SISTEM MANAJEMEN MUTU PADA UNIT PELAYANAN KESEHATAN
BAHAN ILMU MANAJEMEN KESEHATAN
OLEH: necel
FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS MULAWARMAN 2007
Copyright © necel.wordpress.com
Arus
informasi
yang
membanjiri
masyarakat
menyebabkan
meningkatnya
pengetahuan dan kesadaran masyarakat tentang mutu pelayanan kesehatan. Hal tersebut menyebabkan semakin tinggi pula tuntutan masyarakat akan mutu pelayanan kesehatan. Masyarakat mulai membandingkan pelayanan yang diberikan oleh puskesmas dengan balai pengobatan swasta, bagi yang mampu akan datang pada sarana pelayanan yang lebih representative seperti rumah sakit, bahkan akan lari ke luar negeri. Lebih tragis, bagi yang tidak mampu akan datang berobat pada dukun, atau pengobatan alternative lainnya yang tidak jelas dasarnya. Dalam
melaksanakan
pelayanan
kesehatan
yang
diatur
dalam
Kepmenkes
128/MENKES/SK/II/2004 tentang “Kebijakan Dasar Puskesmas” menyebutkan upaya -upaya puskesmas dikelompokkan menjadi dua yakni Upaya Kesehatan Wajib dan Upaya Kesehatan Pengembangan, sedangkan upaya penunjang seperti laboratorium dan pencatatan pelaporan melekat pada semua upaya. Menilik banyaknya program yang harus dilaksanakan oleh puskesmas dapat kita lihat. Bagaimana persepsi masyarakat terhadap mutu pelayanan puskesmas?
Pengguna
Arus
informasi
yang
membanjiri
masyarakat
menyebabkan
meningkatnya pengetahuan dan kesadaran masyarakat tentang mutu pelayanan kesehatan. Hal tersebut menyebabkan semakin tinggi pula tuntutan masyarakat akan mutu pelayanan kesehatan. Masyarakat mulai membandingkan pelayanan yang diberikan oleh puskesmas dengan balai pengobatan swasta, bagi yang mampu akan datang pada sarana pelayanan yang lebih representative seperti rumah sakit, bahkan akan lari ke luar negeri. Lebih tragis, bagi yang tidak mampu akan datang berobat pada dukun, atau pengobatan alternative lainnya yang tidak jelas dasarnya. Dalam
melaksanakan
pelayanan
kesehatan
yang
diatur
dalam
Kepmenkes
128/MENKES/SK/II/2004 tentang “Kebijakan Dasar Puskesmas” menyebutkan upaya-upaya puskesmas dikelompokkan menjadi dua yakni Upaya Kesehatan Wajib dan Upaya Kesehatan Pengembangan, sedangkan upaya penunjang seperti laboratorium dan pencatatan pelaporan melekat pada semua upaya. Menilik banyaknya program yang harus dilaksanakan oleh puskesmas
dapat kita lihat bagaimana persepsi masyarakat terhadap mutu pelayanan
puskesmas. Pengguna puskesmas selalu mempunyai rasa sangsi terhadap mutu pelayanan. Beberapa masalah yang sering diutarakan oleh petugas puskesmas antara lain ketidaksesuaian antara tuntutan kualitas pelayanan oleh masyarakat dengan keinginan masyarakat yang ingin biaya pelayanan yang murah, biaya operasional yang minim
sedangkan puskesmas memiliki banyak program yang harus diselesaikan, insentif bagi petugas yang kurang memadai, sistem manajemen puskesmas yang tidak teratur. Definisi puskesmas mandiri adalah: puskesmas tetap sebagai pelayanan publik non profit, fokus utama tetap pelayanan dasar, tetap diperlukan subsidi baik untuk operasional maupun investasi, diberikan otonomi dan tanggung jawab untuk meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan Kalau dilihat dari keempat point di atas yang merupakan kewenangan pengelolaan puskesmas adalah pada meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan. Sehingga tepat bagi puskesmas untuk fokus pada pengembangan sistem manajemen mutu apapun bentuknya, seperti mikro planning, gugus kendali mutu, quality assurance, stratifikasi puskesmas dan masih banyak lagi. Sistem manajemen mutu ISO 9001: 2000 diharapkan dapat mewujudkan hal yang diiginkan baik oleh pengguna maupun stake holdernya. Penjaminan keberlangsungan proses system manajemen mutu pada dasarnya terdiri dari 3 fase: 1) input: customer merupakan bagian utama yang harus kita perhatikan mulai dari kebutuhan, keinginan, keperluan sebagai permintaan maupun tuntutannya . 