RMK SISTEM INFORMASI AKUNTANSi Implementasi Sistem, Operasi, dan Pengendalian Pengendalian Dosen Pengajar : Luh Gede Krisna Dewi, S.E., M.Si., Ak
Oleh
Kelompok 04 : I Putu Putra Wasista
(1515351136) 16
I Kadek Pijar Permana
(1515351137) 17
Ida Ayu Mirah Kusuma Putri
(1515351139) 18
Putu Desy Ari Paramitha
(1515351141) 19
I Made Dwi Darma Budiawan
(1515351142) 20
JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS UDAYANA TAHUN 2017 1
11.1 Garis Besar
Jika proses sistem desain telah dijalankan dengan cermat dan penuh pehitungan, tahap implementasi sistem akan berjalan mulus tanpa hambatan yang berarti. Adalah mustahil untuk mengantisipasi seluruh potensi permasalahan yang mumgkin terjadi selama tahap implementasi. Oleh karena itu, penundaan dan permasalahan yang terkait dengan implementasi adalah sesuatu yang rutin terjadi. Sebagai ccontoh,
sebuah rencana desain mungkin membutuhkan instalasi sebuah sistem
komputer baru. Jika pengiriman sistem baru tersebut terlambat melebihi waktu pengiriman yang telah ditentukan dalam rencana umum, maka seluruh implementasi proyek dapat tertunda. Dikarenakan banyak permasalahan dapat terjadi selama implementasi, rencana formal dan pengendalian dalam tahap implementasi harus dibuat. Gambar 11.1 menunjukan 3 langkah utama implementasi sistem : (1) menetapkan rencana dan pengendalian, (2) pelaksana aktifitas seperti yang telah direncanakan, (3) menindak lanjuti dan mengevaluasi sistem yang baru. Pada akhirnya, sistem yang telah di implementasi harus senantiasa di kaji ulang dan dikendalikan.
Analisis dan Perencanaan Sistem
Desain Sistem
Menetapkan Rencana dan Pengendalian
Pelaksanaan Aktivitas
Tindak lanjut dan Evaluasi sistem baru
Pengendalian dan Kaji Ulang Sitem
Gambar 11.1 Implementasi Sistem 11.2 Implementasi Sistem 2
A. Membuat Rencana dan Pengendalian untuk Implementasi
Manajemen proyek adalah konsep penting dalam implementasi sistem. Dalam upaya mengelola implementasi proyek dengan baik, dibutuhkan rencana – rencana khusus yang tersusun dengan baik untuk dikembangkan.rencana – rencana tersebut harus menggabungkan tiga komponen utama : (1) menguraikan proyek kedalam berbagai tahapan, (2) anggaran khusus yang dapat di aplikasikan di setiap tahap, (3) waktu pelaksanaan tertentu yang dapat pula diaplikasikan disetiap tahap proyek. Beragam teknik penjadwalan dapat digunkan untuk mengontrol implementasi.
Gambar 11.2 menunjukan gantt chart, yang menggambarkan secara grafis aktifitas – aktifitas utama pada sebuah proyek implementasi sistem yang bersifat hipotesis. Diagram ini menunjukan baik waktu aktual maupun direncanakan untuk suatu aktifitas tertentu. Walaupun gantt chart sangat bermanfaat, diagram ini masih sangat terbatas karena ia tidak mampu menunjukan hubungan antar aktifitas proyek. Diagram itu juga tidak mampu menunjukan urutan akifitas yang harus dilakukan.
