Pengertian Media Humas Media Humas (PR Media) adalah segala bentuk media (sarana/saluran/channel) yang digunakan oleh seorang praktisi humas dalam pekerjaannya dengan tujuan mempublikasikan secara luas dengan tujuan agar produk atau jasa yang humas pasarkan lebih dikenal oleh masyarakat. Media humas lebih bersifat kepada publikasi dan komunikasi. Media komunikasi yang penting digunakan humas adalah dalam kemitraannya dengan media pers (cetak atau elektronik) yang dikenal dengan media relations (hubungan media) atau press relations (hubungan pers). Tujuan Media Humas 1. Sarana promosi & media pemasaran 2. Komunikasi berkesinambungan 3. Tingkatkan kepercayaan publik 4. Tingkatkan citra perusahaan/organisasi Jenis Media Humas Menyadari potensi yang dimiliki oleh media massa dalam menyebarkan iinformasi dan berita, maka diperlukan pemikiran tentang pemilihan media dan informasi, sehingga segala kegiatan promosi yang dilakukan oleh Humas benar-benar dapat dipubliasikan secara efektif efektif dan efisien. Berikut jenis media yang seri digunakan oleh praktisi humas : 1. Media Cetak (jurnal inhouse, surat kabar, majalah, dll) 2. Online Media (website, blog, media sosial, email, dll) 3. Broadcasting Media (radio, televisi, dll) 4. Special Event (seminar, workshops, dll) 5. Outdoor Media - Media Luar Ruang (spanduk, papan reklame, poster, dll)
Pemilihan Media Seperti yang telah diketahui di atas bahwasanya segala kegiatan yang dilakukan oleh humas agar dapat tercover dengan baik, maka diperlukan pemilihan media yang tepat, efektif dan efisien. Berikut pemilihan media promosi berdasarkan kelebihannya. 1. Radio : Pada media radio, penyampaian gagasan yang sederhana dan mudah dimengerti merupakan salah satu andalannya, setelah itu segala macam koreksi dapat dilakukan secara langsung, mempunyai segmen pendengar tersendiri. 2. Televisi : Jangkauan dari televisi dapat diterima oleh masyarakat luas, sifatnya yang audio visual lebih menarik. 3. Surat kabar : Menjangkau semua lapisan masyarakat dan biayanya murah 4. Media Online : Hampir semua perusahaan saat ini sudah mengakrapkan diri dengan media online sifatnya yang trending, terutama media sosial & blog, menjangkau seluruh lapisan masyarakat bahkan menjangkau seluruh dunia (internasional), dapat diakses kapan dan di mana saja, terdokumentasi dan tidak banyak membutuhkan biaya bahkan gratis.
A. Latar Belakang Hubungan masyarakat atau Public Relations adalah suatu usaha yang sengaja dilakukan, direncanakan secara berkesinambungan untuk menciptakan saling pengertian antara sebuah lembaga/institusi dengan masyarakat. Humas (PR) adalah sebuah seni sekaligus ilmu sosial dalam menganalisa kecenderungan, meramalkan konsekuensinya, memberikan pengarahan kepada pimpinan institusi/lembaga dan melaksanakan program-program terencana yang dapat memenuhi kepentingan baik institusi maupun lembaga tersebut maupun masyarakat yang terkait. Public Relations (PR) merupakan fungsi manajemen untuk mencapai target tertentu yang sebelumnya harus mempunyai program kerja yang jelas dan rinci, mencari fakta, merencanakan, mengkomunikasikan, hingga mengevaluasi hasil-hasil apa yang telah dicapainya. Public relation atau hubungan masyarakat masih merupakan bidang baru terutama di Indonesia. Lahirnya public relations seperti yang dipraktekan sekarang ialah karena adanya kemajuan-kemajuan dalam berbagai macam bidang itu. Kemajuan yang sekaligus merupakan juga kekuatan-kekuatan dalam masyarakat, memisahkan manusia kedalam berbagai kelompok atau golongan, yang masing-masing mempunyai tujuan sendiri dan berusaha untuk mencapai tujuan itu dengan sebaik-baiknya. Berdasarkan hal-hal tersebut, maka untuk menciptakan kerja sama, public relations merupaka suatu kebutuhan dalam masyarakat dewasa ini, dimana orang-orangnya bergerak diberbagai bidang, misalnya dalam bidang industri, perusahaan, pendidikan, pemerintahan, kerokhanian, social ekonomi, politik perburuan dan sebagainya. Banyak orang tidak percaya dan sulit mempercayai bahwa humas bermanfaat bagi organisasi atau lembaganya, anggapan itu dikarenakan kesalahan penerapan humas itu sendiri, penerapan humas terkadang cenderung tidak terintegrasi dengan bagian yang lain, dan tidak terencana dengan baik , padahal humas tidak beda dengan fungsi manajemen yang lainnya, yang memerlukan perencanaan, pengorganisasian, aksi dan evaluasi, dalam arti kerja humas haruslah terencana dengan baik, dan dirumuskan tujuannya serta ditentukan tingkat keberhasilannya. Pendekatan public relations memang tidak harus dilihat semata-mata sebagai aparat kelembagaan, seperti dalam wujud Bagian Humas atau Biro Humas. Yang utama, memang, penerapannya sebagai metode komunikasi oleh tiap karyawannya. Mengingat diperlukan waktu panjang untuk mengusahakan tiap karyawan mampu menerapkan public relations sebagai metode komunikasi dalam kehidupan dan kegiatan sehari-harinya, hadirnya public relations sebagai lembaga di lingkungan pemerintah kabupaten dan kota masih diperlukan. Selain dua pendekatan itu, masih dimungkinkan pendekatan ketiga yakni peran humas dirangkap top manager atau perangkat pemerintah lain. Kemungkinan lainnya, pemerintah mempekerjakan konsultan jasa di bidang public relations yang berada di luar struktur pemerintahan, terus-menerus atau secara insidental. Dalam era ini humas sebagai salah satu fungsi manajemen dalam lingkungan pemerintah kabupaten atau kota perlu tetap dipertahankan bahkan harus ditingkatkan perannya. Peningkatan
perannya dengan jalan memperbarui dan menyesuaikan konsep humas pemerintah yang selama ini kita kenal, dan menerapkan konsep public relations dalam manajemen modern selaras tuntutan dan tantangan era Orde Reformasi, era Masyarakat Informasi dan era Otonomi Daerah. BAB II PEMBAHASAN A. Macam-Macam Humas 1. Humas Pemerintahan Humas Pemerintahan pada dasarnya tidak bersifat politis. Bagian humas di pemerintahan dibentuk untuk mempublikasikan atau mempromosikan kebijakan-kebijakan mereka. Mereka memberi informasi secara teratur tentang kebijakan, rencana-rencana, serta hasil-hasil kerja institusi serta memberi pengertian kepada masyarakat tentang peraturan dan segala sesuatunya yang berpengaruh terhadap kehidupan masyarakat. Selain keluar humas pemerintahan dan politik juga harus memungkinkan untuk memberi masukan dam saran bagi para pejabat tentang segala informasi yang diperlukan dan reaksi atau kemungkinan reaksi masyarakat akan kebijakan institusi, baik yang sedang dilaksanakan, akan dilaksanakan ataupun yang sedang diusulkan. Tugas pemerintah memang sangat berat , sebab masyarakat yang dihadapi terdiri dari berbagai public dengan kepentingan yang sangat kompleks pula. Hal ini memang tidak lepas pula dari “karakteristik”yang melekat dalam setiap program pemerintah antara lain sbb : 1. Program pemerintah ditujukan untuk masyarakat luas. Dengan berbagai latar belakang, karakter, ekonomi, pendidikan yang beragam. 2. Seringkali hasilnya abstrak,yang sulit dilihat dalm waktu dekat bahkan panjang sekalipun karena sifatnya yang integral dan berkesinambungan. 3. Program pemerintah selalu mendapat pengawasasn dari berbagai kalangan,terutama pers, LSM dan sebagainya.Mereka sangat berperan dalam proses penyadaran masyarakatmengenai permasalahan mereka. Karakterstik itulah yang dapat dijadikan latar belakang mengapa humas pemerintahan perlu diterapkan dan dikembangkan secara professional.Namun tugas yang berat tersebut ternyata masih ditambah dengan hambatan penerapan humas yang ideal di pemerintahan. Dengan demikian,ada dua sisi yang melatar belakangi perkembangan humas
pemerintahan Sisi pentingnya humas bagi pemerintahan Hambatan-hambatan yang dihadapi oleh humas pemerintahan.
