El presupuesto flexible consiste en la elaboración de un presupuesto posterior, de cuando se conocen los niveles de producción y venta reales. Estas producciones y ventas físicas reales valoradas a los costos y precios unitarios presupuestados son lo que se denomina "presupuesto sobre bases flexibles".
Al comparar el presupuesto flexible y la realidad se obtienen desviaciones debidas exclusivamente a los precios de compra de los factores de producción, al consumo de estos factores y al precio de venta de estos productos, pero en ningún caso a diferentes producciones y ventas, debido a que ambos, presupuesto flexible y realidad, se derivan de la cantidad de producción y ventas reales. En términos matemáticos, para los ingresos se representa así: Presupuesto Siendo QV PV En
= El cuanto
flexible = La
= cantidad
QV física
x de
PV venta
precio unitario de venta presupuestado a los costos se representa por:
Presupuesto flexible = QV Siendo QV = La cantidad física ___ CV = El costo unitario de venta presupuestado
x de
CV venta
PRESUPUESTO FLEXIBLE El presupuesto flexible es resultante de la consideración anticipada de las variaciones que pudieran existir en los ingresos en las ventas; esta posible efectuación conduce a la predeterminación de los cambios factibles en los volúmenes de producción y por consiguiente en los gastos. Todos los gastos incurren debido a: A)al transcurso del tiempo, B)a la producción o actividad productiva o, C)a una combinación de tiempo y producción o actividad. Si
esto es razonable en un negocio, puede darse a los gastos una formulación matemática mediante la cual puedan calcularse los planes para la planificación y el control de los mismos. La aplicación de este concepto significa que:
Deben identificarse los gastos en cuanto a sus componentes fijo y variable, cuando se relacionan con la producción o la actividad productiva. Los gastos deben relacionarse razonablemente con la producción o actividad productiva. La producción debe medirse en forma segura. Las fórmulas de los presupuestos flexibles deben ser periodos específicos de tiempo, o para una escala específica y relevante de producción. Para los fines de la planificación y el control, deben desarrollarse fórmulas de presupuestos flexibles por cada renglón de gasto en cada centro de responsabilidad dentro de una empresa.
RELACION DE LOS GASTOS CON LA PRODUCCIÓN Los presupuestos flexibles de gastos se apoyan fundamentalmente en el concepto de la variabilidad de los gastos, el cual se enfoca sobre el efecto que tienen en los mismos, el transcurso del tiempo y la producción o actividad productiva. En parte de que algunos gastos son parte fijos y en parte variable, los gastos se clasifican en tres categorías generales.
Gastos fijos.
Gastos variables.
Gastos semivariables.
Definición de gastos fijos: Son aquellos que no varían con la producción o a la actividad productiva. Se van acumulando principalmente por solo el transcurso del tiempo, esto es, son gastos relacionados con el tiempo. Permanecen constantes en su importe durante un corto periodo de tiempo dado, dentro de una amplitud relevante de actividad. Los gastos fijos se incurren, por la tenencia de activos y los demás factores de la producción, en un estado de "listo para producir”; por lo tanto, a menudo se les conoce como costos de capacidad. Los gastos fijos son de dos tipos principales. En primer lugar, las decisiones de la administración ejecutiva establecen compromisos para ciertos gastos fijos; como la depreciación, impuestos y seguros. En segundo lugar, algunos gastos fijos se establecen a juicio de alta administración sobre una base de corto plazo. Así, los sueldos, los desembolsos para publicidad y para investigación caen dentro de esta categoría y pueden fluctuar por razón de cambios en la estructura del negocio, en los métodos de operación y por cambios discrecionales en la política de la administración.
El control de los gastos fijos a veces se interpreta de forma incorrecta. Todos los gastos fijos son controlables en el curso del periodo de existencia de la compañía. Algunos plazo fijos, pero no todos, están sujetos al control de la administración en el corto plazo. Definición de gastos variables: Los gastos con frecuencia varían en proporción directa a los cambios en la producción o la actividad, en un centro de responsabilidad. Los gastos variables se basan en la actividad y no en el transcurso del tiempo, porque los mismos se incurren como resultado directo de la producción, la actividad, la actividad productiva o el trabajo desarrollado. Los gastos variables aumentan o disminuyen directamente con los cambios de producción, por lo tanto si se duplica la producción ,el gasto variable también se duplica, o si disminuye la producción en un diez por ciento ,el gasto se reduce también en un diez por ciento. Definición de gastos semivariables: Los gastos semivariables o semifijos, aumentan o disminuyen al hacerlo la producción, pero no en proporción a los cambios en la base de actividad. De acuerdo con esto, los gastos semivariables participan de algunas características, tanto de los costos fijos como de los variables. La variabilidad de los gastos semivariables se debe al efecto combinado de: el transcurso del tiempo, la actividad de producción, las decisiones discrecionales de la administración. Los gastos semivariables a menudo representan una parte substancial de los gastos de la compañía. 1. Según la Flexibilidad Son los presupuestos que se elaboran para d iferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Estos muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas. y ventas. El presupuesto flexible se elabora para distintos niveles de operación, brindando información proyectada para distintos volúmenes de las variables críticas, especialmente las que constituyen una restricción o factor condicionante. Su utilidad es que evita la rigidez del presupuesto maestro – estático – que supone un nivel fijo de trabajo, transformándolo en un instrumento dinámico con varios niveles de operación para conocer el impacto sobre los resultados pronosticados de cada
rango de actividad, como consecuencia de las distintas reacciones de los costos frente a aquellos. Esto significa que se confecciona para un cierto intervalo de volumen comprendido entre un mínimo y otro más elevado, dado por el nivel máximo de actividad de la empresa. Se elabora en forma tabulada, representando cada columna los grados probables de actividad. Su clave es la diferenciación del comportamiento de costos o gastos frente a variaciones en las cantidades producidas o vendidas, identificando los componentes fijos o variables de cada partida.
PRESUPUESTO FLEXIBLE. No debe confundirse el presupuesto flexible, con la característica de elasticidad de que deban estar investidos los presupuestos en general, la elasticidad o flexibilidad, también está referida a los presupuestos fijos, para indicar que deben revisarse y adaptarse a las fluctuaciones constantes del mercado. El grado de flexibilidad que se permita, depende de los propósitos que se persigan con la presupuestación. El presupuesto flexible es resultante de la consideración anticipada de las variaciones que pudieran existir en los ingresos y en las ventas; esta posible afectación conduce a la predeterminación de los cambios factibles en los volúmenes de producción y por consiguiente en los gastos. En este tipo de presupuestos se consideran diferentes planos alternativos de aplicación directa e inmediata en caso de que las situaciones previstas cambien. Dichas variaciones se presentan dentro el cuerpo mismo del presupuesto, en forma de cuotas) por unidad producida por ejemplo) o en forma escalonada, fijando porcentajes sobre una base determinada.
Si dicha base se considera como el punto en que la capacidad de fabricación de la empresa, está aprovechándose en un 100 % de eficiencia, respecto de las ventas, e éstas se estiman con base a la máxima capacidad de absorción en el mercado, se presentarían los resultados posibles en un estado comparativo, en que se pondrían las cifras a obtener, cuando la fábrica trabaje al 80, 90, 100,110,120 % de su capacidad productiva. Por ejemplo. De esta manera si se vende una cantidad mayor o menor a la que aparece en el presupuesto base, señalado en este caso con el 100 % se estaría en la posibilidad de comparar las cifras reales con cualquiera de las demás estimaciones. Podría pensarse, erróneamente, que la elaboración de un presupuesto flexible es muy sencilla, puesto que consiste tan sólo en obtener porcentajes sobre las cifras base; sin embargo tampoco es complicado, aun cuando las reacciones del costo respecto del volumen no son proporcionales ya que existen gastos fijos y variables, los fijos se erogan, exista o no producción, mientras los variables poseen la característica de aumentar o diminuir el volumen conforme crezca o baje.
