Manual de Usuario - MetaContratas v3 - Subcontratista

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MANUAL DE USUARIO – METACONTRATAS v3 (16-07-2012) - SUBCONTRATISTA

1 MANUAL DE USUARIO

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1.1 INTRODUCCIÓN 1.1.1 LOS DISTINTOS ROLES DE LA APLICACIÓN 1.1.2 LOS COLORES UTILIZADO EN LOS ELEMENTOS DE LA APLICACIÓN 1.2 CONEXIÓN A LA APLICACIÓN 1.3 DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA NAVEGACIÓN 1.4 EMPRESAS SUBCONTRATISTAS 1.4.1 SUBCONTRATISTAS 1.4.2 EMPLEADOS POR SUBCONTRATISTA

2 2 4 5 5 7 7 8

1.4.2.1 1.4.2.2

Situaciones Especiales Situación de Documentos Requeridos 1.4.3 MÁQUINAS POR SUBCONTRATISTA 1.5 DOCUMENTOS 1.5.1 GESTIÓN DE DOCUMENTOS 1.5.1.1 Consulta de Documentos 1.5.1.2 Dar de alta un nuevo documento 1.5.2 ACCESO A LOS DETALLES DE LOS DOCUMENTOS Y VALIDACIÓN DE LOS MISMOS 1.5.2.1 Detalle del Documento 1.5.2.2 Pre visualización del Documento 1.6 CONSULTAS 1.6.1 EMPLEADOS 1.6.2 MÁQUINAS 1.6.3 INFORMES GENERALES Y EXPORTACIÓN DE DOCUMENTOS PARA CLIENTES 1.7 CONFIGURACIÓN 1.7.1 USUARIOS

10 10

12 13 13 13 14

15 16 16

19 19 20 21 24 24

2 ANEXO OBTENCIÓN FICHEROS SEGURIDAD SOCIAL EN PDF

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2.1 OBTENCIÓN TC2 DESDE WINSUITE 2.2 OBTENCIÓN INFORME EMPLEADOS ALTA (ITA) DESDE SISTEMA RED

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Ref.: Manual de Usuario - MetaContratas v3 (16-07-2012) - Subcontratista.doc

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Manual de Usuario

1.1 Introducción

1.1.1 Los distintos roles de la aplicación

MetaContratas es una aplicación para gestionar y permitir de una forma fácil y vía web, el intercambio de documentación que es necesaria en los casos de subcontratación entre empresas Contratistas y Subcontratistas. La información que se gestiona es la relacionada con empresas, empleados y máquinas subcontratadas subcontratadas En esta aplicación existen tres roles o tipos de usuarios bien diferenciados: Dos de ellos son actores e intervinientes en las relaciones de subcontratación, según sean demandantes o emisores de documentación. En la aplicación se les denomina Contratista Contratista y Subcontratista, porque en la mayoría de los casos coincide con estas figuras del mundo real, pero no siempre tiene porque ser así. Estos son:

-

El Contratista Contratista de la aplicación coincide con la entidad que solicita la documentación (podría documentación (podría ser un Contratista, en cuyo caso coincide el nombre que se le da en la aplicación pero podría ser también una institución pública que aunque es la que solicita la documentación documentación no tendría el t ratamiento de Contratista en el mundo real). Es también la empresa empresa para la que se definen definen los Centros de de Trabajo u Obras.

-

El Subcontratista Subcontratista es la empresa que aporta la documentación e documentación e información de su empresa, empleados y máquinas.

Por tanto y resumiendo, resumiendo, si queremos queremos crear una empresa empresa o entidad entidad que que solicita documentación, documentación, la tendremos que crear crear como como Contratista. Contratista. Si queremos queremos controlar la documentación de los empleados y/o máquinas de una empresa, la tendremos que crear como Subcontratista. Ref.: Manual de Usuario - MetaContratas v3 (16-07-2012) - Subcontratista.doc

