UM PLANO DE COMUNICAÇÃO INTERNO
01 - Introdução 02 - Fazer o diagnóstico interno 03 - Organizar o plano de comunicação 04 - Conhecer as ferramentas para comunicar com eficiência :::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
01 Introdução A comunicação interna existe sempre, mesmo que a sua empresa nunca tenha definido uma política de comunicação. As conversas de corredores ou durante a pausa para café são um espaço privilegiado para a comunicação interna. A diferença é que uma política de comunicação interna é uma forma eficaz de combater rumores, estimular o envolvimento dos seus empregados nos projectos da empresa e instaurar um clima de confiança.
02 Fazer o diagnóstico interno Não se esqueça que, comunicar é antes de tudo, ouvir. Para conhecer as percepções e expectativas dos empregados, escute-os. Ao fazer isto, está a executar o diagnóstico da sua empresa e simultaneamente a valorizar os seus empregados. Antes de avançar com o plano de comunicação interna, deve procurar conhecer o estado social da sua empresa: • • •
Saiba quais são as expectativas dos seus empregados em relação à empresa e ao seu futuro no seio desta Analise se a política interna tem sido coerente com a política geral da empresa e a sua cultura Se o tipo de veículos de informação que têm sido utilizados para a comunicação interna estão adequados aos alvos ou se nem sequer existem
O diagnóstico interno pode se realizado através um questionário claro, neutral, lógico e progressivo (sempre do geral para o particular). Este tipo de acção é mais fácil de executar numa pequena empresa, mas para estruturas com mais de 200 empregados é preferível optar por um sistema de amostragem representativa segundo o método de quotas. A amostragem deve ser composta no mínimo por 60 pessoas e representar a população de conjunto em termos de sector, cargo, idade e sexo. O documento deve ser curto e pedagógico. As visitas aos sectores da empresa permitem a apreensão de algumas situações e as entrevistas, em ambiente formal, dirigidas pelo responsável de comunicação ou de uma consultora externa, são outros meios de executar o diagnóstico interno. A postura da direcção no que refere à comunicação interna também é um foco de análise, nomeadamente nas seguintes questões: • • • •
Qual o papel da direcção na transparência da informação? As chefias têm um papel importante na divulgação da informação? A direcção apoia claramente as chefias nesta acção? As intenções expressas são alteradas na gestão do dia-a-dia?
Por último, é importante perceber qual a identificação da cultura da empresa e de que modo ela é percebida por todos os colaboradores internos. A história, as actividades, os valores e os sinais que a identificam, tornam a cultura de cada empresa única e toda a sua comunicação deve transmiti-la. Após a análise, os resultados devem ser apresentados à equipa que vai desenvolver o plano de comunicação.
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UM PLANO DE COMUNICAÇÃO INTERNO 03 Organizar o plano de comunicação A partir do diagnóstico interno devem ser identificados os pontos fortes e fracos da actual política de comunicação, da cultura da empresa, as percepções e perspectivas dos empregados. Identificados estes aspectos, a direcção deve reunir-se com a equipa para definir de forma participativa os objectivos da comunicação interna. A identificação dos alvos da comunicação interna é essencial para o sucesso deste projecto. Lembre-se que a sua empresa é constituída por várias pessoas e grupos. Quando transmite uma mensagem é fundamental definir a quem se dirige. Por exemplo, se pretende comunicar com um grupo de funcionários com um nível de instrução muito baixa, não terá sucesso se o fizer utilizando uma linguagem complicada. Só depois se partirá para a definição dos objectivos da política de comunicação interna e será a partir daqui que deverá estudar os meios a utilizar no plano de comunicação. Na definição dos objectivos é preciso não esquecer que para ser facilmente executável, a política de comunicação deve ser: • • •
Transparente: não pode existir uma situação de secretismo Simples: para ser de fácil execução Realista: porque caso não seja reconhecida, dificilmente será aceite
O plano de comunicação só terá sucesso se houver um compromisso real por parte da direcção e se os meios escolhidos forem adequados aos seus objectivos e públicos. É importante definir quem é que vai dirigir este plano de comunicação. Nas grandes organizações é cada vez mais comum o cargo de director de comunicação. Em empresas de menor dimensão o cargo não existe e a situação de quem será responsável é menos clara. Muitas vezes, as funções acabam por ser desempenhadas pelo departamento de marketing ou de recursos humanos ou por um dos administradores. Outra hipótese é recorrer a uma agência de comunicação que apoie a empresa nesta área. A administração tem de definir um orçamento para a comunicação interna, cabendo ao responsável pela gestão do plano apresentar para aprovação um caderno de encargos para cada uma das acções que pretende desenvolver.