2. Humas Industri dan bisnis Kesadaran masyarakat tentang pengaruh keputusan industri dan bisnis terhadap hal-hal di atas dan masyarakat sebagai sasaran market industri dan bisnis di sisi yang lain, menimbulkan kesadaran kalangan industri dan bisnis untuk memperhatikan dan melibatkan peranan masyarakat terhadap keputusan mereka. Sehingga ada hibungan timbal balik yang merupakan ciri dan konsep humas. Mereka berdua pada akhirnya memiliki kesadaran dan tanggungjawab dalam memelihara ketertiban, pertahanan, konservasi alam dan ekonomi. Dari sisi manajemen (perusahaan),hal ni memerlukan perhatian yanh lebih untuksenantiasa memberitahu masyarakat terhadap masalah-masalah,alasan-alasan dan pembenaran atas keputusan-keputusan manajemen. Sebaliknya, mereka juga harus mengetahui lebih banyak tentang masyarakat dam kepentingan
mereka atau kepentingan golongan –golonagn khusus, yakni yang dapat mempengaruhi dampak terhadap industri dan bisnis. Latar belakang diatas turut pula mempengaruhi berkembangnya humas industridan bisnis. Beberapa penerapan humas dalam industri dan bisnis meliputi : hubungan dengan pelanggan dan peran humas terhadap marketinh yang pada akhirnya melahirkan terapan marketing PR hubungan dengan pemegang saham, hubungan dengan pers, bantuan untuk merekrut pegawai baru, hubungan dengan komunitas, hubungan dengan perusahaan/organisasi lain, hubungan dengan pemerintahan. 3. Humas Sosial a. Humas penegak hukum Termasuk dalam hal ini humas yang berada dalm kepolisian karena kepolisian telah menjadi perhatian masyarakat dalm hubungannya terhadap kelompok minoritas, hak warga Negara, penyalahgunaan obat bius, kejahatan, ketertiban umum dan sebagainya. Sebagai hasilnya banyak golongan penegak hokum merasa perlu untuk membentuk grup-grup penasihat warga Negara dan merangkap sebagai pejabat humas untuk bekerjasama dengan mereka dan para media massa. Singkatnya, penegak hokum perlu mendengarkan dan tanggap terhadap kepentingan umum supaya mereka dapat membantu masyarakat dengan baik. b. Humas Profesi Maksud penerapannya adalah untuk mendapat pengakuan dan keprofesionalan dan publikasi tentang apa yang telah mereka lakukan bagi kepentingan umum. Kampanye kesehatan, sadar hokum, mass information, pengumpulan dan, publikasi perkembangan teknologi kedokteran dan terobosan-terobosan baru hasil penelitian, pengalaman dramatisdalam mencari berita,produksi dan pemutaran film-film profesi adalah contoh penerapan humas profesi dokter, pengacara, waatawan, artis dan sebagainya. c.
Humas Organisasi Sukarela Peranannya untuk merancang suatu program humas yang progresif, termasuk di dalamnya mengadakan hubungan dengan pers.
d. Humas organisasi Internasional Lahirnya humas Internasional disebabkan oleh adanya perubahan sangat cepat di dalam segala bidang, misalnya perkembangan di bidang pariwisata, komunikasi, tukar-menukar di bidang pendidikan dan sebagainya. Semua itu memungkinkan terjadinya kontak atau hubungan antarnegara.Dengan demikian, untuk memelihara hubungan yang baik antara satu Negara dengan Negara yang lain humas memegang peranan penting. Suatu contoh penerapan humas internasional selain hubungan antarnegara adalah adanya konfrensi tingkat dunia yang dihadiri oleh banyak negara.Humas organisasi internasional menghadapi problema yang sama denagn organisasi lainnya,namun medannya jauh lebih luas. B. Humas dan Opini Publik 1. Hubungan Masyarakat (Publik relations) Kegiatan-kegitan Humas
Kegitan humas pada hakikatnya adalah kegiatan berkomunikasi dengan berbagai macam simbol komunikasi,verbal maupun nonverbal.Kegiatan komunikasi verbal,sebagian besar adalah pekerjaan mulai dari menulis proposal,artikel,progress report,menulis untuk presentasi,menulis untuk pers (press release),membuat rekomendasi dan sebagainya.Sedangkan verbal lisan antara lain
jumpa
pers,guest
guide/open
huose.announcer,presenter,desk
informations
dan
sebagainya.Kegiatan komunikasi nonverbal meliputi penyelenggaraan pameran,seminar,special event,riset/peneliian,pers kliping dan sebagainya. Kegiatan
terbesar
humas
adalah
menulis,editing,media
relations,special
event,berbicara,produksi,riset,programming dan konsultasi.Sedangkan penggunaan kegiatan yang menggunakan wakti terbesar adalah untuk koordinasi,perencanaan dan negosiasi Kegiatan-kegiatan kehumasan meliputi;
customer relations seperti membangun hubungan baik dengan pihak luar,maksudnya menjalin hubungan baik antara perusahaan dengan public dan hubungan dengan konsumen.