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Manual de Usuario

1.1 Introducción

1.1.1 Los distintos roles de la aplicación

MetaContratas es una aplicación para gestionar y permitir de una forma fácil y vía web, el intercambio de documentación que es necesaria en los casos de subcontratación entre empresas Contratistas y Subcontratistas. La información que se gestiona es la relacionada con empresas, empleados y máquinas subcontratadas subcontratadas En esta aplicación existen tres roles o tipos de usuarios bien diferenciados: Dos de ellos son actores e intervinientes en las relaciones de subcontratación, según sean demandantes o emisores de documentación. En la aplicación se les denomina Contratista Contratista y Subcontratista, porque en la mayoría de los casos coincide con estas figuras del mundo real, pero no siempre tiene porque ser así. Estos son:

-

El Contratista Contratista de la aplicación coincide con la entidad que solicita la documentación (podría documentación (podría ser un Contratista, en cuyo caso coincide el nombre que se le da en la aplicación pero podría ser también una institución pública que aunque es la que solicita la documentación documentación no tendría el t ratamiento de Contratista en el mundo real). Es también la empresa empresa para la que se definen definen los Centros de de Trabajo u Obras.

-

El Subcontratista Subcontratista es la empresa que aporta la documentación e documentación e información de su empresa, empleados y máquinas.

Por tanto y resumiendo, resumiendo, si queremos queremos crear una empresa empresa o entidad entidad que que solicita documentación, documentación, la tendremos que crear crear como como Contratista. Contratista. Si queremos queremos controlar la documentación de los empleados y/o máquinas de una empresa, la tendremos que crear como Subcontratista. Ref.: Manual de Usuario - MetaContratas v3 (16-07-2012) - Subcontratista.doc

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MANUAL DE USUARIO – METACONTRATAS v3 (16-07-2012) - SUBCONTRATISTA Se da la paradoja cuando una empresa Contratista quiere controlar la documentación de sus propios empleados, que debe ser creada como Contratista (para establecer los requisitos documentales que exige) y como Subcontratista también, para poder crear sus propios empleados y máquinas para los que aportar documentación. Por otro lado, en MetaContratas pueden coexistir muchos Subcontratistas pero muchos Contratistas Contratistas también también y lo que se hace hace es establecer establecer relaciones relaciones entre entre ellas. En cada relación que se establece entre un solo Contratista y un sólo Subcontratista, se especifica que solicita ese Contratista en concreto para esa Subcontratista en concreto, que puede ser lo mismo que a otra empresa o no. Finalmente, el tercer rol o tipo de usuario al que nos referíamos está relacionado con quién realiza las tareas de administración de la aplicación y no con quien interviene en las relaciones de subcontratación, aunque pueda coincidir con uno de los dos actores ContratistaSubcontratista.

-

El Gestor . Como hemos dicho es quien administra administr a la aplicación y bien puede ser una (o unas) persona de una empresa que es Contratista (una empresa principal que administra sus Subcontratistas), una Subcontratista (una empresa Subcontratista que adquiere la aplicación para administrar la información que le piden las distintas Contratistas de sus empleados), o una tercera empresa que gestiona la la documentación documentación a otras otras (Coordinadores (Coordinadores de Seguridad o SPA, le gestionan esta documentación a otras empresas).

En el primer escenario el rol de Gestor lo asume la empresa Contratista, en el segundo la Subcontratista y en el caso de las relaciones múltiples, el rol lo puede asumir la empresa que contrata la aplicación y que puede coincidir con uno de los actores (Contratista/Subcontratista) o bien puede ser una empresa externa dedicada a la gestión de la petición y control de toda esta documentación.


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MANUAL DE USUARIO – METACONTRATAS v3 (16-07-2012) - SUBCONTRATISTA En relación con los roles antes especificados, en esta aplicación se convierte en un elemento principal de navegación las listas desplegables existentes en la zona inferior izquierda de la pantalla (justo debajo del menú) y que se explica más adelante.

1.1.2 Los colores utilizado en los elementos de la aplicación

La aplicación utiliza colores para mostrar el estado de los empleados, máquinas y documentos. Los colores utilizados son: -

-

Verde.- Puede ser un empleado/máquina o un documento:

o

Empleado/máquina. Todos los documentos requeridos para el empleado y los documentos requeridos a su empresa (Subcontratista) están OK (para todos los Contratistas solicitantes).

o

Documento. El documento está validado y en vigor para todos los Contratistas que lo solicitan.

