Manual de Usuario LRF_v1 0

Manual de Usuario LRF Proyecto Automatización de Facturas de Proveedores DIRECCIÓN DE TECNOLOGIA Y SISTEMAS

Vocento

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Versión 1.0

07/08/2015

CONTROL DE DIFUSIÓN Propietario:

VOCENTO

Autor:

DTS

Difusión

Vocento

CONTROL DE EDICIONES Edición

Descripción

Responsable

Capítulo

Fecha del cambio

Versión 1.0

Creación Documento

DTS

-

13/10/2009

Versión 2.0 Versión 3.0 Versión 4.0 Versión 3.0 Versión 3.1 Versión 3.2 Versión 4.0 Versión 4.1 Versión 4.2

Fecha de creación: creación: 13/10/2009 20:02:00 Ultima modificación: modificación: 07/08/2015 13:18:00 Fecha de impresión: 07.08.2015

Vocento Dirección de Tecnología y Sistemas

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Manual de Usuario LRF

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INDICE 1

I N TROD TR ODU U CCI ÓN ........................................... ................................................................. ............................................ ............................................. ................................ ......... 4

2

ACCESO ACC ESO A L A H ERRAM ERR AM I EN TA .......... ............... .......... ......... ......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ......... ......... .......... .......... .......... ..... 6

3

PAN PA N T A L L A DE D E SEL ECCI EC CI ÓN .......................................... ................................................................. ............................................. .................................. ............ 7

4

CARAC CAR ACTE TE RÍSTI CAS CA S DE L A H ERRAM ERR AM I EN TA L RF ........... ................ .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ........ ... 13

4.1

CAMPOS DEL LRF .................................................................................................... .................................................................................................................... ................ 13

4.2

BARRA SUPERIOR ESTÁNDAR SAP .................................................................................... 23

4.3

BARRA INFERIOR ESTÁNDAR ESTÁNDAR SAP ..................................................................................... ..................................................................................... 26

4.4

BARRA EXTENDIDA DEL LRF .............................................................................................. .............................................................................................. 28

5

D E SCRI PCI ÓN D E L PROCE SO ............................................ ................................................................... ............................................. ......................... ... 35

5.1

DIGITALIZACIÓN DIGITALIZACIÓN Y REGISTRO REGISTRO PRELIMINAR PRELIMINAR (FI) ........................................................ 35

5.2

ADAPTACIÓN DEL DOCUMENTO PRELIMINAR Y ENVÍO AL WORKFLOW (FI) .. 38

5.3

RECEPCIÓN WORKFLOW WORKFLOW Y CONTABILIZACIÓN CONTABILIZACIÓN (FI) .................................................. 46

5.4

CONTABILIZACIÓN CONTABILIZACIÓN DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS MM ............................................................... .................................................................... ..... 51

5.5

CAMBIO DE PERIODO......................................................... ............................................................................................................. .................................................... 53

6

OTRA F UN CI ON ONAL AL I DA D .......... ............... .......... ......... ......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ......... ......... .......... .......... .......... .......... ......... .... 55

6.1

CAMBIO DE FECHA DE CONTABILIZACIÓN CONTABILIZACIÓN .............................................................. ................................................................... ..... 55

6.2

CONTABILIZACIÓN CONTABILIZACIÓN MASIVA DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS ........................................................... ........................................................... 57

6.3

CAMBIO DE TIPO DE DOCUMENTO: DESDE FI A MM .................................................. .................................................. 59

6.4

CAMBIO DE TIPO DE DOCUMENTO: DESDE MM A FI .................................................. 62

6.5

ANULACIÓN ANULACIÓN DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS DEFINITIVOS DEFINITIVOS ............................................................... ............................................................... 65

6.6

CREACIÓN MANUAL DE DOCUMENTOS FI ................................................................ ..................................................................... ..... 67


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INTRODUCCIÓN En Grupo Vocento se ha implementado un nuevo proceso de digitalización, aprobación y contabilización de las facturas/abonos recibidas de los proveedores/acreedores de las compañías del Grupo. El objetivo principal de dicho proceso es dotar de una mayor agilidad, control y automatismo al proceso de contabilización y aprobación de facturas recibidas. A continuación se presenta un esquema general del proceso implantado:

Como se puede observar, en dicho proceso intervienen 3 herramientas principales: Termino Invoices ScanVisio LRF

Descripción Herramienta para la digitalización (escaneo), archivado y extracción inteligente de la información de facturas (OCR). Herramienta para la gestión documental y workflow de aprobación de facturas. Herramienta de gestión de facturas integrada en SAP.


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El objetivo de este documento es explicar el funcionamiento del Libro de Registro de Facturas (en adelante LRF) que, como se puede observar, es la herramienta utilizada en SAP en dicho proceso. Las funciones principales que se realizan en el LRF se pueden resumir en: •

•

•

Registro preliminar de los asientos contables: todos los documentos procesados por la herramienta de digitalización de facturas ( Invoice) se transfieren a SAP a través del LRF, donde se generan registros preliminares de forma automática, en base a la información incluida en la factura y al último documento contabilizado en dicho proveedor/sociedad. Adaptación del documento preliminar y envío a workflow : Contabilidad revisará y adaptará, en caso de necesidad, el documento preliminar, procediendo a su envío al workflow de aprobación por parte del Negocio. Recepción del workflow y contabilización: la aprobación o rechazo por parte del Negocio en el gestor documental (ScanVisio) será recibida en el LRF de forma automática procediendo a su contabilización definitiva automática (en caso de que la factura sea aprobada) o a su borrado (en caso de rechazo). En el caso de que sea necesario realizar algún ajuste en el documento contable como bloquear para el pago o modificar cuentas contables, Contabilidad deberá modificar el documento preliminar procediendo a continuación a su contabilización definitiva en SAP.

Adicionalmente, se ha incluido una serie de funcionalidad complementaria, como la posibilidad de anular documentos contabilizados, el cambio de fecha contable en los documentos preliminares seleccionados, etc., que facilitarán la gestión contable de los documentos. Toda esta funcionalidad se describe en detalle en el presente documento.


