Obligaţiile profesionale ale comercianţilor
Exercitarea unei activităţi comerciale impune existenţa unor condiţii care să asigure cadrul juridic corespunzător. În acest scop, legea instituie anumite obligaţii în sarcina acelora care desfăşoară activitatea comercială ca profesiune, adică a comercianţilor. Întrucât aceste obligaţii sunt strâns legate de exercitarea profesiunii comerciale, ele sunt denumite obligaţii profesionale ale comercianţilor. Prin instituirea obligaţiilor profesionale ale comercianţilor se urmăreşte apărarea intereselor publice, în special, creditul comercial, dar şi protejarea intereselor terţilor şi ale comercianţilor înşişi. Astfel, comercianţii au obligaţia să îndeplinească anumite formalităţi de publicitate, în vederea aducerii la cunoştinţa celor interesaţi a existenţei unui nou comerciant, precum şi a unor acte şi fapte din activitatea comercianţilor. Această obligaţie a comercianţilor se realizează, în principal, prin publicitatea în registrul comerţului. Apoi, pentru a asigura o bună organizare şi desfăşurare a activităţii comerciale, ca şi pentru a avea în permanenţă o oglindă a întregii activităţi desfăşurate, precum şi un control asupra acesteia, comercianţii sunt obligaţi să ţină anumite registre comerciale sau de contabilitate, cu respectarea cerinţelor legii. In sfârşit, desfăşurarea activităţii comerciale în condiţii normale impune obligaţia pentru fiecare comerciant să acţioneze pentru atragerea clientelei, în limitele unei concurenţe licite, cu respectarea legii. Trebuie arătat că, în Codul comercial mai sunt prevăzute şi alte obligaţii ale comercianţilor, dar care au devenit inaplicabile. Avem în vedere obligaţia de publicare a contractului de căsătorie şi a separaţiei de patrimonii (art. 10-21 C. com.). Aceste obligaţii erau legate de reglementarea din trecut a regimului matrimonial al soţilor (regimul dotei, separaţia de patrimonii) care şi-a încetat existenţa prin intrarea în vigoare a Codului familiei. În prezent, unele elemente privind starea civilă şi averea comerciantului fac obiectul publicităţii prin registrul r egistrul comerţului.
1. Obligaţiile comercianţilor privind înregistrarea în registrul comerţului.
Potrivit art. 1 din Legea nr. 26/1990, comercianţii au obligaţia ca, înainte de începerea comerţului, să ceară înmatricularea în registrul comerţului, iar în cursul exercitării şi la încetarea
comerţului, să ceară înscrierea în acelaşi registru a menţiunilor privind actele şi faptele a căror înregistrare este prevăzută de lege. Prin urmare, înregistrarea în registrul comerţului cuprinde o dublă obligaţie a comercianţilor; o primă obligaţie, care trebuie îndeplinită înainte de începerea activităţii comerciale, constă în înregistrarea în registrul comerţului; o a doua obligaţie, care urmează să fie îndeplinită în cursul exercitării activităţii comerciale şi la încetarea ei, priveşte înscrierea în registrul comerţului a unor menţiuni privind actele şi faptele prevăzute de lege. Inregistrarea şi înscrierea menţiunilor în registrul comerţului sunt obligaţii care revin exclusiv comercianţilor. În sensul Legii nr. 26/1990, comercianţii sunt persoanele fizice care exercită în mod obişnuit acte de comerţ, societăţile comerciale, regiile autonome şi organizaţiile cooperatiste. In privinţa persoanelor fizice sunt avute în vedere persoanele care au calitatea de comerciant, în condiţiile art. 7 C. com., adică săvârşesc fapte de comerţ obiective în mod profesional şi în nume propriu. Referitor la societăţile comerciale, legea vizează atât societăţile comerciale constituite în baza Legii nr. 31/1990, inclusiv societăţile cu participare de capital străin, cât şi societăţile comerciale constituite în condiţiile Legii nr. 15/1990. In concepţia Legii nr. 26/1990, dispoziţiile legii privind înregistrarea în registrul comerţului nu se aplică meseriaşilor şi ţăranilor care îşi desfac produsele din gospodăria proprie. Considerăm însă că, în măsura în care săvârşesc fapte de comerţ, în condiţiile art. 3 pct. 1 şi 2 şi art. 7 C. com., meseriaşii şi agricultorii dobândesc calitatea de comerciant şi, în consecinţă, au obligaţia de a se înregistra în registrul comerţului. Deoarece Legea nr. 26/1990 scuteşte de obligaţia de înregistrare numai pe meseriaşi şi agricultori, înseamnă că această obligaţie revine tuturor comercianţilor, inclusiv persoanelor care fac comerţ ambulant, cărăuşilor etc. ("micii comercianţi"). Într-adevăr, art. 34 C. corn. scuteşte aceste persoane numai de obligaţia de a ţine registrele comerciale. Inregistrarea şi autorizarea funcţionării comerciantului. Prin Legea nr. 359/2004 a fost
reglementată o procedură unică de înregistrare şi autorizare a funcţionării comercianţilor. Spre deosebire de Legea nr. 26/1990, care avea în vedere numai înregistrarea (înmatricularea) comerciantului, Legea 359/2004 reglementează, atât înregistrarea comerciantului, cât şi autorizarea funcţionării acestuia. Prin autorizarea funcţionării comercianţilor, legea înţelege obţinerea avizelor, autorizaţiilor şi/sau acordurilor strict necesare pentru începerea activităţii acestora [art. 1 alin. (4)].
