presupuestos.

Los directorios son los siguientes: SOFTLAND PROGRAMA

DATOS

El directorio Principal denominado Softland y dos subdirectorios Programas y Datos. Programa : Quedan grabados todos los programas relativos a él o los sistemas Softland. Datos : Bajo este directorio se generará el área de trabajo donde posteriormente se guardará toda la información que se vaya digitando. Una Una vez vez real realiz izad ada a la inst instal alac ació ión n físi física ca,, se puede puede come comenza nzarr a real realiz izar ar la instalación denominada Lógica. Instalación Instalación Lógica: Lógica: Desde la Barra de Inicio, Inicio, seleccionar seleccionar Programas, Programas, Softland Softland Erp y Contabilidad y Presupuestos. Activando el programa se presenta la Portada de él, donde nos muestra que estamos frente al Sistema de Contabilidad y Presupuestos. A continuación procederemos a la creación de la Empresa o área de trabajo, donde se grabará posteriormente toda la información que se vaya digitando. Docente: Leonardo Figueroa Saldaña.

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Taller de ERP Para ello en la barra de MENU de la portada del sistema aparece destacada la palabra.

1.- EMPRESA Al activarla se presentan varias alternativas, las cuales se grafican y detallan a continuación :

1.1 Seleccionar : Permite trabajar con una empresa ya existente. 1.2 Crear

: Permite crear una empresa o área de trabajo, para poder comenzar a trabajar con el sistema.

1.3 Respaldar

: Genera un archivo cuya estructura es NNyyyymmdd, dond donde e NN corr corres espo pond nde e al nomb nombre re de la base base de datos(empresa), yyyymmdd corresponde al año, mes y día día obteni obtenido do del del sist sistem ema a operat operativ ivo o Window Windowss al mom momento ento de gene genera rarr el resp respal aldo do.. Est Este archi rchivo vo qued quedar ará á alma almace cena nado do en el área área de resp respal aldo doss de MSDE (...MSSQL\Backup).

1.4 Recuperar : Recupera solamente los respaldos generados a través del proceso Respaldo de Base de Datos, propo proporci rcion onand ando o una una list lista a con todo todoss los los respa respald ldos os disponibles. 1.5 Desbloquear Empresa: Genera Genera desconexión desconexión de usuarios usuarios que han han tenido un cierre anormal con el sistema (ejemplo: un corte de energía eléctrica)

Instala larr Dato Datoss Demo Demo:: Perm 1.6 Insta Permit ite e Gene Genera rarr Base Base de Dato Datoss Demostrativa Para Ejercicios y Conocimientos. Verificación Estructura Estructura de la la base de datos: datos: Permite Hacer Una 1.7 Verificación Revisión Completa de la base de datos incluyendo las tablas, Relaciones, vistas, etc.


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Taller de ERP 1.8 Muestra estructura de la Base de Datos : Presenta una Completa desc descri ripc pció ión n de la estr estruc uctu tura ra de la base base de dato datoss incluyendo las tablas y sus relaciones. 1.9 Salir :Abandonar el sistema. En esta ocasión se utilizará la alternativa CREAR , para generar la Empresa. 1.- Lo primero es indicar el Drive donde se generará

EJ : C :

2.- A continuación usted deberá indicar la base de Datos con la cual se trabajará SQL / MSDE 3.- Presionar Botón OK 4.- El cursor se posicionará posicionará en un recuadro llamado llamado Directorio, Directorio, donde se deberá digitar digitar el nombre que se le le dará al área de trabajo trabajo o empresa EJ: EMP1, Este Este nombre no debe ser de mas de 8 caracteres 5.- Presionar nuevamente botón OK. El sistema verificará y generará Tablas en blanco las cuales se irán completando a lo largo del curso. Además presentará una pantalla donde se deben indicar indicar los datos comerciales comerciales de la empresa como son Razón Social, Dirección, Rut, etc. Una vez digitada seleccionar Botón OK Al real realiz izar ar esto estoss paso pasoss se ha gene genera rado do la empr empres esa a para para el Sist Sistem ema a de Contabilidad y tenemos que ingresar a ella, digitando una clave de usuario y una Password; en este caso ambas serán SOFTLAND tal como aparece en la figura

Con esto ha quedado lista la Instalación Lógica y estamos en condiciones de trabajar completando con información el Sistema. Notemos que con la realización de los pasos anteriores se activaron nuevas opciones en la barra de Menú, dentro de las cuales tenemos:


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Taller de ERP El siguiente paso es definir las características generales con las cuales se trabajará el sistema, como por ejemplo si se utilizarán Centros de Costo, si se utilizará otra moneda aparte del $, Niveles para el Plan de cuenta, ...., etc. por lo tanto trabajaremos con:

2.- BASES, de ella se despliega un SUBMENU, con las opciones de:

2.1 Parámetros : El sistema mostrará 6 carpetas

a) Generales : , aquí se solicita marcar con cuales de los atributos desglosados en pantalla trabajará la empresa. Los atributos que debemos definir son los siguientes:

- Área de Negocios: Negocios: Como área de negocios se entiende una entidad entidad que forma part parte e de la Empr Empres esa, a, pero pero se requ requie iere re llev llevar ar su cont contab abililid idad ad en form forma a independiente independiente.. Como ejemplo podríamos pensar en una Empresa Empresa Constructora, Constructora, Docente: Leonardo Figueroa Saldaña.

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Taller de ERP que desea información información contable de cada una de sus Obras en forma separada. , Cada Obra corresponderá a un Área de Negocios distinta. Otro ejemplo podría ser una Empresa Comercial que tiene sucursales a lo largo del país, cada sucursal representará un Área de Negocios. Esto implicaría que cada vez que ingresemos comprobantes al sistema deberemos indicar a que área de negocios atañe. El código para las área de negocios es alfanumérico. El Plan de Cuentas será sólo 1 común a todas las Áreas de Negocios., por lo que se podrá obtener información a Nivel de toda la Empresa o bien el detalle de cada una de las Áreas. -Multimoneda: Esto se utiliza sólo si la empresa trabaja con otras monedas aparte del Peso, como por ejemplo Dólar, UF, ...etc. Si se selecciona este atributo se deberá indicar si además se requiere cuadratura del Voucher en la moneda adicional, para obtener en forma posterior el Balance en esta segunda moneda. El código de la moneda es alfanumérico.

NOTA: * Perm Permitite e Ingr Ingresa esarr movi movimi mient entos os en cual cualqu quie ierr moned moneda, a, dent dentro ro del del mism mismo o comprobante contable. * La cuadratura total siempre es en $ (pesos) -Centros de Costo: Dentro de la Empresa o bien en cada Área de Negocios se podrá realizar una Sub - Agrupación, como por ejemplo en el Área de Negocios sucursa sucursall Valpara Valparaíso íso,, existe existen n diferen diferentes tes Departame Departamentos ntos,, como como son Ventas Ventas y Computación, estos últimos representan Centros de Costos para esa Sucursal o Área de Negocios. El sistema permite 3 niveles por cada Centro de Costo, lo importante es que la suma de dígitos de los distintos niveles no sea superior a 6.

-Detalle de Gastos : Este atributo permite llevar un detalle exhaustivo de cada cuenta contable, como por ejemplo la cuenta de Artículos de Oficina, podríamos llevar un detalle de gastos de Librería, Fotocopias, Papel, ... etc. o si se desea mayor detalle dentro de Librería , Lápices y Cuadernos. El detalle de gastos permite 3 niveles y la suma de dígitos debe ser menor o igual a 6. -Presupuesto De Caja : Este atributo permite presupuestar conceptos de caja, por los cuales se tendrán Ingresos y Egresos, para posteriormente controlarlos.


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Taller de ERP -Conciliación Bancaria : Este atributo se utiliza sólo para las cuentas de bancos, pues de ellas se obtendrá a posteriori la Conciliación Bancaria.

-Instrumentos Financieros: Se utilizará sólo en el caso que la empresa mueva instrumentos financieros como Acciones, Fondos Mutuos, ... etc. -Ajuste por Diferencia de Cambio: Se utilizará sólo en el caso que se active la opción de Multimoneda, Esto nos da la posibilidad de generar un Voucher que reflej reflejara ara las variac variacione ioness en pesos pesos de los movimi movimient entos os ingresa ingresados dos en otras otras monedas. (Dólar, UF., Euros, Etc. ). -Corrección Monetaria: Al seleccionar este atributo, el sistema podrá realizar el proc proces eso o de Corr Correc ecci ción ón mone moneta tari ria a para para las las cuen cuenta tass indi indica cada dass con con esta esta característica. -Conecta -Conecta a módulo Control de Presupuestos: Presupuestos: Es un campo adicional que puede ser utilizado para anexar la información contable con otro software -Chequea Saldo de Documentos: Es un atributo que permite validar si el monto a cancelar es mayor que la deuda registrada en la cuenta corriente -Trabaja con Contabilidad IFRS: Este atributo nos permite que el sistema pueda mane maneja jarr dobl doble e tipo tipo de conta contabil bilid idad ad,, Trib Tribut utari aria a e IFRS IFRS,, que que al moment momento o de ingreso o emitir la información le deberemos especificar con cual normativa ingresaremos o emitiremos los datos.