04 Conhecer as ferramentas para comunicar com eficiência Definidos os objectivos do plano de comunicação, cabe ao responsável pela gestão do plano, identificar os suportes mais eficazes para tornar a comunicação uma ferramenta do dia-a-dia. A definição dos meios depende da dimensão da empresa e do orçamento que foi disponibilizado para a execução do plano de comunicação. Podem ser utilizados: • • •
Meios orais Meios escritos Meios audiovisuais
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Novas tecnologias
Pese as vantagens e dos custos, antes de definir aquele que considera melhor para a sua empresa ou para responder a uma determinada situação:
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Reunião o Vantagens: É um dos meios mais eficazes para comunicar de forma activa nas PME. É imediato e transmite informação de referência. o Desvantagens: Excesso de reuniões acaba por provocar desinteresse. Nota de serviço o Vantagens: Transmite uma informação muito precisa. Envolve as chefias e permite uma comunicação mais dirigida. o Desvantagens: Custo de redacção e reprodução. Flash de informação o Vantagens: Ideal para dar a conhecer um resultado ou uma mudança. o Desvantagens: Reprodução. Placard o Vantagens: Simples, fácil gestão e adequado para todo tipo de mensagens. Indicado para informar aspectos legais e acções da empresa. o Desvantagens: Custo variável (depende se utiliza designers ou placards luminosos por exemplo). Folheto o Vantagens: Dá a conhecer as novidades da empresa e todas as acções. Chega a toda equipa. o Desvantagens: Dispendioso. Manual de acolhimento o Vantagens: Apresentação da empresa e dos seus procedimentos. Facilita a integração. o Desvantagens: Leva tempo a sistematizar. Carta ao pessoal o Vantagens: Documento assinado pelo administrador ou director focando aspectos importantes da vida da empresa. Dirigida e personalizada. Eficiente no combate aos rumores. o Desvantagens: Pode ter interpretações erradas, se não for objectiva. Inquéritos o Vantagens: Diagnóstico do clima da empresa. Permite a expressão das opiniões dos colaboradores. o Desvantagens: Tempo na realização e análise. Caixa de sugestões o Vantagens: Encoraja o espírito de iniciativa, a criatividade e a participação. Possibilidade de todos os colaboradores darem sugestões. o Desvantagens: Custo da aquisição da caixa e consulta das sugestões regularmente. Jornal da empresa o Vantagens: Pode ser distribuído na empresa e para o domicílio de todos os colaboradores. Considerado por muitos como um canal de comunicação interno de referência. Numa PME, a sua dimensão pode não justificar, sobretudo pelos encargos financeiros. Mas, uma versão "caseira" de algumas folhas A4 com notícias, fotocopiadas e distribuídas na empresa, já é possível fazer. O mais importante é quem escreve e a capacidade que tem de captar a atenção dos leitores. o Desvantagens: Dispendioso. Envolvimento de recursos humanos especializados (jornalistas ou assessor de imprensa). Tempo de redacção, paginação, impressão e distribuição. Intranet o Vantagens: Adapta-se facilmente a empresas de pequenas, médias e grandes dimensões. Permite a circulação rápida de informação e pode facilitar os processos burocráticos. Uma ferramenta do século XXI. o Desvantagens: Variam consoante o grau de informatização da empresa.
E-mail o Vantagens: É uma ferramenta que pode ser utilizada por empresas de várias dimensões, sobretudo por aquelas que não têm uma Intranet. É um meio rápido e barato de envio de uma newsletter interna ou uma informação flash. o Desvantagens: É necessário a existência de um programa informático que permita o acesso a toda a empresa.
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Bibliografia Almeida, Vítor; A Comunicação Interna na Empresa; Práxis Béon, Philippe; Como Desenvolver a Comunicação na Empresa; Publicações Europa-América
Referências APECOM (Associação Portuguesa das Empresas de Conselho em Comunicação e Relações Públicas);www.apecom.pt
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