PENGERTIAN PLANNING , ORGANIZING, ACTUATING, CONTROLLING
PLANING (perencanaan)
Perencanaan tidak lain merupakan kegiatan untuk menetapkan tujuan yang akan dicapai beserta cara-cara untuk mencapai tujuan tersebut. Sebagaimana disampaikan oleh Louise E. Boone dan David L. Kurtz (1984) bahwa:planning may be defined as the proses by which manager set objective, asses the future, and develop course of action designed to accomplish these objective.Sedangkan T. Hani Handoko (1995) mengemukakan bahwa : " Perencanaan (planning) adalah pemilihan atau penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Pembuatan keputusan banyak terlibat dalam fungsi ini."
ORGANIZING (pengorganisasian)
Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertain , istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut ini :
a. Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya keuangan , fisik , bahan baku , dan tenaga kerja organisasi.
b. Hubungan-hubungan antara fungsi , jabatan , tugas dan para karyawan.
c. Cara dalam mana para manager lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelagasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.
Dari tiga hal diatas dapat disimpulkan bahwa pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal , mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.
ACTUATING (penggerakan)
Menggerakkan (actuating) menurut Tery berarti merangsanganggota-anggota kelompok melaksanakan tugas-tugas dengan antusias dankemauan yang baik25. Tugas menggerakkan dilakukan oleh pemimpin.Oleh karena itu kepemimpinan kepala sekolah mempunyai perananpenting dalam menggerakkan personal sekolah melaksanakan programkerjanya. Menurut Keith Davis, actuating adalah kemampuan membujukorang-orang mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan dengan penuhsemangat. Menggerakkan dalam organisasi sekolah adalah merangsangguru dan personal sekolah lainnya melaksanakan tugas dengan antusiasdan kemauan yang baik untuk mencapai tujuan dengan penuh semangat.Pemimpin yang efektif cenderung mempunyai hubungan denganbawahan yang sifatnya mendukung (suportif) dan meningkatkan rasapercaya diri menggunakan kelompok membuat keputusan. Keefektifankepemimpinan menunjukkan pencapaian tugas pada rata-rata kemajuan,keputusan kerja, moral kerja, dan kontribusi wujud kerja. Prinsip utama dalam penggerakan adalah bahwa perilaku dapatdiatur, dibentuk, atau diubah dengan sistem imbalan yang positif yangdikendalikan dengan cermat.
Dalam melaksanakan tugas penggerakankepala sekolah merencanakan cara untuk memungkinkan guru, tenagakependidikan dan personal sekolah lainnya secara teratur mempelajariseberapa baik ia telah memenuhi tujuan sekolah yang spesifik dapatmeningkatkan mutu sekolah.Penggerakan yang dilakukan kepala sekolah ini dengan pengakuandan pujian atas prestasi kerja personal tersebut, karena ancaman ataskesalahan yang dilakukan oleh para personalnya hanya akan berdampakburuk dan negatif terhadap manajemen sekolah. Sanksi hanya akandiberikan, jika betul-betul ada bukti dan tidak mungkin lagi untuk dibina,jauh efisien membentuk perilaku guru, tenaga kependidikan, dan personalsekolah lainnya dengan menghargai hasil yang positif dan memberimotivasi kearah yang positif pula.
CONTROLLING (pengawasan)
Pengertian Controlling di dalam bahasa Indonesia dapat ditafsirkan sebagai
pengawasan atau pengendalian sehingga dalam bahasa Inggris pengertian
pengawasan dan pengendalian tetap dipergunakan dengan Istilah controlling.
Controlling baik yang dalam pengertian pengawasan atau
pengendalian oleh sebagian besar masyarakat sering ditafsirkan sebagai usaha dari manajer atau lembaga pengawasan sebagai kegiatan untuk mencari
kesalahan.22
Padahal fungsi pengawasan atau pengendalian tersebut adalah sebagai
salah satu keguatan untuk mengadakan perbaikan bila hasil atau jasa yang
sudah distandarisasi itu tidak sesuai dengan hasil yang diharapkan.
Standarisiasi merupakan salah satu tindakan awal dari proses
perencanaan dan standar itu harus terandalkan dan dapat dipercayai sebagai
dasar untuk mengevaluasi dan membandingkan dalam kegiatan pengawasan.