Presupuesto flexible en un sistema de costeo standard por procesos Comentar
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A ) INTRODUCCION:
El trabajo está dirigido básicamente a estudiantes universitarios de Cátedras afines a esta problemática ( Contabilidad Industrial, Costos para la Gestión, Planeamiento y control de gestión y similares), motivo por el cual se recurre a explicaciones detalladas innecesarias para los profesionales experimentados.Los complejos problemas operativos, comerciales y administrativos de la industria moderna, así como la creciente competencia y convulsión de los mercados, han aumentado enormemente las dificultades de conducción de las empresas, induciendo a su dirección a adoptar sistemas informativos cada vez más científicos y sofisticados, que tiendan a asegurar la gestión de los entes con criterios absolutamente económicos, es decir con la óptima utilización de capital, instalaciones, materiales y recursos humanos.Los costos constituyen una de las bases sólidas para la puesta en marcha y mantenimiento de sistemas de control de gestión, porque todas las actividades de una empresa pueden ser expresadas y medidas en términos de costos o gastos, y porque éstos pueden ser predeterminados en base a estándares.Los costos standard cumplen con el principio de administración por objetivos y constituyen uno de los pilares en que se basa un sistema de información gerencial, pues brindan una base para la medición de la eficiencia por áreas de responsabilidad y suministran información válida para la adopción de un sinnúmero de decisiones.El objetivo del presente trabajo es mostrar la metodología básica a utilizar para implementar un sistema de costos standard por procesos, que permita conocer los costos de los productos terminados y semielaborados y que, simultáneamente, sirva como un sistema de asignación de presupuestos flexibles a cada uno de los centros de costos productivos que constituyan el ciclo fabril de los productos y a los centros de costos de servicios internos.- Obviamente cada empresa en particular deberá efectuarle los ajustes, correcciones y ampliaciones requeridos por las características específicas de sus procesos, insumos y productos ( ejemplos: desperdicios, mermas, subproductos, reprocesos, producción defectuosa, embalajes, compra de semielaborados, casos de tercerizaciones o outsourcing parcial de procesos o productos, etc).La propuesta que se detalla en los capítulos siguientes se adecua fácilmente al criterio de trabajo con costeo variable o con el criterio de costeo integral, tanto para la determinación de costos como para la asignación de presupuesto para el control de erogaciones según su naturaleza.- Asimismo permite separar los costos vivos o erogables de los costos hundidos o no erogables.- En todos los casos el sistema permite calcular todas las variantes y combinaciones posibles para aplicar a propósitos contables o control de gestión y toma de decisiones ( costo total, costo variable, costos erogables, etc) mediante modificaciones mínimas a los valores input de los parámetros, conservando todas las versiones.El sistema posibilita trabajar con el volumen de actividad o capacidad ( unidades producidas, horas-máquina, etc) que se quiera, como ser: capacidad nominal, capacidad normal o habitual, capacidad real prevista, etc.El sistema propuesto soluciona uno de los principales problemas que se presentan en los métodos de costeo standard, consistente en lograr una homogeneidad entre los
estándares utilizados para medir la eficiencia y los considerados para calcular el costo de la producción.La primera aplicación del sistema ( cálculo del costo de los productos) tiene una flexibilidad tal que permite conocer el costo de los productos en todas sus variedades, o sea que en el proceso de cálculo pueden tenerse en cuenta todas las características individuales de cada grupo de productos ( ejemplos: rangos dimensionales de espesor, ancho, largo, calidades, presentación, aspecto superficial) a diferencia de otros sistemas de costos standard que brindan datos de costos en función de un mix o mezcla programada de producción y ventas ( promedios ponderados).- Esta prestación está limitada solamente por la interconexión ( interfases) entre los sistemas informativos de producción y el sistema de costos, es decir que solo puede distinguirse el costo ( y el consecuente presupuesto flexible) sobre aquellas características del producto que sean relevadas o tenidas en cuenta en los sistemas informativos comentados.El sistema puede calcular los costos de todos los productos técnicamente posibles de fabricar, con independencia de si existe o no stock y si se incluyen o no en el plan de ventas y plan de producción, o solamente calcular los costos de aquellos productos que se planea producir.- Claramente resulta recomendable usar la primer opción, pero sin distorsionar los volúmenes productivos. Es decir que, como el sistema calcula los volúmenes productivos de los Centros de costos productivos y de servicios partiendo de la producción programada y llegando hasta el consumo de materia prima, se recomienda cargar volumen cero o poco significativo ( ejemplo: 0,001 unidades mensuales) para los productos fuera del plan de producción.- Otra opción sería colocarles una característica en los registros del sistema para que el programa los reconozca como tales, calculando el costo pero sin alterar el volumen normal previsto de producción del presupuesto anual y mensual.- Durante el ejercicio y en la medida en que estos productos tengan producción real, sus volúmenes serán considerados para asignar presupuesto flexible.La segunda aplicación ( asignación de presupuestos flexibles) permite controlar la gestión operativa de fábrica ( producción, mantenimiento, servicios productivos o de mantenimiento, etc.) desde el punto de vista económico, dado que los costos realmente incurridos se comparan con los valores standard correspondientes al volumen real de actividad desarrollado por cada centro de costos productivo o de servicios. O sea que el presupuesto flexible se utiliza para controlar muchos rubros de costos cuya magnitud varía con las variaciones de volumen o, lo que es lo mismo, se establecen vinculaciones entre los rubros de costos y la actividad real desarrollada, de modo que la eficiencia planeada pueda ajustarse a las condiciones reales de actividad. De esta forma tiene validez plena la comparación del costo real con el presupuesto, eliminando las diferencias por volumen y expresando en consecuencia las verdaderas variaciones por consumo al haber homogeneizado los niveles de actividad.Los volúmenes reales de actividad desarrollados en un determinado mes por cada centro de costos productivo o de servicios no se limita a un solo valor sino que se miden con diversos indicadores denominados Generadores de Costos o Determinantes de Costos, pudiendo ser a título de ejemplo: Unidades producidas, Horas-Hombre trabajadas, Horas- Máquina de funcionamiento, metros cuadrados procesados, toneladas procesadas, Bultos embalados, bultos despachados, unidades vendidas de servicios ( horas de equipos, horas- hombre se servicios, horas de grúas en puertos o en planta fabril, etc), en todos los casos con la apertura que se quiera como fuera
comentado antes ( dimensiones, calidad, etc).- A su vez en los determinantes de Hora Hombre y Hora Máquina se pueden operar con dos opciones: con valores reales trabajados o con los valores standard que se debió trabajar a productividad standard, permitiendo segregar en el segundo caso la variación por productividad real distinta a la standard.El sistema permite distinguir ( en el costo de los productos y en los presupuestos y variaciones) aquellas erogaciones originarias ( que trascienden a terceros: mano de obra, materias primas y materiales, etc) de las erogaciones distribuidas provenientes de la venta de servicios internos ( costos recirculados), sin afectar el control de gestión de todos los centros de costos.Para el caso de industrias con una cantidad de productos ( terminados y semielaborados) muy significativa ( miles de productos distintos, combinando todas sus características) es factible implementar el concepto de costos normalizados. es decir que el sistema calcula el costo especifico de cada uno de los productos y asigna presupuesto con esos valores, pero a los fines contables se suelen normalizar o promediar ( promedios ponderados) para simplificar las registraciones de producción, consumos y costeo de las ventas u otros movimientos de stock.- Claramente surgiría en este caso una nueva variación al costo standard: la variación por normalización o desnormalización, que debería ser nula a fin de ejercicio si se cumple en el año el mix del presupuesto anual.- Durante el ejercicio es discutible si se deben considerar variaciones que inciden en resultado o si se pueden mantener como un complemento del valor del stock.Adicionalmente el sistema posibilita todos los análisis de sensibilidad de costos ante cambios en cualquiera de los parámetros utilizados en su determinación ( consumos físicos, precios, volúmenes, productividades, etc).- Esto constituye una poderosa herramienta para análisis de situaciones y toma de decisiones, dado que permite conocer el impacto en los costos ante cualquier cambio esperado de las variables comentadas ( aislado o combinado, inducido o consecuencia del mercado, o derivado de modificaciones de procesos, métodos, productos o materias primas ).Los parámetros utilizados para el cálculo de costos ( consumos físicos, precios, volúmenes, productividades, etc) pueden ser únicos para todo el ejercicio o distintos para cada uno de los meses del año.- En consecuencia el sistema calcula costos para cada mes y asigna presupuesto en cada mes en función de los parámetros de ese período.- Implica ajustes mensuales del valor del stock.Los sistemas integrados de gestión ( módulo de costos) no contienen exactamente esta prestación por haber sido concebidos para un espectro muy amplio de empresas, objetos y productos.- Se requiere desarrollar una programación especifica en las grandes empresas.- En el caso de pequeñas empresas, con pocos productos, es factible el desarrollo en simples planillas de cálculo o con los lenguajes de programación básicos.B ) METODOLOGIA DE IMPLEMENTACION: Por razones didácticas creo conveniente desarrollar la metodología teóricamente, en forma paralela a la presentación de un sencillo ejemplo concreto. Dada la limitada extensión del trabajo he adoptado una serie de pautas o premisas que simplifican la explicación sin invalidar el método, a saber:
