Resume Buku Komunikasi Bisnis Karya Djoko Purwanto, MBA

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

BAB 1 MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS

Dalam dunia bisnis yang berskala kecil, menengah, maupun besar, orang-orang yang berkecimpung di dalamnya (para pelaku bisnis) tidak dapat terlepas dari kegiatan komunikasi. Oleh karena itu, bagi mereka komunikasi merupakan faktor yang sangat penting demi mencapai tujuan suatu organisasi. Mereka dapat menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik yang konvensional maupun yang elektronik sebagai sarana penyampaian pesan-pesan bisnis. Seorang pimpinan suatu organisasi bisnis dapat memberikan perintah kerja atau tugas kepada bawahannya secara lisan maupun tulisan. Pembuatan pesan-pesan bisnis tersebut merupakan kegiatan yang rutin dilakukan dalam dunia bisnis.

PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNIS Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi non verbal untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam dunia bisnis, seorang komunikator yang baik di samping harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik (tentu saja), juga harus mampu menggunakan berbagai macam alat atau media komunikasi yang ada untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain secara efektif dan efisien, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai.

BENTUK DASAR KOMUNIKASI Ada 2 macam bentuk yaitu komunikasi verbal dan komunikasi non verbal. 1. Komunikasi Verbal Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada orang

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

lain baik secara tertulis (written) maupun lisan (oral). Bentuk komunikasi verbal ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai dengan baik. Dalam dunia bisnis dapat dijumpai berbagai macam contoh komunikasi verbal, misalnya: -

Membuat dan mengirim surat pengantar barang ke suatu perusahaan.

-

Membuat dan mengirim surat teguran atau peringatan kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.

-

Membuat dan mengirim surat penawaran barang kepada pihak lain. Komunikasi bisnis yang efektif sangat bergantung pada keterampilan seseorang

dalam mengirim maupun menerima pesan. Secara umum, untuk enyampaikan pesanpesan bisnis , seseorang dapat menggunakan tulisan maupun lisan, sedangkan untuk menerima pesan-pesan bisnis , seseorang dapat menggunakan pendengaran dan bacaan. Berbicara dan menulis Pada umumnya, untuk mengirimkan pesan-pesan bisnis, orang lebih senang berbicara (speaking ) daripada menulis (writing ) suatu pesan. Alasannya komunikasi lisan relatif lebih muda, dan praktis dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis. Mendengar dan membaca Orang-orang yang terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh atau mendapatkan informasi daripada menyampaikan informasi. Untuk melakukan hal tersebut, mereka memerlukan keterampilan mendengarkan (listening ) dan membaca (reading ) yang baik.

Komunikasi Nonverbal Menurut antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah menggunakan

gerakan-gerakan

tubuh,

bahasa

tubuh,

sebagai

berkomunikasi dengan orang lain. Contoh komunikasi nonverbal adalah:

alat

untuk

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

lain baik secara tertulis (written) maupun lisan (oral). Bentuk komunikasi verbal ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai dengan baik. Dalam dunia bisnis dapat dijumpai berbagai macam contoh komunikasi verbal, misalnya: -

Membuat dan mengirim surat pengantar barang ke suatu perusahaan.

-

Membuat dan mengirim surat teguran atau peringatan kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.

-

Membuat dan mengirim surat penawaran barang kepada pihak lain. Komunikasi bisnis yang efektif sangat bergantung pada keterampilan seseorang

dalam mengirim maupun menerima pesan. Secara umum, untuk enyampaikan pesanpesan bisnis , seseorang dapat menggunakan tulisan maupun lisan, sedangkan untuk menerima pesan-pesan bisnis , seseorang dapat menggunakan pendengaran dan bacaan. Berbicara dan menulis Pada umumnya, untuk mengirimkan pesan-pesan bisnis, orang lebih senang berbicara (speaking ) daripada menulis (writing ) suatu pesan. Alasannya komunikasi lisan relatif lebih muda, dan praktis dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis. Mendengar dan membaca Orang-orang yang terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh atau mendapatkan informasi daripada menyampaikan informasi. Untuk melakukan hal tersebut, mereka memerlukan keterampilan mendengarkan (listening ) dan membaca (reading ) yang baik.

Komunikasi Nonverbal Menurut antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah menggunakan

gerakan-gerakan

tubuh,

bahasa

tubuh,

sebagai

berkomunikasi dengan orang lain. Contoh komunikasi nonverbal adalah:

alat

untuk

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

-

Mengerutkan dahi untuk menunjukkan sedang berpikir keras.

-

Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melamun.

-

Menganggukan kepala untuk menunjukkan tanda setuju atau oke.

Pentingnya Komunikasi Nonverbal Komunikasi nonverbal penting artinya terutama dalam menyampaikan perasaan dan emosi, mendeteksi kecurangan atau kejujuran serta sifatnya yang efisien. Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendetaksi kecurangan atau menegaskan kejujuran si pengirim pesan.

Tujuan Komunikasi Nonverbal Nonverbal -

Memberi informasi.

-

Mengatur alur suatu percakapan.

-

Ekspresi emosi.

-

Memberi sifat melengkapi pesan-pesan verbal.

-

Mempengaruhi orang lain.

-

Mempermudah tugas khusus. Dalam dunia bisnis, komunikasi nonverbal dapat membantu menentukan

kredibilitasdan potensi kepemimpinan seseorang. Jika dapat belajar mengelola kesan yang dibuat dengan bahasa isyarat, karakteristik atau ekpresi wajah, suara, dan penampilan , maka seseorang akan dapat melakukan komunikasi dengan baik. Kerika berhadapan dengan para karyawan, klien, atau pelanggan, perhatikanlah secara seksama apa dan bagaimana pesan-pesan yang mereka sampaikan.

PROSES KOMUNIKASI Menurut Bovee dan Thill dalam buku Business Communication Today , 6e, proses komunikasi terdiri atas 6 tahap, yaitu : -

Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan.

-

Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan.

-

Pengirim menyampaikan pesan.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

-

Penerima menerima pesan

-

Penerima menafsirkan pesan.

-

Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim.

MUNCULNYA KESALAHPAHAMAN KOMUNIKASI Faktor-faktor penghambat komunikasi tersebutdapat dikelompokan menjadi 4 masalah utama yaitu: -

Masalah dalam mengembangkan pesan, diantaranya keraguan isi pesan, asing dengan situasi yang ada, pertentangan emosi, sulit mengekspresikan ide/ gagasan.

-

Masalah dalam menyampaikan pesan, contoh dalam saat sedang menyampaikan presentasi makalah atau kertas kerja, sebaiknya anda memilih tempat yang memungkinkan audiens dapat melihat dan mendengarkan dengan jelas apa yang disampaikan. Jangan sampai ada di antara mereka yang merasa terhalang sesuatu.

-

Masalah dalam menerima pesan

-

Masalah dalam menafsirkan pesan, meliputi : •

Perbedaan latar belakang, coba pahami pandangan orang lain yang kadang tidak sesuai dengan persepsi kita.

•

Perbedaan penafsiran kata, perbedaan penafsiran kata sering kali terjadi karena majemuknya latar belakang budaya yang ada.

•

Perbedaan reaksi emosional, setiap pesan paling tidak mencakup dua hal: (1) dalam artian isi atau content yang berkaitan dengan subjek suatu pesan dan (2) dalam artian hubungan yang memberikan sifat suatu interaksi pengirim dan penerima suatu pesan.

BAGAIMANA MEMPERBAIKI KOMUNIKASI Untuk

dapat

persyaratan, yaitu: -

Persepsi

melakukan

komunikasi

yang

efektif

diperlukan

beberapa

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

Seorang komunikator yang cerdas harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang disampaikannya dapat diterima oleh komunikan atau tidak. -

Ketepatan Secara umum, audiens mempunyai suatu kerangka berpikir yang jelas. Agar komunikasi yang dilakukan mencapai sasaran , seseorang perlu mengekspresikan sesuatu sesuai dengan apa yang ada dalam kerangka berpikir mereka.

-

Kredibilitas Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki suatu keyakinan dan optimism yang tinggi bahwa audiensnya adalah orang-orang yang dapat dipercaya.

-

Pengendalian Dalam berkomunikasi, audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan yang disampaikan.

-

Keharmonisan Komunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang baik dengan audiens sehingga komunikasi dapat berjalan lancer dan mencapai tujuannya.

Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam komunikasi dengan memperhatikan 3 hal sebagi berikut: -

Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati.

-

Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi

-

Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan penerima.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

BAB 2 KOMUNIKASI ANTARPRIBADI

PENGERTIAN KOMUNIKASI ANTARPRIBADI Komunikasi anatarpribadi adalah komunikasi yang dilakukan antara seseorang dengan orang lain dalam suatu masyarakat maupun organisasi (bisnis dan nonbisnis), dengan menggunakan media komunikasi tertentu dan bahasa yang mudah dipahami (informal) untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

TUJUAN KOMUNIKASI ANTARPRIBADI Tujuannya antara lain: -

Menyampaikan informasi

-

Berbagi pengalaman

-

Menumbuhkan simpati. Simpati adalah suatu sikap positif yang ditunjukkan oleh seseorang yang muncul dari lubuk hati yang paling dalam untuk ikut merasakan bagaimana beban , derita , musibah , kepedihan , dan kepiluan yang sedang dirasakan oleh orang lain.

-

Melakukan kerjasama

-

Menceritakan kekecewaan atau kekesalan

-

Menumbuhkan motivasi

GAYA KEPEMIMPINAN Dalam dunia bisnis, penerapan gaya kepemimpinan seseorang akan dapat mempengaruhi sikap dan perilaku bawahannya (para karyawan dan pegawai) dalam melakukan pekerjaan mereka. Kepemimpinan dalam suatu organisasi terjadi karena adanya interaksi antara tiga komponen penting , yaitu manajer , karyawan , dan situasi , atau kondisi lingkungan kerja tertentu. Salah satu teori yang mampu memberikan gaya kepemimpinan seseorang adalah Teori X dan Y.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

Teori X dan Y Teori X: -

Karyawan cenderung tidak suka (malas) bekerja, kalau mungkin menghindarinya.

-

Karyawan selalu ingin diarahkan.

-

Manajer harus selalu mengawasi kerja.

Teori Y -

Karyawan suka bekerja.

-

Karyawan

yang

memiliki

komitmen

pada

tujuan

organisasi

akan

dapat

mengarahkan dan mengendalikan dirinya sendiri. -

Karyawan belajar untuk menerima bahkan mencari tanggung jawab pada saat bekerja.

EMPAT GAYA KEPEMIMPINAN Menurut Ludlow dan Panton terdapat 4 gaya kepemimpinan . 1. Pengarahan Gaya kepemimpinan pengarahan tepat digunakan pada situasi dan kondisi di mana para karyawan belum memiliki pengalaman yang cukup dalam menjalankan suatu tugas tertentu. 2. Pembekalan Gaya kepemimpinan pembekalan tepat digunakan pada situasi dan kondisi dimana

para

karyawan

telah

memiliki

pengalaman

yang

cukup

dalam

menyelesaikan pekerjaan. 3. Dukungan Gaya kepemimpinan ini tepat digunakan pada situasi dan kondisi dimana para

karyawan

telah

mengenal

teknik-teknik

yang

dituntut

mengembangkan hubungan yang baik dengan seorang manajer.

dan

telah

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

4. Pendelegasian Gaya kepemimpinan ini tepat digunakan pada situasi dan konsisi dimana para karyawan telah memahami dengan baik tugas-tugas pekerjaan yang harus diselesaikan.

GAYA KEPEMIMPINAN SITUASIONAL -

Keterampilan analitis, adalah merupakan keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang manajer dalam melakukan evaluasi atau penilaian kinerja karyawan dalam melaksanakan pekerjaan mereka.

-

Keterampilan fleksibilitas, penerapan gaya kepemimpinan kadang kala diterapkan secara kaku, tetapi dapat juga diterapkan secara luwes tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.

-

Keterampilan komunikasi, merupakan keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang manajer untuk menyampaikan ide atau gagasan kepada bawahannya , termasuk bagaimana ia harus menjelaskan perubahan gaya kepeimpinannya kepada bawahannya

KEPEMIMPINAN INTI -

Pemberdayaan Pada dasaranya merupakan kemampuan seorang manajer untuk berbagi pengaruh dan kendali dengan para karyawannya.

-

Intuisi Adalah keyakinan bawaan dalam diri seseorang mengenai sesuatu tanpa pertimbangan sadar. Manajer kadang memutuskan sesuatu hanya karena “rasanya benar” atau karena firasat.

-

Pemahaman diri Seorang manajer harus mampu menilai apa saja kekuatan yang dimilikinya dan  juga kelemahan yang ada pada dirinya. Kemampuan memahami diri yang baik akan membantunya dalam mengembangkan diri di masa depan.

-

Visi

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

Kemampuan berimajinasi dalam situasi yang berbeda dan situasi yang lebih baik dengan cara bagaiman mencapainya. -

Kesesuaian nilai Kemampuan untuk memahami dan memadukan prinsip-prinsip organisasi dengan nilai-nilai karyawan.

MENDENGARKAN SEBAGAI KEAHLIAN ANTARPRIBADI Sebagai contoh, ketika seorang manajer sedang menyampaikan presentasi bisnis disuatu ruang pertemuan, tiba-tiba telepon genggam salah seorang karyawan bordering. Dering telepon tersebut dapat membuyarkan atau mengganggu konsentrasi para peseta yang sedang mendengarkan presentasi.

BAB 3 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Keberhasilan komunikasi dalam suatu organisasi merupakan asset penting dalam pencapaian sasaran atau tujuan organisasi tersebut. Keberhasilan komunikasi yang tercermin dalam efektivitas dan efesiensinya merupakan alat perekat organisasi, yang juga mempengaruhi nama baik (goodwill ) organisasi yang bersangkutan.

HUBUNGAN KOMUNIKASI Hubungan komunikasi yang terjalin baik antara manajer yang satu dengan manajer yang lain, antara manajer dengan karyawan, atau antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lain, merupakan salah satu kunci keberhasilan manajer dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

-

Peran Manajerial Menurut Mintzberg, terdapat 3 peran manajerial yang dapat diterapkan oleh seorang manajer dalam suatu organisasi, yaitu: •

Peran Antarpribadi Peran antarpribadi menunjukan bahwa seorang manajer harus mampu memerankan dirinya sendiri sebagai seorang tokoh figure , manajer , dan penghubung.

•

Peran Informasional Adalah peran sebagai seorang juru bicara. Seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang juru bicara yang baik , khususnya yang berkaitan dengan penyampaian informasi tentang berbagai kebijakan penting organisasinya kepada pihak lain (eksternal organisasi).

•

Peran keputusan Peran keputusan mencakup 3 peran penting yaitu: peran wirausaha, peran pemecah masalah, dan peran pengalokasi sumber daya dan peran negosiator.

KEGIATAN PERTUKARAN INFORMASI Kegiatan organisasi yang terkait dengan pertukaran informasi (komunikasi): -

Menetapkan tujuan Tujuan organisasi dapat di definisikan dalam arti keuangan (finansial), mutu produk, penguasaan pasar, kepuasan karyawan, atau memberikan pelayanan bagi pelanggan.

-

Membuat dan melaksanakan keputusan Tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu organisasi dapat tercapai bila orangorang dalam organisasi tersebut membuat berbagai keputusan yang mendukung terlaksananya tujuan, serta mematuhi keputusan yang telah disepakati.

-

Mengukur prestasi kerja Saat keputusan telah dilaksanakan, manajemen perlu melakukan pengukuran untuk mengetahui apakah hasil yang diharapkan telah tercapai.

-

Merekrut dan mengembangkan staf Jika ingin merekrut seseorang, suatu perusahaan harus mengumumkan secara terbuka , meneliti resume , dan melakukan wawancara dengan pelamar sehingga

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

dapat ditentukan orang yang benar-benar cocok nntuk menduduki jabatan yang tersedia. -

Pelayanan pelanggan Dalam kaitannya dengan pelanggan, komunikasi juga mempunyai peranan penting misalnya pada pengecekan kredit, tagihan-tagihan, menjawab telepon dari konsumen, maupun penanganan masalah-masalah yang berkaitan dengan pengaduan dari konsumen.

-

Negosiasi dengan pemasok Melakukan negosiasi dengan berbagai pihak dan menyampaikan laporan perkembangan suatu perusahaan kepada pihak lain yang berkepentingan, tentu saja, memerlukan komunikasi yang dapat memuaskan kedua belah pihak yang sedang bernegosiasi.

-

Memproduksi produk Untuk menuangkan ide atau gagasan mengenai produk baru, kemudian menempatkannya dalam proses produksi, sampai akhirnya menjadi suatu produk yang siap dipasarkan, diperlukan komunikasi.

-

Berinteraksi dengan peraturan yang ada Komunikasi juga harus ada antarab perusahaan dengan pemerintah, sebagai wakil masyarakat, pemerintah sudah seharusnya melindungi kepentingan masyarakat.

POLA KOMUNIKASI Dapat dikelompokan menjadi dua yaitu: a. Saluran Komunikasi Formal yaitu komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi dari bawah ke atas, komunikasi horizontal, dan komunikasi diagonal. Keterbatasan komunikasi formal adalah cenderung birokratis dan ketat, sehingga proses pengambilan keputusan menjadi lamban. b. Saluran Komunikasi Informal Dalam jaringan komunikasi ini, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa memedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan jabatan, dapat berkomunikasi secara luas, meskipun hal-hal yang dibicarakan biasanya bersifat umum.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

CARA MENGELOLA KOMUNIKASI Penanganan pesan-pesan rutin: -

Mengurangi jumlah pesan

-

Memberi instruksi yang jelas

-

Mendelagasikan sebagian tanggung jawab

-

Memberi pelatihan pada petugas Penanganan krisis komunikasi:

-

Siapkan tim yang terampil dalam penanganan krisis

-

Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi

-

Ciptakan

sebuah

pusat

informasi

sebagai

representasi

perusahaan

yang

dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi. -

Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada salah, segera mohon maaf.

-

Tunjukan keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi juga dalam tindakan nyata.

MENINGKATKAN KETERAMPILAN KOMUNIKASI Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah: a. Membaca b. Mendengarkan c. Membuat percakapannya menarikd d. Melakukan wawancara e. Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil f. Berpidato dan presentasi g. Menulis surat, memo, dan laporan.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

BAB 4 KOMUNIKASI LINTAS BUDAYA

Pengertian Komunikasi Lintas Budaya Indonesia sebagai salah satu Negara yang sangat kaya dengan aneka macam budaya merupakan salah satu contoh yang sangat berharga bagi pelaku bisnis dalam menerapkan komunikasi lintas budaya. Sebagai mana diketahui setiap daerah yang ada di Indonesia ini memiliki khas beda dengan daerah lainnya, bagai mana mereka memanfaatkan keadaan itu pun dengan cara bekerja, mereka meyakini atau mempercayai suatu yang sudah turun menurun dari nenek moyang mereka, bagai mana mereka berpakaian dan bagai mana mereka memperlakukan suatu produk.

Pentingnya Komunikasi Lintas Budaya Tanpa harus mengamati secara jeli, orang awam pun mengetahui itu bahwa sudah lama Indonesia memasuki era globalilasi. Contoh sederhana adalah masuk nya sejumlah produk atau jasa dari luar negri yang dapat dikonsumsi oleh konsumen ditanah air, seperti pakaian, perlengkapan komunikasi, komputer personal produk elektronik dan pekerjaan orang asing dalam keahlian di bidang lain. Dengan melihat perkembangan atau tren yang ada saat ini komunikasi lintas budaya menjadi sangat penting yang artinya terjadi keharmonisan bisnis diantara mereka, bagaimanapun dibutuhkan pemahaman bersama antara ke dua orang atau lebih dalam melakukan komunikasi lintas budaya, baik melalui tulisan (termasuk dalam komunikasi di dunia maya) mau pun lisan (bertatapan wajah).

Memahami Budaya Dan Perbedaannya Komponen budaya yang lainya adalah bahasa (language ). Bahasa adalah suatu cara yang digunakan seseorang dalam mengungkapkan sesuatu simbol-simbol tertentu pada orang lain. Bahasa juga merupakan salah satu komponen budaya yang

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

paling sulit untuk dipahami. Meskipun demikian, bahasa sangatlah penting untuk dipelajari dan dipahami, sehingga melalui bahasa orang dapat memperoleh empati dan simpati dari orang lain. Untuk dapat memahami bahasa asing secara baik dan benar diperlukan ketekunan, kesabaran, dan latihan yang cukup.

Komunikasi Dengan Orang Asing Ketika tinggal di negara orang lain alangkah baiknya orang terebut mengenal budaya nya walaupun sedikit yang berlaku dinegaranya tersebut. Bahasa asing tentunya tidak bias dipelajari dalam waktu yang sangat singkat namun dilingkungan bisnis merupakan langkah baik yang senantiasa perlu dikembangkan. Kalau perlu dalam sekali pertemuan tentu yang bersifat informal bias juga diselipkan kata kata bahasa asing yang sudah dipahami. Di samping belajar bahasa asing anda juga harus membaca buku dan artikel tentang budaya asing tersebut, dan selanjutnya menanyakan secara langsung kepada mitra anda, usahakan agar anda berkonsentrasi belajar pada masalah masalah yang berkaitan dengan sejarah, budaya, agama politik, dan nilai-nilai.

BAB 5 PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

Pemahaman Proses Komposisi -

Perencanaan, pada dasarnya perencanaan meliputi tiga tahapan penting yang perlu diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisa audiens, dan memilih saluran media komunikasi yang akan digunakan.