Standarisasi dari proses perencanaan ditujukan untuk pencapaian
sasaran atau efektifitas organisasi. Sedang kontrol baik dalam pengertian
pengawasan atau pengendalian itu lebih difokuskan pada hasil atau
produktifitas baik yang berupa barang atau jasa agar hasil usaha suatu
organisasi itu sangat efisien.
Jadi kontrol dapat disimpulkan lebih memusatkan pada efisiensi dan
perencanaan atau planning lebih memusatkan pada efektivitas.
Beberapa pakar memberikan definisi controlling sebagai berikut:
a. George R. Terry
Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai,
mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tindakan
korektif, bila diperlukan, untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan
rencana. b. Newman
Pengawasan adalah suatu usaha untuk menjamin agar pelaksanaan sesuai
dengan rencana.
c. Henry Fayol
Pengawasan terdiri dengan maksud untuk memperbaikinya dan mencegah
terulangnya kembali.
d. Soejamto
Segala usaha atau kegiatan untuk mengetahui sasaran obyek yang
diperiksa.
e. Sondang Siagian
Proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi
untuk menjamin agar dimana pekerjaan yang sedang dilaksanakan
berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya
f. Soekarno K
Suatu proses yang menentukan tentang apa yang harus dikerjakan agar apa
yang diselenggarakan sejalan dengan rencana.
Fungsi-Fungsi Manajemen (POAC)
BAB 1
POAC
1.1 POAC Sebagai Proses Manajemen
Dalam bahasan kelompok kami terdapat dua sub bab, yaitu POAC dan POSDCORBE. Hal yang perlu ditekankan dalam materi kali ini adalah, POAC merupakan sebuah proses. Sedangkan POSDCORBE adalah sebuah fungsi. Karena POAC sebuah proses, maka di dalam organisasi keberadaan POAC akan selalu berputar dan tidak akan pernah berhenti.
Pendekatan membantu untuk memahami apa yang manajer lakukan, yaitu menganggap pekerjaan mereka sebagai suatu proses. Proses adalah serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu. Misalnya, membuat keuntungan atau menyediakan layanan. Untuk mencapai tujuan, manajer menggunakan sumber daya dan melaksanakan empat fungsi manajerial utama, yaitu POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling).
POAC diterapkan dalam setiap organisasi di seluruh dunia guna mempertahankan kelanjutan organisasi. POAC adalah dasar manajemen untuk organisasi manajerial. Terdapat beberapa konsep proses manajemen, misalnya saja PDCE (Plan, Do, Check, Evaluate), dan PDCA (Plan, Do, Check, Action). Namun, konsep POAC lebih banyak digunakan dan diterapkan karena lebih sesuai untuk setiap tingkat manajemen.
1.2 Pengertian tiap Fungsi POAC
Fungsi POAC sendiri dalam suatu organisasi adalah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi suatu organisasi dalam pencapaian tujuannya. Berikut adalah pemaparan singkat tentang tiap bagian dari POAC, yang mana akan dibahas lebih dalam di bab lain:
A. Planning
Planning meliputi pengaturan tujuan dan mencari cara bagaimana untuk mencapai tujuan tersebut. Planning telah dipertimbangkan sebagai fungsi utama manajemen dan meliputi segala sesuatu yang manajer kerjakan. Di dalam planning, manajer memperhatikan masa depan, mengatakan "Ini adalah apa yang ingin kita capai dan bagaimana kita akan melakukannya".
Membuat keputusan biasanya menjadi bagian dari perencanaan karena setiap pilihan dibuat berdasarkan proses penyelesaian setiap rencana. Planning penting karena banyak berperan dalam menggerakan fungsi manajemen yang lain. Contohnya, setiap manajer harus membuat rencana pekerjaan yang efektif di dalam kepegawaian organisasi.
B. Organizing
Organizing adalah proses dalam memastikan kebutuhan manusia dan fisik setiap sumber daya tersedia untuk menjalankan rencana dan mencapai tujuan yang berhubungan dengan organisasi. Organizing juga meliputi penugasan setiap aktifitas, membagi pekerjaan ke dalam setiap tugas yang spesifik, dan menentukan siapa yang memiliki hak untuk mengerjakan beberapa tugas.
