MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE HUAURA ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
INFORME N° 001-2015-02-21400 CODIGO N° 02-21400-2015-002
HUAURA-2016
INFORME N° 001-2015-02-21400 CODIGO N° 02-21400-2015-002 EXAMEN ESPECIAL A LA SUB GERENCIA DE TESORERIA
INDICE Sínt!"! G#n$"%& '%() I)
INTRODUCCION 1) O#"(n *& +%,n 0 2) N%t.#%&/% Ot"3! *& +%,n 0 ) A&$%n$ *& +%,n 0 4) Ant$*nt! B%! L(%& * &% Ent"*%* 0 5) C,.n"$%$"n! * %&&%/(! 07 6) M,#8n*., * Cnt#& Int#n 07 9) Ot#! %!'$t! * ",'#t%n$"%) 07
II)
OBSER:ACIONES 10
III)
CONCLUSIONES 11
I:)
RECOMENDACIONES 12
SINTESIS GERENCIAL H.%.#%; 05 * A(!t *& 2016 S<#= P*# >.!t"n"%n :%&n$"% P%nt% A&$%&* * &% M.n"$"'%&"*%* D"!t#"t%& * H.%.#%) De nuestra consideración: El presente documento contiene el resumen ejecutivo de los resultados del Examen Especial a la Sub Gerencia de Tesorería, correspondiente al periodo 201! cu"o objetivo #ue establecer si el $rea de Tesorería e#ect%a sus operaciones de in&resos " e&resos en el marco de las disposiciones le&ales aplicadas " si 'a permitido a la (unicipalidad contar con in#ormación oportuna " con)able*
CONCLUSIONES M?S SIGNIFICATI:AS) 1* Se
'a
determinado
incumplimiento
de
obli&aciones
contractuales departe del proveedor +- -rocesos " Sistemas S*.*/* .nte el contrato 00342014.DS4(SS del 13 de 5ulio 06celebrado por la (unicipalidad Distrital de uaura, para el desarrollo del +Sistema de Gestión Electrónica de Documentos E4D7/S, 8o 9ue 'a ocasionado un perjuicio económico de S*2,20*00!asicomo &;nero 9ue la ad9uisición de los noventa <=0> certi)cados di&itales e#ectuados al /onsorcio /7S.-? D.T.4
/.S.-? S7@T por el importe de S* AB,00*00, devinieran en innecesarios toda veC 9ue los mismos eran complemento del Sistema de Gestión Electrónica de Documentos E4D7/* El cual no se cumplió* 2* Se 'a determinado la ad9uisición innecesaria de pe&amento " cemento para tuberías de -/* e9ueridas por la Sub&erencia de (antenimiento del 7rnato " Sub Gerencia de -ar9ues " 5ardines, lo cual ocasiono la distracción de recursos a la (unicipadad Distrital de uaura! por el importe de S* ,200*00, bienes 9ue #ueron rein&resados al .lmac;n /entral lue&o de 'aber transcurrido aproximadamente dos <1> aFo, notando de)ciencia en la pro&ramación de las necesidades por parte de dic'as sub Gerencias para los re9uerimientos de materiales a utiliCarse* ) Se 'a determinado la desnaturaliCación del uso del #ondo )jo para caja c'ica asi&nado a la Gerencia de (edio .mbiente, al 'aberse
e#ectuado
&astos
9ue
por
su
naturaleCa
no
correspondían a ser atendidos por dic'o #ondo! 'abi;ndose determinado adem$s de)ciencia en los controles sobre el destino )nal de los materiales ad9uiridos* 4) Se 'a determinado 9ue el )nanciamiento obtenido para el pa&o de las obli&aciones por el importe de S* 20,30*00, a trav;s del contrato de @ouscas Tradi&n suscrito por la (unicipalidad Distrital de uaura con el anco ?nterban! se 'a realiCado sobre condiciones usuales a las del mercado, no representado ni evidenci$ndose 9ue dic'a decisión 'a"a ocasionado perjuicios económicos a la (unicipalidad,
traslad$ndose con dic'a
operación las obli&aciones a periodos de ma"or li9uideC, &enerando in&resos )nancieros por S* 1,B0*00 por concepto de comisiones de con)rmación*
PRINCIPALES RECOMEDACIONES AL ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE HUAURA 1* Disponer el traslado de los actuados a la /omisión Especial de -rocesos .dministrativos Disciplinarios para 9ue de ser el caso, inicie los procesos administrativos disciplinarios a los ex#uncionarios, involucrados en los 'ec'os observados en el presente in#orme 9ue se detalla en anexo 01, de con#ormidad con lo dispuesto en el capítulo H??? del proceso .dministrativo Disciplinario del e&lamento de la 8e" de ases de la /arrera .dministrativa " de emuneraciones del Sector -ublico! Decreto Supremo 0024B04-/(*