2) proses: didalam proses ini ada 4 komponen yang harus diperhatikan yaitu:a) managemen responsibility, b) resources management, c) product realization, d) measuremant analysis and improvement. 3) out put: adalah kepuasan customer sebagai harapan dari kedua pihak yaitu pihak manajemen sebagai input dalam upaya perbaikan dan apabila kepuasan itu terpenuhi maka customer akan kembali menggunakan produk yang dihasilkan. Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 di PUSKESMAS melalui 4 tahapan yaitu: tahap persiapan, tahap perancangan, tahap pelaksanaan dan audit internal, tahap pendampingan sertifikasi. Pelaksanaan kegiatan di atas perlu melibatkan komitmen seluruh stake holder puskesmas mulai dari dinkes kab/kota, pemda kab/kota, DPRD kab/kota, dinkes propinsi, pemda propinsi untk mencapai kesepakatan merubah citra puskesmas. Sebelum ditetapkan sebagai puskesmas yang akan di intervensi ISO 9001:2000 terlebih dahulu dilakukan penilaian terhadap
puskesmas yang mewakili masing-masing kabupaten/kota tentang
kesiapan pelaksanaan ISO,meliputi 6 aspek yaitu: Leadership, Structure, Process, Workforce, Change, lain-lain.
Prinsip-Prinsip Jaminan Mutu Mutu tidak akan pernah dicapai dalam jangka waktu yang singkat. Hal tersebut memerlukan waktu yang sangat bervariasi tergantung dari pada standar mutu yang dinginkan. Pengertian tentang program jaminan mutu mungkin sudah sering kita ketahui dari berbagai sumber yang sangat bervariasi. Secara singkat disebutkan bahwa program jaminan mutu melibatkan setiap orang yang berada dalam organisasi untuk peningkatan pelayanan yang terus menerus dimana mereka akan memenuhi kebutuhan standar dan harapan dari pada pelanggan baik pelanggan intern ataupun pelanggan ekstern. Hal ini adalah suatu metode yang mengkombinasikan teknik manajemen, keterampilan teknik, dan pemanfaatan penuh potensi sumber daya manusia dalam organisasi Puskesmas dan Rumah Sakit. Program Jaminan Mutu dapat dibedakan dengan bentuk manajemen yang lain, dimana jaminan mutu didasarkan pada prinsip prinsip sebagai berikut : a.
Setiap orang didalam organisasi harus dilibatkan dalam penentuan , pengertian dan peningkatan proses yang berkelanjutan dengan masing masing kontrol dan bertanggung jawab dalam setiap mutu yang dihasilkan oleh masing masing orang.
b.
Setiap orang harus sepakat untuk memuaskan masing masing pelanggan, baik pelanggan eksternal maupun pelanggan internal.
c.
Peningkatan mutu dilaksanakan dengan menggunakan metode ilmiah yaitu dengan menggunakan data untuk pengambilan keputusan, penggunaan alat alat statistik dan keterlibatan setiap orang yang terkait.
d.
Adanya pengertian dan penerimaan terhadap suatu perbedaan yang alami.
e.
Pembentukan teamwork. Baik itu dalam part time teamwork, fulltime teamwork ataupun cross functional team .
f.
Adanya komitmen tentang pengembangan karyawan (development of employees ) melalui keterlibatan didalam pengambilan keputusan.
g.
Partisipasi dari pada setiap orang dalam kegitatan merupakan dorongan yang positif dan harus dilaksanakan.
h.
