PRESUPUESTO FLEXIBLE. No debe confundirse el presupuesto flexible, con la característica de elasticidad de que deban deban estar investidos los presupuestos en general, la elasticidad o flexibilidad, también está referida a los presupuestos fijos, para indicar que deben revisarse y adaptarse a las fluctuaciones constantes del mercado. El grado de flexibilidad que se permita, depende de los propósitos que se persigan con la presupuestación. El presupuesto flexible es resultante de la consideración anticipada de las variaciones que pudieran existir existir en los ingresos y en las ventas; esta posible posible afectación conduce a la predeterminación de los cambios factibles en los volúmenes de producción y por consiguiente en los gastos. En este tipo de presupuestos se consideran diferentes planos alternativos de aplicación directa e inmediata en caso de que las situaciones previstas cambien. Dichas variaciones se presentan dentro el cuerpo mismo del presupuesto, en forma de cuotas) por unidad producida por ejemplo) o en en forma escalonada, fijando porcentajes sobre una base determinada. Si dicha base se considera como el punto en que la capacidad de fabricación de la empresa, está aprovechándose en un 100 % de eficiencia, respecto de las ventas, e éstas se estiman con base a la máxima máxima capacidad de absorción en el mercado, se presentarían los resultados posibles en un estado comparativo, en que se pondrían las cifras a obtener, cuando la fábrica trabaje al 80, 90, 100,110,120 % de su capacidad productiva. Por ejemplo. De esta manera si se vende una cantidad mayor o menor a la que aparece en el presupuesto base, señalado en este caso con el 100 % se estaría en la posibilidad de comparar las cifras reales con cualquiera de las demás estimaciones. Podría pensarse, erróneamente, que la elaboración de un presupuesto flexible es muy sencilla, puesto que consiste tan sólo en obtener porcentajes sobre las cifras base; sin embargo tampoco tampoco es complicado, aun aun cuando las reacciones del costo respecto del volumen no son proporcionales ya que existen gastos fijos y variables, los fijos se erogan, exista o no producción, mientras los variables poseen la característica de aumentar o diminuir el volumen conforme crezca o baje. PRESUPUESTO PÚBLICO Y PRIVADO Es necesario hacer la distinción entre ambos tipos de presupuestos. PRESUPUESTO PUBLICO.- A la fecha aun se elaboran los presupuestos públicos
con base en la idea de control de gastos; los gobiernos hacen primero hacen una estimación de los gastos que se hayan de originar debido a las necesidades públicas y después planear la forma en que podrán cubrirlas, estudiando la aplicación de los ingresos, que habrá de provenir de la recabación de impuestos, de la obtención de los empréstitos y como último recurso de la emisión de papel moneda lo que necesariamente ocasionaría la inflación. Las entidades gubernamentales, no persiguen en ningún caso la obtención de utilidades, sus funciones consisten básicamente en satisfacer las necesidades públicas de la mejor manera posible. (Este concepto se ve con mayor claridad en la gráfica del punto de equilibrio de la entidad gubernamental, que representa que los ingresos y los egresos son iguales. No existiendo perdidas ni utilidades. tema que se tratará más adelante) El resultado de la gestión gubernamental se denomina: Si los ingresos son mayores a los egresos: SUPERAVIT. Si los ingresos son menores a los egresos: DEFICIT. PRESUPUESTO PRIVADO.- Las empresas privadas por el contrario, primero deben estimar sus ingresos, para, sobre esta base, predeterminar su distribución o aplicación, lo que ocasiona que la integración de su control presupuestal sea más compleja y difícil de solucionar. Tradicionalmente, las empresas privadas tienen como fin primordial el logro de utilidades, incluyendo además otros como el beneficio social, la satisfacción de las necesidades de la región. El resultado de la gestión del sector privado denomina: Si los ingresos son mayores a los egresos: UTILIDAD Si los ingresos son menores a los egresos: PERDIDA De lo expuesto, se deduce que la diferencia existente entre la presentación del control presupuestario gubernamental y el privado, nace de la distinta finalidad que ambas entidades persiguen.