-

Pengorganisasian, organisasi dan komposisi sangat erat hubungan nya dengan penyusuan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan paragraf. Oleh karenanya, perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata atau kalimat dan paragraf sederhana, mudah dipahami dan dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

-

Revisi, setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat maupun paragraf perhatikan apakah kata-kata, kalimat dan paragraf tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi harus ditelaah kembali dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya struktur kalimat yang digunakan dan bagai mana tingkat pemahamannya, kalo ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/ perbaikan-perbaikan seperlunya sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat tercapai seefektif mungkin.

Penentuan Tujuan Sebelum memutuskan untuk menyampaikan pesan-pesan bisni terhadap pihak lain,anda perlu terlebih dahulu menjawab 3 pertanyaan penting, yaitu apakah tujuan itu terealistis, apakah waktunya sudah tepat, dan apakah tujuan nya dapat diterima organisasi tersebut. Untuk dapat melakunkan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai tujuan orgnaisasi. 1. Mengapa tujuan harus jelas Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapaikan tujuan yang dikehendaki. Sebagaimana diketahui, setiap organisasi tentunya memiliki tujuan yang bermacam macam, yang sangat bergantung pada organisasinya. Di samping itu, penetuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakut antara lain: a. Keputusan untuk menerusakan pesan Sebelum menyampaikan pesan, tanyakan pada diri sendiri apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak. Jika pesan-pesan akan disampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada audiens, sebaiknya penyampaiannya ditahan dulu. Sebaiknya bila sangat penting dan akan membawa pengaruh yang besar, pesan sebaiknya segera disampaikan.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

b. Keputusan untuk menanggapi audiens Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audiens, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti pesan yang disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah harapan mereka sesuai dengan komunikator? Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan dapat mengaggapi mereka dengan baik. Komunikator dan audiens juga akan gagal juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka ingin kan bila harapan mereka tidak sesuai/ sejalan. c. Keputusan untuk memusatkan isi pesan Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu mepusatkan isi pesan. Komunikator seharusnya memasukan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Informasi yang tidak relevan harus disingikirkan atau dibuang jauh-jauh. Bila informasi yang tidak penting dimasukan dalam pesan-pesan yang akan disampaikan, inti pesan akan kabur, dan waktupun akan terbuang percuma. Pada akhirnya, penyampaian pesan tidak akan mencapai sasaran yang dikehendaki . d. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan Penentuan saluran/ media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu, sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan/ tulisan misalnya, seorang pimpinan kelompok kerja yang ingin mengumpulkan anggotanya, dapat menggunakn tulisan sebagai media komunikasi.

Analisis Audiens Bila suatu komunikasi memiliki maksud yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagai mana pemahaman/ pengetahuan, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka, bagaimana minat mereka, dan apa yang ingin mereka ketahui, jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut merupakan informasi yang sangat berharga yang akan memperngaruhi cakupan materi yang diberikan kepada audiens dan cara mengatasi audiens.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

Cara Mengembangkan Profil Audiens Mengembangkan suatu profil audiens dapat dikatakan gampang-gampang, jika lawan komunikasi adalah seseorang yang sudah dikenal dengan baik.penentuan profil audiens dalam hal ini tidak akan mengalami kesulitan karena yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sudah dikenal orang banyak.akan tetapi, semuanya akan menjadi sulit jika yang menjadi audiens orang-orang sama semakali belum dikenal, komunikator tidak pernah mendengar nama mereka, dan tidak pernah bertatap muka dengan mereka. Dalam kasus ini, komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

Penentuan Ide Pokok Pesan yang lebih leluasa, sedangkan ide pokok adalah pernyataan suatu topik, yang menjelaskan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens. Ide pokok dapat memotivasi orang-orang untuk melakukan apa yang ingin dilakukan dengan menggabungkan atau menyelaraskan/ maksud pengirim pesan dengan tujuan mereka. Dalam suatu surat pendek atau memo ide pokok mungkin jelas. Namun, dalam surat yang kompleks, menentukan ide pokok merupakan tugas yang tidak mudah. Sebelum dapat menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus diidentifikasikan.

Seleksi Saluran dan Media Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan (oral ) dan tertulis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis bergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens, dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

Komunikasi Lisan Salah

satu

kebaikan

komunikasi

lisan

(oral

communications )

adalah

kemampuannya memberikan umpan balik (feedback ) denga segera. Saluran ini digunakan bila pesan disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan lain dari komunikasi lisan adalah sifatnya yang ekonomis, pedekatan lisan juga bermanfaat bila yang disajikan adalah informasi kontroversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka

sehingga

komunikator

dapat

menyesuaikan

pesan-pesan

yang

akan

disampaikan. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara 2 orang atau lebih, pembicaraan lewat telepon wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil (diskusi), seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya.

BAB 6 PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisasi denga baik dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan pimpinan kepada para bawahannya, kadang kada tidak terorganisasi dengan baik .hal ini menjadikan pesan pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau tidak sesuai dengan apa yyang dikehendakinya. Mengapa hal ini bisa terjadi? Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut: -

Bertele-tele Sering kali pesan pembuka awal suatu surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraf baru masuk kedalam topik pembahasan. Dengan kata lain, pesan pesan awal terlalu bertele-tele sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan tersebut.

-

Memasukan bahan bahan yang tidak relevan faktor berikutnya adalah adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam pesan yang disampaikan kepada audiens.

-

Menyajikan ide-ide yang tidak logis penyebab selanjutnya adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan kepada

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

audiens. Hal ini menyebabkan ketidak lancaran komunikasi karaena audiens sangan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan. -

Infomasi

penting

kadang

kala

tidak

tercakup

dalam

pembahasan

apabila pesan pesan yang tidak relevan, yang tidak penting, dan pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecendrungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik pembahasan. Karena asik membahas hal hal yang hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan. Keempat masalah tersebut sering terjadi dalam komunikasi bisnis. Oleh karena itu, hal-hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.

Pentingnya Pengorganisasian yang Baik Dengan mengatur ide ide secara logis berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang dapat disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi motivasi maupun praktis bagi para audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu tantangan bagi komunikator. Untuk dapat mengorganisasi pesan pesan dengan baik ada 4 hal yang perlu diperhatikan, yaitu: -

Subjek dan tujuan harus jelas

-

Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan

-

Ide ide harus dikelompokan dan disajikan dengan cara yang logis

-

Semua

informasi

yang

penting

harus

sudah

tercakup

suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.

Pengorganisasian Pesan Pesan Melalui Outline Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik perlu dua proses tahapan, yaitu anda mendefinisakn dan mengelompokan ide-ide, kemudian anda

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

menetapkan urutan ide ide dengan perencanaan perorganisasional terpilih secara hati hati. Mendefinisikan dan mengelompokan ide-ide: Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap kumunikator yang harus dipecahkan. Jika materinya memang lemah dan tidak memliki suatu gaya yang menarik, fakta yang ada akan kabur. cepat atau lambat, audiens akan menyimpulkan bahwa anda benar-benar tidak mempunyai sesuatu yang bernilai sedikit pun. Apakah anda menelepon, membuat tiga paragraf surat, atau menulis laporan 200 halaman, anda akan mulai dengan mendefinisikan isi materi nya. Semakin panjang dan kompleks, semakin penting tahap pertama ini. Apa bila anda menyusun pesan yang panjang dan komples, outline   sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Hal ini karena dengan adanya outline  yang akan membantu anda yang akan memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya di samping itu, outline   akan menuntun anda untuk mengomunikasikan ide-ide dengan cara lebih sistematik, efisien, dan efektif. Melalui perencaanaan yang baik,

outline   akan membantu anda mengekpresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan mengerti dan memahami pola pemikiran anda.

BAB 7

A.KETERAMPILAN MEREVISI Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dengan dan tidaklah semudah menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi (personal). Dalam menulis surat-surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga dan waktu yang cukup. Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, pesan-pesan bisnis mencakup pesanpesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan.

Pesan-pesan Bisnis Tertulis Proses penulisan pesan-pesan bisnis dalam bentuk tertulis dimulai dari penulisan draf, selanjutnya dilakukan penelaahan lebih lanjut dari sudut substansi suatu pesan

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

maupun pengorganisasian, gaya bahasa yang digunakan, susunan kalimat, mekanik, format dan tata letak penulisannya. a. Mengedit isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan Untuk mengevaluasi efektivitas suatu pesan-pesan bisnis secara menyeluruh, keseluruhan dokumen perlu terlebih dahulu dibaca dengan cepat (skimming ). Pada saat melakukan evaluasi, ada beberapa hal yang perlu mendapatkan perhatian, antara lain : substansi suatu pesan , pengorganisasian pesan , dan gaya penulisannya . Pada tahap awal pengeditan, perhatikan secara seksama pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan-pesan tersebut mempunyai pengaruh terbesar terhadap audiens. Setelah yakin terhadap isi dan pengorganisasian

suatu

pesan bisnis, coba perhatikan gaya penulisannya. Pada saat yang sama, lakukan cek ulang untuk mengetahui apakah pesan-pesan yang disampaikan sudah jelas, tidak membingungkan, dan mudah dipahami oleh audiens. b. Mengedit Mekanik / Teknis Penulisan Langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis. Kesalahan mekanik dalam penulisan pesan-pesan bisnis akan dapat menganggu pemahaman maksud dan tujuan penulisan pesan-pesan bisnis tersebut. c. Mengedit Format dan Layout Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahankesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja.

Pesan-Pesan Bisnis Lisan Sebagaimana pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis, pesanpesan bisnis yang disampaikan dalam bentuk lisanpun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan baik. Pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan antara lain penyampaian pesan-pesan bisnis melalui rapat, negosiasi, dan presentasi bisnis.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

a. Substansi pesan Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan pesan-pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan disampaikan pada audiens. •

Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audiovisual) juga sudah tercantum di dalamnya.

b. Pengorganisasian pesan Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan mencakup 3 poin penting, yaitu:   Pembuka

•

•

Penyampaian substansi pesan

  Penutup

•

c. Gaya bahasa Pada umumnya, penulisan pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan cenderung hanya bersifat outline   atau garis besarnya saja, sedangkan penyajian secara lebih rinci dapat disampaikan pada saat melakukan presentasi. Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan-pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton. d. Pemilihan kata kata yang tepat -

Pilihlah kata yang sudah familier/ dikenal

-

Pilihlah kata-kata yang singkat

-

Hindari kata-kata yang bermakna ganda

MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik. Dalam menyusun suatu

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan . Tiga Jenis Kalimat; 1. Kalimat sederhana Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat 2. Kalimat Majemuk Kalimat majemuk berisi 2 atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. klausa independen merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri, sehingga tidak memiliki pengertian yang utuh. 3. Kalimat kompleks Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

Cara Mengembangkan Paragraf -

Ilustrasi Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi atau contoh yang dapat mmberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.

-

Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan) Anda dapat mengembangkan suatu paragraph dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.

-

Pembahasan sebab-akibat Ketika mengembangkan suatu paragraf, anda dapat memfokuskan perhatian pada alasan-alasan mengenai suatu hal. Mengapa hal tersebut harus dipilih atau dilakukan? Apa alasan yang mendasari suatu keputusan?. Dan masih banyak pertanyaan lain yang dapat dikembangkan lebih lanjut. Paling tidak, pola pengembangan paragraf dengan sebab-akibat akan membantu memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

-

Klasifikasi Paragraf

dapat

dikembangkan

dengan

cara

melakukan

klasifikasi

atau

pengelompokan ide-ide umum ke dalam ide-ide yang lebih khusus. -

Pembahasan Pemecahan Masalah Cara lain untuk mengembangkan paragraf adalah dengan menyajikan masalah, kemudian menjelaskan cara pemecahan masalah tersebut. Cara pengembangan paragraph ini akan mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi. Satu hal yang perlu diperhatikan dalam kaitannya dengan memberikan

pengaruh kepada audiens anda adalah memusatkan ide/ gagasan tunggal (kesatuan ide) untuk setiap paragraph dan perlu tetap dijaga agar suatu paragraph singkat.

BAB 8 PENULISAN DIRECT REQUEST 

A. PENGORGANISASIAN DIRECT REQUEST  Direct request   dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau suatu organisasi (bisnis maupun nonbisnis) kepada pihak lain (seseorang/ individu atau organisasi) untuk meminta berbagai informasi penting dengan segera dan dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada termasuk media elektronik. Organisasi direct request   mencakup pembukaan, penjelasan rinci dan penutup dengan uraian sebagai berikut:

1. Pembukaan Kalimat permulaan direct request harus menyatakan permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi surat tersebut.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

2. Penjelasan Rinci Agar penjelasan terhadap hasil perkembangan kata-kata pembuka lebih lancar, Anda perlu membuat kalimat pertama di bagian pertengahan surat yang Anda buat dengan berorientasi pada pemberian manfaat bagi pembaca. Pendekatan lain yang mungkin dapat diterapkan untuk bagian pertengahan adalah membuat serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan Anda menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks.

3. Penutup Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasi ataupun pemberian goodwill . Untuk memudahkan pembaca, cantumkan beberapa informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.

B. PERMINTAAN INFORMASI RUTIN Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan sehingga Anda harus menjaga maksud/ tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan Anda. Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan berikut: (1) apa yang ingin diketahui; (2) mengapa hal tersebut perlu diketahui; (3) mengapa hal ini dapat membantu. Dalam kaitannya dengan direct request , permintaan dapat berasal dari dalam (berupa lisan atau tulisan/ memo) maupun dari luar organisasi bisnis.

C. MENULIS DIRECT REQUEST PENGADUAN Istilah surat pengaduan (claim letter ) dan surat penyesuaian (adjustment letter ) yang berkaitan erat dengan madalah kepuasan konsumen. Dalam surat direct request , Anda mungkin dapat meminta salah satu dari berikut ini. a. Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali seharga barang tersebut (refund ). b. Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan. c. Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak. d. Perbaikan gratis. e. Pengurangan harga karena produknya ada yang cacat atau rusak.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

f. Pembatalan atas suatu pesanan produk. g. Pembetulan atas kesalahan penagihan produk. h. Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran. i.

Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur. Suatu penyampaian keluhan/ pengaduan dapat dilakukan secara langsung

dengan menelepon atau mengunjungi organisasi yang bersangkutan. Namun pengajuan pengaduan secra tertulis akan lebih baik karena secara rinci mencakup halhal yang menjadikan Anda tidak puas. Dalam menulis surat pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal ini: 1. Jelaskan masalah yang dihadapi secara rinci 2. Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian 3. Usahakan nada surat Anda tidak marah atau emosional 4. Permintaan tindakan khusus

D. SURAT UNDANGAN, PESANAN, DAN RESERVASI 1. Surat Undangan Penulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekatan langsung. Ide pokk dalam paragraf pertama berisi undangan. Selanjutnya diikuti dengan penjelasan yang lebih rinci tentang ide pokok di awal surat tersebut. Berikutnya diakhiri dengan penutup yang berisi suatu harapan atau tindakan yang diinginkan dan ucapan terima kasih.

2. Surat Pesanan dan Reservasi Surat pesanan paling tidak mencakup tiga komponen penting, yaitu pernyataan rinci apa yang Anda pesan, metode pengirimannya, dan cara pembayarannya. Kemukakan secara jelas kuantitas/ jumlah produk yang dipesan, ukuran, warna, harga pembayaran, lokasi pemesan, tanggal pengiriman, dan petunjuk khusus lainnya.

E. Permintaan Kredit Secara sederhana, ada dua tahap yang perlu diperhatikan dalam upaya memperoleh kredit, yaitu 1) mengisi formulir yang telah disediakan oleh lembaga perkreditan yang ada; dan 2) mengirimkan/ melampirkan berbagai data pendukung

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

penting yang diperlukan dalam proses memperoleh kredit tersebut. Data pendukung yang dimaksud mencakup antara lain kartu tanda pengenal, laporan keuangan tahun terakhir, data pendukung lainnya, serta surat permohonan kredit (credit request ). Hal tersebut penting bagi lembaga perkreditan untuk menilai kelayakan Anda dalam memperoleh kredit, baik dilihat dari sisi besarnya jumlah kredit maupun jangka waktu pengembaliannya.

BAB 9 PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF

A. STRATEGI PENULISAN UNTUK PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN PESAN-PESAN POSITIF Pengorganisasian permintaan pesan-pesan rutin dan good news   dalam dunia bisnis pada dasarnya memilki pola yang hampir sama dan menggunakan pendekatan langsung atau deduktif, sebagaimana nampak dalam tabel berikut: Tabel 9.1 Pendekatan Langsung Pesan Rutin dan Good News Routine Messages

Good News

(Pesan Rutin)

(Berita/ Kabar Baik)

•

Pembuka: Pernyataan ide pokok

•

Pembuka: Pernyataan ide pokok

•

Isi: Penjelasan rinci

•

Isi: Penjelasan rinci

•

Penutup: Mengingatkan kembali

•

Penutup: Mengingatkan kembali

ide

pokok

pemikiran

atau

mencakup

penutup

berorientasi ke depan.

yang

ide

pokok

pemikiran

atau penutup

mencakup yang

berorientasi ke depan.

Adapun keunggulan dan kelemahan dari pendekatan langsung ini adalah sebagai berikut:

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

Keunggulan: �

Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan.

�

Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah Anda lakukan.

�

Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu perhatian seksama.

Kelemahan : �

Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdsasarkan cara berpikirnya.

�

Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”; hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnya.

1. Strategi Permintaan Pesan-Pesan Rutin Dengan menggunakan pendekatan langsung untuk permintaan pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok (pernyataan awal yang lebih spesifik) dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Pada bagian pertengahan dari pesan rutin, perlu disampaikan pernyataan yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum penjelasan yang lebih rinci disampaikan dalam penulisan pesan rinci. Pendekatan lain untuk bagian pertengahan dari permintaan rutin juga dapat dilakukan dengan pendekatan tanya-jawab. Pada bagian akhir dari pemintaan pesan-pesan rutin kemukakan pernyataan keramahan, apresiasi/ penghargaan, tindakan khusus yang diinginkan.

2. Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis yang positif melalui lisan maupun tertulis, bentuk pesan-pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula yang sederhana, yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang jelas. Upaya bagian awal penulisan

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas dan mampu menarik perhatian pembaca. Selanjutnya pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci. Pada bagian ini kemukakan penjelasan yang lebih rinci untuk mendukung ide pokok. Bagian akhir pesan-pesan positif umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan keramahan dan pernyataan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh pembaca.

B. PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOODWILL Melalui pesan-pesan good news dan goodwill, para pelaku bisnis dapat melakukan berbagai upaya untuk mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karyawan, dan masyarakat publik pada umumnya.

1. Good News tentang Pekerjaan Pada umumnya, surat yang meninformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan (good news ) menggunakan pendekatan langsung (direct approach ). Namun

tidak

tertutup

kemungkinan,

sesuatu

yang

menyenangkan

atau

menggembirakan pihak lain dapat diungkapkan dengan pendekatan tidak langsung. Dalam dunia bisnis, terdapat beberapa contoh good news   yang berkaitan dengan masalah pekerjaan, baik yang berbentuk finansial maupun nonfinansial, antara lain: Tabel 9.2 Pendekatan Langsung Pesan Rutin dan Good News Finansial 

Nonfinansial 

•

Kenaikan gaji

•

Promosi jabatan

•

Bonus lembur kerja

•

Tanda penghargaan

•

Fasilitas

  Insentif

•

•

Tunjangan hari raya

•

Kredit bunga sangat ringan

•

Asuransi kesehatan dan jiwa

kendaraan

dan

perumahan •

Proposal (usulan) suatu proyek diterima

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

2. Good News  tentang Produk Dalam dunia bisnis yang riil di lapangan,dapat dijumpai bermacam-macam good

news yang berkaitan dengan produk, seperti pemberian diskon harga hingga 50 persen, pemberian kupon diskon, jaminan garansi produk hingga tiga tahun, produk rusak uang kembali, dan lain-lain. 3. Pesan-Pesan Goodwill

Goodwill   adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok, atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesan secara bersahabat yang secara tidak langsung berkaitan dengan tujuan bisnis.

C. MENULIS JAWABAN POSITIF 1. Surat Konfirmasi Pesanan Pada umumnya, surat konfirmasi diperlukan apabila terdapat pesanan produk dengan jumlah dan nilai yang cukup besar. Dengan menggunakan pendekatan langsung, paragraf pertama berisi pernyataan tentang kabar baik. Pelanggan ditempatkan dalam suatu urutan penting dan sangat diharapkan dapat menerima produk. Dalam surat konfirmasi tersebut, yang harus disampaikan adalah bahwa produk yang dipesan sedang dalam proses pengecekan dan segera dikirimkan ke pelanggan secara cepat dan tepat sesuai dengan yang mereka kehendaki. Pada bagian pertengahan, harus dinyatakan secara jeals dan tegas sikap profesionalisme dari suatu perusahaan yang mencakup rangkuman semua transaksi secara akurat dan jelas. Pada bagian terakhir surat konfirmasi pesanan, Anda meyakinkan pemesan apa yang akan dilakukan berikutnya dan manfaat apa yang akan diperolehnya.