Inregistrarea şi autorizarea funcţionării comerciantului se realizează în baza unei cereri tip, adresate Biroului unic din cadrul camerei de comerţ şi industrie teritoriale. Această cerere este formularul unic în temeiul căruia se obţine înregistrarea şi autorizarea funcţionării comerciantului. În cazul societăţilor comerciale, la cerere se anexează: dovada efectuării vărsămintelor în condiţiile actului constitutiv, actele care probează dreptul de proprietate asupra aporturilor în natură la capitalul social şi certificatul constatator al sarcinilor care grevează bunurile imobile obiect al aporturilor; actele constatatoare ale operaţiunilor încheiate în contul societăţii şi aprobate de asociaţi în condiţiile legii. Potrivit legii, cererea de înregistrare şi autorizare a funcţionării comerciantului trebuie tăcută m termen de 15 zile, dacă legea nu prevede alt examen. Termeni curg de la o dată diferită: de la data autorizării exercitării comerţului, în cazul comercianţilor persoane fizice; de la data încheierii actului constitutiv în forma prevăzută de lege, în cazul societăţilor comerciale; de la data actului de înfiinţare, în cazul regiilor autonome şi organizaţiilor cooperatiste (art. 17 din Legea nr. 26/1990). Trebuie arătat că, în temeiul cererii se obţin şi avizele, autorizaţiile şi/sau acordurile de la instituţiile competente, necesare autorizării funcţionării comerciantului (avizul şi/sau autorizaţia pentru prevenirea şi stingerea incendiilor, emise de brigăzile şi grupurile de pompieri militari; avizul şi/sau autorizaţia sanitară, emisă de direcţiile de sănătate publică teritoriale; autorizaţia sanitară veterinară emisă de direcţiile sanitare veterinare teritoriale; acordul şi/sau autorizaţia de mediu, emise de inspectoratele de protecţie a mediului; autorizaţia de funcţionare din punct de vedere al protecţiei muncii, emisă de inspectoratul de stat teritorial pentru protecţia muncii). Pe baza încheierii judecătorului delegat şi a avizelor, autorizaţiilor şi/sau acordurilor instituţiilor competente, camera de comerţ şi industrie teritorială este obligată ca, în termen de 20 de zile de la înregistrarea cererii, să elibereze certificatul de înregistrare a comerciantului, care cuprinde şi codul unic de înregistrare. Certificatul de înregistrare a comerciantului este însoţit de o anexă care cuprinde, după caz, avizele, autorizaţiile şi/sau acordurile necesare pentru autorizarea funcţionării comerciantului. Eliberarea certificatului de înregistrare şi a anexei acestuia dă dreptul comerciantului în cauză să înceapă activitatea comercială. De menţionat că neobţinerea unuia sau mai multor avize, autorizaţii şi/sau acorduri atrage după sine neeliberarea certificatului de înregistrare. Inregistrarea menţiunilor în registrul comerţului. După înregistrarea comerciantului, în
cursul exercitării comerţului, pot interveni unele acte sau fapte privitoare la comerciant, care modifică elementele consemnate în registrul comerţului. Toate aceste modificări trebuie aduse la cunoştinţa celor interesaţi. în acest scop, legea prevede obligaţia comerciantului de a cere
înscrierea în registrul comerţului a unor menţiuni privind
actele şi faptele intervenite în cursul