Aspek utama lain dari organizing adalah pengelompokan kegiatan ke departemen atau beberapa subdivisi lainnya. Misalnya kepegawaian, untuk memastikan bahwa sumber daya manusia diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Memekerjakan orang untuk pekerjaan merupakan aktifitas kepegawaian yang khas. Kepegawaian adalah suatu aktifitas utama yang terkadang diklasifikasikan sebagai fungsi yang terpisah dari organizing.
C. Actuating
Actuating adalah peran manajer untuk mengarahkan pekerja yang sesuai dengan tujuan organisasi. Actuating adalah implementasi rencana, berbeda dari planning dan organizing. Actuating membuat urutan rencana menjadi tindakan dalam dunia organisasi. Sehingga tanpa tindakan nyata, rencana akan menjadi imajinasi atau impian yang tidak pernah menjadi kenyataan.
D. Controlling
Controlling, memastikan bahwa kinerja sesuai dengan rencana. Hal ini membandingkan antara kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan. Jika terjadi perbedaan yang signifikan antara kinerja aktual dan yang diharapkan, manajer harus mengambil tindakan yang sifatnya mengoreksi. Misalnya meningkatkan periklanan untuk meningkatkan penjualan.
Fungsi dari controlling adalah menentukan apakah rencana awal perlu direvisi, melihat hasil dari kinerja selama ini. Jika dirasa butuh ada perubahan, maka seorang manajer akan kembali pada proses planning. Di mana ia akan merencanakan sesuatu yang baru, berdasarkan hasil dari controlling.
BAB 2
PLANNING
2.1 Pengertian Planning
Kesuksesan organisasi adalah mencapai tujuan yang telah disusun oleh manajer pada periode awal membentuk organisasi. Planning adalah sebuah proses di mana seorang manajer memutuskan tujuan, menetapkan aksi untuk mencapai tujuan (strategi) itu, mengalokasikan tanggung jawab unutk menjalankan strategi kepada orang tertentu, dan mengukur keberhasilan dengan membandingkan tujuan.
Sebelum mengetahui lebih lanjut tentang perencanaan terlebih dahulu mengenal perbedaan visi, misi, nilai dasar, dan tujuan. Misi, visi, nilai dasar dan tujuan adalah titik awal dari perencanaan strategi. Keempat hal ini mengatur konteks landasan dari suatu proses dan untuk menjalankan sesuatu serta unit perencana yang tertanam dalam suatu organisasi. Perbedaan misi menggambarkan tujuan dari suatu organisasi sedangkan visi menggambarkan keinginan untuk masa depan, seringkali digambarkan dengan jelas, menggugah, singkat oleh manajemer suatu organisasi.
Nilai dasar menyatakan secara filosofis komitmen yang diprioritaskan oleh manajer, sedangkan tujuan adalah keinginan masa depan dari suatu organisasi yang di usahakan untuk di wujudkan. Empat karakteristik tujuan :
1. Tepat dan terukur. Tujuan yang terukur dapat memberikan seorang manajer standar pembanding terhadap hasil yang telah dilaksanakan.
2. Menyebutkan issue yang penting. Untuk membangun manajer harus memilih beberapa tujuan major untuk menaksir kinerja organisasi.
3. Menantang tetapi realis. Memberikan sebuah tantangan tersendiri bagi semua karyawan, anggota organisasi untuk mengiprovisasi kinerja dalam organisasi. jika tujuan tidak realis atau terlalu mudah akan membuat putus asa dan bosan pada diri karyawan atau anggota organisasi.
4. Menetapkan dalam periode waktu tertentu yang seharusnya dapat dicapai. Tenggat waktu dapat menyuntikkan rasa urgensi dalam pencapaian tujuan dan bertindak sebagai motivator. Namun, tidak semua tujuan memerlukan kendala waktu.
2.2 Prinsip Perencanaan
Berikut ini adalah prinsip dari perencanaan:
A. Prinsip Kontribusi
Tujuan perencanaan adalah untuk memastikan pencapaian efektif dan efisien tujuan organisasi, dalam kenyataannya, kriteria dasar untuk perumusan rencana untuk mencapai Tujuan utama perusahaan. Pencapaian tujuan selalu tergantung pada rencana dan jumlah kontribusi organisasi terhadap perencanaan.