Gambar 11. 3 Diagram Jaringan
3
Gambar11.3 menunjukan sebuah diagram jaringan, yang menggambarkan urutan aktifitas – aktifitas yang harus dilakukan. Pendekatan diagram jaringan kerja dapat dikembangkan dengan memasukan waktu yang diharapkan untuk setiap aktifitas. Berdasarkan perkiraan tersebut, dengan menggunakan program evaluation and review technique ( PERT) dan critical path method ( CPM ), akan dapat diketahui estimasi jalur kritis sebuah proyek. Jalur kritis adalah rangkaian aktifitas yang penting / kritis dalam sebuah proyek, dan bila salah satu dari aktifitas – aktifitas tersebut tertunda, seluruh proyek akan tertunda. B. Melakukan Aktivitas Implementasi
Pelaksanaan Implementasi aktivitas meliputi pengerjaan aktual rencana desain yang telah disusun sebelumnya. Aktifitas – aktifitas yang ditemui selama pelaksaan ini antara lain menyeleksi dan melatih personel memasang perlengkapan baru komputer dan detail desain sistem, menulis dan menguji program – program komputer, pengembangan standar, dokumentasi dan konfersi file. Dalam menjalankan rencana implementasi, harus ada ukuran – ukuran tertentu untuk memperlancar proses transisi dan memastikan karyawan menerima sistem tersebut. Biasanya pihak manajemen dan tim desain akan membuat pengumuman resmi yang berhubungan dengan eksekusi proyek. Mereka harus memberikan perhatian untuk memberi kepastian kepada karyawan bahwa proses transisi akan berjalan mulus dan bila dimungkinkan, para karyawan perlu diyakinkan,bahwa pekerjaan mereka tidak terancam. Proses pengumuman resmi tersebut harus mampu meminimalisasi desas - desus yang merugikan. Hal tersebut penting karena dapat memicu ketidakpastian dan dapat menimbulkan keresahan bagi karyawan. Aspek penting lainnya dalam tahap eksekusi adalah pengorganisasian sebuah tim khusus proyek. Ideal nya, tim ini terdiri dari individu – individu yang juga berpartisipasi dalam proses perumusan spesifikasi desain untuk implementasi. Juga sebaiknya berisi para manajer yang terkena imbas implementasi. Pelatihan Karyawan
Semua implementasi sistem yang berhasil memberikan perhatian yang cukup besar pada pelatihan karyawan. Dalam banyak kasus, implementasi sistem mengharuskan rekrutmen dan pelatihan bagi karyawan baru. Sementara di kasus lainnya, para karyawan yang sudah adapun harus diajari bagaimana bekerja dengan format, laporan dan prosedur yang baru.
4
Namun demikian, jangan terlalu berlebihan melihat arti penting pelatihan yang memadai. Tidak boleh mengasumsikan bahwa karyawan akan ber inisiatif belajar sendiri menggunakan sistem. Jika mereka tidak dilatih secukupnya, mereka pun akan menolak sistem baru tersebut. Oleh karena itu, kesuksesan seluruh proyek pengembangan sistem dipengaruhi oleh pelatihan yang memadai. Perusahaan pada umumnya akan menjumpai sejumlah pilihan yang terkait dengan penggunaan dan pelatihan karyawan. Sebagai contoh, pihak manajemen berada dalam kondisi untuk memutuskan apakah perusahaan harus memekerjakan seorang k aryawan baru untuk suatu posisi tertentu atau melatih kembali karyawan yang ada saat ini. Ada beberapa alasan yang mendukung hal tersebut : 1. Biaya perekrutan yang terkait dengan memekerjakan karyawan baru sedapat mungkin dihindari. 2. Para karyawan yang ada saat ini sudah terbiasa dan mengenali sistem operasi perusahaan. 3. Moral para karyawan sering kali meningkat, khususnya dalam kasus terdapatnya promosi posisi – posisi baru bagi karyawan yang ada saat ini. Sejumlah pendekatan untuk pelatihan tersedia bagi perusahaan, seperti : 1. Memekerjakan konsultan dari luar. 2. Menggunakan manual pelatihan. 3. Menggunaka kaset video presentasi. 4. Menggunakan kaset rekaman presentasi. 5. Menggunakan seminar – seminar pelatihan. 6. Menggunakan instruksi – instruksi percetakan ( print out ) 7. Menggunakan komputer bantu pelatih Mendapatkan dan Memasang Perlengkapan Komputer Baru
Instalasi perlengkapan komputer baru kadang kala merupakan suatu tugas yang bersifat monumental. Masih banyak masalah yang dapat ditemui. Pertama, fasilitas pendukung yang memadai harus tersedia. Persyaratan lainnya yang sering ditemui adalah ukuran keamanan khusus seperti sistem pemadam kebakaran khusus, sistem monitor video, atau kunci pintu khusus. Rincian Desain Sistem
Selama tahap implementasi, seringkali perlu untuk melakukan beberapa kerja desain tambahan. Oleh karena itu, kerap kali perlu memerlukan penyesuaian akhir pada rencana desain sistem. Hal yang sangat penting dalam eksekusi desain detail selama tahap implementasi adalah pemrograman komputer. 5