2. Menjawab Permintaan Informasi Proses

pengambilan

keputusan

tidak

dapat

dilakukan

segera

karena

permasalahan birokratis. Meskipun proses pengambilan keputusan cenderung lamban, permintaan informasi dari pelanggan atau pihak lain harus direspons secara cepat dan tepat.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

a. Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial Ketika menjawab permintaan informasi yang mencakup penjualan potensial, terdapat tiga tujuan utama yang perlu memperoleh perhatian, yaitu (1) memberi tanggapan terhadap semua permintaan atau menjawab semua pertanyaan; (2) mendorong penjualan yang akan datang, dan (3) memberikan kesan yang baik terhadap pelanggan dengan memberikan tanggapan yang baik dan tambahan informasi produk terbaru.

b. Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan Dalam hal ini, jawaban atas permintaan informasi tidak dilengkapi dengan informasi terbaru. Jadi surat tanggapan yang dibuat semata-mata untuk menanggapi permintaan informasi yang diminta oleh pelanggan.

D. MENANGANI PERMINTAAN KREDIT RUTIN 1. Persetujuan Kredit Surat persetujuan kredit mencakup beberapa hal, antara lain batas maksimal  jumlah kredit yang diberikan, lama dan jumlah angsuran per bulan, tanggal rekening dikirim, beban administrasi dan bunga, tanggal jatuh tempo, dan konsekuensi lainnya yang berkaitan dengan masalah kredit tersebut. Dalam kaitannya dengan persetujuan akad kredit dengan jumlah plafon tertentu, adakalanya dilibatkan pihak notaris yang ada di suatu wilayah tertentu.

2. Memberikan Referensi Kredit Terkadang permohonan kredit kepada suatu lembaga perbankan tidak memerlukan surat rekomendasi dari pihak lain. Akan tetapi untuk jenis-jenis kredit tertentu yang memiliki nilai kredit yang tinggi, umumnya pemberi kredit memerlukan surat rekomendasi dari pihak lain. Hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomendasi, antara lain (1) permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan, dan (2) nyatakan sesuai dengan fakta yang ada, jangan dibuat-buat.

E. SURAT REKOMENDASI DAN PEMBERITAHUAN Dalam surat rekomendasi umumnya dijelaskan berbagai hal yang berkaitan dengan masalah kemampuan, kedisiplinan, kemandirian, dan sikap positif lainnya yang dapat dipakai sebagai dukungan untuk melanjutkan kariernya.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik, seperti: 1. Nama lengkap pemohon (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari pekerjaan). 2. Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon. 3. Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri. 4. Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon. 5. Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/ kedudukan yang dicari. Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga pemohon tidak boleh melihat isi surat rekomendasi tersebut. Oleh karena itu, surat rekomendasi pada umumnya dikirimkan secara langsung ke tempat tujuan yang dikehendaki oleh pemohon.

BAB 10 PENULISAN BAD NEWS 

1. Pengantar Salah

satu

fungsi

dari

komunikasi

adalah

untuk

menyampaikan

pesan/informasi. Pesan yang disampaikan tentu tidak selalu berbentuk pesan yang positif atau pesan yang menyenangkan. Bentuk pesan yang juga sering disampaikan adalah pesan yang bersifat negatif atau yang biasa disebut bad news. Bad news atau kabar buruk adalah pesan yang jika disampaikan akan memberikan perasaan tidak menyenangkan bagi penerima pesan tersebut. Oleh karena itu, pembuatan dan penyampaian pesan bad news harus memperhatikan banyak hal serta harus menggunakan cara yang tepat agar penyampaian pesan dapat dilakukan secara efektif namun tetap memperhatikan perasaan penerima pesan bad news .

2. Tujuan dalam Mengkomunikasikan Bad News  Dalam mengkomunikasikan bad news , tujuan utama adalah agar membuat penerima berita mau menerimanya, menjaga niat baik penyampai berita dan menghindari tuntutan hukum atas berita yang kita sampaikan. Menyampaikan berita buruk mungkin bukan merupakan tugas penulisan yang

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

paling menyenangkan bagi seseorang, tetapi hal ini bisa sangat membantu apabila dapat dilakukan secara efektif. Menurut Guffey, Rhodes, dan Rogin (2005), sebagai komunikator bisnis yang harus menangani berita buruk, seseorang akan mempunyai banyak tujuan, antara lain sebagai berikut: 1) Penerimaan Pastikan pembaca memahami dan menerima berita buruk. Pola tidak langsung membantu dalam mencapai tujuan ini. 2) Citra Positif Promosikan dan jaga citra baik diri dan organisasi. Dengan menyadari tujuan ini, maka pihak penyampai bad news telah bertindak dengan benar. 3) Kejelasan Pesan Buat pesan sejelas mungkin sehingga korespondensi tambahan tidak lagi diperlukan. 4) Proteksi Hindari menimbulkan tuntutan atau tanggung jawab hukum terhadap pihak penyampai bad news atau organisasi pihak penyampai bad news . Empat hal tersebut merupakan tujuan secara normal, dan kita tidak selalu berhasil mencapai semuanya. Tetapi, pola-pola yang akan segera dipelajari seiring berjalannya waktu memberi para komunikator pemula strategi dan taktik yang cukup bermanfaat dalam menyampaikan berita mengecewakan secara sensitif dan aman. Dengan pengalaman, seseorang akan mampu mengubah-ubah pola-pola tersebut dan mengadaptasikannya dengan tugas penulisan spesifik organisasi. Terkait tujuan yang keempat yaitu proteksi atau untuk menghindari tuntutan hukum atas bad news yang disampaikan, pihak yang menyampaikan bad news harus memperhatikan beberapa penyebab yang dapat membuatnya sebagai penyampai informasi dapat terjerat masalah hukum. Walaupun tidak selalu dapat mengantisipasi

konsekuensi

menyampaikan

bad news

persoalan hukum berikut ini.

dari harus

kata-kata

yang

tetap waspada

digunakan, terhadap

tiga

pihak

yang

penyebab

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

1) Bahasa Kasar Menyebut orang dengan kata-kata yang tidak pantas (contoh: jahanam, bajingan, dll) dapat membuat penyampai informasi dalam masalah. Bahasa kasar dapat menjadi masalah hukum apabila hal tersebut salah,mencemari nama baik, dan dipublikasikan yang cenderung disebut sebagai fitnah. Namun apabila hanya diucapkan berdua dengan orang yang menerima informasi dan tidak dipublikasikan mungkin tidak dapat menjadi penyebab seseorang terkena masalah hukum, dan hal itu cenderung disebut dengan umpatan. Jelas, seorang komunikator yang kompeten akan menghindari melakukan tuduhan tanpa bukti dan membiarkan emosi mereka melepaskan bahasa kasar tercetak atau terpublikasi.

2) Bahasa Sembrono Bahasa

sembrono

dapat

meliputi

pertama,

pernyataan

yang

bisa

merusak atau disalahpahami. Dalam hal ini penyampai informasi harus waspada terhadap penjelasan yang menyampaikan lebih banyak informasi dari yang dimaksudkan, dan juga harus berhati-hati atas dokumen yang disimpan.

3) Syndrom  orang baik Hindari pernyataan yang membuat penyampai informasi merasa baik tetapi menyesatkan atau tidak akurat. Hal ini dikarenakan kebanyakan penyampai informasi benci menyampaikan berita buruk atau menjadi orang jahat. Untuk membuat diri terlihat baik terkadang terdapat godaan untuk membuat pernyataan yang cenderung baik namun secara hukum berbahaya karena berita yang disampaikan dapat menjadi tidak benar/ akurat. Sedangkan menurut Bovee (2007), tujuan mengkomunikasikan bad news adalah untuk: 1) Menyampaikan berita buruk. 2) Memperoleh penerimaan tentang berita buruk tersebut. 3) Mempertahankan sebanyak mungkin niat baik dengan penerima. ��

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

4) Mempertahankan citra baik organisasi. 5) Mengurangi atau menghilangkan kebutuhan

korespondensi tentang hal

tersebut di waktu yang akan datang.

3. Strategi Pengorganisasian Bad News 1) Menciptakan Audience-Centered Tone  Intonasi atau nada dalam menyampaikan bad news mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis yang didukung dengan tiga tujuan secara spesifik, antara lain: a.

Membantu

audiens

mengerti

bahwa bad

news

menggambarkan

suatu keputusan yang tegas. b. Membantu audiens mengerti bahwa keputusan anda adalah adil. c.

Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill   bagi perusahaan.

2) Memilih Pendekatan Organisasional Terdapat dua pendekatan organisasional yang dapat diterapkan dalam kaitannya dengan pesan-pesan yang kurang menyenangkan audiens (bad  news ), yaitu perencanaan tak langsung dan perencanaan langsung. Perencanaan tak langsung (indirect plan ) merupakan pendekatan yang paling familiar digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens, dan sering digunakan untuk menghindari kekecewaan orang lain. (1) Pendekatan Secara Tidak Langsung Dalam metode ini, cara yang digunakan untuk menyampaikan Bad News dilakukan untuk menghindari kekecewaan orang lain. Cara penyampaian secara tidak langsung dilakukan secara bertahap. Menurut Guffey, pendekatan secara tidak langsung terdiri dari 4 tahapan yaitu : (1.1) Pembuka (Buffer ) Pembuka berisi pernyataan netral tetapi bermakna yang tidak ��

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

menyebutkan berita buruk. Dalam bagian pembuka, beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain: (1.1.1) Hindari kata tidak, jangan, tolak, dan sebagainya yang menyatakan penolakan secara langsung. (1.1.2) Menggunakan frase yang tidak relevan. (1.1.3) Permohonan maaf, dan (1.1.4) Penulisan Buffer yang terlalu panjang.

(1.2) Alasan Bagian ini berisi latar belakang atau sebab yang mendasari Bad

News sebelum menyatakan keputusan yang sebenarnya. Alasan ini diperlukan untuk mengarahkan pembaca Bad News untuk menerima keputusan secara logis.

(1.3) Bad News  Keputusan yang diambil dikemukakan dengan jelas namun dengan bahasa yang halus. (1.4) Penutup Tahap terakhir adalah penutup yang berisi pernyataan personal, positif, hangat, bersahabat, dan menyenangkan. Selain itu, dapat disertakan alternatif pemecahan masalah yang terjadi pada klien.

Secara ringkas, tahapan penyampaian Bad News secara tidak langsung dapat disajikan dalam bagan berikut:

�������

������

��� ����

�������

Pendekatan secara tidak langsung banyak digunakan oleh perusahaan untuk menjaga hubungan bisnis yang baik dengan klien dan menciptakan citra baik terhadap publik yang pada akhirnya akan meningkatkan nilai bisnis perusahaan tersebut. ��

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

(2) Pendekatan Langsung Banyak surat berita buruk yang paling baik ditulis secara tidak langsung. Walaupun relatif jarang diterapkan, pendekatan langsung memiliki suatu keuntungan yaitu audiens hanya memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokoknya, yaitu bad news . Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisasikan dengan pendekatan langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad news , selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat. Dalam Buku Komunikasi Bisnis karangan Djoko Purwanto (2012) Bab 10 mengenai Penulisan Bad News dan Pesan Persuasif disampaikan bahwa suatu pendekatan organisasional perencanaan langsung (direct plan ) dapat diterapkan jika: (2.1) Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke point yang dituju (2.2) Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan (2.3) Pesan disampaikan secara empati. Terkait penulisan Bad News menggunakan pola langsung, sebagaimana disampaikan Guffey, Rhodes, dan Rogin, dinyatakan bahwa pendekatan langsung dengan berita buruk terdahulu mungkin lebih efektif dalam beberapa situasi seperti berikut: (2.1) Ketika penerima mungkin mengabaikan berita buruk. Dengan membludaknya surat saat ini, banyak pembaca menyaring pesan dan hanya melihat pembukaannya. Bila meraka tidak menemukan materi yang penting, kemungkinan pesan tersebut akan dibuang. Kenaikan tarif, perubahan dalam pelayanan, persyaratan kebijakan baru, dan sebagainya yang termasuk ke dalam kategori pesan

penting

ini

mungkin

memerlukan

keberanian

untuk

memastikan perhatian. (2.2) Ketika kebijakan organisasi menuntut kelangsungan. Beberapa perusahaan berharap semua pesan dan pengumuman ��

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

internal, termasuk berita buruk, disampaikan secara terus terang tanpa embel-embel. (2.3) Ketika penerima lebih menyukai kelangsungan. Manajer yang sibuk mungkin memilih kelangsungan. Pesan yang lebih

pendek

memungkinkan

pembaca

menangkap

informasi

dengan segera. Bila pembaca dapat diyakini lebih menyukai fakta disampaikan terus terang, maka dapat digunakan pola langsung. (2.4) Ketika diperlukan ketegasan. Pesan yang harus menunjukan determinasi dan kekuatan sebaiknya tidak menggunakan teknik penundaan. Misalnya surat peringatan terakhir dalam serangkaian surat tagihan jatuh tempo. Surat sebagaimana

yang

dimaksud

tersebut

memerlukan

sebuah

pembukaan langsung. (2.5) Ketika berita buruk tidak merusak. Bila berita buruk tidak signifikan (seperti kenaikan kecil dalam biaya) dan tidak secara pribadi memengaruhi penerima, maka strategi langsung tentu dapat digunakan.

Berikut ini merupakan bagan pendekatan langsung

��� ����

 ������ ���������� ������

���������� ���

��� ����

������� ������� ��� ����������

����

Gambar 1 Pendekatan Langsung Pengorganisasian Bad News 

��

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

4. Mengkomunikasikan Informasi dan Jawaban Negatif Dalam dunia bisnis, sering kali memberikan jawaban langsung sebagai bentuk penolakan, atau ketidaksetujuan terhadap sesuatu, berkomunikasi.

Dalam

situasi

seperti

itu,

menjadi hambatan dalam

keterampilan

komunikasi

seorang

komunikator diuji kemampuannya untuk mengatakan “tidak” dengan tetap menjaga hubungan yang baik dengan berbagai pihak di kemudian hari. 1) Bad news tentang produk

Bad news yang berkaitan dengan produk antara lain kenaikan harga produk, penarikan kembali produk, produk rusak atau cacat. Bagi pelanggan, bad

news t entang produk tentunya memberikan dampak negatif bagi mereka. Oleh karena itu, penyampaian bad news tentang produk perlu mempertimbangkan dampak negatif yang ditimbulkannya.

2) Penolakan Kerjasama Menjalin

kerjasama

dengan

seharusnya

dilakukan

untuk

perusahaan.

Namun,

dalam

pelaku

bisnis

memperkuat

lain

merupakan

jaringan

praktiknya bisa

hal

pemasaran

terjadi suatu

yang suatu

penolakan

kerjasama bilamana bentuk kerjasamanya merugikan pihak lain. 3) Penolakan Undangan Bila harus mengatakan “tidak” atas suatu undangan teman bisnis, dapat digunakan pendekatan organisasional pendekatan langsung dan pendekatan tak langsung. Penggunaan kedua pendekatan tersebut sangat bergantung pada seberapa dekat hubungan Anda dengan pihak lain.

5. Penyampaian Bad News ke Pelanggan Ketika pelanggan

penyampai

atau

calon

informasi pelanggan,

ingin perlu

menyampaikan bad diperhatikan

news

bagaimana

kepada menjaga

pembaca pesan tetap merasa baik dan dapat meneruskan hubungan bisnis di kemudian hari. Oleh karena itu, ada tiga hal yang perlu mendapat perhatian, yaitu:

�

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

1)

Tetap bekerja sebaik mungkin menuju terwujudnya suatu penjualan ulang

(Resale ). 2) Tetap menjaga instruksi atau informasi tambahan sejelas mungkin. 3) Tetap optimis, percaya diri sehingga pembaca anda tidak kehilangan minat.

Memperkuat kepercayaan pelanggan dengan memberikan pelayanan dan produk yang baik merupakan salah satu

cara efektif untuk menumbuhkan

penjualan ulang bagi para pelanggan. Jangan sampai pelanggan kecewa hanya karena pemilihan pendekatan yang salah. Hal ini harus betul-betul diwaspadai, terutama para pengambil kebijakan perusahaan. Berikut adalah contoh kejadiankejadian yang mungkin dapat terjadi dalam kegiatan usaha suatu perusahaan: 1) Bad news tentang Pesanan Ada beberapa alasan mengapa perusahaan menyampaikan pesan-pesan bad

news tentang pesanan. Dalam kaitannya dengan penulisan bad news kepada pelanggan (customers ), paling tidak ada dua jenis bad news yang bisa disampaikan kepada pelanggan, yaitu: (1) pengusaha hanya dapat memenuhi sebagian produk yang dipesan, atau (2) pengusaha sama sekali tidak dapat memenuhi semua produk pesanan tersebut. Bila

pengusaha

hanya

dapat

memenuhi

sebagian

pesanan

produk pelanggan, maka dapat menggunakan pendekatan organisasional perencanaan tak langsung, Diawali dengan paragraf pembuka berisi good news bahwa sebagian produk pesanannya dapat dipenuhi, selanjutnya diikuti dengan tindakan untuk mengingatkan penjualan ulang produk, dan diakhiri dengan penutup yang mampu mendorong ke arah pemenuhan semua transaksi tersebut. Apabila sama sekali tidak dapat memenuhi pesanan produk pelanggan, pengusaha masih dapat menggunakan pendekatan organisasional tak langsung. Namun, dalam paragraf pembuka atau buffer hanya akan mengonfirmasikan suatu penjualan, dan menjelaskan alasan mengapa tidak dapat memenuhi atau mengirimkan produk pesanan tersebut. ��

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

2) Penolakan Surat Aduan dan Keluhan Dalam melakukan penolakan atas surat aduan (claim letters) yang diajukan oleh pelanggan, maka sebaiknya menghindari penggunaan bahasa yang mempunyai dampak negatif bagi mereka. Sebagai gantinya, tunjukkan bahwa Anda memahami dan telah memperhatikan keluhan tersebut. Kemudian jika keluhan tersebut tidak beralasan, jelaskan secara rasional mengapa keluhan tersebut ditolak. Secara umum, untuk menjawab surat aduan, pengusaha dapat menggunakan pendekatan organisasional perencanaan tak langsung dimana menyatakan penolakan tersebut pada bagian pertengahan surat. Sebagai contoh, seorang pelanggan ingin mengembalikan produk yang telah dibeli kepada perusahaan. Dalam kaitan ini, pada bagian awal dapat dinyatakan sesuatu yang bersifat netral. Selanjutnya, pada bagian berikutnya perlu dijelaskan alasan terhadap suatu keputusan dan diikuti dengan pernyataan penolakan secara eksplisit. Pada bagian akhir surat, perlu kata penutup yang bersahabat dan menawarkan suatu informasi yang diminati oleh pelanggan, seperti penawaran produk baru. 3). Mengganti Produk Seorang pelanggan dapat saja meminta atau memesan suatu produk yang baru saja habis terjual atau produk yang sudah tidak diproduksi lagi. Apabila pengusaha merasa yakin bahwa pelanggan dapat menyetujui produk pengganti (substitution products ), maka produk pengganti dapat dikirim kepada pelanggan. Akan tetapi, jika terdapat keraguan, maka pengusaha dapat mengirimkan surat kepada pelanggan disertai cara pemesanannya. Pendekatan yang dapat digunakan dalam kaitannya dengan penggantian suatu produk adalah pendekatan organisasional perencanaan tak langsung. Terkadang terdapat suatu permasalahan apabila produk pengganti adalah lebih mahal daripada produk aslinya. Pengusaha harus dapat menunjukkan kepada pelanggan mengapa produk pengganti tersebut lebih mahal daripada produk aslinya. Apabila produk pengganti tersebut disetujui, maka perlu adanya penyesuaian harga produk.

��

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

4) Tidak Memenuhi Pesanan Kadangkala pengusaha tidak dapat memenuhi pesanan baik sebagian maupun dengan produk pengganti (unfillable orders ). Apabila hal ini terjadi maka tugas pengusaha tersebut adalah menyatakan secara tegas bahwa perusahaan tidak dapat memenuhi pesanan dari pelanggan. Pendekatan yang dapat digunakan adalah menggunakan perencanaan tak langsung. Salah satu cara untuk menjaga kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan adalah membantu pelanggan dengan memberikan informasi dimana suatu produk dapat diperoleh. Para manajer seringkali dihadapkan pada suatu keputusan yang tidak menguntungkan bila harus menyampaikan bad news kepada para karyawannya. Surat bagi

calon manajer

mungkin

dapat ditulis

dengan menggunakan

pendekatan organisasional perencanaan langsung. Di lain pihak, surat-surat untuk pelamar kerja seringkali ditulis dengan pendekatan organisasional perencanaan tak langsung, karena pembaca akan dipengaruhi secara emosional.

6. Poin-Poin Penting yang Harus Diperhatikan dalam Mengembangkan Pesan Negatif Menurut Bovee (2007), terdapat beberapa poin penting yang harus diperhatikan dalam mengembangkan pesan negatif, di antaranya adalah: 1) Mengelola waktu dengan hati-hati. Dalam

mengembangkan

pesan

negatif/

bad

news ,

pengelola

waktu

pembuatan dan penyampaian pesan negatif menjadi sebuah faktor yang penting dalam keberhasilan penyampaian pesan negatif tersebut. 2) Bila masalah telah ditutup, jangan menyiratkan bahwa masalah tersebut masih terbuka. Dalam menyampaikan pesan negatif, hindari menggunakan bahasa atau ungkapan yang dapat memberikan kesan bahwa masalah yang dibicarakan masih berkelanjutan ketika sebenarnya masalah tersebut telah selesai dan tidak bisa dilanjutkan kembali. Pemilihan kata yang tepat dan jelas sangat penting dalam pengembangan pesan negatif agar tidak menimbukan salah pengertian. ��

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

3) Tawarkan ide-ide alternatif bila mampu. Jika memungkinkan dan mampu, tawarkan alternatif-alternatif solusi atau tindakan yang dapat diambil dalam menanggapi pesan negatif yang diterima oleh penerima. Hal ini dapat menjadi sebuah cara untuk mengurangi dampak yang ditimbulkan oleh penyampaian pesan negatif. 4) Jangan menyiratkan bahwa ada bantuan atau informasi lain mungkin tersedia padahal sesungguhnya tidak ada. Dalam menyampaikan pesan negatif/ bad news , hindari bahasa yang dapat menimbulkan penafsiran bahwa terdapat bantuan atau informasi lain yang akan

diberikan

kepada

penerima

yang

pada

kenyataannya

tidak

ada. Pemilihan kata yang tepat dan jelas tetap memegang peranan penting untuk menghindari hal ini.

