CONTROL CONT ROL INTERNO DE CAJA Y BANCO BANC O Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos empleos y procedi procedimien mientos tos coordi coordinado nados s que tiene tiene por objeto objeto obtener obtener información segura, salvaguardar el efectivo en caja y bancos así como fom foment entar la eci cienc encia de opera eracio ciones y adició ción de la polític ítica a administrativa de cualquier empresa.
Caja. Conjunto de medios legales de pago, representados por dinero, giros postales y telegrácos, entre otros de disposición libre e inmediata.
Bancos. Conj Conjun unto to de medi medios os lega legale les s de pago, ago, sust sustit ituc ució ión n del del dine dinerro, representado por saldos disponibles en cuentas de ceques o depósitos a la vista que se convierten en dinero a su presentación !rincipios de control interno de caja y bancos" # $eparación de funciones de autorización, ejecución, austodia y registro de caja y bancos. # En cada operación de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos personas. # %inguna persona que interviene en caja y bancos debe de tener acceso a los registros contables que controle su actividad. # El trabajo de empleados de caja y bancos será de complemento no de revisión. # &a función de registro de operaciones de caja y bancos será e'clusiva del departamento de contabilidad. (bjetivos del control interno de caja"
# Evitar o prevenir fraudes de caja y bancos. # !romover la eciencia del personal de caja y bancos. # !roteger y salvaguardar el efectivo en caja y bancos. # )escubrir malversaciones. # &ocalizar errores de caja y bancos. # )etectar desperdicios y ltraciones de caja. # (btener información administrativa contable oportuna de caja y bancos.
Bases del control interno Entradas *.# control para cada origen de entradas a caja y bancos +.#deposito integro en instituciones de crdito de todas las entradas a caja.
Salidas *.# creación de un fondo jo de caja cica +.#pagos por medios de ceques nominativos con rmas mancomunadas
Existencias *.#conciliacion periódica de cuentas de ceques +.# cortes y arqueos de caja periódicos y de sorpresa -.# aanzamiento del personal de caja continuación se analizan cada punto"
Control para cada origen de entradas a caja !ancos
a/ cobros por ventas al contado directo. el control para esta fuente de entradas a caja y bancos se lleva a efecto estableciendo una rutina de labores y de operaciones tanto para la atención como para el empaque , cobro y entrega de la mercancía, así mismo, utilizando máquinas registradoras y e'pedición de notas de venta debidamente requisitadas. b/ Cobros por ventas al contado en plazos. se establecen notas de venta especiales numeradas progresivamente y requisitadas scalmente, tambin se formulan notas de salida de almacen y utilizando una cuenta global colectiva o genrica con su correspondiente au'iliar, dica cuenta deberá quedar saldada cada dia salvo que alg0n cliente no aya liquidado la nota de venta especial, o bien que no se ubiese
registrado el cobro de la venta o tambin por una anotación incorrecta. c/ Cobros por ventas al contado fuera de plazos. para el control de estos cobros abrá notas de venta especiales, requisitadas y numeradas en forma progresiva, notas de salida de almacn y utilizando una cuenta colectiva en el libro mayor general, con su au'iliar correspondiente, donde se analizara el sado de la cuenta colectiva además de datos tales como feca de operación, numero de nota de venta, nombre del comprador o cliente, forma y feca de cobro con lo cual es posible investigar y vericar que ventas no se an cobrado o las causas por las cuales no a entrado a caja el importe relativo. d/ Cobros por ventas a crdito plaza. Estos cobros se realizan por cobradores u otras personas que trabajan en la empresa, controlándose con listas o relaciones por triplicado, numeradas de contra recibos, documentos, títulos de crdito o facturas a cobrar en el día, rmando el original el cobrador de recibido, el duplicado con los documentos al cobro se le entregan al cobrador al iniciarse el día, el triplicado y original quedan en el departamento de crdito y cobranzas y cajero respectivamente. e/ Cobros por ventas a crdito fuera de plaza. el control encauza el manejo eciente de la correspondencia por personal de conanza aanzado, ajeno a contabilidad e información oportuna integra y ecaz de la cobranza realizada por agentes y personal de la empresa. f/ Cobros a empleados y deudores. Cuando e'istan entradas por este concepto la empresa e'pedirá reibos especiales numerados progresivamente, el original para el deudor, el duplicado para la empresa, donde constara la rma de conformidad del deudor. g/ Entradas diversas a caja.
para entradas diversas, tales como ventas, regalías, primas de seguros cancelados, ventas de activo jo, dividendos, etc.