Employee relations, seperti membangun hubungan antara pimpinan dengan bentuk kerjasama dan komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan.
Community relations, seperti membangun hubungan baik dengan pihak-pihak yang selama ini telah melakukan kerja sama dengan perusahaan yang kita wakili, menjaga hubungan yang baik dengan masyarakat sekitar perusahaan dan komunitas-komunitas masyarakat tertentu.
Government relations, seperti menjalin hubungan yang baik dengan pemerintah.
Media Relations, seperti menjalin hubungan baik dengan media, karna kerja humas tidak akan pernah berhasil tanpa adanya kerjasama yang baik dengan media, jadi hubungan itu harus dijaga dengan baik dan tidak ada yang dirugikan. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan oleh seorang humas adalah:
Menyalahgunakan kepercayaan, ini dapat berupa membocorkan rahasia, korupsi dll Memberikaninformasi-informasiyang tidak dapat dipertanggungjawabkan, yang sumbernya tidak jelas dan tidak dapat dicek.
Mengadakan kerja sama dengan individu atau kelompok yang dapat merugikan individuindividu lainnya, baik dari segi moral maupun segi lainnya.
Menggunakan metode-metode, cara-cara, teknik-teknik manipulasi yang dapat mengakibatkan sseorang atau orang akan kehilangan kebebasannya untuk bertindak sebagai respons terhadap tindakan-tindakan yang tidak dapat dipertanggungjawabkan.
C. Fungsi Humas Dalam buku Public Relations : Teori dan Praktek yang ditulis oleh Djanalis Djanaid (1993) disebutkan dua fungsi PR yaitu : 1. Fungsi Konstruktif Dianalogikan sebagai “penata jalan “.Jadi, humas merupakan “garda” terdepan yang dibelakangnya terdiri dari “rombongan” tujuan-tujuan perusahaan.Peranan humas dalam hal ini mempersiapkan mental publik untuk menerima kebijakan organisasi untuk mengetahui kepentingan publik,mengevaluasi perilaku publik maupun organisasi untuk direkomendasikan
kepada manajemen,menyiapkan prakondisi untuk mencapai saling pengertian,percaya dan saling membantu terhadap tujuan-tujuan publik atau organisasi yang diwakilinya. 2. Fungsi Korektif Berperan sebagai pemadam kebakaran,yakni apabila sebuah organisasi atau lembaga terjadi masalah-masalah atau krisis dengan publik,maka humas harus berperan dalam mengatasi terselesaikannya masalah tersebut. Sementara Cutlip and Center mengatakan bahwa fungsi PR meliputi hal-hal berikut
Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi
Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan informasi dari perusahaan kepada publik dan menyalurkan opini publik pada perusahaan.
Melayani publik dan memberikan nasehat kepada pimpinan organisasi untuk kepentingan umum.
Membina hubungan secara harmonis antara organisasi dan publik,baik internal maupun eksternal.
D. Peranan Petugas Humas Peranan humas dapat dibedakan menjadi 2 yakni peranan manajerial yang dikenal dengan peranan di tingkat messo (manajemen) dapat diuraikan menjadi 3 peranan,yakni expert pereciber communication,problem solving process facilitator dan communicatoin facilitator dan juga peranan teknis .Sehingga bisa dijelaskan lebih jauh terdapat 4 peranan yakni : 1. expert pereciber communication Petugas PR DIANGGAP SEBAGAI ORANG AYNG AHLI.Dia menasehati pimpinan perudahaan/organisasi.Hubungan mereka diibaratkan seperti hubungan dokter dan pasien. 2. Problem solving process facilitator Yakni petugas humas melibatkan diri atau dilibatkan dalam setiap manajemen/krisis.Dia menjadi anggota tim bahkan bila tidak memungkinkan menjadi leader dalam penanganan krisis manajemen. 3. Communicatoin facilitator Petugas humas sebagai fasilitayor atau jembatan komunikasi antara publik dengan perusahaan sebagai media atau penegah bila ada misscommunication. 4. Technician Communication Petugas humas dianggap sebagai pelaksana teknis komunikasi yang menyediaka layanan di bidanh humas. E. Bidang Humas Tulisan-tulisan humas (dan berbagai bentuk atau isi dari komunikasi kreatif humas lainnya seperti jurnal-jurnal internal dan kaset video tentang organisasinya) harus sepenuhnya factual dan informative,serta tidak boleh melebih-lebihkan seperti yang sering kita temukan pada tulisan-tulisan iklan(free of puffery).Untuk menjamin kredibilitas,kegiatan-kegiatan humas haruslah bersifat edukatif ,jauh dari nuansa emosional atau dramatic (seperti naskah iklan)dan menghindari kecenderungan memuji diri sendiri.Oleh karena itu,[penulisan naskah humas memerlukan keterampilan yang berbeda dari yang dituntut dari naskah iklan.
Humas juga dipakai oleh berbagai organisasi yang tidak terlibat dalamperiklanan.Sebagai contoh dinas kepolisian tidak mengiklankan jasa pengamanan,namun mereka senantiasa melakukan kegiatan-kegiatan humas agar seluruh anggota masyarakat mengetahui keberadaan dan fungsinya.
Humas terutama berurusan dengan para editor dan produser di media. Humas dialamatkan pada segenap golongan atau kelompok orang yang kepadanya suatu organisasi harus berkomunikasi.Mereka boleh jadi bukan pembeli barang atau jasa perusahaan tersebut,akan tetapi memiliki arti yang sangat penting bagi para perusahaan atau organisasi yang bersangkutan ;misalnya saja investor atau para pekerja.
Komponen-komponen pokok biaya pada humas adalah untuk sewa ruang ,siaran dan produksi.Pada humas biaya terbesr adalah waktu karena humas sifatnya padat karya,ditambah ongkos-ongkos produksi seperti untuk mencetak jurnal-jurnal intern atau membuat kaset video mengenai perusahaan.
Media yang dipakai humas jauh lebih beragam,bahkan masih ditambah lagi dengan mediamedia yang diciptakannya sendiri seperti jurnal intern, slide, video, tape, pameran-pameran tentang perusahaan, bahkan pendidikan,seminar dan sponsor.Yang disebut belakangan kini menjadi alat humas kian penting.
Imbal jasa yang diterima oleh konsultan humas bergantung terutama pada biaya yang dihitunh berdasarkan waktu yang telah dihabiskannya untuk melayani klien dan mereka jarang menerima komisi ataupun potongan harga dari pihak media.
Mayoritas personal atau tenaga kerja professional dibidang humas tidak bekerja dikantor konsultan melainkan diperusahaan atau organisasi lainnya (di divisi / departemen humas yang menjadi salah satu bagian dari struktur organisasi yang bersangkutan). Oleh sebab itu adalah keliru jika ada anggapan bahwa dunia humas didominasi oleh para konsultan, betapa pun kiprah mereka memang tampak begitu menonjol. Aktor yang memegang peran utama dalam dunia humas pada umumnya adalah professional yang bekerja di perusahaan selain konsultan humas.