7. Teknik Untuk Menyampaikan Berita Buruk Secara Sensitif

Merupakan salah satu satu teknik spesifik untuk penggunaan pola tidak langsung dalam menyampaikan pesan berita buruk. Keempat komponen pola tidak langsung dalam teknik penyampaian berita buruk secara sensitif adalah sebagai berikut: 1) Menyangga Pembukaan Penyangga adalah sarana untuk mengurangi keterkejutan atau kekecewaan dan juga untuk mengurangi perasaan negatif, maka sebaiknya dimulai dengan pernyataan netral tetapi bermakna yang membuat pembaca terus membaca. Berikut adalah beberapa kemungkinan untuk pembukaan pesan berita buruk: (1)

Berita terbaik. Awali dengan bagian pesan yang mengungkapkan berita terbaik.

(2)

Pujian. Puji pencapaian, organisasi, atau usaha penerima.

(3)

Apresiasi. Sampaikan terima kasih kepada pembaca karena berbisnis dengan

Anda,

karena

mengirim

sesuatu,

karena

menunjukkan

kepercayaan terhadap organisasi Anda, karena ungkapan perasaan, atau hanya karena memberi umpan balik.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

(4)

Persetujuan.

Buat pernyataan yang relevan di mana baik pembaca

maupun penerima setuju. (5)

Fakta. Berikan informasi objektif yang mendahului berita buruk.

(6)

Pemahaman. Tunjukkan bahwa Anda peduli terhadap pembaca.

(7)

Permintaan maaf.

Sebuah permintaan maaf tepat untuk membuka

penyangga. Penyangga yang baik menghindari mengemukakan berita buruk dengan segera. Lebih jauh lagi, mereka tidak menyampaikan kesan salah bahwa akan ada berita baik yang mengikuti, selain itu mereka memberi transisi alami menuju komponen surat berita buruk selanjutnya. 2) Mengemukakan alasan Bagian terpenting dalam surat berita buruk adalah bagian yang menjelaskan mengapa suatu keputusan negative adalah perlu. Tanpa alas an yang baik untuk menolak sebuah permintaan atau klaim, surat itu akan gagal, betapa pun cerdik surat disusun atau ditulis. Berikut adalah beberapa kemungkinan untuk mengemukakan alasan dengan baik: (1) Berhati-hati dalam menjelaskan. Bila alasan bersifat tidak rahasia dan bila hal itu tidak akan menimbulkan tuntutan hukum, kita dapat bersikap spesifik. (2)

Menyebutkan manfaat bagi pembaca atau lainnya jika masuk akal. Pembaca lebih terbuka terhadap berita buruk bila dalam beberapa cara, bahkan secara tidak langsung, hal itu dapat membantu mereka.

(3)

Menjelaskan

kebijakan

perusahaan.

Pembaca

tidak

akan

menyukai

pernyataan kebijakan samar yang melarang sesuatu. (4)

Memilih kata-kata positif. Karena kata-kata yang kita gunakan dapat memengaruhi pembaca, pilihlah dengan hati-kati kata yang positif.

(5)

Menunjukkan bahwa masalah ditanggapi dengan serius dan adil. Dalam menjelaskan alasan, tunjukkan pada pembaca bahwa kita memperlakukan masalah dengan serius, menyelidiki dengan seksama, dan membuat keputusan yang tidak bias.

3) Meringankan berita buruk. Meskipun tidak dapat mencegah kekecewaan karena berita buruk, kita dapat

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

mengurangi rasa kecewa dengan menyampaikan berita secara sensitif. Kita harus mempertimbangkan bila pembaca akan menderita secara pribadi. Karena berita buruk. Sejumlah teknik yang bijak dalam meringankan pukulan pembaca tersebut antara lain: (1)

Menempatkan berita

buruk

secara

strategis.

Daripada menyorotinya,

selipkan berita buruk di antara kalimat-kalimat lainnya, mungkin di antara alasan kita. (2)

Menggunakan

kalimat

pasif.

Kata kerja

pasif

memungkinkan

kita

mengurangi tekanan pada pelaku tindakan. (3)

Menyatakan hal positif.

Pesan

akan

jauh

lebih

efektif

ketika

kita

menjelaskan apa yang dapat kita lakukan dan bukannya apa yang tidak dapat kita lakukan. (4)

Menyatakan penolakan secara tidak langsung.

Terkadang kita dapat

menghindar menyatakan penolakan secara langsung. Sering kali, alasan dan penjelasan kita tidak pelak lagi mengarah pada penolakan permintaan. Penolakan yang eksplisit pada saat itu juga mungkin kejam dan tidak perlu. (5)

Menyarankan kompromi atau alternatif. Suatu penolakan tidak terlalu mengecewakan apabila tersedia kompromi, pengganti, atau alternatif yang cocok.

4) Penutupan yang menyenangkan. Setelah menjelaskan berita buruk secara sensitif, tutuplah pesan dengan pernyataan yang menyenangkan dengan menunjukkan niat baik. Penutupan harus bersifat pribadi, berikut beberapa teknik untuk membuat penutupan yang baik: (1)

Harapan ke depan. Antisipasi hubungan atau bisnis di masa depan.

(2)

Alternatif. Bila ada alternatif, akhiri surat dengan nasihat yang dapat diikuti.

(3) Harapan baik. Tutup sebuah surat dengan memberi harapan baik. (4)

Layanan gratis. Ketika konsumen mengeluh perusajaan sering mengirim kupon, sampel, atau hadiah untuk memperoleh kembali kepercayaan dan mempromosikan bisnis di masa depan.

(5)

Penjualan kembali atau promosi penjualan.

Ketika

merusak

pada

atau

bersifat

pribadi,

referensi

berita informasi

buruk tidak penjualan

kembali atau promosi mungkin tepat. Hindari penutupan yang terdengar licik, tidak tulus, tidak tepat, atau tidak

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

 jelas. Jangan mengundang korespondensi lebih lanjut, dan jangan mengulangi berita buruk.

8. Studi Kasus

Belum lama ini dunia security dihebohkan oleh skandal “Superfish ” yang melibatkan perusahaan komputer multinasional Lenovo, di mana dalam kasus tersebut Lenovo bekerja sama dengan perusahaan periklanan Superfish dan melakukan

pra-instal

perangkat

lunak

“Superfish

Visual Discovery ”

pada

beberapa produknya setidaknya sejak bulan September tahun 2014. Hal ini menjadi masalah keamanan yang serius karena Superfish secara sengaja membuat root- 

certificate sendiri yang berpura-pura sebagai sertifikat asli situs tertentu sehingga perangkat

lunak

Superfish

ini

dapat

“mengintip”

semua aktivitas pengguna

perangkat yang telah “terinfeksi” oleh Superfish saat berselancar di dunia maya, misalnya saat melakukan pencarian di situs Google, Amazon, Facebook, Klik BCA, dan situs-situs dengan alamat “htpps”. Padahal, alamat “https” seharusnya menunjukkan komunikasi yang terjamin keamanannya antara pengguna dan situs tersebut karena komunikasi tersebut telah terenkripsi. Superfish secara sengaja membuat lubang keamanan yang sangat serius yang dapat

mengakibatkan

peretasan dan pencurian data-data konsumen Lenovo, misalnya data kata sandi situs jejaring sosial, browser history, atau bahkan data perbankan pengguna. Superfish jelas menghianati standar keamanan yang telah dipatuhi selama ini. Konsumen Lenovo yang menyadari bahwa pada perangkatnya terdapat perangkat lunak yang mencurigakan akhirnya melakukan protes

dan

meminta

penjelasan

kepada pihak Lenovo. Pihak Lenovo pun akhirnya mengakui skandal tersebut dan mengeluarkan pernyataan resmi sebagai berikut. Research Triangle Park, NC - 19 Februari 2015: Di Lenovo, kami melakukan segala upaya untuk memberikan pengalaman pengguna yang luar biasa bagi pelanggan kami. Kita tahu bahwa jutaan orang bergantung pada perangkat kita setiap hari, dan itu adalah tanggung jawab kami untuk memberikan kualitas, kehandalan, inovasi, dan keamanan untuk masing-masing dan setiap pelanggan. Dalam upaya kami untuk meningkatkan pengalaman pengguna kami, kami

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

melakukan pra-instal perangkat lunak pihak ketiga, Superfish (berbasis di Palo Alto, CA), pada beberapa notebook   konsumen kami. Tujuannya adalah untuk meningkatkan pengalaman belanja menggunakan teknik penemuan visual mereka. Pada kenyataannya, kami memiliki keluhan pelanggan tentang perangkat lunak ini. Kami bertindak cepat dan tegas sekali saat masalah ini mulai muncul. Kami mohon maaf karena menyebabkan kekhawatiran untuk setiap pengguna untuk alasan apapun - dan kami selalu berusaha untuk belajar dari pengalaman dan memperbaiki apa yang kami lakukan dan bagaimana kami melakukannya. Kami berhenti melakukan pra-instalasi (Superfish) di awal Januari. Kami menutup koneksi server yang mengaktifkan perangkat lunak (Superfish) juga pada bulan Januari, dan kami menyediakan sumber daya online untuk membantu pengguna menghapus perangkat lunak ini. Akhirnya, kami bekerja secara langsung dengan Superfish dan dengan mitra industri lain untuk memastikan kami mengatasi kemungkinan masalah keamanan saat ini dan di masa yang akan datang. Informasi lengkap mengenai kegiatan ini dan alat untuk penghapusan perangkat lunak (Superfish) tersedia di sini: http://support.lenovo.com/us/en/product_security/superfish http://support.lenovo.com/us/en/product_security/superfish_uninstall Untuk menjadi jelas: Lenovo tidak pernah menginstal perangkat lunak ini pada setiap notebook ThinkPad, maupun desktop, tablet, smartphone atau server; dan perangkat lunak tersebut tidak lagi diinstal pada perangkat Lenovo. Selain itu, kami akan menghabiskan beberapa minggu ke depan untuk mendalami masalah ini, mempelajari apa yang bisa kami lakukan dengan lebih baik. Kami akan berbicara dengan mitra, pakar industri, dan pengguna kami. Kami akan menampung umpan balik mereka. Pada akhir bulan ini, kami

akan mengumumkan rencana untuk membantu memimpin Lenovo dan

industri kami ke depan dengan pengetahuan yang lebih dalam, lebih memahami, dan fokus yang lebih besar pada isu-isu seputar adware, pra-instalasi, dan keamanan. Kami yakin dengan produk kami, berkomitmen untuk upaya ini, dan bertekad untuk terus meningkatkan pengalaman bagi pengguna kami di seluruh dunia. Superfish mungkin muncul pada model ini: ��

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

Seri G: G410, G510, G710, G40-70, G50-70, G40-30, G50-30, G40-45, G50-45, G40-80 Seri U: U330P, U430P, U330Touch, U430Touch, U530Touch

Seri Y: Y430P, Y40-70, Y50-70, Y40-80, Y70-70

Seri Z: Z40-75, Z50-75, Z40-70, Z50-70, Z70-80

Seri S: S310, S410, S40-70, S415, S415Touch, S435, S20-30, S20-30Touch

Seri Flex: Flex2 14D, Flex2 15D, Flex2 14, Flex2 15, Flex2 Pro, Flex 10

Seri MIIX: MIIX2-8, MIIX2-10, MIIX2-11, MIIX 3 1030

Seri YOGA: YOGA2Pro-13, YOGA2-13, YOGA2-11, YOGA3 Pro

Seri E: E10-30

Seri Edge: Lenovo Edge 15

Kaitan teori dengan tanggapan resmi Lenovo mengenai kasus Superfish tersebut, nampak bahwa pihak Lenovo menyampaikan kabar buruk kepada konsumen. Lenovo menyampaikan bahwa pada beberapa produk notebook-nya telah dipasang perangkat lunak yang dapat mengakibatkan masalah keamanan data pengguna. Seperti yang kita ketahui, penyampaian bad news atau pesan buruk dapat menggunakan pendekatan langsung maupun tidak langsung. Pendekatan tak langsung merupakan pendekatan yang lazim digunakan untuk penulisan pesanpesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan terhadap audiens. Pendekatan ini sering digunakan untuk menghindari kekecewaan orang lain. Sedangkan pendekatan langsung diawali dengan pernyataan bad news selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat. Pendekatan ini memiliki satu keuntungan yaitu audiens hanya

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokoknya yaitu bad

news . Menurut analisis kelompok kami, penyampaian berita buruk (bad news ) dari pihak Lenovo kepada konsumen Lenovo merupakan berita buruk (bad news ) mengenai keamanan data konsumen, di mana beberapa produk notebook Lenovo yang telah dipasarkan sudah dipasangi perangkat lunak yang dapat mengakibatkan masalah keamanan data pengguna. Jika dilihat dari pendekatan organisasionalnya maka pendekatan yang digunakan oleh supplier merupakan pendekatan tak langsung, hal tersebut bisa dilihat dari susunan penyampaiannya yaitu terdiri dari pembuka, alasan, penyampaian bad news , dan penutup.

1) Pembuka Pembuka yaitu tahap awal dari sebuah berita buruk (bad news ) yang berisi tentang

pernyataan

netral

kepada

audiens

sebelum

berita

buruk

tersebut

disampaikan atau biasa disebut dengan istilah buffer , sebuah pernyataan yang tanpa beban bagi audiens. Dalam kasus Superfish ini pernyataan pembuka disampaikan dengan mengutarakan komitmen dari perusahaan Lenovo untuk melakukan segala upaya guna memberikan pengalaman pengguna yang luar biasa bagi

pelanggan

dan

meyakinkan

pelanggan

bahwa

memberikan

kualitas,

kehandalan, inovasi, dan keamanan untuk pelanggan adalah tanggung jawab Lenovo.

2) Alasan Pada tahap ini pihak yang menyampaikan berita buruk (bad news ) memberikan alasan mengapa suatu hal tersebut terjadi dan mengapa keputusan tersebut harus diambil/terjadi. Dalam hal ini seorang komunikator yang baik harus dapat memusatkan perhatian terhadap manfaat apa yang diambil oleh audiens. Apabila pengirim pesan menyajikan alasan yang efektif, maka hal tersebut dapat membantu audiens mengerti bahwa keputusannya adalah wajar dan logis. Dalam kasus Superfish di atas, pihak Lenovo mengatakan “Dalam upaya kami untuk meningkatkan pengalaman pengguna kami, kami melakukan pra-instal perangkat lunak pihak ketiga, Superfish (berbasis di Palo Alto, CA), pada beberapa notebook konsumen kami. Tujuannya adalah untuk meningkatkan pengalaman belanja menggunakan teknik penemuan visual mereka.” Pihak Lenovo memberikan alasan bahwa pemasangan

perangkat

lunak

Superfish

ini

bertujuan

untuk

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

meningkatkan pengalaman pengguna produk Lenovo dalam hal belanja secara

online . 3) Bad News  Setelah memberikan alasan mengapa suatu keputusan harus diambil, maka pada tahap ini dapat secara langsung dikemukakan keputusan apa yang akan diambil. Pada kasus Superfish ini yang menjadi berita buruk (bad news ) adalah terjadi ketidakpuasan pelanggan terhadap pemasangan perangkat lunak Superfish pada notebook mereka.

4) Penutup Setelah disampaikan pesan-pesan yang kurang menyenangkan, pada tahap berikutnya adalah penyampaian kata penutup yang bersifat positif, hangat, bersahabat, dan lebih menyenangkan, dan disertai pula pemecahan masalah kepada audiens. Pada kasus di atas, pihak Lenovo

mengucapkan permohonan

maaf karena menyebabkan kekhawatiran untuk setiap pengguna untuk alasan apapun dan meyakinkan audiens bahwa Lenovo akan berkomitmen untuk belajar dari pengalaman dan berusaha menjadi lebih baik. Di samping itu Lenovo juga memberikan solusi atas masalah yang dihadapi konsumen produknya yang telah “terinfeksi” Superfish dengan menyediakan alat

penghapus

perangkat

lunak

Superfish yang dapat diunduh oleh konsumen secara gratis.

9. Kesimpulan

Maksud dari pesan-pesan bad news adalah untuk menyampaikan informasi yang kurang menyenangkan dengan tetap menjaga atau memperhatikan bagaimana dampaknya bagi audiens. Sebagai contoh, berita dukacita, pemutusan hubungan pekerjaan (PHK), penurunan jabatan, penolakan kredit, kegagalan ujian, penolakan lamaran pekerjaan dan sejenisnya. Untuk mencapai tujuan tersebut, harus dipertimbangkan bagaimana pandangan audiens. Bahkan, kalau memungkinkan penyampai

informasi

dapat menjelaskan

bagaimana pesan- pesan bad news

dapat tetap memberikan manfaat kepada audiens. Secara umum pendekatan organisasional yang banyak diterapkan untuk pesan-pesan bad news adalah perencanaan tak langsung, yang dimulai dengan suatu pembuka yang bersifat netral, kemudian diikuti dengan suatu alasan yang

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

mendukung pernyataan bad news, dan diakhiri dengan kata penutup yang memiliki dampak positif bagi audiens. Sedangkan pendekatan organisasional lainnya adalah perencanaan langsung, yang digunakan terutama untuk penyampaian pesan-pesan bad news yang mempunyai dampak emosional yang sangat kecil kepada audiens, yang dimulai dengan pernyataan bad news , diikuti dengan alasan yang jelas dan diakhiri dengan kata penutup yang positif dan bersahabat.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

BAB 11 PENULISAN PESAN – PESAN PERSUASIF

PERENCANAAN PESAN-PESAN PERSUASIF Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan, atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyaipilihan dan membuat mereka setuju. Penyampaian pesan-pesan persuasif dapat diterapkan untuk kepentingan internal dan eksternal. Didalam suatu organisasi, pesan-pesan persuasif dimaksudkan untuk menjual ide/gagasan kepada orang lain, memberi saran agar prosedur operasional lebih efisien, mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu, dan untuk meminta bantuan dana bagi pembiayaan suatu proyek tertentu. 1.

Analisis audienn Penyampaian pesan-pesan persuasif yang terbaik adalah dengan cara menghubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasikan

perbedaan

individual,

analisis

audiens

anda

dan

kemudian susunlah suatu pesan yang dapat menjadi daya tarik bagi kebutuhan mereka. 2.

Pertimbangan perbedaan budaya Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu

dalam

memuaskan

kebutuhan

audiens,

tetapi

juga

akan

membantu bagaimana mereka respek terhadap anda. 3.

Memilih pendekatan organisasional Dalam hal ini, kita dapat menggunakan pendekatan organisasional tak langsung dalam menyampaikan pesan-pesan persuasif. Akan tetapi jika audiens adalah objektif, atau jika kita tahu bahwa mereka suka mendengan pesan yang disampaikan secara langsung, maka bisa menggunakan pendekatan operasional langsung.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

MENGEMBANGKAN PESAN-PESAN PERSUASIF Persuasi

yang

efektif

mengandung

empat

komponen

penting,

yaitu

menetapkan kredibilitas, membuat kerangka argumentasi audiens, menghubungkan audiens dengan hal-hal yang logis, dan menetapkan posisi anda dengan pengunaan bahasa yang baik dan tepat. 1. Menetapkan kredibilitas Kredibilitas ditentukan oleh sejauh mana tingkat kepercayaan dan reliabilitas. Kredibilitas adalah sejauh mana kita dapat dipercaya oleh orang lain. Salah satu cara untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah melalui fakta. Semua bentuk dokumen, statistik, jaminan, dan hasil riset merupakan bukti objektif yang dapat mendukung kredibilitas anda. 2. Kerangka argumentasi Ketika kita cukup mengumpulkan berbagai fakta, bukti, dan temuan lainnya, maka kita siap membuat kerangka argumentasi yang diantaranya adalah sebagai berikut. a. Attention  (Perhatian)  (Perhatian) Adalah fase dimana kita harus meyakinkan audiens segera bahwa kita mempunyai sesuatu yang berguna untuk disampaikan. b. Interest  (Minat)  (Minat) Adalah fase dimana kita menjelaskan relevansi pesan dengan audiens. c. Desire  (Hasrat)  (Hasrat) Adalah fase dimana kita membuat audiens untuk mengubah keinginannya dengan menjelaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat bagi audiens. d. Action  (Tindakan)   (Tindakan) Adalah fase dimana kita menyaraknan tindakan spesifik yang kita inginkan kepada audiens.

3. Memilih Daya Pemikat Kebanyakan pesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan logika dan daya

pemikat

yang

emosional

untuk

melakukan

persuasi

audiens.