Program pendidikan dan pelatihan dianggap sebagai suatu investment/modal dalam rangka pengembangan kemampuan dan pengetahuan pegawai untuk mencapai potensi mereka harapkan.
i.
Supliers dan Customer diintegrasikan dalam proses peningkatan mutu.
1).
Orientasi pada pelanggan ( Customer Focus ). Dalam pandangan tradisional, pelanggan berarti orang yang membeli dan menggunakan produk suatu perusahaan/organisasi. Dalam hal ini pelanggan tersebut berinteraksi dengan perusahaan setelah proses menghasilkan produk. Sedangkan pihak pihak yang berhu-bungan dengan organisasi/perusahaan sebe-lum tahap proses disebut sebagai pemasok. Dalam konsep quality manajemen pelanggan dan pemasok ada didalam dan diluar organi-sasi. Pelanggan dikenal sebagai pelanggan eksternal dn pelanggan internal. Pelanggan eksternal adalah orang yang menggunakan produk atau jasa perusahaan. Pemasok eksternal adalah orang diluar organisasi yang menjual bahan mentah/bahan baku, informasi atau jasa lain kepada organisasi. Sedangkan didalam organisasi juga ada pelanggan internal dan pemasok internal. Misalnya dalam pelayan-an pasien di Puskesmas. Dalam pemeriksaan laboratorium misalnya, dokter dan tenaga paramedis merupakan pelanggan internal dari pada petugas laboratorium, sedangkan bagian logistik yang menyediakan bahan bahan pemeriksaan dan peralatan lainnya merupakan pemasok internal. Oleh karena itu kualitas pekerjaan dari bagian logistik akan mempe-ngaruhi kualitas pekerjaan petugas laboratorium dan sekaligus akan mempengaruhi kualitas pekerjaan dari pada tenaga medis. Pada hakikatnya tujuan dari pada bisnis adalah untuk menciptakan dan mempertahankan para pelanggan. Demikian pula dalam kegiatan pelayanan kesehatan target utamanya adalah untuk kepuasan pelanggan dalam hal ini kesembuhan dari penyakit. Oleh karena itu hanya dengan memahami proses dan pelang-gan maka organisasi dapat memahami dan menghargai makna dari pada kualitas. Semua usaha manajemen dalam jaminan mutu diarahkan pada satu tujuan utama yaitu terciptanya kepuasan pelanggan. Apapun yang dilakukan manajemen tidak akan ada gunanya bila akhirnya tidak menghasilkan peningkatan kepuasan pelanggan. Adanya kepuasan pelanggan dapat memberikan manfaat diantaranya : a. Hubungan antara Puskesmas dengan para pasien menjadi harmonis. b. Memberikan dasar yang baik bagi kunjung-an ulang. c. Membentuk suatu suat u rekomendasi dari mulut ke mulut (word of nouth) yang menguntung-kan bagi Puskesmas. d. Reputasi Puskesmas menjadi menjadi baik dimata pelanggan/pasien dan keluarga. e. Penghasilan Puskesmas meningkat.
2).
Perbaikan Berkesinambungan (Continuous Improvement). Persaingan global dan perubahan yang terjadi pada setiap pelanggan merupakan alasan perlunya dilakukan berbaikan yang berkesinam-bungan. Untuk mencapai perbaikan yang berkesinambungan para manajer Puskesmas tidak cukup hanya menerima ide perbaikan, akan tetapi juga secara aktif mendorong setiap orang untuk mengidentifikasi
dan
menggunakan
kesempatan
perbaikan.