A &% G#n$"% M.n"$"'%& * &% M.n"$"'%&"*%*) 2* Disponer 9ue las diversas Ireas Jsuarias de los ienes ad9uiridos " servicios contratados coordinen e in#ormen oportunamente a la Gerencia de .dministración el incumplimiento de los servicios contratados " de)ciencias en la ejecución de los contratos, a e#ectos 9ue la Gerencia de administración ejecute las acciones 9ue conlleven al cumplimiento de las obli&aciones contractuales de los proveedores, salva&uardando de esta manera los intereses de la (unicipalidad* 3* Disponer 9ue la Gerencia de Sistema " -rocesos, considere dentro de sus prioridades pro&ramar la utiliCación de los =0
/erti)cados Di&itales, ad9uiridos al /onsorcio /7S.-? K D.T. K /7S.-?4 S7@T en aplicativos " sistemas a desarrollarse* A* Disponer 9ue los #uncionarios responsables de las diversas $reas or&$nicas e#ect%en una debida pro&ramación de las necesidades de los bienes a ad9uirirse " servicios a contratarse a )n de evitar re9uerimientos 9ue conlleven a ad9uisiciones 9ue resulten innecesarias, 9ue distrai&an los recursos de la (unicipalidad* * Disponer 9ue la Gerencia de (edio .mbiente, bajo responsabilidad, de un uso correcto al @ondo @ijo de /aja /'ica asi&nado a dic'a Gerencia, bajo estricta observancia de la Directiva 00=42014(SS4 ormas para el uso del @ondo @ijo para /aja c'ica aprobada por esolución 2 de (a"o 201* .TET.(ETE*
(J?/?-.8?D.D D?ST?T.8 DE J.J. EH.(E ES-E/?.8 . 8. SJ GEE/?. DE TES7E?.
I)
INTRODUCCION
1) O#"(n *& +%,n El examen Especial a la Sub Gerencia de Tesorería, se realiCó en cumplimiento del -lan .nual de /ontrol 201 de la 7)cina de /ontrol ?nstitucional de la (unicipalidad Distrital de uaura! 9ue #ue aprobado mediante esolución de /ontraloría 13042014 /G de #ec'a 2 5unio 201publicada el 2 junio del 201* 2) N%t.#%&/% Ot"3! *& E+%,n) El presente examen especial obedece a una acción de control pro&ramada de naturaleCa administrativa,
cu"o objetivo
principal es establecer si el $rea de Tesorería e#ect%a sus operaciones de in&resos " e&resos en el marco de las disposiciones le&ales aplicadas* 8os objetivos especí)cos son los si&uientes: 2*1 Determinar si los pa&os #ueron previamente pro&ramados por las $reas or&$nicas " si adem$s estos #ueron incluidos en el /uadro de ecesidades de la (unicipalidad para
establecer 2*2
si
estos
contratos
con
la
cobertura
presupuestal corresponden* Determinar si al Sub Gerencia de Tesorería cuenta con una or&aniCación " sistema de control de recursos )nancieros orientados 'acia un adecuado control " custodia de los
2*3
#ondos " valores* Determinar si las rendiciones de cuentas provenientes de los #ondos de caja c'ica cuentan con la documentación sustentatoria " si los conceptos de los e&resos ejecutados se 'an e#ectuado en concordancia con la normativa
vi&ente* ) A&$%n$ *& E+%,n El examen especial #ue realiCado de con#ormidad con las ormas de .uditoria Generalmente .ceptada K .G. " ormas de .uditoria Gubernamental K .GJ, estas %ltimas aprobadas mediante esolución de /ontraloría 1L24=4/G de #ec'a 22 de setiembre 1== " modi)cada con esolución de /ontraloría 1124=4/G* 1A14==4/G " 2=420004 /G de #ec'as 20 de junio 1==6, 2 de oviembre
1===
"
06
de
Diciembre
2000,
