1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada era globalisasi informasi menjadi tolok ukur kemajuan suatu bangsa. Bangsa yang menguasai informasi akan memainkan peran dalam kompetisi antar bangsa. Ketersediaan informasi secara cepat, tepat dan berkualitas merupakan tuntutan yang tak terhindarkan, baik di bidang bisnis maupun publik. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan alat yang amat penting dalam manajemen kearsipan, karena dapat memberi sumbangan nyata pada upaya peningkatan efisiensi operasional instansi dan member proteksi terhadap arsip yang karena memuat informasi bernilai guna tinggi agar dapat dilestarikan.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa pengertian dari jadwal retensi arsip? 2. Apa saja keuntungan dan tujuan jadwal retensi arsip? 3. Apa saja jenis-jenis dari jadwal retensi arsip? 4. Bagaimana penyusunan jadwal retensi arsip? 5. Bagaimana bentuk jadwal retensi arsip?
2
BAB II PEMBAHASAN 2.1
Pengertian Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip berasal dari kata “retention “retention”” yang berarti menyimpan. Retensi arsip berarti jangka waktu penyimpanan arsip yang terkait erat dengan nilai gunanya. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang memuat
sekurang-kurangnya
jenis
arsip
beserta
jangka
waktu
penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaan dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip. Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan alat yang amat penting dalam manajemen kearsipan, karena dapat memberi sumbangan nyata pada upaya peningkatan efisiensi operasional instansi dan member proteksi terhadap arsip yang karena memuat informasi bernilai guna tinggi agar dapat dilestarikan. Pengertian tentang Jadwal Retensi Arsip dapat dilihat dari tiga sudut pandang yaitu pertama menurut para pakar ilmu kearsipan, kedua, menurut lembaga profesi, dan ketiga menurut peraturan perundangundangan kearsipan. 1.
Pendapat Para Pakar Kearsipan
Betty R. Rick (1992) mendifinisikan JRA sebagai program retensi arsip yaitu suatu jadwal dan prosedur yang konsisten untuk mengelola arsip organisasi yang berupa memindahkan arsip ke tempat penyimpanan arsip inaktif dan memusnahkan arsip yang sudah tidak bernilai guna. Pengertian selanjutnya dari IRA A. Penn (1989) yang mendifinisikan bahwa JRA adalah suatu daftar arsip aktif yang berisi penetapan kapan suatu arsip akan dimusnahkan. Konsep IRA A.Penn ini mengandung tiga tujuan yaitu memberikan arahan penyusutan arsip yang retensinya telah habis, penyimpanan arsip untuk sementara waktu, dan penyimpanan arsip yang bersifat permanen. Kemudian Jay Kennedy (1998) memberikan pengertian bahwa JRA adalah suatu daftar series arsip organisasi yang berisi arahan berapa lama arsip disimpan (termasuk disimpan dalam
3
jangka waktu tak terbatas) juga mengandung instruksi kapan arsip dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip inaktif. Dari pengertian para pakar dimaksud dapat disimpulkan bahwa yang di maksud dengan JRA adalah suatu daftar yang berisi jangka simpan arsip dan nasib akhir apakah suatu arsip tersebut musnah atau permanen yang berguna sebagai arahan dalam program penyusutan arsip. 2.
Menurut Lembaga Profesi
Menurut Association of Records Management and Administration (1986) jadwal retensi adalah salah satu dari program manajemen arsip yang memberikan keterangan lamanya arsip disimpan dan prosedur khusus untuk penyusutan arsip. Sedangkan International Council on Archives (1988) jadwal retensi arsip adalah dokumen yang menggambarkan arsip dari badan, lembaga, atau unit administrasi yang menetapkan arsip yang disimpan karena mempunyai nilai guna permanen dan sebagai dasar pengesahan penyimpanan permanen, serta pemusnahan arsip yang tidak berguna setelah jarak waktu simpan yang ditentukan terlewati. Berdasarkan dua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa Jadwal Retensi Arsip adalah komponen dari program manajemen arsip yang berisi jangka simpan arsip, yang menggambarkan arsip dari suatu badan penciptanya sebagai dasar hukum penyimpanan arsip bernilai permanen maupun pemusnahan arsip yang yang sudah tidak bernilai guna. 3.
