UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
TRABAJO SOBRE LAS SOLUCIONES ERP
KAREN JOHANNA MARTINEZ PAYARES ESTUDIANTE
CARTAGENA DE INDIAS, 29 DE MAYO DE 2018
1. ¿Qué es un Sistema ERP? ¿Para qué se utiliza? Una definición sencilla de qué es un ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) es un conjunto de sistemas de información que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envío s y la contabilidad. El propósito de un software ERP es apoyar a los clientes de la empresa, dar tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma de decisiones y minimizar los costes. Los ERP-s funcionan en todo tipo de empresas y su selección depende de factores como el tamaño de la empresa, el tipo de empresa, procesos, recursos, etc.
2. ¿Qué beneficios aportan los sistemas ERP a las empresas? 1. Mejora el proceso de toma de decisiones. Tal y como adelantábamos al principio del artículo, los sistemas ERP permiten crear una base de datos compartida con más información y de mayor calidad que los responsables podrán visualizar en su pantalla en tiempo real agilizando y mejorando el proceso de toma de decisiones. 2. Planificación realista de los escenarios futuros. Al disponer de información de mayor calidad es posible realizar estimaciones y previsiones realistas anticipándonos a los escenarios futuros. 3. Las mínimas duplicidades. En las empresas que todavía no cuentan con una solución ERP es fácil comprobar que sus departamentos actúan con cierta independencia unos de otros, por lo que acaban generando registros e informes por duplicado. La integración que supone el ERP permitirá disminuir drásticamente estas duplicidades. 4. Los sistemas ERP son modulares. Los ERP están formados por módulos. De esta manera podrás implantar los módulos que tu empresa necesite en cada momento. Si en el futuro tu empresa evoluciona y crece tu ERP lo hará con ella si incorporas nuevas funcionalidades. 5. Total adaptación a las necesidades de tu empresa. Todas las empresas son diferentes. Por ello el proveedor de tu sistema ERP deberá realizar un análisis previo sobre las necesidades de tu organización para garantizar que la aplicación se adapta perfectamente a ella. La solución ERP debe adaptarse a tu negocio, no al revés.
6. Mayor control y trazabilidad. Los sistemas ERP facilitan el seguimiento del producto a lo largo de la organización, desde que entra la materia prima hasta la entrega del producto acabado a los clientes. 7. Integración con el resto de los miembros de la cadena de valor. El nuevo concepto ERP II supera los límites de la empresa añadiendo a otros integrantes de la cadena de valor: clientes y proveedores. Así el proveedor pasa a ser un socio estratégico del que podemos extraer una ventaja competitiva al participar activamente en el diseño y desarrollo de nuevos productos aportando su experiencia. Respecto a los clientes, los ERP permiten contar con más información y de mayor calidad que permitirá ajustar las órdenes de producción y de compra a sus necesidades. Por otro lado dispondremos de una base de datos sobre nuestros clientes segmentada que nos permitirá realizar campañas de marketing orientadas a segmentos específicos. 8. Mejor comunicación interna. El ERP suprime las barreras a la información entre los distintos departamentos integrándolos y mejorando la comunicación interna. 9. Automatización de tareas. Los sistemas ERP permiten automatizar tareas pesadas y repetitivas que anteriormente se realizaban a mano (generación de albaranes, facturas etcétera). De ese modo nuestros operarios podrán dedicarse a tareas más productivas que realmente son las que nos aportan valor. Pero es más, al reducirse el componente humano, caerá el número de errores (aunque no se eliminará del todo dado que seguirán siendo necesarias ciertas acciones manuales como la introducción de datos). 10. Menos costes, más competitividad. La mayor eficiencia conseguida, la disminución en el número de errores y la reducción de tareas duplicadas permiten disminuir los costes empresariales. La reducción de costes nos va a permitir aumentar nuestro margen de beneficios al cae r el coste unitario. 11. Aumento del rendimiento y del retorno de la inversión en el largo plazo. Gracias a todas las ventajas anteriores se podrá conseguir un incremento de la rentabilidad y de los beneficios. En otras palabras, el aumento del rendimiento conseguido con la implantación del ERP compensa, en el largo plazo, la inversión inicial realizada. En conclusión, si bien es cierto que implantar un ERP es un proceso complejo, no necesariamente debe ser doloroso si se gestiona adecuadamente y se dispone del equipo adecuado para líder el cambio. La recompensa la encontraremos en las enormes ventajas que reportará a la empresa que incorpore esta solución
3. ¿Qué criterios deben ser tenidos en cuenta para poder decir si las empresas necesitan o no un Sistema ERP? Dispone de varios software para diversos procesos de gestión Se debe analizar detenidamente sobre cómo los empleados registran y procesan la información de la empresa. Cuando utilizan programas diferentes para gestionar cobros, pagos y pedidos de clientes, realizan estos procesos manualmente. Cuando se utilizan varios programas por separado, la gestión de la empresa puede presentar problemas. Sin datos precisos de contabilidad, inventarios, ventas, etc., es muy difícil tener una visión del estado en el que se encuentra su negocio. Además, la gestión de todas sus áreas se convierte en una tarea que requiere más esfuerzo y tiempo. Un software ERP integra todos los procesos de gestión en una misma plataforma y base de datos. Al ofrecer datos precisos en tiempo real, mejora la toma de decisiones y el crecimiento de su negocio.