B. Prinsip Suara dan Konsisten Premising
Bangunan adalah asumsi mengenai kekuatan lingkungan seperti kondisi ekonomi dan pasar, sosial, politik, aspek hukum dan budaya, tindakan pesaing, dll Ini adalah lazim selama periode pelaksanaan rencana. Oleh karena itu, Rencana yang dibuat atas dasar tempat sesuai, dan masa depan perusahaan tergantung pada tingkat kesehatan rencana yang mereka buat sehingga untuk menghadapi keadaan tempat.
2.3 Metode Pengambilan keputusan
A. Elementary Methods (Metode dasar)
Metode pendekatan ini sangat simpel, dan membutuhkan perhitungan untuk mendukung analisis. Metode ini sesuai untuk keadaan di mana masalah hanya diselesaikan oleh satu orang saja, alternatif yang terbatas dan ada karakter yang unik di lingkungan pembuatan keputusan.
B. MAUT (Multi-Attribute Utility Theory)
Metode ini menggunakan skala prioritas antara 0-1 untuk membantu dalam pembuatan keputusan di organisasi. Hasil dari prioritas itu dapat digunakan sebagai pembuat keputusan.
C. SMART ( Simple Multi Attribute Rating Technique)
Metode pengambilan keputusan ini menggunakan fungsi nilai yang dihitung secara matematis. Adanya skala penilaian yang telah diketahui oleh banyak orang.
D. Basic Multi-Criteria Decision Analysis (MCDA)
MCDA umumnya mempunyai masalah yang memiliki salah satu dari sejumlah alternatif. Alternatif tersebut didasarkan pada seberapa baik dalam penilaian hal yang dipilih. Kriteria dan nilai atau skornya dibuat oleh si pembuat keputusan. Setelah memberikan penilaian terhadap alternatif dijumlahkan sesuai masing-masing kriteria dan kemudian diurutkan sesuai jumlah skor. Urutan hasil yang telah didapatkan oleh pembuat keputusan adalah hasil keputusan.
E. NGT (Nominal Group Technic)
NGT adalah suatu metode untuk mencapai konsensus dalam suatu kelompok dalam membuat keputusan. Teknik ini mengumpulkan ide-ide dari tiap peserta atau anggota organisasi kemudian memberikan voting dan rangking terhadap ide-ide yang mereka pilih. Ide yang dipilih adalah ide yang paling banyak skornya, yang berarti merupakan konsensus bersama.
2.4 Metode Menentukan Prioritas
A. Metode USG (Urgent, Seriousness, and Growth)
1) Urgent
Tingkat kegawatan suatu masalah, artinya apabila masalah tidak segera ditanggulangi akan semakin gawat.
2) Seriousness
Tingkat keseriusan sebuah masalah, apabila masalah tidak diselesaikan akan berakibat serius pada masalah lainnya.
3) Growth
Besar atau luasnya masalah berdasarkan pertumbuhan atau perkembangan, artinya apabila masalah tersebut tidak segera diatasi pertumbuhannya akan berjalan terus.
B. Metode MCUA (Multi Criteria Utility Assesment)
MCUA adalah metode kuantitatif untuk memilih intervensi terbaik di antara banyak pilihan kandidat yang berbeda.
C. Metode CARL (Capability, Accessability, Readiness, and Leverage)
Metode CARL merupakan suatu teknik atau cara yang digunakan untuk menentukan prioritas masalah jika data yang tersedia adalah data kualitatif. Metode ini dilakukan dengan menentukan skor atas criteria tertentu, seperti kemampuan (capability), kemudahan (accessibility), kesiapan (readiness), serta pengungkit (leverage). Semakin besar skor semakin besar masalahnya, sehingga semakin tinggi letaknya pada urutan prioritas. Penggunaan metode CARL untuk menetapkan prioritas masalah dilakukan apabila pengelola program menghadapi hambatan keterbatasan dalam menyelesaikan maslah. Penggunaan metode ini menekankan pada kemampuan pengelola program.