exercitării şi la încetarea comerţului. Art. 21 din Legea nr. 26/1990 prevede că se vor înregistra în registrul comerţului menţiuni referitoare la: a) actele juridice care au ca obiect fondul de comerţ (donaţie , vânzare , locaţiune, garanţie reală mobiliară), precum şi actele care aduc modificări înregistrărilor sau menţiunilor ori care fac să înceteze firma ori fondul de comerţ; b) modificări privind numele, cetăţenia, data şi locul naşterii reprezentantului. Dacă dreptul de reprezentare priveşte numai o anumită sucursală ori filială, menţiunea se va face numai în registrul unde este înscrisă sucursala sau filiala. Semnătura noului reprezentant va fi dată în condiţiile art. 13 alin. (5) şi (6) din lege; c) drepturile de proprietate industrială de care dispune comerciantul (brevetele de invenţii, mărcile şi indicaţiile geografice) ori drepturile asupra firmei, emblemei şi alte semne distinctive prevăzute de lege asupra cărora comerciantul are un drept; d) hotărârea de divorţ a comerciantului, precum şi cea de împărţire a bunurilor comune, pronunţate în cursul exercitării comerţului, în condiţiile legii; e) hotărârea de punere sub interdicţie a comerciantului sau de instituire a curatelei acestuia, precum şi hotărârea prin care se ridică aceste măsuri; f) deschiderea procedurii de reorganizare judiciară sau faliment, după caz, precum şi înscrierea menţiunilor corespunzătoare; g) hotărârea de condamnare a comerciantului pentru fapte penale care îl fac nedemn de a exercita această profesie; h) orice modificare privitoare la actele, faptele şi menţiunile înregistrate. La încetarea activităţii comerciale, comerciantul este obligat să ceară oficiului registrului comerţului radierea înregistrării din registrul comerţului.
Radierea nu poate avea loc în cazul suspendării activităţii
comerciale, ci numai la încetarea acesteia. Cu privire la societăţile comerciale, radierea poate interveni numai după terminarea operaţiunilor de lichidare a societăţii (art. 254 din Legea nr. 31/1990). Cererea de înregistrare în registrul comerţului a menţiunilor privind actele şi faptele arătate trebuie făcută de comerciant în termen de cel mult 15 zile de la data actelor şi faptelor supuse obligaţiei de înregistrare.
Potrivit legii, înregistrarea menţiunilor se poate face şi la cererea persoanelor interesate. în acest caz, termenul este de cel mult 30 de zile de la data când aceste persoane au cunoscut actul sau faptul supus înregistrării.
Mai mult, pentru faptele şi actele prevăzute de art. 21 lit. d), e) şi g) din Legea nr. 26/1990, înregistrarea menţiunilor se face din oficiu, pe
baza copiei legalizate de pe dispozitivul hotărârii
definitive a instanţei judecătoreşti (art. 7 din Legea nr. 26/1990). Trebuie arătat că, prin reglementarea de către lege a posibilităţii înregistrării menţiunilor şi la cererea altor persoane sau din oficiu, comerciantul nu este scutit de obligaţia de a cere efectuarea menţiunilor. Nerespectarea acestei obligaţii atrage consecinţele prevăzute de lege. Procedura efectuării înregistrărilor în registrul comerţului. Potrivit art. 6 din Legea nr.
26/1990, efectuarea în registrul comerţului a înregistrării şi a menţiunilor privind actele şi faptele prevăzute de lege se face numai în baza unei încheieri a judecătorului delegat sau, după caz, a unei hotărâri judecătoreşti definitive, în afară de cazurile în care legea prevede altfel.