Tiene difícil acceso a la información de la empresa Hoy en día, el ritmo al que trabajan las empresas es más rápido que nunca, lo que significa que los empleados necesitan acceso inmediato a la información y datos. Con un software ERP, gerentes y ejecutivos pueden obtener una visión más clara de las operaciones comerciales en cualquier momento, mientras que sus empleados pueden obtener la información que necesitan para realizar sus trabajos de manera más rápida y eficaz.
La contabilidad de la empresa ocupa mucho tiempo Generalmente, las primeras señales evidentes de que las empresas necesitan una solución ERP vendrán desde su departamento de contabilidad. Si sus empleados dependen de facturas y órdenes de venta basadas en papel, y pasan horas a la semana introduciendo datos manualmente en diferentes programas contables y de ventas, se debe considerar seriamente cuánto tiempo está perdiendo en tareas donde un ERP puede gestionarlo en un instante.
Las ventas están bajando y la experiencia del cliente no es buena Desde el momento en que una empresa empieza a crecer, uno de sus mayores desafíos es garantizar una gestión correcta de inventario. Saber en todo momento la cantidad exacta de productos y su ubicación es una parte vital de las operaciones comerciales. Cuando las ventas, el inventario y los datos de clientes se gestionan por separado, se pueden ocasionar graves problemas en la empresa. Si no dispone de stock de un producto muy demandado, las ventas se pararán hasta la próxima recepción de mercancía. Mientras tanto, si un cliente llama para preguntar sobre su compra y los empleados no pueden rastrear para ver si se ha enviado el producto o si hay existencias, el cliente desarrollará una mala imagen de su negocio.
Su sistema de gestión es demasiado complejo Disponer de varios software para la gestión de su empresa puede convertirse en una pesadilla. Personalizar estos sistemas, integrarlos y tenerlos actualizados puede ser complejo, costoso y llevarle mucho tiempo.
4. ¿Cuáles son las soluciones ERP que se encuentran actualmente en el mercado y en qué se diferencian unas de otras? Haga un cuadro comparativo para resaltar las características que se diferencian unas de otras. SAGE ERP X3
Este ERP integra todas las funcionalidades de la empresa en las áreas de finanzas, ventas, compras, CRM, producción, logística y comercio electrónico. Gracias a ello, permite una gestión consistente de los datos y un control global de la actividad a tiempo real. El sistema ERP Sage X3, dispone de una de las arquitecturas más fáciles y rápidas de implantar. Además, no requiere recursos dedicados por lo que la empresa puede centrarse en sus actividades estratégicas. Por otra parte, se puede acceder a todas las funcionalidades de Sage ERP X3 desde un simple navegador web que tenga acceso a internet. De esta forma, permite que la compañía se extienda de manera segura y controlada con todas las posibilidades del comercio electrónico.