D. Metode Hanlon
Metode Hanlon merupakan suatu teknik atau cara yang digunakan untuk menentukan prioritas masalah dengan menggunakan empat kelompok kriteria, yaitu besarnya masalah (magnitude), kegawatan masalah (emergency), kemudahan penanggulangan masalah (causability), dan faktor yang menentukan dapat tidaknya program dilaksanakan (PEARL factor). Tujuan Metode Hanlon adalah meningkatkan pemahaman dan keterampilan peserta dalam meningkatakan penentuan masalah.
2.5 Implementasi
(Koontz & Weihrich, 1990, p. 55)
A. Menyadari kesempatan.
Penting sekali bagi seorang manajer untuk mengetahui kesempatan atau peluang di lingkungan eksternal dengan sangat baik dalam organisasi sebagai awal perencanaan. Menjadi bagian penting melihat terhadap kesempatan masa depan.
Manajer harus tahu di mana kondisi pasar, kompetisi antar organisasi, permintaan konsumen atau pelanggan, kekuatan mereka sendiri, dan kelemahan.
B. Menentukan tujuan.
Langkah kedua adalah menetukan tujuan untuk seluruh organisasi dan setiap sub unit di dalamnya. Tujuan memberikan arahan terhadap setiap departemen atau sub unit di dalamnya.
C. Mengembangkan dasar pikiran.
Dasar pikiran di sini adalah sebuah asumsi yang ada dalam pikiran organisasi. Mengenal dan memahami dengan baik rencana akan berjalan di lingkungan yang sesuai, eksternal maupun internal.
D. Menentukan tindakan alternatif.
Memikirkan tindakan alternatif jika dalam pelaksanaan perencanaan terdapat permasalahan hambatan.
E. Mengevaluasi tindakan alternatif.
Langkah selanjutnya adalah mengevaluasi tindakan alternatif dengan menimbang dengan cermat, tindakan alternatif yang memberikan peluang yang paling bagus tentang pencapaian tujuan, biaya yang paling murah dan keuntungan yang paling tinggi.
F. Memilih tindakan alternatif yang telah ditentukan atau dirumuskan dan dievaluasi.
G. Merumuskan pendukung tujuan. Saat keputusan telah dibuat, perencanaan telah selesai, dan tujuah langkah telah dilakanakan, maka memerlukan daftar atau hal yang diperlukan untuk mendukung tujuan. Contoh pendukung tujuan adalah alat, bahan, memperkerjakan dan melatih pegawai, dan mengembangkan sebuah produk baru.
H. Penghitungan anggaran dana perencanaan, seperti volum dan harga penjualan, biaya operasi perencanaan, pengeluaran untuk peralatan dan lainnya.
Bab 3
Organizing
3.1 Pengertian
Organizing, atau dalam bahasa Indonesia pengorganisasian merupakan proses menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi.
Definisi sederhana dari pengorganisasian ialah seluruh proses pengelompokan orang, alat, tugas, serta wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan yang utuh dan bulat dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Pengorganisasian adalah penentuan pekerjaan yang harus dilakukan, pengelompokan tugas dan membagi pekerjaan kepada setiap karyawan, penetapan berbagai departemen serta penentuan hubungan. Tujuan pengorganisasian ini adalah untuk menetapkan peran serta struktur dimana karyawan dapat mengetahui apa tugas dan tujuan mereka.
3.2 Prinsip Pengorganisasian
Proses pengorganisasian dapat dilakukan secara efisien jika manajer memiliki pedoman tertentu sehingga mereka dapat mengambil keputusan dan dapat bertindak. Untuk mengatur secara efektif, prinsip-prinsip organisasi berikut dapat digunakan oleh seorang manajer.
A. Prinsip Spesialisasi
Menurut prinsip, pekerjaan seluruh perhatian harus dibagi di antara bawahan atas dasar kualifikasi, kemampuan dan keterampilan. Ini adalah melalui pembagian kerja dapat dicapai yang menghasilkan organisasi yang efektif. Pembagian kerja adalah pemecahan tugas kompleks menjadi komponen-komponennya sehingga setiap orang bertanggung jawab untuk beberapa aktivitas terbatas bukannya tugas secara keseluruhan.
Tidak semua orang secara fisik dan psikologi mampu melaksanakan semua operasi yang menyusun kebanyakan tugas kompleks, bahkan dengan anggapan seseorang dapat memperoleh semua keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas tadi. Sebaliknya, pembagian pekerjaan menciptakan tugas yang lebih sederhana yang dapat dipelajari dan diselesaikan dengan relatif cepat.