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2

ACCESO A LA HERRAMIENTA Para acceder al LRF se debe ejecutar la transacción: YDCLLRF_ALV - Libro de registro de facturas o bien seleccionarla en la siguiente ruta del menú de SAP: Finanzas/Controlling > Finanzas > Gestión financiera > Acreedores > Contabilización > Libro de Registro de Facturas – LRF > YDCLLRF_ALV - Libro de registro de facturas


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3

PANTALLA DE SELECCIÓN Al ejecutar la transacción de llamada al informe, en primer lugar se d eberán completar los parámetros de selección del mismo:

Como campos de selección principales se pueden completar los siguientes:

CAMPO Número de Documento LRF Status de Proceso

DESCRIPCIÓN Identificador (nº secuencial) unívoco de cada documento recibido (factura/abono) desde Invoice. Estatus que indica en qué momento/estatus dentro del proceso general se encuentra la factura. Los valores que puede tomar son: N - No tratada P- Pendiente de aprobación • •


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CAMPO

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DESCRIPCIÓN A - Aprobada B - Aprobada con comentarios D - Duplicada R – Rechazada Dichos estatus son descritos en detalle en el apartado 5.3 RECEPCIÓN WORKFLOW Y CONTABILIZACIÓN (FI). Indica el estado de contabilización en que se encuentra la factura/abono, pudiendo tomar los siguientes valores: C – Contabilizado (de forma definitiva) P – Preliminar (registrado de forma preliminar, por lo que el documento es susceptible de ser modificado) E – Error (en caso de que alguno de los procesos automáticos haya fallado) Indica si la factura recibida se contabiliza a través del módulo de Compras (MM) o del módulo financiero (FI). Importe total de factura capturado por el OCR. • • • •

•

Status documento SAP

•

•

Tipo de Factura (FI o MM) Importe OCR Moneda Nombre Fecha de Documento Sociedad

Moneda de la factura. Por lo general será Euro “EUR”.

Nombre del proveedor. Fecha del documento (fecha factura) enviado por el OCR. Sociedad compradora capturada por el OCR. Ejercicio contable para el cual se ha registrado el documento Ejercicio contable. Número de Nº del documento contable registrado en SAP, tanto si se Documento SAP encuentra en estatus preliminar como definitivo. Acreedor Código de proveedor en el sistema SAP, enviado por el OCR. CIF Proveedor CIF del proveedor, enviado por el OCR. Fecha en la que se ha digitalizado (escaneado) el Fecha de Recepción documento. Hora de Recepción Hora en la que se ha digitalizado (escaneado) el documento. Fecha en que el departamento de Contabilidad envía el Fecha inicio workflow documento al workflow de aprobación por parte del Negocio. Fecha de aprobación/rechazo del documento por parte del Fecha fin workflow Negocio a través del workflow de aprobación. Fecha de Fecha de contabilización del documento preliminar/definitivo Contabilización de SAP. Identificador unívoco de cada documento digitalizado en el Gestor Documental (ScanVisio). A través de este parámetro ID Factura ScanVisio es posible buscar las imágenes digitalizadas almacenadas en ScanVisio. Duplicado Flag (X) enviado por el OCR que indica que la factura es Vocento Dirección de Tecnología y Sistemas

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CAMPO

Corregido Abono Anulado A repercutir Ya repercutido

Comentario de LRF

Comentario de workflow

Motivo de devolución

Variante de visualización

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DESCRIPCIÓN duplicada (ya se ha digitalizado con anterioridad). Flag (X) introducido de forma manual por el departamento de Contabilidad donde se indica que el documento se ha adaptado conforme a los comentarios enviados por el Negocio a través del workflow de aprobación. Flag (X) enviado por el OCR que indica que el documento es un abono. Flag (X) informativo y rellenado de forma automática por el propio LRF que indica que el documento ha sido anulado en SAP. Flag (X) transferido desde ScanVisio a través del workflow de aprobación que indica que el Negocio ha indicado que la factura debe ser repercutida a otras sociedades del Grupo. Flag (X) informativo, introducido de forma manual por el departamento de Contabilidad, donde se indica que el documento ya ha sido repercutido. Flag (X) informativo que indica que el departamento de Contabilidad ha rellenado el campo Comentarios LRF (que es un campo libre habilitado para que el departamento de Contabilidad registre los comentarios oportunos para su propio seguimiento y control de los documentos). Flag (X) transferido desde ScanVisio a través del workflow de aprobación que indica que el Negocio ha indicado comentarios en el proceso de aprobación de las faturas/abonos. Flag (X) transferido desde ScanVisio a través del workflow de aprobación que indica que la factura ha sido rechazada y, por lo tanto, posee un motivo de devolución. En este caso, el documento preliminar habrá sido eliminado de forma automática. La variante de visualización del informe que se desee utilizar. Por defecto la transacción utiliza la disposición LRF Libro de Registro de Facturas.

Es de destacar que si se desea almacenar una determinada consulta de información se pueden emplear Variantes de Selección


, debiendo indicar un nombre y descripción:

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Para utilizar una variante de selección previamente grabada en el sistema se debe pulsar el icono

, pudiendo entonces seleccionar la variante deseada:


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Una vez completados todas las selecciones que se quieran emplear se debe pulsar el botón

, tras lo cual se accederá a la pantalla principal del LRF:


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CARACTERÍSTICAS DE LA HERRAMIENTA LRF La pantalla principal del LRF se divide en las barras provistas por SAP y las barras “extendidas” o propias del LRF, que tienen como objetivo facilitar la navegación y el

trabajo desarrollado en la herramienta.

Características de la pantalla

4.1 CAMPOS DEL LRF El LRF contiene 2 tipos de campos: •

•

Campos de Cabecera: todos aquellos campos que para el LRF son propios del documento al completo, así como todos los transferidos por Invoice y ScanVisio. Campos de Posición: campos propios del documento contable.


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NOMBRES DE LOS CAMPOS DE CABECERA VISUALIZADOS (MARCADOS EN NARANJA)

INFORMACI N DE LOS CAMPOS DE CABECERA VISUALIZADOS (MARCADOS EN ROSA)

NOMBRES DE LOS CAMPOS DE POSICIÓN VISUALIZADOS (MARCADOS EN AZUL)

INFORMACI N DE LOS CAMPOS DE POSICIÓN VISUALIZADOS (MARCADOS EN AZUL)

Al presionar el icono

se visualizarán las posiciones de todos los documentos:

Para volver a visualizar únicamente la información de cabecera, se deberá presionar acción tras la cual se ocultará la información de posición de todos los documentos:


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,



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Para visualizar las posiciones de un registro concreto se debe presionar . En caso de que las posiciones estén desplegadas, se marcará con una la cabecera indica que la factura está desplegada. Para ocultar de nuevo las posiciones de un documento de forma individual se ha de presionar .


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Por último, señalar que en la parte superior del informe se muestra la fecha de contabilización tomada como referencia para la creación de los documentos preliminares (para FI) o definitivos (para MM). Dicha fecha ha de ser mantenida por el usuario responsable de Contabilidad Cuentas a Pagar, manteniéndola actualizada en función del periodo en que se desee contabilizar. La regla para determinar la fecha de contabilización se describe en el epígrafe 5.1. Digitalización y Registro Preliminar (FI) del presente documento.

En las siguientes tablas se describen los campos que pueden visualizarse en el LRF.


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A nivel de Cabecera: CAMPO Número de Documento LRF

TIPO

DESCRIPCIÓN

Cabecera

Identificador (nº secuencial) unívoco de cada documento recibido (factura/abono) desde Invoice.