Deci, datorită importanţei pe care o au înregistrările în registrul comerţului, ele sunt supuse verificării şi deciziei judecătorului delegat la oficiul registrului comerţului. Excepţional, în cazurile prevăzute de lege, înregistrările în registrul comerţului se pot efectua şi în baza unei hotărâri judecătoreşti rămasă definitivă, prin care s-a dispus o asemenea măsură. Intr-adevăr, instanţele judecătoreşti sunt obligate să trimită oficiului registrului comerţului, în termen de 15 zile de la data când au rămas definitive, copii legalizate de pe dispozitivul hotărârilor definitive şi de pe încheierile ce se referă la acte şi menţiuni a căror înregistrare este cerută de lege. In aceste hotărâri şi încheieri, instanţele judecătoreşti vor dispune şi efectuarea înregistrărilor în registrul comerţului (art. 7 din Legea nr. 26/1990). Judecătorul delegat va putea să decidă asupra înregistrărilor solicitate numai după ce, în prealabil, au fost parcurse anumite formalităţi. Cererea de înregistrare sau de înscriere a unei menţiuni în registrul comerţului şi actele anexate sunt verificate de către agentul oficiului registrului comerţului, care certifică, pe cerere, semnătura comerciantului, respectiv a reprezentantului acestuia, precum şi respectarea prevederilor legale privind conţinutul cererii. Cererea, împreună cu actele anexate şi cu registrul în care au fost date semnătura şi specimenul de semnătură, se prezintă judecătorului delegat la sediul oficiului, pentru a decide asupra înregistrării. Constatând că sunt îndeplinite condiţiile prevăzute de lege, judecătorul delegat va dispune prin încheiere înregistrarea comerciantului, respectiv înscrierea menţiunii solicitate, în registrul comerţului. în temeiul încheierii date, agentul oficiului va înscrie în registrul comerţului toate datele din cererea care a făcut obiectul încheierii.
Inregistrarea se operează în registrul comerţului în termen de 24 de ore de la data încheierii judecătorului delegat; în cazul înregistrării unei societăţi comerciale, înregistrarea se face în termen de 24 de ore de la data la care încheierea judecătorului delegat a devenit irevocabilă [art. 26 alin. (2) din Legea nr. 26/1990]. Camera de Comerţ şi Industrie va elibera comerciantului o dovadă a înregistrării efectuate, care va fi, după caz, certificatul de înregistrare sau certificatul de înscriere a menţiunii. Incheierile judecătorului delegat privitoare la înregistrarea sau înscrierea menţiunilor în registrul comerţului sunt supuse numai recursului (art. 60 din Legea nr. 31/1990).
2. Organizarea şi ţinerea contabilităţii activităţii comerciale Importanţa organizării şi ţinerii contabilităţii activităţii comerciale . 0 altă obligaţie
profesională a comercianţilor este aceea de a avea o evidenţă a activităţii comerciale pe care o desfăşoară. Această evidenţă se realizează prin organizarea şi ţinerea contabilităţii activităţii comerciale. Potrivit legii, fiecare comerciant este obligat să ţină anumite registre de contabilitate, în care să consemneze operaţiunile cu caracter patrimonial efectuate în cursul exercitării comerţului şi să facă recapitularea lor periodică prin întocmirea inventarului şi a situaţiei financiare anuale. Registrele de contabilitate reprezintă principalul instrument de cunoaştere, gestiune şi control al patrimoniului comerciantului şi al rezultatelor obţinute în activitatea comercială. Prin înregistrările cuprinse în registre, ca şi prin recapitulările periodice realizate prin inventar şi situaţia financiară anuală, comerciantul poate fi la curent cu mersul activităţii sale şi să ia măsurile corespunzătoare. Registrele de contabilitate prezintă interes şi în raporturile comercianţilor cu terţii. Potrivit legii, aceste registre pot fi folosite ca mijloace de probă în litigiile dintre comercianţi privind raporturile comerciale. Prin intermediul registrelor de contabilitate se poate exercita un control asupra corectitudinii desfăşurării activităţii comercianţilor. Totodată, pe baza înregistrarilor din aceste registre, organele fiscale stabilesc impozitele ce urmează a fi achitate de către comercianţi. In sfârşit, registrele de contabilitate asigură furnizarea informaţiilor necesare stabilirii patrimoniului naţional, precum şi întocmirii balanţelor financiare şi a bilanţului pe ansamblul economiei naţionale.