Pelaksanaan
proses
berkesinambungan meliputi penentuan masalah dan pemecahan yang memungkinkan, pemilih-an dan implementasi pemecahan yang paling efektif dn efisien, serta evaluasi ulang, standari-sasi dan pengulangan proses. Proses pembelajaran merupakan elemen yang penting dalam perbaikan. Pembelajaran mem-berikan dasar rasional untuk bertindak yang merupakan elemen penting yang kedua dalam perbaikan. Tingkat dan luasnya perbaikan dapat ditingkatkan dengan membuat perbaikan proses dan sistem sebagai bagian dari strategi organi-sasi serta menciptakan suatu sistem untuk perbaikan. Sistem tersebut haruslah mendu-kung pengembangan keterampilan dan penge-tahuan anggota organisasi untuk melaksa-nakan perbaikan. Hal hal yang harus diper-hatikan dalam merancang sistem perbaikan antara lain, Pendidikan, Teladan manajer, tanggung jawab yang jelas, Perbaikan diiden-tifikasi sebagai strategi yang penting, Identifikasi dan prioritas tindakan perbaikan, metode sistematis untuk perbaikan, dan lain lain. Perbaikan terhadap mutu yang berkesinam-bungan memerlukan beberapa persyaratan yang harus diperhatikan diantaranya adalah : a. Perbaikan tersebut haruslah berdasarkan pada visi dan misi dari pada puskesmas. Didalam implementasi jaminan mutu di Puskesmas, visi dan misi haruslah ditentukan yang merupakan dasar dan sentra yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan seluruh kegiatan. Visi dan Misi Puskesmas haruslah kemudian diinformasikan kepada semua karyawan dari tingkat Manajer puncak sampai dengan pelaksana ditingkat front line. Dengan harapan apabila setiap orang yang terlibat di rumah sakit tersebut sudah mengetahui visi dan misi Puskesmas dan Rumah Sakit maka mereka akan bekerja dengan suatu arah yang telah tertentu dan terencana dengan baik. b. Mengikuti Tahap Strategi Perbaikan. Didalam menerapkan perbaikan, dikenal berbagai proses. Tidak ada satu satunya cara yang paling tepat untuk memperbaiki proses perbaikan, baik itu dalam bidang
manufaktur ataupun dalam bidang jasa. Meskipun demikian ada beberapa strategi standar yang biasanya digunakan. Strategi tersebut antara lain : Menggambarkan proses yang ada Membakukan proses Menghilangkan kesalahan pada proses Merampingkan proses Mengurangi sumber sumber terjadinya variasi Menerapkan pengendalian proses statistikal Memperbaiki rancangan
3).
Pendekatan Ilmiah (Scientific Approach). Pendekatan ilmiah merupakan langkah sistematis bagi setiap individu maupun Tim dalam proses pemecahan masalah dan per-baikan proses. Hal ini berarti bahwa dalam pengambilan keputusan haruslah selalu berda-sarkan pada data, dan bukanlah merupakan perkiraan saja. Disamping itu harus pula melihat pada akar permasalahan dan bukan hanya berdasarkan gejala gejala yang terlihat pada permukaan. Demikian juga dengan pemilihan alternatif pemecahan masalah yang dipilih haruslah betul merupakan alternatif solusi yang baik jangan lah merupakan solusi yang setiap saat harus diperbaiki. Fokus
pada
pendekatan
ilmiah
adalah
pengumpulan,
pengolahan
dan
pemanfaatan data. Dalam proses pengumpulan dan peman-faatan data tersebut tidak dianjurkan untuk menggunakan ilmu statistik yang rumit. Dengan hanya menggunakan alat alat statistik yang sederhana seperti Grafik, Bar Chart, Perenca-naan waktu (Time Plot) dapat membantu para manajer atau petugas kesehatan untuk menghasilkan suatu peningkatan mutu secara terus menerus dan dengan demikian, selan-jutnya akan mengatasi seluruh permasalahan yang ada. Banyak diantara kita telah bekerja selama bertahun tahun tanpa menggunakan data. Kita datang dengan berbagai ide untuk peningkatan kinerja organisasi kita. Akan tetapi kita hanya berangkat hanya berdasarkan pengalaman yang diterapkan dalam pekerjaan sehari hari atau hanya berdasarkan pembicaraan informal dengan para pasien atau pelanggan lainnya. Akibatnya adalah apabila terjadi masalah dikemudian hari, kita akan menggunakan pengalaman tersebut untuk mencari pemecah-an masalahnya, maka kemungkinannya adalah bahwa masalah tersebut mungkin diatasi atau masalah sama sekali tidak teratasi.