Jadi hal ini memperkuat spesialisasi, ketika setiap orang menjadi pakar dalam pekerjaan tertentu. Karena tindakan ini menciptakan variasi pekerjaan, orang dapat memilih atau ditugaskan pada suatu posisi yang sesuai dengan bakat dan minat mereka.
B. Prinsip Definisi Fungsional
Menurut prinsip ini, semua fungsi dalam kekhawatiran harus benar dan jelas kepada manajer dan bawahan. Hal ini dapat dilakukan dengan jelas mendefinisikan tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang dan hubungan orang terhadap satu sama lain. Klarifikasi dalam otoritas-tanggung jawab membantu dalam mencapai hubungan koordinasi dan dengan demikian organisasi dapat berlangsung efektif. Sebagai contoh, fungsi utama dari produksi, pemasaran dan keuangan dan hubungan tanggung jawab wewenang dalam departemen ini harus jelas didefinisikan untuk setiap orang agar melekat dalam pemikiran karyawan. Klarifikasi dalam hubungan otoritas- tangggung jawab membantu dalam organisasi yang efisien.
C. Prinsip Rentang Pengendalian atau Pengawasan
Menurut prinsip ini, rentang kendali adalah rentang pengawasan yang menggambarkan jumlah karyawan yang dapat ditangani dan dikontrol secara efektif oleh seorang manajer tunggal. Menurut prinsip ini, seorang manajer harus dapat menangani jumlah karyawan yang dibawahinya. Keputusan ini dapat diambil dengan memilih baik rentang lebar atau sempit froma. Ada dua jenis rentang kendali: -
1) Rentang kendali yang luas adalah salah satu di mana seorang manajer dapat mengawasi dan mengendalikan secara efektif sebuah kelompok besar orang pada satu waktu.
2) Rentang kendali yang sempit rentang ini, pekerjaan dan wewenang dibagi antara banyak bawahan dan manajer tidak mengawasi dan mengendalikan kelompok yang sangat besar dari orang di bawah dia. Manajer sesuai dengan rentang yang sempit mengawasi sejumlah karyawan yang dipilih pada satu waktu.
3) Prinsip Rantai Skalar
Rantai skalar adalah rantai komando atau otoritas yang mengalir dari atas ke bawah. Otoritas dan tanggung jawab harus berjalan dalam garis yang tegas dan tidak terputus dari eksekutif tertinggi sampai yang paling rendah. Sebuah rantai skalar memfasilitasi alur kerja di sebuah organisasi yang membantu dalam pencapaian hasil yang efektif. Sebagai otoritas mengalir dari atas ke bawah, hal itu akan menjelaskan posisi kewenangan untuk manajer di semua tingkatan dan yang memfasilitasi organisasi yang efektif.
D. Prinsip Kesatuan Perintah
Ini menyiratkan satu bawahan-satu hubungan yang superior. Setiap bawahan bertanggung jawab kepada satu manajer. Hal ini membantu dalam menghindari kesenjangan komunikasi dan kesimpangan tanggung jawab. Jika atasan yang lebih tinggi ingin memberikan perintah atau hal-hal lain kepada para bawahan yang berada beberapa tangga di bawah dalam hierarki organisasi, seyogianya hal itu dilakukan melalui atasan langsung orang yang bersangkutan. Paling tidak dengan sepengetahuan atasan langsung tersebut.
3.3 Implementasi
Pentingnya pengorganisasian, menyebabkan timbulnya sebuah struktur organisasi, yang dianggap sebagai sebuah kerangka sebuah kerangka yang masih dapat menggabungkan usaha-usaha mereka dengan baik.