a) La empresa del ejemplo produce solamente dos productos ( A y B), el primero de los cuales tiene seis variedades y el segundo cuatro.b) Existen solamente cinco centros de costos, tres productivos y dos de servicios.c) Los centros de servicios son el taller eléctrico ( servicio 1) y el taller mecánico ( servicio 2) cuyos gastos se distribuyen en función de las horas-hombre de servicios que venden a otros centros.d) El taller eléctrico presta servicios no solo a los tres centros productivos sino también al taller mecánico. Este solo vende servicios a los centros productivos. He adoptado este supuesto para evitar sucesivas redistribuciones de servicios, puesto que no se conocería el costo de la hora de un servicio hasta tanto no se le apropiaran los costos del restante, el cual a su vez debería recibir con anterioridad los costos del primero. En la práctica es normal esta última situación y debe recurrirse a distintos métodos para arribar a la solución adecuada ( distribuciones sucesivas, aproximaciones sucesivas o tanteos, inversión de matriz, etc).e) El producto A es un semielaborado para el centro de costos 1 y un producto terminado para el CC 2. El producto B es un semielaborado para los CC 1 y 2 y un producto terminado para el CC 3.f) El nivel de actividad real desarrollado por los C.C. productivos se mide mediante dos parámetros que determinan el nivel de costos ( en adelante: Determinantes ) y que son: 1) las unidades procesadas y 2) las horas- máquina que debieron utilizar a productividad standard para los volúmenes y productos procesados.g) En los centros de costos de servicios el nivel de actividad real está dado por un solo determinante en cada uno de ellos: horas-hombre de servicios vendidas a otros C.C.h) El ciclo productivo de los productos es el siguiente: Producto A: CC 1 ambos determinantes y CC 2 ambos determinantes.- Producto B: Se agrega al ciclo del producto A al CC 3 con ambos determinantes.Los pasos a seguir para implementar el sistema son los siguientes: 1) Plan de Ventas y Plan de Producción 2) Determinación de volúmenes normales de actividad para cada determinante en cada C.C.3) Determinación de los estándares físicos de consumo y de los estándares monetarios.4) Determinación de los precios standard de las materias primas, materiales, repuestos, servicios comprados, insumos comprados con modalidad just in time, etc. Ya sea que se encuentren o no en el stock.5) Determinación de los precios standard de cada una de las cuentas de costos ( según el plan de cuentas).- Las cuentas de costos pueden referirse a un único elemento del
stock ( ejemplo: materia prima xx) o a un grupo de ellos ( ejemplo: aceites lubricantes).6) Calculo de costos a volumen normal de producción para cada centro de costos, cada determinante y cada cuenta de costos.7) Cálculo del costo standard de los productos semielaborados y terminados.Describiré sintéticamente a continuación a cada uno de los pasos indicados, haciendo solo una breve referencia a su contenido, dado que existe abundante bibliografía especializada sobre el tratamiento de estos aspectos ( ejemplo: determinación de estándares de consumo, determinación de precios standard, etc).B – 1 ) PLAN DE PRODUCCION: Una vez confeccionado el presupuesto de ventas y decididas las variaciones a lograr de stock de productos semielaborados y terminados, se está en condiciones de elaborar este plan, por productos y en todas sus variantes. Habitualmente esta función, con alto contenido técnico ingenieril, está a cargo del sector Programación de la Producción, quien toma en consideración las diversas variables que condicionan y limitan el presupuesto de ventas y lo compatibilizan con la carga de planta económicamente óptima, teniendo en cuenta adicionalmente los diversos cuellos de botella industriales y las alternativas de superarlos ( capacidad y velocidad de los equipos, disponibilidades de materias primas, disponibilidad de recursos humanos adecuados, aspectos logísticos, etc).A continuación se calculan las productividades necesarias para cada variedad de producto, o sea las horas máquinas disponibles para producir una unidad ( las que no serán inferiores al standard técnico, o su inversa: las unidades a producir por horamáquina.- A estos efectos se dividen las horas realmente disponibles ( tiempo calendario menos las paradas normales de mantenimiento, tiempos muertos, etc) por los tiempos standard técnicos requeridos por la producción programada.- El coeficiente, mayor que 1, se multiplica por el standard técnico de cada producto.También podrían tomarse directamente los tiempos standard técnicos ( establecidos mediante el estudio previo de tiempos y movimientos) aunque no se llegue a saturar la capacidad instalada con los volúmenes de producción previstos.En la primer alternativa ( horas disponibles) se obtienen costos unitarios más realistas, pero las comparaciones con los tiempos reales utilizados ( horas- máquina reales) no indican la eficiencia de la gestión operativa ( aunque, una vez cubierta la producción necesaria, tampoco interesaría lograr mayor eficiencia, en particular si se consigue eliminar los costos fijos vivos).- En cambio en el segundo caso planteado ( uso de estándares técnicos) el cotejo entre los tiempos reales y estándares es realista, pero los costos de producción no son representativos, teniendo en cuenta que no se aprovechará plenamente la capacidad productiva instalada.Para solucionar este inconveniente se recurre a revisionar los estándares de productividad, distinguiendo aquellos a considerar para el cálculo del costo esperado del producto y aquellos a tener en cuenta para medir la eficiencia.- En la medida en que el control de gestión se base en información de un sistema informativo único, surgirá una variación por cambio de estándares de productividad. Si en cambio el
control de tiempos se efectúa extracontablemente, lo cual implica asignar presupuesto flexible en función de las horas-máquina reales, no surge esta variación.B – 2 ) DETERMINACION DE VOLUMENES NORMALES PARA CADA DETERMINANTE DE LOS CENTROS DE COSTOS
DE
ACTIVIDAD
En el Cuadro A se indican los volúmenes mensuales previstos en el presupuesto del ejemplo para cada producto y variedad, así como las productividades standard y las horas-máquina standard mensuales previstas en cada centro de costos.- Por último surgen de este primer cuadro los valores mensuales del presupuesto de los determinantes productivos ( unidades producidas y horas- máquina).Los determinantes referidos a unidades producidas ( determinante 1) presentan volúmenes normales mensuales de 1500, 1500 y 1000 para los CC 1, 2 y 3 respectivamente.- El volumen normal mensual de los determinantes de servicios internos es de 400 HH para el taller eléctrico y de 800 HH para el taller mecánico.Estos valores para servicios deberían surgir del análisis y combinación óptima de las necesidades de mantenimiento de planta, de la posibilidad de contratar servicios de terceros y de la factibilidad de ajustar en más o en menos las horas disponibles en los talleres ( dotación, ausentismos, horas extras, etc).- En el ejemplo se han considerado las horas disponibles de los talleres sin considerar si los centros usuarios, de acuerdo a los niveles de producción y planes de actividades de mantenimiento, insumirán más o menos horas que las disponibles.- Caso contrario partiríamos de costos subvaluados y con un plantel de personal sobredimensionado en los centros de servicios, al menos en el corto plazo y hasta tanto se puedan implementar ajustes si resultasen económicamente convenientes.También en este caso se puede recurrir a revisionar los estándares de servicios, considerando valores distintos según si el enfoque es desde los centros usuarios o desde los centros vendedores de servicios, generando la ya comentada variación por cambio de estándares.Los volúmenes de los determinantes horas- máquina ( determinantes 2) de los centros productivos han sido calculados multiplicando el volumen de producción normal de cada variedad de producto por la cantidad de horas-máquina que requiere la elaboración de cada unidad, en cada uno de los centros que constituyen el ciclo productivo de ese producto.B – 3 ) DETERMINACION DE LOS STANDARES DE CONSUMO: Los estándares físicos de consumo deben ser establecidos por el sector técnico pertinente en cada empresa ( Ingeniería Industrial, Ingeniería de Procesos, etc), expresándolos en forma de unidades de consumo por cada unidad de determinante ( ejemplo: kilos por unidad producida, Kwh por hora máquina, m3 de gas por cada hora de hornos, etc).Debe propiciarse la determinación de consumos con métodos científicos, basados en las prácticas operativas aprobadas, en los procesos y métodos definidos y en las especificaciones actualizadas de los principales insumos y productos elaborados.- Para los ítems de costos de menor relevancia es factible admitir un standard físico basado parcialmente en el historial de consumos en similares circunstancias y mix productivo.-