Sasaran utama humas bertujuan menciptakan saling pengertian diantara segenap khalayaknya (khalayak dalam humas bias berarti para anggota atau pegawai organisasi itu sendiri) mengenai kedudukan perusahaan atau citra yang tepat tentang produk atau jasanya
F. Tugas Humas Ada 3 tugas humas dalam organisasi yang berhubungan erat dengan tujuan dan fungsi humas yakni : 1. Menginterpretasikan , menganalisis dan mengevaluasi kecenderungan perilaku publik,kemudian direkomendasikan kepada manajemen untuk merumuskan kebijakan organisasi. 2. Mempetemukan kepentingan organisasi/lembaga dengan kepentingan publik. 3. Mengevaluasi program-program organisasi/lembaga,khususnya yang berkaitan dengan publik. G. Konseptualisasi Humas 1. Hubungan dengan public Intern a. Hubungan dengan karyawan Fungsi humas berkisar pada kegiatan menciptakan dan mewujudkan hubungan yang harmonis antara pimpinan organisasi dengan karyawan .Ini dilakukan dengan membinas
hubungan yang sudah baik dan upaya mencegah terjadinya hubungan yang retak dan ini dilaksanakan dengan komunikasi.Komunikasi dapat dilakukan oleh kahumas secara lisan maupun media yang berlangsung secara timbale balik. Dengan
keterampilan
berkomunikasi,kahumas
dapat
menjadi
mediator
untuk
menyalurkan perasaan para karyawan kepada pimpinan,di lain pihak sebagai motivator untuk membangkitkan daya juang untuk berpartisipasi. b. Hubungan dengan pemegang saham Pembinaan merupakan kegitan komunikasi yang menjadi tugas kahumas (Stocjholder relation) antara lain sbb :
Menyatakan selamat pada pemegang saham baru Mengirimkan berkala organisasi Menyampaikan laporan tahunan
2. Hubungan dengan public ekstern Publik ekstern sebagai sasaran humas tersdiri atas orang-orang /masyarakat di luar organisasi,baik yang ada kaitannya dengan organisasi maupun yang diharapkan/diduga ada kaitannya dengan organisasi. a. Hubungan dengan pelanggan Pekerjaaan humas tidak hanya berjisar pada kegiaaaatan publikasi,tetapi juga kegitan penyelidikan yang tidak jauh berbeda dengan spionase.Dengan terlibatnya kahumas dalam perang propaganda antara perusahaan-perusahaan saingannya,ia harus cekatan dan terampil dalam berkomunikasi dan dalam memantau kegiatan lawan.Ia bersama staff harus membiasakan diri setiap hari membaca surat kabar dan penerbitan lain,mendengarkan radio terutama radio swasta niaga yang biasa mwenyiarkan iklan dan menonton televise untuk mengetahui kalau ada propaganda dari perusahaan lawan yang cenderung merebut public yang telah dibinanya. b. Hubungan dengan Komunitas Definisinya menurut Wilbur J.(Bill) Peak :Merupakan fungsi hubungan masyarakat yang merupakan partisipasi suatu lembaga yang berencana,aktif dan sinambung dengan dan di dalm suatu komunitas untuk memelihara dan membina lingkugannya demi keuntungan dua pihak,lembaga dan komunitas. Dalam hal ini kahumas sebagai pelaksanaanya yang bersifat partisipatif. Pentingnya kegiatan berkomunikasi dalam pembinaan hubungan dengan komunitas bagi seorang humas tidak hanya dengan penduduk sekitar,tetapi juga dengan pimpinan organisasi antara lain untuk meyakinkan pentingnya partisipasi benda atau dana dari organisasi untuk melakukan kegiatan Cutlip dan Center dalam bukunya Effective Public Relation mengatakan bahwa dalm rangka pelaksanaan hubungan dengan komunitas,penting diketahui apa yang didambakan komunitas bagi kesejahteraan,apa yang diharapkan dati organisasi sebagai urunan untuk kesejahteraannya itu dan bagaimana cara menilai kontribusi tersebut. c.
Hubungan dengan pemerintah
1. Menguasai peraturan-peraturan pemerintah Perpustakaan
bagian
humas
suatu
organisasi
harus
dilengkapi
dengan
buku,risalah,catatan dan lain-lain yang bersangkutan dengan peraturan pemerintah.Oleh karena itu pula kahumas perlu menetapkan seorang petugas untuk menangani hal tersebut secara khusus
karena data seperti itu harus disusun sedemikian rupa sehingga apabila pimpinan organisasi membutuhkannya,dapat dilayani secara cepat dan tepat.Kahumas harus menguasai peraturanperaturan yang dikeluarkan oleh pemerintah dalam rangka mencegah terjadinya kegiatan organisasi yang bertentangan dengan kebijakan pemerintah.Ia juga harus banyak memberi masukan kepada pimpinan untuk bahan pembuatan kebijaksanaan dan pengambilan keputusan tanpa diminta. 2. Membina hubungan dengan instansi pemerintah Maksudnya
adalah
mengakrabkan
diri
dengan
pimpinan
instansi
pemerintah
setempat,setidak-tidaknya dengan humas instansi yang bersangkutan.Tujuan Pembinaan itu adalah,di
satu
pihak
untuk
melancarkan
hubungan
kerja
bilamana
suatu
ketika
diperlukan,memperlicin permohonan kalau suatu waktu diajukan,mempermudah pemecahan masalah jika suatu asat terjadi salah pengertian. d. Hubungan dengan media massa Maknanya
adalah
terbinanya
hubungan
kahumas
dengan
orang-orang
media
massa,seperti redaktur surat kabar dan majalah,wartawan televisi dan radio atau reporter televisi.Kahumas perlu membina hubungan yang akrab dengan media massa agar segala sesuatu yang menyangkut penyebaran informasi kepada public ekstern berjalan lancar.Dalam rangka pembinaan hubungan dengan media massa itu,khususnya pembinaan hubungan dengan pers perlu mendapat perhatian istimewa karena pers terutama menyiarkan berita sedangkan media elektronik biasanya menyiarkan hiburan. Pers khususnya danmedia massa umumnya dapat dimanfaatkan oleh kahumas dengan berbagai cara antara lain dengan :
Jumpa pers (Press Conference) Wisata pers (Press Tour) Siaran pers (Press Release) :Siaran pers mencakup publistas amat penting dalam kehumasan karena informasi diseberluaskan oleh media massa tanpa membayar sama sekali. Periklanan (Advertising) :Kehumas perlu membayar jika memasang iklan. Sikap kahumas yang menunjukkan rasa simpati dam empati kepada insane-insan media dengan menyentuh manusiawinya akan membuat kedua pihak menjadi akrab yang pada gilirannya akan menimbulkan keuntungan pada organisasi yang diwakili kahumas itu. BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan Macam-Macam Humas 1. Humas Pemerintahan Humas Pemerintahan pada dasarnya tidak bersifat politis. Bagian humas di pemerintahan dibentuk untuk mempublikasikan atau mempromosikan kebijakan-kebijakan mereka. Mereka memberi informasi secara teratur tentang kebijakan, rencana-rencana, serta hasil-hasil kerja institusi serta memberi pengertian kepada masyarakat tentang peraturan dan segala sesuatunya yang berpengaruh terhadap kehidupan masyarakat. 2. Humas Industri dan bisnis
Kesadaran masyarakat tentang pengaruh keputusan industri dan bisnis terhadap hal-hal di atas dan masyarakat sebagai sasaran market industri dan bisnis di sisi yang lain, menimbulkan kesadaran kalangan industri dan bisnis untuk memperhatikan dan melibatkan peranan masyarakat terhadap keputusan mereka. 3. Humas Sosial a. b. c. d.