NOTA : Una vez ingresados los movimientos contables sólo se podrán modificar los atributos de Cuadratura en otra moneda (NO se puede modificar Maneja otra moneda) moneda) y Correcc Corrección ión monetar monetaria. ia. Es por esto que es de suma importan importancia cia tener claro los atributos que manejará la empresa antes de generar el Plan de Cuentas. Como Como se mencion mencionó ó anteri anteriorme ormente nte,, estas estas son caracte caracterís rístic ticas as o atribu atributos tos que manejará manejará el Plan de Cuentas de la Empresa por lo que cada vez que se ingrese ingrese una cuenta consultará por ellos. Como ejemplo se marcarán todos los Atributos. El Siguiente paso es seleccionar la Carpeta:


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Taller de ERP b) Formato Códigos

Mediante esta opción se le indica al Sistema la cantidad de niveles (Máximo 5), que se utilizarán para el Plan de Cuentas y la cantidad de Dígitos por nivel. Cabe dest destac acar ar que que la suma suma de dígi dígito toss de los los dist distin into toss nive nivele less incl incluy uyen endo do los los separadores de nivel, no puede ser superior a 18 caracteres. Cada cuenta contable será definida por códigos. Otra propiedad del sistema es que permite asociar un Código Corto (números de 4 dígitos) a cada cuenta contable, la cual se activará presionando la tecla control y la abreviación asignada. Para este ejemplo utilizaremos 4 niveles para el Plan de Cuentas Nivel 1 2 3 4

Dígitos 1 2 2 3

Como dentro de los atributos generales se indicó que se manejarán Centros de Costos y Detalle de gastos, se deben indicar los niveles a utilizar y la cantidad de dígitos por nivel. Para ello desde la barra de códigos seleccionar centro de costo. Y como ejemplo consideraremos como Centros de Costos los siguientes: Código Cód igo

Descripc Desc ripción ión

10 0 100-01 100-02

ADMINISTRACION Contabilidad Cobranzas


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Taller de ERP 20 0 200-01 200-02

30 0 300-01 300-02

VENTAS Venta publico Marketing PROYECTOS Evaluación de Proyectos Ingeniería

Por lo que se desprende que utilizaremos 2 niveles con 3 dígitos para el Primer Nivel y 2 dígitos para el Segundo Nivel.

Ahora debemos asignar los dígitos del detalle de Gastos, Para ello seleccionar desde la barra de códigos y como ejemplo de Detalle de gastos supondremos los siguientes: Código Cód igo 01 01-01 01-02 02 02-01 02-02 02-03 02-04 03 03-01 03-02

Descripc Desc ripción ión Artículos de Oficina Resmas Archivadores Artículos de Computación Papel Tamaño carta Toner Cintas Impresoras Diskettes Avisos Publicitarios Mercurio La Tercera

Estaríamos utilizando 2 Niveles, 2 dígitos para el primer Nivel y 2 Dígitos para el Segundo Nivel. Lo que faltaría es indicar cuantos niveles y cuantos dígitos por nivel se utilizarán para el Presupuesto de caja. Consideraremos sólo 1 nivel y de 3 Dígitos.

La Tercera Carpeta que abriremos se refiere a :


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Taller de ERP c) Comprobantes, aquí el sistema requiere que se responda a sus preguntas:

- Maneja numeración interna de Ingresos, Ingresos, Egresos y Traspaso. De acuerdo al SII debe existir existir un correlativo correlativo único anual de comprobantes, pero el sistema además de cumplir con las exigencias, permite llevar un correlativo adicional por tipo de comprobantes. - Chequea duplicidad de numeración interna Marcando Marcando este atributo, atributo, tendremos la posibilidad posibilidad de controlar controlar que no se ingrese ingrese 2 ingreso, egresos, traspasos con el mismo numero interno. Para el ejemplo no los utilizaremos, por lo que no se deben marcar.

Una vez ingresados comprobantes al sistema, esto no se puede modificar - Valida suma de códigos de cuentas Corresponde a una validación de digitación de cuentas contables. Esta opción si se puede modificar, por lo que para conocer de que se trata la marcaremos. - Actu Actual aliza iza compro comproban bante tess en Proce Proceso so servi servido dor: r: Esto Esto consi consist ste e en deja dejarr los comprobantes en estado “ Por Contabilizar “ , de manera de dejar disponible el equipo para realizar otras tareas. Estos comprobantes comprobantes se actualizaran actualizaran cada vez que se ejecute un utilitario destinado a esta labor. Para el ejemplo no lo utilizaremos, por lo que no se debe marcar. - Da mensaje cuando el pago es en otra área de negocios Docente: Leonardo Figueroa Saldaña.

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Taller de ERP Al activar este parámetro, parámetro, el sistema sistema desplegará un mensaje cuando el pago de un documento se realice en un área de negocios distinta a aquella en que se generó. Para el ejemplo no lo utilizaremos, por lo que no se debe marcar. - Se permite Grabar Comprobantes Vigentes Sin Clasificación Completa de Flujo Efectivo, en la mantención de comprobantes. Al desac desactitiva varr este este parám parámet etro, ro, el sist sistema ema dará dará la posi posibi bililida dad d de ingr ingres esar ar comprobantes sin realizar su correspondiente clasificación de flujo efectivo. Adic Adicio ional nalme mente nte,, si se cuent cuenta a con con el sist sistem ema a de prove proveed edore oress y teso tesorer rería ía,, podemos indicar indicar si los pagos que se ejecutarán ejecutarán desde ese modulo pueden o no ir sin la clasificación completa para el estado de flujo de efectivo. - Utiliza Marca en los Movimientos Al activar este parámetro, el sistema permitirá indicar si maneja marca en los comprobantes a nivel de movimientos. Al activar este atributo, el sistema solicitará el nombre de la marca, cuyo largo máximo máximo será de 20 caracte caracteres. res. Por ejempl ejemplo: o: “Consid “Considerad erado o en Presupu Presupuest esto o Anual”. La marc marca a será será solic solicititada ada al mome momento nto de ingre ingresa sarr los los movi movimi mient entos os en los los comprobantes, y su uso y aplicabilidad queda abierta al usuario para los fines que estime convenientes, su registro queda visible sólo a nivel de base de datos. Para el ejemplo no lo utilizaremos, por lo que no se debe marcar. - Asigna Número de operación a documentos de auxiliar: Es el número número con el que usted usted puede puede relac relacio ionar nar algú algún n tipo tipo de opera operaci ción ón espec específ ífic ica, a, para para lueg luego o hacer hacer una una búsqu búsqueda eda más más rápid rápida a de ella ella,, cómo cómo por por ejemplo en la Consulta Cartola de Auxiliares. Cada vez que usted utilice un tipo de documento que maneje auxiliar, tendrá la opción de asignarle una característica especial, la que puede ser alfanumérica y cont contar ará á con con un máxi máximo mo de 20ca 20cara ract cter eres es para para crea crearl rla. a. Este Este dato dato no es obligatorio. Para el ejemplo no lo utilizaremos, por lo que no se debe marcar. Moneda Adicional: - Propone equivalencia de la moneda, según fecha de emisión del documento: Si la cuenta maneja documento y moneda adicional, se usará esta opción para proponer la equivalencia a la fecha de emisión del documento y no a la fecha de generación del comprobante. - Dar Mensaje cuando la equivalencia calculada cambie: Esta opción validará cuando cuando la equiva equivalen lencia cia calcul calculada ada en la manute manutenci nción ón de comprob comprobante antess sea distinta a la ingresa en la tabla de moneda adicional. Docente: Leonardo Figueroa Saldaña.

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Taller de ERP D) Moneda Base: Será necesario indicar la moneda del País, el símbolo y la cantidad de decimales. Utilizaremos como moneda base el Peso.

e) Período Contable, indicamos el mes de Inicio del Período Contable y el año, el sistema indicará el mes de término del período.