Naranja.-

o

o

-

Empleado/máquina. Uno o más de los documentos requeridos están Pendientes de Validar y el resto, si los hubiera, están Ok. En este estado el empleado o la máquina, no tienen ningún documento Expirado o en Error. Documento.- El documento está pendiente de validar.

Rojo.- Puede ser un empleado/máquina o un documento:

o

-

Puede ser un empleado/máquina o un documento:

Empleado/máquina. Uno o más de los documentos requeridos están en Error, Expirado o simplemente no existe. También estaría en este color si el empleado o la máquina tiene toda la documentación Ok, pero no así la empresa Subcontratista a la que pertenecen..

Documento.- El documento está expirado o se ha validado en Error. Cuando se valida un documento y éste se ha acreditado de forma errónea, éste se valida en Error. En las observaciones se pone un texto, que automáticamente se envía a la Subcontratista por correo electrónico, informándole de tal circunstancia.


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MANUAL DE USUARIO – METACONTRATAS v3 (16-07-2012) - SUBCONTRATISTA Resumiendo, los documentos pueden aparecer en tres colores distintos según la situación en la que se encuentren. En rojo aparecerán los documentos que se encuentran expirados, en amarillo/naranja los que están pendientes de validar y en verde los que han sido validados por el gestor.

1.2 Conexión a la aplicación Para acceder a la aplicación se debe conectar a la dirección web www.metacontratas.es . En función del usuario con que se conecte, tendrá unos privilegios u otros.

Cada usuario tiene definido un idioma por defecto. Esto quiere decir que siempre que se conecte, la aplicación se mostrará en ese idioma. No obstante si un usuario deseara entrar en un idioma distinto del suyo, puede hacerlo pulsando sobre la bandera correspondiente al idioma deseado.

1.3 Descripción general de la navegación Una vez que se ha entrado a la aplicación, existen las siguientes zonas principales para la navegación:


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MANUAL DE USUARIO – METACONTRATAS v3 (16-07-2012) - SUBCONTRATISTA -

Menú desplegable a la izquierda.- En función de la opción seleccionada se irá desplegando el nivel inferior (submenú) y una vez seleccionado éste, se irán mostrando las correspondientes pantallas.

-

Listas desplegables de Contratistas y Subcontratistas en la zona inferior izquierda. Desde estas listas se podrá cambiar de Contratista y Subcontratista sin necesidad de acceder a la correspondiente opción de menú y luego seleccionando la correspondiente Contratista o Subcontratista. Estas listas se han puesto aquí con el objetivo de facilitar el acceso al usuario y que pueda cambiar de empresa más fácilmente. Estas listas quedarán activadas o desactivadas (o incluso ocultas), en función de si en la pantalla que se muestra tiene sentido o no, el cambiar de empresa. El comportamiento de estas listas es el siguiente: si hay un Contratista seleccionado, en la lista de las subcontratas, al desplegarse sólo se mostrarán aquellas Subcontratistas que previamente hayan sido relacionadas con este Contratista. Por el contrario, si existe una empresa Subcontratista seleccionada, en la lista de Contratistas sólo se mostrarán aquellas donde la Subcontratista preste sus servicios. Si no hay ninguna empresa seleccionada en una lista, en la otra se mostrarán todos los elementos definidos en la aplicación.

-

Zona superior derecha.- En esta zona de la pantalla, además de informarse del usuario que está conectado en ese momento, existe la posibilidad de cambiar el idioma de la aplicación, pulsando en la bandera correspondiente, o salir de la aplicación, pulsando sobre el texto Desconectar.


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1.4 Empresas Subcontratistas Aquí veremos los datos referidos a nuestra empresa Subcontratista.

1.4.1 Subcontratistas

En esta opción del menú, podemos ver la lista de empresas subcontratistas, así como acceder al Detalle, acceder a los empleados de la misma, acceder a sus máquinas, consultar la situación de documentos de empresa requeridos así como acceder a los distintos Centros u Obras con los que está asociado y ver la situación de la documentación concreta para cada Centro. Desde esta pantalla ya se puede conocer si una empresa tiene toda su documentación Ok (estará en verde) o le falta uno o más de los documentos requeridos, en cuyo caso estará en rojo. En las columnas de la derecha se informa de los documentos Requeridos, Ok, Pendientes de Validación y de aquellos que están expirados o no se han subido nunca.