Humas penegak hokum Humas Profesi Humas Organisasi Sukarela Humas organisasi Internasional
B. Saran Dalam Pembahasan materi di atas mengenai macam-macam humas masih banyak kekurangan, baik di segi penulisan ataupun di dari penyusunan kalimat dan kata-katamya,oleh sebap itu penulis minta maaf sebesar-besarnya kepada dosen dan mahasiswa semua, terimakasih
PENGERTIAN RAPAT Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan. Walaupun rapat merupakan aktivitas yang sangat penting, namun sering kita temukan beberapa permasalahan dalam rapat, dimana kita sering mendengar adanya keluhan dari pengawai,”Apa sih, gunanya rapat?”. Artinya adanya keterpaksaan anggota organisasi untuk mengikuti rapat karena rapat dianggap tidak perlu, membuangbuang waktu. Hal ini terjadi karena pengelolaan rapat yang kurang tepat antara lain: 1. Para anggota organisasi terlalu sering diminta mengikuti rapat tanpa dipertimbangkan, siapa yang sebenarnya dan seharusnya terlibat dalam rapat. 2. Rapat hanya dijadikan alat pembenaran ide atau kehendak pimpinan. 3. Hasil rapat tidak pernah ditindaklanjuti atau hanya berhenti pada tataran ide saja, tanpa pernah diusahakan untuk direalisasikan. Dalam suatu perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti selalu terjadi konflik internal maupun eksternal. Salah satu komunikasi yang efektif antar kelompok atau individu didalam perusahaan adalah dengan rapat. Berikut di sajikan beberapa pengertian mengenai rapat menurut beberapa ahli: 1. Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya.
2. Kemudian Wursanto (1987:136) memberikan beberapa pendangan pengertian yang kemudian bisa disimpulkan oleh penulis: a. Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataop muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah. b. Rapat, merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok. c. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarahn untuk mufakat. d. Juga dapat dikatakan, bahwa rapat, adalah komunikasi kelompok secara resmi. e. Rapat, adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. f. Secara singkat dapat dikatakan pula, bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota organisasi/para pegawai untuk membahas halhal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi. Beberapa macammacam rapat dilihat dari segi peninjauannya: 1. Menurut tujuannya,yaitu: a) Rapat penjelasan; ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota, tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi, tentang prosedur kerja dana tata cara kerja baru, untuk mendapatkan keseragaman kerja. b) Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalahmasalah lain, saling mengait. c) Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan keduabelah pihak. 2. Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi: a. Rapat formal; rapat ang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan. b. Rapat informal; rapat yang diadakan tidak didasarkan suatu perencanaan formal. Dapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja dengan siapa saja. 3. Menurut jangka waktunya, dapat dibedakan menjadi: a. Rapat mingguan; yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas maslahmasalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masingmasing manajer. b. Rapat bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap terjadi pada bulan lalu. Misalnya, membahas rugi bulan yang lalu. c. Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun. Misalnya, rapat Dewan Komisaris. 4. Menurut frekuensinya, rapat terdiri atas: a. Rapat rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya, mingguan, bulanan, tahunan. b. Rapat isidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung masalah yang dihadapi itu merupakan masalah yang sangat urgen yang perlu dipecahkan bersama. ∙ Tujuan Rapat Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu : 1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan. 3. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern. 4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalahmasalah yang sedang terjadi. 5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan. 6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah ( para peserta rapat ). 7. Dan lainlain. Agar tujuan rapat dapat dicapai, analisis ( pelajari ) terlebih dahulu bagaimana tingkat ketercapaian dari tujuan tersebut. ∙ JenisJenis Rapat Dan SyaratSyaratnya Orangorang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda. Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya. a) Berdasarkan tujuan. 1. Rapat Penjelasan. 2. Rapat Pemecahan Masalah. 3. Rapat Perundingan. b) Berdasarkan sifat. 1. Rapat formal. 2. Rapat informal. 3. Rapat terbuka. 4. Rapat tertutup. c) Berdasarkan jangka waktu. 1. Rapat mingguan. 2. Rapat bulanan. 3. Rapat semester. 4. Rapat tahunan. d) Berdasarkan frekuensi. 1. Rapat rutin. 2. Rapat insidental. e) Berdasarkan nama. 1. Rapat kerja. 2. Rapat dinas. 3. Musyawarah kerja. Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hakhak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada
pokokpokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaikbaiknya. Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tibatiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan. SyaratSyarat Rapat Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. Bagaimanakah syaratsyarat rapat yang baik? Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu: a. Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah, dan lainlain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah. b. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif. c. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang disembunyikan serta prasangka ). d. Adanya unsurunsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas. Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui syarat syarat rapat yang baik. Syaratsyarat rapat yang baik, antara lain : a) Persiapan rapat. Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu : 1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat. 2. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun. 3. Penentuan tempat. 4. Akomodasi. 5. Konsumsi. 6. Media/peralatan. b) Pelaksanaan rapat. 1. Suasana rapat berlangsung terbuka. 2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif. 3. Adanya kendali dari ketua rapat 4. Hindarkan debat kusir. 5. Bahasa harus komunikatif. 6. Hindarkan monopoli ketika berbicara. 7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat. 8. Adanya notulen.