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Taller de ERP El sistema maneja “n” años abiertos, sólo se le indica el primer período y su mes de inicio, al realizar el cierre de año el sistema genera el próximo período contable con sus correspondiente aperturas. La última carpeta se refiere a: f) ) Contabilización: Exige una cuenta de cuadre por cada moneda definida en nuestro sistema, esto para recibir la información desde otros sistemas Softland cuando esta viene con algún descuadre, por ejemplo producto de diferencias de decimales, esto con el fin de poder revisar los comprobantes contables y corregir los errores en el sistema de origen.

Se definir un numero máximo de movimientos por comprobante.


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Taller de ERP 2.2 Definición Datos Empresa: En esta opción el sistema nos presenta una pantalla con información de los datos comerciales de la empresa, la cual fue digitada al momento de la creación. Si exis existe te algún algún erro errorr en los los datos datos ya digi digita tados dos,, puede pueden n ser modi modififica cados dos y grabados con la información correcta. Para nuestro ejemplo, no realizaremos ningún cambio, por lo tanto sólo se debe seleccionar el botón SALIR.


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Taller de ERP

2.3 Reparar Base de Datos: Genera una revisión interna de la base de datos, deben todos los formularios formularios (pantallas) (pantallas) cerradas. Esto es útil cuando se detecta información inconsistente.


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Taller de ERP CAPITULO 2

DIGITACION Ya están definidas las bases del sistema por lo que estamos en condiciones de Trabajar nuestro plan de cuentas y tablas afines.

Seleccionar de la Barra de Menú, la opción DIGITACION Dentro de ella encontrará:

Para comenzar seleccionaremos el menú de Tablas, con ello podremos ingresar en forma posterior los auxiliares y planes de cuentas.


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Taller de ERP 1.- TABLAS.

Partiremos con: 1.- Áreas de Negocios, 001 Santiago 002 Viña del Mar. 2.- Centros de Costos, los indicados en la página 9. 3.- Detalles de Gastos, de la página 9 -10. El Sistema utilizará el último código de centro de costo para efectos de asiento de cierre, por lo que no podrá ser utilizado. 4.-Instrumentos Financieros digitaremos lo siguiente: Código Acciones C.M.P.C Fondos Mutuos Santander La cantidad de caracteres para Dígitos Alfanuméricos.

Descripción 001 002 definir los Instrumentos Financieros es de 3

5.- Monedas y Equivalencias: aquí se pueden definir otras monedas e ingresar su equivalencia mes a mes y día a día, además se debe indicar el código de Docente: Leonardo Figueroa Saldaña.

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Taller de ERP moneda para el banco central, de esta forma obtendremos la bandera del país para cada una de las monedas creadas. La equivalencia se utiliza cuando se ingresen comprobantes, sugiera el valor de la tabla, el cual si es necesario podrá ser modificado en el momento. Dos caracteres para la moneda y de tipo alfanumérico. 6.- IPC IPC : Lo utiliz utilizará ará el siste sistema ma para reali realizar zar la Correcc Corrección ión Monet Monetari aria a y se ingresan los factores de actualización de corrección monetaria que entrega el servicio de impuestos internos, eso si como factor. Ej.: si el SII informa como capital inicial un 3% se ingresa 1.03. 7.- Glosas Tipo : El sistema da la posibilidad de dejar grabadas aquellas aquellas glosas u obse observ rvac acio ione ness que que se util utiliz izan an con con gran gran frec frecue uenc ncia ia en la digi digita taci ción ón de comprobantes. La glosa glosa tiene 60 caracteres de largo y no tiene límite en cuanto a cantidad 8.- Categorías de auxiliares : Es una característica más de los clientes. Por ejemplo, clasificarlo según su comportamiento de Pago de Documentos, es un código alfanumérico de tres caracteres. Código 1 2 3

Nombre Bueno Cumplidor Moroso

9.-T 9.-Tip ipos os de Docu Docume ment ntos: os: Es posi posibl ble e defi defini nirr todo todoss los los docu docume ment ntos os que que intervienen en una cuenta corriente, a qué Libro pertenecen (Compras, Ventas) y si permitiremos que se dupliquen. Se utilizan 2 caracteres alfanuméricos para el código.

Ejemplo : COD.

DESCRIPCION

FV FC

FACTURA VENTA FACTURA COMPRA N.CRED.VENTA N. DEBIT.VENTA N.CRED.COMPRA N.DEBIT.COMPRA BOLETA HONORARIOS CHEQUE AL DÍA DÍA CHEQUE A

CV DV CC DC BH CH CF

CONTROL UBICAC. NO NO

LIBRO

NO NO NO NO NO

VENTAS VENTAS COMPRAS COMPRAS HONORA RIOS ---------------------------

NO NO


OPERAC.

VENTAS SUMA COMPRAS SUMA

CHEQUEA PERMITE DUPLICID. DUPLICID. SI NO SI NO

RESTA SUMA RESTA SUMA SUMA

SI SI SI SI SI

---------------------------

NO NO

NO NO NO NO NO

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Taller de ERP LT DP EF

FECHA LETRAS DEPOSITO EFECTIVO

NO NO NO

----------------------------------------

----------------------------------------

NO NO NO

10.-Detalle de Libro: En esta opción se debe definir qué conceptos (valores) irán dentro del cada Libro y en qué columnas deberán imprimirse. Además se indican los números de cuentas y si estas columnas están afectas a IVA, esto es nece necesa sari rio o para para la opci opción ón de ingr ingres eso o de docu docume ment ntos os de comp compra ra/v /ven enta ta.. Finalmente se indica la columna correspondiente al IVA para que mediante la opción antes mencionada el sistema pueda calcular el dicho valor. LIBRO DE COMPRA Título Tít ulo Nº Column Col umnaa Neto Afecto 1 Neto Exento 2 I.v.a 3 Imp. Especifico 4

Oper Op erac ación ión Suma Suma Suma Suma

Cuenta Cue nta 4-01-01-003 4-01-01-003 1-01-04-001 1-01-04-001

Afect Afe cto o IVA SI NO NO NO

Oper Op erac ación ión Cuenta Cue nta Suma 3-01-01-001 Suma 3-01-01-001 Suma 2-01-02-001

Afect Afe cto o IVA SI NO NO

LIBRO DE VENTA Título Tít ulo Neto Afecto Neto Exento I.v.a

Nº Column Col umnaa 1 2 3

11.- Conceptos de Caja: Códigos para presupuestar, como por ejemplo: Ingresos por Ventas Egresos por Inversiones Egresos por Gastos 12.12.- Ubicac Ubicación: ión: Lugar Lugar físico físico donde donde se guardar guardarán án los documen documentos tos., ., se definen definen mediante un código alfanumérico de 3 caracteres. Código 001 002 003

Descripción Caja de Fondos Garantía Bco. de Chile En abogado


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Taller de ERP 004

Factoring

13.- Condición de Venta: Corresponde a la modalidad de ventas de los clientes, mediante un código alfanumérico de 3 caracteres. Como ejercicios digitaremos los siguientes: Código 001 002 003 004

Descripción Contado Crédito 30 días Crédito 60 días Crédito 30-60 días

N° Días Vcto. 0 30 60 30

N° Vctos. 1 1 1 2

14.- Zona: 2 caracteres alfanuméricos, se puede utilizar geográficas o regiones.

como zonas Código NO SU CE

Descripción Norte Sur Centro

15.- Canal: 2 Caracteres Alfanuméricos, corresponde a canal de distribución, pero también se puede utilizar utilizar como medio medio de transportes. Código SK LN TB TR

Descripción Sky AirLines Lan Chile Tur Bus FFCC

16. 16.- Gi Giro Código AG CO IN SE

: Has Hastta 3 Carac aracte tere ress Al Alfanu fanum méric éricos os..

Descripción Agricola Comercial Industrial Servicios

17.- Vendedor : Vendedor : Hasta 4 Caracteres Alfanuméricos. Código AGL

Descripción Álvaro González L.


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Taller de ERP MFP

Marisol Fuenzalida P.

18.- Cobrador : 3 Caracteres Alfanuméricos. Código PMS

Descripción Pamela Madrid S.

19.- Cargos : Hasta 3 caracteres Alfanuméricos. Código JC CO GC GA

Descripción Jefe de Compras Contador Gerente General Gerente de Administración

20.- Impuestos : Hasta 3 caracteres Alfanuméricos. Código IVA ILA

Descripción Impuesto al Valor Agregado Impuesto a los Licores 21.- País

Código CH BO PE

: Hasta 3 Caracteres alfanuméricos.

Descripción Chile Bolivia Perú

22.- Región: Hasta 4 Caracteres Alfanuméricos. Código 01 02 03

Descripción Región de Tarapacá Región de Antofagasta Región de Atacama

23.- Provincia: Hasta 5 caracteres Alfanuméricos. Código 011 012 013

Descripción Arica Iquique Parinacota


Región Arica Parinacota Tarapacá Arica Parinacota Página 24

Taller de ERP

24.- Ciudad : Hasta 3 Caracteres Alfanuméricos. Código SA VA VL

Descripción Santiago Valdivia Valparaiso 25.- Comuna Comuna : Hasta 3 Caracteres Alfanuméri Alfanuméricos. cos.