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1.4.2 Empleados por Subcontratista

Pulsando el icono , nos aparecerán todos los empleados con el número de documentos que se le requieren, especificando cuantos tienen en cada uno de los posibles estados de un documento.


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MANUAL DE USUARIO – METACONTRATAS v3 (16-07-2012) - SUBCONTRATISTA Desde esta pantalla se puede acceder al Detalle del Empleado, a la Situación de Documentos Requeridos por empleado, a la consulta de la situación del empleado por Centro de Trabajo o a la pantalla de consulta/selección de Situaciones Especiales. Desde la pantalla de detalle de empleado es donde se crean o modifican. Básicamente se introduce NIF, Nombre, Primer Apellido y Segundo Apellido. Este último es opcional. La fecha de inicio y fin son las fechas previstas de que el empleado esté en activo. Si la fecha actual no está dentro de este período el empleado estará en estado Baja y aparecerá en rojo aunque tenga toda su documentación Ok. Los empleados que están en estado baja no se incluirán en la reclamación automática de documentación que se realiza por correos, que es uno de los motivos principales para lo que se usan estas fechas. Para localizar un empleado, puede introducir parte del NIF, nombre, primer apellido o segundo apellido, en el campo indicado con el círculo rojo, y pulsar en el icono justo a la derecha.


que existe

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MANUAL DE USUARIO – METACONTRATAS v3 (16-07-2012) - SUBCONTRATISTA 1.4.2.1 Situaciones Especiales

Las Situaciones Especiales se utilizarán en MetaContratas cuando a un empleado en concreto, se le quiera solicitar más o menos documentación que al resto de compañeros de su misma empresa.

Pulsando el icono podemos acceder a las distintas Situaciones Especiales definidas. Si seleccionamos alguna de las situaciones especiales, automáticamente se le exigirá también el/los documentos asociados con esa Situación Especial. Después de seleccionar un empleado, pulsando la pestaña de Situaciones Especiales podemos consulta si el empleado se encuentra sujeto a alguna situación especial en cuanto a términos laborales se refiere, como, por ejemplo, que se trate de un empleado extranjero por lo que se le tendría que exigir además de toda la documentación, el permiso de trabajo; o que en función del puesto de trabajo, pudiera necesitarse algún documento adicional (Ej. Carnet de Gruista). Las Situaciones Especiales se pueden utilizar tanto para solicitar documentos adicionales, como para eximir de ellos. Ej. para el caso de autónomos, se puede estar en una Situación Especial que exima del TC2. Si un empleado que pertenece a una empresa Subcontratista, es autónomo (no viene en el TC2) y a esa empresa se le está solicitando el TC2, éste se requerirá para todos los empleados de la empresa, incluido el autónomo. Si a éste autónomo se le asocia con esa Situación Especial, la aplicación ya no le requerirá dicho documento.

1.4.2.2 Situación de Documentos Requeridos

Pulsando la pestaña de Situación de Docs. Requeridos podemos acceder a la situación de todos los documentos que se le exigen a cada empleado, incluyendo los requeridos por Situaciones Especiales en el caso de que existan.

Se puede acceder al detalle del documento y podemos saber a qué empleado/s o máquina hace referencia, así como datos como fechas, días para su expiración o quién ha validado el documento.


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MANUAL DE USUARIO – METACONTRATAS v3 (16-07-2012) - SUBCONTRATISTA También existe la posibilidad de subir un nuevo documento desde esta misma pantalla pulsando el icono . Al subir el documento desde aquí tiene la ventaja de que hay que introducir menos información, ya que ya se conoce el empleado (por ende la empresa) y el Tipo de Documento. Tan sólo habría que informar sobre la fecha y adjuntar el documento en sí.

Por otro lado, aclarar que el mismo documento puede estar solicitado por distintos Contratistas. El documento en sí (Tipo de Documento, fichero adjunto, fecha de inserción) es el mismo y es intrínseco al documento. Sin embargo no ocurre lo mismo con otros atributos como la Fecha de Caducidad o si Afecta al Acceso o no, ya que esto se puede configurar de forma distinta para cada Contratista. En estos casos, existirá la posibilidad de desglosar la información, y se verán estos atributos de forma separada para cada Contratista.