PRESUPUESTO FLEXIBLE El presupuesto flexible es resultante de la consideración anticipada de las variaciones que pudieran existir en los ingresos en las ventas; esta posible efectuación conduce a la predeterminación de los cambios factibles en l os volúmenes de producción y por consiguiente en los gastos. Todos los gastos incurren debido a: El transcurso del tiempo La producción o actividad productiva Una combinación de tiempo y producción o actividad. Si esto es razonable en un negocio, puede darse al os gastos una formulación matemática mediante la cual puedan calcularse los planes para la planificación y el control de los mismos. La aplicación de este concepto significa que: Deben identificarse los gastos en cuanto a sus componentes fijo y variable, cuando se relacionan con la producción o la actividad productiva. Los gastos deben relacionarse razonablemente con la producción o actividad productiva. La producción debe medirse en forma segura. Las fórmulas de los presupuestos flexibles deben ser periodos específicos de tiempo, o para una escala específica y relevante de producción. Para los fines de la planificación y el control, deben desarrollarse fórmulas de presupuestos flexibles por cada renglón de gasto en cada centro de responsabilidad dentro de una empresa. Relacion de los Gastos con la Prodcuccion Los presupuestos flexibles de gastos se apoyan fundamentalmente en el concepto de la variabilidad de los gastos, el cual se enfoca sobre el efecto que tienen en los mismos, el transcurso del tiempo y la producción o actividad productiva. En parte de que algunos gastos son parte fijos y en parte variable, los gastos se clasifican en tres categorías generales. Gastos fijos. Son aquellos que no varían con la producción o a la actividad productiva. Se van acumulando principalmente por el transcurso del tiempo. Permanecen constantes en su importe durante un corto periodo de tiempo dado, dentro de una amplitud relevante de actividad. Los gastos fijos se incurren, por la tenencia de activos y los demás factores de la producción, en un estado de "listo para producir; por lo tanto, a menudo se les conoce como costos de capacidad. Los gastos fijos son de dos tipos principales. En primer lugar, las decisiones de la administración
ejecutiva establecen compromisos para ciertos gastos fijos; como la depreciación, impuestos y seguros. En segundo lugar, algunos gastos fijos se establecen a juicio de alta administración sobre una base de corto plazo. Así, los sueldos, los desembolsos para publicidad y para investigación caen dentro de esta categoría y pueden fluctuar por razón de cambios en la estructura del negocio, en los métodos de operación y por cambios discrecionales en la política de la administración. Gastos variables. Los gastos con frecuencia varían en proporción directa a los cambios en la producción o la actividad. Los gastos variables se basan en la actividad y no en el transcurso del tiempo, porque los mismos se incurren como resultado directo de la producción, la actividad productiva o el trabajo desarrollado. Los gastos variables aumentan o disminuyen directamente con los cambios de producción, por lo tanto si se duplica la producción ,el gasto variable también se duplica, o si disminuye la producción en un diez por ciento ,el gasto se reduce también en un diez por ciento. Gastos semivariables. Los gastos aumentan o disminuyen al hacerlo la producción, pero no en proporción a los cambios en la base de actividad. De acuerdo con esto, los gastos semivariables participan de algunas características, tanto de los costos fijos como de los variables. La variabilidad de los gastos semivariables se debe al efecto combinado de: el transcurso del tiempo, la actividad de producción y las decisiones de la administración. Los gastos semivariables a menudo representan una parte substancial de los gastos de la compañía. La necesidad de un presupuesto flexible puede ser sencillamente ilustrada como sigue. El dueño de un automóvil sabe que entre mas lo use por año, mas l e cuesta operarlo; también sabe que entre mas use su vehículo, menor es el costo por kilómetro o milla recorrida. La razón para esto radica en la naturaleza de los gastos, algunos de los cuales son fijos mientras que otros son variables o semivariables. Seguros impuestos, registro oficial y garaje son costos fijos, los cuales permanecen lo mismo ya sea operado 1,000 o 20,000 millas. Los costos de ll antas, gasolina, aceite y reparaciones son variables dependen en gran parte de las millas recorridas.