Código QU VI PR LC

Descripción Quilicura Vitacura Providencia Las Condes

26.- Clasificación de Negocio: Cinco Caracteres más un guión, ingreso obligatorio. Código 01-000 01-001 01-002

Descripción Actividades Inmobiliarias Construcciones Edificaciones


Nivel 1 2 2

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Taller de ERP Continuaremos con la digitación de los auxiliares, para ello seleccionar de la Barra de Menú, la opción DIGITACION- AUXILIARES

2.- AUXILIARES

código y nombre pued pueden en cons consid ider erar ar ya sean sean Distribuidores, Empleados y otros. descripción o nombre tiene todos los datos DATOS BASICOS.

Se present presentará ará una pantall pantalla a donde donde se solici solicita ta ingresa ingresarr el correspondient correspondiente e al auxiliar. auxiliar. Como auxiliar auxiliar se Clie Client ntes es,, Prov Provee eedo dore res, s, Soci Socios os,, El código es Alfanumérico, hasta 10 caracteres, la un largo de 40 caracteres. Una vez digitada la información anterior, se debe indicar asociados al auxiliar solicitados en Carpeta:1.-

en las Tablas, se

Si alguno de los datos solicitados no se hubieran ingresado pueden incorporar directamente en esta pantalla.

( SI - NO ), esto esto

Dentro Dentro de los datos existe existe un parámetro parámetro llamado llamado ACTIVO corresp corresponde onde a un switc switch h , donde donde se restri restringi ngirá rá el


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Taller de ERP ingr ingres eso o de movi movimi mien ento toss a la desactivado.

cuent cuenta a

corrie corrient nte e

cuando cuando el swit switch ch este este

Ingresada la información básica, aparecen nuevas carpetas como 2.- CONTACTOS

3.- VENTAS 4.- DESPACHO

6.- IMPUESTO 8.- DTEs otros tipos Contactos. 3.- PROVEEDOR

5.- COBRANZAS 7.- PAGOS 9- NOTAS

Sólo Sólo en el caso de tratar tratarse se de un auxili auxiliar: ar: Client Cliente, e, en los sólo estará la carpeta, carpeta, 1.-Datos 1.-Datos Básicos y 2.-

EJERCICIOS: 1.- Ingresar los Siguientes Auxiliares Activos : a) Rut : 87.441.222-8 (cliente)

Nombre : Martínez

Hnos. y Cía. Ltda.

Nombre de Fantasía : Martínez

Fono

: 2354158

Dirección :Providencia 1478

Ciudad : Santiago

País

Condición de Pago :

Fax : 2354159 Comuna :Providencia :CHILE

Crédito 30 y 60 días b) Rut :86.212.369-7 :86.212.369-7 (proveedor) (proveedor)

Nombre : Muebles

Para Oficina

Nombre de Fantasía :

Fono

: 6789654

Direc irecci ció ón : Pedro de Valdivia 90

Ciudad : Santiago

País : Chile


Fax : 6985899 Comuna : Providencia Contado c) Rut :87.777.636-0 :87.777.636-0 (cliente) (cliente)

Nombre : Hotel la

Interamericana S.A.


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Taller de ERP Nombre de Fantasía :

Fono

: 2459862

Fax : 6384411 Dirección :Alameda 7896 Comuna : Santiago País :CHILE

Ciudad : Santiago Condición de Pago :

Crédito 30 días d) Rut :80.111.256-0 :80.111.256-0 (proveedor) (proveedor)

Nombre : Librería la

Argentina


Fono

: 2358895

Dirección : Ñuble 555

Ciudad : Santiago

Fax : 2485777 Comuna : Santiago País : Chile


Contado e) Rut 85.645 85.645.25 .256-K 6-K (Clien (Cliente) te)

Nombre : Pérez y

Pérez


Fono

: 2324100

Dirección : Carlos Antunez 457

Ciudad : Santiago

País : Chile


Fax :2324100 Comuna: Providencia Contado f) Rut : 6.345.678 (Empleado)

Nombre : Juan Pablo

Jiménez A.

Nombre de Fantasía:

Fono

: 2336411

Dirección :Carmencita 3456

Ciudad : Santiago

País : Chile


Fax : 2336450 Comuna: Las Condes Contado


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Taller de ERP

3.- CUENTAS: Dentro de esta opción tenemos:

Ingres eso o de Cuen Cuentas tas: Come a) Ingr Comenz nzar arem emos os digi digita tand ndo o el Plan Plan de Cuen Cuenta tas, s, tendre tendremos mos que digitar digitar cada uno de las cuentas cuentas contabl contables es que utiliz utilizare aremos mos dentro de nuestra Contabilidad. Al definir las cuentas de último nivel, el sistema realizará varias consultas que está están n rela relaci cion onad adas as con con los los atri atribu buto toss que que se defi defini nier eron on en la carp carpet eta a de GENERALES, tales como: Centro de Costos, Conciliación Bancaria, Moneda Adicional, Detalle de gastos, Presupuesto de caja, Instrumentos financieros, Corrección monetaria. En esta opción aparece un concepto adicional que es Maneja Auxiliar, esto se utiliza sólo para aquellas cuentas donde se desea llevar un detalle de cuenta corrientes, como son cuentas de clientes, proveedores, distribuidores y otros. A dicho atributo está asociado asociado el llevar llevar un control control exhaustivo de diferentes tipos de documentos como Facturas, Notas de Crédito, Débito, Cheque, etc.


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Nota : Los códigos de las cuentas pueden ser alfanuméricos. Digitaremos el Plan de Cuentas que se detalla en la página siguiente PLAN DE CUENTAS Código 1 1-01 1-01-01 1-01-01-001 1-01-02 1-01-02-001 1-01-02-002 1-01-03 1-01-03-001 1-01-03-002 1-01-04 1-01-04-001 1-01-05 1-01-05-001

2 2-01 Docente: Leonardo Figueroa Saldaña.

Descripción

Activo Activo Circulante Caja Caja $ Bancos Banco Chile Banco Santander Santiago Cuentas Corrientes Clientes Facturas por Cobrar Documentos por Cobrar Impuestos por Recuperar IVA Crédito Fiscal Existencias Materias Primas

Pasivo Pasivo Circulante Página 30

Taller de ERP 2-01-01 2-01-01-001 2-01-02 2-01-02-001 3 3-01 3-01-01 3-01-01-001 3-01-01-002 4 4-01 4-01-01 4-01-01-001 4-02 4-02-01 4-02-01-001 4-02-01-002 5 5-01 5-01-01 5-01-01-001 5-01-01-002 5-01-01-003

Cuentas Corrientes Proveedores Facturas por Pagar Impuestos por Pagar IVA Débito Fiscal

Patrimonio Capital Capital Social Capital Pagado Capital Suscrito

Ingresos Ingresos Operacionales Ventas Productos Ventas

Ingresos no Operacionales Ingresos no Operacionales Intereses Venta Activo Fijo

Gastos Operacionales Gastos Administración y Ventas Remuneraciones Honorarios Insumos de Computación

b) Planes de Cuenta Paralelos : Corresponde a definir un Informe con otra agrupación con respecto a nuestro plan de cuentas base. Por ejemplo El balance general Clasificado de la Superintendencia de valores y seguros.

Lo primero es indicar el código y nombre que tendrá este Plan de cuenta Paralelo Como ejercicio ingresaremos el de la Súper-Intendencia por lo tanto digitaremos 1

S.V.S y luego OK.

A continuación se presenta una nueva pantalla donde debemos digitar el Plan de cuentas de la superintendencia. Como ejercicio digitaremos lo siguiente: 11.1 11.10 0 Dispo Disponi nibl ble e Con Con esto esto el sist sistem ema a consul consulta tará rá que cuen cuenta tass de Nuest Nuestro ro Plan Plan de cuent cuentas as corresponde a disponible. Para ello se presenta una Pantalla donde se debe marcar la o las cuentas y luego seleccionar botón agrega. Docente: Leonardo Figueroa Saldaña.