Reglementarea legală. Obligaţiile care le revin comercianţilor privind evidenţa activităţii
comerciale sunt stabilite în Codul comercial, Cartea I, Titlul IV, intitulat "Despre registrele comercianţilor" (art. 22-34). Sunt prevăzute registrele obligatorii, înregistrările pe care trebuie să le cuprindă, precum şi anumite reguli privind ţinerea şi păstrarea registrelor. Această reglementare, expresie a condiţiilor existente la data adoptării Codului comercial, nu mai era îndestulătoare. Este şi motivul pentru care s-a adoptat o nouă reglementare prin Legea contabilităţii nr. 82/1991. Intrucât prin adoptarea noii legi nu se abrogă expres dispoziţiile Codului comercial, înseamnă că dispoziţiile acestuia sunt aplicabile, în măsura în care nu sunt contrare prevederilor Legii nr. 82/1991. Între cele două reglementări nu sunt incompatibilităţi. Noua reglementare consacră o concepţie asemănătoare celei a Codului comercial privind organizarea şi ţinerea evidenţei activităţii comerciale în condiţiile economiei de piaţă. Prin aceasta, Legea nr. 82/1991 se deosebeşte de reglementările anterioare, proprii economiei planificate. Obligaţia organizării şi conducerii contabilităţii
Potrivit art. 1 din Legea nr. 82/1991, obligaţia de a organiza şi ţine contabilitatea proprie revine regiilor autonome, societăţilor comerciale, instituţiilor publice, unităţilor cooperatiste, asociaţiilor şi celorlalte persoane juridice, precum şi persoanelor fizice care au calitatea de comerciant. Deci, cu privire la activitatea comercială, organizarea şi ţinerea contabilităţii constituie o obligaţie a comercianţilor. Aceştia sunt, potrivit art. 7 C. com., persoanele fizice care săvârşesc fapte de comerţ obiective în mod profesional şi în nume propriu şi societăţile comerciale, precum şi persoanele juridice care au calitatea de comerciant Organizarea şi conducerea contabilităţii
Potrivit art. 5 din Legea nr. 82/1991, comercianţii au obligaţia să conducă contabilitatea în partidă dublă şi să întocmească bilanţ contabil. Ministerul Finanţelor stabileşte categoriile de persoane care pot ţine contabilitatea în partidă simplă, precum şi cele care întocmesc bilanţ contabil. Contabilitatea se ţine în limba română şi în moneda naţională. Contabilitatea operaţiunilor efectuate în valută se ţine atât în moneda naţională, cât şi în valută. Înregistrările în contabilitate se fac cronologic şi sistematic, potrivit planurilor de conturi şi normelor emise în condiţiile legii. Orice operaţiune patrimonială se consemnează în momentul efectuării ei într-un înscris care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.
înregistrarea în contabilitate a bunurilor mobile şi imobile se face la valoarea de achiziţie, de producţie sau la preţul pieţei, după caz, în timp ce creanţele şi datoriile se înregistrează la valoarea lor nominală. Comercianţii au obligaţia să efectueze inventarierea generală a patrimoniului: la începutul activităţii, cel puţin o dată pe an pe parcursul funcţionării sale, în cazul fuziunii sau încetării activităţii. Ministerul Finanţelor poate să scutească de obligaţia inventarierii anuale. Organizarea contabilităţii patrimoniului. Prin lege se stabilesc obiectul contabilităţii
patrimoniului şi modul de ţinere a contabilităţii. Obiectul contabilităţii patrimoniului îl constituie reflectarea în expresie bănească a bunurilor mobile şi imobile, disponibilităţile băneşti, titlurile de valoare, drepturile şi obligaţiile comerciantului, precum şi mişcările şi modificările intervenite în urma operaţiunilor patrimoniale efectuate, cheltuielile, veniturile şi rezultatele obţinute de acesta. Modul de ţinere a contabilităţii este diferit, în funcţie de categoria bunurilor. Contabilitatea mijloacelor fixe se ţine pe categorii şi pe fiecare obiect de evidenţă. In cazul valorilor materiale, contabilitatea se ţine cantitativ şi valoric sau numai valoric. Valoarea acţiunilor emise sau a altor titluri, precum şi vărsămintele efectuate în contul capitalului subscris se reflectă distinct în contabilitate. Contabilitatea clienţilor şi furnizorilor, a celorlalte creanţe şi datorii se ţine pe categorii, precum şi pe fiecare persoană fizică sau juridică. Contabilitatea