Spesifikasi desain sebuah program komputer ditentukan oleh tim d esain, bukan oleh programmer. Fungsi utama seorang programmer adalah mengimplementasikan rencana yang telah ditentukan dimana hal ini membutuhkan kerja sama oleh tim desain. Pada akhirnya, program-program komputer haruslah diuji dengan seksama sebelum dioperasikan. Cara paling baik untuk menguji program-program komputer adalah dengan mengujinya dalam pemrosesan data. Uji data dapat dilakukan baik pada data semu atau pada data riil. Dan biasanya dalam uji data banyak ditemukan kesalahan. Dalam uji data, pengujian harus dilakukan dalam beragam kondisi karena seringkali sebuah program yang rusak tidak akan terlihat mempunyai masalah pada saat melakukan input data, namun sering terlihat pada kondisi operasional. Oleh karena itu, perlu dilakukan “break ” terhadap program, yaitu orang yang bertanggung jawab atas pengujian harus mampu menemukan kesalahan dalam program tersebut. Akhirnya seluruh program komputer harus didokumentasikan dengan memadai, baik secara internal maupun eksternal. Dokumentasi internal meliputi beragam jenis komentar yang menjelaskan berbagai segmen kode program dan definisi beragam variabel program.dokumentasi eksternal harus tertulis, baik dari sudut pandang programmer maupun pengguna. Dokumentasi ini harus dapat digunakan oleh programmer yang berbeda di tahun-tahun yang akan mendatang bilamana bermaksud memodifikasi program tersebut. Tidak hanya menguji program secara individu, menguji program-program terkait yang ada dalam satu kelompok penting pula dilakukan agar dapat mengungkapkan kesalahan integrasi yang ada. Dokumentasi Sistem Baru
Dokumentasi sistem merupakan hal yang penting dilakukan dalam implementasi sistem, namun hal ini sering terlupakan karena pada umumnya programmer hanya sedikit atau bahkan tidak menerima pelatihan dalam melakukan dokumentasi meskipun sebelumnya telah menerima pendidikan dan pelatihan bahasa pemrograman dengan baik. Sering pula dikatakan bahwa seorang programmer yang baik harus menuliskan beberapa baris kode program setiap harinya. Salah satu alasan di balik pernyataan “sejumlah kecil (beberapa baris)” adalah bahwa seorang programmer harus meluangkan waktu yang cukup untuk melakukan rencana pengembangan dokumentasi. Pengembangan perangkat lunak komputer tanpa melakukan dokumentasi adalah sesuatu hal yang sia-sia karena dokumentasi yang baik dapat memberikan beragam manfaat seperti: (1) melatih karyawan baru, (2) menyediakan bagi para programmer dan analisis beragam informasi yang bermanfaat untuk evaluasi program dan modifikasi aktivitas di masa yang akan datang,
6
(3) menyediakan bagi para auditor beragam informasi untuk melakukan evaluasi pengendalian internal dan (4) membantu memastikan bahwa spesifikai desain sistem telah terpenuh i. Konversi File
Masalah yang sering ditemui dalam implementasi sistem adalah konversi data. Dalam banyak kasus, file-file yang disimpan secara manual harus dikonversi dalam format komputer dari suatu komputer ukuran sedang ke komputer lainnya.Selain itu, proses konversi dapat menjadi proses yang mahal dan memakan waktu, terutama dalam kasus mengkonversi file manual ke dalam file komputer. Operasi Pengujian
Ada tiga pendekatan dasar yang bisa digunakan untuk menguji akhir suatu sistem: (1) pendekatan lansgung yakni proses berpindah ke sistem yang baru dan meninggalkan sistem yang lama
dalam suatu waktu tertentu yang disebut cutover point . Walaupun lebih murah, namun kelemahan dalam pendekatan ini akan menimbulkan masalah dalam sistem akibat adanya perbedaan dalam operasi aktual perusahaan. (2) Operasi Paralel adalah proses mengoperasikan sistem baru dan yang lama secara simultan. Seluruh transaksi diproses di kedua sistem, kemudian hasil yang diperoleh dari masing-masing sistem dibandingkan. Perbedaan hasil tersebut akan mengindikasikan bahwa terdapat adanya masalah dalam sistem yang baru. Keunggulan operasi parallel adalah sebagai pendekatan yang paling aman digunakan namun sangat mahal dan mungkin tidak efektif biaya di seluruh aplikasinya. (3) Konversi Modular adalah proses pengujian bertahap di setiap segmen dalam sistem baru. Kelemahan pendekatan
ini adalah lamanya waktu pengujian dan proses yang dilakukan di dalam pendekatan ini akan dapat menunda implementasi akhir untuk sebuah sistem baru, sehingga tidak praktis. C. Mengevaluasi Sistem Baru
Sekali sebuah sistem diimplementasikan, proses tindak lanjut yang diperlukan untuk memastikan bahwa sistem baru beroperasi sesuai yang direncanakan adalah melalui pendekatan-pendekatan yang bisa digunakan seperti observasi, kuisioner, pengukuran kinerja, dan uji banding. Singkatnya, dalam setiap implementasi sistem akan memunculkan beragam permasalahan dan oleh karena itu perlu tindak lanjut yang memadai.