Cabecera

Estatus que indica en qué momento/estatus dentro del proceso general se encuentra la factura. Los valores que puede tomar son: N - No tratada P- Pendiente de aprobación A - Aprobada B - Aprobada con comentarios D - Duplicada R – Rechazada Dichos estatus son descritos en detalle en el apartado 5.3 RECEPCIÓN WORKFLOW Y CONTABILIZACIÓN (FI). • •

Status de Proceso

• • • •

Status documento SAP

Indica el estado de contabilización en que se encuentr a la factura/abono, pudiendo tomar los siguientes valores: C – Contabilizado (de forma definitiva) P – Preliminar (registrado de forma preliminar, por lo que el documento es susceptible de ser modificado) E – Error (en caso de que alguno de los procesos automáticos haya fallado) •

Cabecera

•

•

Tipo de Factura (FI o MM)

Cabecera

Indica si la factura recibida se contabiliza a través del módulo de Compras (MM) o del módulo financiero (FI).

Importe OCR

Cabecera

Importe total de factura enviado por el OCR.

Moneda

Cabecera

Moneda de la factura. Por lo general será Euro “EUR”.

Nombre

Cabecera

Nombre del proveedor.

Fecha de Documento

Cabecera

Fecha del documento (fecha factura) enviado por el OCR.


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CAMPO

TIPO

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DESCRIPCI N

Sociedad

Cabecera

Sociedad compradora capturada por el OCR.

Ejercicio o Año Fiscal

Cabecera

Ejercicio contable para el cual se ha registrado el documento contable.

Periodo

Cabecera

Periodo contable para el cual se ha registrado el documento contable.

Clase de documento

Cabecera

Clase de documento contable en SAP. Todos los documentos registrados mediante este proceso tendrán la clase de documento LR - Fra-Abo no LRF(Acr ed) .

Número de Documento SAP

Cabecera

Nº del documento contable registrado en SAP, tanto si se encuentra es estatus preliminar como definitivo.

Acreedor

Cabecera

Código de proveedor en el sistema SAP, enviado por el OCR.

CIF Proveedor

Cabecera

CIF del proveedor, enviado por el OCR.

Referencia

Cabecera

Campo referencia del documento contable, que indicará el nº de factura/abono registrado.

Texto de cabecera

Cabecera

Campo texto de cabecera del documento contable. En el caso de que la factura sea a repercutir, en este campo se detallará el texto “Rep.” + las sociedades a las que

repercutir. Descuadre D/H

Cabecera

Importe de descuadre en el documento registrado (sólo válido para documentos preliminares, ya que los definitivos siempre estarán cuadrados). Si el documento preliminar está cuadrado el importe será 0,00.

% de Ret.

Cabecera

Porcentaje de retención enviado por el OCR.

Importe retención

Cabecera

Importe de retención enviado por el OCR.

Porcentaje IRPF

Cabecera

Porcentaje de IRPF enviado por el OCR.


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CAMPO

TIPO

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DESCRIPCI N

IRPF

Cabecera

Importe de IRPF enviado por el OCR.

Descuento

Cabecera

Importe del descuento enviado por el OCR.

Suplido

Cabecera

Importe del suplido enviado por el OCR.

Referencia abono

Cabecera

Referencia a la factura a la que el abono hace referencia. Este campo es enviado por el OCR.

Nombre del usuario

Cabecera

Usuario en SAP que registró el documento.

Fecha de Recepción o Archivo

Cabecera

Fecha en la que se ha digitalizado (escaneado) el documento.

Hora de Recepción o Archivo

Cabecera

Hora en la que se ha digitalizado (escaneado) el documento.

Fecha inicio workflow

Cabecera

Fecha en que Contabilidad envía el documento al workflow de aprobación por parte del Negocio.

Fecha fin workflow

Cabecera

Fecha de aprobación/rechazo del documento por parte del Negocio a través del workflow de aprobación.

Fecha de Contabilización

Cabecera

Fecha de contabilización del documento preliminar/definitivo de SAP.

ID Factura ScanVisio

Cabecera

Identificador unívoco de cada documento digitalizado en el Gestor Documental (ScanVisio). A través de este parámetro es posible buscar las imágenes digitalizadas almacenadas en ScanVisio.

Duplicado

Cabecera

Flag (X) enviado por el OCR que indica que la factura es duplicada (ya se ha digitalizado con anterioridad).

Cabecera

Flag (X) introducido de forma manual por Contabilidad donde se indica que el documento se ha adaptado conforme a los comentarios enviados por el Negocio a través del workflow de aprobación.

Corregido


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CAMPO

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TIPO

DESCRIPCI N

Cabecera

Flag (X) enviado por el OCR que indica que el documento es un abono.

Anulado

Cabecera

Flag (X) informativo y rellenado de forma automática por el propio LRF que indica que el documento ha sido anulado en SAP.

Anulado con

Cabecera

Documento SAP de anulación del documento asociado a la factura/abono digitalizada.

Cabecera

Flag (X) transferido desde ScanVisio a través del workflow de aprobación que indica que el Negocio ha indicado que la factura debe ser repercutida a otras sociedades del Grupo.

Cabecera

Flag (X) informativo, introducido de forma manual por Contabilidad, donde se indica que el documento ya ha sigo repercutido.

Cabecera

Flag (X) informativo que indica que Contabilidad ha rellenado el campo Comentarios LRF (que es un campo libre habilitado para que el departamento de Contabilidad registre los comentarios oportunos para su propio seguimiento y control de los documentos).

Cabecera

Flag (X) transferido desde ScanVisio a través del workflow de aprobación que indica que el Negocio ha indicado comentarios en el proceso de aprobación de las faturas/abonos.

Cabecera

Flag (X) transferido desde ScanVisio a través del workflow de aprobación que indica que la factura ha sido rechazada y, por lo tanto, posee un motivo de devolución. En este caso, el documento preliminar habrá sido eliminado de forma automática.

Abono

A repercutir

Ya repercutido

Comentario de LRF

Comentario de workflow

Motivo de devolución


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A nivel de Posición: CAMPO

TIPO

DESCRIPCIÓN

Documento Interno

Posición

Identificador (nº secuencial) unívoco de cada documento recibido (factura/abono) desde Invoice.

Posición

Posición

Nº de posición dentro del documento contable.

Clave contabiliz.

Posición

Clave de contabilización de las posiciones del documento contable preliminar/definitivo.

Cuenta (Libro) de mayor

Posición

Cuenta contable de cada una de las posiciones del documento contable preliminar/definitivo.

Cuenta de mayor

Posición

Cuenta contable de cada una de las posiciones del documento contable preliminar/definitivo.

Importe

Posición

Importe de cada una de las posiciones del documento contable preliminar/definitivo.

Indicador impuestos

Posición

Indicador de impuesto registrado en cada una de las posiciones del documento contable preliminar/definitivo.

Posición

Código del Centro de Coste registrado en cada una de las posiciones del documento contable preliminar/definitivo.

Orden

Posición

Código de la orden de coste registrada en cada una de las posiciones del documento contable preliminar/definitivo.

Objeto de coste

Posición

Código del objeto de coste registrada en cada una de las posiciones del documento contable preliminar/definitivo.