Berdasarkan Peraturan Perundangan
Menurut Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, yang dimaksud Jadwal Retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan. Selanjutnya dalam Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 dinyatakan bahwa yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurangkurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan
4
sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Definisi JRA menurut Undang-Undang Kearsipan ini juga tercantum dalam dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2002 pasal 1. Berdasarkan definisi tersebut dapat disimpilkan bahwa jadwal retensi arsip merupakan pedoman penyusutan yang berupa daftar dan berisi sekurang-kurangnya jenis arsip,retensi, dan nasib akhir. Istilah sekurang-kurangnya mengandung maksud bahwa selain jenis, retensi dan nasib akhir arsip,masih dimungkinkan untuk ditambah hal lain seperti kode klasifikasi. Dari berbagai pendapat baik dari para pakar ilmu kearsipan, lembaga profesi kearsipan, dan menurut peraturan perundang-undanagan dapat ditarik kesimpulan bahwa Jadwal Retensi Arsip merupakan komponen dari manajemen kearsipan yang menggambarkan jenis-jenis arsip dari lembaga pencipta arsip (creating (creating agency) agency) dalam bentuk daftar yang berisi jangka simpan arsip yang terdiri dari jangka simpan aktif dan jangka simpan inaktif, serta nasib akhir arsip yang meliputi musnah, dinilai kembali, atau permanen yang digunakan sebagai pedoman atau dasar hukum dalam melaksanakan penyusutan arsip. 2.2
Keuntungan dan Tujuan Jadwal Retensi Arsip
Atas dasar kepentingan manajemen kearsipan yang lebih baik, setiap organisasi harus menyusun jadwal retensi arsip. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia, apabila setiap organisasi pencipta arsip memiliki retensi, maka keuntungan-keuntungan berikut dapat diperoleh: 1. Arsip-arsip aktif yang secara langsung masih dipergunakan tidak akan tersimpan menjadi satu dengan arsip-arsip inaktif. 2. Memudahkan pengelolaan dan pengawasan baik arsip aktif maupun inaktif. 3. Memudahkan penemuan kembali arsip dan dengan demikian akan meningkatkan efisiensi kerja. 4. Memudahkan pemindahan arsip-arsip yang bernilai permanen/abadi ke Arsip Nasional.
5
5. Menyelamatkan arsip-arsip yang bersifat permanen sebagai bahan bukti pertanggungjawaban pertanggungjawaban di bidang pemerintahan. Penyusunan JRA mempunyai dua tujuan yaitu pertama, dalam rangka untuk memenuhi kebutuhan organisasi, dan yang kedua adalah untuk memenuhi persyaratan hukum. 1. Memenuhi kebutuhan organisasi
Setiap organisasi menginginkan efisiensi, efektifitas, kelancaran, kemudahan dalam pelaksanaan kegiatan, dan keamanan atas aset – aset – aset aset yang dimiliki serta terlindungi dari persoalan-persoalan hukum yang suatu saat akan menimpanya. Dengan memiliki JRA maka apa yang diinginkan organisasi akan terwujud karena dengan memiliki JRA organisasi akan: a) Terhindar dari pemborosan Dalam JRA terdapat data yang jelas kapan arsip harus dipindahkan, dimusnahkan, atau diserahkan. Dengan demikian tidak akan terjadi penumpukan arsip di suatu tempat. Secara otomatis arsip akan dipindahkan ke tempat lain apabila sudah tiba waktunya untuk dipindahkan, arsip akan dimusnahkan apabila sudah memasuki waktu musnah, dan akan diserahkan apabila sudah waktunya untuk diserahkan. Dengan demikian organisasi tidak akan membeli sarana/peralatan atau menyediakan ruang simpan yang berlebihan. Sarana/peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip aktif ketika arsip tersebut sudah memasuki masa inaktif maka akan pindah ke sarana/peralatan dan ruang arsip arsi p inaktif. Dan selanjutnya tempat yang ditinggalkan tadi akan ditempati oleh arsip-arsip aktif yang baru.tahap berikutnya arsip inaktif akan pindah ke ruang pemusnahan atau ke ruang statis. Sarana/peralatan dan tempat penyimpanan arsip inaktif yang telah ditinggal oleh penghuninya tadi, selanjutnya akan ditempati oleh arsip inaktif yang baru, dan begitu seterusnya. b) Terwujudnya konsistensi dalam program penyusutan