7
11.3
Merencanakan dan Mengorganisasikan Proyek Sistem
Secara operasional, teknik – teknik manajemen proyek adalah jantung siklus hidup pengembangan sistem yang terkendali dengan baik. Istilah “proyek” merujuk pada aplikasi tertentu yang telah disetujui untuk dikembangkan. Sekali persetujuan telah diperoleh, manajemen proyek dimulai dan hal ini berarti segala sesuatu yang berhubungan dengan analisis detail, desain, pemrograman, pengujian, implementasi, operasi, dan perawatan proyek juga dimulai. A. Seleksi Proyek
Jika sumber daya sebuah organiasi terbatas, maka sumber daya pengembangan proyek harus dialokasikan pada proyek – proyek yang mampu memberikan manfaat terbesar bagi organisasi. Seleksi proyek biasanya merupakan tanggung jawab dari komite pengarah atau unit organisasi lainnya yang bertujuan memastikan adanya partisipasi aktif pengguna dalam proses seleksi. Seringkali biaya dan manfaat hanya bisa diperkirakan secara subyektif, hal ini karena adanya kesulitan baik dalam menetapkan biaya jasa informasi maupun mengestimasi sumber daya yang akan dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut. B. Tim Proyek
Tenaga kerja adalah sumber daya dasar dari setiap proyek sistem. Salah satu tugas penting dalam proyek manajemen adalah menyusun dan membentuk sebuah tim proyek yang sesuai. Untuk sebuah proyek aplikasi sistem, keberadaan para analisis, para programmer, dan teknisi lainnya adalah penting. Salah satu anggota tim harus dipilih menjadi pemimpin proyek (project leader) agar mampu memfokuskan tanggung jawab pengendalian untuk proyek tersebut. Jika pemimpin proyek berasal dari sebuah departemen pengguna, orang dari departemen pengguna tersebut harus betul-betul terlibat dan berkomitmen penuh bagi kesuksesan proyek. Namun demikian, kualitas kepemimpinan teknik yang diperlukan akan menjadi lemah dibandingkan bila pimpinan proyek adalah orang dari sistem informasi. Tanggung Jawab Pimpinan Proyek
Diagram organisasi tim proyek seperti yang tampak dalam gambar 11.4 menunjukkan pimpinan proyek memiliki tanggung jawab langsung pada komite pengarah, dan komite pengarah atau unit organisasi digunakan untuk menjamin keterlibatan yang tinggi dari pengguna dalam pen gembangan yang dikerjakan oleh departemen sistem informasi. Pimpinan proyek harus tetap menjaga kontak dengan manajer departemen pengguna utama yang memiliki tanggung jawab untuk proyek tersebut. Pimpinan proyek juga harus tetap berkomunikasi dengan teknisi – teknisi dengan keahlian khusus. Tanggung jawab 8
utama pimpinan proyek adalah merencanakan, menyusun jadwal, dan mengawasi proyek. Pengaturan jadwal adalah pengaturan kegiatan – kegiatan proyek sesuai rencana yang telah disusun, pengaturan aktivitas
secara
kronologis,
serta
rincian
tanggung
jawab
Komite Pengarah
bagi
setiap
anggota
proyek.