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1.4.3 Máquinas por Subcontratista

Además de los empleados también se gestiona con MetaContratas y de igual forma, la documentación de las Máquinas de los Subcontratistas que prestan sus servicios en Centros de Trabajo u Obras de los Contratistas. Cuando creemos la Máquina que será de uno de los Tipos definidos por el Gestor. Al asociarle ese Tipo, la aplicación requerirá para esa máquina en concreto, la documentación definida para su Tipo de Máquina.


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1.5 Documentos

1.5.1 Gestión de Documentos

Desde esta opción se accede a toda la gestión relacionada con los Documentos de la aplicación. Tanto a la hora de consultar y buscar documentos, como a la hora de añadir Documentos nuevos.

1.5.1.1 Consulta de Documentos

El acceso nos permite consultar la situación de los diferentes documentos tanto a nivel de Subcontratas y Empleados como de Máquinas, pudiendo utilizar para ello múltiples criterios de búsqueda. La mayoría de los campos para criterios de búsqueda son explícitos por sí mismos. Informar quizás que en el campo “Cadena a buscar”, se puede introducir parte del nombre o nif de un empleado, del nombre o cif de una subcontrata o del nombre o identificador de una máquina


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Una vez introducidos los criterios deseados, debemos pulsar el icono , lo que nos mostrará la pantalla de Resultado con todos los documentos que cumplen esos criterios. Como vemos en la imagen, la búsqueda nos proporciona información adicional como la fecha del documento, la subcontratista a la que pertenece, el estado del documento y si es aplicable a Subcontrata, Empleado o Máquina. Si se desea acceder a un detalle del documento, se puede hacer pulsando en el icono de Detalle existente junto a él.

1.5.1.2 Dar de alta un nuevo documento

Para dar de alta un documento en MetaContratas, existen dos caminos básicos (además de MetaBuzon, que es una herramienta complementaria):

1. Pulsando el icono

junto a la empresa, empleado o máquina que lo demanda

2. Utilizando esta opción genérica a la que se accede desde Documentos/Nuevo Documento Se deberá seleccionar el Tipo de Documento. Esta lista mostrará unos elementos u otros en función de lo seleccionado en las listas anteriores. En función del Tipo de Documento seleccionado, se tendrán disponibles una u otras opciones, dependiendo de si el Tipo de Documento, contiene información de empleados (o de máquinas) o no y por otro lado si es un Tipo de Documento de procesamiento informatizado o no. Si el documento es de procesamiento informatizado, sólo hay que seleccionar el fichero en formato PDF, y pulsar el icono (aplicar cambios). La aplicación extraerá toda la información del documento (fechas, empleados en su caso, etc.) y en algunos casos (TC2) ocultará también la información excesiva. Si no es de procesamiento informatizado y no contiene información de empleados, la única información que queda por introducir es la Fecha del Documento. Si no se introduce ninguna, tomará la del día.


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MANUAL DE USUARIO – METACONTRATAS v3 (16-07-2012) - SUBCONTRATISTA Si el documento contiene información de empleados, se deberán seleccionar los empleados que van incluidos en el documento. Para ello, se mostrará en la parte inferior de la pantalla una lista de empleados. Si en lugar de ser un documento de empleados, fuese un documento para una máquina, igualmente se mostraría en la parte inferior de la pantalla una lista de máquinas para que se seleccionasen las relacionadas con el documento que se está introduciendo. En estas pantallas de selección, existe en la parte superior de esta lista un campo de búsqueda, donde se podrá si se quiere, ir introduciendo una cadena (parte de nombre, apellidos o DNI, según sean empleados o máquinas), para facilitar la localización. La aplicación va guardando en memoria todos los empleados seleccionados, aunque no se estén mostrando en ese momento (por ej. cuando se hacen búsquedas sucesivas de empleados o paginaciones. El número de empleados seleccionados que no se estén mostrando, se indican con el texto “Registros seleccionados no mostrados”. Por otro lado, hay que decir que cuando se da de alta un nuevo documento, que no es de procesamiento informatizado, no hay porqué adjuntar obligatoriamente un fichero (PDF, Word, imagen escaneada). En realidad lo que se introduce es esta información y opcionalmente se puede adjuntar un fichero. En caso que no se adjunte un fichero escaneado, la subcontratista deberá hacer llegar al Contratista o Gestor el documento por otro medio (correo electrónico, fax, correo ordinario, etc.) con el objetivo de que éste pueda validar que el documento es correcto y coincide con la información introducida en la aplicación.