Dengan kata lain, salah satu bagian penting tugas pengorganisasian adalah mengharrmonisasikan kelompok orang yang berbada, mempertemukan macam-macam kepentingan dan memanfaatkan kemampuan-kemampuan kesemuanya kesuatu arah tertentu. (Terry 1979)
Maksud dari hal tersebut adalah dapat dihasilkannya sinergisme, yang berarti perlu adanya tindakan-tindakan untuk mengelompokkan semua kemampuan yang sesuai menjadi satu tempat dan memanfaaatkan kemampuan tersebut agar dapat berguna bagi organisasi tersebut. Akan tetapi suatu pengorganisasian tidak hanya mengelompokkan sumber daya manusia saja, akan tetapi juga dengan sumber daya lainnya agar dapat efektif. Jadi pengorganisasian merupakan sebuah kasus yang dapat menimbulkan efek yang sangat baik dalam upaya menggerakan seluruh aktivitas dan potensi yang bisa diwadahi serta sebagai pengawasan manajerial.
BAB 4
ACTUATING
4.1 Definisi Actuating
Actuating, dalam bahasa Indonesia artinya adalah menggerakkan. Maksudnya, suatu tindakan untuk mengupayakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan tujuan organisasi. Jadi, actuating bertujuan untuk menggerakkan orang agar mau bekerja dengan sendirinya dan penuh dengan kesadaran secara bersama- sama untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Dalam hal ini dibutuhkan kepemimpinan (leadership) yang baik.
Actuating merupakan upaya untuk merealisasikan suatu rencana. Dengan berbagai arahan dengan memotivasi setiap karyawan untuk melaksanakan kegiatan dalam organisasi, yang sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawab. Maka dari itu, actuating tidak lepas dari peranan kemampuan leadership.
4.2 Leadership dan Actuating
Actuating jelas membutuhkan adanya kematangan pribadi dan pemahaman terhadap karakter manusia yang memiliki kecenderungan berbeda dan sifatnya dinamis. Maka dari itu, fungsi actuating ternyata jauh lebih rumit dari kelihatannya, karena harus melibatkan fungsi dari leadership. Premis yang terkenal pernah diungkapkan oleh Doghlas McGregor, bahwa seorang karyawan selalu diasumsikan negatif dan positif.
Untuk pembahasan masalah teori leadership, akan dijelaskan lebih detail dalam bab POSDCORBE. Di dalam proses actuating ini, keberadaan leadership adalah sebagai pendukung. Karena actuating sendiri memiliki tujuan sebagai penggerak, yang nantinya akan bertujuan mengefektifkan dan mengefisienkan kerja dalam organisasi.
4.3 Prinsip Actuating
A. Pelaksanaan dan Penugasan.
Langkah lanjutan dari penetapan program kerja pengawasan adalah pelaksanaan pengawasan dalam bentuk pemberian tugas. Tjuan utama penugasan adalah untuk mencapai keseimbangan antara beberapa faktor: persyaratan dan kualifikasi personal, keseimbangan untuk pengembangan profesi, dan lain-lain.
B. Pengawasan Pengelolaan Dana.
Pengelolaan terhadap dana atau anggaran yang digunakan oleh organisasi penting dilakukan agar dana tidak disia-siakan.
C. Penyediaan dan Pemanfaatan Sarana Pengawasan.
Pengawasan juga membutuhkan saran dan alat untuk melakukan pengawasan, misalnya teknologi yang digunakan untuk memantau kerja anggota organisasi atau pekerja.
D. Dokumentasi Pengawasan.
Hal ini diperlukan unutuk mendapatkan bukti yang nyata bila terjadi pelanggaran, kesalahan dalam melakukan aktivitas di dalam organisasi.
E. Supervisi Audit.
4.4 Implementasi
Hal penting yang dipertimbangkan dalam melakukan actuating adalah untuk memotivasi seorang karyawan untuk melakukan sesuatu, misalnya saja:
A. Merasa yakin dan mampu melakukan suatu pekerjaan,
B. Percaya bahwa pekerjaan telah menambahkan nilai untuk diri mereka sendiri,
C. Tidak terbebani oleh masalah pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau mendesak,
D. Tugas yang diberikan cukup relevan,
E. Hubungan harmonis antar rekan kerja.
BAB 5
CONTROLING
5.1 Definisi Controling
Menurut G.R Terry, pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan apabila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar.
Jelas sekali bahwa fungsi pengawasan yang diambil dari sudut pandang definisi sangat vital dalam suatu perusahaan. Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan dari rencana. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan. Hal ini dilakukan untuk pencapaian tujuan sesuai dengan rencana.