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Taller de ERP Para el caso seleccionaremos Caja y los Bancos. Ejercicio: Cont Contin inua uarem remos os con con el sigu siguie ient nte e Plan Plan de la Super Superin inte tende ndenc ncia ia de Valo Valores res y Seguro uros, al cual uste sted debe eberá ir aso asociando ndo las cuent entas contables correspondientes a cada caso. Código 11.10 11.20 11.40 11.50 11.90 12.20 12.30 12.90 21.60 21.70 41.10 41.20

Descripción Disponible Depósitos a plazo Deudores por Ventas Documentos x Cobrar Existencias Máquinas y equipos Muebles y útiles Depreciación Documentos x Pagar Retenciones Ingresos de Explotación Gastos Administración

c) Ingreso de Saldos de Aperturas : Por cada cuenta Contable (Activos Pasivos) se deberá ingresar los saldos con los cuales se comienza en el Sistema.


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Los Saldos deberán ser ingresados de acuerdo a los atributos de las cuentas, es decir, si la cuenta maneja auxiliar y control de documentos, por cada auxiliar se deberá digitar su detalle, como factura, Nº , fecha emisión, fecha de vencimiento y monto.

Ejercicios: Ingresar las siguientes Aperturas : CLIENTE : Martínez Hnos. Y Cía Ltda. Docto Doct o

Nº docto doc to

Fecha Fec ha Emis. Emis . Fecha Venc.

Monto FV

43

20/12

31/12

FV

58

30/12

20/01

CF

1240

30/12

12/01

CF

1243

31/12

12/01

LT

55

28/12

11/01

500.000 150.000 50.000 25.000 100.000

PROVEEDOR : Muebles para Oficina Docto Doc to

Nº Docto Doc to

Fecha Fec ha Emis. Em is.

Fecha Venc.

Monto FC

15

30/12

30/01

FC

181

31/12

31/01

LT

25

28/12

28/01

LT

29

28/12

30/01

250.000 300.000 150.000 350.000

PROVEEDOR: Librería la Argentina Docto Doc to

NºDoc NºD octo to

Fecha Fec ha Emis. Em is. Fecha Venc.

Monto


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Taller de ERP FC

18

05/11

02/01

FC

48

15/11

06/01

FC

93

30/12

30/01

FC

104

30/12

05/02

100.000 200.000 580.000 320.000

CLIENTE : Pérez y Pérez Docto Doc to

NºDoc NºD octo to

Fecha Fec ha Emis. Em is. Fecha Venc.

Monto FV

30

01/11

31/12

CF

1250

31/12

21/01

CF

1251

31/12

22/01

150.000 20.000 50.000

RESUMEN CAPITULO 2 Hasta el momento hemos revisado las siguientes opciones del Sistema:

BARRA DE MENÚ

OPCIONES OPCI ONES

* CUENTAS

Ingreso de Cuentas Planes de Cuenta Paralelo Ingreso Saldos Apertura

* AUXILIARES

(5 Carpetas Datos Básicos, Ventas, Contactos, Despacho y Cobranzas)

* TABLAS

(24 Tablas ) - Área de negocios -C.Costo

DIGITACION


-Detalle Libros -Concepto Caja Página 34

Taller de ERP -Detalle Gastos -Ubicación -Inst.Financ. -Condición Vta -Moneda y equival. -Zona -Presupuesto de Caja -Canal -IPC -País -Glosas Tipo -Ciudad -Cat -Categ egor oría ía de Auxi Auxililiar ar -Com -Comun una a -Tipos de Doctos. -Giro -Vendedor -Cargos -Inst. Financieros -Cobrador


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Taller de ERP CAPITULO 3 IMPUTACIONES IMPUTACIONES CONTABLES Ya esta estam mos en cond condic iciiones ones de trab trabaj ajar ar ingre ngresa sand ndo o Comprobantes Contables. Recordemos que de acuerdo al SII, la numeración de comprobantes debe ser un correlativo único anual y nosotros además de este número le indicamos al Sistema que trabajaríamos con un correlativo interno. No olvidemos tampoco que dentro de los Parámetros Bases y en el ingreso de cuentas indicamos que utilizarí utilizaríamos amos diferentes diferentes atributos atributos como C. Costo, Detalle Detalle de Gastos, Áreas de Negocios, etc, por lo que ahora cada vez que digitemos Voucher con ese tipo de cuentas el programa nos consultará por el detalle de cada uno. Seleccionar de la Barra de Menú, DIGITACION-COMPROBANTES

Aparecerán Cinco opciones: 1.- INGRESO DE COMPROBANTES. 2.- COMPROBANTES TIPO 3.- IMPRESIÓN BATCH DE COMPROBANTES 4.- CONFIGURACIÓN DE COMPROBANTE PARAMETRICO 5.- CONFICURACION PARAMETRICA DE CHEQUES Comenzaremos con:

1.- INGRESO DE COMPROBANTES. COMPROBANTES. La información mínima a ingresar en cada comprobante es la siguiente: N º Unico Fecha Estado Tipo Nº Interno Área de Neg. Glosa

: Correlativo anual de acuerdo al SII. : Fecha de contabilización del Voucher. : No se activa. Lo consulta al momento de grabar el comprobante. : Ingreso - Egreso - Traspaso. : Correlativo propio de la Empresa. : Sól Sólo o si si se se sol solic icitito o den dentr tro o de los los Par Parám ámet etro ross .

: Observación relativa al contenido del Voucher.


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Taller de ERP : Cuenta contable a imputar. Cuenta : Monto correspondiente al movimiento contable.(en caso que la cuenta Debe-Haber manejará atributos aparecerá una Lupa, la cual es necesario activar para digitar el resto de la información).

Como ejercicio registraremos la compra de escritorios para la secretaria del área de administración de la sucursal de Santiago.

N º Unico Fecha Estado Tipo Nº Interno Área de Neg. Glosa 1º Cuenta Haber

:1 : 20/01/.. : --------: Traspaso : 1 : 01 01 Santiago : Compra de Escritorios secretaria de administración. : Facturas por pagar : 119.000

Enseguida aparece una Lupa, que la activaremos con doble Click. Auxiliar

:

Documento Tipo de Documento Nº de Documento

: FC : 10

Proveedor

Muebles y Art. de Oficina.

Factura de Compra


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Taller de ERP Fecha de Emisión Ubicación

: 05/01/.. Fecha de Vencimiento: 10/01/.. : Oficina Contabilidad (si corresponde)

Documento de Referencia Tipo de Documento : FC Nº de Documento : 10

Factura de Compra

Detalle de Libro Neto Iva

: 100.000 : 19.000

Glosa

: Compra de escritorios

2º Cuenta C.Costo

: Activo Fijo : Administración.(si corresponde)

3º Cuenta

: IVA Crédito.

OK El programa consulta el estado en que se grabará el comprobante. Existen 3 estados : Vigente : Actualiza los Saldos de las Cuentas. Pendie Pendiente nte : Queda Queda regist registrado rado en el el sist sistema ema pero no actu actuali aliza za los los Saldo Saldos. s. Nulo : El co comprobante como tal tal que queda inc incluido den dentro del del cor correlativo único pero sin afectar los saldos. En este ejercicio lo grabaremos como Vigente y OK. y por por últi último mo es neces necesari ario o ingre ingresa sarr la suma suma de los los códig códigos os de las las cuent cuentas as utilizadas.

2.- Impresión Batch de Voucher : Imprimiremos el Voucher Nº1 , para ello debemos seleccionar Para imprimir el comprobante existen dos modalidades : a.- Seleccionar de la Barra de Botones la Impresora. DIGITACIO CION N - COMPRO COMPROBA BANTE NTES S b.b.- Sele Selecc ccio iona narr de la barr barra a de Menú Menú,, DIGITA IMPRESIÓN BATCH DE VOUCHER, aparece pantalla donde se debe indicar desde y hasta que número de comprobante se desea imprimir y luego OK.