Sociedad CO

Posición

Sociedad CO receptora de las imputaciones de gastos/ingresos en cada una de las posiciones del documento preliminar/definitivo.

Sociedad GL asociada

Posición

Sociedad GL Asociada registrada en cada una de las posiciones del documento preliminar/definitivo.

Activo fijo

Posición

Nº de Activo Fijo sobre el que se contabiliza en cada una

Centro de coste


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CAMPO

TIPO

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DESCRIPCI N de las posiciones del documento preliminar/definitivo.

Denominación del activo fijo

Posición

Descripción del Activo Fijo sobre el que se contabiliza en cada una de las posiciones del documento preliminar/definitivo.

Vía de pago

Posición

Vía de pago registrada en cada una de las posiciones del documento contable preliminar/definitivo.

Condiciones de pago

Posición

Condición de pago registrada en cada una de las posiciones del documento contable preliminar/definitivo.

Bloqueo de pago

Posición

Bloqueo de pago registrado en cada una de las posiciones del documento contable preliminar/definitivo.

Documento compras

Posición

En el caso de que la factura/abono haya sido contabilizada desde el módulo de MM, en este campo se mostrará el nº de documento asociado a la factura/abono en dicho módulo (nº de documento logístico).

Cantidad

Posición

Cantidad registrada en cada una de las posiciones del documento contable preliminar/definitivo.

Unidad medida base

Posición

Unidad de medida de cada una de las posiciones del documento contable preliminar/definitivo.

División

Posición

Código de división registrada en cada una de las posiciones del documento contable preliminar/definitivo.

Texto

Posición

Texto de cada una de las posiciones del documento contable preliminar/definitivo.

Asignación

Posición

Contenido del campo asignación de cada una de las posiciones del documento contable preliminar/definitivo.


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4.2 BARRA SUPERIOR ESTÁNDAR SAP El LRF contiene la mayoría de la funcionalidad estándar provista por SAP para informes.

Así, es posible seleccionar cualquiera de los siguientes menús: Lista, Tratar, Pasar a, Opciones, Sistema y Ayuda.

Lista:

Permite Imprimir, Grabar la información a un fichero local, o simplemente finalizar la transacción.

Tratar:


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Permite el uso de la funcionalidad extendida de informes en formato ALV de SAP.

Pasar a

Permite la gestión de variantes de visualización ya creadas, de forma que se pueda seleccionar la que más se ajuste a las necesidades del usuario.

Opciones

Permite grabar, seleccionar y definir nuevas variantes de visualización. Mediante la opción “Status listas” se indica la cantidad de registros que están en

tratamiento en la pantalla del LRF (en la selección visualizada en ese momento).


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Sistema:

En el menú Sistema se presentan todas las funcionas básicas utilizadas en SAP. Adicionalmente, se muestra una barra con las operaciones básicas SAP:


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4.3 BARRA INFERIOR ESTÁNDAR SAP A continuación se presenta una barra con las funciones más utilizadas en los informes en SAP:

Seleccionar detalle: (Control Shift F3): permite visualizar la información de detalle del registro marcado. Dependiendo de si se ha marcado con el puntero del ratón sobre la cabecera de un registro o sobre la posición se mostrara la información sobre los campos de cabecera o posición respectivamente.

Clasificación ascendente (F9) Clasificación descendente (F8) Marcar todo (F5) Vocento Dirección de Tecnología y Sistemas

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Desmarcar todo (F6) Fijar filtro (Ctrol+ Shift + F2) Totalizar: con este icono es posible totalizar por alguno de los campos numéricos, por ejemplo el importe OCR (importe de la factura). Subtotal: con este icono es posible efectuar subtotales por alguno de los campos del LRF. Seleccione la columna y luego presione el icono, obteniendo así los subtotales deseados, como por ejemplo:

Configurar presentación (Ctrol F8) Seleccionar variante de visualización


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Grabar la variante de visualización (Ctrol Shif +F12)


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4.4 BARRA EXTENDIDA DEL LRF En el LRF se ha incorporado una barra adicional de funcionalidad, que tiene por objetivo facilitar el trabajo de los usuarios del departamento de Contabilidad. Dicha barra posee funciones que no se encuentran disponibles en el menú estándar SAP:

A continuación se describe la funcionalidad que ofrece cada uno de los iconos que se presentan en la barra anterior, si bien algunas de ellas son descritas con mayor profundidad en otros epígrafes del presente documento. Es de destacar que para tratar cualquier documento del LRF se deberá marcar primero dicho documento, a través del tic que se presenta a la izquierda del informe:

Refrescar (Shift + F4): icono que permite refrescar la información del informe.

Visualizar la Imagen (Shift F6): con este botón es posible acceder al documento original asociado (factura/abono digitalizada). A continuación se abrirá el documento en una nueva ventana.


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Visualizar la información procedente del OCR (Ctrol F12): esta información no podrá ser modificada, ya que presenta la información se ha reconocido y validado en el proceso de digitalización de documentos.

Para salir de dicha visualización se debe presionar el icono Vocento Dirección de Tecnología y Sistemas

.

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Visualizar Log (Ctrol F11): al presionar este botón se accede al detalle del log del tratamiento de cada documento, con el objeto de permitir realizar un seguimiento de cada documento y analizar los posibles errores que puedan surgir a lo largo del proceso.

Presionando

vuelve a la pantalla principal del LRF.

En Caso de estatus de documento erróneo la causa del mismo.

se deberá visualizar el LOG para analizar

Enviar al workflow: una vez que el documento preliminar ha sido revisado y, en su caso, tratado se deberá enviar hacia el workflow de aprobación por parte del Negocio. Es de destacar que las facturas que se contabilizan a través del módulo de MM (Compras) no han de ser enviadas a workflow para su aprobación por parte del Negocio, ya que al existir un pedido previo se asume que dicha autorización ya no es necesaria.

Visualizar/modificar documento contable (Ctrol + F10): al pulsar este icono se accederá al documento contable SAP registrado. Dependiendo del tipo de documento (preliminar o definitivo) o su estado dentro del workflow nos llevará a la transacción de FI para tratar el documento SAP.


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Archivo: 5xN5HhkzI8S4xjiL5xN5Hh kzI8S4xjiL_dc5cab1b2846 dbb9.doc Versión 1.0 •

•

•


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Si el documento se encuentra en estado preliminar y todavía no ha sido enviado a workflow (es decir, posee el estatus No tratada) la transacción de acceso al documento utilizada por la herramienta será FBV2 – Modificar documentos preliminares, de manera que será posible modificar los datos de contabilización de la factura/abono en cuestión. Si el documento se encuentra en estado preliminar y ha sido enviado a workflow (es decir, posee el estatus Pendiente de Aprobación), la transacción de acceso al documento será FBV3 – Visualizar documentos preliminares, ya que no se deben modificar documentos ya enviados para su aprobación. Si el documento se encuentra en estado de contabilización definitiva , se accederá a la transacción de modificación de documentos definitivos, FB02 Modificar documentos, si bien sólo será posible la modificación de determinados campos (como textos, condiciones de pago, vía de pago, bloqueo de pago, etc.).