En todos los casos los Jefes Operativos ( producción, mantenimiento, servicios, etc) deben tomar nota y revisar los estándares que fueron establecidos, firmando de conformidad los parámetros en base a los cuales será controlada su gestión en el aspecto de costos.Los estándares pueden ser expresados directamente en términos físicos ( kgs, litros, m2, m3, metro lineal, horas, etc) o en términos monetarios ( pesos a gastar por cada unidad de los determinantes).- Estos últimos deberían limitarse a los casos de gran cantidad de elementos del almacén que terminan teniendo un impacto poco relevante en el costo de los productos, o en el costo de cada determinante.Estos últimos se utilizan para estandarizar el consumo de grupos de productos homogéneos del almacén de materiales y repuestos, cuyos vales de retiro se imputan a una misma cuenta de costos.- Es decir que muchos códigos de productos del almacén, representados en cuentas diversas de stock y con precios estándares individuales y unidades de medida específicas, se imputan a una misma cuenta de costos ( repuestos eléctricos, repuestos mecánicos, lubricantes, insumos operativos menores, elementos varios para embalaje, etc).- Ante tal situación se presentan en teoría dos alternativas de trabajo: a) Crear una cuenta de costos por cada elemento del almacén, fijando los estándares de consumo de cada uno, lo cual resulta altamente improbable en grandes empresas que posee decenas de miles de insumos en el almacén, b) Agruparlos en cuentas con una denominación de la familia de productos, incluyendo productos homogéneos.- En este caso se preparan planillas adicionales estableciendo el detalle de consumo de cada uno de los insumos incluidos en estas cuentas globales y sus precios estándares, arribando a un standard único expresado en pesos por unidad de los determinantes.- c) Combinar los dos métodos anteriores, en función de la importancia relativa y significatividad de los insumos. Algunos ameritarán crear cuentas de costos nuevas, en otros casos se aplicará el criterio de estándares monetarios.En los modernos sistemas de costos y de gestión de materiales se admite estandarizar haciendo referencia a códigos de productos de almacenes. Los sistemas toman en forma automática el precio standard de estos elementos y los agrupan en las cuentas de costos que se preestablece para cada elemento del stock de materiales.Asimismo los estándares monetarios pueden ser expresados en una primera etapa como valor a consumir en un mes de actividad normal y luego dividir ese importe por el volumen del o de los determinantes afectados.Claro está que no es factible determinar los estándares monetarios hasta tanto no estén definidos los precios standard. De todas maneras el trabajo mayor se refiere a cantidad de consumo, pudiendo automatizarse la lectura de precios del stock y el cálculo definitivo de los estándares monetarios.Ejemplo de standard monetario de la cuenta “ Materiales Operativos Menores”:
Consumo mensual de cinta adhesiva plástica = 25 metros a 15 $ por metro, total $ 375.- Consumo mensual de cartón prensado = 10 kgs. a 50 $ por kilo, total $ 500.- El standard monetario mensual sería de $ 800.- Luego si se lo vincula con el volumen normal de unidades producidas ( un determinante en particular) de 100, se arriba al standard definitivo de $ 8,75 por cada unidad.-
Los estándares de consumo de servicios internos se han distribuido según se indica en la primera parte del Cuadro B.- En el ejemplo desarrollado se ha supuesto que el consumo de servicios internos depende solamente de las horas-máquina de cada centro productivo. En el ejemplo se incluyen arbitrariamente en los determinantes horas-máquina a los costos fijos ( cuentas e y f) y a los servicios internos.Es recomendable separar el consumo previsto de servicios internos en dos cuentas para cada uno, distinguiendo en una al costo variable del servicio xx y en otra el costo fijo del mismo servicio.- De esta forma resulta sencillo efectuar adecuaciones u análisis diversos en base a distintos volumenes de actividad.- Lo anterior es aplicable a cualquer servicio interno, sea productivo ( almacenamiento, movimentación, enfriamiento, calentamiento, etc) o servicios generales de planta ( gas, electricidad, vapor, aire comprimido, etc) o servicios de mantenimiento ( talleres, mantenimiento ordinario) y eventualmente a servicios de índole administrativa si se los trata como tales ( comedores, servicio médico, capacitación y similares).Al calcular los estándares de consumo de servicios internos se recomienda tener en cuenta el consumo de los mismos en C. de costos fuera del costo del producto ( por caso administración y ventas) a través de lo que podriamos denominar “ constantes de servicios”. Es decir que el volumen de actividad normal mensual de tales servicios
incluiría la sumatoria de consumos de los centros incluidos en el costo del producto más los consumos previstos para otras areas, no distorsionando de esta manera el costo unitario de los mismos por la incidencia de sus componentes fijos.Revisiones o modificaciones de estándares de consumo: Si se detectasen, luego del inicio del ejercicio y de la puesta en marcha del nuevo presupuesto con los nuevos costos por productos, errores u omisiones no significativos en los estándares de consumo, es recomendable proceder a corregir los mismos a fin de que las variaciones operativas ( por consumo) que se determinen sean las correctas y no pierda credibilidad el sistema informativo de control de gestión.- Tales errores pueden proceder de Ingeniería Industrial, de la carga de datos, aun siendo on line, u otros motivos.- Habitualmente son detectados por los analistas de costos o ingeniería o por los propios responsables de las áreas, antes o durante las reuniones mensuales de análisis de costos y variaciones en cada centro de costos.- La contrapartida contable de estos ajustes parciales al presupuesto ( dado que no se modificó el costo del producto) es la “ variación por cambio de estándares”, la que debe ser analizada todos
los meses y desagregada por cada uno de sus componentes ( consumos, precios, productividades, etc).Si los errores u omisiones fuesen de magnitud importante, relevante, se recomienda modificar los valores standard y efectuar un nuevo cálculo del costo de los productos terminados, semielaborados y servicios internos y una nueva determinación de los presupuestos a volumen normal y flexibles para la producción del mes.- Igual criterio debe aplicarse ante cualquier error detectado en los precios standard de bienes o servicios, productividades, volúmenes y toda otra variable considerada en la determinación de los costos y presupuestos, incluyendo los casos de cambios en prácticas operativas, métodos, especificaciones de productos y similares.- En estos casos se impone efectuar un revalúo de los saldos iniciales del mes de materiales, semielaborados y terminados.- Si el error se detecta habiendo transcurrido más de un mes, siempre y cuando sea muy significativo, se debe hacer el revalúo de existencias iniciales y procesar un cierre de costos y presupuestos nuevo para cada uno de los
meses transcurridos del ejercicio, de manera de tener bien los valores acumulados de costos variaciones.Las revisiones interinas son aplicables asimismo a toda erogación para la cual se asigne presupuesto fijo por considerar a algunas cuentas como de esa naturaleza. En estos casos se incluyen en los determinantes pertinentes para calcular el costo del producto pero antes del cierre del primer mes se revisionan los estándares, dejando en cero los vinculados con el nivel de actividad ( unidades, horas, otros diversos) y creando otros estándares equivalentes en pesos en un nuevo determinante que podríamos llamar “ mes operación”. - Este ajuste es común observarlo en los costos de mano de obra, mantenimiento ordinario o extraordinario, modificaciones y reconstrucciones de equipos, costo de la capacidad instalada eléctrica y todo otro concepto o cuenta considerada fija.En el Cuadro C y D se muestran los estándares unitarios, físicos y valorizados a standard, para cada centro de costos, determinantes y cuentas de gastos.- Todos son datos supuestos, excepto los consumos de servicios, los que fueron calculados conociendo los volúmenes de los determinantes horas-máquina de los compradores y los volúmenes de consumo mensual de cada centro.En tales cuadros se aprecia que los costos standard por hora-hombre de los servicios de taller eléctrico y mecánico ascienden a $ 104 y $ 168 respectivamente.- En el cuadro C se indica la cantidad de horas-hombre de cada centro de servicios utilizadas en cada centro de costos, por cada unidad de determinante. Por ejemplo: el CC 1 tiene un consumo standard de 0,165 H-H del Servicio 1 por cada hora- máquina.- El plan de producción de dicho CC es de 605 Horas máquina mensuales y recibe 100 HH del Servicio 1.- El standard se obtuvo dividiendo 100 por 605 = 0,165 HH de servicio 1 por cada hora- máquina.- De igual modo se procedió en todos los casos.B – 4 ) DETERMINACION DE LOS COSTOS STANDARD Productos de Almacenes y Cuentas de Costos: Esta tarea abarca básicamente dos aspectos: a) fijación del costo o precio standard de cada insumo en stock y de cada servicio a consumir y b) fijación de costos o precios standard de los rubros o cuentas de costos, sean de elementos de almacén o de mano de obra o de servicios de terceros.Para el desarrollo de esta tarea debe existir una perfecta coordinación entre la Oficina de Costos, Ingeniería Industrial y Abastecimientos ( Compras y Almacenes) de manera tal que las variaciones operativas ( por consumos) no estén influenciadas en absoluto por diferencias de precios, para lo cual se requiere que los precios de las cuentas de costos coincidan con los precios standard del almacén de materiales, con los que se valorizan los vales de retiro o informes de recepción que se cargan a los Centros de Costos consumidores.a) Mano de Obra: La fijación de los precios estándares debe efectuarse con la misma apertura que los estándares físicos de insumos, o sea que puede referirse a mano de obra en general ( a precio mix) o por tipos ( directa, indirecta, producción, mantenimiento, servicios,