La obsolescencia y la depreciación resulta en un tipo de costo semivariable, el cual fluctúa en algún grado, pero no directamente con el uso del vehículo. El costo por milla de operación del automóvil depende del numero de millas manejadas. Este millaje constituye la base para juzgar la actividad del automóvil. Si el dueño prepara un estimado de los costos totales y compara sus gastos reales, al final del año, con lo que ha presupuestado, aun así no puede decir que éxito ha tenido en mantener sus gatos dentro de l os limites permitidos sin llevar una contabilidad para el factor del millaje recorrido.
El principio fundamental de un presupuesto flexible es la necesidad de alguna norma de erogaciones para un volumen dado de negocios, la cual debe ser conocida por anticipado para proporcionar una guía a las erogaciones reales. Reconocer este principio es aceptar el hecho de que cada negocio es una entidad dinámica, siempre cambiante y nunca estética. Es erróneo esperar que un negocio se ajuste a un patrón fijo.
La preparación de presupuestos flexibles resulta en la construcción de una serie de formulas, una para cada departamento. Cada serie a su vez, tiene una formula para cada cuenta en el departamento o centro de costos.
La predeterminación del gasto total fijo y de la tasa variable como también de la aplicación de la tasa al nivel de actividad, hace posible calcular las erogaciones permisibles para el volumen de actividad alcanzado. Estas cifras presupuestarias son comparadas con los verdaderos costos, lo que hace posible un control mas estrecho de la actuación por parte del jefe departamental que en el caso de las asignaciones basadas en un presupuesto fijo. La comparación de fin de periodo se usa para medir el desempeño de cada jefe de departamento. Es esta comparación la que hace del presupuesto flexible un instrumento valioso para el control de costos. ANALISIS DE VARIACIONES El sistema de costos estándar es un instrumento orgánico para controlar y reducir los costos en todos los niveles directivos y en todas las unidades productivas u operativas de la empresa. En otras palabras el sistema de costos estándar consiste en establecer los costos unitarios y totales de los artículos a elaborar por cada centro de producción, previamente a su fabricación, basándose en los métodos más eficientes de elaboración y relacionándolos con el volumen dado de producción. Los costos se calculan una sola vez en lugar de hacerlo cada vez que se inicie una fase de producción, orden, trabajo o lote. Si cada elemento del costo se controla en forma adecuada, el costo total será equivalente al total de los elementos controlados, los costos reales se comparan con las cifras estándar, y se obtienen las diferencias o variaciones que se registran separadamente en la contabilidad, como resultado las diferencias se tipifican para su investigación y análisis por parte de la administración.
El procedimiento de costos estándar nos presenta una serie de ventajas y limitaciones, las cuales anunciamos a continuación: VENTAJAS: Medir y vigilar la eficiencia en las operaciones de la empresa, debido a que nos revela las situaciones o funcionamientos anormales, lo cual permite fijar responsabilidades. Conocer la capacidad no utilizada en la producción y las pérdidas que ocasiona periódicamente. Conocer el valor del artículo en cada paso de su proceso de fabricación, permitiendo valuar los inventarios en proceso a su costo correcto. Un minucioso análisis de las operaciones fabriles contribuyendo a la reducción de costos. Reducen el trabajo de la administración al mostrar claramente las operaciones anormales, las cuales merecen mayor atención, favorece la toma de decisiones. Facilitar la elaboración de los presupuestos. LIMITACIONES No son adoptables a cualquier tipo de empresas. Un sistema de costos estándar es aplicable generalmente, a industrias que producen en gran volumen o en serie, donde la fabricación es repetitiva y existe uniformidad en el proceso. No sería recomendable para empresas pequeñas. Los trabajadores se sienten bajo presión al tratar de conseguir los estándares. Los costos estándar son usados como una herramienta para construir un sistema de presupuestos retroalimentado, son auxiliares para las proyecciones administrativas y suministran un marco de referencia para juzgar el nivel de desempeño en la ejecución. Mantener en una empresa costos estándar actualizados facilita la elaboración del presupuesto de requisiciones de materia prima, de mano de obra de costos indirectos de fabricación, que de otra forma se harían de acuerdo a estimaciones imprecisas, se puede decir que que los estándares son un subconjunto del conjunto universal presupuestado. Un presupuesto es un plan integrado y coordinado que se expresa en términos financieros, respecto a las operaciones y recursos que forma parte de la organización para un período determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.