Untuk dapat menemukan keseimbangan antara keduanya tergantung pada 4

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

faktor penting yakni tindakan yang kita harapkan, harapan audiens kita, tingkat resistensi yang harus kita hadapi, dan seberapa jauh kita menjual ide atau gagasan tersebut pada audiens. a. Pemikat emosional untuk melakukan sesuatu kepada audiens, kita dapat memanfaatkan emosi yang dilandasi dengan suatu argumentasi atau dalam bentuk simpati kepada audiens selama pemikat emosional sangat kuat. b. Pemikat logika c. ketika kita memilih pemikat logika, kita dapat menggunakan salah satu satu dari ketiga jenis alasan berikut. 

analogi, adalah menggunakan suatu alasan dari bukti spesifik menuju bukti spesifik.



Induksi, adalah memberikan alasan dari bukti spesifik menuju kesimpulan umum.



Deduksi, adalah pemberian alasan yang bersifat umum umum dari kesimpulan yang spesifik.

d. Pertimbangan etika Pelaku bisnis secara etis menginformasikan kepada para pelanggan baik yang berkaitan dengan manfaat, ide, organisasi, produk, atau tindakan tertentu, sehingga pelanggan dapat mengakui betapa baiknya suatu ide.

MENULIS PERMINTAAN PERSUASIF Yang paling penting ketika menyusun permintaan persuasif untuk suatu tindakan adalah tetap menjaga batas-batas permintaannya. Oleh karena itu, dalam membuat suatu permintaan persuasif perlu perhatian khusus terhadap manfaat yang baik secara langsung maupun tak langsung dalam memenuhi permintaan tersebut.

1. Permintaan

Persuasif

untuk

Tindakan

Mulailah dengan kalimat yang mampu mengundang perhatian pembaca yang menunjukkan bahwa anda mengetahui sesuatu yang sangat diharapkan pembaca. Bahkan pesan persuasive yang sifatnya memuji atau menyanjung

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

tentang pembaca juga dapat dibenarkan. Pertengahan, gunakan kalimat yang mampu menarik minat dan harapan pembaca. Akhiri tulisan anda dengan suatu permintaan atau permohonan tindakan spesifik.

2. Permintaan

dan

Pengaduan

Persuasif

untuk

Penyesuaian

Kebanyakan surat pengaduan (claim letters) dimulai dengan pernyataan pesan-pesan rutin. Namun demikian, anda juga menulis surat pengaduan persuasive dengan menambahkan bukti tambahan dan menggunakan teknik yang lebih menarik perhatian pembaca.

PENULISAN PESAN-PESAN PENJUALAN DAN PERMOHONAN DANA Ada dua jenis pesan-pesan persuasive, yaitu surat penjualan (sales letters ) dan surat permohonan bantuan dana (fundraising letters ). Kedua pesan tersebut memiliki perbedaan yaitu pesan-pesan penjualan biasanya dikirim oleh organisasi yang berorientasi pada laba untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar mengeluarkan sejumlah uang atas produk mereka sendiri. Dilain pihak, pesan-pesan permohonan bantuan dana biasanya dikirim oleh organisasi nirlaba untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar memberikan bantuan dana atau lainnya kepada pihak lain. Persamaannya, keduanya bersaing untuk bisnis dan kepentingan publik. Keduanya juga berusaha melakukan persuasi kepada pembaca untuk mengeluarkan uang atau waktu untuk menghasilkan suatu nilai tertentu yang ditawarkan. 1. Perencanan Pesan-Pesan Penjualan Salah satu tujuan ketika merencanakan pesan-pesan penjualan adalah untuk memperoleh pemahaman secara menyeluruh tentang produk anda. Dalam penyampaian pesan persuasive, mulailah dengan melakukan analisis audiens dan memfokuskan pada bagaimana kebutuhan, minat, dan emosianal mereka. Langkah selajutnya adalah memilih poin penjualan produk atau manfaat yang paling menarik bagi audiens. Ketika melakukan komposisi pesan-pesan persuasive, fokuskan pada poin penjualan produk yang mampu menjadi daya

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

pikat bagi audiens. Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menyampaikan pesan-pesan penjualan, diantaranya melalui brosur, pengiriman surat, sample , kartu, telpon, surat elektronik dan iklan media masa dan elektronik. 2. Pengorganisasian dan Komposisi Pesan-Pesan Penjualan Kebanyakan

surat

penjualan

disusun

berdasarkan

perencanaan

organisasional AIDA yang digunakan untuk penulisan pesan persuasif. Ciri-ciri surat tersebut harus mengandung hal-hal berikut. a. Menarik Perhatian, dengan

menggunakan

kalimat

tanya pada

permulaan paragraf, dengan menekankan contoh produk terbaru, memberikan ilustrasi, dan memberikan solusi dari suatu masalah. b. Membangun Minat, dengan menekankan titik penjualan produk kepada audiens, dengan menempatkan titik penjualan utama dalam paragraph awal. c. Meningkatkan Hasrat, dengan mengungkapakan manfaat utama bagi pembaca dalam kata-kata atau gambar, grafik atau bagan yang lebih menarik. d. Memotivasi tindakan, dengan memilih media penyampaian surat penjualan kepada pembaca yang memungkinkan mereka memberikan tanggapan atas surat tersebut.

3. Perencanaan Pesan-Pesan Permohonan Bantuan Dana Sebelum menulis surat permohonan bantuan dana, yang perlu diperhatikan adalah kita harus mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik, dengan cara memahami siapa pembaca, bahasa apa yang digunakan, apa manfaatnya, bagaimana latar belakangnya, dan lain-lain.

Ada empat hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat permohonan bantuan dana, yaitu: a. Anda harus mampu menjelaskan kebutuhan secara spesifik. b. Tunjukkan kepada pembaca betapa pentingnya donasi yang anda sumbangkan kepada pihak lain.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

c. Kemukakan secara jelas berapa jumlah donasi yang dibutuhkan. d. Jelaskan manfaat atau kegunaan donasi yang diberikan kepada pembaca.

BAB 12 DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS

Pengertian Surat dan Surat Bisnis Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis ataupun nonbisnis. Sedangkan Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan bisnis.

Fungsi Surat Bisnis Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai fungsi sebagai berikut: •

Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta begi pengirim surat. Dalam kaitanya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagi pembawa pesanpesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain.

•

Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikir atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis.

•

Alat bukti tertulis (dokumen tertulis).

•

Alat untuk mengingat.

•

Bukti sejarah (historis).

•

Pedoman kerja.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

Pengelompokan Surat Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya; a. Surat Bersampul Surat Bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang yang terdiri atas kertas dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran b. Kartu Pos Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk mnyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis, yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran10cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT pos Indonesia. c. Warkat Pos Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop. Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila kertas tersebut dilipat akan membuat amplop. d. Telegram dan Teleks Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh, sedangkan gram (graf) berarti tanda tang tercetak. e. Memorandum (Memo) dan Nota Memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yag berupa pemberitahuaan, permintaan atau halhal lain dalam suatu organisasi (internal Organisasi. f. Surat Tanda Bukti Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengkuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain.

Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya Menurut pemakaiannya, surat dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu:

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

�

Surat Pribadi Surat pribadi (personal letter) adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi.

�

Surat Dinas Surat dinas atau surat resmi (formal letter) adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah.

�

Surat Bisnis Surat bisnis (business letters) adalah surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis.

�

Surat Sosial Surat sosial (social letters) adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya.

Pengelompokan Surat menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju Menurut

Banyaknya

(Jumlah)

Sasaran

yang

Dituju,

surat

dapat

dikelompokkan menjadi tiga, yaitu: a. Surat Biasa Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat pribadi atau privasi. b. Surat Edaran Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan kepada seorang atau suatu lembaga yang ditujukan kepada orang atau lembaga lain dalam jumlah yang banyak. c. Surat Pengumuman Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang suatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai atau karyawan suatu organisasi atupun masyarakat luas.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya 1. Surat Biasa Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia), dapat beramplop dan tanpa amplop.

2. Surat Konfidensial (terbatas) Surat konfidensial adalah surat yang termasuk rahasia, terbatas untuk kalangan tertentu.

3. Surat Rahasia Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh orang/ pejabat tertentu.

Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaian 1. Surat Biasa Surat biasa adalah surat yang penanganannya diperlukan biasa saja atau tidak ada suatu perlakuan khusus atas surat tersebut. 2. Surat Segera Surat segera adalah surat yang memang memerlukan penanganan secepat mungkin atau dilakukan dengan segera, meskipun tingkat penanganannya tidak secepat surat kilat. 3. Surat Kilat Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera, harus didahulukan, dan memperoleh perlakuan khusus daripada surat-surat yang lainnya.

Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya Pengelompokkan surat menurut isi dan maksudnya sangat tergantung dari maksud dan tujuan pengirim surat.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

Bagian Surat dan Bentuk Surat Secara umum, bagian surat baik untuk surat dinas maupun surat bisnis mencakup beberapa komponen penting, antara lain: (1) kepala surat/ kop surat (letterhead ), (2) tanggal surat (date ), (3) nomor, lampiran, dan perihal/ hal (number,

enclosed, subject ), (4) alamat tujuan (inside address ), (5) salam pembuka (salutation ), (6) paragraf pembuka (first paragraph ),(7) paragraf isi

paragfaph ),

(8)

paragraf

penutup

( close

paragraph ),

(9)

salam

(body penutup

(complimentary close ), (10) tanda tangan (signature ), (11) nama jelas penanda tangan (name and title ), (12) tembusan (notation ), (13) inisial (initial )

Format Lipatan Surat dan Amplop �

Format Lipatan Surat Ada beberapa bentuk lipatan surat yang lazim digunakan dalam dunia korespondensi bisnis, antara lain; a. Lipatan baku (standard fold ) b. Lipattan setengah baku (semi standard fold ) c. Lipatan akordeon (accordion fold ) d. Lipatan setengah akordeon (semi accordion fold ) e. Lipatan tunggal (single fold ) f. Lipatan ganda/ paralel (parallel/ double fold ) g. Lipatan model prancis (french fold ) h. Lipatan model baron (baronial fold )

Aneka Bentuk Amplop Amplop dapat dikelompokkan berdasarkan wujudnya, ukurannya, dan penggunaannya. A.

Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi: •

Amplop biasa

•

Amplop berjendela

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

B.

Berdasarkan ukurannya, amplop dapat dibedakan menjadi: •

Amplop resmi

•

Amplop kartu

•

Amplop bisnis

•

Amplop pendek

•

Amplop panjang

•

Amplop lebar

C.

Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi: •

Amplop katalog

•

Amplop mata berkait

•

Amplop kancing bertali

Contoh-contoh Surat Bisnis �

Surat Pemesanan Surat pemesanan (order letters ) merupakan salah satu surat bisnis yang lazim dijumpai dalam dunia bisnis, baik pada perusahaan yang bergerak pada proses pengolahan (manufacturing ), perdagangan (trade ), maupun jasa (service ).

�

Surat Konfirmasi Surat konfirmasi (confirmation letters ) addalah surat yang berisi tentang penjelasan tertentu yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan, penegasan atau meyakinkan atas sesuatu.

�

Surat Pengaduan Surat pengaduuan adalah surat yang berisi pengaduan pelanggan kepada pihak lain dengan cara-cara yang baik karena pelanggan merasa dirugikan atau dikecewakan, agar memperoleh solusi terbaik bagi kedua belah pihak.

�

Surat Permintaan Informasi

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

Surat permintaan informasi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang, kelompok, atau lembaga untuk meminta berbagai informasi penting kepada pihak lain baik perseorangan atau lembaga. �

Surat Ucapan Selamat Surat ucapan selamat adalah surat yang dikirimkan oleh perorangan, kelompok, maupun lembaga yang berisi pemberian ucapan selamat atas keberhasilan seseorang.

�

Surat Pemberitahuan Surat pemberitahuan adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau organisasi yang berisi pemberitahuan kepada pihak lain baik perorangan maupun organisasi.

�

Surat Penagihan Surat penagihan adalah surat yang digunakan untuk menagih hutang pihak lain yang telah melampaui waktu yang telah ditentukan.

�

Surat Peringatan Surat peringatan adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada pihak lain baik seseorang maupun organisasi yang berisi peringatan atas sesuatu hal.

�

Surat Perintah Kerja’ Surat perintah kerja (SPK) adalah surat yang ditulis oleh pimpinan suatu perusahaan kepada pihak lain, yang berisi perintah untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan prosedur dan persyaratan yangg telah disepakati.

�

Surat Pengumuman Surat pengumuman adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau organisasi untuk mengumumkan sesuatu kepada pihak lain baik seseorang atau organisasi, yang dilakukan dengan cara-cara tertentu.

�

Surat Undangan RUPS RUPS merupakan salah satu forum tertinggi dalam suatu organisasi bisnis yang sangat strategis bagi pengambilan keputusan strategis.

�

Surat Kuasa Surat kuasa adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan oleh kedua pihak, yaitu pihak pertama sebagai orangg yang memberikan kuasa kepada

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

pihak lain sebagai orang yang menerima kuasa untuk melakukan dan bertindak sesuatu atas nama pemberi kuasa. �

Surat Perjanjian Surat perjanjian adalah surat yang berisi perjanjian yang dilakukan antara pihak yang satu kepada pihak yang lain tentang suatu hal.

BAB 13 PENULISAN SURAT LAMARAN KERJA

Surat lamaran kerja adalah surat yang digunakan oleh seseorang untuk melamar kerja pada suatu organisasi/ lembaga yang membutuhkan karyawan atau pimpinan pada suatu bidang tertentu. Dalam surat lamaran kerja, dijelaskan berbagai kemampuan yang dimiliki oleh pelamar kerja yang cocok atau sesuai dengan

posisi/

jabatan

yang

ditawarkan,

atau

sesuai

dengan

kebutuhan

perusahaan. Pelamar kerja hanya mengemukakan poin-poin penting yang relevan dengan persyaratan pekerjaan yang ditawarkan. Adapun beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat sebuah surat lamaran kerja antara lain:

PENDEKATAN “AIDA” Pendekatan Attention, Interest, Desire and Action (AIDA) diperlukan untuk menarik perhatian pembaca. Perdekatan ini lebih menekanan pada sisi sikap pelamar kerja dan apa manfaat yang didapat oleh pembaca.

Attention Prinsip pertama penulisan surat lamaran pekerjaan, pelamar harus dapat meyakinkan pihak organisasi (pembaca) bahwa pelamar kerja memiliki sesuatu yang bermanfaat atau dapat menumbuhkan rasa tertarik bagi pembaca. Untuk menarik perhatian pembaca, pelamar kerja dapat menjelaskan gagasan yang membuat pembaca antusias untuk menyimak yang dituliskan; seperti mengemukakan tentang

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

bagaimana pelamar mendapatkan informasi lowongan kerja dan alasan mengapa pelamar tertarik pada posisi/ jabatan tersebut.

Interest Pelamar kerja harus dapat menarik perhatian pembaca dengan menjelaskan relevansi pesan-pesan yang disampaikan. Dalam hal ini, pelamar kerja perlu menjelaskan dan menegaskan bahwa kualifikasi yang dibutuhkan tersebut relevan dengan kemampuan yang dimiliki dan pelamar yakin mampu menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan baik.

Desire Pelamar kerja harus dapat menumbuhkan hasrat pembaca untuk mengetahui lebih jauh apa yang sudah dituliskan dalam surat tersebut. Pelamar kerja juga dapat meyakinkan pembaca melalui bukti-bukti pendukung yang relevan dengan posisi yang dikehendaki.

Action Dalam penulisan surat lamaran, pelamar kerja harus dapat memberikan saran kepada pembaca untuk mengambil suatu tindakan tertentu berkaitan dengan harapan/ keinginannya dalam menulis surat tersebut. Salah satu tindakan tertentu yang dapat dilakukan oleh pembaca adalah memberi kesempatan untuk melakukan wawancara kerja.

Pengorganisasian Surat Lamaran Kerja Secara umum, pengorganisasian penulisan surat lamaran kerja memiliki tiga bagian utama, yaitu paragraf pembuka, pertengahan, dan penutup. Masing-masing dapat dijelaskan lebih rinci berikut ini.

Paragraf Pembuka a. Rangkuman

Pada

bagian

awal

surat

lamaran

kerja,

pelamar

kerja

perlu

mengemukakan kualifikasi yang dimiliki, yang paling relevan dengan jabatan

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

yang diinginkan dan jelaskan bahwa kualifikasi tersebut akan menguntungkan/ memberikan manfaat bagi perusahaan atau lembaga yang dilamar. b. Nama

Jika lowongan pekerjaan hanya digunakan untuk kepentingan internal organisasi tersebut (rekrutmen tertutup), pelamar kerja dapat menyebutkan nama seseorang yang menyarankan pelamar untuk melamar pekerjaan di perusahaan tersebut. c. Sumber Publikasi

Sebaiknya pelamar menyebutkan dari mana pelamar mendapat informasi tentang adanya lowongan kerja di perusahaan tersebut, baik melalui surat kabar, majalah, televisi, maupun media lainnya. d. Pertanyaan

Gunakan kalimat tanya pada awal paragraf untuk menarik perhatian pembaca yang menunjukkan bahwa pelamar kerja mengetahui problem, kebutuhan, dan tujuan suatu organisasi serta mempunyai keinginan untuk membantu memecahkan masalah tersebut. Jadi, hal itu akan memberikan manfaat bagi pembaca. e. Cuplikan Berita

Pelamar kerja dapat mengambil cuplikan berita di surat kabar atau majalah yang menyebutkan bahwa suatu perusahaan sedang merencanakan membuka kantor cabang, memperkenalkan produk baru, atau memerlukan tenaga operator, dan sebagainya.

Paragraf Pertengahan Dalam paragraf pertengahan ini pelamar kerja perlu mendiskusikan kualifikasi yang dimilikinya dari sudut pandang pembaca (employer ) yang mencakup: a. Pendidikan

Pada bagian pendidikan ini, pelamar kerja akan dapat:

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

1) Menunjukkan bahwa ia mempunyai latar belakang dalam dunia bisnis yang cukup luas dan bidang tertentu secara mendalam. 2) Menunjukkan bagaimana pendidikannya relevan relevan dengan jenis pekerjaan yang dilamar. 3) Menjelaskan bagaimana dan mengapa ia menambahkan bidang studi pilihan penting di luar bidang studi inti.

b. Pengalaman Kerja

Pelamar kerja perlu menyatakan secara jelas mengenai jenis pekerjaan yang pernah dilakukan, terutama yang berhubungan dengan pekerjaan yang dilamar. Atas dasar itu, pelamar kerja akan dapat menunjukkan kepada pembaca bahwa: 1) Pelamar kerja memperoleh memperole h suatu pengalaman yang dapat membantu m embantu mempercepat penyelesaian tugas/ pekerjaan baru. 2) Pelamar kerja akan dapat melakukan adaptasi dan mencoba bekerja sama dengan lingkungan. 3) Pelamar kerja dapat memikul tanggung jawab suatu pekerjaan dengan lebih baik. 4) Pelamar kerja adalah orang yang mampu bekerja keras.

c. Sikap, Minat, Aktivitas, Aktivitas, dan dan Kualitas Kualitas

Pelamar

kerja

dapat

menjelaskan

tentang

kemampuannya

dalam

melakukan kerja sama dengan orang lain, sikap pelamar kerja terhadap bidang pekerjaan,

perusahaan,

suasana

kerja,

dan

kualitas

personal

(kegiatan

ekstrakurikuler dan sejenisnya).

Paragraf Penutup Paragraf terakhir dari surat lamaran kerja pada umumnya berisi suatu harapan tindakan (action ) sebagaimana yang terdapat pada surat-surat penjualan. Untuk mempermudah pihak perusahaan menghubunginya, pelamar kerja perlu

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

memberikan informasi kontak yang jelas seperti alamat, nomor telepon, e-mail, dan lain-lain. Sebagaimana

dijelaskan

sebelumnya

bahwa

dilihat

dari

cara

pengorganisasiannya, surat lamaran kerja memiliki kesamaan dengan surat penjualan (sales letters ) yang sama-sama menggunakan cara-cara persuasif. Hal ini dapat dilihat pada tabel berikut ini. Tabel 13. 1: Pengorganisasian Surat Penjualan dan Surat Lamaran Kerja Surat Penjualan

Surat Lamaran Kerja

•

Mencari perhatian

•

Mencari perhatian

•

Perkenalkan Perkenalk an produk

•

Perkenalkan kualifikasi

•

Berikan bukti

•

Berikan bukti

•

Dorong suatu tindakan/ aksi

•

Dorong suatu tindakan/ aksi

Tips untuk Pelamar Kerja Yang Perlu Diperhatikan a. Pelamar kerja harus mempunyai kualifikasi atau pengalaman kerja untuk posisi pekerjaan yang dikehendaki. b. Bangkitkan minat terhadap kualifikasi yang dimiliki. c. Tunjukkan hal-hal yang positif. d. Usahakan surat lamaran kerja rapi, bersih dan menarik. e. Tulislah surat dari sudut pandang pembaca, bukan dari sudut pandang penulis. f. Tekankan hal-hal yang membedakan dengan pelamar lainnya.

Yang Perlu Dihindari a. Jangan melamar pekerjaan di luar kemampuan Anda. b. Jangan mengirimkan surat lamaran kerja hasil fotokopi. c. Jangan mengatakan bahwa Anda menerima jenis pekerjaan pekerjaan apa saja. d. Hindari kata-kata yang berlebihan. e. Jangan meminta belas kasihan terhadap perusahaan yang dilamar.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

f. Hindari untuk mempermasalahkan gaji, kecuali ketika ditanyakan pada saat wawancara kerja. g. Jangan memberi komentar langsung tentang karakter pribadi.