etc- a precio mix de cada grupo) o por categorías ( peón, ayudante, oficial, capataz, etc) o cualquier combinación posible.Cualquiera sea el caso debe establecerse cual es el costo horario incluyendo los valores previstos de remuneraciones fijas y variables, premios diversos o cualquier otro concepto sea o no remunerativo.- A esos valores se le debe adicionar las cargas sociales totales, legales o internas, incluyendo los pagos no regulares y sus cargas sociales y, en caso de corresponder, la incidencia del ausentismo pago.- Algunas cargas podrán considerarse en el precio o en carga fabril o como ítem separado del cuadro de resultados, según lo que se defina en cada empresa en particular ( ejemplo: preaviso e indemnizaciones por antigüedad).Respecto al impacto del ausentismo pago se recomienda tenerlo en cuenta cuando la mano de obra tiende a ser variable. Para el caso de ser considerada fija ( al igual que el personal de administración y ventas o el personar fuera de convenio o no agremiados) es preferible no incluirlas e imputar los costos de mano de obra en forma fija mensual, con independencia de si el personal está o no presente.- Obviamente que el presupuesto se ajustará a esa circunstancia ( determinante mes operación descripto con anterioridad).b) Insumos a precio promedio: Para los casos en que una misma cuenta de costos ( ejemplo: lubricantes) reciba imputaciones provenientes de varios elementos del stock de materiales ( sae 10,20,30,40,etc) con distintos precios standard unitarios cada uno de ellos, el precio standard de la cuenta de costos debe fijarse con el precio promedio ponderado de consumos planeados.Posteriormente, al analizar las causas de las variaciones de consumos, parte de la explicación radicaría en una variante de la mezcla de consumos respecto a la considerada al determinar el precio standard.c) Estándares monetarios: Por lo expuesto en B)- 3)- lógicamente el precio standard de esta clase de cuentas de costos es igual a uno, al estar fijados en pesos.d) Metodología general: La metodología general aplicable está íntimamente vinculada a la tasa de inflación. Obviamente no se recomiendan las mismas técnicas para un contexto inflacionario significativo que para otro con estabilidad en los niveles generales de precios.Claramente los cambios relativos de precios, aun sin inflación relevante, deben ser considerados.- Lo mismo sucede con los insumos procedentes del exterior en cuanto a la proyección de las tasas de cambio monetarias.1) A los insumos más significativos, que surgen del estudio del ABC de consumos, se le debe fijar un precio determinado específicamente para cada uno de ellos.- Se impone verificar que el costo estándar asignado a una cuenta de costos se corresponda exactamente con el estándar fijado para los códigos de productos en stock de almacenes.-
2) Al resto de los elementos del stock se le podría fijar el precio standard indexando el precio de la última orden de compra colocada hasta la fecha del inicio del ejercicio para el cual estamos calculando los costos.- Este proceso de indexación debería realizarse por familias de productos con similar comportamiento en cuanto a evolución de precios sea en mercado local o importados ( maderas, plásticos, derivados del petróleo, goma, metales básicos, etc).- A tal fin la apertura de los indicadores publicados por el INDEC pueden ofrecer una solución concreta, que requiere previamente asociar un índice a cada producto del stock.Para el proceso de fijación de precios estándar se recomienda tener en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: - Mezcla de proveedores, con distintas cotizaciones y volúmenes.- Descuentos progresivos por compra en cantidades ( definir el peldaño en el que se ubicarán las compras totales anuales).- Cláusulas de ajustes de precios establecidas en las ordenes de compra o contratos y la proyección de sus parámetros hasta el inicio del ejercicio, o durante el ejercicio ( según si se determina un solo precio o uno por cada mes del año).- Si los precios cotizados son puestos en planta, con fletes y otros costos de disposición.- Multas o premios contractuales por volúmenes mínimos o máximos, o por distintas calidades de los productos ( parcialmente podrían modificar los estándares de consumo).- En particular tener en cuenta los contratos con cláusula take or pay, es decir cuando debemos pagar valores mínimos convenidos.Garantías mínimas.- Composición de las cuadrillas de mano de obra contratada o de agencias de personal, mezcla de horas normales y extras con distintos porcentajes de recargo ( diurnas, nocturnas, en feriados, etc), salvo que existan distintos estándares de consumo por cada categoría y tipo de hora.- Tener en cuenta asimismo los recargos por trabajos en altura, por trabajos en categorías superiores, por trabajos peligrosos, insalubres, con altas temperaturas y similares.Es evidente que en condiciones de relativa estabilidad de precios, la fijación de estándares tiene una importante aplicación para el control de gestión de la gerencia de abastecimientos o suministros. Caso contrario los procedimientos señalados anteriormente distorsionan la comparación y análisis de las variaciones de precios.Una alternativa es fijar por separado precios standard ad hoc para el control de los objetivos de precios del sector compras.e) Contabilización: Es discutible cual es el momento para registrar la variación de precios de materiales y de servicios contratados, es decir la diferencia entre el precio standard y el precio real de cada recepción o compra.- Una alternativa generalizada es registrarla en el mismo mes de la recepción.- En este caso el stock o los costos quedan registrados a precios estándares.Otra opción es registrar la variación precios en el momento del consumo, dejando el stock a valores standard y activando las diferencias de precio difiriendo su envío a resultados hasta el momento del consumo.- Este criterio puede ser aplicado total o parcialmente.- Por ejemplo podría aplicarse a las Materias Primas ( siendo estas normalmente muy significativas) y no al resto de los elementos de stock.-
Se concibe asimismo llevar el stock a valores reales, lo que obliga a poner en marcha un criterio de valuación de existencias y valoración de consumos con cada vale de retiro de almacenes: peps, ueps, promedios, ponderados u otros.Por último puede concebirse ( por ejemplo si la materia prima fuese muy relevante) la exposición del resultado en el momento del alta de los productos terminados o, más aun, diferirlos hasta el momento del despacho a clientes.El criterio aplicable definirá el nivel de complicación administrativa. En el primer caso no existe ningún tipo de inconvenientes y el proceso es totalmente automatizado.- En los otros dos casos se requiere un seguimiento más detallado para empalmar la registración de variaciones de precios con los consumos, producción o despachos.Se aclara que los criterios antedichos tienen aplicación plena en la información contable interna, sea balance interno mensual o el control de gestión mensual.- No necesariamente son los mismos criterios aplicables en un balance de publicación trimestral o anual.Demás está decir que la variación precios generada en la mano de obra propia o contratada, las energías consumidas ( gas natural, electricidad) y cualquier otro tipo de insumo o servicio fuera del almacén de materiales y repuestos, se contabiliza en el momento del devengamiento contable del gasto, con o sin factura emitida.Normalmente la variación precios se utilizará nuevamente al recepcionar las facturas, en la medida en que las provisiones se hayan contabilizado con precios estimados.Es recomendable utilizar un plan de cuentas que permita detectar rápidamente en que tipo de insumos ( familia de productos o servicios) se produjeron las variaciones positivas o negativas de precios, y por qué causas ( diferencia entre informes de recepción y facturas, diferencias entre precio standard y precio de las ordenes de compra, facturas por mayores costos, facturas de fletes, multas, etc.-).Las variaciones de precios poco significativas normalmente se exponen en el cuadro de resultados después de la contribución marginal calculada a precios standard.- Cuando la magnitud de las variaciones de precio lo justifique es recomendable incluirlas como un ajuste al costo, antes de obtener la contribución marginal ( ajustes por inflación, efectos de devaluaciones, incrementos salariales masivos, y similares casos).B – 5 ) CALCULO DE COSTOS A VOLUMEN NORMAL PARA CADA CENTRO DE COSTOS, DETERMINANTE Y CUENTA DE COSTOS Una vez conocidos los volúmenes por centros de costos, los precios estándares, estándares físicos y productividades, es decir los cuatro pilares del sistema, estamos en condiciones de calcular a cuanto asciende el costo en cada centro de costos, cada determinante y cada cuenta de costos, a volúmenes normales mensuales del presupuesto.En el Cuadro D se ha efectuado el cálculo para cada centro de costos y determinantes, la multiplicación del standard físico unitario por el precio standard de cada cuenta de costos originaria ( denominamos así a las cuentas de costos que no se refieren a servicios internos).-
Conocidos los costos originarios y la distribución de servicios internos se procede a recircular estos últimos ( primero al centro de servicios 1 y luego al servicio 2). Luego de este último paso ya conocemos el costo total por cada determinante y cada centro de costos.Las cifras del Cuadro E se controlan, como lo indican los Cuadros F y G, verificando que coincidan las dos sumas siguientes: a) Suma de los productos del costo total originario de cada centro y cada determinante, por el volumen normal de cada determinante.b) Suma de los productos del standard valorizado, para cada centro y determinantes y por cuentas de costos, multiplicado por el volumen normal de cada determinante.El último cálculo se efectúa de la misma forma que se ejemplifica en el Cuadro D, pero en lugar de utilizar el costo total por unidad de cada determinante ( valor al pié de cada columna en el Cuadro D), se emplean los valores parciales correspondientes a cada cuenta de costos. Por ejemplo el costo a) incide para del determinante 1 del centro de costos 3 en $ 30 por unidad producida. Siendo que el plan de producción prevé producir 1000 unidades en ese centro, resulta un costo total mensual de $ 30000, cifra que puede encontrarse en la fila correspondiente en la primer columna de la parte superior del Cuadro F.– B 6 ) CALCULO DEL ( Terminados y Semielaborados )
