Administraciónn de la Integración de Proyecto Incluye los procesos requeridos para asegurar que los diversos elementos de un proyecto están adecuadamente coordinados. Los tres grandes procesos son los siguientes:
Desarrollo del plan de proyecto o
Insumos para el planeamiento de proyectos
Producto de otros procesos de planeamiento: WBS, detalles de apoyo.
Información histórica: registros de resultados de proyectos anteriores.
Políticas Organizacionales:
Gestión de Calidad: Auditorías, objetivos para el mejoramiento continuo.
Administración de Personal: guías para contrataciones y despidos, revisión del desempeño de los empleados.
Control Financiero:
Limitaciones: las limitaciones son factores que limitarán las opciones del equipo de administración de proyectos. Por ejemplo, un presupuesto predefinido es un gran limitante en lo que concierne al alcance, dotación de personal y la programación del proyecto. Cuando un proyecto es llevado a cabo bajo un contrato, las provisiones contractuales generalmente serán limitantes.
Supuestos: los supuestos son factores, que para propósitos de planeación, serán considerados como verdaderos, reales y ciertos. Por lo general los los supuestos involucran un grado de riesgo.
o
Herramientas y técnicas para para el desarrollo del plan de proyecto
Metodología para la planeación de proyectos: es un enfoque estructurado utilizado para guiar al equipo de proyecto durante el desarrollo del plan de proyecto
Habilidades y Conocimientos de quienes son afectados por las actividades de la empresa: el equipo de administración de proyectos debe crear un ambiente para que estas personas puedan contribuir apropiadamente. Quien contribuye, qué contribuye y en qué momento variaría.
Sistema de Información en la Administración de proyectos: consiste en las herramientas y las técnicas utilizadas para reunir, integrar y difundir los productos de otros procesos de administración de proyectos. Es usado para brindar apoyo a todos los aspectos del proyecto desde el inicio hasta el cierre y generalmente incluye sistemas manuales y automatizados.
o
Productos del desarrollo del plan d e proyectos
Plan de Proyecto. Es un documento formal y aprobado para administrar y controlar la ejecución de proyecto. El mismo debe ser distribuido y a la vez definido en el plan de administración de comunicación. Debe hacerse una clara distinción entre el plan de proyecto y las líneas base de medición de rendimiento del proyecto. El plan de proyecto es un documento o una colección de documentos que se prevé que tendrá cambios a través del tiempo en cuanta más información acerca del proyecto esté disponible. Las líneas base de medición de rendimiento del proyecto representan una administración de control que generalmente cambia solamente de forma intermitente y que por lo general es una respuesta a un cambio aprobado de un alcance. Hay muchas maneras de organizar y presentar el plan de proyecto, pero comúnmente este incluye lo siguiente:
Acta constitutiva del Proyecto Una descripción de la administración del enfoque o estrategia del proyecto
Declaración del alcance, lo que incluye las prestaciones y objetivos del proyecto.
WBS (Work breakdown structure) al nivel en donde el control debe llevarse a cabo.
Líneas Base de medición de rendimiento para programa de obra y costos
Hitos principales y fechas claves para cada uno
Personal clave o requerido
Riesgos claves, incluyendo limitaciones y supuestos, y respuestas previstas para cada uno.
Planes Asuntos pendientes y decisiones en espera.
Detalles de apoyo. Incluye:
Productos de otros procesos de planeamiento que no son incluidos en el plan de proyecto.
Información adicional o documentación generada durante el desarrollo del plan de proyecto ( limitaciones y supuestos que se desconocían)
Documentación técnica como requerimientos, especificaciones y diseños.
Documentación de estándares relevantes
Todo este material debe organizarse como se debe para facilitar su uso durante la ejecución del plan de proyecto.
Ejecución del plan de proyecto Este es el proceso primario para llevar a cabo el plan de proyecto. La gran mayoría del presupuesto de un proyecto será gastado realizando este proceso. En este proceso, el administrador de proyecto y el equipo administrativo deben coordinar y dirigir varias interfaces técnicas y organizacionales que existen en el proyecto. o
Insumos de la ejecución del plan de proyecto
Plan de Proyecto visto en la sección anterior (Desarrollo del Plan de Proyecto)
Detalles de apoyo visto en la sección anterior (Desarrollo del Plan de Proyecto)
Políticas Organizacionales todas las organizaciones involucradas en el proyecto deben tener políticas formales e informales que pueden afectar la ejecución del plan de proyecto.
Medidas correctivas son llevadas a cabo para que el rendimiento o desempeño esperado esté acorde con la línea del plan de proyecto.
o
Herramientas y técnicas para la ejecución del plan de proyectos
Habilidades Generales de Administración habilidades como el liderazgo, comunicación y negociación son esenciales para una efectiva ejecución de proyectos.