Tidak
ada
yang
menyalahkan
pengambilan
keputusan
yang
dilakukan
berdasarkan penga-laman, pengetahuan, perkiraan ataupun dengan intuisi seperti diatas. Kalau demikian halnya mengapa ditekankan tentang pemanfaatan data?. Alasannya adalah sangat sederhana sekali yaitu bahwa pemanfaatan data adalah alat yang sangat tangguh yang dapat diikutkan atau diperhitungkan dalam proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Peman-faatan data tidak dapat menggantikan penga-laman ataupun pengetahuan dalam peningkat-an proses ataupun dalam pengambilan keputusan, akan tetapi pengalaman dan penge-tahuan tidaklah cukup untuk menghasilkan suatu keputusan yang tepat. Apabila kita diperhadapkan dengan masalah masalah-masalah yang baru, biasanya
kita membentuk membentuk suatu teori tentang apa yang telah terjadi berdasarkan
pengalaman. Hal ini adalah suatu keadaaan yang normal. Akan tetapi kecenderungan yang sering terjadi adalah bahwa kita sering kali hanya melihat terhadap kesamaan dari pada kedua kejadian tersebut dan kita tidak begitu melihat terhadap berbedaannya. Dengan menggunakan data kita dapat menghindarkan perangkap-perangkap yang demikian. Penggunaan data dapat menolong kita untuk mengerti lebih dalam apa yang telah terjadi pada proses, service maupun produk. Dengan
menggunakan
data
akan
dapat
mem-bantu
kita
memfokuskan
permasalahan kita terhadap faktor-faktor yang betul-betul mem-buat suatu perbedaan atau variasi. Disamping itu pemanfaatan data dapat membantu kita menghemat waktu, energi dan penggunaan sumber daya yang lebih efektif.
4).
Kerjasama Team ( Team Work ). Sekarang ini kita sudah memasuki lingkungan atau keadaan dimana goncangangoncangan atau gangguan menjadi sesuatu hal yang biasa dan perubahan merupakan suatu yang tetap terjadi. Banyak faktor-faktor yang memaksa pengelola suatu Puskesmas dan Rumah Sakit mencari jalan untuk memenuhi kebutuhan pasar/pelanggan dengan cara efektif dan efisien. Faktor-faktor ini diantaranya adalah termasuk kebutuhan untuk merespon perubahan teknologi yang begitu cepat dan luas, kecenderungan globalisasi disemua sektor dan tekanan-tekanan pengertian pasar terma-suk keinginan dari pad pasien. Untuk dapat menghadapi kondisi tersebut dibutuhkan pengetahuan, ketrampilan, penga-laman dan perspektif yang luas dan dilakukan secara bersama-sama dengan orang
orang yang bekerja atau berkaitan dengan rumah sakit. Hanya dengan demikian setiap rumah sakit dapat diharapkan mengatasi masalah yang dihadapi, membuat keputusan yang baik dan menyampaikan solusi tersebut terhadap para costumer (pelanggan). Dalam perkataan lain dibutuhkan kerja sama dalam bentuk tim. Tim akan menciptakan suatu kondisi dimana para anggota akan tetap mempertahankan perubahan, mempelajari lebih banyak tentang kebutuhan dan memperoleh ketrampilan dalam kerja sama. Dalam suatu organisasi, Team dibutuhkan apabila : Tugas-tugas yang diemban sangat kompleks. Kreatifitas dibutuhkan Jalan yang harus ditempuh belum jelas Penggunaan sumber daya yang lebih efisien dibutuhkan Dibutuhkan belajar lebih cepat Mengerjakan komitmen yang tinggi Pelaksanaan dari rencana membutuhkan kerja sama dengan orang lain Tugas-tugas atau proses bersifat cross fungsional Semakin banyak tugas-tugas yang berhubungan dengan hal diatas, maka organisasi
akan
mem-bentuk
tim
untuk
mengatasi
tantangan
tersebut.