9. Acara rapat. 10. Media rapat. 11. Waktu. ∙ UnsurUnsur Rapat Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, diantaranya : 1. Tujuan rapat. 2. Masalah yang dirapatkan. 3. Pemimpin rapat. 4. Peserta rapat. 5. Media rapat. 6. Notulis atau sekretaris. ∙ Tata Tertib Rapat Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb: 1.Tepat waktu dalam memulai rapat. 2.Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat mengetahui susunan acara rapat. 3.Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain. 4.Adanya partisipasi dari peserta rapat. 5.Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang lain. 6.Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan. 7.Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya. 8.Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas. 9.Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau prokontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan. 10.Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumenargumen yang disetujui bersama. Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara rapat yang merupakan uruturutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat sampai dengan rapat ditutup yaitu : 1. Pembukaan 2. Pembacaan susunan acara rapat 3. Pembahasan materi rapat 4. Lainlain
5. Penutup Susunan acara rapat dibacakan dan sebelum rapat dimulai dibagikan kepada seluruh peserta rapat, sehingga peserta rapat dapat mengetahui agenda rapat dan susunan acara rapat sehingga rapat dapat berjalan dengan tertib. Jadi tata tertib rapat merupakan suatu aturan rapat yang biasanya dibacakan atau dibagikan kepada peserta rapat sebelum rapat dimulai dengan tujuan agar rapat dapat berlangsung dengan tertib dan tidak membuangbuang waktu secara percuma, sehingga tidak akan mendengar lagi keluhan pegawai, ”Apa sih, gunanya rapat?”. Berdasarkan Buku Kamus Bahasa Indonesia, Edisi Kedua terbitan Balai Pustaka, diuraikan bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan ( kumpulan ) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi adalah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah. Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe, yang dimaksud dengan rapat ialah kumpulan beberapa otang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati/disetujui bersama. Berdasarkan beberapa pengertian tentang rapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformaluntuk membicarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama. Jadi, dalam setiap organisasi, perusahaan, instansi pemerintah pada saat tertentu sering mengadakan rapat. Rapat yang bersifat rutin ( berkala ), temporer ( sewaktuwaktu ). Rapat dapat berlangsung dalam situasi formal maksudnya rapat dilaksanakan dengan mengikuti prosedur rapat, syarat rapat, aturan rapat. Misal, rapat diselenggarakan di kantor dalam keadaan resmi. Sedangkan rapat yang bersifat non formal, misalnya penyelenggaraan rapat dilaksanakan di tempattempat yang santai ( sambil hiburan ) seperti di tempat rekreasi, rumah makan, dan lain lain. Hal yang dibahas dalam rapat tentunya segala sesuatu yang berkaitan dengan suatu kegiatan baik bisnis maupun bukan bisnis. Dalam rapat harus terjalin komunikasi yang harmonis, efektif, dan komunikatif, sehingga tercapai suatu keputusan hasil kesepakatan bersama. Rapat dapat dikatakan berhasil apabila tujuan rapat ( yang telah ditentukan ) tercapai. ∙ Prosedur Rapat Istilah prosedur rapar dan kaitannya dengan pertemuan atau rapat maksudnya ialah pada saat menyelenggarakan rapat, maka pihak penyelenggara harus melakukan kegiatan dengan mengikuti cara atau tahap kegiatan yang tepat dan baik sesuai ketentuan umum yang berlaku dalam rapat. Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum, yaitu sebagai berikut : a. Panitia penyelenggara melakukan prapersiapan seperti menentukan masalah, tujuan, dan maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat sebelumnya. b. Panitia penyelenggara melakukan persiapan seperti menentukan acara rapat dan menyusunnya, menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dan keras, peralatan menulis,
menyusulkan bahan rapat yang belum sempat dikirim, menyusun konvokasi atau undangan rapat, menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya. c. Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat. Seluruhnya peserta rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama. Maksudnya seluruh peserta rapat mempunyai hak untuk berbicara dan mempunyai kewajiban untuk menyumbangkan hasil pemikiran. d. Seorang notulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalannya acara rapat. Hal yang dicatat ialah intiinti pembicaraan selama berlangsungnya acara rapat. e. Bila rapat telah berakhir maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula rapat yang ditulis oleh notulis atau sekretaris. Notula rapat atau hasil naskah rapat biasanya harus diperbanyak atau digandakan dan dikirimkan atau didistribusikan kepada peserta rapat, baik yang hadir maupun yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dikirim kepada pihak luar/ekstern. Jadi, secara sederhana dapat disimpulkan bahwa prosedur rapat atau pertemuan terdiri atas empat unsur, yaitu : 1. Prapersiapan, 2. Persiapan, 3. Pelaksanaan, 4. Penggandaan dan pendistribusian. Selain keempat unsur tersebut diatas terdapat hal lain yang mempengaruhi prosedur rapat, yaitu jenis rapat dan tujuan rapat. Jika tujuan dari komunikasi ialah tercapainya suatu keputusan atau adanya pemecahan masalah, maka saluran yang dipergunakan ialah media lisan, kearah peserta yang sedikit atau rapat kecil. Sedangkan penyajian/presentasi formal dengan jumlah peserta rapat yang besar seperti konvensi penjualan, rapat pemegang saham, presentasi untuk analis keamanan, dan fungsifungsi upacara, pada umumnya diadakan di auditorium. Untuk memperbesar objek dalam presentasi ini seringkali digunakan alat bantu audiovisual seperti film, audio rekaman, dan slide show. ∙ Etika Rapat Dan Gaya Komunikasi. Salah satu etika yang harus dipahami dan diterapkan adalah etika rapat. Ketika akan melaksanakan pertemuan ( bisnis atau rapat ) maka perhatikanlah prosedur dan etika rapat. Yang dimaksud dengan etika rapat adalah norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik ketika melakukan rapat. Gaya komunikasi sebenarnya merupakan bagian dari etika rapat. Pada saat pertemuan setiap orang yang berbicara mempunyai kebiasaan dan gaya tersendiri atau mempunyai gaya komunikasi yang berlainan. Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila memenuhi beberapa persyaratan. Persyaratan tersebut, antara lain sebagai berikut : 1. Persepsi. 2. Ketepatan. 3. Kredibilitas. 4. Pengerndalian. 5. Kecocokan/keserasian.
