UNIVERSITAS INDONESIA
SURVEY PUSAT ARSIP PROGRAM VOKASI UNIVERSITAS INDONESIA
Oleh : Intan Mustika Wati 1406630340
MANAJEMEN INFORMASI DOKUMEN PROGRAM VOKASI UNIVERSITAS INDONESIA
2015
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena dengan rahmatNya, saya dapat menyelesaikan Makalah Survey Arsip Organisasi Pusat Arsip Program Vokasi Universitas Indonesia. Dan pada kesempatan kali ini, Penulis ingin berterima kasih kepada Ibu Tumini Sujoko selaku dosen mata kuliah Pengelolaan Arsip Aktif yang sudah membimbing saya.
Penulis sangat berharap laporan ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan serta pengetahuan kita mengenai Pusat Arsip. Oleh sebab itu, Penulis berharap adanya kritik, dan saran sangatlah membantu demi perbaikan di masa yang akan datang, mengingat tidak adanya yang sempurna tanpa saran yang membangun. Sekiranya laporan yang telah disusun dapat berguna untuk saya dan orang lain yang membaca. Sebelumnya saya mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang kurang berkenan. Demikianlah saya sampaikan laporan ini dengan sebenar-benarnya, terima kasih
Depok,Oktober 2015
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN 1.1 Tujuan Penulisan Makalah 1.2 Alasan Memilih Judul BAB II PRESPEKTIF TEORITIKDAN KAJIAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Arsip 2.2 Pengertian Pusat Arsip
BAB III HASIL OBSERBVASI 3.1 Pusat Arsip Vokasi Universitas Indonesia 3.2 Hasil Observasi 3.2.1 Penyimpanan Arsip 3.2.2 Penciptaan dan Penyusutan Arsip 3.3 Struktur Organisasi Vokasi Universitas Indonesia
LAMPIRAN BAB IV KESIMPULAN DAFTAR PUSTAKA
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Tujuan Penulisan Makalah Tujuan penulisan makalah yang berjudul Survey Pusat Arsip Program Vokasi Universitas Indonesia ini adalah untuk memenuhi tugas Pengelolaan Arsip Aktif mengenai Survey Arsip di Pusat Arsip sebuah Organisasi. Penulis juga ingin lebih mengetahui tentang tugas dan tanggung jawab seorang Petugas Unit Kearsipan atau Arsiparis dan dapat berbagi wawasan tentang apa yang penulis dapat dari hasil observasi ini.
1.2 Alasan Memilih Judul Alasan penulis memilih judul ini adalah karena penulis disini akan membahas tentang bagian Keasripan dalam suatu Organisasi dan berharap makalah ini menambah wawasan dan pengetahuan tentang apa itu Unit Kearsipan, apa kegiatannya, apa saja hal yang dilakukan oleh seorang Arsiparis.
BAB II PERSPEKTIF TEORITIK DAN KAJIAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Menutut UU No.43 tahun 2009 Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Keberadaan arsip sangat berperan sebagai bukti yang akurat dari suatu kegiatan. Pada dasarnya keberadaan arsip tersebut sangat bergantung pada tempat penyimpanan arsip. Sebuah ketersediaan informasi yang terdapat pada arsip tidak akan berjalan dengan baik tanpa tersedianya tempat penyimpanan arsip dengan tata ruang dan fasilitas fisik yang mendukung. Sehingga penyelenggaraan kearsipan dinamis dapat terlaksana dengan sebaik-baiknya.
2.2 Pengertian Pusat Arsip
Keberadaan arsip sangat berperan sebagai bukti yang akurat dari suatu kegiatan. Pada dasarnya keberadaan arsip tersebut sangat bergantung pada tempat penyimpanan arsip. Sebuah ketersediaan informasi yang terdapat pada arsip tidak akan berjalan dengan baik tanpa tersedianya tempat penyimpanan arsip dengan tata ruang dan fasilitas fisik yang mendukung.
Pusat Arsip adalah sebuah bangunan atau bagian dari sebuah bangunan yang dirancang atau disesuaikan untuk pemeliharaan arsip dengan biaya yang murah, penyimpanan arsip yang baik dan pengelolaan arsip inaktif untuk menunda kegiatan pemusnahan dan nasib akhir arsip. (Roper, 1999) Fungsi pusat arsip adalah untuk mengelola arsip inaktif dan menyediakan arsip dengan cepat dan tepat ketika arsip tersebut dibutuhkan untuk digunakan sampai dengan waktu pemusnahan arsip. (Roper, 1999) Tipe pusat arsip dibedakan menjadi tiga, yaitu Pusat Arsip Minimal, Pusat Arsip dengan pengendalian inventaris standar, dan Pusat Arsip layanan referensi penuh. Perbedaan ketiga tipe pusat arsip ini lebih menekankan pada tingkatan kondisi penyimpanan dan layanan arsip dari yang paling sederhana hingga tingkatan yang lebih lengkap dan modern dengan memperlihatkan adanya sistem dan fasilitas penyimpanan dan layanan yang didukung penggunaan teknologi informasi. Jenis Pusat arsip yang dikelola sendiri adalah apabila suatu instansi atau perusahaan membuat pusat arsip baik memanfaatkan tempat (ruangan) yang tersedia di lingkungan kantor maupun membangun secara terpisah di luar kantor untuk menyimpan arsip inaktifnya. Sedangkan pusat arsip yang dikelola jasa komersial adalah apabila suatu instansi atau perusahaan menyimpan arsip inaktifnya di suatu perusahaan yang memiliki gedung dan/atau fasilitas penyimpanan, pengamanan dan layanan arsip inaktif. Perusahaan terakhir disebut adalah menyelenggarakan Pusat Arsip Komersial.