Departemen sistem informasi
Departemen Pengguna
Pimpinan Proyek
Anggota Penggun
Staf/teknik
Ketua analisis Analisis/
Gambar 11.4 Organisasi Tim Proyek
Pimpinan proyek harus tetap menjaga kontak dengan manajer departemen pengguna utama yang memiliki tanggung jawab untuk proyek tersebut. Manajer pengguna biasanya adalah orang yang secara formal telah menyetujui proyek tersebut untuk dikerjakan sampai selesai. Tanggung jawab utama pemimpin proyek adalah merencanakan, menyusun jadwal, dan mengawasi proyek. Proses dan kegiatan perencanaan meliputi penguraian (breakdown) proyek dan pengalokasian sumber daya. Pengaturan jadwal adalah pengaturan kegiatan-kegiatan proyek sesuai rencana proyek yang telah disusun, pengaturan aktivitas secara kronologis, serta rincian tanggung jawab bagi setiap anggota proek. Pengaturan jadwal proyek biasanya dikerjakan dengan menggunakan bantuan Gantt chart atau network chart seperti PERT chart. Pengawasan proyek meliputi pelaporan waktu dan kemajuan proyek dan juga pelaporan status proyek secara berkala dengan tingkatan manajemen yang lebih tinggi. Sistem akuntansi proyek adalah salah satu alat yang digunakan oleh pimpinan proyek untuk memenuhi tanggung jawabnya atas pengawasan proyek yang dipimpinnya. 9
Ketidakpastian Proyek
Permasalahan utama yang dihadapi oleh setiap tim proyek adalah ketidakpastian yang berkaitan dengan aplikasi sebuah proyek. Untuk ini para teknisi harus bekerja sama dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan data sistem. Para pengguna seringkali tidak menyadari bahwa permasalahan yan g muncul akan memicu sebuah proyek baru dan pengguna sering tidak mengetahui data apa saja yang mereka gunakan. Untuk itu, proses tatap muka antara pengguna dan desainer menentukan tingkat ketidakpastian. Ketidakpastian juga sering muncul dalam pengembangan sistem. Para programer harus menginterpretasikan rincian spesifikasi dan menuliskan perangkat lunak yang diperlukan. Tugas tim proyek adalah mengurangi seluruh ketidakpastian, mengoordinasi berbagai aktivitas yang dikerjakan oleh setiap bagian proyek, dan menyelesaikan proyek dalam waktu yang telah ditentukan pada biaya yang dapat diterima. C. Menguraikan Proyek Menjadi Tugas dan Tahapan
Untuk merencanakan dan mengendalikan sebuah proyek yang efektif, dibutuhkan uraian tugastugas yang ada kedalam sebuah daftar rincian tugas dan tahapan. Tidak ada metode standar untuk mengurai sebuah proyek ke dalam aktivitas-aktivitas ang lebih rinci, sebagaimana juga tidak ada daftar rincian yang standar untuk membuat tahapan-tahapan siklus hidup pengembangan sistem. Makin tinggi tingkat penguraian ini kedalam tugas dan tahapan tertentu, makin tinggi pula kepastian sehingga kebutuhan sebuah tugas atau tahapan makin dapat diprediksi. Gambar 11.5 mengilustrasikan konsep penguraian sebuah proyek menjadi serangkaian tahapan dan tugas-tugas dan penggunaan diagram hierarkhis (HIPO chart) untuk mendokumentasikan rencana tersebut. Jumlah penugasan untuk setiap tugas dan tahapan akan memberikan dasar untuk mengorganisasi dokumentasi yang dihasilkan selama proses pengerjaan proyek.
Gambar 11.5 Menguraikan Sebuah Proyek ke Dalam Tahapan dan Tugas 10
Tujuan penguraian proyek adalah untuk memfasilitasi penugasan dan pengawasan tenaga kerja dan sumber daya proyek lainnya. Dan bila dimungkinkan tugas-tugas, tersebut harus pula diuraikan ke dalam tingkatan yang memungkinkan defiisi setiap tugas menjadi cukup jelas untuk memungkinkan menugaskan personel pada tugas-tugas spesifik. Penugasan ini harus mencerminkan keahlian yang dimiliki setiap individu. Estimasi waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas harus juga dimasukkan dalam uraian sebuah proyek. D. Estimasi Waktu