6
Jadwal retensi arsip disusun sebagai pedoman penyusutan. Kapan arsip harus dipindahkan, dimusnahkan, dan diserahkan. Dengan adanya kepastian waktu tentang pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan tersebut maka program penyusutan dapat dilakukan secara konsisten dan akan terhindar dari kecerobohan atau penyusutan yang bermotivasi pribadi. c) Terjaminya keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional Dalam JRA terdapat data yang jelas mengenai arsip apa saja yang termasuk klasifikasi sebagai arsip statis/permanen yang berfungsi sebagai
bahan
pertanggungjawaban
nasional
dan
bukti
kehidupan/perjalanan organisasi. Bagaimana organisasi dibentuk dan dijalankan, apa saja prestasi yang telah diraih, hambatan dan kegagalan apa yang pernah dihadap, dan bagaimana cara mengatasinya, peristiwa-peristiwa penting apa yang pernah terjadi, dan lain sebagainya. Dengan demikian apabila organisasi tidak memilki JRA, maka tidak ada jaminan bukti-bukti tersebut dapat terselamatkan sehingga keberadaanya dianggap tidak pernah ada. 2. Memenuhi Persyaratan Hukum
Memiliki JRA bagi Pemerintah Daerah Propinsi/Kabupaten/Kota adalah sebuah kewajiban. Bagi pemerintah daerah yang tidak menyusun/memiliki
JRA
bukan
hanya
akan
mendapat
sanksi
administrasi akan tetapi ada yang lebih besar dari itu yaitu adanya kecenderungan instansi tidak akan dapat mengelola arsipnya dengan baik dan benar, akibatnya tidak dapat memberikan layanan prima kepada masyarakat yang membutuhkan informasi (arsip). Sedangkan Pemerintah Daerah sebagai Badan Publik berkewajiban memberikan layanan informasi sebagaimana di amanatkan dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Ket erbukaan Informasi Publik pasal 52 yang menyatakan; “Badan publik yang dengan sengaja tidak menyediakan, tidak memberikan, dan /atau tidak menerbitkan informasi publik berupa informasi publik berkala, informasi publik wajib yang wajib diumumkan secara serta merta, informasi publik
7
yang wajib tersedia setiap saat dan atau informasi publik yang harus diberikan atas dasar permintaan sesuai dengan undang-undang ini, dan mengakibatkan kerugian bagi orang lain dikenakan pidana kurungan paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak 5 juta”. Berdasarkan hal tersebut maka dapat dikatakan bahwa memiliki JRA adalah merupakan persyaratan hukum bagi setiap Pemerintahan Daerah Propinsi/Kabupaten/Kota. Hal ini memamg sudah selayaknya karena penyusutan khususnya pemusnahan arsip dapat mengandung akibat hukum tertentu. 2.3
Jenis-Jenis Jadwal Retensi Arsip
Ada beberapa jenis Jadwal Retensi Arsip, antara lain: a) JRA Substantif Yang dimaksud dengan JRA Substantif adalah Jadwal Retensi Arsip yang isinya memuat tentang kegiatan/tupoksi organisasi atau yang isinya memuat masalah-masalah teknis organisasi. Misalnya arsiparsip
yang
berkaitan
dengan
pembinaan,
pengkajian
dan
pengembangan, informasi kearsipan dan lain-lain. b) JRA Fasilitatif Yang dimaksud dengan JRA Fasilitatif adalah Jadwal Retensi Arsip yang isinya memuat atau mengatur fasilitas organisasi atau yang bersifat sebagai penunjang kegiatan organisasi. c) JRA Substantif dan Fasilitatif Yang dimaksud dengan JRA Substantif dan Fasilitatif adalah kombinasi retensi arsip substantif dan fasilitatif. d) JRA Kepegawaian dan Pejabat Negara Yang dimaksud dengan JRA Kepegawaian dan Pejabat Negara adalah jadwal retensi tentang arsip-arsip kepegawaian atau Pejabat Negara (bisa juga dikatakan sebagai JRA Substanstif). e) JRA Keuangan
8
Yang dimaksud dengan JRA Keuangan adalah jadwal retensi arsip/dokumen yang berkaitan dengan keuangan organisasi (bisa juga dikatakan sebagai JRA Fasilitatif).