cheltuielilor se ţine pe feluri de cheltuieli, după natura lor, iar cea a veniturilor, pe feluri de venituri, după natura lor. Profitul sau pierderea se stabileşte lunar; repartizarea profitului se înregistrează în contabilitate pe destinaţii, potrivit legii. Comerciantul nu este obligat să conducă personal contabilitatea. Acest lucru poate fi realizat prin reprezentantul său (art. 50 C. corn.). Potrivit legii, contabilitatea este condusă, după caz, de directorul financiar-contabil, contabilul şef sau altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcţie. Contabilitatea comercianţilor poate fi ţinută şi de persoane juridice autorizate sau de persoane fizice care au calitatea de contabil autorizat sau expert contabil. Răspunderea pentru organizarea şi ţinerea contabilităţii revine administratorului sau altei persoane care are obligaţia gestionării patrimoniului. în cazurile în care contabilitatea nu se ţine de persoane autorizate, răspunderea revine comerciantului (art. 11 din Legea nr. 82/1991). Registrele de contabilitate. Art. 20 din Legea nr. 82/1991 prevede că principalele registre
ce se folosesc în contabilitate sunt: registrul-jurnal, registrul-inventar şi registrul cartea mare. Legea dă dreptul Ministerului Finanţelor de a excepta de la folosirea unora din aceste registre de către persoanele obligate să organizeze şi să ţină contabilitate proprie.
Art. 22 C. com. prevede ca registre obligatorii pentru comercianţi: registrul-jurnal, registrul-inventar şi registrul copier. Cum se poate observa, există unele asemănări şi deosebiri între cele două reglementări. In ambele reglementări sunt reţinute registrul-jurnal şi registrul-inventar. Deosebirile între cele două reglementări privesc felurile registrelor şi obligativitatea ţinerii registrelor. In privinţa felurilor registrelor, observăm că în noua reglementare nu se mai impune ţinerea registrului copier. În acest registru, comerciantul era obligat să copieze, în ordine cronologică, toate scrisorile referitoare la activitatea sa comercială, pe care le expedia altor comercianţi (art. 25 C. com.). Dat fiind că Legea nr. 82/1991 stabileşte anumite reguli speciale privind documentele justificative pe baza cărora se fac înregistrările în contabilitate, registrul copier apare fără valoare. Noua reglementare consacră însă un registru care nu este reglementat în Codul comercial. Este vorba de registrul cartea mare. Acest registru s-a folosit în trecut, chiar în absenţa unei consacrări în Codul comercial, dar ca registru facultativ. Cu privire la obligativitatea ţinerii registrelor, trebuie observat că, potrivit art. 22 C. corn., registrul-jurnal, registrul-inventar şi registrul copier erau considerate obligatorii. În schimb, art. 20 din Legea nr. 82/1991 consacră numai implicit obligaţia ţinerii registrului-jumal, registruluiinventar şi a registrului cartea mare, cu posibilitatea pentru Ministerul Finanţelor de a excepta de la folosirea unora dintre aceste registre. a) Registrul-jurnal. În acest registru, comerciantul este obligat să înregistreze zilnic toate operaţiunile comerţului său, adică "ce are să ia şi ce are să dea ... şi în general tot ce primeşte şi plăteşte sub orice titlu" (art. 23 C. com.). Deci, prin înregistrările pe care le cuprinde, registrul-jurnal constituie o oglindă a actelor juridice pe care comerciantul le-a săvârşit în activitatea sa, în ordinea succesiunii lor. Potrivit legii, lunar, în registrul-jurnal se înscriu şi cheltuielile făcute de comerciant pentru nevoile proprii şi ale familiei sale. b) Registrul-inventar. În acest registru, comerciantul copiază inventarul patrimoniului său. Aşa cum am arătat, comerciantul este obligat să efectueze inventarierea generală a patrimoniului la termenele stabilite de lege. Inventarul priveşte averea sa mobilă şi imobilă, datoriile şi creanţele comerciantului (art. 24 C. com.). c) Registrul cartea mare. Un asemenea registru se ţine de comercianţii care au o activitate cu volum mare şi cu o complexitate ridicată. Cartea mare este un registru de conturi personificate, iar contabilitatea se face în partidă dublă, în sensul că fiecare operaţiune comercială dă naştere unei duble înregistrări.