Akurasi estimasi waktu penyelesaian proyek sebagian tergantung pada pengalaman manajemen proyek terdahulu dalam sebuah organisasi. Pengalaman proyek terdahulu akan meningkatkan kemampuan dan keahlian mengestimasi waktu tiap – tiap personel untuk proyek – proyek baru berikutnya. Namun, estimasi tidak selalu tepat untuk beberapa hal. Teknik-Teknik Pengukuran Kerja
Pendekatan paling mudah untuk mengestimasi adalah menebak. “Tebakan estimasi” didasarkan pada pengalaman terdahulu dalam proyek atau tugas yang sejenis. Pengukuran kerja meliputi empat langkah dasar, yaitu : 1. Identifikasi tugas yang akan diestimasi, 2. Untuk tiap tugas, diestimasi total ukuran atau volume tugasnya dengan tepat dan sesuai kebutuhan, 3. Mengonversi ukuran atau volume estimasi ke dalam waktu estimasi dengan mengalikannya dengan standar atau tingkat estimasi pemrosesan, dan 4. Menyesuaikan tingkat estimasi pemrosesan dengan memasukkan pertimbangan – pertimbangan tertentu. Gambar 11.7 mengilustrasikan pendekatan umum untuk langkah-langkah tersebut. Dapat dilihat bahwa penyesuaian yang dilakukan terhadap estimasi awal dengan standar 50 orang per hari menjadi 65 orang per hari untuk melakukan wawancara, mencerminkan kompleksitas tugas untuk suatu tugas yang dikatakan "sedikit di atas rata-rata". Penyesuaian lebih laniut adalah terhadap estimasi waktu per satuan tugas yang dihitung dengan faktor pengalaman atau kompetensi, sehingga kenaikan atau penurunan total waktu estimasi mencerminkan kemampuan relatif individu-individu tertentu untuk penugasan setiap tugasnya. Gambar 11.8 mengilustrasikan jenis penyesuaian ini. Peningkatan estimasi waktu akhir yang
11
dilakukan dengan menyesuaikan penetapan biaya atau tingkat pengeluaran akan menyediakan metode yang diperlukan untuk mengestimasi total anggaran biaya provek. Walaupun estimasi untuk tiap tugas yang berbeda dalam sebuah proyek membutuhkan database yang berbeda pula untuk menggambarkan ukuran atau volumenya (seperti analisis atau pemrograman), prinsip pengukuran kerjanya tetap sama di tiap kasusnya. Dan karena proyek pengembangan aplikasi merupakan sebuah aktivitas reguler dalam banyak organisasi, standar waktu tugas atau tingkat pemrosesan dapat diestimasi dan disesuaikan berdasarkan pengalaman. Standar pengembangan yang dikembangkan sendiri (in-house) biasanva lebih efektif daripada standar atau estimasi yang tersedia dalam banyak literatur manajemen proyek. Akurasi Estimasi
Literatur atau buku-buku tentang manajemen proyek merupakan sumber untuk mendapatkan teknik-teknik estimasi seperti juga bila ingin mendapatkan rincian estimasi waktu atau tingkat pemrosesan untuk berbagai tugas proyek. Dan tidak ada standar umum yang dapat digunakan karena tidak ada kesepakatan umum dalam tahapan-tahapan dan tugas-tugas standar proyek. Namun demikian, terdapat kesepakatan umum dalam beberapa poin yang terkait dengan proses estimasi. Poin yang pertama adalah "estimasi adalah tetap estimasi", bagaimanapun baiknya hal tersebut disiapkan, Poin yang kedua dari kesepakatan tersebut adalah akurasi estimasi akan meningkat seiring proyek tersebut memberikan hasil-hasilnya dari aktivi tas-aktivitas yang dilakukannya. Oleh karena itu, misalkan dalam etimasi, ditetapkan diperlukan sepuluh tahapan untuk menyelesaikan sebuah proyek, maka estimasi pada tahap keempat akan lebih akurat daripada estimasi pada tahap kesepuluh. Jadi, akan tidak masuk akal bila terjadi kesalahan hingga 100 % untuk tahap-tahap akhir proyek, walaupun estimasi untuk tahap-tahap tersebut dibuat pada saat sebuah proyek masih berupa konsepsi. Namun demikjan hal ini mendorong arti penting revisi berkala terhadap estimasi-estimasi yang ada dalam rencana proyek untuk mencerminkan kondisi aktual yang terjadi pada sebuah proyek. Estimasi yang dibuat pada tahap-tahap awal sebuah proyek biasanya dapat diperkirakan sedikit tidak akurat, walaupun estimasi tersebut telah dipersiapkan dengan baik. Untuk alasan inilah "guesstimate" seringkali digunakan pada tahap-tahap awal sebuah proyek daripada penghitungan yang mendetail.