2.4
Penyusunan Jadwal Retensi Arsip
Tahap pertama untuk menyusun jadwal retensi arsip adalah menentukan jangka waktu penyimpanan arsip. Menentukan jangka waktu penyimpanan arsip diselenggarakan dengan kegiatan-kegiatan: a. Inventarisasi arsip; b. Menilai kegunaan arsip; (Penetuan (Penetuan jangka simpan) simpan ) c. Penyusunan Draf Jadwal Retensi 2.4.1
Inventarisasi Inventarisasi Arsip
Maksud daripada inventarisasi arsip adalah mendaftar secara lengkap informasi arsip/isi berkas-berkas arsip beserta keterangan-keterangan lainnya untuk memudahkan menilai kegunaannya dengan tepat atas fungsi dan kegiatan lainnya. Inventarisasi arsip berguna untuk: a. Mengetahui semua jenis, sifat arsip, masalahnya letak lokasinya daripada arsip-arsip bersangkutan; b. Mengetahui arsip-arsip yang sama (duplikat); c. Dengan adanya inventarisasi arsip akan dapat diketahui bahwa dalam satu berkas berisikan bahan-bahan yang sebenarny dapat dipisahkan langsun, tetapi mungkin pula bahan yang secara lepas tidak bernilai terpaksa harus tetap disimpan pada berkasnya sebagai kelengkapan data sejarah. Inventarisasi arsip dapat disusun secara sistimatis dalam bentuk lembaran ataupun kartu-kartu. Sistimatika penyusutannya dapat secara indeks relatif menurut kelompok berdasarkan pola klasifikasi: dengan dilengakapi pula keterangan-keterangan tentang jenis-jenis/sifat arsipnya, sera satuan kerja yang memilikinya. Akan lebih dipermudah lagi apabila sudah tersedia Pola Klasifikasi Arsip.
9
Contoh Formulir Inventarisasi Arsip:
Sebagai suatu pedoman, jadwal retensi arsip harus disusun berdasarkan pada data yang akurat. Akurasi data diperlukan karena karena 3 alasan : 1. Jadwal retensi harus mengcover seluruh serie berkas yang tercipta dalam suatu organisasi 2. Jadwal retensi harus mampu memberikan kepastian jangka simpan sehingga efisiensi dan efektifitas dapat diwujudkan 3. Jadwal retensi menentukan nasib akhir suatu berkas, baik musnah atau permanen. Oleh karena itu diperlukan tindakan pendataan secara cermat, integral, dan komprehensif. Dalam hal ini pendataan tidak saja bertumpu pada khasanah arsip tetapi juga aspek lain yang berkaitan. Aspek-aspek tersebut meliputi : 1. Fungsi dan Tugas Organisasi
10
Bagaimanapun fungsi dan tugas suatu organisasi atau suatu unit akan mempengaruhi arsip yang tercipta. Sebagai by product , arsip yang tercipta dalam suatu organisasi akan mencerminkan fungsi dan tugas dari organisasi tersebut. Fungsi dan tugas organisasi membantu proses penentuan serie berkas arsip keuangan. 2. Serie Berkas Dalam hal ini, perlu diketahui informasi yang terekam dalam suatu khasanah arsip. Bukan berarti harus didata per item tetapi dalam suatu serie berkas, yaitu kelompok atau unit arsip yang diatur berdasarkan sistem pemberkasan yang sama sebagai suatu kesatuan kesa tuan informasi 3. Jenis dan Bentuk Fisik Ragam dari bentuk media rekam arsip akan membantu dalam menentukan jangka simpan arsip maupun pemeliharaan. 4. Kegunaan Serie Berkas Dalam pengertian ini hal yang terkait dengan jangka simpan adalah kegunaan arsip dalam pelaksanaan manajemen organisasi. Adapun kegunaan di luar kepentingan organisasi pencipta terkait dengan penentuan
musnah
atau
simpan
permanen
dari
arsip
yang
bersangkutan. 5. Volume Pendataan terhadap volume arsip diperlukan untuk mengetahui tingkat akumulasi terciptanya suatu arsip. Hal ini akan mempengaruhi penetapan jangka simpan. 6. Peraturan Perundang-undangan Perlu didata peraturan perundangan terkait dengan kegunaan suatu serie berkas. Selain untuk mengetahui ragam berkas yang tercipta juga akan membantu dalam menentukan jangka simpan dan penentuan musnah atau permanen. 7. Kurun waktu Kurun waktu merupakan data pendukung yang mempengaruhi musnah atau permanennya suatu serie berkas. Hal ini karena dalam kurun waktu tertentu banyak latarbelakang yang terjadi dibalik terciptanya
11
syatu arsip. Dalam hal ini kecenderungannya tidak secara langsung terkait dengan kegunaan arsip sebagai berkas kerja tetapi lebih pada pertimbangan di luar organisasi pencipta. Selain hal-hal tersebut, data pendukung lain yang diperlukan adalah sistem pemberkasan, kondisi fisik, maupun latarbelakang dari terciptanya arsip. Walaupun tidak banyak berpengaruh tetapi merupakan data yang cukup membantu baik dalam penyusunan sistematika, jangka simpan, maupun penentuan musnah atau permanen. 2.4.2
Penentuan Jangka Simpan
Penentuan jangka simpan merupakan salah satu hal yang cukup krusial. Hal ini karena akan menentukan efektifitas dan efisiensi dalam penyimpanan
arsip
sebagai
berkas
kerja.