BAB III HASIL OBSERVASI 3.1 Pusat Arsip Vokasi
Arsip yang dihasilkan harus dipindahkan dari Unit Kerja ke tempat penyimpanan arsip secara keseluruhan dimana mereka dapat disimpan dengan aman, serta dapat digunakan sebagai sumber informasi dan kemudian dimusnahkan secara sistematis. Tempat ini disebut dengan Pusat Arsip atau Records Centre. Vokasi Universitas Indonesia telah memiliki Pusat Arsip sendiri, jumlah arsip yang terdapat di Pusat Arsip Vokasi cukup banyak. Hanya saja dalam hal tata ruang dan fasilitas fisik sangat kurang untuk menunjang penyelenggaraan kearsipan yang baik dan juga keberadaan Pusat Arsip Vokasi sejauh ini belum mendapat perhatian serius dari beberapa petinggi Vokasi. 3.2 Hasil Observasi
Pusat Arsip Vokasi memakai pedoman yang berasal dari Universitas Indonesia dan telah disetujui oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Anggaran Pusat Arsip Vokasi UI juga adalah anggaran yang disediakan untuk Lab Managemen Informasi Dokumen (MID), karena Unit Kearsipan ini juga digunakan sebagai Lab Praktikum untuk mahasiswa MID. Untuk SDM nya sendiri hanya ada 1 orang yang bertugas ganda yaitu di Unit Kearsipan dan di Ruang Baca. Pembinaannya sendiri sampai saat ini belum ada.
3.2.1 Penyimpanan Arsip Untuk saat ini arsip aktif masih dipegang di unit-unit kerja dan hanya arsip inaktif yang disimpan di Pusat Arsip. Sedangkan untuk penyimpanan arsip permanen saat ini belum ada. Jenis Media Arsip yang ada di Unit Kearsipan Vokasi adalah berupa Kertas, Foto, CD, dan Disket.
3.2.2 Penciptaan dan Penyusutan Arsip yang ada di Vokasi berasal dari unit-unit kerja yang ada di Vokasi, unit-unit kerja tersebut mengatur sendiri arsipnya lalu setelah arsip itu inaktif baru dikirim ke Pusat Arsip. Untuk penyusutan arsip disini, arsip yang akan dimusnahkan dikirim ke kantor arsip UI. Baru-baru ini Unit Kearsipan baru mengirim arsip ke kantor arsip Ui yang akan dimusnahkan sebanyak 16 kardus hasil olahan selama 1 tahun.
3.3 Struktur Organisasi
BAB IV KESIMPULAN
Dari hasil observasi yang telah dilakukan serta informasi yang diberikan oleh ibu Lilis Handayani selaku Arsiparis Pusat Arsip Vokasi UI, saya dapat menyimpulkan bahwa Pusat Arsip adalah tempat penyimpanan arsip secara keseluruhan dimana mereka dapat disimpan dengan aman, serta dapat digunakan sebagai sumber informasi dan kemudian dimusnahkan secara sistematis. Keberadaan ruang arsip ini adalah untuk menyimpan dan melindungi arsip. Arsip merupakan informasi yang sangat penting untuk menjadi bukti yang akurat dan autentik. Bangunan maupun ruangan untuk tempat penyimpanan arsip semestinya tidak sesederhana yang dibayangkan oleh banyak orang. Oleh karena itu, fasilitas di ruang arsip dan SDM perlu diperhatikan. Tata ruang, fasilitas dan SDM pada Unit Kearsipan Vokasi masih sangat minim. Masih banyak kekurang dan hal-hal yang harus segera dibenahi. Salah satunya adalah tata ruang Unit Kearsipan Vokasi yang berupa ruang kerja, ruang penyimpanan, ruang pengolahan, maupun ruang pengadaan terletak dalam satu ruangan. Arsiparis yang hanya satu orang mempersulit melaksanakan tugas dengan baik dan cepat, sehingga banyak arsip yang tercecer dan tidak terusrus.
LAMPIRAN
DAFTAR PUSTAKA
http://www.duniaarsip.com/penggolongan-arsip-berdasarkan-fungsinya.html/ http://www.duniaarsip.com/pengertian-arsip-dan-kearsipan-menurut-uu-nomor-43-tahun2009.html/