1.5.2 Acceso a los detalles de los documentos y validación de los mismos

MetaContratas dispone de dos formas distintas para acceder al detalle de los documentos y al adjunto en su caso (no siempre es obligatorio crear un documento con adjunto). Estas opciones se pueden utilizar para simplemente ver el documento o también para su validación y son: -

Detalle del Documento.

-

Pre visualización del Documento


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MANUAL DE USUARIO – METACONTRATAS v3 (16-07-2012) - SUBCONTRATISTA 1.5.2.1 Detalle del Documento

Vamos a llamar así a esta pantalla que se accede a través del icono . En esta pantalla se muestra información sobre el detalle del documento (fecha, fecha de expiración, fecha de inserción, quién lo insertó, quien lo validó, si es de empresa, empleado o máquina, a que empresa o empleados corresponde, etc.).

1.5.2.2 Pre visualización del Documento

Esta opción se incorporó con posterioridad con el objetivo principal de agilizar la visualización de documentos y en su caso, la validación del mismo. 1.5.2.2.1¿Cómo se accede y como se sale de esta pantalla?

Ahora en las pantallas donde se muestran listas de documentos, junto a la lista se ha incorporado un nuevo icono para poder pre visualizar el documento (señalado en rojo).


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MANUAL DE USUARIO – METACONTRATAS v3 (16-07-2012) - SUBCONTRATISTA Haciendo click sobre el icono se accede directamente al pre visualización del documento, tanto del fichero adjunto (sólo la primera página), como de los datos significativos (subcontratista, NIF y nombre, fecha del documento).

Con el objetivo de agilizar la interoperación con la aplicación, se recomienda utilizar la tecla Esc para salir de esta pantalla (lo que evita tener que pulsar en el botón cerrar).

1.5.2.2.2¿Todos los documentos se pueden pre visualizar?

Se pueden pre visualizar la mayoría de ellos, pero existen casos que por las características del documento (formato, tamaño, resolución), no se podrán pre visualizar. En este caso, aparecerá un mensaje informativo y desde la misma pantalla de pre visualización se puede descargar el documento completo, tal como se hace hasta ahora. 1.5.2.2.3¿Qué se muestra en esta nueva pantalla?

Se muestran dos cosas:

1 Por un lado una imagen de la primera página del documento. La mayoría de los documentos suelen tener una sola página. Si el documento tiene más de una página y se quiere mostrar entero, habrá que descargárselo. 2 Por otro lado, se muestran los datos de la base de datos que se han vinculado con el documento: o

Número de Documento

o

Subcontrata a la que pertenece


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MANUAL DE USUARIO – METACONTRATAS v3 (16-07-2012) - SUBCONTRATISTA o

Tipo de Documento

o

Fecha del Documento

o

Estado

o

Lista de empleados. En caso de que sea un documento de Empleado , aquí se muestran hasta 5 empleados. Si el documento contiene más empleados, habría que entrar en el detalle para verlos todos.

o

Enviar aviso. En caso de Rechazo, para enviar un correo al usuario que subió el documento, indicándole estos motivos de rechazo.

o

Observaciones. Para incluir un texto (vale tanto para cuando se valide Ok o se rechace).

1.5.2.2.4Una vez en la pantalla de pre visualización, ¿Cómo funciona?

Para salir de la pantalla se puede pulsar la tecla Esc o la x para cerrar la ventana. En el campo observaciones se puede introducir texto que en el caso de rechazo, y siempre que esté activada la casilla Enviar Aviso, enviará un correo al usuario que subió este documento, indicándole estas circunstancias. El correo contendrá el texto escrito en Observaciones. En caso de que no se pre visualice el documento o no se vea con suficiente nitidez, se puede descargar el documento desde el enlace Descargar el Documento


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1.6 Consultas A esta opción accedemos pulsando dentro del menú principal, la opción de Consultas. Podremos realizar consultas sobre Empleados, Máquinas, así como obtener Informes Generales sobre la situación en la que se encuentran los empleados y documentos requeridos.