Crear documento FI: al pulsar este icono se podrán generar documentos preliminares de FI de forma automática si se da alguna de las siguientes circunstancias: •

Documentos de FI para los que, por alguna razón, el sistema no ha podido crear un documento preliminar asociado (estatus de error ). En el epígrafe 6.6 CREACIÓN MANUAL DE DOCUMENTOS FI se describe en detalle esta funcionalidad.

•

Documentos digitalizados como contabilización MM que finalmente han de ser contabilizados vía FI. En el epígrafe 6.4 CAMBIO DE TIPO DE DOCUMENTO: DESDE MM A FI se describe en detalle esta funcionalidad.

Crear documento MM: al pulsar este icono se podrán generar documentos de factura en el módulo de MM (Compras) de forma asistida. Esta funcionalidad se deberá emplear si se da alguna de las siguientes circunstancias: •

•

Facturas digitalizadas como MM: todas las facturas recibidas en SAP como facturas de MM quedarán pendientes de creación . Documentos digitalizados como contabilización FI que finalmente han de ser contabilizados vía MM.


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En el epígrafe 5.4 CONTABILIZACIÓN DE DOCUMENTOS MM se describe en detalle esta funcionalidad.

Visualizar/actualizar comentarios: mediante este botón se accede a los posibles comentarios que puede tener un documento. Al pulsar este icono aparece la siguiente ventana:

En dicha ventana se visualizan los siguientes tipos de comentarios: 1- Comentario LRF: comentarios libres que el área de Contabilidad puede registrar en cada documento digitalizado, para su propia gestión y seguimiento de los documentos. 2- Comentario WF: comentarios del Negocio recibidos a través del workflow de aprobación. En este caso, la factura habrá sido aprobada con el estatus “ Aprobada con comentarios”, por lo que el área de Contabilidad deberá revisarlos para poder adaptar y contabilizar de forma definitiva los documentos.


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3- Comentario Repercutido: texto introducido por el Negocio a través del workflow de aprobación donde se indicarán las sociedades a las que se deben repercutir los documentos. 4- Motivo de devolución: razones del Negocio para rechazar una factura, recibidos a través del workflow de aprobación. Para introducir un comentario en el área libre de Contabilidad ( Comentario LRF ) se deberá escribir el texto y pulsar el icono

:

Es de destacar que todos estos campos que contienen los diferentes comentarios incluidos en este proceso poseen a su vez un campo “equivalente” tipo flag (marcados con una “X”) para identificar de forma sencilla aquellos documentos que poseen uno u

otro tipo de comentario.

Contabilización definitiva: mediante este icono es posible contabilizar de forma definitiva los documentos preliminares que hayan sido aprobados con comentarios. En el epígrafe 5.3 RECEPCIÓN WORKFLOW Y CONTABILIZACIÓN (FI) se describe en detalle esta funcionalidad.

Marcar Flags (Ctrol+Shift+F11): mediante este icono es posible marcar de forma manual los siguientes flag:


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Archivo: 5xN5HhkzI8S4xjiL5xN5Hh kzI8S4xjiL_dc5cab1b2846 dbb9.doc Versión 1.0 •

•


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Ya repercutid o : una vez que una factura marcada como “ a

repercutir ” a otras sociedades haya sido repercutida, el área de Contabilidad podrá marcar este flag para su control. C o r r e g i d o : una

vez que Contabilidad haya adaptado un documento preliminar conforme a los comentarios enviados por el Negocio, deberá marcar este flag antes de proceder a su contabilización definitiva. En caso contrario dicho documento no podrá ser contabilizado como definitivo.

Modificar Fecha de Contabilización (Ctrol+F9): icono mediante el cual es posible modificar de forma masiva la fecha de contabilización de los documentos preliminares marcados. En el epígrafe 6.1 CAMBIO DE FECHA DE CONTABILIZACIÓN se describe en detalle esta funcionalidad.

Anular (Ctrol+F4): pulsando este icono será posible realizar la anulación de un documento, tanto FI (definitivo) como MM en caso de necesidad.


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En el epígrafe 6.5 ANULACIÓN DE DOCUMENTOS DEFINITIVOS se describe en detalle esta funcionalidad.


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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

En el presente epígrafe se describen los pasos que se deben realizar desde la herramienta LRF – SAP en el proceso de digitalización, aprobación y contabilización de las facturas/abonos recibidas.

5.1 DIGITALIZACIÓN Y REGISTRO PRELIMINAR (FI) Como se ha comentado, una vez que los documentos (facturas/abonos) han sido digitalizados y la información reconocida ha sido verificada en Invoice, se lanza un proceso automático que traspasa al LRF-SAP toda la información, incluyendo el link al documento digitalizado. En base a dicha información y al documento modelo seleccionado, el LRF genera de forma automática un documento preliminar (en caso de tratarse de un documento digitalizado como de tipo FI) por cada documento digitalizado. Dicho documento modelo será el último documento (de tipo factura) contabilizado en el sistema SAP para el proveedor y sociedad compradora a la que pertenece la factura. De esta forma, el documento preliminar se construye utilizando la siguiente información: •

•

Información proveniente del OCR (Invoice): nº proveedor, fecha de factura, importe total factura, importe de las bases imponibles, factura/abono, nº de referencia a factura (para abonos), etc. Información contenida en el documento modelo: cuentas contables del grupo 6 e información sobre CeCos, Órdenes de Coste, Objetos de Coste e indicadores de IVA.

En caso de que no se encuentre un documento modelo (se intenta seleccionar un documento contabilizado en los 2 últimos ejercicios, por lo que no encontrará documento en caso de ser anterior o tratarse de un proveedor nuevo para la sociedad que contabiliza) se registrará un documento preliminar conteniendo únicamente la posición del proveedor, por lo que Contabilidad deberá completar el asi ento contable de forma manual. Todos los documentos registrados en el LRF tendrán la clase de documento en SAP: LR - Fra-Abono LRF(Acred).


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Para determinar la fecha de contabilización de dichos documentos, el sistema emplea una regla, basada en la fecha de referencia . Dicha fecha de referencia se muestra a modo informativo en la parte superior del informe LRF:

La fecha y periodo de referencia han de ser mantenidos por el usuario responsable de Contabilidad - Cuentas a Pagar, debiendo ser actualizada en el momento de cambiar de periodo contable. La regla a través de la cual se determina la fecha de contabilización a asignar en la creación automática de los documentos preliminares asociados a cada una de las facturas/abonos que se insertan en el LRF es: •

•

Si la fecha factura (por ej.: 12-07-09) < = fecha cierre actual (por ej.: 30-09-09), la fecha contable será la fecha de cierre (30-09-09). Si la fecha factura (por ej.: 12-10-09) > fecha cierre actual (por ej.: 30-09-09) la fecha contable será el último día del mes de la fecha factura 31-10-09.