MICROSOFT DYNAMICS
MICROSOFT DYNAMICS NAV
SAP
ORACLE
Las soluciones de Microsoft El software ERP El paquete del sistema Por último, otro Dynamics incluyen Navision es una ERP SAP, es uno de los sistema ERP que aplicaciones y servicios para solución de más frecuentes y encontramos es el minoristas, fabricantes, gestión fácilmente también está dirigido a ERP Oracle. Este mayoristas y empresas de personalizable y las Pymes. Fue paquete ERP consiste servicios en el ámbito local o diseñada para diseñado en una colección de internacional. Este sistema responder a las principalmente para más de 70 ERP ofrece grandes ventajas necesidades mejorar la gestión de aplicaciones de en el área de gestión específicas de las ventas, relaciones con negocios modulares, financiera, gestión de PYMES. Algunas los clientes, finanzas y pre-integradas y relaciones con los clientes y de las funciones operaciones de la específicas para en la cadena de suministro. que incluye compañía. ciertas industrias y Las soluciones de Microsoft integradas están Gracias a sus diseñadas para una Dynamics ayudan a mantener relacionadas con funcionalidades, podrá implantación rápida y el control de las finanzas y a la gestión obtener un mayor una fácil administrarlas con un alto financiera, la control sobre su pyme y administración. nivel de eficacia. También colaboración en la controlar toda la sirve para mantener un cadena de información que se En definitiva, contacto cercano con los suministro, el registre en el negocio encontramos una gran clientes y mejorar las CRM y el en un sistema único y cantidad de ERPs en acciones de marketing. Por comercio escalable. el mercado actual. último, puede dotar a toda la electrónico. Cada uno de ellos cadena de suministro de un De esta forma, puede aportar flujo rápido y productivo. todos sus módulos diferentes ventajas a están conectados las empresas. Por este entre sí para poder motivo, si estas solucionar las deseando implantar necesidades de un sistema ERP es cada departamento importante conocer de la empresa y todas las opciones y mantener escoger el que mejor conectada toda la se adapte a lo que organización. estás buscando .
5. ¿Cuánto tiempo tarda una empresa en instalar una Solución ERP y qué pasos debe seguir para hacerlo? Dependiendo del tipo de software ERP que hayamos elegido depende también el tiempo de implantación. Las soluciones verticalizadas muchas veces no tenemos que ni adaptarlo la configuración es muy simple, por ello los tiempos son muy cortos o prácticamente inexistentes. Instalar y listo. En el caso de que hayamos elegido una solución modular, que es lo más común, el tiempo suele ser de unos 6 meses en adelante. Debemos tener en cuenta la cantidad de módulos elegidos, el número de adaptaciones, el número de licencias, la cantidad de usuarios, desplazamientos... etc. Aquí influyen muchos factores. El peor caso es el de sistemas ERP a medida. Aquí los tiempos se cuentan en años y no en meses. Como en cualquier desarrollo de software un plazo de aproximadamente 2 o 3 años es lo normal. Solo tenéis que ver cuánto tardan en desarrollar nuevas versiones de software completamente desde 0. Lógicamente depende de la complejidad del sistema a desarrollar asi como influyen todos los factores que hemos enumerado en el ERP modular.
Pasos para implementar un ERP Organizar el proyecto Los sistemas ERP se podrían catalogar como sistemas selectos que solo pueden ser implementados por algunas empresas, ya que los costos que éstos representan son muy altos. Es decir, cuando las empresas cuentan con el dinero, los equipos, la infraestructura y la disposición de personal para la implementación de este tipo de sistema, se puede decir que se debe dar el primer paso, organizar como es que va a funcionar y desarrollar el proyecto que dará una nueva funcionalidad y visión de los recursos y procesos de la organización a cada área de la empresa.
Definir las medidas de desempeño Cuando el proyecto ya se planteado, se debe definir las actividades que se de ben realizar para poder llevarlo a cabo. Se debe tener en cuenta hasta el más mínimo detalle para la implementación del sistema ERP.
Crear un plan inicial detallado del proyecto Como todo proyecto, la implementación de un Sistema ERP implica una adecuada distribución de tiempo, empleados, funciones y recursos; por lo cual es de vital importancia que se planifiquen cada una de las actividades que se van a llevar a cabo, que se construya una bitácora que guíe cada uno de los pasos a seguir.
Capacitar al equipo para el proyecto Como los Sistemas ERP son nuevos, se debe de hacer una capacitación en la cual se incluyan cada uno de los empleados que posteriormente ante éste se van a desenvolver. Esta implantación se torna en una situación nueva que revoluciona el quehacer diario del talento humano. Para la implementación de sistemas tan avanzados como éste, muchas veces se debe enseñar a algunos empleados hasta como prender un computador, ya que en algunas empresas y sobre todo, en algunos puestos de trabajo específico, este tipo de tareas no son muy conocidas por las personas.