Perusahaan/Organisasi akan lebih tergantung pada tim bila mereka menemukan bahwa metode pemecahan masalah yang tradisional, pengambilan keputusan, komunikasi dan kompetensi tidak cepat atau cukup flkesible untuk merespon terhadap perubahan yang ada. Tim-tim yang dibentuk akan digunakan dibuat banyak bentuk, seperti Manajemen Team On going work team, Improvment Team, Gugus Kendali Mutu, Forum Manajemen Menengah dll. Puskesmas menggunakan / memanfaatkan team untuk mencapai tujuan-tujuan dengan perbedaan yang luas,
mengurangi peng-gunaan waktu yang tidak perlu,
menambah siklus, mengurangi kesalahan pelayanan pada pasien dan melaksanakan pekerjaan sehari-hari, meningkat-kan transaksi, merancang kembali sistem yang ada, lebih mengerti tentang kebutuhan pasien dan pelanggan lainnya.
Tahap-Tahap Program Jaminan Mutu Pada umumnya program jaminan mutu tidak dilaksanakan secara terburu buru. Program jaminan mutu biasanya dilaksanakan secara bertahap mulai dari pada penyiapan
sumber daya sampai dengan pemilihan metoda atau kegiatan kegiatan yang dianggap sesuai dengan program tersebut. Pada pedoman ini, tahap tahap program jaminan mutu yang dipergunakan adalah tahap tahap sebagai berikut : 1). Fase Inisiasi. Fase ini adalah merupakan fase permulaan yang harus dilalui. Dalam fase ini berbagai kegiatan yang harus dilaksanakan sebagai persiapan program jaminan mutu adalah berupa pengembangan kesadaran tentang perlunya mutu diantara semua karyawan baik dari manajemen puncak sampai dengan tingkat pelaksanan. Disamping itu perlu pula dikembangkan kepemimpinan yang mem-punyai komitmen tentang mutu dan perubahan, menetapkan dan konsisten terhadap tujuan peningkatan mutu yang menjadi visi organisasi, menyu-sun rencana stratejik dan rencana operasional masing masing kegiatan serta mempersiapkan infrastruktur untuk penerapan proses perbaikan yang berkesinambungan. 2). Fase Transformasi. Langkah berikutnya setelah langkah diatas adalah fase transformasi. Fase ini merupakan fase pemilihan proses proses prioritas yang akan ditingkatkan dalam bentuk proyek percontohan, pembentukan kelompok kelompok kerja yang kompeten terhadap proses proses tersebut. Pada fase ini perbaikan yang berkesinambungan berkesinambun gan oleh kelompok kelompok kerja sudah dilakukan dengan menggunakan siklus PDCA. 3). Fase Integrasi. Fase ini merupakan aplikasi pelaksanaan program jaminan mutu pada seluruh jajaran organisasi termasuk didalamnya adalah pembentukan dan mempertahankan komit-men terhadap mutu melalui optimalisasi dan proses perbaikan yang berkesinambungan, pelatihan pada seluruh karyawan, penetap-an indikator, mengembangkan evaluasi dan monitoring terhadap mutu serta penerapan proses perbaikan mutu yang berkesinambungan pada semua unit dan lintas unit denganpembentukan kelompok kelompok kerja yang mandiri.