Adicionalmente, se ha incorporado a la herramienta un proceso que de manera masiva actualice la fecha y periodo contable de los documentos preliminares pendientes, que se describe en el epígrafe 6.1. Cambio de fecha de contabilización del presente documento.


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Los documentos preliminares generados de forma automática por el LRF tras su digitalización tendrán el estatus No tratada , pudiendo ser identificados, entre otros, por los siguientes campos: Nº de documento y estatus del documento asociado (contable), que indica el estatus del documento asociado es P Preliminar

Icono, valor (N – No tratada ) y descripción del estatus del documento, que indican que el documento tiene el estatus No tratada

Adicionalmente, es posible que un documento recién digitalizado se traspase al LRF con el estatus D u p l i c a d a. Dicho estatus será adoptado en el caso de que un documento, por el motivo que sea, haya sido digitalizado más de una vez, por lo que a partir de la segunda digitalización de un mismo documento el estatus con que será traspasado al LRF será Duplicada, no generando documento preliminar (genera una línea informativa con la información de cabecera reconocida en la digitalización así como inserta el link al documento, no generando documento contable).


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5.2 ADAPTACIÓN DEL DOCUMENTO PRELIMINAR Y ENVÍO AL WORKFLOW (FI) En general, todos los documentos FI que posean el estatus No tratada , serán aquellos que han llegado desde el OCR y que están pendientes de ser revisados por el área de Contabilidad y de ser enviados hacia el workflow de aprobación. Por tanto, con el objeto de revisar y, en caso de necesidad, modificar el documento preliminar generado de forma automática por el sistema, los usuarios de Contabilidad deberán marcar la factura/abono y, pulsar el icono

(Ctrol + F10).

Tras esta acción se accederá al documento contable preliminar asociado al documento marcado, utilizando para ello la transacción estándar de SAP: FBV2 – Modificar documentos preliminares:


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En dicha transacción es posible tratar tanto la información de cabecera como las posiciones del documento, ajustando las cuentas de gasto, los objetos de imputación analítica (CeCo, Orden de Coste, Objeto de Coste), los importes de cada posición, los datos relativos al pago y, en general, cualquier campo del documento contable preliminar.

Nota importante: si bien el sistema lo permite, nunca se debe modificar la fecha de factura (campo fecha de documento del documento contable de SAP) ni el nº de factura (campo referencia en el documento contable de SAP) digitalizados por el OCR, ya que estos 2 campos constituyen la base para el linkado de las imágenes y la identificación de los documentos en los procesos internos del LRF.


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Es de destacar que, desde el propio documento SAP es posible consultar la imagen asociada. Para ello presionar el botón ventana:

, tras los que se desplegará la siguiente

Realizando doble clic sobre cualquiera de los 2 tipos de objeto, aparecerá la siguiente barra de acciones. A continuación, se deberá pulsar la opción


(Lista de anexos):

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Tras lo cual se abrirá una nueva ventana con el link al documento digitalizado:

Realizando doble Clic en o pulsando sobre el icono original digitalizada por el escáner:


se accederá a la imagen

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Una vez efectuados los ajustes necesarios sobre el documento preliminar se deben realizar dos acciones: verificar y grabar . Para verificar el documento se deberá ejecutar dicha opción del menú Documento:

Tras ello, el documento mostrará un mensaje indicando si el documento es correcto y podría ser contabilizado:


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SALDO TOTAL DEL DOCUMENTO 0 (DOCUMENTO CUADRADO)

MENSAJE DE VERIFICACI N CORRECTA O INCORRECTA

Se debe tener en cuenta que para que un documento pueda ser enviado hacia el workflow de aprobación deberá estar cuadrado. Por último, si el documento es correcto se ha de pulsar el icono Grabar se accederá de nuevo al informe LRF:


, tras lo que

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Una vez que el documento ha sido revisado y adaptado por el área de Contabilidad deberá ser enviado hacia el workflow de aprobación por parte del Negocio. Para ello, antes de pulsar el icono de envío a workflow se deberán marcar los documentos a enviar:


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A continuación se pulsará el icono , tras lo cual el estatus de los documentos pasará a ser Pendiente de aprob ación , como se puede observar en el ejemplo seleccionado: Nº de documento y estatus del

documento asociado (contable), que indica el estatus del documento asociado continua siendo P - Preliminar

Icono, valor (P – Pendiente de aprobación ) y descripción del estatus del documento, que indican que el documento tiene el estatus Pendiente de aprobación

Es muy importante recordar que los documentos contables preliminares asociados a las facturas que se encuentren en estatus Pendientes de Aprob ación no deben ser modificados bajo ningún concepto. En cualquier caso, se ha introducido una validación en la herramienta que impediría dicha modificación. Es de destacar que las facturas que se contabilizan a través del módulo de MM (Compras) no han de ser enviadas a workflow para su aprobación por parte del Negocio, ya que al existir un pedido previo se asume que dicha autorización ya no es necesaria.


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5.3 RECEPCIÓN WORKFLOW Y CONTABILIZACIÓN (FI) Las posibles decisiones del Negocio respecto a una factura/abono se traducen en el LRF en diferentes estatus que podrán tomar dentro del workflow de aprobación. Dicho estatus son actualizados de forma automática en el LRF en el momento en que el Negocio aprueba la factura en ScanVisio (ambos sistemas están integrados). Dichos estatus son: • • •

Aprobada A p r o b a d a c o n c o m e n t ar i o s Rechazada

Por tanto, y a modo de resumen, existen los siguientes estatus que una factura/abono puede adoptar a lo largo del proceso: ESTATUS RECIBIDOS COMO RESPUESTA DEL WF (DEL NEGOCIO) ESTATUS INICIALES (DESPUÉS DE LA DIGITALIZACIÓN) ESTATUS DE ESPERA (FACTURA EN WF)

DOCUMENTOS CON ESTATUS APROBADA Los documentos aprobados serán aquellos a los que el Negocio ha dado su total conformidad, a través del WF de aprobación, y serán contabilizados (es decir, los documentos preliminares serán contabilizados como definitivos) de forma automática por la herramienta. Es de destacar que el Negocio puede, en ScanVisio, modificar el CeCo, la Orden o los importes asignados a cada posición del documento contable. Dichas modificaciones serán realizadas de forma automática por la herramienta en el momento de contabilizar el documento definitivo. Por tanto, salvo que existan errores en el proceso, el área de Contabilidad no tendrá que realizar ningún tratamiento adicional sobre estos documentos (habrán sido actualizados y contabilizados de forma automática). Vocento Dirección de Tecnología y Sistemas