1.6.1 Empleados

En esta pestaña accedemos a la pantalla donde podremos introducir los distintos criterios de búsqueda para consultar el estado de los empleados. Se pueden introducir distintos criterios como por ejemplo, fechas del período de prestación del servicio, la subcontratista a la que pertenecen, el centro donde trabajan, etc. Incluso seleccionando una situación especial, nos proporciona la lista de empleados, de todas las subcontratistas, que pueden estar sujetos a esa situación en concreto. También se puede consultar por el estado de los empleados.

Una vez introducidos los criterios y después de pulsar el botón , obtendremos la lista de empleados que cumplen esos criterios, indicando en qué situación están con respecto a la documentación que se les requiere.


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MANUAL DE USUARIO – METACONTRATAS v3 (16-07-2012) - SUBCONTRATISTA En esta lista se muestra para cada empleado, el número de documentos que se le requieren y el número de ellos que tienen Ok, Pendiente de Validar o Expirado (o que no lo ha aportado aún). Con que falte un solo documento obligatorio, el empleado aparecerá en rojo. También aparecerá en rojo aunque tenga toda su documentación, si la Subcontratista a la que pertenece no tiene aportado todos los documentos a nivel de empresa.

Para acceder al detalle de cada uno de estos documentos, se debe pulsar el icono

Desde aquí, también se podrá acceder al detalle y al documento en sí, como se ha explicado para otras opciones.

1.6.2 Máquinas

Para realizar una consulta de máquinas, como en el caso anterior, existen diversos criterios de búsqueda. En función del elegido obtendremos un resultado u otro. Proporciona información sobre los documentos que se requieren por cada máquina, con información adicional como el estado de dichos documentos, fecha de caducidad, si afecta o no al acceso, etc. Como en la consulta de empleados, si queremos saber información más detallada del documento, pulsamos el icono de Detalle de Documento.


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Con que falte un solo documento obligatorio, la máquina aparecerá en rojo. También aparecerá en rojo aunque tenga toda su documentación, si la Subcontratista propietaria de la misma no tiene aportado todos los documentos a nivel de empresa.

Para acceder al detalle de cada uno de estos documentos, se debe pulsar el icono y desde el mismo, también se podrá acceder al detalle y al documento en sí, como se ha explicado para otras opciones.

1.6.3 Informes Generales y exportación de documentos para Clientes

Esta opción ofrece dos funcionalidades importantes: -

Por un lado nos muestra una hoja Excel, con una relación de empleados y documentos, indicándonos en qué estado están cada uno, y hasta qué fecha tienen validez. Una vez los datos en la hoja Excel, podrá el usuario utilizar toda la funcionalidad de esta herramienta para procesar esta información o pasársela a terceras personas que no tengan acceso a la aplicación (ej. Empresas clientes, responsables del acceso a una obra, etc.)


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Pero además de la hoja Excel, la aplicación permite que exporte junto a ella todos los documentos anexos relacionados. Toda esta información se comprime y se crea en una carpeta. Los documentos incluidos en la carpeta quedarán vinculados a la hoja Excel, de forma que cuando se pulse en una celda de la hoja, que hace referencia a un documento, automáticamente se abrirá el documento relacionado. Por tanto esto se convierte en una potente herramienta para que las empresas puedan enviar a sus clientes u otros interesados, de forma fácil, tanto la información del estado de sus empleados, de las fechas de caducidad de los distintos documentos, así como los documentos en sí.

Entre las distintas opciones disponibles podremos elegir:


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Documentos aplicables a Empresa, Empleados o Máquinas. Debido a que la hoja tiene generada tiene distinta estructura no se pueden generar todos a la vez.

-

El Contratista es obligatorio seleccionarlo, ya que entre otras cosas, un mismo documento puede tener dos fechas de caducidad distintas en función del Contratista (ya que cada uno le puede dar distinto plazo de validez.