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Taller de ERP EJERCICIOS : Realizar las siguientes imputaciones : 1.- Área de Negocios Santiago: Compra de 1 resma de papel , dicha boleta se cancela con efectivo ($12.500) 2.- Área de Negocios Santiago: Venta de televisores a Martínez Hnos. y Cía. Ltda., con Factura Nº 8087 por un monto neto de $200.000. 3.- Área de negocios Santiago : Compra de equipos Computacionales a la empresa H y S Ltda. Factura Nº 9513 por un monto Total Total de $1.250.000 (Neto (Neto : $1.050.420 Iva: 199.580 ). 4.- Área de negocios Viña : Se registra un factura Electrónica de compra de aviso publicitario del mercurio con factura número 15478 correspondiente a $250.000. 5.- Área de Negocios Santiago : registrar la Venta de un refrigerador al Cliente Hotel La Interamericana por un monto de $170.000 ( Neto : $142.857, Iva : 27.143), con la factura Nº 9200. 6.6.- Área Área de Nego Negoci cios os Sant Santia iago go : Regi Regist stra rarr la fact actura ura vent entas Nº 8090 8090 correspondiente al Cliente Martínez y Cia. el monto de la factura corresponde a : $ 590.000. 7.- Registrar Registrar la cancelación cancelación de la factura Nº 8087 del Cliente Cliente Martínez Martínez Hnos. y Cía Ltda. con cheque Nº 128835 al día. 8.- Registrar el pago por un total de $ 420.000 con cheque Nº 128841 al día, cancelando Facturas números 15478 y 9200. 9.- Se realiza realiza la cancelac cancelación ión de las factura factura Número Número 9513 con dos cheque cheque a fecha (20/02/…. Y 20/03/….) a H y S Ltda 10.- Se debe registrar el depósito de los cheques Nº 128835 de Cliente Martínez Hnos, y factura 8090 del Cliente Martínez y Cia. 11.- Es necesario cancelar la cuenta de boleta de Agua Potable por un monto de $350.000, dicha cuenta debe dividirse en los distintos centros de costo de acuerdo a los siguientes porcentajes: Administración Contabilidad Cobranzas

: 42 % : 22 %


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Taller de ERP Facturación : 36 % 3.- Comproba Comp robante ntess Tipos Tipo s:Otra Opción interesante del Sistema es generar y grabar Comprobantes Tipos, es decir aquellos que frecuentemente utiliza la empresa. Dichos comprobantes Tipos pueden ir con monto en cero. Veremos como hacerlo. Existen además comprobantes tipo con distribución de valores, es decir, con formul formulas as que nos permite permiten n automat automatiza izarr el ingres ingreso, o, conside considerand rando o que éstos éstos pueden realizar realizar el prorrateo de gastos que frecuentemente frecuentemente se realiza realiza por centro de costo.

Barra de Menú: DIGITACION DIGITACION - COMPROBANTES - COMPROBANTES TIPO Lo primero es indicarle al sistema de que se tratará el comprobante (TIPO), a continuación continuación se debe indicar indicar la glosa general que tendrá el comprobante y si se tratará tratará de un Ingreso, Egreso o Traspaso y por último las cuentas Contables. Contables. Al ser un comprobante con distribución, se indica si el valor es distribuible o no y si es formula o valor, la relación que comúnmente se trabaja es: Distribuible-Valor y No Distribuible-Formula, al indicar que es formula y dar un enter, se abre la ventana para confeccionarla, se trabaja con los botones que se encuentran a la derecha del cuadro emergente. Ejercicios : Crear tres comprobantes comprobantes tipos para el área de negocios negocios Santiago, de acuerdo a la siguiente información: 1.- Centralización de Factura de Agua que se distribuirá de la siguiente forma: 30% al centro de costo Ventas y 70% al centro de costo Administración.. 2.- Cancelación de luz por parte del centro de costo administración con efectivo.

4.- Configuraci Conf iguración ón de Comprobant Com probantee Paramétrico Para métrico : a través de esta opción se podrá definir un formato de Comprobantes de acuerdo a los requerimientos o necesidades del usuario, para ello el sistema entrega 3 ejemplos que pueden servir como base para un formato definitivo. Ejercicios: Crear un formato de comprobantes de acuerdo al siguiente modelo: Docente: Leonardo Figueroa Saldaña.

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Todos los formatos que se trabajan en nuestros sistemas tiene la misma modalidad de trabajo, son en Excel y funcionan con un archivo de texto en paralelo, que se abre auto automá mátitica came ment nte. e. Este Este cont contie iene ne los los posi posibl bles es camp campos os a inco incorp rpora orar, r, la forma forma de asigna asignarlo rloss a la pagina pagina princi principal pal que saldrá saldrá impres impresa, a, es selecc seleccion ionand ando o el campo, campo, copiando y dar Pegado Especial botón Pegar Vínculos.

5.- Configuraci Conf iguración ón Paramétrica Para métrica de Cheques Chequ es : a través de esta opción se podrá definir un formato de Cheques de acuerdo a los requerimientos o necesidades del usuario, para ello el sistema entrega 3 ejemplos que pueden servir como base para un formato definitivo. Ejercicios: Crear un formato de Cheques de acuerdo al siguiente modelo:


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6.- Ingreso documentos compras/ventas: Se puede ingresar los documentos de Compra/Venta (Facturas de Proveedores, Ventas, Etc.) sin tener que digitar el correspondiente Voucher de Centralización Este Sub-Menú consta de 2 opciones

6.1.-Parámetros de Contabilización Dentro de este proceso deberá ingresar los parámetros necesarios para realizar la contabilización de documentos, a través del proceso de Ingreso de Documentos de Compra/Venta. a.- Carpeta Contabilización a.1.-Numeración de Comprobantes: Dentro de esta opción podrá optar por 2 alternativas: Genera número de comprobante automático y/o Genera número interno automático. El que estas opciones estén activas, hará que la aplicación genere la numeración de los comprobantes en forma automática; de lo contrario tendrán que ser digitados. a.2. - Confección del Comprobante: Permite seleccionar mediante el botón de opciones, si se considerará para la confección del comprobante uno o varios documentos por cada comprobante. Docente: Leonardo Figueroa Saldaña.

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Taller de ERP b.- Carpeta Documentos Permite indicar los tipos de documentos que podrán ser utilizados en el ingreso de documentos de Compra/Venta, los que deberán manejar atributo que va a un libro Compra/Ventas), además de la cuenta contable (cuenta asociada al documento, debe manejar auxiliar y tipo de documento).

6.2.- Ingreso de Documentos Este proceso permite generar el ingreso de documentos que serán registrados en los libros de Compra y Ventas, sugiriendo el IVA, las Contrapartidas y las distintas fechas de Vencimiento de Pago. Este es una asistente, que funciona siempre que sus parámetros estén listos y que en la tabla de detalle de libros hayan sido asignadas las cuentas.


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RESUMEN CAPITULO 3

En éste Capítulo hemos revisado las siguientes opciones del Sistema:

BARRA DE MENÚ

DIGITACION

OPCIONE OPC IONES S

*COMPROBANTES


Ingreso de Comprobantes Comprobantes Tipo Impresión Batch de Voucher Configuración Comprobante Paramétrico Configuración Paramétrica de Cheques Ingreso de Documentos Compra/Venta

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Taller de ERP CAPITULO 4 PRESUPUESTOS Otro Otro aspec aspecto to de gran gran util utilid idad ad para para nuest nuestra ra conta contabi bililidad dad,, se refie refiere re a los los Presupuestos.

El programa nos permite realizar dos tipos de presupuestos: 1.- Presupuesto de Caja 2.- Presupuesto Operacional

1.1.- Pres Presup upue uest sto o de Caja Caja: En la DIGITACIÓN CIÓN - TABLA TABLAS, S, se la op opción de DIGITA ingr ingresa esaron ron los los llam llamad ados os Conce Concept ptos os de caja, caja, es en ésta ésta opció opción n donde donde nos nos corresponderá presupuestarlos. Este presupuesto esta orientado a controlar los movimientos de efectivo de la empresa, además nos permite controlar mas de un tipo, pudiendo asignar valores presupuestarios posesionándose en distintos escenarios, es decir, el comparativo se podría realizar con distintos valores. DIGITACIO CION N - PRESUP PRESUPUEST UESTOSOSLo pri primero es dirigirse a la Opci pción DIGITA PRESUPUESTO DE CAJA. CAJA. Realizaremos el presupuesto para el área de negocios Santiago, en pesos y le daremos el nombre de Básico.

Concepto: Concepto: Ingresos por Ventas Enero 5.000.000 Febrero 2.800.000 Marzo 5.500.000 Generaremos un segundo control, a la misma área de negocios y en la misma moneda pero ahora le daremos el nombre de Optimista. Enero Febrero Marzo

10.000.000 11.800.000 10.300.000


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Taller de ERP 2.-Presupuesto Operacional Corresponde a una proyección en cuanto al comportamiento que tendrán las cuen cuenttas dura durant nte e un perí períod odo, o, cuen cuenta tass que que corr corres espo pond nden en a resu result ltad ado, o, normalmente gastos. El presupuesto se debe realizar por Áreas de Negocios o en forma Global, por Centro Costo (siempre que la cuenta de resultado tenga el atributo) y se digitan mes a mes. Acá también podemos trabajar con distintos niveles de comparación, de esta esta form forma a tend tendre remo moss que que darl darle e un nomb nombre re a cada cada pres presup upue uest sto o que que queramos manejar. El concepto Global quiere decir que se esta presupuestando la suma de todos los Centros de Costo. Seleccionar DIGITACION OPERACIONAL

-

PRESUPUESTOS

-

PRESUPUESTO

Como Como ejerc ejercic icio io ingr ingresa esarem remos os el sigu siguie ient nte e Pres Presupu upuest esto o para para la cuent cuenta a de arriendo del Centro de Costo Administración. En esta opción trabajaremos solo con el Básico, ya que en la opción anterior aprendimos como manejar mas de uno.

