MEMORANDO DE PLANIFICACION PRELIMINAR El memorando de planificación preliminar se refiere a establecer parámetros para lograr un eficiente manejo de los recursos rec ursos humanos de auditoría y permite el logro efectivo de sus objetivos, para la aplicación de un trabajo eficaz, la misma que puede ser mejorada y adaptada a las circunstancias específicas de cada examen. 1. Antecedentes Las operaciones financieras del Hospital Público General Luis G. Dávila, en el período de alcance, han sido examinadas por la Contraloría General del Estado y por la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio, los rubros analizados corresponden a: RUBRO PERIODO UNIDAD DE CONTROL DISPONIBILIDADES Y SUS CORRELATIVAS DE INGRESOS PROVENIENTES DE LA ASIGNACION PRESUPUESTARIA Diciembre 2004 AUDITORIA INTERNA BIENES DE LARGA DURACION – ACTIVOS FIJOS 1/01/200431/12/2004 AUDITORIA INTERNA 2. Motivo de la auditoría En la auditoría a los estados financieros se examinará la cuenta Disponibilidades y Bienes de Larga duración, correspondiente de 01 de enero de 2004 al 31 de diciembre de 2004. 3. Objetivo de la auditoría El objetivo de la auditoría al Hospital General Luis G. Dávila, es dictaminar las cuentas de Disponibilidades y Bienes de Larga Duración de los e stados financieros
preparados al 31 de diciembre de 2004 , de conformidad con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas Aplicables al Sector Público. 4. Alcance de la auditoría La auditoría a las cuentas Disponibilidades y Bienes de larga duración en los e stados financieros del Hospital General Luis G. Dávila, se realizará por el e jercicio económico terminado al 31 de diciembre 2004. 5. Conocimiento de la entidad y su base leg al 5.1 Base legal Mediante Decreto Supremo de 12 de febrero de 1924, publicado en Registro Oficial del 08 de mayo de 1924 se creó el Hospital Luis G. Dávila. 5.2 Principales disposiciones legales Las actividades y operaciones del Hospital General Luis G. Dávila, a más de las disposiciones legales citadas, están normadas por las siguientes disposiciones específicas, tales como: • Reglamento Orgánico Funcional de Hospitales • Ley de Presupuesto y Reglamento • Contratación Pública y su reglamento • Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa • Código de Trabajo
5.3 Estructura orgánica Para el cumplimiento de sus objetivos, el Hospital Luis G. Dávila está integrado por los siguientes niveles administrativos: • Director: Dr. Francisco Rivadeneir a • Subdirector: Dr. Gustavo Delgado • Administrador: Sr. Jaime Rosero • Gestión RRHH: Sra. Carmen Guerrón • Gestión Financiera: Srta. Germania Obando
• Gestión Enfermería: Sra. Ligia Gonzáles • Gestión Servicios Institucionales: Econ. Miguel Yépez
Número de empleado y trabajadores de planta: 106 Adscritos: 3 Contratados: 12 Convenio Hermanas de la Caridad 4 Devengantes de Beca 2 Total empleados 127 5.4 Objetivos de la entidad Entre los principales objetivos de la entidad, determinados en su Reglamento Orgánico Funcional constan: • Fortalecer la Hospital en cu capacidad gerencia y de liderazgo, que impulse
los procesos de cambio orientados a promover el fortalecimiento y óptimo funcionamiento de cada proceso, que garanticen la cobertura total de las prestaciones de salud con calidad, equidad, eficiencia y solidaridad. • Implementar horarios de atención en estadística fines de semana y días
festivos • Realizar análisis de producción hospitalaria y establecer pautas de dirección. • Capacitar al
personal en todos los niveles hospitalarios. • Reorganizar comités hospitalarios • Mejorar el sistema de abastecimiento
5.5 Principales actividades, operaciones El hospital Luis G. Dávila, brinda atención al usuario, familia y comunidad, con servicios de calidad científica, técnica y humana, en forma pe rmanente contribuyendo al desarrollo técnico y gerencial de la Institución en coordinación con los miembros del equipo de salud, acorde con la situación económica, cultural ,
política y epidemiológica , planifica, ejecuta y evalúa procesos de su competencia en base a las políticas el Ministerio de Salud Pública y con e llo garantiza una atención de calidad, eficiente y con equidad. 5.6 Principales políticas y estrategias institucionales Como principales políticas establecidas para alcanzar sus objetivos, se han determinado las siguientes: • Mejorar la calidad de atención a usuarios externos que acuden al Hospital
Luis G. Dávila • Impulsar el desarrollo científico y tecnológico del personal • Apoyar al Director en el ejercicio de su Autoridad, para la aplicación de los
diferentes procesos. • Coordinar entre los diferentes procesos para la atención oportuna al usuario • Propender que todos los procesos cuenten con los recursos y la capacidad de
gestión adecuados, para ofrecer servicio de calidad al usuario. • Fomentar entre el personal, el monitoreo y evaluación periódica que permita
identificar fortalezas y debilidades para mejorar las acciones. • Promover, construir y desplegar competencias para ejecutar programas del
Ministerio de Salud Pública. • Contratar y retener el talento humano 5.7 Recursos financieros
Para cumplir con sus actividades administrativa - financieras, el Hospital Luis G. Dávila contó con los recursos financieros sujetos a presupuesto institucional detallados por partida. (Anexo adjunto en papeles de Trabajo) 6. Principales políticas contables El control contable de los recursos financieros y materiales se basa en el Manual General de Contabilidad Gubernamental, expedido por la Contraloría General del Estado.