-

Una vez seleccionado el Contratista, la selección del Centro u Obra es opcional y se podrá generar una sola hoja con información para más de un Centro. Téngase en cuenta en este caso que si un empleado va a dos obras, la información sobre su documentación aparecerá dos veces.

-

Se puede seleccionar un rango de empresas subcontratistas o una sola (o todas si se quiere.)

-

Igualmente se puede incluir información sobre todos los documentos o sólo sobre aquellos que están definidos como que afectan al acceso.

-

Si se opta por obtener un informe en función de las fechas de caducidad, se dispone de una opción muy buena para poder ver documentos caducados en un período de tiempo pasado como en uno futuro (Ej. Documentos que van a caducar la próxima semana). Aquí se puede optar también por incluir los documentos que nunca se han subido (y por tanto están caducados) o sólo los que se han subido y van a caducar en el período indicado.

-

El resultado se puede obtener en formato Tabla, con los empleados en fila y una columna por Tipo de Documento o en formato Lista, donde aparecerá un registro para cada Empleado/Tipo de Documento (esta última opción está indicada para cuando se desea imprimir el documento en papel, ya que en formato tabla normalmente no cabe en el ancho de la hoja.

-

Como se ha explicado al principio de este capítulo se puede optar también por incluir los documentos adjuntos, en cuyo caso se creará una carpeta que podremos enviar a otras empresas.


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1.7 Configuración

1.7.1 Usuarios

En esta opción accederemos a nuestro usuario y donde podremos consultar datos de detalle así como también modificar algunos (Nombre y Apellidos, correo, idioma, así como si queremos introducir algún dato adicional. Igualmente desde aquí, se podrá cambiar la contraseña. Para ello debemos acceder a esa opción pulsando en la pestaña “Cambio de Contraseña”, que existe en la parte superior.


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2 Anexo obtención ficheros Seguridad Social en PDF

2.1 Obtención TC2 desde WinSuite

Como última anotación, este anexo de cómo obtener los TC2 para su utilización en MetaContratas. Una de las grandes ventajas que ofrece MetaContratas, es su capacidad de procesar y extraer información automáticamente de los ficheros TC2. Pero para ello, al ser un procesamiento informatizado, el documento a introducir debe ser el original obtenido de la Seguridad Social, a través de la WinSuite y en formato PDF. Cualquier otro formato no sería válido. Además, nos debemos asegurar que para la obtención de dicho documento, se utilizan las opciones ofrecidas por la WinSuite y no otra herramienta alternativa (por ej. podría no ser un documento válido si se imprime a través de una impresora virtual que genera ficheros PDF). Por esta razón, se detalla a continuación la forma de obtener dichos ficheros a partir de la WinSuite. Inicialmente, se debe seleccionar la opción de Impresión en la WinSuite y luego navegar por las siguientes ventanas.


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Una vez en esta ventana, se debe pulsar el botón Ver/Imprimir.

Cuando aparezca el TC2 generado, se debe pulsar sobre el icono con “un sobre y una flecha”, como indicamos dentro del círculo rojo.


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En la ventana que aparece se puede seleccionar: Formato: Acrobat Format (PDF) y luego en destino seleccionar “Archivo de Disco” y con esto se puede guardar en una carpeta, para luego introducirlo en MetaContratas.

O se puede seleccionar “MAPI” y aparece una ventana desde donde se puede mandar directamente por correo, para el caso de que se quiera enviar a otra persona que será la encargada de introducirlo en MetaContratas. A continuación se muestra la ventana que aparece para envío por correo.


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2.2 Obtención Informe Empleados Alta (ITA) desde Sistema Red

Para la obtención de este Tipo de Documento desde la página web de la Seguridad Social, conéctese a esta dirección web : http://www.seg-social.es

Una vez en esta página seleccione la opción Acceso Sistema RED on-line (dentro del círculo rojo), que le llevará a la página mostrada a continuación.


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En la imagen anterior debe seleccionar Inscripción y Afiliación Online Real y en la página siguiente la opción también señalada en rojo Informe de Afiliados en Alta en un C.C.C


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Manual de Usuario - MetaContratas v3 - Subcontratista

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