Agua Luz Arriendo

Ener Enero o 10.000 30.000 200.000

Febr Febrer ero o 8.000 25.000 200.000


Marz Ma rzo o 9.500 35.000 200.000

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RESUMEN CAPITULO 4 Hasta este momento al revisar la opción de Presupuesto, finalizamos con Menú DIGITACION.

BARRA DE MENÚ

OPCIONES OPCI ONES

DIGITACION

* PRE PRESU SUPU PUES ESTO TOS S


Pres resupue upuest sto o de de Caj Caja a Presupuesto Operacional

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Taller de ERP CAPITULO 5 CONSULTAS E INFORMES Otras opciones de la barra de menú corresponde a las Consultas e Informes y son éstas las que analizaremos en éste Capítulo. Desde la Barra de Menú seleccionar

1.- CONSULTAS: CONSULTAS: Dentro de las consultas tenemos:

a) Cons Consul ulta ta de Resu Resultltad ados os:: Se pued puede e visu visual aliz izar ar el resu resultltad ado o de nues nuestr tra a contabilidad contabilidad,, ya sea por áreas de negocios o en forma global, global, sólo se requiere que seleccione la opción que se desea. Además nos permite dentro de las áreas de negocios solicitar detalle por un centro de costo en particular o bien todos los centros en forma conjunta. b) Consulta de Numeración de Comprobantes: Nos entrega información relativa a los comprobantes ingresados en el sistema mes por mes, como por ejemplo cuántos comprobantes existen, cuántos en cada estado(Vigente, Pendientes, Nulos). Tamb Tambié ién n es posi posibl ble e obte obtene nerr más más deta detalllle e de los los compr comproba obant ntes, es, solam solament ente e seleccionando el mes y doble click se desplegará una nueva pantalla donde nos deta detalllla a el área área de nego negoci cios os,, su esta estado do,, el día día de emis emisió ión n y la glos glosa a del del comprobante. Con doble click podemos visualizar el comprobante mismo. c) Consult Consulta a Cartol Cartola a de Auxili Auxiliares ares:: Consult Consultar ar e imprim imprimir ir para cada client cliente, e, el monto global de su cuenta corriente detallando cada uno de los documentos que conforman dicho saldo, y analizando los pagos efectuados por cada uno de ellos. d) Consulta de Saldos: Permite consultar e imprimir los saldos deudor y acreedor de una cuenta a un dete determ rmin inad ado o mes mes y conoc conocer er su dist distri ribuc bució ión n en los los dist distin into toss compr comproba obant ntes, es, adem además ás del del deta detalllle e de los los movi movimi mien ento toss efec efectu tuad ados os en un comp compro roba bant nte e específico.


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Taller de ERP 2.- INFORMES: Dentro de los informes tenemos:

a) Informe Informe de Cuent Cuentas as Corrien Corrientes tes:: Permite Permite Impri Imprimir mir el Total Total de deuda deuda de un auxiliar o bien de un grupo de ellos, obteniéndose la distribución de la deuda por cada Cuenta Contable y Tipo de Documento. También se puede obtener finalmente el detalle de cada uno de los documentos que conforman los Saldos junto a sus respectivos Abonos / Cancelaciones. b) Listado Listado del Plan de Cuenta Cuentas: s: Median Mediante te este este informe informe se puede puede obtener obtener el Listado del plan de Cuentas Base o Paralelos, con o sin saldos de apertura, con o sin los atributos de las cuentas. b) Informe Analítico de Cuentas : Permite emitir un informe para analizar cuentas contables relacionadas a clientes o proveedores, con respecto a la correcta contabilización de movimientos. e) Inform Informe e de Comp Comprob robant antes es Ingre Ingresad sados: os: Se puede puede soli solici cita tarr por Tipo, Tipo, en distintas monedas, por número o por fecha, de un área de negocios específica o de toda la empresa. f) Informe de Correlativo Correlativo de comprobantes: comprobantes: También se puede obtener por Tipo (Ingreso, Egreso, Traspaso), por Área de negocios o toda la empresa. g) Centro de Costos : -

-

Balance Comparativo por C. de Costos : Permite emitir un Balance que permita permita comparar los saldos de las cuentas entre los distintos distintos Centros de Costo que maneja la empresa, al nivel de cuentas que se desee. Balance por Centro de Costos : Permite emitir un Balance para todos o un rango de Centros de Costos registrados en el sistema.


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-

Libro Libro Mayor Mayor Por Centro de Costos Costos : Permite Permite emitir emitir el Libro Mayor Mayor por cada Centro de Costo con el detalle de los movimientos asociados a cada una de las cuentas del Plan de Cuentas.

h) Detall Detalle e de Gastos Gastos:: Permit Permite e emitir emitir un informe informe con todos todos los movimien movimientos tos asociados a los distintos Detalles de Gastos, ya sea en forma detallada o en resumen, parametrizando por Áreas de Negocio, Centros de Costo, Detalle de Gastos y/o Rango de Fechas (Período). i) Presupuestos: Dentro de los Presupuestos podemos solicitar Información tanto de Presupuesto Operacional como Presupuesto de caja. j) Foliación Foliación única Nacional: Esta opción nos permite permite emitir las hojas con o sin el nombre del Representante Legal de la empresa, para el posterior timbraje en el Servicio de Impuestos Internos. k) Informes Paramétricos Paramétricos : Permite Permite confeccionar informes de acuerdo a un plan de cuentas paralelo, asociados a los saldos del plan de cuentas contables. l) Libros: Dentro de los libros podemos imprimir - Libro Diario. - Libro Mayor, Caja. - Libro de Compras. - Libro de Ventas. - Resumen Libro Compra/Venta. - Libro de Retención. - Declaración de IVA Anual. - Declaración de IVA Semestral. -Información para formulario 29. - Libro de Compras Electrónico. Estos informes se pueden solicitar ya sea por Áreas de Negocios o de toda la Empresa. m) Balances: Dentro de los balances se pueden obtener: - Balance comprobación y saldos. - Balance Tributario. - Libro Inventario / Balance. - Clasificado y Estado de resultados. - Balance comparativo por Áreas de negocios.


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Taller de ERP RESUMEN CAPITULO 5

BARRA DE MENÚ

OPCIONES OPCI ONES

CONSULTAS

Consulta de Resultados Consulta Numeración de Comprobantes Consulta de Auxiliares Consulta de Saldos

INFORMES

Informe de Cuenta Corriente Listado Plan de Cuentas Informe Analítico de Cuentas Libros Balances Centros de Costos Detalle de Gastos Presupuestos Informes Paramétricos


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Taller de ERP CAPITULO 6 PROCESOS En esta opción encontrarem encontraremos os algunos procesos procesos que nos ayudaran en nuestro trabajo trabajo con la contabilidad contabilidad,, como por ejemplo: conciliació conciliación n bancaria, bancaria, corrección corrección monetaria, etc.

1.- Generación y Eliminación Período Contable: Esta opción nos permite generar nuevos años de trabajo. Como se mencionó inicialmente, podemos trab trabaj ajar ar con con “n” “n” años años en líne línea. a. Al ejec ejecut utar ar esta esta opci opción ón el sist sistem ema a pide pide confirmación ya que solicita un respaldo, luego debemos indicar la cuenta de resultado del ejercicio (patrimonio). 2.- Corrección Monetaria: Nos permite realizarla, previo ingreso de valores IPC, Equivalencias de moneda y Valorización de Instrumentos Financieros. Podemos saca sacarr prev previa iame ment nte e un info inform rme e para para su revi revisi sión ón y adem además ás la corr correc ecci ción ón generando el comprobante contable. Para esto se deben ingresar cuentas de corrección para Activos – Pasivos – Patrimonio y Revalorización del Capital Propio. 3.- Ajuste por Diferencia de Cambios: Permite realizar este proceso a las cuentas que tengan el atributo y que corresponden a aquellas que se manejan en doble moneda. Se debe indicar centro de costo y detalle de gasto por defecto.


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Taller de ERP 4.- Conciliación Bancaria: Acá podremos controlar nuestras cuentas corrientes, de esta forma conciliar el mayor con el banco. 4.1.- Ingreso Situación Situación Inicial: Debemos indicarle indicarle al banco los datos de la ultima cartola conciliada y los cheques girados y no cobrados a la fecha que comenzaremos con el movimiento por sistema. 4.2.- Ingreso de Estados de Cuenta: este es el ingreso de cartolas, se ingresa tal cual aparece en el papel, se indican datos generales y luego pulsando el botón Mov. Est. Cta. ingresamos los datos informados.