7. Grado de confiabilidad de la información El reglamento orgánico funcional del Hospital Luis G. Dávila define las responsabilidades de la Dirección Financiera y sus unidades operativas Contabilidad, y Tesorería, estas unidades cuentan con poco personal, por lo tanto mantienen una fuerte carga de trabajo. La entidad genera un promedio mensual de 200 operaciones financieras, cuya documentación se encuentra en el archivo de la Dirección Financiera. El sistema contabilidad utilizado emite trimestralmente la siguiente información: • Diario General Integrado • Balance de Comprobación • Mayor General • Mayor Auxiliar • Estado de Situación Financiero • Estado de Resultados • Estado de Flujo del Efectivo • Estado de Ejecución Presupuestario • Anexos al Estado de Situación Financiero • Cédulas presupuestarias de ingresos y gastos
El último informe de auditoria realizado a esta institución fue en j ulio 2003 por parte del Ministerio de Salud Pública y hasta la fecha no se ha presentado el dictamen por escrito a la entidad pública. 8. Puntos de interés para la auditoría En el análisis preliminar efectuado se ha observado los siguientes aspectos que deben considerarse al enfocar nuestras pruebas de auditoría: • Verificación del manejo de las disponibilidades su manejo y procedimientos • Verificación del proceso de adquisición a la compra de bienes de larga
duración, su control, registro y verificación de cálc ulos en depreciaciones.
9. Transacciones importantes identificadas Se identifica un movimiento relevante en las cuentas Disponibilidades y Bienes de Larga Duración sujetas análisis dentro de los estados financieros con co rte al 3 de diciembre de 2004 10. Estado actual de los problemas observados en auditorías anteriores En el informe de examen especial re alizado por la el Ministerio de Salud Pública al Hospital Luis G. Dávila, en lo referente a la verificación, estudio y análisis realizado en Julio 2003 aún no ha sido remitido a la institución, situación que debería ser corregida mediante una solicitud por escr ito al ministerio para que la entidad pueda realizar las pruebas de seguimiento a las observaciones realizadas en el proceso de auditoría. 11. Identificación de los componentes importantes a ser examinados en la planificación específica. En la evaluación preliminar se ha determinado la necesidad de que los componentes que se detallan a continuación sean considerados para su análisis detallado de los cuales se efectuará el levantamiento de la información, evaluando sus controles y deter minado los riesgos combinados inherente y de control: • Disponible: Incluye caja chica, bancos, depósitos en cuenta corriente
única, fondos rotativos. El movimiento de sus débitos y créditos es significativo, y se mantiene saldos representativos. • Bienes de Larga Duración: Los procesos de adquisición de a ctivos
fijos, codificación. Control y verificaciones aritméticas en la depreciación12. Matriz de evaluación preliminar de riesgos de auditoría. La matriz de riesgo se realizará en base al control interno desar rollado en la
institución con el fin de determinar las principales falencias que existe, para optar por desarrollar las medidas correctivas pertinentes (anexo adjunto). 13. Determinación de materialidad La materialidad es la magnitud de las cuentas e n la institución. Se ha determinado la estimación de mater ialidad que las cuentas significativas corresponden a Disponibilidades y Bienes de Larga Duración. 10 de Marzo de 2005 Elaborado por: Soraya Mejía Supervisor: Dr. Francisco Quisigüiña Subdirector de Auditoría Director de Auditoría