respectivamente* El examen comprendió la revisión " an$lisis selectivo de la documentación 9ue sustenta las operaciones e#ectuadas por la Sub Gerencia de Tesorería por el periodo del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 201, 'abi;ndose extendido el alcance a al&unas operaciones del presente periodo, por e#ectos de veri)cación " se&uimiento* 4) Ant$*nt! B%! L(%& * &% Ent"*%*) 8a (unicipalidad Distrital de uaura, es el ór&ano de Gobierno 8ocal emanado por la voluntad popular, #ue creada mediante 8e" LLAA de 0L de Diciembre 1=2=! es un ór&ano de &obierno promotor del desarrollo local, con personería jurídica de derec'o p%blico " pleno capacidad para el cumplimiento de sus )nes! &oCa de autonomía política, económica " administrativa en los asuntos de su competencia*
8a (unicipalidad Distrital de uaura tiene como objetivo &enerales para el aFo 201L incrementar la sensación de se&uridad, mejorar las condiciones para el desarrollo Jrbano " económico del Distrito, mejorar la calidad de vida de la población uaurina* -ara el cumplimiento de sus )nes, la (unicipalidad Distrital
de
uaura
se
encuentra
estructurada
or&$nicamente de la si&uiente manera: Mr&ano de Gobierno Mr&ano de alta Dirección Mr&ano de /ontrol Mr&ano de asesoría Mr&ano de .po"o Mr&ano de /oordinación* 8a Sub Gerencia de Tesorería depende jer$r9uicamente de la Gerencia de .dministración " @inanCas " tiene otras #unciones: •
Ejecutar " controlar las acciones propias del
•
sistema de Sistema de Tesorería /autelar la adecuada captación /ustodia " depósito de los in&resos en #orma
•
inmediata e intacta, así como los títulos " valores
•
recepcionados en la Sub Gerencia* @ormular los partes diarios de #ondos E#ectuar las conciliaciones bancarias E#ectuar los pa&os de obli&aciones contraídas por
•
la (unicipalidad* /ontrolar las trans#erencias del tesoro -%blico
• •
< @7/7(J, vaso de lec'e, ET/*> • •
• •
B%! L(%& /onstitución -olítica del -er% 8e" 26=62 8e" 7r&$nica de -rocedimiento de (unicipalidades, vi&entes desde 2B de ma"o 2003 8e" 266B del 22 de 5ulio 2002 Decreto le&islativo 26L4 8e" de ases de la /arrera .dministrativa
•
Texto Nnico 7rdenado de la 8e" de /ontrataciones "
•
.d9uisiciones del Estado Directivo 0024200L E@66 1 del 01 #ebrero 200L Directivo de Tesorería para Gobierno 8ocales
•
correspondiente al .Fo @iscal 201A* 5) C,.n"$%$"n! * %&&%/(!) En concordancia con la orma
de
.uditoria
Gubernamental .GJ 3*L0 +/omunicación de allaC&os de .uditoria .probadas con esolución de /ontraloría 1L24=4/G del 22 de setiembre 1==* 6) M,#8n*., * Cnt#& Int#n .l respecto es de preciar 9ue las de)ciencias de control interno determinadas en el desarrollo del examen Especial a la Sub Gerencia de Tesorería, se encuentran inmersas* En la Evaluación de la Estructura de control interno 00B4201 K7/?4(SS remitido al titular de la Entidad mediante 7)cios 1=A4201 K7/? K (SS del 23 de ov* 06 " 1=3 K 201 K 7/? K (SS del 2L de oviembre* 9) Ot#! A!'$t! * ",'#t%n$"%) . continuación comentamos al&unos aspectos
de
importancia relacionado con la &estión de la Sub Gerencia de Tesorería durante el aFo 201A* Ejecución de in&resos por #uente de @inanciamiento*
CONCEPTO /anon, sobre canon " re&alías -articipación en renta de aduanas @ondo de compensación (unicipales 7tros impuestos municipales ecursos directamente recaudados Donaciones " trans#erencias
II)
IMPORTE S@) 30,300*00 12,L2*00 30,00*00 A2,L0*00 20,L=0*00 B0,AB2*62
OBSER:ACIONES
/omo resultado del examen especial a la Sub Gerencia de Tesorería, se #ormula las si&uientes observaciones*