Beberapa
hal
yang
mempengaruhi dalam menentukan jangka simpan arsip antara lain kegunaan berkas, akumulasi arsip yang tercipta, volume arsip, dan jenis fisik arsip. 1. Kegunaan Berkas Kegunaan berkas yang dimaksudkan adalah kegunaan bagi kepentingan pelaksanaan manajemen bagi organisasi penciptanya. Dalam artian ini berkas diperlukan untuk memperlancar berbagai jenis kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Oleh karena itu „hanya‟ organisasi yang bersangkutan yang mengetahui seberapa lama suatu berkas diperlukan dalam pelaksanaan tugas operasionalnya. Memang dalam beberapa teori disebutkan apabila dalam satu tahun digunakan kurang dari 6 kali berarti berkas tersebut sudah menurun frekuensi penggunaannya sebagai berkas kerja. Oleh karena itu tinjauan dari nilai guna primer dalam hal ini cukup relevan untuk diterapkan. 2. Tingkat Akumulasi Dalam hal ini yang dimaksud adalah tingkat terciptanya suatu berkas dalam kurun waktu tertentu. Tingkat akumulasi mempengaruhi
12
penentuan jangka ja ngka simpan arsip. Ada kecenderungan, suatu arsip yang memiliki tingkat akumulasi yang tinggi memiliki jangka simpan yang pendek. Sebagian besar serie berkas keuangan memiliki tingkat akumulasi yang cukup tinggi. 3. Jenis Fisik Arsip tercipta dengan bermacam-macam media yang digunakan, baik tekstual, foto, kaset, disket, pita suara film dan sebagainya. Masing-masing media memiliki daya tahan yang berbeda antara satu dengan yang lain. Walaupun arsip keuangan sebagian besar tercipta dalam media kertas tetapi data tentang hal ini tetap diperlukan. 4. Faktor Penunjang Lain Faktor penunjang yang paling berpengaruh terhadap penentuan jangka simpan s impan arsip adalah peraturan perundang-undangan, baik yang menyangkut pengelolaan arsip maupun kegunaan administratif dari arsip keuangan. Hal ini harus dipertimbangkan agar jadwal retensi yang disusun benar-benar tidak bertentangan dengan aspek lain. Sebagai contoh, dalam Undang-undang Nomor : 8 Tahun 1997, pasal 11 ayat (1) diisyaratkan bahwa neraca tahunan, perhitungan rugi laba tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, bukti pembukuan yang menyangkut kekayaan, utang dan modal, cek, bilyet giro, surat perintah membayar, wesel, nota debet, dan nota kredit wajib disimpan selama 10 tahun. 2.4.3
Penyusunan Draf Jadwal Retensi
Penyusunan jadwal retensi tidak mungkin dilakukan seorang diri tetapi harus dibentuk sebuah tim. Tim penyusun harus melibatkan unit pencipta arsip, arsiparis, staf yang menguasai dibidangnya, serta unsur manajemen. Apabila tim telah selesai menyusun konsep atau rancangan jadwal retensi selanjutnya disahkan oleh pejabat yang memiliki otoritas sesuai ketentuan yang berlaku.