Habilidades de producto y conocimientos el equipo de proyecto debe tener acceso apropiado a un conjunto de habilidades y conocimientos. Las habilidades necesarias están definidas como parte del planeamiento y son proporcionadas a través del proceso de adquisición de personal.
Sistema de Autorización de Trabajo Esto es un procedimiento para juzgar el trabajo, para así de esta manera asegurar que el trabajo está siendo llevado a cabo en el tiempo correcto y la secuencia adecuada.
Reuniones para la revisión del estado actual Dichas reuniones deben estar programadas para intercambiar información del proyecto. En la mayoría de los proyectos, etas reuniones suelen ser llevadas a cabo con mucha frecuencia en diferentes niveles.
Sistema de Información de administración de proyectos visto en la sección anterior (Desarrollo del Plan de Proyecto)
Procedimientos Organizacionales Cada una de las organizaciones involucradas en el proyecto deben tener procedimientos formales e informales durante la ejecución del proyecto.
o
Productos de la ejecución del plan de proyectos
Resultados del trabajo son el producto de las actividades realizadas para la terminación del proyecto. La información de los resultados del trabajo es
recolectada como parte del plan de proyecto y a la vez suministra a la presentación de informes de rendimiento.
Solicitudes de cambio. Generalmente son identificadas mientras el proyecto se está llevando a cabo.
Control General de Cambios Requiere lo siguiente: a) Mantener la integridad de las líneas base de medición de rendimiento. Todos los cambios aprobados se deben reflejar en el plan de proyecto, pero solo los cambios en el alcance del proyecto afectaran las líneas base de medición de rendimiento. b) Garantizar que los cambios del alcance del producto se vean reflejados en la definición del alcance del proyecto. c)
Cambios de coordinación a través de todas las áreas de conocimiento.
Reporte de
Control General de
Rendimientos
Cambios
Control de Cambio Subsidiaro
o
Control del cambio de enfoque
Control del cambio de programación
Control del cambio de Costos
Control de Calidad
Control de Cambios de Riesgo
Administración de Contrato
Insumos para el Cambio General d e proyectos
Plan de Proyecto. El plan de proyecto provee las líneas bases sobre qué cambios serán controlados.
Reporte de Rendimientos. Estos reportes proveen información acerca del rendimiento del proyecto. También alertan al equipo de proyecto de aspectos que en el futuro pueden representar un problema.
Solicitudes de Cambio. Estas pueden darse de muchas maneras, de forma oral o escrita, directa o indirecta, iniciadas externamente o internamente y de mandato legal u opcional.
o
Herramientas y Técnicas para el Control General de Cambios
Sistema de Control de Cambio. Es una colección de documentos de procedimientos que definen los pasos por los cuales los documentos oficiales del proyecto pueden cambiarse. Esto incluye la papelería, los sistemas de seguimiento y los niveles de aprobación necesarios para autorizar los cambios. Muchos sistemas de control incluyen una junta de control de cambios, la cual es responsable de aprobar o rechazar las solicitudes de cambio planteadas. El sistema de Control de Cambios debe incluir los procedimientos para manejar cambios que pueden llegar a ser aprobados sin una revisión mayor; por ejemplo, como resultado de casos de emergencias.
Administración
de
Configuración. Es
cualquier
procedimiento
documentado usado para aplicar dirección técnica y administrativa y vigilancia para:
Identificar y documentar las características funcionales y físicas de un elemento o sistema.
Control de cambios para dichas características
Registrar y reportar los cambios y el estado de su implementación
Auditar los elementos y el sistema para verificar la conformidad de los requerimientos
Medición del Rendimiento. Técnicas de medición como la del valor acumulado ayudan a evaluar si
las variaciones con respecto al plan
requieren una medida correctiva.
Planeamiento Adicional. Los proyectos rara vez se realizan de acuerdo al plan. Cambios eventuales requieren estimados de costos nuevos o revisados, secuencias de actividades modificadas, respuestas alternativas para el análisis de riesgo, o cualquier otro ajuste en el plan de proyecto.
Sistema de Información de Administración de proyecto. visto en la sección anterior (Desarrollo del Plan de Proyecto)
o
Productos de la ejecución del plan de proyectos
Actualizaciones del plan de proyecto. Son todas aquellas modificaciones de los contenidos del plan de proyecto o de los det alles de soporte
Medidas correctivas. visto en la sección anterior (Ejecución del Plan de Proyecto)
Conocimientos Adquiridos. Las causas de las variaciones, el razonamiento detrás de las medidas de corrección tomadas, y otros tipos de conocimientos deben ser documentados para que formen parte de la base de datos para todos los proyectos en el cual la e mpresa esté participando.