BAB 14 PENULISAN RESUME

Resume merupakan laporan faktual terhadap kualifikasi Anda. Dalam resume, Anda harus menekankan pada poin-poin penting kemampuan Anda. Suatu resume tak dapat dipisahkan dari surat lamaran kerja karena resume dapat digunakan sebagai pendukung dalam menjual kemampuan yang dimiliki kepada organisasi/ perusahaan yang memerlukannya.

Persiapan Menulis Resume Secara umum, resume adalah suatu daftar dokumen yang berisi kualifikasi dan jalur karier Anda yang disusun secara teratur, rapi, dan menarik perhatian pembaca. Melalui resume, diharapkan pimpinan suatu organisasi/ perusahaan sudah dapat mengetahui kemampuan Anda meskipun belum pernah bertemu secara langsung. Dalam mempersiapkan resume, ada tiga hal yang perlu dilakukan yaitu: (a) mencari informasi penting (esensi); (b) merencanakan resume; dan (c) membuat resume.

Mencari Informasi Penting Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah mencari berbagai informasi penting yang relevan dengan jenis pekerjaan yang diinginkan. Anda dapat melakukan analisis diri (self-analysis ), analisis karier (career analysis ), dan analisis pekerjaan ( job analysis ).

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

a. Analisis Diri Analisis diri akan dapat membantu Anda dalam mengenal diri sendiri secara lebih mendalam, termasuk semua kelebihan dan kekurangannya terkait cara berkomunikasi, kepercayaan diri, kecerdasan dalam memecahkan masalah, prestasi, dan lain-lain.

c. Analisis Karier Anda perlu juga membuat dan menjawab segalam macam pertanyaan yang berkaitan dengan karier Anda di masa depan, seperti prestasi akademis, pengalaman kerja, bidang pekerjaan yang dipengaruhi oleh perkembangan teknologi, efek samping pekerjaan, dan lain-lain.

c. Analisis Pekerjaan Pada tahap awal memasuki kerja, perusahaan telah menyediakan suatu program orientasi atau pelatihan kepada karyawan baru. Oleh karena itu, sebelum menyusun suatu resume, Anda perlu menjawab pertanyaan terkait tugas dan tanggung jawab pekerjaan serta karakteristik, latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja pribadi terhadap tanggung jawab pekerjaan tersebut.

Perencanaan Resume Dalam merencanakan resume ada tiga hal yan perlu diperhatikan, yaitu:

a. Tujuan Karier Anda harus memutuskan posisi apa yang Anda minati atau yang akan menjadi tujuan karier Anda, misalnya posisi manajer sumber daya manusia, manajer pemasaran, manajer produksi/ operasi, manajer pemeliharaan, manajer keuangan, supervisor penjualan, sekretaris, operator dan sebagainya.

b. Informasi Pribadi Selain data-data pribadi dasar seperti nama, tempat dan tanggal lahir, alamat, dan sebagainya, pelamar kerja dapat juga menambahkan informasi lain seperti kemampuan berbahasa asing, keterampilan yang dimiliki, kemampuan berkomunikasi lisan maupun tulisan, dan lain-lain.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

c. Referensi Referensi adalah orang-orang tertentu yang akan memberikan surat rekomendasi kepada Anda, yang berisi tentang berbagai hal yang mereka ketahui semasa mereka mengenal Anda. Orang yang memberikan referensi akan menambah kredibilitas pencari referensi. Salah satu keuntungan menggunakan referensi dalam resume adalah untuk meyakinkan kepada organisasi atau perusahaan pencari kerja tentang prestasi dan kemampuan positif Anda.

Pembuatan Resume Resume yang baik menekankan pada kompatibilitas kualifikasi Anda dan prospektif persyaratan kerja. Secara umum resume mencakup nama, alamat lengkap, tujuan kerja (jabatan yang akan diisi), kualifikasi, informasi pribadi (pendidikan, keterampilan, hobi, pengalaman organisasi, dan lain-lain) serta referensi. Usahakan

informasi

tersebut

relevan

dengan

jenis

pekerjaan

yang

diharapkan. Jadi, tidak berarti semua kemampuan atau keahlian yang Anda miliki perlu dicantumkan dalam resume, tetapi informasi yang dapat mendukung pekerjaan tersebut.

Rencana Pengorganisasian Berdasarkan

cara

pengorganisasiannya,

resume

dapat

dikelompokkan

menjadi tiga jenis resume, yaitu resume kronologis (chronological resume ), resume fungsional

(functional

resume ),

dan

resume

kombinasi

(combination

resume ).Resume kronologis adalah cara pengorganisasian resume yang didasarkan pada kronologisnya, yaitu pendidikan dan pengalaman sebagai judul isinya. Informasi terknini sebaiknya ditempatkan pada urutan pertama, lalu diikuti berikutnya.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

Resume fungsional adalah resume yang disusun atas dasar fungsi-fungsi dalam organisasi yang dapat dilakukannya dengan baik. Resume fungsional memerlukan suatu analisis diri, karier, dan pekerjaan secara lebih lengkap. Resume kombinasi adalah kombinasi antara resume kronologis dan fungsional. Bentuk resume kombinasi tersebut memberikan suatu keyakina bahwa persyaratan pendidikan dan pengalaman terpenuhi dan masih menggunakan judul judul lain yang lebih menekankan pada kualifikasi yang dibutuhkan (resume fungsional).Untuk membuat resume yang baik, perhatikan hal-hal seperti kerapian (neatness ), sederhana (simplicity ), akurat (accuracy ), dan kejujuran (honesty ). Kualifikasi dasar dapat dinyatakan baik sebelum atau sesudah tujuan pekerjaan/ karier. Kualifikasi penting yang dapat Anda tawarkan untuk suatu pekerjaan tertentu mencakup pendidikan dan pengalaman kerja.Mengenai referensi, pilihlah tiga orang yang memiliki reputasi yang baik, lebih baik orang yang sudah dikenal oleh organisasi/ perusahaan dituju baik itu manajer perusahaan tempat Anda pernah bekerja, staf pengajar/ dosen perguruan tinggi Amda pernah kuliah. Anda harus meminta surat rekomendasi kepada orang-orang tertentu yang akan memberikan nilai plus bagi kemampuan yang Anda miliki.

Masalah dalam Membuat Resume

Beberapa masalah yang muncul berkaitan dengan pembuatan resume yaitu: a. Resume yang dibuat terlalu panjang, sehingga berkesan tidak tegas dan kemungkinan besar memasukkan data yang tidak relevan sehingga tidak akan mencapai sasaran. b. Resume yang ditulis terlalu singkat, sehingga tidak memberikan informasi yang cukup dan mendalam. c. Format

penulisan

resume

kurang

baik;

inden

tidak

konsisten,

kurang

memperhatikan tanda baca, dan sebagainya. d. Terlalu menggunakan kalimat yang bersifat kompleks. e. Resume mengandung banyak kesalahan ketik. f. Pelamar tidak menunjukkan secara tegas tujuan pekerjaan yang dikehendaki.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

g. Pelamar menampakkan keyanikan yang berlebihan (overconfidence ) sehingga meragukan resume yang dibuat realistis atau tidak. h. Ada pelamar yang tidak jujur saat mencantumkan data dalam resume.

BAB 15 WAWANCARA KERJA

Arti Pentingnya Wawancara Kerja Wawancara kerja merupakan salah satu cara yang sangat penting bagi suatu perusahaan dalam menyaring jumlah pelamar yang ada. Untuk menghadapi wawancara kerja tersebut pelamar harus mempersiapkan diri untuk meyakinkan pewawancara. Berbagai aspek, khususnya kepribadian yang ditampilkan baik secara verbal maupun noverbal, bahkan pada saat Anda memasuki ruang wawancara akan memperoleh perhatian dari pewawancara. Aspek-aspek kepribadian (personality

aspects ) yang akan dinilai antara lain mencakup; penampilan secara fisik, sopan santun, nada suara, rasa percaya diri, inisiatif, kebijaksanaan, daya tanggap dan kerja sama, ekspresi wajah, kemampuan berkomunikasi, sikap terhadap pekerjaan serta sedikit selera humor. Selama kegiatan wawancara berlangsung, berusahalah untuk memberikan informasi secara jelas, padat, akurat, dan tidak berbelit-belit. Jawablah semua pertanyaan yang diminta secara baik dan janganlah memberikan informasi di luar yang ditanyakan atau tidak relevan dengan pertanyaan pewawancara.

Persiapan Wawancara Kerja Wawancara sangan penting artinya bagi pelamar dalam memasuki dunia kerja, sehingga pelamar harus mempersiapkan diri dengan sebaik-baiknya dalam berbagai hal seperti; ketepatan waktu, kelengkapan berkas, sikap/ sopan santun,

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

kerapian pakaian, penampilan, teknik berbicara, dan tunjukkan kemampuan serta ketertarikan pelamar terhadap perusahaan. Adapun hal-hal yang perlu dihindari antara lain; datang terlambat, tanpa persiapan, berpenampilan berlebihan, bersikap tidak sopan, memberikan informasi tidak relevan, emosional, memotong pembicaraan dan melebih-lebihkan diri sendiri.

Cara Mengenali Pekerjaan dan Perusahaan Sebelum melakukan wawancara, Anda perlu mencari berbagai informasi yang berkaitan dengan pekerjaan yang Anda lamar serta perkembangan perusahaan. Untuk mempereoleh informasi tersebut, Anda dapat mempereolehnya dari berbagai publikasi resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan tersebut baik dalam bentuk jurnal, majalah, bulletin, atau melalui situs web perusahaan yang bersangkutan. Wawancara sebagai bentuk komunikasi dua arah, merupakan kesempatan yang baik bagi Anda untuk menanyakan secara langsung mengenai pekerjaan dan perusahaan kepada pewawancara.

Pertanyaan Penting dalam Wawancara Kerja Dalam wawancara, pelamar akan ditanyai berbagai macam jenis pertanyaan sehingga pelamar harus benar-benar mempersiapkan diri agar dapat menjawab semua pertanyaan dengan baik dan benar. Pertanyaan-pertanyaan yang ditanyakan dapat berkaitan dengan pekerjaan yang Anda lamar, program pendidikan dan pelatihan yang pernah Anda pernah Anda ikuti, pengalaman kerja, pergaulan antar sesama/ sejawat, pimpinan Anda (terdahulu), penilaian pribadi Anda, hobi, kepribadian, latar belakang keluarga, dan tujuan karier.

Ucapan Terima Kasih Setelah melakukan wawancara, sebaiknya pelamar memberikan surat berisi ucapan terima kasih kepada pewawancara sebagai penghargaan pelamar atas waktu yang telah mereka sediakan untuk melakukan wawancara. Tulislah surat ucapan terima kasih yang sederhana, singkat dan jelas serta sampaikan pula harapan Anda untuk memperoleh keputusan sesegera mungkin.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

Surat Penerimaan Pegawai dan Surat Penerimaan Kerja Perusahaan harus dapat membuat surat pemberitahuan dengan baik dan mengirimkannya sesegera mungkin jika hendak menerima seseorang sebagai pegawai. Bagian pembuka surat ini secara langsung mengemukakan informasi yang menyenangkan, siikuti dengan informasi konfirmasi dan paragraf penutup. Apabila pelamar telah menerima surat penerimaan pegawai, sebaiknya membuat surat balasan untuk organisasi tempat pelamar diterima sebagai pegawai baru. Ada tiga poin yang perlu diperhatikan dalam menulis surat peneriman pegawai adalah: �

Nyatakan antusias Anda terhadap tawaran kerja tersebut.

�

Konfirmasikan kapan anda dapat datang ke bagian personalia.

�

Tunjukkan antisipasi anda terhadap penerimaan tawaran kerja tersebut.

Surat Penolakan Kerja Ketika Anda berniat menolak pekerjaan, sebaiknya ada pengungkapan penolakan kerja tersebut dilakukan secara tertulis. Pada bagian awal surat dikemukakan hal yang bersifat positif atau netral, baru kemudian menyampaikan penolakan kerja pada bagian pertengahan kemudian surat ditutup dengan ucapan terima kasih. Surat penolakan kerja merupakan surat yang dibuat oleh pelamar kerja atau mereka yang sudah bekerja tetapi mendapat atau mengharapkan pekerjaan di tempat lain yang lebih menguntungkan, atau yang menjanjikan prospek yang lebih baik daripada pekerjaan yang telah ada.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

BAB 16 PRESENTASI BISNIS

Tujuan Presentasi Bisnis Secara umum, presentasi bisnis memiliki empat tujuan pokok, yaitu: 1. Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens. 2. Menghibur audiens. 3. Menyentuh emosi audiens. 4. Memotivasi audiens untuk bertindak sesuatu.

Persiapan Presentasi Bisnis a. Penguasaan terhadap Topik atau Materi yang akan Dipresentasikan Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah satu syarat penting agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mencapai sasaran. Ketidaksiapan materi akan menghambat penyampaian informasi dan akan memberikan citra yang kurang baik bagi pembicara.

b. Penguasaan Berbagai Alat Bantu Presentasi dengan Baik Selain menguasai materi, pembicara juga harus menguasai berbagai alat bantu presentasi bisnis yang dapat digunakan seperti komputer, flip chart , OHP/

Infocus , kamera, whiteboard , dan lain-lain. c. Menganalisis Audiens Pembicara dapat menganalisis audiens melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti : apa, siapa, dimana, kapan, mengapa, dan bagaimana sehingga dapat melakukan berbagai persiapan antisipatif.

d. Menganalisis

Berbagai

Lingkungan

Lokasi

atau

Tempat

untuk

Presentasi Seorang pembicara perlu mengenal lebih dekat lingkungan lokasi atau tempat ia akan melakukan presentasi bisnis guna memberikan kemudahan

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

kepada pembicara tersebut dalam mengatur alat bantu presentasi yang sesuai dengan suasana lokasi tersebut.

e. Alat Bantu Presentasi Bisnis Dalam presentasi bisnis, yang lebih penting adalah bagaimana seorang pembicara mampu menjelaskan, menafsirkan, maupun meyakinkan materi yang dipresentasikan dengan baik melalui alat bantu presentasi yang tersedia tersebut. Pemilihan alat bantu audio visual presentasi yang akan digunakan sangat bergantung pada sejauh mana seorang pembicara mampu menganalisis materi, audiens, maupun suasana lokasi seorang pembicara akan melakukan presentasi bisnis. Alat bantu presentasi cukup bervariasi, mulai dari alat bantu presentasi yang konvensional sampai dengan yang modern atau kontemporer. Berbagai alat bantu presentasi bisnis tersebut mencakup antara lain: blackboard , whiteboard , flipcharts , transparansi overhead projector , slide , papan tulis elektronik, VCR (Video Cassette

Recorder) , panel LCD (Liquid Crystal Display) projector . Di era modern ini, beberapa alat bantu tersebut sudah jarang digunakan. Dalam melakukan presentasi bisnis, kebanyakan pembicara menggunakan laptop sebagai alat bantu, bahkan tidak jarang juga yang menggunakan alat bantu dengan teknologi yang lebih canggih seperti hologram projector .

Analisis Audiens Analisis audiens perlu dilakukan secara tepat oleh pembicara agar pesan dapat tersampaikan dengan baik. Oleh karena itu, dalam menganalisis audiens seorang pembicara harus mampu menjawab enam pertanyaan mendasar berikut ini.

Siapa Audiensnya? Audiens dapat ditinjau dari berbagai hal seperti dari sisi pekerjaan atau  jabatan, status, pekerjaan, usia, jenis kelamin, agama, asal daerah, pendidikan dan sebagainya.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

Apa yang Diinginkan Audiens? Dengan memahami apa yang menjadi harapan audiens, seorang pembicara akan berupaya semaksimal mungkin untuk melakukan presentasi sebaik mungkin.

Dimana Melakukan Presentasi? Pemahaman tempat presentasi akan membantu pembicara untuk menyusun strategi presesntasi yang tepat.

Kapan Melakukan Presentasi? Dengan mengetahui kapan seseorang harus melakukan presentasi, paling tidak ia akan mempersiapkan strategi atau trik-trik yang paling tepat untuk melakukan presentasi bisnis tersebut.

Mengapa Melakukan Presentasi? Seorang pembicara harus mengetahui tujuan ia melakukan presentasi, apakah itu untuk menyampaikan informasi penting kepada audiens atau mungkin memperkenalkan strategi pemasaran baru atau produk baru.

Bagaimana Melakukan Presentasi? Dalam hal ini juga pembicara harus mempunyai strategi presentasi bisnis baik dalam hal alat bantu yang digunakan, tata letak meja dan kursi, maupun teknik menyampaikan atau menjawab pertanyaan dari audiens.

Analisis Bahasa Tubuh Gerakan tubuh (bahasa tubuh) yang dilakukan oleh pembicara pada saat melakukan presentasi bisnis termasuk salah satu bentuk komunikasi nonverbal.

Ekspresi Wajah Pada saat melakukan presentasi bisnis seorang pembicara perlu berlatih bagaimana menampilkan ekspresi wajah untuk mengekspresikan kesenangan, kesedihan, atau kemarahan terhadap sesuatu.

Senyuman Senyum dapat menghapus beda pendapat, mengobati perasaan sakit, memulai hubungan, meyakinkan teman, dan menyampaikan penghargaan. Dalam presentasi bisnis, senyum yang polos, tulus, dan tidak dibuat-buat, dapat membuat

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

penampilan lebih bersahabat dan membangun hubungan yang lebih akrab dengan audiens.

Kontak Mata Pada menit-menit pertama melakukan presentasi bisnis, kontak mata memiliki makna yang cukup menentukan bagi keberhasilan suatu presentasi. Dalam melakukan presentasi bisnis, tataplah audiens secara merata untuk menunjukkan perhatian yang sama.

Gerakan Tangan Gerakan tangan pada saat melakukan presentasi bisnis akan dapat membantu pembicara untuk lebih meyakinkan atau memperkuat topik bahasan tertentu.

Gerakan Bahu Gerakan bahu tegak yang diriingi dengan kepala ke atas pada saat presentasi bisnis dapat menunjukkan kepercayaan diri . Sedangkan bahu yang terkulai dengan kepada yang menunduk dapat menunjukkan suatu sikap tidak siap atau menyerah.

Gerakan Kepala Gerakan kepada bagi pembicara dapat digunakan untuk menunjukkan sikap setuju atau menolak sesuatu.

Cara Berdiri Dalam memberikan presentasi bisnis dapat menggunakan alternatif lain yang terkesan agak santai dan rileks adalah dengan posisi berdiri secara bebas menghadap audiens. Berdirilah dengan bahu secara tegap, tegakkan dada dan bernafaslah dengan perut, condongkan kepala sedikit ke depan, bukalah kedua tangan, dan jangan membungkuk.

Peninjauan Lokasi Peninjauan

lokasi

perlu

dilakukan

oleh

seorang

pembicara

sebelum

melakukan presentasi bisnis. Hal tersebut ditujukan agar pembicara dapat mengetahui posisi alat bantu presentasi bisnis, tata letak tempat duduk audiens, kondisi ruangan maupun tata letak podium sehingga pembicara dapat menyiapkan

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

strategi yang tepat. Selain itu, peninjauan lokasi juga berguna untuk penyesuaian lokasi dan alat bantu sehingga tidak mengganggu audiens.

Percaya Diri Kepercayaan diri yang kuat merupakan salah satu kunci keberhasilan presentasi bisnis seseorang. Sedangkan ketidakpercayaan diri seseorang dapat diekspresikan dalam berbagai macam sikap. Adapun beberapa cara untuk mengendalikan hal-hal tersebut adalah sebagai berikut. a. Gemetar Untuk mengatasi gemetar, lakukan gerakan tubuh yang termotivasi oleh apa yang sedang disampaikan kepada audiens. Biarkan gerakan-gerakan tersebut terjadi secara wajar. b. Bicara Terputus-Putus Jika saat presentasi bisnis seorang pembicara kehilangan urutan pemikiran atau terputus-putus, sebaiknya lepaskan kontak mata dengan audiens, ambil nafas dalam-dalam, hembuskan nafas secara perlahan-lahan, sambil melihat catatancatatan kecil. Selanjutnya, fokuskan perhatian pada apa yang sedang disampaikan atau dipresentasikan, dan bukannya apa yang dilupakan. c. Mulut Kering Mulut kering dapat diatasi dengan minum secukupnya. d. Tenggorokan Tersumbat Belajarlah menguap diam-diam sambil tundukkan kepala, katupkan bibir, buka bagian belakang tenggorokan, dan tarik udara masuk lewat hidung. Cara tersebbut merupakan salah satu bentuk latihan untuk melepaskan ketegangan yang terbentuk dalam tenggorokan. e. Tersengal-sengal Tundukkan kepala dan alihkan fokus Anda dari audiens. Lipatkan lengan kiri menyilang bagian bawah perut, kendurkan bahu, tarik nafas dalam-dalam ke bagian

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

bawah perut, dan hembuskan nafas perlahan-lahan lewat bibir. Latihan pernafasan tersebut akan membuat Anda lebih santai. Percaya diri merupakan salah satu prasyarat bagi keberhasilan suatu presentasi bisnis. Oleh karena itu, seorang pembicara yang profesional harus selalu mencari berbagai upaya untuk mengembangkan percaya diri.

Berlatih Presentasi Bisnis Agar presentasi bisnis yang dilakukan oleh pembicara dapat mencapai sasarannya, perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini. 1. Identifikasi audiens Di samping apa posisi atau jabatan audiens, seorang pembicara perlu juga mengantisipasi

apa

yang

diharapkan

audiens

serta

bagaimana

solusinya.