Revisar la integridad de la base de datos La integridad de la base de datos, constituye uno de los pasos más importantes en la implementación de cualquier sistema de información, pero en especial de los sistemas ERP. La base de datos se convierte en el eje central del proceso, es la encargada de almacenar, distribuir y reportar la información que se va a manejar en los distintos niveles de la organización.
Instalar el nuevo hardware El hardware o parte dura del proceso es una de las mayores inversiones de la empresa. Se deben abolir la vieja tecnología utilizada por la empresa, para instalar nuevos equipos que puedan dar soporte al desarrollo de este sistema.
Instalar el nuevo Software (montar sala piloto) El nuevo software a instalar, se convierte en una sala piloto o una sala de prueba, la cual será utilizada en todo el proceso de instalación del sistema. Se debe tener un continuo cuidado de cada uno de los pasos realizados, ya que el software es la medula espinal del sistema.
Capacitar masa crítica La masa crítica se refiere al personal de la empresa. Se define como crítica ya que se refiere al personal que va a estar directamente relacionado con el nuevo sistema, es decir, el que va a estar en continuo contacto y el encargado de la manipulación del mismo.
Entrenamiento sala piloto Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a la utilización de la misma, por medio del entrenamiento que al personal se le dará en ella.
Integración de datos La integración de datos consiste en la recopilación de la información proveniente de diferentes fuentes o áreas organizacionales, que hasta el momento no han sido organizados. Esto se convierte en la base del funcionamiento del sistema.
Ejecución Poner en marcha el Sistema ERP no es fácil, se debe pasar por todas las etapas anteriores teniendo en cuenta que el éxito o fracaso en cualquiera de ellas puede limitar la ejecución del sistema.
Mejoramiento continúo Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una continua retroalimentación de éste e implementar un mejoramiento continuo son las características de las compañías que han sido victoriosas en la implementación de este tipo de sistemas.
6. Investigue acerca de empresas colombianas que ya hayan instalado o estén instalando Soluciones ERP y qué experiencias han obtenido. A continuación algunas de las empresas en Colombia que usan ERP
El sitio web de Bancolombia en su afán de hacer negocios en línea, administra la información de la siguiente manera: a través de FACTURA NET, el usuario soluciona problemas de pago de servicios (agua, luz, teléfono, celular y matriculas de universidades y colegios)
www.bancolombia.com
De la misma forma, ante el surgimiento de consumidores exigentes, Bancolombia da soluciones de compra, por medio de un mercado digital llamado TODO 1, donde aparecen una variedad de almacenes, soluciones de financiamiento y accesoria de comercio electrónico tanto para personas como para empresas.
ÉXITO VIRTUAL es la manera más fácil de comprar con calidad y en poco t iempo. Con la base de datos sobre los usuarios que utili cen éste servicio se podrán pronosticar y mantener una mejor organización de las preferencias de los consumidores. A la vez ,mejorar el futuro de procesos de ventas, publicidad, mercadotecnia etc.
www.exito.com La manera de hacer negocios para CANAL RCN, básicamente se limita en como se difunde la información. La Organización Ardilla Lulle presenta todas sus empresas y la manera como otros empresarios pueden estar en contacto con ellos. Un ejemplo de esto, es como el CANAL RCN con el apoyo de otras organizaciones promueve actividades de búsqueda de empleo, accesorias en el campo de la educación y la salud entre otras www.canalrcn.com
Al administrar de manera integral la información de la empresa el CORRAL , se puede convertir en conocimiento, para aplicarlo en la toma de decisiones. Las sugerencias de los usuarios depositadas en los sondeos de opinión del sitio web, ayudaron a crear nuevos productos como: tu fiesta en Corral y el apetecido Corral Gourmet . Lo anterior conforma estrategias de comercio que otorgan productividad a la empresa y una gran ventaja competitiva.
www.elcorral.com
La expansión mundial de Grupo Empresarial Bavaria muestra como el almacenamiento y el procesamiento de información sobre los integrantes ha logrado obtener una gran de información útil a través de las diferentes franquicias instaladas en Sur América. El sitio web demuestra que la manera de negociar es demostrar que son grandes en el campo cervecero y flexible para trabajar en red; porque están a la vanguardia en tecnología, en procesos de producción, en información relevante y en un mejor servicio al cliente. www.bavaria.com.co
Bibliografía
https://www.dinero.com/e-conomia/edicion-impresa/articulo/la-revolucionerp/13140 http://www.angelfire.com/ult/crm_erp/ColombianasERP.htm