Jadi pengawasan dilakukan sebelum proses, saat proses, dan setelah proses. Dengan pengendalian diharapkan juga agar pemanfaatan semua unsur manajemen menjadi efektif dan efisien.
5.2 Proses dalam Controlling
Dalam controlling ada beberapa proses dan tahapan, yaitu pengawasan. Proses pengawasan dilakukan secara bertahap dan sistematis melalui langkah sebagai berikut:
A. Menentukan standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.
B. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai.
C. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan jika ada.
D. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.
E. Meninjau dan menganalisis ulang rencana, apakah sudah realistis atau tidak. Jika ternyata belum realistis maka perlu diperbaiki.
5.3 Implementasi
Beberapa cara pengendalian yang harus dilakukan oleh seorang manajer yang meliputi pengawasan langsung, adalah pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manejer. Manajer memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah dikerjakan dengan benar dan hasilnya sesuai dengan yang dikehendakinya.
Pengawasan tidak langsung, adalah pengawasan jarak jauh, artinya dengan melalui laporan secara tertulis maupun lisan dari karyawan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasil yang dicapai. Pengawasan berdasarkan pengecualian, adalah pengawasan yang dikhususkan untuk kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang diharapkan. Pengawasan ini dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung oleh manajer.
Pengawasan juga bisa dibedakan menurut sifat dan waktunya:
A. Preventive control, adalah pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk menghindari terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaannya. Pengawasan ini merupakan pengawasan terbaik karena dilakukan sebelum terjadi kesalahan namun sifatnya prediktif.
B. Repressive control, adalah pengawasan yang dilakukan setelah terjadinya kesalahan dalam pelaksanaanya. Dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga hasilnya sesuai dengan yang diinginkan.
C. Pengawasan saat proses dilakukan, sehingga dapat segera dilakukan perbaikan.
D. Pengawasan berkala, adalah pengawasan yang dilakukan secara berkala, misalnya perbulan, persmester, dll.
E. Pengawasan mendadak (sidak), adalah pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk mengetahui apa pelaksanaannya dilakukan dengan baik atau tidak.
F. Pengawasan Melekat (waskat), adalah pengawasan/pengendalian yang dilakukan secara integratif mulai dari sebelum, pada saat, dan sesudah kegiatan dilakukan.
Ada beberapa dasar proses dalam pengawasan, diantaranya adalah teknik pengendalian dan sistem yang pada dasarnya sama untuk kas, prosedur kantor, moral, kualitas produk atau apa pun. Bisa diasumsikan bahwa baik rencana dan struktur organisasi yang jelas, lengkap, dan terintegrasi akan tercipta jika manajer yakin akan tugasnya. Jika manajer tidak yakin dari tugasnya atau bawahan tidak memiliki kekuatan atau tidak tahu bahwa dia memiliki kekuatan untuk melaksanakan tugasnya, akan menjadi sulit untuk menentukan siapa yang bertanggung jawab.
CONCLUSION
POAC is a management proccess. Which consist of planning, organizing, actuating and controlling. POAC still connected with POSDCORBE ( management function). Both are different, but in every element of POAC there always be management function.
The first element in POAC is planning. Planning is an proccess where a manager make a decision, decided some strategy to reach the goals, alocate the responsibility to someone else, to measure between success and the goal.
To make a good plan, there are several principles, such as the contribution principle and premising consistence. In planning proccess a manager also need to make a decision. There are methods in planning, such as elementary methods, MAUT, SMART, MCDA, NGT and others. When planning is made, manager also need to decided the priority. They can use the 'Deciding Methods'.
The second element is organizing. Organizing is a proccess about how a strategy and tactics which have been created in planning proccess, was well designed onto an organizational structure. Also to ensure that all people in organization can work effectively and efficiency which aims to reach the organization goals. To do a good organizing, manager should not missed the principle of organizing.
The third is actuating. Actuating is some actions to seek everyone in organization to work for reach the goals. So, actuating aimed is to seek everyone so they want to work with awarness, some kind like realizing a plan. Actuating also need a good leadership too, because the manager is managing a lot of people here.
The fourth is controlling. Controlling is a decide proccess like, what an organization must reached, what should organization do, to assess the activity and compare it with the standart. Controlling is done in every time, before a proccess, while the proccess is working and also after the proccess.