Pemahaman terhadap audiens secara tepat akan mempermudah si pembicara dalam melakukan presentasi bisnis. 2. Buatlah pokok-pokok pikiran presentasi bisnis Dalam hal ini, yang perlu diperhatikan dalah mempersiapkan poin-poin penting apa saja yang perlu disampaikan dalam presentasi bisnis. Dengan kata lain, pokok-pokok pikiran tersebut masih bersifat global atau umum sehingga masih diperlukan adanya pengembangan lebih lanjut. 3. Tulislah teks presentasi bisnis secara lengkap Kembangkan pokok-pokok pikiran menjadi lebih rinci sehingga menjadi suatu naskah/ teks yang lengkap dan tinggal menyampaikan dalam suatu forum. Penyiapan teks secara lengkap akan menambah percaya diri bagi pembacanya. 4. Buatlah rangkuman teks presentasi bisnis ke dalam sub-subjudul Rangkuman harus mencakup poin-poin penting yang ingin disampaikan dan dapat dikembangkan sampai pada sub-subjudul. 5. Tulislah ke dalam kartu ukuran kartu pos

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

Tuliskan poin-poin penting yang ingin disampaikan ke dalam kertas berukuran kartu pos. Hal ini dapat dilakukan, khususnya bagi mereka yang sudah berpengalmaan menyampaikan presentasi di hadapan audiens.

BAB 17 NEGOSIASI

Pengertian Negosiasi Hartman menegaskan bahwa negosiasi merupakan suatu proses komunikasi antara dua pihak, yan masing-masing mempunyai tujuan dari sudut pandang mereka sendiri, yan berusaha mencapai kesepakatan yang memuaskan kedua belah pihak menenai masalah yang sama. Sedangkan menurut Casse, negosiasi adalah proses dimana paling sedikit ada dua pihak dengan persepsi, kebutuhan, motivasi yan berbeda mencoba untuk bersepakat tentan suatu hal demi kepentingan bersama. Lalu menurut oliver, negosiasi yaitu sebuah transksi dimana kedua belah pihak mempunyai hak atas hasil akhir. Hal ini memerlukan persetujuan kedua belah pihak sehingg terja proses saling memberi dan menerma sesuatu untu mencapai suatu kesepakatan bersama. Salah satu tujuan orang bernegosiasi adalah menemukan suatu kesepakatan kedua belah pihak secara adil dan dapat memenuhi harapan/ keinginan kedua belah pihak. Dengan kata lain hasil dari sebuah negosiasi adalah adanya suatu kesepakatan yan memberikan keuntungan bagi kedua belah pihak. Dalam hal ini tidak ada satupun pihak yang merasa dikalahkan atau dirugikan akibat adanya kesepakatan dalam bernegosiasi. Menurut Thong, alasan berneosiasi adalah juga untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghindarkan kerugian atau memecahkan problem yang lain. Negosiasi merupakan suatu proses komunikasi yang berlangsung secara kontinu atau terus menerus hingg atercapai kesepakatan bagi keda belah pihak.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

Proses Bernegosiasi Menurut Hartman, ada empat poin yang perlu diperhatikan sebelum bernegosiasi antara lain pencarian fakta dari pihak lain, menaksir posisi lawan negosiasi, membuat perencanaan yang baik dan memilih serta mengatur tim negosiasi. Sementara menurut Casse, ada 3 tahapan dalam bernegosiasi yaitu: 1. Tahap Perecanaan Tahap ini membutuhkan tigas tugas utama yaitu merencanakan saaran, memutuskan strategi, dan memperjelas proses negosiasi. Penentu sasaran atau target dalam bernegosiasi sangat pentng, maka ada dua jenis sasaran dalam bernegosiasi yaitu sasaran ideal dan sasaran dasar. Ada beberapa strategi dalam berneosiasi di antaranya; staretgi kooperatif, kompetitif dan analitis. Stategi kooperatif tentunya sanat baik manakala pihak lawan neosiasi tersebut menjalankan permainan negosiasi yang sama. Begitupula strategi kompetitif yang cenderung keras dan menekan pihak lawan negosiasi. Sedangkan strategi analitis yang terlihat baik dan rapih, dalam dunia praktis bisa saja berbeda atau tidak sejalan denan harapan anda. Lebih lanjut Casse dalam proses neosiasi ada 6 tahapan penting yan perlu diperhatikan antara lain: (1) persiapan, (2) kontak pertama, (3) konfrontasi, (4) konsiliasi/ kompromi, (5) solusi, dan (6) pascanegosiasi/ konsolidasi. 2. Tahap Implementasi Tahap ini merupakan tahapan penerapan atau tindakan yang diperlukan agar mencapai sukses dalam bernegosiasi. Implementasi negosiasi memiliki beberapa komponen penting, antara lain: -

Taktik cara anda

-

Taktik bekerja sama

-

Taktik tidak bertindak apa apa

-

Taktik melangkah ke tujuan lain

3. Tahap Peninjauan Negosiasi Tahap ini merupakan tahapan setelah suatu proses negosiasi. Thap ini memiliki arti yang sangat penting bagi seorang negosiator dalam meninjau

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

kembali apa yang sudah dilakukannya selama bernegosiasi. Ada beberapa alasan penting mengapa tahap peninjaun negosiasi perlu dilakukan; - untuk memeriksa apakah anda sudah mencapai tujuan anda - jika tidak, maka hal itu dapat menjadi pelajaran sekaigus pengalaman yang sangat berharga bagi seorang negosiator. - jika ya, pastikan apa yang sudah anda lakukan dengan baik dan bangunlah kesuksesan anda.

KETERAMPILAN BERNEGOSIASI

Menurut Hartman ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam keterampilan bernegosiasi (negotiation skills)  antara lain: 1. Persiapan 2. Memulai negosiasi 3. Strategi dan teknik 4. Kompromi 5. Menghindari kesalahan taktis

Menurut Casse, keterampilan bernegosiasi dapat dibedakan ke dalam dua kelompok besar, yaitu keterampilan konvensional dan nonkonvensional. Sedangkan menurut Oliver ada enam kunci dasar yang perlu diperhatikan daam bernegosiasi antara lain: a. Persiapan yang baik Lakukan identifikasi pada tahap persiapan atas hal-hal berikut: kemungkinan pihak lawan membuka pernyataan dan posisi, bagaimana anda bergerak dari posisi pihak lawan menuju aspirasi anda, masalah potensial, rintangan, kesempatan, kebutuhan dan pilihan yang dimiiki lawan anda, pertimbangan biaya setiap gerakan yang mungkin anda buat dan itu dapat menguntungkan pihak lawan anda dan antisipasi apa konsesi yang akan diberikan oleh pihak lawan anda. b. Berlatih c. Menggambarkan posisi anda

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

Tujuan anda adalah bagaimana memberikan kesempatan kepada pihak lawan untuk berbicara tentang berbagai hal yang berkaitan dengan apa, bagaimana, kapan, dimana, dan mengapa negosiasi perlu dilakukan. d. Membuat suatu usulan/ proposal e. Penawaran f.

Persetujuan

BAB 18 PENULISAN LAPORAN BISNIS

Pengertian Laporan Bisnis

Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt  dalam bukunya effective business communication memberikan definisii tentang laporan bisnis sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada sesorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Sedangkan

Himstreet

dan

baty

dalam

bukunya

business

communication 

mendefinisikan laporan (bisnis) sebagai suatu pesan-pesan yang objektif, tersusun teratur

yang

digunakan untuk menyampaikan informasi

dari suatu

bagian

organisasional atau dari satu instansi/ lembaga ke lembaga yang lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. Laporan

fakta

mungkin

meiputi

berbagai

peristiwa,

kondisi,

mutu,

perkembangan, hasil, produk, masalah atau saran pemecahan. Laporan ini dapat membantu penerima memahami situasi bisnis yang kompleks, menyelesaikan tugastugas teknik atau operasional, merencanakan prosedur, memecahkan masalah dan membuat kebijakan keputusan tentang perencanaan strategik.

Penggolongan Laporan Bisnis Laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam berbagai cara menurut fungsi, subjek, formalitas, keaslian, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek, dan pelaksanaan pertemuan.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

a. Menurut Fungsinya Menurut fungsinya suatu laporan dapat dibedakan apakah untuk member informasi atau analisis. Suatu laporan yang meberikan informasi menyajikan fakta-fakta

dan

rangkuman

melakukan

analisis,

kesimpulan,

atau

rekomendasi. Nama lain untuk laporan informasional adalah laporan perkembangan, laporan sementara dan laporan triwulan. Laporan anaitik menyajikan fakta-fakta, menganalisis, dan menafsirkan kemudian mengambilkesimpulan dan memberi rekomendasi. b. Menurut subjeknya Suatu laporan dapat dibedakan menurut dari departemen mana suatu laporan itu diperoleh. c. Menurut Formalitasnya Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal.

Laporan

formal

sering

disebut

dengan

laporan

panjang,

sedangkan lapoan nonformal sering disebut dengan laporan pendek. d. Menurut Keasliannya Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar otoritas atau sukarela dan publik atau swasta. Laporan otoritas adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau mendapat kuasa dari orang lain atau komite. Laporan sukarela adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri. Laporan swasta adalah suatu laporan yang dibuat oleh prusahaan swasta. Laporan publik adalah laporan yang dibuat oleh lembaga pemerintah termasuk sekolah, rumah sakit, atau lembaga lainnya. e. Menurut frekuensinya Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara berskala atau khusus. Laporan berskala dapat dikeluarkan secara harian, mingguan, bulanan, semesteran atau tahunan. f. Menurut jenisnya Suatu laporan dipengaruhi formalitas dan panjangnya laporan. Jenis laporan dapat bersifat informal, maupun formal. g. Menurut kegiatan proyek

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

Dalam melaksanakan suatu proyek terdapat tiga jenis laporan yaitu, laporan pendahuluan,

laporan

perkembangan,

dan

laporan

akhir.

Laporan

pendahuuan mencangkup bagaimana suatu proyek yang disiapkan, hasil yang diharapkan dan bagaimana melakukan pelatihan pegawai. Selanjutnya setelah proyek berlangsung, perlu disusun laporan perkembangan secara berkala. Pada saat proyek berakhir, dibuatah laporan akhir.

Persiapan Penulisan Laporan Bisnis

Persiapan adalah suatu yang sangat penting dalam segala aspek. Adapun persiapan yang diperlukan sebeum menulis laporan mencangkup 4 tahapan: 1. Definisikan masalah, tujuan dan ruang lingkup. 2. Pertimbangkan siapa yang akan menerima laporan 3. Menentukan ide atau gagasan 4. Mengumpulkan bahan yang diperlukan 5. Menganalisis dan menafsirkan data 6. Mengorganisasi data dan memperisapkan kerangka akhir.

Bagian Pokok Laporan Bisnis

a. Pendahuluan Dalam pendahuluan terdapat: - pemberi kuasa - layout  atau rencana - masalah - maksud - ruang lingkup - metodelogi - sumber-sumber primer atau sekunder - latar belakang - definisi istilah - keterbatasan - rekomendasi

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

b. Teks c. Penutup Dalam penutup terdapat beberapa bagian: - rangkuman - kesimpulan - rekomendasi - rencana tindakan - proposisi

Cara Menyusun Tubuh Laporan Bisnis

Ada dua cara yang dapat dilakukan untuk menyusun tubuh laporan yaitu cara deduktif dan induktif. a. Cara deduktif Kata deduktif atau langsung berarti menggambarkan laporan dari belakang kedepan atau menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terebih dahulu sebelum hal hal yang dirinci dijelaskan. Dalam suat apoan panjang, pembaca biasanya lebih suka menggunakan cara deduktif karena memberikan kepda pembaca suatu gambaran cepat sebelum mereka mengetahui secara lebih rinci. Jika bagian akhir tidak diiugkapnkan pada awal laporan, mungkin pembaca akan melewati atau mengabaikan bahasan yang rinci agar dapat segara mengetahui bagian akhir laporan, baru kemudian kembai lagi ke bagian bawah secara umum. b. Cara Induktif Cara ini berbeda penyajiannya dengan cara deduktif. Dengan cara induktif, anda menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide-ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi dikemukakan. Anda menyajikan fakta serta bahan pendukung

lainnya,

sebelum

rekomendasi.

Cara Menyusun Teks Laporan Bisnis

sampai

pada

bagian

kesimpulan

atau

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

Cara yang dapat dilakukan untuk mengembangkan data di antaranya; a. Membuat topik-topik atau kriteria b. Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian-kejadian c. Mendeskripsikan lokasi atau tempat d. Menjelaskan suatu proses atau prosedur e. Menyusun urutan tingkat pentingnya secara alfabet f. Menyusun urutan tingkat pentingnya familiaritas g. Menyusun sumber sumber yang digunakan h. Pemecahan masalah Metode kerangka Suatu kerangka yang baik, khususnya untuk laporan yang panjangnya dua haaman atau lebih, merupakan alat yang paling penting dan hemat waktu.

BAB 19 PENULISAN LAPORAN SINKAT Karakter Laporan Singkat Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman. Laporan singat mencangkup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, yaitu: a. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua. b. Grafik untuk lebih menekan penulisan c. Judul dan sub judul dalam tubuh laporan d. Format memo atau surat

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

Membuat Laporan Bisnis Yang Baik Laporan bisnis yang dibuat oleh suatu organisasi sangat diperlukan untuk berkomunikasi baik dengan pihak intern maupun ekstern organisasi. Laporan bisnis merupakan alat manajemen yang sangat penting dalam suatu organisasi. Oleh karena keterbatasan waktu sering kali staf managemen mengalami kesulitan dalam melakukan pemantauan atas berbagai kegiatan yang ada dalam unit-unit suatu organisasi. Pada umumnya apabla orang-orang bisnis berbicara tentang laporan, mereka berpikir bahwa laporan yang dibuat adalah laporan yang tertulis secara objektif mengkomunikasikan berbagai informasi penting tentang beberapa aspek bisnis. Tujuan mengembangkan sebuah laporan adalah membuat informasi sejelas mungkin. Laporan bisnis yang baik mencangkup tiga hal yaitu; 1. Akurat Hal pertama yang harus dilakkan adalah mengatakan suatu kebenaran. Informasi yang tidak mengandung kebenaran atau akurat akan berakibat pada kemunduran, kemerosotan atau semakin pudarnya reputasi suatu organisasi di hadapan masyarakat pada umumnya. 2. Keputusan yang baik Laporan bisnis merupakan dokumen resmi yang dibaca oleh masyarakat luas, maka untuk tetap menjaga etika bisnis sebaiknya menghindari kata kata atau pendapat yang dapat menyinggung lawan bisnis. 3. Format, gaya dan organisasi yang respontif

Perencenaan Laporan Singkat Dalam merencanakan suatu laporan singkat ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, di antaranya; a. Penentuan format dan panjang laporan Umumnya, dalam berbicara anda kurang memiliki fleksibilitas terhadap format dan panjangnya suatu laporan. Oleh karena itu, keputusan anda sebaiknya didasarkan pada kebutuhan pembaca.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

Pembaca sebaiknya tahu tujuan penulisan laporan sehingga merek dapat menentukan apa yang mereka inginkan. Berdasarkan informasi ini, penulis dapat dengan mudah memilih format di laporan di antara empat pilihan berikut ini ; -

Prepinted Bentuk sebelum di cetak pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong

-

Surat Fromat surat dapat digunakan untuk laporan singkat yang digunakan yang  jumlah halamannya lima atau kurang dan ditujukan kepada luar pihak luar organisasi

-

Memo Fromat yang paling umum untuk laporan isngkat yang digunakan untuk kepentingan pihak intern suatu organisasi

-

Manuskrip Laporan yang memiliki beberapa halaman sampai ratusan halaman memerlukan

pendekatan

formal.

Oleh

karena

panjangnya,

format

manuskrip memerlukan lebih banyak komponen baik sebelum teks maupun setelah teks.

Penentuan Stuktur Dasar Selain memutuskan format dan panjangnya suatu laporan kita juga harus memutuskan struktur dasar laporan. Ada tiga masalah yang muncul dalam menentukan struktur dasar; -

Informasi apa yang seharusnya dimasukan? apakah semua data akan dimasukan atau ingin mengeliminasi beberapa data ?

-

Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? apakah menggunakan direct atau indirect order?

-

Metode apa yang akan digunakan agar materinya jelas dan meyakinkan apakah menggunakan pengorganisasian suatu topik atas adasar tingkat

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

pentingnya,

urutan,

kronologis

atau

kategori?

atau

apakah

mengorganisasi ide menurut suatu argumen yang logis ?

Pengorganisasian Laporan Singkat a. Pengorganisasian memo dan laporan informasional Suatu laporan informasional mempunyai satu tujuan dasar yaitu menjelaskan sesuatu dengan istilah yang tegas. Laporan informasional yang banyak digunakan dalam dunia bisnis mencakup laporan pemantauan dan operasi pengendalian, pernyataan prosedur dan kebijakan, laporan aktivitas personal dan laporan dokumentasi kerja klien. Beberapa laporan informasional terutama untuk pembuatan peraturan pemerintah dan yang disusun dalam bentuk belum tercetak, diorganisasikan sesuai dengan instruksi orang yang meminta informasi. Laporan informasinal terdiri dari dua: -

Laporan periodik Suatu laporan internal yang menjelaskab apa yang terjadi dalam suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuannya adalah untuk memberikan suatu gambaran bagaimana sesuiatu berjalan sehingga manajer dapat mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi bilaman perlu.

-

Laporan aktivitas personal Suatu laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa yang terjadi selama suatu konferensi atau dalam perjalanan. Laporan ini dimaksudkan untuk menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap informasi penting atau keputusan yang muncul.

b. Pengorganisasian laporan analitikal Tujuan laporan ini berbeda dengan laporan informasional. Tujuan laporan informasional adalah untuk mendidik pembaca, sedangkan laporan analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi. Laporan analitikal pada umumnya di tulis untuk memberikan tanggapan terhadap munculnya kondisi-kondisi tertentu yang terjadi dalam suatu organisasi. Apapun jenis laporan analitikal yang di tulis, harus menysusun ide yang memungkinkan pembaca yakni

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

terhadap pemikiran tersebut. Beberapa jeis laporan yang termasuk dalam laoran analitikal; -

Laporan justifikasi Usulan intern yang digunakan untuk melakukan persuasi kepada manajemen puncak untuk menyetujui suatu investasi atau proyek tertentu

-

Usulan bisnis baru di luar klien Usulan ini dimaksudkan untuk memperoleh produk atau proyek yang diterima oleh bisnis atau pemrintah di luar klien.

-

Laporan troubleshooting  Laporan ini adalah sebuah dokumen yang berorientasi kepada keputusan yang disusun untuk kepentingan manajemen puncak. Beberapa laporan analitikal disusun melalui suatu keputusan antara yang pro dan kontra. Tujuannya

adalah

untuk

memfokuskan

perhatian

pembaca

atas

kesimpulan dan rekomendasi secara rasional.

BAB 20 PENULISAN LAPORAN FORMAL

Mendefiniskan Masalah Dalam menulis suatu laporan, baik laporan informasional ataupun analitikal tahap pertama adalah mendefinisikan masalah. Kita harus memutuskan informasi apa yang kita perlukan untuk dapat menyelesaikan suatu laporan. Jawaban atas pertanyaan tersebut akan dapat membantu kita dalam melakukan investigasi terhadap isi laporan yang kita buat. a. Pertanyaan yang tepat b. Mengembangkan pernyataan tujuan Dalam mengembangkan suatu pernyataan kita dapat menggunakan tiga cara di antaranya ; -

Menggunakan kalimat infinitif

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

-

Menggunakan pertanyaan

-

Menggunakan suatu pertanyaan deklaratif

Kerangka Untuk Analisis Untuk mengorganisasikan suatu penelitian kita perlu mengelompokan masalah kedalam serangkaian pertanyaan khusus. Proses ini sering disebut

factoring . Penelitian memerlukan kerangka untuk keperluan analisis karena memungkinkan

untuk

memecahkan

masalah,

seperti

kerangka

laporan

memungkinkan kita menulis dengan cara sistematis. a. Mengembangkan stuktur yang logis Kita harus dapat mengembangkan struktur penelitian yang logis dan mudah sesuai dengan subjek penelitian. Jika tujuan umum kita adalah untuk memberikan

informasi

yang

akan

ditafsirkan

orang

lain,

kerangka

informasional lebih sesuai diterapkan meskipun beberapa bagian dari penelitian kita perlu dianalisis untuk menekan fakta yang penting. Jika tujuan penelitian kita adalah mengajukan suatu kesimpulan dan rekomendasi makan kita dapat menggunakan kerangka analitikal. -

Tugas informasional Sub topik dapat disusun beberapa cara;

-

•

Urutan tingkat kepentingan

•

Seacra berurutan

•

Secara kronologis

•

Menurut ruang tempatnya

•

Menurut geografis

•

Menurut kategori

Tugas analitikal Lapran yang berisi analis, kesimpulan dan rekomendasi umumnya dikategorikan dengan metode pemecahan masalah. Hipotesis merupakan suatu pendekatan struktural yang paling umum. Kita akan melakukan

factoring   terhadap masalah teresbeut dengan melakukan spekulasi tentang alasan-alasannya.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

b. Aturan Pembagian Bebrapa aturan singkat pada pembagian suatu ide ke dalam beberapa komponen ; -

Memilih prinsip dasar pembagian secara benar

-

Guinakan satu kategori/ prinsip setiap kali membagi laporan ke dalam suatu subtopik.

-

Setiap pembagian kelompok harus terpisah dan berbeda.