A. Fase Inisiasi 1. Training Need Assessment (TNA) Proses pelatihan dimulai dengan pengumpulan data dan informasi yang dapat menggambarkan jenis keterampilan yang dimiliki karyawan saat ini, dan keterapilan apa yang mereka perlukan untuk mencapai rencana jangka pendek dan jangka panjang
yang telah ditetapkan, memuaskan pelanggan dan memperbaiki kualitas. Setelah data tersebut sudah terkumpul , kemudian dianalisa dan akhirnya kebutuhan akan pelatihan dapat ditentukan. Pendekatan yang dilakukan untuk mengidentifikasi kebutuhan akan pelatihan adalah sebagai berikut : Menentukan keterampilan karyawan yang diperlukan untuk mencapai strategi kualitasyang ditentukan oleh Puskesmas. Ada beberapa metode yang dapat digunakan oleh para manajer untuk menentukan kebutuhan pelatihan, diantaranya adalah : a. Observasi. Manajer Puskesmas dapat melakukan observasi terhadap beberapa aspek pokok. Misalnya apakah terdapat masalah masalah yang spesifik dalam masing masing bagian? Apakah karyawan menghadapi masalah dalam melaksanakan tugas tugas tertentu Apakah pekerjaan pekerjaan secara konsisten mendukung proses ? b. Wawancara Manajer dapat mewawancarai para karyawan agar mereka mengungkapkan kebutuhan mereka berdasarkan ketrampilan dan pengetahuan yang dimiliki. Karyawan mengetahui tugas yang harus mereka kerjakan setiap hari. Mereka juga harus mengetahui tugas mana yang dapat mereka kerjakan dengan baik, mana yang tidak dan pekerjaan mana yang tidak dapat dikerjakan sama sekali. Brainstroming sangat efektif dalam proses perbaikan yang berkesinam-bungan bila karyawan bersedia mengemu-kakan pikiran dan pendapatnya. c. Survei Job - Task Analysis Dalam tahap ini dilakukan analisis terhadap dua aspek utama. Pertama terhadap aspek pekerjaan secara keseluruhan dan kedua terhadap aspek pengetahuan, keterampilan serta sikap yang dibutuhkan untuk melaksa-nakan pekerjaan tersebut. Berdasarkan informasi dari hasil analisis tersebut, maka intrumen survei dikembangkan dan disebar-kan kepada para karyawan yang akan diteliti. Dalam mengembangkan instrumen ada baiknya melibatkan karyawan yang kan disurvei agar informasi yang diperoleh lengkap dan tidak mengabaikan kriteria kriteria seperti keterampilan kerja sama tim, sensitivitas terhadap umpan balik pelanggan terutama pelanggan internal dan keterampil-an interpersonal. d. Diskusi Focus Group. Dalam metode ini kelompok karyawan tertentu diminta untuk membicarakan siklus mutu yang berkaitan dengan pelatihan. Rapat yang dilakukan tanpa manajer atau
penyelia tersebut akan menjadi lebih terbuka untuk menyadari bahwa mereka memerlu-kan pelatihan. e. Sistem saran Sistem saran organisasi (baik melalui kotak saran, maupun saran yang diajukan secara langsung) juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan akan pelatihan. 1.
Melakukan penilaian kebutuhan secara periodik untuk mengidentifikasi topik topik yang baru.
2.
Menggunakan proses identifikasi kebu-tuhan berkelanjutan yang meliputi evaluasi terhadap pelatihan yang telah diikuti karyawan dan saran dari unit bisnis maupun para manajer manajer akan diperlukannya diperlukann ya suatu pelatihan baru.
3.
Melakukan Benchmarking Benchmarking (patok duga) terhadap Puskesmas lain untuk menentukan apa yang mereka lakukan dan dimana mereka melakukan program pelatihan bagi para karyawannya.