Standar Orang-Hari untuk Wawancara Orang yang Diwawancara
Akan Jumlah yang Diwawancara
Akan Batas Toleransi Total Orang-Hari Standar Orang-Hari 12
Manajer Penyelia Staf Teknik Staf Klerikal Total
4 17 18 8 47
0.5 1.0 1.5 0.5 -
2 17 27 4 50
Faktor-Faktor Kompleksitas Sederhana Rata-rata Kompleks
0.50-0.75 1.00-1.50 2.00-2.50
Kompleksitas penilaian untuk kasus”di atas rata-rata” Memberi faktor 1.30 Orang-hari disesuaitan = Standar orang-hari faktor kompleksitas = 50 X 1.30 = 65 orang-hari yang disesuaikan
Gambar 11.7 Contoh Perhitungan Pengukuran Kerja
Faktor Personel A. Kompensasi Dan Pengalaman Pengalaman Senior Menengah Yunior
Tingkat Kompetensi Rendah Tinggi 1.0 0.7 1.8 1.1 2.8 1.9
Pengetahuan Pengetahuan yang Diperlukan Sedikit Rata-rata Banyak Pengetahuan yang Tersedia Banyak 0.0 0.1 0.3 Rata-rata 0.0 0.2 0.7 Sedikit 0.1 0.5 1.0 Aktual orang-hari = hari yang disesuaikan x (personel + pengetahuan) Misalkan seorang analis junior dengan kompetensi tinggi akan melakikan suatu pekerjaan Tersedia pengetahuan rata-rata dan dibutuhkan pengetahuan yang banyak Aktual orang-hari = 65 x (1.9 + 0.7) 169 orang-hari Gambar 11.8 Penyesuaian Kompetensi dan Pengetahuan
Estimasi awal ini kemudian direvisi seiring hasil yang didapat dari proyek tersebut melaluj aktivitasaktivitas yang dilakukannya. Pendekatan ini mencerminkan fakta praktis yar:g terdapat dalam sebuah 13
proyek. yang pada tahap ini memberikan bentuk, yaitu menyisakan yang ada selanjutnya untuk dikerjakan berdasar semua yang telah diselesaikan dan yang berarti akan lebih terprediksl dan dapat lebih dikendalikan. Bidang lainnya yang menjadi kesepakatan bersama adalah estimasl-estimasi awal yang dibuat biasanya terlalu rendah. Estimasi yang dibuat oleh personel seperti programer komputer sebagai Pihak yang bertanggung jawab atas penyediaan sistem, biasanva adalah estimasi yang terlalu optimis. Pada bisnis konsultasi atau kontrak, jenis perilaku im blasa dikenal sebagai lowballing — tindakan menawarkan estimasi waktu atau biaya yang lebih rendah guna mendapatkan ko ntrak yang diinginkan, walaupun telah mengetahui sebelumnya bahwa sekali kontrak tersebut didapatkan, mak a Pekerjaan proyek tersebut harus dikerjakan sesual dengan isi kontrak, apa pun yang terjadi. Walaupun lowballing dapat diterapkan pada personel-personel dalam organisasi itu sendiri, alasan yang sering digunakan untuk mendukung tindakan estimasl rendah (underestimation) waktu penyelesaian tugas, Yang mengesampingkan faktor penguku ran kinerja kerja, adalah hasrat alami untuk dianggap mampu mengerjakan tugas dengan lebih efisien oleh atasan atau orang lain. Estimasi terialu rendah juga terjadi ketika teknik-teknik pengukuran kerja digunakan untuk mengestimasi waktu pengerjaan tugas Estimasi "jam produktif per hari ", "hari kerja" atau unit-unit kerja lain sering gagal mempertimbangkan secara realistis waktu menganggur atau nonproduktif yang disebabkan oleh sakit, Iiburan, istirahat (coffee break), makan, atau faktor-faktor lainnya. Dan juga perlu dipertimbangkan adanya perbedaan kemampuan produktivitas dari setiap orang yang berbeda. Output per hari seseorang mungkin merupakan output per minggu orang lain. Hal inilah yang menjadi alasan di penjelasan awal bahwa pengukuran dasar kerja harus disesuaikan dengan faktorfaktor yang mendukung kemampuan relatif tiap-tiap orang atau kelompok orang yang berbeda (misalnya programer senior vs programer juruor). Hal lain yang perlu adalah adanya penyimpangan yang cukup signifikan terhadap output yang dihasilkan periode waktu yang cukup panjang, walaupun orang yang sama mengerjakan tugas sama. Strategi yang terbaik adalah senantiasa merevisi estimasi secara berkala berdasarkan kondisi aktual yang terjadi. Biaya yang membengkak merupakan permasalahan yang sering ditemui dalam pengembangan sistem, namun bila dikaitkan dengan biaya yang biasa lebih tinggi daripada prediksi yang dibuat pada tahap tahap awal sebuah proyek, analisis terhadap membengkaknya biaya harus memerhatikan estimasi seperti vang dijelaskan sebelumnva. Hal ini benat karena persentase biaya total pengembangan sistem yang relative lebih besar terjadi selama tahap-tahap akhir sebuah proyek (tahap desain dan implemantasi), dan hal ini terjadi pada tahap-tahap akhir sebuah pro yek yang memiliki tahap-tahap awal yang terlihat begitu optimis. Biasanya 30 % sampai 40 % total waktu proyek dihabiskan untuk tahap 14