COSTO
STANDARD
POR
PRODUCTOS
Para el cálculo del costo total de cada producto, en cada una de sus variedades, es necesario “ hacerlos pasar “ por los centros de costos y determinantes que forman sus respectivos “ ciclos productivos “, totalizando los costos parciales obtenidos. -
En el Cuadro G se han efectuado los cálculos pertinentes del ejemplo.- Para el determinante 1 ( unidades producidas) se tomó el costo total del mismo ( del Cuadro D) y en el determinante 2 ( horas máquina) se multiplicó el costo de la hora-máquina por la cantidad de horas que requiere la fabricación de una unidad ( del Cuadro A).Como prueba de control se multiplicó el costo total de la producción de cada variedad por los volúmenes de producción de cada una.- La misma comprobación se efectuó tomando el costo promedio ponderado de los productos A y B o con el promedio ponderado total.B – 7 ) ANALISIS DE SENSIBILIDAD DE COSTOS Nótese que el costo total por producto hasta este momento solo se conoce estructuralmente, es decir por rubros o cuentas de costos, sean originarios o recirculados.Volviendo a distribuir los servicios a través de sus respectivos rubros originarios, y no por totales de costos de cada servicio, conoceremos la composición de los costos unitarios de los productos con apertura por cuentas de costos originarios.- En escencia se pretende de esta forma eliminar de la composición del costo de un producto en
particular, o de todos ellos, los componentes recirculados de servicios 1 y 2, reemplazándolos por los costos originarios existentes para producir esos servicios.Ello nos permitirá conocer cual es la sensibilidad de nuestros costos ante cambios en los volúmenes de producción, en la mezcla de productos, en los consumos físicos, en las productividades y, fundamentalmente, en los precios de los insumos originarios.- El lector podrá verificar que con cualquiera de las variables que modifique en el modelo, los cuadros terminarán teniendo la misma coherencia que con los valores básicos del ejemplo, así como su contabilización y determinación de variaciones.Este instrumento es de vital importancia cuando existen muchos centros de servicios y cuando la estructura de costos de cada uno de ellos es muy desigual al resto.Concluyendo, el análisis de sensibilidad de costos sirve como una herramienta adicional a tener en cuenta al momento de revisar los precios, los objetivos, los presupuestos, y para todo tipo de análisis prospectivo, toma de decisiones y evaluaciones del tipo “ que pasa si ? “, d ado que disminuye notablemente las tareas de cálculo, al tomar en consideración solo a los centros productivos.- de todas maneras si existiesen cambios en los centros de servicios que afecten los costos totales, se podrán modificar las incidencias en los centros productivos.C ) PUESTA EN MARCHA DEL SISTEMA: En este ejemplo supondremos que se trata de primer mes de producción. En consecuencia, al tener un stock inicial nulo de producción terminada y en proceso ( semielaborados), el centro de costos 3 debe producir forzosamente una cantidad igual o menor a la producción del centro 2, y lo mismo ocurre en el CC 2 en relación al CC 1.Los pasos a seguir son los siguientes: a) Conocer el volumen de actividad real de cada centro de costos, productivos o de servicios.b) Calcular la asignación presupuestaria flexible del mes ( activación del presupuesto flexible) c) Cotejar el costo real con el costo standard de lo producido y determinar las variaciones.- Emisión de la hoja de costos o informe de costos del mes.d) Contabilización.C – 1 ) VOLUMEN REAL DE ACTIVIDAD DE CADA CENTRO DE COSTOS En el Cuadro H se muestra el supuesto volumen de actividad de los centros productivos.- Por otra parte en el Cuadro B se indica el volumen de servicios reales, expresados en horas-hombre, vendidos por los centros productores de servicios a los centros usuarios o consumidores ( sean productivos o de servicios).En el mismo Cuadro H se ha calculado el volumen de horas máquina, a productividad standard, multiplicando simplemente los volúmenes producidos por sus respectivos
tiempos standard de uso de máquinas.- Estos volúmenes reales de H-Máquina son el tiempo de máquina que deberían haber trabajado los C. de Costos si se hubiesen desempeñado a la misma productividad que standard.- Caso contrario, por ejemplo si hubiesen tenido menor productividad, el mayor uso de horas máquina se traduce en una variación por consumos de todas las cuentas de costos vinculadas a esa variable ( costos variables asociados al determinante horas: Gas, electricidad, lubricantes, etc).Para el caso de los servicios internos vendidos a los usuarios ( productivos o de servicios) se debe validar que la sumatoria de los servicios vendidos coincida con la disponibilidad de venta para los mismos, de manera de evitar sobreventas de servicios para ganar más presupuesto flexible.- Seria el caso de validar que las HH vendidas por los talleres coincida con los tiempos netos de presencia del personal directo, o que el gas distribuido coincida con el gas comprado y casos similares.C – 2 ) ASIGNACION PRESUPUESTARIA FLEXIBLE Denominamos asignación presupuestaria a la suma que debió gastar cada centro de costos, según el volumen real de producción o actividad ( incluyendo servicios) en unidades físicas y en horas máquinas a productividad standard.Dicho presupuesto total asignado a cada centro de costos, se clasifica por cuentas de costos multiplicando los volúmenes reales por los estándares físicos valorizados por unidad de cada determinante.- En el Cuadro I se ha calculado en forma global ( sin apertura por cuenta de costos) el presupuesto asignado a toda la empresa, multiplicando el costo total estándar de cada determinante, en cada centro de costos productivo, por el volumen real de actividad.Cotejamos ese valor con el resultante de multiplicar el costo estándar de cada unidad terminada o semielaborada por el volumen real de producción. Ambos totales coincidirán ( prueba de control) salvo cuando se hayan efectuado revisiones de consumos, precios u otras como lo hemos hecho en el caso del ejemplo. En efecto, con fines demostrativos hemos dos modificaciones a los valores estándar tenidos en cuenta al calcular el costo estándar de los productos: a) El precio de la cuenta de costos h) se ha llevado de $ 3 a $ 4 por unidad.- Esta modificación altera el presupuesto flexible en los 3 centros productivos, en el determinante 1.b) El consumo físico de la cuenta de costos c) del C.Costos 2, determinante 1, se llevó de 4 metros cúbicos a 6 m3.Como consecuencia de estos cambios el costo estándar de la producción ( calculado con los valores originales) no coincide con el presupuesto flexible asignado a los centros de costos ( calculados con los valores revisionados), constituyendo las diferencias variaciones por cambio de estándares, que pueden registrarse en una cuenta única o utilizar una cuenta por cada tipo de revisiones ( por precios, consumos, productividades, etc).En el Cuadro J se detalla la composición de la variación por cambio de estándares.C – 3 ) COTEJO ENTRE EL COSTO REAL Y EL COSTO ESTÁNDAR DE LO PRODUCIDO
En el Cuadro K se compara el costo real con la asignación presupuestaria. Este cuadro representa el informe de costos típico para el control de gestión, también llamado hoja de costos.- En la realidad este informe se complementa con valores del acumulado del ejercicio y/o de igual período del ejercicio anterior, porcentajes de desvío y otros atributos en función del nivel a quien está dirigido.El costo real ( valores ficticios del ejemplo) surge de los valores parciales imputados contablemente a cada cuenta de costos, a través de vales de retiro de almacenes, recepciones directas, devengamiento de mano de obra, etc.La asignación presupuestaria flexible surge de multiplicar los volúmenes reales de cada determinante por los costos estándar unitarios de cada cuenta de costos, luego de las revisiones de precios o consumos que hubiesen existido.- Lógicamente que cuando en un centro de costos el presupuesto de una cuenta de costos depende de más de un determinante, los valores de los presupuestos parciales se suman para obtener el presupuesto total del centro para esa cuenta.- ( ver el caso de la cuenta f) ).En el Cuadro L se efectúa la apertura de la variación total de las cuentas de costos e) y f) que son consideradas erogaciones fijas, descomponiéndola en variación por distinto volumen de producción que el normal y la variación operativa o por consumo propiamente dicha.La variación por volumen se origina en aquellas cuentas de costos consideradas fijas ( en el ejemplo, las cuentas e) y f) en los centros de servicios y en el determinante dos de los centros productivos) y resulta por diferencia entre el presupuesto a volumen normal de producción y el presupuesto a volumen real.Podría eliminarse esa variación revisionando el estándar ( llevándolo a un determinante que asigne permanentemente el mismo presupuesto cualquiera sea el volumen de lo producido) en cuyo caso simplemente se tendría una variación por cambio de estándar, y no operativa ( por ejemplo: mano de obra, dado que la misma puede considerarse un costo fijo, al menos en el corto plazo).La segunda variación se refiere a los costos variables propiamente dichos.C – 4 ) CONTABILIZACION Sintéticamente la contabilización global de todas las operaciones es la siguiente: a) Los costos reales se contabilizan en las cuentas de costos reales pertinentes, con contrapartida de las cuentas de activo/stock ( por los vales de consumo) o de pasivos ( facturación de proveedores, devengamientos de energías, servicios, etc) b) La producción de productos terminados o semielaborados se activa por su costo estándar ( antes de las revisiones, es decir sin tenerlas en cuenta) con contrapartida por el presupuesto asignado a los distintos centros de costos productivos o de servicios.- Para el caso de existir revisiones, como en el ejemplo, aparecerá una variación por cambio de estándares o revisiones interinas.c) El costo real se cancela contra el presupuesto asignado y las distintas variaciones operativas, principalmente la de consumos.-