2. Seminar Tentang Sadar Mutu (Quality Awareness Workshop). Kegiatan ini sangat penting dilaksanakan sebelum kegiatan program jaminan mutu dilakukan pada suatu tempat. Adapun tujuan dari pada kegiatan ini adalah untuk membangun suatu komitmen yang tinggi dari pada petugas kesehatan terutama petugas Puskesmas dan Rumah Sakit beserta instansi terkait dari tingkat manajemen atas sampai dengan tingkat pelaksana mutu itu sendiri. Adapun topik topik yang diberikan dalam seminar ini adalah : Pengertian mutu, Jaminan Mutu, Budaya Mutu, Konsep Pelanggan, Manfaat Mutu dll, tergantung dari pada waktu yang disediakan dalam workshop tersebut. 3. Mengembangkan Kepemimpinan Mutu. Kepemimpinan yang berwawasan mutu merupakan kemampuan untuk membang-kitkan semangat orang lain agar bersedia dan memiliki tanggung jawab menyeluruh terhadp usaha mencapai tujuan. Fungsi kepemimpinan mutu adalah sebagai berikut : 1) Perencanaan Mutu : Fungsi ini meliputi identifikasi pelanggan dan kebutuhannya, mengembangkan produk sesuai kebutuhan pelanggan, mengembangkan metode dan proses kerja dan mengubah hasil perencanaan keda-lam tindakan. 2) Pengendalian Mutu :
Fungsi ini mencakup langkah langkah evaluasi kinerja aktual, membandingkan kinerja dengan tujuan, melakukan tindakan perbaikan untuk mengatasi perbedaan kinerja yang ada. 3) Perbaikan Mutu. Fungsi
ini
meliputi
penyediaan
prasarana
untuk
perbaikan
mutu
secara
berkesinambungan, identifikasi proses dan metoda yang membutuhkan perbaikan, membentuk tim yang bertanggung jawab atas program perbaikan mutu, menyediakan sumber daya serta pelatihan yang dibutuh-kan oleh tim dalam memecahkan masalah.
4. Menetapkan Tujuan Tujuan Peningkatan Mutu Pada langkah ini perlu dirumuskan secara tepat dan benar tentang tingkat kesenjangan kinerja yang terjadi, sehingga akan semakin jelas dan tepat kearah mana tujuan yang ingin dicapai dalam peningkatan mutu. Tujuan digambarkan dalam bentuk kuantitas yang harus dicapai ketika program sudah selesai. Beberapa petunjuk yang perlu untuk menuliskan tujuan adalah sebagai berikut : a. Spesifik. Tujuan haruslah bersifat spesifik, dan tidak terlalu mengambang. Spesifik berarti bahwa target yang akan kita capai itu sudah menjurus atau terfokus pada sesuatu issue/topik. b. Measurable. Tujuan yang akan kita capai sedapat mungkin haruslah dapat diukur melalui indikator tertentu. c. Achievable. Tujuan yang telah ditetapkan sedapat mungkin harus dapat dicapai d. Realistis. Tujuan yang diinginkan sifatnya realis, tidak muluk muluk. e. Time Bound. Untuk mencapai tujuan tersebut haruslah dalam batas waktu tertentu.
5.
Menyusun Rencana Stratejik dan Operasional Penyusunan rencana stratejik dan rencana operasional dari masing masing Puskesmas sebaiknya berdasarkan analisa SWOT dengan memperhitungkan faktor
faktor eksternal dan internal dari pada puskesmas. Dari kesenjangan nilai yang ditemukan berdasarkan analisa tersebut, disusun sutau rencana aksi yang kegiatannya berfokus pada visi dan misi organisasi.
B. Fase Transformasi Pada fase ini beberapa strategi yang sarankan adalah sebagai berikut : ·
Pemilihan proses proses prioritas yang akan ditingkatkan dalam bentuk proyek percontohan.
·
Pembentukan kelompok kelompok kerja yang kompeten terhadap proses proses tersebut.
·
Identifikasi anggota untuk masing masing kelompok kerja
·
Proses dalam kelompok kerja untuk melakukan perbaikan yang berkesinambungan dengan siklus PDCA atau PDSA
·
Evaluasi
C. Fase Integrasi Pada fase ini strategi yang disarankan adalah : ·
Mengintegrasikan pelaksanaan CQI pada seluruh jajaran organisasi
·
Membentuk dan mempertahankan komitmen terhadap mutu melalui optimalisasi dan proses perbaikan yang berkesinambungan
·
Pelatihan pada seluruh karyawan
·
Penetapan indikator mutu
·
Pengembangan sistem surveillance dan evaluasi mutu yang tepat
·
Penerapan proses perbaikan mutu yang berkesinambungan pada semua unit dan lintas unit dengan pembentukan kelompok-kelompok kerja yang mandiri
Trims 4 downloading. See the next chapter of necel publication
Made under authority of Fakultas Kedokteran Universitas Mulawarman`s student
For further information please visit: necel.wordpress.com