Deposito integro en instit"ciones de cr#dito de todas las entradas a caja 1odas las entradas diarias a caja deberán ser depositadas en una institución de crdito al día siguiente de su percepción" el deposito lo deberá efectuar un empleado ajeno al cajero2 en contabilidad se empleara una cuenta transitoria denomina control de depósitos del banco donde se cargaran todas las entradas del dia, con abono a la fuente de ingreso, tales como clientes, documentos por cobrar, deudores ingresos por intereses, rentas, etc.
Creaci$n de "n %ondo &jo de caja c'ica Como regla general todas las entradas a caja se depositan en bancos y las salidas y desembolsos se acen por medio de ceques nominativos, se ace necesario crear un fondo jo de caja cica, para pagos menores que no e'cedan el importe establecido como má'imo por la empresa.
(agos por )edios de c'e*"es no)inati+os con &r)as )anco)"nadas Como regla general nunca se e'pedirán ceques al portador, es decir, los pagos se arán por medio de ceques nominativos con rmas mancomunadas, con lo que la responsabilidad recaerá cuando menos en dos personas, de preferencia funcionarios de alta gerencia ajenos a contabilidad y cajeros.
Conciliaci$n peri$dica de c"entas de c'e*"es !or regla general, los saldos y estados de cuenta que remiten los bancos a la empresa cada mes, deberán conciliarse por funcionarios de alta gerencia o empleados ajenos a contabilidad y cajeros.
Cortes ar*"eos de caja peri$dicos de sorpresa
Cada día deberán cortarse los registros de caja, con el objeto de conocer la e'istencia a esa feca, la cual se comprueba con arqueos efectuados por funcionarios de alta gerencia o empleados ajenos a contabilidad y cajeros.
A&an,a)iento del personal de caja El aanzamiento del personal de caja evita que la empresa sufra perdidas en caso de robos, fraudes, desfalcos y abusos de conanza por parte de cajeros, ya que la aanzadora reitegrara el importe del da3o de la empresa.
Control Interno de las C"entas por Co!rar El total de las cuentas individuales de ser conciliado periódicamente con la cuenta control en el mayor general. &a antig4edad de los saldos debe ser revisada periódicamente por un Empleado. &os estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los deudores. $e debe contar con la aprobación de especíca del funcionario para" *. (torgar descuentos especiales +. !agar saldos acreedores &as labores del encargado de cuenta independiente de" *. +. -. 6.
por
cobrar
deben
ser
1odas las funciones de efectivo. 5ericación de facturas y %otas de crditos. !ases a cuentas control. utorización de bajas de cuentas de cobros dudosos.
Control Interno de Doc")entos por Co!rar Estos documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de aceptarlos, variarlos, renovarlos o darlos de baja. Estos documentos deben ser registrados detalladamente. Conciliar, cuando menos una vez al mes, el au'iliar con la cuenta control. 7egistrar el descuento de documentos. 7evisar periódicamente los pagos vencidos.
El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una división de funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son responsables por" 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8
Control de los pedidos de los clientes &a aprobación del crdito &a entrega de mercancía &a función del despaco &a función de facturación &a vericación de la factura El manejo de cuentas control El manejo de los libros mayores de los clientes &a aprobación de las devoluciones y las rebajas en ventas &a autorización de castigos en cuentas incobrables
SISTE-A DE CONTROL INTERNO
9:nstrumento de gestión que se utiliza para proporcionar una garantía razonable del cumplimiento de los objetivos establecidos por el 1itular o ;uncionario designado<.
RES(ONSABILIDAD DE I-(LE-ENTACIN
&os titulares, funcionarios y servidores de cada entidad son los responsables de mantener, revisar y actualizar la estructura de control interno en función a la naturaleza de sus actividades y volumen de sus operaciones.
Es obligación de los titulares la emisión de normas especícas aplicables a su entidad.
OBJETI/OS DEL SISTE-A CONTROL INTERNO
$ervir de marco de referencia en materia de control interno para la emisión de la respectiva normativa institucional.
(rientar y unicar el control interno en las entidades.