d) Las variaciones de precios se presume en este ejemplo que han sido determinadas al recepcionar los bienes el almacenes o al recepcionar servicios de terceros con precios estándar o energías.En el caso concreto del ejemplo la contabilización seria la que aparece en el Cuadro L, sin considerar los servicios ni las sucesivas transferencias de producción entre los C. de costos.- En el caso de los servicios internos el registro en neutro, no genera resultados, dado que lo que constituye un costo real para los usuarios, significa al mismo tiempo el presupuesto para los centros productores.D ) CONSIDERACIONES DIVERSAS: D – 1 ) REVISIONES DEL PRESUPUESTO En cualquiera de las variables utilizadas en el sistema descripto ( precios, consumos, productividades, volúmenes, etc) puede suceder que los valores tomados en consideración para calcular el costo estándar del producto difieran de los que realmente se considerarán para controlar la gestión operativa, tal como se comentara reiteradamente en otros párrafos de este trabajo.Esta situación puede tener su origen fundamentalmente por las siguientes razones: a) Errores u omisiones no significativos, que no justifiquen rehacer los cálculos de costos o, aún siendo sencillo recalcularlos, no se quiere tener distintos valores de stock y costo de ventas para cada mes del ejercicio.b) Cambios no relevantes en las prácticas operativas ( métodos, procesos) o en las especificaciones de los productos o materias primas utilizadas.c) Cada vez que querramos controlar la gestión con parámetros distintos a los tenidos en cuenta al determinar el costo realista del producto.Ante situaciones como las comentadas tendríamos varios cursos de acción posibles: 1) No modificar los estándares para asignar presupuesto, en cuyo caso las variaciones por consumo resultantes no son puras sino que se hayan influenciadas por factores que distorsionan el análisis y el control de gestión.2) Modificar los estándares, en cuyo caso cambia la variación por consumo y como contrapartida surge una nueva variación por cambio de estándares o revisiones interinas ( alternativa recomendada).Nuestro criterio consiste en incluir en el costo estándar del producto todos los valores que históricamente se mostraron como reales y luego efectuar profundas revisiones de manera de poder cotejar las erogaciones reales de cada mes con los que se espera constituyan el “ deber ser “ de cada consumo. De esta forma se produce un efecto no deseado de tener distintos parámetros para propósitos diferentes.Una aplicación concreta la encontramos en los costos de mantenimiento. Estos normalmente son no proporcionales a los volúmenes de producción, a tal punto que se utilizan las horas de paradas de los equipos ( programadas o imprevistas) para
efectuar al menos parcialmente estas tareas. Si no se modifican los estándares para el control de gestión los sectores de mantenimiento recibirán, paradójicamente, menos presupuesto en los meses en los que su actividad es más intensa.La alternativa consiste en incluir estas erogaciones en el costo del producto ( en algunos de los determinantes de unidades, HH u HM de los CC que forman el ciclo productivo) y posteriormente hacer una revisión haciendo depender el presupuesto de estos costos de uno o más determinantes nuevos que no integran el ciclo productivo, que evidencien la actividad real de mantenimiento y no la de producción.- Por ejemplo, usar los determinantes “ mes operación “, “ horas de taller”, “ horas de paradas de mantenimiento “ y similares. Estos determinantes podrán activarse, para determinar el
presupuesto en función del nivel de actividad de mantenimiento.- Las erogaciones de mantenimiento extraordinario ( paradas mayores, trabajos de modificación y reconstrucción de equipos, mejoras menores) se podrán controlar asignando presupuesto especifico por cada trabajo ejecutado o en la medida del grado de avance de cada uno de ellos ( total o por cada rubro de costos vinculado a esos trabajos: mano de obra, repuestos, trabajos de terceros, etc).Otra alternativa sería, obviamente, excluir este tipo de costos y otros de naturaleza fija del cálculo de costos estándar y de la asignación presupuestaria flexible.- Es decir que calcularíamos los costos a costo variable y asignaríamos presupuesto fijo a las cuentas de costos de esa naturaleza.D – 2 ) OTROS COSTOS El sistema puede o no incluir los costos de embalaje, tanto desde el punto de vista de la determinación de costos como para la asignación de presupuesto flexible. A su vez los puede calcular y registrar incluidos en el mismo producto o por separado.- El primer caso se recomienda cuando hay una asociación única entre un producto y un embalaje.- El segundo caso es de aplicación cuando existen variedades de embalajes para un mismo producto, dependiendo de la selección que haga el cliente, con o sin precios de venta diferenciales.Para los costos de despacho ( grúas, servicios de puerto, autoelevadores, camiones, etc), si bien no integran el costo del stock, puede utilizarse para la asignación de presupuesto y el control de gestión.- El mismo comentario sirve para cualquier actividad que pueda controlarse con presupuesto flexible, sin formar parte del costo de los productos, como ser los gastos de administración y ventas y los gastos directos de ventas.- Por ejemplo: asignar presupuesto para el servicio tercerizado de distribución de facturas, para la papelería de remitos, fletes pagados a terceros, etc.También es factible incluir los costos de inspección de calidad, laboratorios y similares, a través de su implementación como un servicio interno que se vende a los centros productivos.- Como alternativa se puede considerar a estos C. de costos como integrantes del ciclo productivo.Para los casos en que se conciba la existencia de productos con calidades diferenciales ( productos de primera calidad, de segunda, etc), el sistema permite diferenciarlos y calcular un costo para cada uno. De todas maneras es un tema muy opinable y cada empresa definirá como tratar estos casos: a) asumir que el costo de producción o el sacrificio económico es el mismo, cualquiera sea la calidad, siempre que supere el valor neto de realización, b) Incrementar el costo del producto de la producción de
primera calidad en la medida que existan diferenciales de precios de venta entre la primera, segunda, etc.- Este caso presenta similitudes con los desperdicios o subproductos, en el sentido que el Centro que consume semielaborados de segunda lo hace por una cantidad mayor a 1 para producir una unidad de primera, obteniendo un crédito por recupero por venta de la segunda a su precio de venta.- Por otra parte como no es recomendable recuperar costos con precios de venta, se sugiere valorizar el recupero al costo proporcional ( requiere análisis de sensibilidad y cálculos reiterados).-
Presupuesto
Según Horngren (1993) un presupuesto es la expresión formal, cuantitativa de los planes de un individuo, empresa u organización, que proporcionan un punto de referencia para medir el desempeño real. Tipos de Presupuestos
Según el horizonte, de los objetivos y la incertidumbre, los presupuestos pueden ser:
Plan Estratégico.
Plan de Largo Plazo.
Presupuesto de Capital.
Presupuesto Maestro.
El Plan Estratégico, fija las metas y objetivos globales de la organización.
El Plan de Largo Plazo, genera estados financieros proyectados para períodos entre 5 y 10 años El Presupuesto de Capital indica las inversiones que debe hacer la empresa para las instalaciones, equipos y demás inversiones de largo plazo para el cumplimento de los objetivos propuestos, así como para alcanzar los resultados y la posición financiera establecida en los presupuestos de largo plazo. El Presupuesto Maestro expresa de forma cuantitativa los planes de todas las subunidades para el primer año de operaciones del plan de largo plazo, por tanto incluye proyecciones de las operaciones de la empresa (presupuesto de ventas, compras, costo de producción, gastos, y presupuesto de resultados) y presupuestos financiero (presupuesto de capital, de efectivo y del balance general). Presupuesto Estático y Presupuesto Flexible
Presupuestos Estáticos, son los diseñados para un nivel fijo de actividad o un solo objetivo de ventas (Horngren 1993). Presupuesto flexible o variable es el diseñado desde cualquier nivel de actividad, proporcionando una base dinámica que se iguala de forma automática a los cambios de actividad y otras actividades, por ello es una base o punto de referencia útil (Horngren 1993).
Características del Presupuesto Flexible
El Presupuesto Flexible se basa en los mismos supuestos y formatos del presupuesto maestro (estático), pero combinándolos con los cambios que implican las variaciones del nivel de ventas o actividades (Horngren 1993). La necesidad de uso de los presupuestos flexibles obedece a que las discrepancias (variaciones) entre los resultados reales y los presupuestados se deben a causas distintas. La evaluación del desempeño a partir del presupuesto flexible se realiza al calcular y analizar las variaciones de volumen y de presupuesto flexible, (Horngren 1993) Variación de presupuesto. ;
Diferencia entre el presupuesto flexible y los resultados reales.