Beberapa persyaratan agar komunikasi berjalan efektif seperti diuraikan diatas harus diterapkan dalam gaya komunikasi. Gaya komunikasi seseorang sangat menentukan keberhasilan suatu komunikasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya komunikasi, antara lain : 1. Pesyaratan komunikasi yang efektif. 2. Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah. 3. Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat dan santun, serta dapat dipahami dengan mudah oleh orang lain. 4. Budi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang. 5. Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi. Selain kelima unsur tersebut diatas, dalam gaya komunikasi terdapat halhal lain yang dapat menarik dalam mempengaruhi pembicaraan. Halhal menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan antara lain : 1. Pakaian. 2. Pandangan mata. 3. Mimik wajah. 4. Sikap badan. 5. Suara. 6. Tulisan. ∙ Teknik Membuka Dan Menutup Rapat Teknik membuka rapat, yaitu sebagai berikut : 1. Kalimat pembuka harus menarik atau memikat. 2. Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara cermat. 3. Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas. 4. Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaran. 5. Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian para pendengar. 6. Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik, seperti : a) Penggunaan data. b) Anekdot. c) Membuat pertanyaan. d) Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa. e) Pribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci. Teknik menutup rapat, yaitu sebagai berikut : 1. Menyusun ringkasan atau kesimpulan. 2. Kalimat penutup. PENGENDALIAN RAPAT 1. Pengendalian rapat secara bebas terbatas ( Over Head ) Adalah pengendalian rapat dengan cara membiarkan para peserta berbicara secara bergantian, mengadu argumentasi dan berlangsung tanpa pimpinan rapat. Pimpinan rapat hanya memperhatikan untuk mengambil inti pembicaraan dan setelah dipandang cukup pimpinan segera mengambil kesimpulan untuk dijadikan keputusan. 2. Pengendalian rapat secara ketat ( Closed Controlled ) Peserta hanya boleh berbicara, bertanya atau menjawab dengan seizin pimpinan rapat dan bila perlu waktu dibatasi. 3. Pengendalian rapat secara kombinasi ( 1 dan 2 ) Cara pengendalian rapat secara bebas terbatas dan secara ketat, digunakan secara bergantian disesuaikan dengan situasi jalannya rapat TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT
Setelah peserta rapat berkumpul, maka rapat dibuka oleh pembawa acara rapat ( MC ) dengan ucapan terima kasih atas kehadiran peserta rapat dan sekaligus membacakan susunan acara rapat dan tata tertib selama rapat berlangsung. Setelah itu pembawa acara menyerahkan rapat pada pimpinan rapat. Menjadi pimpinan rapat tidak semudah yang dibayangkan, dimana pimpinan harus mampu mendorong dan menciptakan partisipasi aktif anggota, bertanggung jawab atas rapat yang diadakan dan pimpinan tidak boleh mendominasi pembicaraan dalam rapat demi tercapainya tujuan rapat. Pemimpin rapat harus bisa menciptakan rasa aman, suasana persaudaraan, saling membuka diri dan tidak ada kesan sikap otoriter, mempunyai keterampilan berkomunikasi untuk mendukung peserta yang pasif, dan mendorong kelompok untuk mengambil keputusan bersama. Pimpinan rapat yang baik adalah pimpinan yang dapat memberikan keleluasaan peserta untuk Berbicara spontan, dengan suasana yang santai membuat peserta tidak ragu ragu untuk mengeluarkan pendapatnya. Menemukan gagasan yang cemerlang. Menyampaikan opini yang tidak sejalan dengan pimpinan karena meraka merasa pimpinan tidak mengekang pendapatnya bahkan memberi kebebasan dalam beragumen. Mencapai keputusan bersama tanpa selalu meminta pemimpin sebagai penentu akhir. Rapat akan menjadi efektif bila :
Ketergantungan peserta rapat pada pimpinan tidak besar.
Tidak ada perbedaan menyolok antara pimpinan dan peserta rapat.
Kesadaran pimpinan akan pentingnya partisipasi peserta rapat.
Langkahlangkah dalam menegefektifkan rapat Perencanaan dan Persiapan Rapat ∙ Apakah Rapat diperukan ? Berikut ini ada beberapa alasan kenapa orang mnyelenggarakan rapat yang semestinya tidak diperlukan. Ø Temukan apa yang terjadi Ø Anda memerlukan keputusan yang cepat Ø Rapat kuartalan/Bulanan/Mingguan Ø Anda ingin melibatkan setiap orang Ø Menyampaikan informasi yang tidak kontroversi ∙ Siapa yang harus diundang? Orangorang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang : Ø Perlu memberikan persetujuan Ø Punya keahlian atau informasi yang diperlukan Ø Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan yang dibuat Ø Akan melaksanakan keputusan Ø Akan mendorong gagasan anda untuk rapat itu Ø Akan memberikan kontribusi olh hasilnya Ø Secara langsung akan terpengaruh. ∙ Informasi Latar Belakang ∙ Menciptakan sebuah agenda
∙ Agenda sangat besarefektivitasnya dalam mengorganisir dan meluruskan rapat, tetapi jarang digunakan secara efektif. ∙ Mengantisipasi dan mencegah masalah. Kita harus mengantisipasi beberapa hal sebagai berikut : Ø Orangorang yang bermasalah Ø Topiktopik panas Agenda Rapat Agenda yang bagus dapat menyelesaikan setengah dari pekerjaan anda, bahkan sebelum rapat dimulai. ü Menilai butirbutir agenda ∙ menilai Permasalahan ∙ menilai Tujuan, apakah untuk memberikan informasi?, diskusi? Atau memutuskan? ∙ menilai Kpentingan rapat ü Butirbutir standar ∙ Notulen rapat terakhir ∙ Meminta maf karena tidak hadir ∙ Permasalahanpermasalahan ∙ Lainlain ∙ Tangal dan waktu berikutnya ∙ Urutan ∙ Hal paling penting pertama ∙ Hal kurang penting pertama ∙ masalahmasalah rutin. ü Penentuan waktu
Menjaga agar rapat tetap pada jalur
memberi tahu setiap orang bahwa waktu itu terbatas
Rapat dapat lebih mudah dikendalikan
Memotivasi orang
Ada tujuan yang dapat diselesaikan.
Menulis Agenda Contoh agenda rapat No Butir Tujuan Tanggungjawab Waktu Pertanyaan2 Diskusi/infornmasi/keputusan Semua/perorangan 5 menit Memimpin Rapat 1. Merencanakan dan Persiapan 2. Membuka Rapat 3. Penyampaian agenda
4. Penyampaian butir rapat 5. Penyampaian tujuan Diskusi dan Partisipasi 1. Memotivasi 2. Mendengarkan 3. Mengendalikan Mendapat Kesepakatan dan Persetujuan Menilai Keberhasilan (menutup rapat) Menilai Ulang Rapat ∙ Biaya Rapat ∙ Mengambil Tanggungjawab ∙ Memikirkan ulang rapat ∙ Penyebab kegagalan rapat ∙ Beberapa perangkat di bawah ini dapat membantu supaya rapat lebih efektif ∙ Agenda TEKNIK MENGAJUKAN PENDAPAT Seorang pimpinan rapat hendaknya dapat mengendalikan rapat dan pandai mengajukan pertanyaanpertanyaan kepada peserta rapat. Dalam hal ini pimpinan harus menguasai teknik bertanya. Teknik bertanya akan berhasil bila pertanyaan dari peserta rapat mempunyai nilai tambah dan berisi ideide yang berguna. Pada dasarnya ada 4 teknik bertanya : a. Pertanyaan langsung ( direct question ) Yaitu pertanyaan yang ditujukan langsung pada seorang peserta rapat. Pertanyaan ini dapat diajukan bila pimpinan mengetahui bahwa orang yang ditunjuk dapat menjawab pertanyaan tersebut. b. Pertanyaan tidak langsung ( overhead question ) Yaitu pertanyaan yang ditujukan kepada semua peserta, dimana pimpinan menebar pandangannya ke segala penjuru. c. Pertanyaan mengembalikan ( reverse question ) Pertanyaan yang diajukan kepada seorang peserta yang mengajukan pertanyaan tersebut. d. Pertanyaan dilemparkan ( Relay question ) Pertanyaan yang diajukan kepada seseorang atau sekelompok orang dimana pimpinan mengharapkan jawaban dari pertanyaan yang telah diajukan sebelumnya. Tujuan dari pelemparan kembali pertanyaan adalah : 1. Untuk merangsang diskusi dalam rapat. 2. Membahas masalah secara lebih terperinci dan terbuka. 3. Menuju ke arah kesepakatan bersama. Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam: 1. Bersifat mengikat :
Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orangorang tertentu.
Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat Muktamar . Konferensi
Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi
Musyawarah kerja membicarakan masalahmasalah program kerja. Konferensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan
Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam
2. Bersifat tidak mengikat:
DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah. Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa berJilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.
DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari berbagai aspek. Contoh : Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat.
SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.
Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandanganpandangan,
Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003.
TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang halhal yang bersifat teknis. Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.
SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah didampingi ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk Menyongsong Otonomi Daerah”.
LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK
SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unekunek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.
TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ideide, unekunek, usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.
PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/ meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.
PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.
C. Perencanaan Rapat Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkahlangkah yang perlu mendapat perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah : 1. Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atau Conference Room yang telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan “general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan sebaikbaiknya. Persiapkan pula Tata Ruang (Lay out) rapat berdasarkan pertimbangan :
Jumlah partisipan
Hubungan masingmasing partisipan
Level keintiman
Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)
Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi
2. Persiapan Aministrasi a. membuat Surat Undangan rapat. Persiapan surat Undangan sebaikbaiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat. b. menyusun acara /agenda rapat. Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok pokoknya saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya. c. menyusun daftar Hadir
Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai dokumentasi. d. Mempersiapkan bahan rapat Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa :
Hasil rapat yang lalu
Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
Peraturanperaturan yang diperlukan
Bahanbahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
Alatalat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya
e. Persiapan peralatan rapat Sekretaris perlu menginventarisasi alatalat yang digunakn untuk keperluan rapat seperti :
Papan dan alat tulis
Flip chart yaitu kertaskertas yang digantung lengkap dengan markernya
OHP, slide lengkap dengan layarnya dengan program Microsoft PowerPoint.
Sound system, tape recorder
Map atau tas untuk tempat bahanbahan rapat
Block note, ballpoint
Tustel handycam untuk mengabadikan rapat
f. Membuat catatan hasil rapat (notulis) NOTULA Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat. Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat untuk pemecahan masalah atau rapat untuk pengambilan keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat juga untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan. Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk
melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat pimpinan agar sekretaris dapat menebar pandangan ke seluruh peserta. Halhal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula : 1. Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbedabeda. 2. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis 3. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan 4. Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan 5. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal. Notula ini perlu disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula akhir. Halhal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula : 1. Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007 2. Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan. 3. Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat 4. Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang ......... 5. Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap 6. Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula Persiapan dalam pembuatan notula : 1. Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakan Personal Computer ataupun Note Book atau Laptop untuk penyusunan notula. 2. Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis. 3. Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai
4. Sediakan bukubuku referensi yang menunjang materi rapat Isi Notula Rapat 1. Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang menyelenggarakan rapat. 2. Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat. 3. Pemimpin rapat 4. Sifat rapat. 5. Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir. 6. Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya. 7. Susunan Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan) 8. Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup) 9. Ringkasan jalannya rapat. 10. Hasil rapat. 11. Halhal yang dibicarakan dalam rapat. 12. Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan 13. Catatan khusus. 14. Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir. 15. Pembuat notula (sekretaris) 16. Pengesahan notula oleh ketua rapat Praktik PT Sandika Citra Cendikia bermaksud hendak mengadakan pertemuan/rapat berupa program training penjualan dengan metode baru, pertemuan ini dilaksanakan sehari yang diikuti oleh 6 karyawan. Agenda rapat sebagaimana tercantum di atas. Tugas anda sebagai sekretaris adalah : 1. Buat gambar layout (Tata Ruang ) rapat dengan ketentuan :
Peserta 6 orang
Ukuran Meja 50 x 80 cm
Ukuran kursi 50 x 50 cm
Bentuk tata ruang letter O
Dilengkapi dengan komputer, OHP untuk media rapat
2. Buat surat undangan rapat, tanggal hari ini 3. Siapkan layout notula rapat yang akan digunakan 4. Ungkapkan ucapan yang tepat dalam membawakan acara pembukaan rapat
Pengertian Rapat Dan Jenis-Jenis Rapat Rapat dapat diartikan pertemuan atau komunikasi yang dilakukan oleh beberapa orang untuk membahas atau menyelesaikan permasalahan yang terjadi dalam organisasi tersebut. 1. Berdasarkan tujuan a. Rapat penjelasan (teaching conference)
Adalah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada peserta rapat mengenai kebijakan yang telah diambil oleh pimpinan organisasi. b. Rapat pemecahan masalah (problem solving conference) Adalah rapat yang bertujuan untuk mencari pemecahan masalah yang sedang dihadapi. c. Rapat perundingan (negotiation conference) Adalah rapat yang diadakan karena ada dua pihak yang berkepentingan, apabila tidak dirundingkan dapat mengakibatkan timbulnya pertikaian atau perselisihan. 2. Berdasarkan sifatnya a. Rapat formal Adalah rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu menurut ketentuan yang berlaku dan pesertanya secara resmi mendapat undangan. b. Rapat informal Adalah rapat yang diadakan tanpa terpogram dan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal. c. Rapat terbuka Adalah rapat yang pesertanya tidak terbatas, artinya semua anggota dapat hadir tanpa undangan resmi. d. Rapat tebuka Adalah rapat yang dihadiri hanya orang-orang yang mendapatkan undangan saja. 3. Berdasarkan frekuensinya a. Rapat rutin Adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya dan sesudah terprogram. b. Rapat insidental Adalah rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada masalah yang dihadapi. 4. Berdasarkan jangka waktunya a. Rapat mingguan, yaitu rapat yang dilakukan tiap satu minggu sekali. b. Rapat bulanan, yaitu rapat yang diselenggarakan tiap satu bulan sekali. c. Rapat semesteran, yaitu rapat yang dilakukan tiap enam bulan sekali. d. Rapat tahunan, yaitu rapat yang dilakukan tiap setahun sekali biasanya pada akhir tahun/tutup tahun. Tapi menurut kalian apa pendapatnya setelah membaca artikel ini? makasih