Toate registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanţă cu destinaţia acestora şi se prezintă în mod ordonat şi completate, astfel încât să permită, în orice moment, identificarea şi controlul operaţiunilor patrimoniale efectuate (art. 21 din Legea nr. 82/1991). In cazul în care sunt utilizate sisteme de prelucrare automată a datelor, comerciantul are obligaţia să asigure respectarea normelor contabile, stocarea, păstrarea sub forma suporţilor tehnici şi controlul datelor înregistrate în contabilitate. Registrele de contabilitate, precum şi documentele justificative, care stau la baza înregistrărilor în contabilitate, se păstrează în arhiva comerciantului timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite (art. 25 din Legea nr. 82/1991). Situaţia financiară anuală. Pentru a putea stabili rezultatele activităţii desfăşurate,
comerciantul este obligat ca, pe baza înregistrărilor din registrele de contabilitate, să întocmească situaţia financiară anuală. In concepţia legii, situaţia financiară anuală este documentul oficial de gestiune al comerciantului. El trebuie să constituie o imagine fidelă, clară şi completă a patrimoniului, a situaţiei financiare şi a rezultatelor obţinute de comerciant. Situaţia financiară anuală se compune din bilanţ, cont de profit şi pierdere, situaţia modificării capitalului propriu, situaţia fluxurilor de trezorerie, politici contabile şi note explicative. Exerciţiul financiar începe la 1 ianuarie şi se încheie la 31 decembrie, cu excepţia primului an de activitate când acesta începe de la data înregistrării comerciantului în registrul comerţului. La întocmirea bilanţului trebuie ca posturile înscrise în bilanţ să corespundă cu datele înregistrate în contabilitate, puse de acord cu situaţia reală a elementelor patrimoniale stabilite pe baza inventarului. Legea interzice compensării între conturile ce se înscriu în bianţ şi , respectiv, între veniturile şi cheltuielile din contul de profit şi pierderi. Situaţia financiară anuală este supusă auditului financiar, care se efectuează de către auditori financiari, potrivit legii. După aprobarea sa, situaţia financiară se publică în condiţiile prevăzute de reglementările legale. Un exemplar se depune, până la 15 aprilie anul următor, la direcţia generală judeţeană a finanţelor publice, respectiv a municipiului Bucureşti. Situaţia financiară anuală se păstrează timp de 50 de ani. Sancţiunile pentru nerespectarea dispoziţiilor legale privind organizarea şi conducerea contabilităţii
Nerespectarea de către comerciant a obligaţiilor care îi revin cu privire la organizarea şi conducerea contabilităţii se sancţionează, în funcţie de gravitatea faptei, cu amenzi contravenţionale ori sancţiuni penale, în condiţiile Legii nr. 82/1991. Neţinerea registrelor sau neţinerea lor în condiţiile legii are şi alte consecinţe. Astfel, comerciantul este lipsit de mijlocul de dovadă pe care i l-ar fi putut oferi registrele regulat ţinute (art. 50 şi 52 C. com.). Apoi, comerciantul poate fi pedepsit ca bancrutar fraudulos, în condiţiile art. 276 din Legea nr. 31/1990. Amenzile contravenţionale. Anumite încălcări ale Legii nr. 82/1991 constituie
contravenţii, dacă nu sunt săvârşite în astfel de condiţii încât, potrivit legii, să fie considerate infracţiuni. Faptele considerate contravenţii sunt prevăzute în art. 38 din lege. Constituie contravenţie nerespectarea normelor cu privire la: utilizarea şi ţinerea registrelor de contabilitate, arhivarea şi păstrarea documentelor justificative şi a documentelor contabile, efectuarea inventarierii patrimoniului, întocmirea, verificarea, certificarea şi depunerea bilanţului contabil. Aceste încălcări ale legii se sancţionează cu amendă (art. 39 din lege). Sancţiunile penale. Constituie infracţiunea de fals intelectual şi se pedepseşte în condiţiile
legii efectuarea cu ştiinţă de înregistrări inexacte, precum şi omisiunea cu ştiinţă a înregistrărilor în contabilitate având drept consecinţă denaturarea veniturilor, cheltuielilor, rezultatelor financiare şi elementelor patrimoniale care se referă la bilanţul contabil (art. 40 din lege).