Cambios en los precios unitarios de ventas, y en los costos variables y fijos totales
Refleja la eficiencia de la empresa en el uso de sus recursos
Variación Volumen
Diferencia entre el presupuesto estático y el flexible
Cambio del nivel de actividad (ventas de un menor o mayor número de unidades) y no a control de costos
Refleja la eficacia en el logro de objetivos.
B) El presupuesto flexible: Un presupuesto flexible supone la elaboración de un conjunto de planes presupuestarios alternativos que se corresponden con los diferentes niveles de actividad previstos, conceptuados éstos como una serie de rangos alternativos de actividad, más que como determinados volúmenes de
producción. Este tipo de presupuesto parte de la premisa de que el comportamiento tanto de los costes fijos como de los variables depende, fundamentalmente, del rango de actividad, por lo que el volumen de presupuesto correspondiente a los niveles de actividad puede variar más, o en su caso menos, que proporcionalmente con dichos niveles. El presupuesto flexible se basa en la diferencia fundamental del comportamiento de los costes en: fijos, variables, y mixtos. Dado que los costes fijos no suelen variar ante fluctuaciones en el nivel de actividad a corto plazo, puede considerarse que el presupuesto flexible consta realmente de dos partes: la primera es un presupuesto fijo compuesto tanto de costes fijos, como del componente fijo de los costes mixtos. La segunda parte es un presupuesto verdaderamente flexible ya que está integrado básicamente por costes variables.
El presupuesto flexible Autor: Ruben Vázquez Charolet ANÁLISIS FINANCIERO 05-2005
La necesidad de un presupuesto flexible puede ser sencillamente ilustrada como sigue. El dueño de un automóvil sabe que entre mas lo use por año, mas le cuesta operarlo; también sabe que entre mas use su vehículo, menor es el costo por kilómetro o milla recorrida. La razón para esto radica en la naturaleza de los gastos, algunos de los cuales son fijos mientras que otros son variables o semivariables. Seguros impuestos, registro oficial y garaje son costos fijos, los cuales permanecen lo mismo ya sea operado 1,000 o 20,000 millas. Los costos de llantas, gasolina, aceite y reparaciones son variables dependen en gran parte de las millas recorridas. La obsolescencia y la depreciación resulta en un tipo de costo
semivariable, el cual fluctúa en algún grado, pero no directamente con el uso del vehículo. El costo por milla de operación del automóvil depende del numero de millas manejadas. Este millaje constituye la base para juzgar la actividad del automóvil. Si el dueño prepara un estimado de los costos totales y compara sus gastos reales, al final del año, con lo que ha presupuestado, aun así no puede decir que éxito ha tenido en mantener sus gatos dentro de los limites permitidos sin llevar una contabilidad para el factor del millaje recorrido.1 El principio fundamental de un presupuesto flexible es la necesidad de alguna norma de erogaciones para un volumen dado de negocios, la cual debe ser conocida por anticipado para proporcionar una guía a las erogaciones reales. Reconocer este principio es aceptar el hecho de que cada negocio es una entidad dinámica, siempre cambiante y nunca estética. Es erróneo, si no inútil, esperar que un negocio se ajuste a un patrón fijo, preconcebido. 1 La preparación de presupuestos flexibles resulta en la construcción de una serie de formulas, una para cada departamento. Cada serie a su vez, tiene una formula para cada cuenta en el departamento o centro de costos. 1 La predeterminación del gasto total fijo y de la tasa variable como también de la subsecuente aplicación de la tasa al nivel de actividad realmente experimentado, hace posible calcular las erogaciones permisibles para el volumen de actividad alcanzado. Estas cifras presupuestarias son comparadas con los verdaderos costos, lo que hace posible un control mas estrecho de la actuación por parte del jefe departamental que en el caso de las asignaciones basadas en un presupuesto fijo.
La comparación de fin de periodo se usa para medir el desempeño de cada jefe de departamento. Es seta comparación, fácilmente lograda, la que hace del presupuesto flexible un instrumento valioso para el control de costos. El presupuesto flexible ayuda en la evaluación de los efectos de volúmenes variantes de actividad en las ganancias y en la posición de la caja.1 OBJETIVOS Ambos, el presupuesto fijo y el presupuesto flexible, suministran a la gerencia la información necesaria para alcanzar los principales objetivos del control presupuestario, mediante:1 A) Un procedimiento organizado de planificación. B) Un medio para coordinar las actividades de las varias divisiones de un negocio. C) Una base para el control de los costos. LA CAPACIDAD Y EL VOLUMEN La discusión de la verdadera preparación de un presupuesto flexible debe estar precedida por algún entendimiento básico del termino capacidad. Los términos capacidad y volumen son relacionados con el método de construir y usar tanto a los presupuestos flexibles. La capacidad constituye la cantidad fija de planta y maquinaria. el volumen es le factor variable del negocio. Esta relacionado con la capacidad debido al hecho de que el volumen intenta hacer el mejor uso posible de la capacidad existente. Cualquier presupuesto de negocios es un pronostico de ventas, costos, y gastos. Los gastos de materiales, mano de obra, carga fabril,
mercadeo, y administración deben ponerse en armonía con el volumen de ventas. Al discutir el presupuesto de ventas se señalo específicamente que el volumen de ventas no solamente se mide por las ventas que el mercado pudiese absorber si no también por la capacidad de la planta y maquinaria disponibles para producir las mercancías.1 NIVELES DE CAPACIDAD CAPACIDAD TEÓRICA La capacidad teórica de un departamento es su habilidad para producir a toda velocidad y sin interrupciones. Se alcanza si la planta o departamento produce al 100 por ciento de su capacidad establecida.1 CAPACIDAD PRACTICA Es sumamente improbable que alguna compañía pueda operar a su capacidad teórica. Deben hacerse concesiones para interrupciones inevitables, tales como tiempo perdido en reparaciones, ineficiencias, roturas, materiales no satisfactorios y muchos mas. El numero de turnos o jornadas de trabajos también debe ser considerado. 1 CAPACIDAD DE EXPECTATIVA REAL Se aboga a menudo por el uso de la capacidad de expectativa real para cada periodo, un concepto que se concentra en una perspectiva a corto plazo.1 CAPACIDAD NORMAL Las empresas pueden modificar los niveles de capacidad enunciados arriba al considerar la utilización de la planta o de los varios departamentos desde el punto de vista de la necesidad de hacer frente
al promedio de las demandas comerciales o de ventas sobre un periodo suficientemente largo para emparejar las altas y bajas que provienen de las variaciones estaciónales y cíclicas. Encontrar un equilibrio satisfactorio y lógico entre la capacidad de la planta y el volumen de las ventas constituye uno de los problemas mas importantes de la administración de negocios.1 Una vez que el nivel de capacidad normal ha sido convenido, los costos indirectos generales pueden ser estimados y las tasas de carga fabril computadas. El uso de estas causara la absorción de todos los gastos generales del periodo, con la condición de que la capacidad normal y los gastos normales prevalezcan durante el periodo. Cualquier desviación de la capacidad normal y de los gastos normales resultara en variaciones, tal como se ha discutido en los capítulos sobre la carga fabril. Es la facilidad y rapidez con que los resultados reales pueden compararse con las cifras presupuestadas lo que hace al presupuesto flexible de inestimable valor al analizar las desviaciones de fin de periodo. Las regulaciones corrientes de la administración de rentas internas permite el uso ya sea de la capacidad practica, de expectativa real, o la normal al asignar costos de carga fabril a los inventarios.1 El efecto de los diversos niveles de capacidad sobre las tasas predeterminadas de carga fabril se ilustra en el siguiente cuadro; si el nivel de 75 por ciento de capacidad se considera como el nivel normal de operación, la tasa de gastos generales es de $2.40 por hora de mano de obra directa. A niveles mas altos de capacidad, la tasa es menor debido a los gastos generales fijos. 1 EFECTO DE VARIOS NIVELES DE CAPACIDAD SOBRE TASAS PREDERMINADAS
DE CARGA FABRIL Partida
Capacidad
Capacidad
Capacidad
normal
practica
teórica
75%
85%
100%
7500 hrs.
8500 hrs.
10000 hrs.
$12000
$12000
$12000
Variable
$6000
$6800
$8000
total
$18000
$18800
$20000
$1.60
$1.41
$1.20
$.80
$.80
$.80
$2.40
$2.21
$2.00
Porcentaje de capacidad de producción Horas de mano de obra directa Carga fabril presupuestada: Fija
Tasa de carga fabril fija por hora de mano de obra directa. Tasa de carga fabril variable por hora de mano de obra directa. Tasa total de carga fabril por hora de mano de obra directa.
CANTIDADES PRESUPUESTADAS Y ESTÁNDAR Dos términos que se utilizan frecuentemente aquí son presupuestados y estándar. Todas las cantidades en un presupuesto son cantidades presupuestadas, pero no todas las cantidades en un presupuesto son cantidades presupuestadas, pero no todas las cantidades en un presupuesto son cantidades presupuestadas, pero no todas las cantidades presupuestadas son cantidades estándar.