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DOCUMENTOS CON ESTATUS APROBADA CON COMENTARIOS Los documentos aprobados con comentarios son aquellos para los que el Negocio da su aprobación pero para los que se solicita un ajuste manual antes de ser contabilizados. Este estatus será el empleado cuando se tengan que realizar ajustes que no se puedan realizar de forma automática, por ejemplo: para desglosar la factura en más posiciones de gasto imputados a CeCos diferentes, para bloquear la factura para el pago, por determinar que la factura debe ser pagada en un plazo de tiempo mayor al indicado, etc. En este caso, el área de Contabilidad deberá revisar los comentarios introducidos por el Negocio para proceder al ajuste manual del documento preliminar y a su contabilización definitiva. Estos ajustes solicitados por el Negocio se detallan en el campo “C o m e n t a r io W F” del LRF, al que se accede pulsando el icono ventana:


, tras lo que aparece la siguiente

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Nota importante: si bien el sistema lo permite, nunca se debe modificar la fecha documento del documento contable de SAP) ni el nº de de factura (campo fecha de documento factura (campo referencia en referencia en el documento contable de SAP) digitalizados por el OCR, ya que estos 2 campos constituyen la base para el linkado de las imágenes y la identificación de los documentos en los procesos internos del LRF. Una vez adaptado el documento preliminar asociado y grabado de nuevo, se deberá proceder a su contabilización definitiva. Para ello, se debe marcar como “C o r r e g i d o ”. ” . Para ello, se ha de pulsar el icono


Marcar Flags y a continuación marcar dicha opción:

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Un vez marcados como corregidos, será posible proceder a la contabilización del documento de forma definitiva. Para ello se deberán marcar los documentos a contabilizar:

Y pulsar el icono , tras lo que aparecerá un mensaje confirmando la contabilización de los documentos seleccionados:


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Es de destacar que la herramienta verifica el estado del documento antes de procesarlo, permitiendo la contabilización definitiva tanto en caso de que el documento tenga los estatus de “aprobado con comentarios ”, como si se encuentra en estado de “aprobado” o “erróneos” (ambos en el caso de errores en el proceso que hayan impedido la contabilización automática).

Nota: para evitar tratar documentos que realmente no se desean , antes de ejecutar masivamente la contabilización es recomendable desmarcar todos los documentos .

DOCUMENTOS CON ESTATUS RECHAZADA En el caso de que el Negocio no acepte el documento (factura o abono), por la razón que sea (importes de factura erróneos, factura no perteneciente a la sociedad, etc.) y no desee que sea contabilizado, se marcará con el estatus Rechazada, Rechazada, indicando el motivo de rechazo rechazo en el campo “Motivo de Devolución ”.

En este caso el documento preliminar asociado se borra de forma automática al recibir la respuesta del workflow (ya no tendrá documento contable preliminar asociado).


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5.4 CONTABILIZACIÓN DE DOCUMENTOS MM Es de destacar que las facturas que se contabilizan a través del módulo de MM (Compras) no han de ser enviadas a workflow para su aprobación por parte del Negocio, ya que al existir un pedido previo se asume que dicha autorización ya no es necesaria. En este caso, mediante el icono C r ea r d o c u m e n t o M M , se podrán generar documentos de factura en el módulo de MM (Compras) de forma asistida. Esta funcionalidad se deberá emplear si se da alguna de las siguientes circunstancias: •

•

Facturas digitalizadas como MM: todas las facturas recibidas en SAP como facturas de MM quedarán pendientes de creación . Documentos digitalizados como contabilización FI que finalmente han de ser contabilizados vía MM (proceso descrito en el epígrafe 6.3 CAMBIO DE TIPO DE DOCUMENTO: DESDE FI A MM del presente documento).

Al pulsar dicho icono, se accederá a la transacción estándar de SAP para la recepción de facturas de Compras (MIRO). El sistema irá completando la información de cabecera, y el usuario deberá completar la información sobre el pedido de f orma manual.

Los campos indicados en color rojo son los que se van completado automáticamente conforme a la información verificada y proporcionada en el proceso de digitalización. Para


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que el sistema vaya rellenando los diferentes campos se debe ir presionando Enter o hasta completar los datos de cabecera de la factura.

A continuación se deberá completar de forma manual los datos de detalle del pedido al que se refiere la factura. Una vez registrados todos los datos se debe pulsar contabilizará el documento de forma definitiva.

, acción tras la cual se



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5.5 CAMBIO DE PERIODO Con el objeto de actualizar la fecha de referencia que tiene en cuenta la regla para determinar la fecha de contabilización de los documentos preliminares creados tras la digitalización de documentos, se debe ejecutar la transacción: ZLRF_FEC_CONT Mantener la fecha contable para LRF o bien seleccionarla en la siguiente ruta del menú de SAP: Finanzas/Controlling > Finanzas > Gestión financiera > Acreedores > Contabilización > Libro de Registro de Facturas – LRF > ZLRF_FEC_CONT - Mantener la fecha contable para LRF Tras ejecutar dicha transacción aparecerá la siguiente ventana, en la cual se debe introducir la fecha de contabilización y el periodo contable de referencia (las del periodo contable actual en el cual se desea contabilizar las facturas):

El LRF tomará como fecha de contabilización la correspondiente al ultimo día del mes al que pertenece la fecha contable introducida, por ejemplo en el caso de introducir 25.10.2009 tomará en los asientos contables el 31.10.2009. En el caso de que querer contabilizar en los periodos especiales (13 y 14), se deberá actualizar el campo periodo con el valor adecuado, siendo siempre la fecha de contabilización el 31.12.2009. Si el usuario confirma la acción, pulsando o Enter, la fecha de contabilización y el periodo de referencia serán actualizados en el LRF: Vocento Dirección de Tecnología y Sistemas

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Como se ha comentado anteriormente, la regla a través de la cual se determina la fecha de contabilización a asignar en la creación automática de los documentos preliminares asociados a cada una de las facturas/abonos que se insertan en el LRF es: •

•

Si la fecha factura (por ej.: 12-07-09) < = fecha cierre actual (por ej.: 30-09-09), la fecha contable será la fecha de cierre (30-09-09). Si la fecha factura (por ej.: 12-10-09) > fecha cierre actual (por ej.: 30-09-09) la fecha contable será el último día del mes de la fecha factura 31-10-09.


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OTRA FUNCIONALIDAD

En este apartado se describe una serie de funcionalidades adicionales que se han incorporado a la herramienta LRF para facilitar el trabajo del área de Contabilidad.