13
Penyusunan draf konsep jadwal retensi merupakan langkah untuk menuangkan data yang telah terumuskan dalam bentuk daftar yang disusun secara logis dan sistematis. Sebagai suatu pedoman dalam menentukan jangka simpan dan nasib akhir suatu serie berkas sekurang-kurangnya harus memiliki unsur nomor urut, jenis/serie berkas, umur simpan yang meliputi masa aktif dan inaktif, dan nasib akhir, baik musnah maupun permanen. Jenis serie berkas didasarkan pada data yang diperoleh dalam identifikasi. Selanjutnya dituangkan dalam kolom yang sesuai dengan susunan redaksi dan pilihan kata yang mampu mengcover sejumlah berkas dalam bentuk serie. Selain itu penggunaan istilah teknis harus dihindarkan dari istilah yang cepat usang. Pada kolom retensi dicantumkan masa simpan, baik masa aktif maupun inaktif. Dalam hal ini dapat berupa ketentuan yang bersifat kuantitatif atau kualitatif. Sebagai contoh : · ·
SPJ ………….. (masa aktif 2 tahun, inaktif 1 tahun) Pedoman Penyusunan Anggaran ……… (masa aktif selama masih
digunakan, dan masa inaktif 3 tahun) Demikian halnya untuk menentukan nasib akhir, diupayakan pencantuman secara eksak, tetapi dimungkinkan bersifat relative. Sebagai contoh : ·
Laporan tahunan…………….(permanen tahunan…………….(permanen))
·
Kontrak kerja ………………..(ditinjau kembali) Sebagai sebuah pedoman, tentu jadwal retensi tidak bersifat
permanen. Dalam kurun waktu tertentu, seiring dengan perkembanngan organisasi dan tuntutan jaman, jadwal retensi dapat direvisi. Walaupun demikian rentang kegunaan jadwal retensi diharapkan tidak terlalu pendek.
2.5
Bentuk Jadwal Retensi Arsip
Bentuk Jadwal Retensi pada dasarnya tidak banyak berbeda dengan bentuk klasifikasi arsip, yakni bentuk tabel. Di dalam tabel ditentukan terlebih dahulu pembidangan kelompok masalah pokok ( main subject ) kemudian diperinci kepada masalah-masalah yang lebih kecil. Setiap
14
kelompok arsip/berkas ditentukan terlebih dahulu keseluruhan. Jangka waktunya (umumnya), kemudian diperinci baik untuk arsip aktif maupun untuk arsip inaktif. Di samping ditentukan jangka waktu penyimpanannya, juga perlu ditetapkan pula apakah suatu arsip (kelompok arsip dimusnahkan/karena bernilai sementara) atau dipindahkan ke Arsip Nasional R.I., (karena bernilai permanen). Dengan demikian yang tercantum pada tabel meliputi: 1. Nomor urut adalah urutan jenis-jenis arsip/dokumen yang akan
ditentukan jangka waktu simpannya sesuai dengan tugas dan fungsi unit-unit organisasi di lingkungan (jika diperlukan). 2. Jenis arsip/dokumen adalah spesifikasi pengelompokan arsip yang
didasarkan unit-unit informasi yang mencerminkan fungsi unit kerja. 3. Jangka waktu simpan arsip adalah periode waktu penyimpanan
arsip/dokumen yang dipersyaratkan. Jangka waktu simpan terdiri dari jangka waktu simpan aktif dan inaktif. a) Jangka waktu simpan aktif adalah jangka waktu penyimpanan arsip/dokumen yang masih dipergunakan sehari-hari sebagai berkas kerja dalam penyelenggaraan administrasi dan disimpan di unit pengolah. b) Jangka waktu simpan inaktif adalah jangka waktu penyimpanan arsip/dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, akan tetapi sewaktu-waktu masih diperlukan dan disimpan di unit kearsipan. 4. Keterangan
Menunjukkan apakah arsip/dokumen dimusnahkan, permanen, atau dinilai kembali. a) Musnah adalah arsip/dokumen yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi dan dapat dimusnahkan.