analisis dari siklus hidup pengembangan sistem. Akan tetapi, 75 % atau lebih total biaya proyek terjadi selama tahap desain dan implementasi. Oleh karena itu, pengendalian terhadap biaya proyek pada tahap tahap awal siklus hidup pengembangan sistem merupakan hal yang penting. E. Akuntansi Proyek
Elemen – elemen lainnya yang penting dalam sistem pengendalian sebuah proyek antara lain adalah tanggung jawab yang ditentukan dengan jelas dan tersusun dengan baik untuk tiap personel proyek dan beberapa bentuk sistem pengukuran akuntansi d an laporan aktual kinerja terhadap tanggung jawab yang diberikan. Operasi Sistem
Sistem akuntansi sebuah proyek merupakan sebuah sistem akuntansi biaya yang di dalamnya biaya – biaya ditetapkan pada proyek – proyek individual seiring proses pengembangan proyek. Hal ini berarti diperlukan sistem akuntansi proyek yang mampu menelusuri dan memantau biaya – biaya yang terjadi selama masa proyek dan memberikan laporan ringkas biaya pada saat proyek selesai. Sistem akuntansi proyek biasanya dapat berupa manual atau otomatis. Tingkat Rincian
Pada setiap sistem pengendalian, jika terlalu ban yak detail yang dibutuhkan oleh sistem akuntansi proyek, maka biaya overhead untuk menjalankan sistem ini akan terlalu tinggi. Sebaliknya, jika terlalu sedikit detail yang tersedia, hasilnya pun akan bersifat ambigu. Tingkat yang memadai dalam detail atau seberapa rinci data yang dibutuhkan harus ditentukan oleh manajemen proyek.
11.4
Pengendalian Terhadap Sumber Daya Sistem Informasi Nonfinansial
Sejumlah faktor yang terkait dengan sistem informasi merupakan hal penting bagi manajemen dari sisi pengawasan, namun tidak dapat diukur dalam satuan moneter. Hal ini termasuk di dalamnya ukuran – ukuran kinerja untuk perangkat keras, lunak, dan personel. Penguku ran kinerja perangkat keras meliputi utilisasi sistem, system downtime, dan personel. Statistik utilisasi merupakan hal yang sangat penting karena ia mengindikasikan adanya sumbatan atau kebutuhan untuk melakukan ekspansi sistem. Downtime adalah presentase waktu yang digunakan oleh mesin. Sederhananya,downtime adalah laporan
total jumlah jam kerja mesin tidak bekerja dalam satu bulan. Faktor penting nonkualitatif lainnya untuk mengontrol perangkat keras adalah kinerja perangkat lunak. Pendekatan yang paling baik untuk 15
mengevaluasi kinerja perangkat lunak adalah melakukan survei sistem terhadap pengguna. Terakhir, adalah penting untuk melakukan pengendalian yang terkait dengan para personel. Beragam jenis laporan lainnya yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja personel seperti : 1. Laporan kinerja spesialis entri data, 2. Laporan yang mengevaluasi efisiensi para operator sistem, dan 3. Laporan – laporan yang terkait dengan efisiensi personel yang memperbaiki perangkat keras.
A. Auditing Sistem Informasi Banyak perusahaan yang menggunakan internal atau eksternal auditor untuk mengaudit atau memeriksa sistem informasi. Fokus petugas audit h aruslah pada sistem informasi itu sendiri dan validitas serta akurasi data yang diproses dalam sistem. Minat akuntan dalam proses audit sistem informasi ini cenderung berfokus pada pengendalian internal. B. Memelihara dan Memodifikasi Sistem Salah satu alasan melakukan perubahan adalah yidak mungkin untuk memperkirakan semua kontingensi selama tahap desain. Kondisi lingkungan dan informasi membutuhkan perubahan. Akhirnya hampir semua program komputer mengandung beberapa bugs. Bugs adalah kesalahan program komputer yang mungkin tidak terdeteksi sampai dengan sistem tersebut betul – betul mulai beroperasi. Demi tujuan pengendalian, adalah penting untuk seluruh mod ifikasi yang dilakukan terhadap perangkat lunak sistem dan skema data untuk senantiasa dikaji ulang secara formal dan disetujui terlebih dahulu.
16
DAFTAR REFRENSI
Bodnar, George H. dan William S. Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi: Edisi 9. Yogyakarta : ANDI
17