6.1 CAMBIO DE FECHA DE CONTABILIZACIÓN Como se ha comentado, la fecha de contabilización se determina de forma automática en función a la regla definida, teniendo como base de cálculo la fecha del documento y la fecha de referencia para el LRF. Sin embargo, con el objeto de facilitar el trabajo del área de Contabilidad, en el LRF se ha incorporado una funcionalidad que permite modificar de forma masiva la fecha de contabilización de los documentos preliminares marcados. Para ello, se deben marcar los documentos y pulsar el icono Contabilización (Ctrol+F9):

Modificar Fecha de

Tras pulsar el icono se desplegará una ventana solicitando que se ingrese la fecha nueva de contabilización de todos los documentos preliminares previamente seleccionados:


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Al confirmar la nueva fecha se abrirá una nueva ventana confirmando la actualización de los documentos preliminares:


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6.2 CONTABILIZACIÓN MASIVA DE DOCUMENTOS En el LRF se ha habilitado una opción de menú que permite contabilizar de forma definitiva documentos enviados al workflow de aprobación para los que no se hayan finalizado todos los pasos que componen dicho workflow de aprobación, es decir, documentos con el estatus Pendiente de aprob ación . Para ello, se deberán marcar los documentos que se deseen contabilizar y ejecutar la siguiente opción de menú: Lista > Cont. Cierre Mes

En el caso de que los documentos seleccionados no contengan ningún error, los documentos serán contabilizados, presentando el siguiente mensaje de confirmación en la barra inferior del LRF:

Los documentos contabilizados mantendrán el estatus Pendiente de aprobación, si bien el estatus de contabilización habrá pasado de preliminar a definitivo:


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Icono, valor (P – Pendiente de aprobación ) y descripción del estatus del documento, que indican que los documentos tienen el estatus Pendiente de aprobación

Icono y estatus del documento asociado C - Contabilizado

En el caso de que existan errores en los documentos contables, por ejemplo por utilizar órdenes de coste cerradas o CeCos bloqueados, la herramienta devolverá los mensajes de error de cada uno de los documentos erróneos, contabilizando el resto.


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6.3 CAMBIO DE TIPO DE DOCUMENTO: DESDE FI A MM En el LRF se ha habilitado la posibilidad de contabilizar como MM un documento digitalizado inicialmente como de contabilización FI. Para ello, se deberá seleccionar el documento y pulsar el icono Crear d o c u m e n t o M M , tras lo cual se desplegará la siguiente ventana solicitando confirmación al usuario para realizar dicho cambio:

Si el usuario confirma la acción, pulsando o Enter, se accederá a la creación de facturas en el módulo de MM (Compras) de forma asistida, de forma análoga a la descrita en el punto 5.4 CONTABILIZACIÓN DE DOCUMENTOS MM .


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Nota importante: si bien el sistema lo permite, nunca se debe modificar la fecha de factura (campo fecha de documento del documento contable de SAP) ni el nº de factura (campo referencia en el documento contable de SAP) digitalizados por el OCR, ya que estos 2 campos constituyen la base para el linkado de las imágenes y la identificación de los documentos en los procesos internos del LRF. Al finalizar la contabilización de la factura en el módulo de MM, el LRF borrará de forma automática el documento preliminar FI asociado inicialmente a la factura.


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El documento pasa a ser de tipo MM, adquiriendo

Nuevo documento FI

el estatus A – A p r o b a d a y el estatus del

asociado al documento

documento asociado C - Contabilizado

de factura MM

Asimismo, en el nuevo documento contable se habrá insertado el link a la imagen original del documento digitalizado. Es de destacar que si, por cualquier motivo, el usuario abandona la transacción de creación de facturas en el módulo de MM, no llegando a grabar el documento, en el LRF no se realizará el cambio en los estatus del docume nto (continuará siendo de tipo “FI ”) ni se borrará el documento preliminar FI asociado.


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6.4 CAMBIO DE TIPO DE DOCUMENTO: DESDE MM A FI De forma análoga al caso anterior, en el LRF se ha habilitado la posibilidad de contabilizar como FI un documento digitalizado inicialmente como de contabilización MM. Crear Para ello, se deberá seleccionar el documento y pulsar el icono d o c u m e n t o FI, tras lo cual se desplegará la siguiente ventana solicitando confirmación al usuario para realizar dicho cambio:

Si el usuario confirma la acción, pulsando o Enter, el LRF generará un documento preliminar FI asociado, siguiendo los mismos criterios que si el documento hubiera sido digitalizado inicialmente como FI:


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Al refrescar, el informe mostrará el nuevo documento preliminar, tras lo que el departamento de Contabilidad procedería a su revisión y adaptación antes de su envío al workflow de aprobación.


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El documento pasa a ser de tipo FI, adquiriendo

Nuevo documento FI

el estatus N – No tratada y el estatus del

generado por el LRF de

documento asociado P - Preliminar

forma automática

Es de destacar que en el nuevo documento contable preliminar se habrá insertado el link a la imagen original del documento digitalizado.



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6.5 ANULACIÓN DE DOCUMENTOS DEFINITIVOS Si por cualquier razón, es necesario realizar la anulación de un documento contabilizado de forma definitiva, con independencia de si procede de una contabilización de tipo FI o de MM, se deberá seleccionar el documento y pulsar el icono

Anular (Ctrol+F4). Dicha anulación ha de ser individual, es decir, sólo es posible anular un documento en cada ejecución. Al seleccionar el documento a anular y pulsar el icono aparecerá la siguiente ventana, solicitando el motivo de anulación, la fecha de contabilización y el periodo del documento de anulación a contabilizar, al igual que sucede en el caso de una anulación utilizando la transacción estándar de SAP para la anulación de documentos contables:

A continuación se deberán confirmar los valores introducidos, pulsando o Enter, acción tras la cual la herramienta procederá a la anulación del documento contable seleccionado.


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Tras la anulación del documento, el LRF completará de forma automática los campos “ Anulado” (marcado con una “X”) y “ Anulado con” (donde se indica el nº de documento de anulación), de forma que sea sencillo identificar que dicho documento ha sido anulado con posterioridad:


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6.6 CREACIÓN MANUAL DE DOCUMENTOS FI Si por alguna razón el sistema no puede crear un documento preliminar asociado (estatus error

) para un documento digitalizado como FI, se ha habilitado el icono Crear documento FI mediante el cual será posible la creación de documentos preliminares de forma manual. Mediante este icono, la herramienta intenta, en primer lugar, generar el documento preliminar de forma automática y, si esto no fuera posible (por ejemplo, porque el acreedor haya sido bloqueado), accederá a la creación del documento en modo manual. En este sentido, la creación de documentos de forma manual debería ser muy excepcional.

Se debe recordar que la clase de documento a emplear en el LRF ha de ser siempre LR. Una vez ingresada la información, se deberá pulsar Grabar , tras lo cual el documento preliminar será asociado de forma automática al registro en el LRF y a su vez el link a la imagen original del documento digitalizado será insertado en el documento preliminar.


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Nota importante: si bien el sistema lo permite, nunca se debe modificar la fecha de factura (campo fecha de documento del documento contable de SAP) ni el nº de factura (campo referencia en el documento contable de SAP) digitalizados por el OCR, ya que estos 2 campos constituyen la base para el linkado de las imágenes y la identificación de los documentos en los procesos internos del LRF. Por tanto, en el caso de una contabilización manual, dichos campos deberán ser completados con la información exacta proporcionada por el OCR. Es de destacar que la creación de documentos preliminares sólo podrá utilizarse para registros del LRF que no tengan un documento contable ya asignado. En caso contrario aparecerá el siguiente mensaje de error, ya que se deberá trabajar sobre el documento ya asignado:


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Manual de Usuario LRF_v1 0

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