15
b) Permanen (Arsip Statis) adalah arsip yang disimpan terus menerus di Arsip Nasional Republik Indonesia dan atau Lembaga Kearsipan Daerah sebagai pertanggung-jawaban nasional. c) Dinilai
Kembali
adalah
arsip
yang
nilai
gunanya
perlu
dipertimbangkan kembali setelah habis jangka waktunya. d) Keterangan vital menyatakan bahwa arsip memiliki nilai sangat penting bagi kelangsungan hidup hidup organisasi. Apabila rencana jadwal retensi arsip telah disusun dan telah diperiksa kemudian diserahkan kepada Arsip Nasional RI., untuk ditelaah. Dari Jadwal Retensi itu pula dapat diketahui berakhirnya masa simpan arsip secara keseluruhan, dan dinilai dari masing-masing kelompok arsip. Dari hasil penyeleksian akan menghasilkan arsip-arsip yang akan dipindahkan (sementara).
(permanen)
dan
arsip-arsip
yang
akan
dimusnahkan
16
Bentuk Jadwal Retensi Arsip berupa tabel dengan klasifikasi arsip. Jadwal retensi dapat berubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Adapun contoh tabel jadwal retensi arsip menurut ALFRED sebagai berikut: Umur Arsip
Golongan
Abadi /
Arsip
Arsip
Aktif
In Aktif
Dimusnahkan
Akta Pendirian
-
-
Abadi
Akta Tanah
-
-
Abadi
Laporan Keungan
5 tahun
25 tahun
Dimusnahkan
Cek Bekas
5 tahun
25 tahun
Dimusnahkan
Neraca
2 tahun
10 tahun
Dimusnahkan
Laporan Tahunan
2 tahun
10 tahun
Dimusnahkan
TIDAK
Undangan
1 bulan
-
Dimusnahkan
BERGUNA
Pengumuman
1 bulan
-
Dimusnahkan
VITAL
PENTING
BERGUNA
Contoh Formulir Jadwal Retensi Arsip:
Masalah
Sub
Sub-sub
Pokok
Masalah
Masalah
Jangka Waktu Penyimpanan Aktif
Inaktif
Nilai Sementara Permanen
17
BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan
Jadwal Retensi Arsip merupakan komponen dari manajemen kearsipan yang menggambarkan jenis-jenis arsip dari lembaga pencipta arsip (creating agency) dalam bentuk daftar yang berisi jangka simpan arsip yang terdiri dari jangka simpan aktif dan jangka simpan inaktif, serta nasib akhir arsip yang meliputi musnah, dinilai kembali, atau permanen yang digunakan sebagai pedoman atau dasar hukum dalam melaksanakan penyusutan penyusutan arsip. Tujuan jadwal retensi arsip adalah memenuhi kebutuhan organisasi dan memenuhi persyaratan hukum. Ada 5 jenis jadwal retensi arsip, diantaranya JRA Substantif, JRA Fasilitatif, JRA Substantif dan Fasilitatif, JRA Kepegawaian dan Pejabat Negara, dan JRA Keuangan. Penyusunan draf konsep jadwal retensi merupakan langkah untuk menuangkan data yang telah terumuskan dalam bentuk daftar yang disusun secara logis dan sistematis. Ada 2 macam bentuk jadwal retensi arsip, antara lain nomor surat, jenis arsip/dokumen,jangka waktu simpan arsip , keterangan.
3.2 Saran
Pengelolaan arsip sebaiknya diserahkan kepada orang/SDM yang memiliki keterampilan dalam mengelola arsip, agar dapat dengan mudah memahami dan menerapkan Jadwal Retensi Arsip dengan baik.
18
DAFTAR PUSTAKA
Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen 2006. Manajemen Kearsipan. Kearsipan. Malang: Penerbit Dioma
Barthos, Basir. 2005. Manajemen 2005. Manajemen Kearsipan. Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara
Wursanto, Ignasius. 2006. Kompetensi 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional . Yogyakarta: CV. Andi Offset (Penerbit Andi)
http://bapersip.jatimprov.go.id (Diakses pada tanggal 23 Januari 2014, 18:00)
http://dian4nggraeni.wordpress.com/2012/11/03/535/ (Diakses pada tanggal 25 Januari 2014, 09.30)
http://asmianastasia.blogspot.com/2011/05/identifikasi-dan-penyusunan jadwal.html (Diakses pada tanggal 26 Januari 2014, 12:00)