-

Teliti dalam melakukan pendaftaran semua komponen.

c. Menyuisun Kerangka Pembuka Secara umum ada dua sistem pembuka kerangka yaitu sistem alfanumeris dan sistem desimal. Keduanya dapat diterima, tetapi beberapa perusahaan lebih senang menggunakan salah satu sistem yang lebih disukai. Konstruksi paralel memungkinkan pembaca untuk melihat bahwa ide-ide berhubungan sama pentingnya, dan sama level keumumannya. Ini membuat suatu kerangka sebagai alat yang lebih berguna untuk menentukan daftar isi serta  judul laporan dan hal tersebut dipertimbangkan sebagai format yang betul oleh sebagian kebanyakan orang yang menelaah kerangka kita. Dalam menulis kerangka, kita perlu meilih antara caption   kerangka deskriptif dan informatif. Caption   kerangka deskriptif memuat subjek yang akan dibahas, sedangkan caption kerangka informatif memuatu arti suatu maslah.

Menyusun Rencana Kerja Jika kita menyusun suatu rencana untuk kepentingan sendiri, rencana tersebut relatif infromal berisi suatu daftar sederhana mengenai langkah-langkah perencanaan, estimasi, urutan dan waktu dan sejumlah sumber informasi yang kita gunakan. Sebuah proposal memerlukan rencana kerja secara rinci sebagai dasar kontrak, jika usulan diterima. Suatu rencana kerja formal umumnya mencangkup beberapa hal; -

Permasalah yang dihadapi

-

Maksud dan scope  (ruang lingkup) atas investigasi kita

-

Pembahasan atas urutan tugas

-

Telaah atas pekerjaan proyek, jadwal, dan sumber yang diperlukan.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

Melakukan Penelitian Nilai laporan tergantung pada kualitas suatu laporan. Perhatian yang pertama adalah bagaimana mengorganisasikan informasi yang kita peroleh. Apabila penelitain secara kelompok maka harus dapat melakukan koordinasi dengan anggota lain. Bagaimana kita mempeoleh informasi yang kita perlukan baik melalui sumber primer ataupun sekunder. Sumber primer akan membantu memeberikan informasi atau data yang dikumpulkan sumber asli untuk tujuan tertentu. Sedangkan data sekunder berasal dari laporan tangan kedua. a. Sumber-sumber primer Ada empat cara untuk pengumpulan data primer, yaitu; -

Dokumen

-

Observais

-

Survei

-

Eksperimen.

b. Sumber – sumber sekunder Pertama kali kita harus menelaah informasi yang berasal dari sumber skunder. Dalam kaitannya Davis   menyatakan bahwa dengan semakin berkembangnya teknologi dewasa ini, banyak informasi yang dapat diperoleh melalui internet naupun tersimpan dalam bentuk CD ROM. Beberapa alasan yang melatarbelakangi mengapa orang menggunakan sumber sekunder, di antaranya; -

Hemat waktu

-

Ketelitian

-

Relevansi

Analisi Data Selanjutnya setelah melakukan penelitian dan memproleh data yang kita inginkan selanjutnya kita perlu melakukan analisis terhadap hasil temuan kita

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

tersebut. Proses analisis pada dasarnya merupakan suatu pencarian hubungan di antara fakta yang telah kita temukan.

Perhitungan Statistik Kebanyakan data yang kita peroleh dari suatu penelitian berbentuk angka. Dengan perhitungan statistik secara sederhana, kita dapat menghitung rata-rata, perkembangan, dan korelasi. Salah satu melihat data adalah dengan mencari rataratanya. Dalam hal ini rata rata dibedakan menjadi tiga yaitu mean, median dan mode.

BAB 21 KOMPUTER PERSONAL DAN KOMUNKASI BISNIS

A. Arti Penting Teknelogi Komputer Komputer bukan sekedar digunakan untuk pemrosesan surat-menyurat, tetapi juga berfungsi sebagai sarana untuk melakukan komunikasi dengan pihak lain baik di dalam negeri mauoun luar negeri, seperti pengiriman faksimili,

electronic mail   dan teleconferencing . Saat ini dengan teknologi komputer orang dapat mengakses informasi dalam berbagai bentuknya dari berbagai belahan dunia melalui jaringan internet. Oleh karena itu, tidaklah mengherankan kalau saay ini orang memanfaatkan komputer untuk berbagai keoentungan termasuk sebagai sarana hiburan bagi para penggunanya. Dengan kata lain komputer memiliki multifungsi dan multiguna bagi penggunanya yang lebih dikenal sebagai komputer multimedia.

B. Komponen Dasar Komputer Komputer yang beredar saat ini memiliki dua bentuk, yaitu dekstop dan

portable . Komputer dekstop ini paling banyal digunakan di kantor atau dirumah.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

Komputer dekstop berukuran lebih besar dan lebih berat dari pada komputer

portable . Komputer portable   adalah komputer yang berukuran lebih kecil (mini), ringan dan mudah ditenteng ke mana saja. Secara garis besar sebuah komputer terdiri atas dua elemen penting yaitu perangkat keras dan perangkat lunak. -

Hardware Hardware   (perangkat keras) komputer tidak lain hanyalah seperangkat peralatan yang terdiri atas central processing unit   (CPU) keyboard , dan monitor. Ketiga kompponen tersebut tak dapat berfungsi secara terpisah atau sendiri sendiri.

-

Software Hardware   komputer itu sendiri tidak akan dapat melakukan tugasnya jika tidak dilengkapi dengan software   komputer yang berisi berbagai jenis program aplikasi untuk berbagai tujuan. •

Software  untuk mengolah data

•

Software  untuk presentasi data

•

Software  untuk membagi data

•

Software  untuk utility 

•

Software  untuk bidang khusus.

BAB 22 TEKNOLOGI CD – ROM DAN DVDV – ROM DALAM KOMUNIKASI BISNIS

A. Teknologi Informasi, CD – ROM, dan DVD – ROM Menurut salah satu lembaga penelitian di AS, The Visitory Council For

Applied Research And Development , teknologi informasi adalah suatu disiplin ilmu sains, teknologi, dan perekayasaan serta teknik manajemen yang digunakan dalam menangani dan memroses informasi, aplikasi komputer dan interaksinya dengan manusia serta asosiasinya dengan kondisi sosial, ekonomi, dan budaya. Teknologi informasi sendiri adalah suatu produk yang tak terwujud. TI tak dapat

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

disentuh, dicium, dan dirasa, tetapi dapat dilihat keberadaannya dalam dunia nyata. Teknologi yang mengalami perkembangan luar biasa saat ini adalag munculnya produk cakram optik dalam format DVD-ROM. Meskipun relatif baru, teknologi DVD-ROM mempunyai daya tarik yang mempesona karena daya simpannya yang luar biasa, kemampuannya dalam hal memindahkan data dan kapasitas memori yang tersedia.

B. Pengertian CD-ROM dan DVD-ROM Secara fisik CD-ROM, CD-RW, DVD-ROM, DVD-RW, sama dengan CD yang telah menjadi standar dalam dunia indrustri musik. CD merupakan disket optik berdiameter 4.75 inci, yang dapat mencatat dan menyimpan data secara digital. Dalam perkembangannya, kini muncul CD-R maupun CD-RW mini dengan kapasitas hingga 190 mb. Empat perusahaan elektronika, yaitu

Matsushita Electrik Cooperation of America , Philips Electronics, Inc   dan Visitor Company of Amerika   telah membuat spesifikasi standar untuk video CD yang memungkinkan film, video musik, program pendidikan dalam CD, dan karaoke dapat disimpan dalam CD standar. Perbedaan

CD-ROM

dan

disket

dapat

dilihat

dari

kemampuan

menyimpannya. Sebuah CD-ROM dapat menyimpan informasi ratusan kali lipat dari sebuah disket HD. Disamping itu, pemanfaatan CD-ROM secara ekonomis lebih efisien daripada disket, CD-ROM juga lebih awet dan lebih tidak mudah rusak dibandingkan disket. Pada tahun 1992, perusahaan Britannica yang menerbitkan Encyclopedia menderita kerugian sekitar 12 juta dolar sejak orangorang membeli ensiklopedia yang sudah terekam di CD-ROM dan bukan buku buku ensiklopedia.

C. Manfaat Teknologi CD-ROM/DVD-ROM -

Bagi Dunia Pendidikan Bagi dunia pendidikan, kehadiran CD-ROM dan DVD-ROM memberikan manfaat yang sangat besar bagi siswa, mahasiswa maupun para pengajar

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

pada semua level. Para penggunanya dapat melakukan akses dan mendapatkan berbagai informasi seputar dunia pendidikan dan ilmu pengetahuan dari sebuah CD-ROM/ DVD-ROM. Saat ini sudah mulai timbul semangat di kalangan dunia pendidikan tinggi untuk memanfaatkan teknologi CD-ROM/ DVD-ROM, khususnya dalam membuat salinan aneka data penting. Disisi itu saat ini juga cukup banyak tersedia berbagai bahan proses pembelajaran dan pelatihan baik itu aneka koleksi kasis perusahaan besar, koleksi jurnal, majalah, koran dan buku yang di kemas dalam fromat CD-ROM/ DVD-ROM. -

Dunia bisnis Bagi dunia bisnis keberadaan CD-ROM/ DVD-ROM dapat digunakan sebagai sarana untuk memperkenalkan produk-produk baru, melatih para pegawai agar dapat menguasai pekerjaan mereka atau mempermudah akses data dalam berbagai bidang bagi penggunanya.

D. CD-ROM dan DVD-ROM Hardware Sampai akhir tahun 1994, diperkirakan drive CD-ROM yang terjual mencapai 15 juta unit. Dari tahun ke tahun, harga drive CD-ROM cenderung menurun karena semkain banyak produsen drive CD-ROM yang memasuki pasar dan munculnya teknologi baru seperti DVD-ROM. Meningkatnya penjualan drive CD-ROM yang begitu cepat tidak terlepas dari keterkaitannya dengan cakram CD-ROM, karena cakram CD-ROM tidak dapat berfungsi tanpa drive CDROM.

E. CD-ROM dan DVD-ROM Software Beberapa perusahaan software   komputer ternama di Amerika Serikat telah

memanfaatkan

keberadaan

CD-ROM

sebagai

sarana

untuk

mengkomunikasikan produk-produk terbarunya kepada para konsumen. Sebagai contoh produsen software   komputer, yaitu Microsoft dan Lotus Development Corporations

juga

telah

menggunakan

CD-ROM

sebagai

sarana

untuk

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

memperkenalkan

keberadaan

perusahaan

tersebut

dan

sekaligus

memperkenalkan produk-produk terbarunya kepada konsumen.

F. Aplikasi CD-ROM dan DVD-ROM dalam bisnis Dalam dunia bisnis, munculnya CD-ROM dipasar akan dapat membuat kegiatan-kegiatan bisnis menjadi lebih produktif, lebih menarik dan lebih efisien karena beberapa alasan tersebut; -

Kemampuan CD-ROM dalam menyimpan informasi

-

Tingkat keluwesan CD-ROM dalam mendapatkan informasi

-

CD-ROM secara ekonomis lebih murah dari pada floppy disk 

-

Dengan menggabungkan multimedia, CD-ROM telah memainkan peran yang penting dalam proyek pelatihan Ada beberapa program aplikasi yang dapat digunakan untuk menjalankan

CD-ROM dan DVD-ROM. Program aplikasi tersebut dapat digunakan untuk mengoprasikan aneka program yang tersimpan dalam format CD-ROM dan DVD-ROM baik yang berisi teks, suara gambar dan video.

G. CD-ROM Based Trainning Program Beberapa perusahaan telah mencoba menggabungkan multimedia seperti TV, overhead projector , kamera video, speaker dan pemutar video dengan CDROM sebagai suatu alat untuk memberikan pelatihan bagi para pegawai agar mereka dapat lebih menguasai pekerjaannya. Pemrogram memasukan semua instruksi dan semua program pelatihan bagi para pegawainya secara lengkap, baik teks, gambar, suara dll hanya ke dalam sebuah CD-ROM yang disebut sebagai CD-ROM based training program. Sungguh luar biasa memang, teknologi CD-ROM telah membuka kesempatan bagi pengembangan CD-ROM software yang didasarkan pada apa yang di inginkan oleh kebutuhan konsumen, sampai pada akhir 1980-an

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

perusahaan besar seperti IBM, AT&T telah menginstal CD-ROM based

multimedia workstations .

BAB 23 DASAR – DASAR INTERNET

A. Sejarah Singkat Internet Pada tahun 1957, Uni Soviet meluncurkan Sputnik I ke dalam orbit bumi. Amerika Serikat tak mau ketinggalan. Salah satu reaksi AS adalah pendirian lembaga riset canggih yang dikenal sebagai Advanced Research Project agency  di

bawah

kendali

Departemen

Pertahanan

AS.

Misi

utamanya

adalah

menerapkan teknologi canggih di departemen tersebut. Pada tahun 1962, ARPA membuka program riset komputer bekerjasama dengan seorang ilmuan MIT, John Licklider. Ia pertama kali mempublikasikan memorandum pada jaringan galatic yang mnejelaskan bahwa masa datang, komputer akan dihubungkan oleh suatu jaringan yang dapat di akses oleh siapa saja. Pada tahub 1965, pernah dilakukan suatu eksperimen pengiriman data komputer melalui jaringan telepon di Berkeley dan MIT dengan kecepatan dial-up yang rendah yang selanjutnya menjadi “wide area network ”. Lalu dilakukan riset komputer yang untuk merencanakan sistem jaringan komputer secara terpisah setiap tim kerja baik MIT, ataupun UK dapat bekerja di dalam sistem wide area

networks di integrasikan ke dalam desain ARPANET. Para ilmuan ARPANET terus melakukan pembenahan sistem jaringan yang ada sejak 1972 sampai 1974 yang menghasilkan suatu sistem yang mampu mengkomunikasikan jaringan yang berbeda antara komputer yang satu dengan lain yang dikenal sebagai TCP/IP. Pada tahun 1982 akhirnya internet lahir dengan mengadopsi TCP/ IP yang dapat menghubungkan seperangkat jaringan

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

ke berbagai belahan dunia. Pengembangan internet merupakan babak baru dalam era komunikasi yang memungkinkan setiap individu dapat melakukan komunikasi ke berbagai belahan dunia dalam waktu yang sangat singkat.

B. Pengertian Internet Internet

menurut

webopedia

adalah

suatu

jaringan

global

yang

menghubungkan jutaan komputer. Sedangkan menurut Beners Lee, internet adalah suatu jaringan dari beberapa jaringan, dan menurut Ned Snelt, internet adalah sebuah koridor bagi berbagai jenis sumber daya yang ada padanya dan setiap sumber daya tersebut diakses melalui peranti yang berbeda beda. Berdasarkan beberapa definisi tersebut dapat dikemukakan beberapa poin penting tentang internet, diantaranya; -

Internet sebagai sistem informasi dan komunikasi global

-

Internet dipahami sebagai suatu jaringan dari berbagai jaringan komputer yang ada

-

Internet memiliki mekanisme penyampaian informasi kepada pihak lain

-

Internet menggunakan protocol standar biasanya TCP/IP atau kompatibel IP. Untuk dapat melakukan koneksi antarkomputer di berbagai belahan dunia,

diperlukan sistem nama domain. Melalui nama domain inilah dapat diketahui dari negara mana dan lembaga apa yang melakukan akses internet tersebut. Tiga huruf dari belakang nama domain dapat menunjukan berbagai bidang kegiatan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun nonbisnis.

C. Fasilitas Dalam Internet -

Electronic mail Suart elektronik adalah salah satu bentuk atau cara pengiriman surat, informasi atau pesan yang dilakukan secara elektronik, tanpa kertas dan  jasa pengiriman. Dalam era digital merupakan cara pengiriman informasi

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

yang paling mudah dan cepat sampai ke alamat yang di tuju. Untuk dapat memanfaatkan layanan pengiriman lewat surat elektronik, seseorang dapat mendaftarkan diri ke sebuah layanan penyedia jasa internet atau yang lebih dikenal dengan ISP (internet service provider ) yang ada di sekitar kota anda. Dalam perkembangannya, seorang dapat melakukan akses internet tanpa menggunakan perangkat komputer dan telepon konvensional yaitu dengan menggunakan telepon genggam jenis terbaru dan teve-box. Apabila

ingin

memiliki

alamat

email

secara

gratis

anda

dapat

mendaftarkan diri ke berbagai alamat situs web baik dalam negeri maupun luar negeri. Sedangkan sejumlah almat situs web luar negeri menyediakan layanan e-mail grats antara lain bigfoot , hempseed , hotmail ,  juni , lycos

mailcty , dll. -

Mailing List Mailing list   sering disebut sebagai kelompok diskusi yang dapat menyimpan daftar anggota yang tertarik pada topik-topik tertentu. Pengelolaan kegiatan oprasional sehari hari mailing list   ini dilakukan oleh program komputer secara otomatis. Perangkat lunak yang umum digunakan adalah listerv . Oleh karena mailing list   dikendalikan dengan perangkat lunak komputer baik pada saat mendaftarkan diri maupun pengunduran diri dari mailing list  tersebut.

-

Newsgroup Newsgroup   memiliki kesamaan dengan mailing list , yaitu sebagai forum diskusi atau tukar pikiran di antara para anggotanya. Perbedaannya adalah bahwa newsgroup   diperlukan program tertentu untuk membaca suatu informasi atau pesan yaitu newsreader . Dengan program aplikasi

newsreader   tersebut, pembaca akan dapat melihat daftar berbagai informasi baru yang dapat dibaca atau disimpan. Salah satu kelemahan

newsgroup   adalah anda harus memiliki program aplikasi newsreader   untu dapat akses ke newsgroup . Di samping itu, kita juga harus menjelajahi

newsgroup  

untuk

mendapatkan

informasi

baru.

Sedangkan

keuntungannya dalah bahwa kita dapat memilih informasi atau berita yang menarik saja, sedangkan yang tidak menarik dapat kita abaikan.

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

-

World wide web WWW adalah sebuah sistem yang terdiri dari berbagai dokumen hiperteks yang saling terkait secara luas. Untuk dapat menjelajah internet dengan web, diperlukan software penjelajah internet yang disebut internet

browser . Browser yang cukup dikenal di Indonesia adalah netscape  navigator dan Microsoft Internet Explore. Di samping itu, masih ada beberapa browser lain relatif jarang ditemukan di Indonesia seperti

mosaic , America Online, Arachne , cello dll. Dalam kaitannya dengan web, kita perlu memahami secara sekilas tentang hypertext . Hypertext merupakan suatu metode untuk membuat dokumen online yang memiliki kaitan ke bagian lain dari dokumen yang sama atau ke dokumen lain yang terpisah. -

telnet telnet merupakan salah satu fasilitas dalam web yang lama kelamaan semakin hilang

dari peredaran,

sering dengan pengubahan atau

peningkatan lokasi telnet di web. Telnet dapat digunakan untuk akses berbagai informasi di berbagai perpustakaan maupun kantor instansi pemerintah di AS. Sebagaimana fasilitas internet yang lain, telnet juga memerlukan perangkat lunak klien yang biasanya tersedia dalam program windows 95 maupun 98. -

File Transfer Protocol FTP merupakan salah satu sumber daya yang sering digunakan di  jaringan internet. FTP sebagai alat dasar dapat digunakan dijaringan suatu komputer ke komputer lainnya di internet. Transfer fail merupakan salah satu fungsi utama dalam suatu jaringan internet, oleh karena itu FTP dijadikan standar dalam menstransfer fail. Sebagaimana e-mail agar FTP dapat berfungsi, diperlukan FTP client   dan FTP server . Client mungkin saja berupa bulletin board system (BBS)  yang terkoneksi dengan internet atau sebuah pc.

-

Internet Relay Chat IRC, yang juga dikenal sebagai sarana chatting   memungkinkan pengguna internet secara bersama sama berpartisipasi dalam suatu diskusi, tanpa dibatasi jumlahnya. Chatting hanya menampiplkan semua komentar dari

������ ���� ���������� ������ ������� ����� ��������� ��� ����� ����� ���������

setiap peserta diskusi pada sebuah daftar besar yang bergulung. Dalam hal ini, setiap peserta dalam chatting   meimilih sebuah nama panggilan sebelum memasuki sesi chatting . IRC adalah suatu sistem. Program diskusi ini berjalan pada sebuah server yang terhubung ke jaringan IRC. Kita harus menjalankan suatu klien IRC untuk berinteraksi dengan server tersebut dengan software tertentu misalnya WinIRC.

D. Search Engine

Search engine   merupakan mesin pembantu bagi kita bila ingin mencari berbagai jenis informasi yang dibutuhkan baik yang berhubungan dengan masalah bisnis dan non-bbisnis. Cukup dengan cara mengetikan kata kunci yang kita inginkan dan klik kotak “go” atau “cari”, tak lama kemudian kita akan dapat menemukan sejumlah informasi yang kita butuhkan.

E. Manfaat dan Kekhawatiran Atas Kehadiran Internet Manfaat umum: -

Mempermudah penggunanya berkomunikasi secara global

-

Cepet dan relatif murah biaya dalam penyampaian informasi komunikasi

-

Menambah berbagai macam informasi penting

-

Menambah persaudaraan, teman atau pasangan baru

-

Menambah wawasan berpikir, berkreasi, dan berinovasi

Pelaku bisnis: -

Kehadiran internet dapat dipakai sebagai media promosi atas produk dan  jasa yang dihasilkan dengan biaya relatif murah

-

Selain media informasi, bagi kalangan bisnis kehadiran ineternet juga sebagai media transaksi secara online 

-

Kehadiran internet juga mempermudah sistem pembayaran transaksi dalam belanja online