1* 7misión en la veri)cación del cumplimiento del servicio brindado mediante contrato 03242014.DS4(SS por parte del -roveedor 5( -7/ES7S O S?STE(.S S./* -ara el desarrollo del Sistema de Gestión El;ctrica de Documentación E4ED/S, ocasiono perjuicios económicos a la (unicipalidad Distrital de uaura por el importe de S* 22,6L*00, &enerando adem$s 9ue la ad9uisición de los oventa <=0> /erti)cados Di&itales por el importe de S* 3B,000*00 devinieran en innecesarios* Es claro precisar 9ue en la cl$usula Puinta del /ontrato se estableció como plaCo de entre&a sesenta días '$biles contados a partir de la suscripción del contrato " despu;s de catorce <1A> días posteriores a la culminación del plaCo d entre&a " dos <2> días antes del vencimiento del plaCo de vi&encia de contrato! solicito prorro&a por dos<2> meses para la entre&a del Sistema " no cumplió con lo prometido 2* .d9uisición innecesaria de pe&amento " cemento para tuberías de -/ re9ueridas por la Sub Gerencia de (antenimiento del 7rnato " Sub Gerencia de par9ues " 5ardines, ocasionado distracciones de recursos de la (unicipalidad por el (onto de S* A,B02*00 8os 'ec'os expuestos incumplen lo establecido en el .rt* 3 +principio 9ue ri&en a las contrataciones del TJ7 de la le" de /ontrataciones " .d9uisiciones del Estado* 3* DesnaturaliCación del @ondo @ijo para /aja /'ica asi&nado a la Gerencia de (edio .mbiente, así como de)ciencias en los controles e#ectuados sobre el destino de los bienes .d9uiridos* De la veri)cación selectiva podemos decir 9ue se 'a evidenciado desnaturaliCación del #ondo )jo para caja c'ica " de)ciencias en el destino de bienes ad9uiridos*
III)
CONCLUSIONES
Del resultado del Examen Especial a la Sub Gerencia de Tesorería, se 'a determinado la conclusión* 1* Se
'a
determinado
incumplimiento
de
obli&aciones
contractuales de parte del proveedor 5( -7/ES7S " S?STE(.S
S./* .nte el contrato 0324201 *.DS*(SS, lo 9ue 'a ocasionado un perjuicio económico de S* 22,6L*00! asi como tambi;n la ad9uisición de los noventa <=0> certi)cados di&itales e#ectuados por el /7S7/?7 /7S.-? D.T. K /7S.-? S7@T por importe de 3B*000*00* 2* Se determinó la desnaturaliCación del uso del #ondo )jo para caja c'ica ,asi&nado a la Gerencia de (edio .mbiente, al 'aberse e#ectuado &astos 9ue no correspondían a ser atendido con dic'o #ondo* 3* Se 'a determinado la ad9uisición innecesaria de pa&amento " cemento para tuberías de -/* Esto ocasiono la distracción de recursos de (unicipalidad, bienes 9ue #ueron rein&resados al .lmac;n /entral despu;s de un aFo <1>, denotando de)ciencia en la pro&ramación de las necesidades por parte de dic'as Sub Gerencias*
I:)
RECOMENDACIONES
En merito a las observaciones " conclusiones expuestas se #ormularon las si&uientes ecomendaciones:
AL ALCALDE DE LAMUNICIPALIDAD DISTRITAL DE HUAURA 1* Disponer el traslado de los actuados a la /omisión Especial de -rocesos .dministrativos Disciplinarios para 9ue inicie los procesos administrativos disciplinarios a los ex #uncionarios involucrados en los 'ec'os observados en el presente in#orme*
A LA GERENCIA MUNICIPAL 2* Disponer 9ue las di#erentes Ireas coordinen e in#ormen oportunamente a la Gerencia de .dministración el incumplimiento de los servicios contratados " de)ciencias en la ejecución de los contratos para 9ue la Gerencia de administración ejecute las acciones 9ue conlleven al cumplimiento de las obli&aciones contractuales de los proveedores, (unicipalidad*
salva&uardando
los
intereses
de
la
3* Disponer 9ue los #uncionarios responsables de las diversas
$reas
or&$nicas
e#ect%en
una
debida
pro&ramación de los bienes ad9uiridos " servicios a contratarse a )n de evitar re9uerimientos 9ue nos lleven a ad9uisiciones 9ue resulten innecesarias* A* Disponer 9ue la Gerencia de (edio .mbiente de un uso correcto al @ondo @ijo de /aja /'ica asi&nado a dic'a Gerencia, bajo estricta observación de la Directiva 00=4 2014(SS4 ormas para el uso del @ondo )jo para caja c'ica*
uaura! 0 de .&osto del 201