Tales como fecha, tipo de documento (transacción bancaria), número y monto.


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4.3. 4.3.-- Infor nforme me de Conc Concililia iaci ción ón:: perm permit ite e emit emitir ir el repo report rte e con con las transacciones que no han sido aún informadas por el banco y aquellas que no han sido contabilizadas pero si informadas por el banco. 4.4.- Captura Estados de Cuenta: podemos realizar la captura de cartolas de algun lgunos os banc bancos os,, esto esto no ahor ahorra ra digit igitac ació ión n ya que todos odos los los movimientos se capturan. este proceso proceso nos permiti permitirá rá 5.- Verificación de Cuadratura y/o Integridad: este recuperar comprobante que han quedado “tomados” por algún termino anormal del sistema. Además realiza una revisión de la información ingresada que por algún motivo no tiene todos los campos necesarios para que funcione en forma correcta. 6.-C 6.-Cap aptu tura ra de Dato Datos: s: Este Este Proc Proces eso o nos nos per permi mite te real realiz izar ar carg cargas as masi masiva vass de de auxili auxiliares ares y movimi movimient entos os contab contables les,, para ello ello es import important ante e contar contar con las estr estruc uctu turas ras que que el sist sistem ema a requ requie iere re para para recon reconoce ocerr la info informa rmaci ción ón que que se capturará. 7.7.- Migrac gració ión: n: Proce roceso so que que se se uti utiliza liza para para tom tomar ar TO TODA la la inf infor orma maci ción ón de de un sistema compatible a Softland ERP, y que sea esta cargada al sistema, se debe considerar que una vez migrado, no se puede hacer modificaciones a la historia. 8.-Tra 8.-Traspas spaso o de Inform Informaci ación ón entre entre empresa empresas: s: Este Este Proceso Proceso permite permite enviar enviar y recibir información entre bases de datos distintas, esta información puede ser de


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Taller de ERP carácter genérico (tablas), o puede ser movimientos contables (caso contabilidad con sucursales). 9.9.- Tra Trasp spas aso o a Exc Excel el de docu docume ment ntos os por por auxi auxililiar ar:: Opci Opción ón que que perm permitite e envi enviar ar a una planilla Excel cada uno de los documentos que nos deben o que debemos a los auxiliares, indicando monto original y saldo. 10.10.- Limpie Limpieza za de Transac Transaccio ciones: nes: Proceso Proceso exclusiv exclusivo o que limpia limpia TODOS TODOS los movimientos contables. 11.11.- Bloq Bloqueo ueo Masivo Masivo de client clientes: es: Opción Opción que deja con el Switch Switch de Bloque Bloqueado ado dentro de la ficha de auxiliar a aquellos clientes que poseen un cierto porcentaje o monto en pesos de sobregiro indicado en la ficha de auxiliares


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Taller de ERP CAPITULO 7 SEGURIDAD Otra opción importante del sistema que veremos se refiere a crear personas o grupos de personas que tengan autorización de acceso. Para ello seleccionar de la Barra de menú la opción SEGURIDAD.

Dentro de seguridad tenemos nueve opciones:

-

Permisos por Usuarios Permisos por Perfiles Permisos por Procesos Cambio de Password. Definición de Seguridad de Password. Cambio de Usuario. Asigna Restricciones. Auditoria de E/S de Procesos Consulta Log de transacciones Seguridad de Sodatos MDB

Comenzaremos con Definición de Perfiles . Los Los Perf Perfiiles les corr corres espo pond nder erán án a grup grupos os con con aut autoriz orizac ació ión n de ingre ngreso so a determinadas opciones del Sistema. Para definir un Perfil se debe asignar un código código alfanum alfanuméri érico co de 8 caracteres caracteres como como máximo máximo y una descripci descripción ón de 36 caracteres como tope. Ej :

Código DIGI

Descripción Descri pción Digitador de Comprobantes


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Taller de ERP Luego presionar presionar OK, aparecer aparecerán án todas todas las opciones opciones del sistema. sistema. Para Para dar permisos se deberá dar un doble click frente a la opción en la columna de asignación. Como Como ejem ejempl plo o sele selecc ccio ionar nar sólo sólo las las opcio opcione ness de ingr ingreso eso y modif modific icaci ación ón de comprobantes. Luego salir. Una Una vez vez defin definid idos os los los Perf Perfililes es,, se crean crean los los dist distin into toss usua usuari rios, os, para para ello ello seleccionar de la Barra de menú la opción SEGURIDAD y luego Definición de Usuarios. Cada usuario se definirá con un código y una descripción, como ejemplo ingresar como código sus iniciales y como descripción su nombre completo. Aparecerán 3 Carpetas: Inf. General : A través de esta opción es posible accesar al archivo (BMP – GIF JPG) que debe encontrarse en el directorio Softland\Bitmaps. Permis Permisos os : especial.

Para Para incorpo incorporar rar a alguna alguna persona persona determi determinada nada algún algún permiso permiso

Perfiles : Para incorporar al usuario un perfil ya definido. Seleccionaremos, como ejemplo, la carpeta perfil y llamaremos al perfil DIGI recién definido. a continuación volveremos a la carpeta usuario y daremos doble click para permitir además listar informes. Ya tenemos creado un usuario más del sistema. La siguiente opción se refiere a Modificació Modificación n de Password Password. El Sistema viene con la password SOFTLAND, la cual es conocida por todos, es por ello que se requiere que usted la modifique para que realmente sea secreta. y por último, último, el sistema sistema permite permite que usted usted cambie cambie de usuario usuario en cualquier cualquier momento, momento, solo se requiere requiere que accese a esta opción y digite la clave de usuario usuario que corresponda en ese instante y su password. Asigna restricciones: Este proceso permite limitar a los usuarios a acceder a ciertas áreas de negocio o cuentas contables que el administrador del sistema así considere. Auditoria de E/S de Procesos: Esta opción permite saber qué usuario ingreso o salió de que procesos y cuando


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Taller de ERP Consulta Log de transacciones: indica que acción realizo el usuario cuando ingresa a algún proceso. Seguridad de Sodatos MDB: permite proteger el archivo que contiene el espejo de la base de datos.


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Taller de ERP RESUMEN CAPITULO 6

BARRA DE MENÚ

SEGURIDAD

OPCIONES OPCI ONES DEFINICION DE USUARIOS DEFINICION DE PERFILES PERMISOS POR PROCESOS CAMBIO DE PASSWORD CAMBIO DE USUARIOS ASIGNA RESTRICCIONES AUDITORIA DE E/S DE PROCESOS CONSULTA LOG DE TRANSACCIONES SEGURIDAD DE SODATOS MDB


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Taller de ERP CODIGOS - ÁREA DE NEGOCIOS - CENTRO DE COSTOS - MONEDA - DETALLE GASTOS - PTO CAJA -INSTR.FINANCIEROS - PLAN DE CUENTAS - TIPO DOCUMENTOS - UBICACION - CONDICION VTA - CANAL - PAIS - CIUDAD - COMUNA - GIRO - VENDEDOR - COBRADOR - PLAZO LETRAS - CARGO

: 3 DIGITOS - NUMERICOS : 3 NIVELES - ALFANUMERICO - SUMA <= 6 : 2 CARACTERES -ALFANUMERICOS : 3 NIVELES - ALFANUMERICO - SUMA <= 6 :10 CARACTERES -ALFANUMERICO -1NIVEL : 3 CARACTERES CARACTERES - ALFANUMERICO : 5 NIVELES -ALFANUMERICO - SUMA<=14 : 2 CARACTERES CARACTERES - ALFANUMERICO : 3 CARACTERES -ALFANUMERICO : 3 CARACTERES CARACTERES - ALFANUMERICO : 2 CARACTERES CARACTERES - ALFANUMERICO : 3 CARACTERES CARACTERES - ALFANUMERICO : 3 CARACTERES CARACTERES - ALFANUMERICO : 3 CARACTERES CARACTERES - ALFANUMERICO : 3 CARACTERES CARACTERES - ALFANUMERICO : 4 CARACTERES CARACTERES - ALFANUMERICO : 3 CARACTERES CARACTERES - ALFANUMERICO : 3 CARACTERES - ALFANUMERICO(48 ALFANUMERICO(48 LT) : 3 CARACTERES CARACTERES – ALFANUMERICO Uso de Teclado :

F3

= Buscar

Tab

= Saltar de Campo

F12

= Grabar

Alt +

= Abrir Combo con opciones.

Alt + O

= Boton OK

Alt + S

= Boton Salir


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Taller de ERP, Manual de Contabilidad y Presupuestos

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