MAKALAH INTERNAL AUDITING
SURVEY PENDAHULUAN (PRELIMINARY SURVEY)
OLEH : KEVIANTO JESSICA ALAMANDA
KWIK KIAN GIE SCHOOL OF BUSINESS 2014
PENDAHULUAN Kompleksitas operasi dalam perusahaan menuntut auditor untuk mengetahui kerumitan operasi yang diaudit baik pada saat audit mulai dilakukan maupun pada saat audit sudah selesai. Untuk memperoleh pemahaman, informasi, dan perspektif yang dibutuhkan untuk mendukung kesuksesan audit maka para auditor perlu untuk melakukan survey pendahuluan. Survey pendahuluan yang baik akan menghasilkan program audit yang tepat yang akan menunjang keberhasilan audit. Jika survey pendahuluan direncanakan dan dilaksanakan dengan baik, maka survey tersebut akan menjadi lebih dari sekedar cara untuk pemahaman yang efektif melainkan menjadi penentu keberhasilan audit. Auditor internal harus memastikan bahwa waktu dan upaya yang dihabiskan untuk survey pendahuluan bisa produktif. Survey pendahuluan yang baik akan menghasilkan program audit yang tepat, dan program audit yang tepat akan menunjang keberhasilan audit. Sebagaimana halnya filosofi audit yang terus bergeser dan berkembang, pendekatan audit khusus seperti control self assessment juga makin berkemban. Survey pendahuluan dapat membantu auditor memutuskan jenis audit yang paling efektif
BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Survey Pendahuluan Survey pendahuluan (preliminary survey) merupakan proses yang bertujuan untuk mendapatkan pemahaman yang mendalam mengenai risiko dari suatu unit yang akan diperiksa. Survey pendahuluan bertujuan untuk mendapatkan informasi mengenai objek yang diteliti tanpa melakukan verifikasi secara rinci. Tujuan dari survey pendahuluan ini untuk lebih memahami aktivitas auditee, mengidentifikasi area/bidang yang memerlukan penekanan khusus dalam audit, memperoleh informasi awal sebagai bahan untuk melakukan pekerjaan lapangan, dan menetukan apakah perlu melakukan audit lebih lanjut. Dengan kata lain, survey pendahuluan berguna untuk memahami lebih baik mengenai tujuan, proses, risiko, dan pengendalian dari bagian/fungsi yang diaudit. Survey pendahuluan dapat menjadi sarana yang baik untuk menganalisis karyawan dan system, namun bias juga menjadi sebuah pencarian yang tidak beraturan. Auditor internal harus memastikan bahwa waktu dan upaya yang dihabiskan untuk survey pendahuluan bias produktif. 2.2 Langkah Survey Pendahuluan Langkah-langkah yang harus dilakukan oleh auditor untuk melakukan survey pendahuluan adalah sebagai berikut : 1. Melakukan studi awal Studi awal yang dilakukan auditor mencakup penelaahan atas kertas kerja tahun sebelumnya, temuan audit, bagan organisasi, dan dokumen lain yang akan membantu untuk lebih memahami subjek audit. Studi awal dilakukan dikantor pusat, meskipun banyak auditor internal saat ini dapat mengakses informasi secara elektronik dari lokasi yang jauh. Kertas kerja penugasan sebelumnya dapat menunjukan pendekatan yang dilakukan auditor lain atas penugasan tersebut, meskipun pendekatan ini mungkin tidak layak atau tidak diinginkan untuk audit tahun ini 2. Pendokumentasian (Documenting) Beberapa hal yang dilakukan pada saat pendokumentasian adalah : a. Pembuatan Daftar Pengingat Daftar pengingat dirancang untuk membantu auditor mengorganisasikan kertas kerja mereka dan membuat tahap audit selanjutkan lebih sederhana untuk dikerjakan. b. Daftar Isi Awal Daftar isi sebaiknya disiapkan di bagian pertama kertas kerja sebelum tahap perencanaan audit. Daftar isi akan memaksa auditor untuk mendaftar masalah yang harus ditangani seiring dengan kemajuan penugasan dan membuat kertas kerja. c. Pengurangan Biaya (Cost Reduction) Manajemen mengharapkan penugasan auditor internal akan mengurangi biaya yang dapat mempengaruhi laba perusahaan. d. Catatan Kesan (Record of Impression) Catatan kesan berfungsi sebagai daftar pengingat bagi auditor ketika mereka sedang melakukan pembicaraan rahasia dengan manajer senior. Catatan kesan dapat membantu mengidentifikasi gejala-gejala kemunduran yang membutuhkan perhatian khusus dan membutuhkan perbaikan dalam
hubungan dengan karyawan, kondisi kerja, manajemen, dan pengawasan. Kesan yang perlu dicatat antara lain moral karyawan, kebiasan kerja, organisasi & penugasan staff, supervisor, hubungan dengan organisasi lain & daerah kera. e. Kuesioner Kuesioner dapat membantu auditor dalam tugas, karena penugasan audit lebih baik dilakukan oleh orang-orang yang sangat berkualifikasi untuk menyelesaikan dengan cepat. Kuesioner dapat memberi peluang bagi karyawan untuk memahami diri sendiri karena berfungsi sebagai lembar evaluasi diri yang efektif. 3. Bertemu Klien Pertemuan auditor internal dengan manajer klien memberi peluang bagi auditor untuk menjelaskan tujuan dan pendekatan audit yang akan dilakukan. Pertemuan awal cenderung akan menuntun arah audit, salah satunya kemungkinan kerja sama. Auditor internal harus terbuka mengenai tujuan audit. Auditor internal harus mempunyai keahlian dalam berhubungan dengan orang dan bekomunikasi secara efektif . Penting bagi auditor untuk memiliki keahlian dalam komunikasi lisan maupun tulisan sehingga dapat menyampaikan tujuan audit, evaluasi, kesimpulan, dan rekomendasi secara jelas dan efektif. Wawancara merupakan salah satu upaya yang dapat menunjang keberhasilan audit. Wawancara yang sukses didasarkan pada penerapan seksama enam langkah penting yaitu persiapan, penjadwalan, pembukaan, pelaksanaan, penutupan, dan pencatatan. 4. Mengumpulkan Bahan Bukti Informasi penting dapat diklasifikasikan ke dalam empat fungsi dasar manajemen yaitu : a. Perencanaan (Planning) Tentukan tujuan dan aktivitas organisasi, baik jangka panjang maupun jangka pendek. Dapatkan salinan kebijakan, arahan, dan prosedur. Dapatkan salinan anggaran. Tentukan proyek atau studi khusus yang tengah berlangsung. Tentukan apakah rencana masa dating telah dibuat. Tanyakan jika ada ide perbaikan yang belum direalisasikan. Tentukan cara menetapkan sasaran dan siapa yang menetapkan atau yang membantu menetapkannya. b. Pengorganisasian • Dapatkan salinan bagan organisasi. • Dapatkan salinan deskripsi jabatan. • Tanyakan hubungan dengan organisasi lain. • Telaah tata letak fisikm catatan peralatan, serta lokasi dan kondisi aktiva. • Tentukan perubahan organisasional apa yang akan dilakukan akhir-akhir ini atau sejak audit terakhir. • Dapatkan informasi mengenai ototritas yang didelegasikan dan tanggung jawab yang diemban. • Dapatkan informasi mengenai lokasi, sifat, dan ukuran kantor cabang. c. Pengarahan
• • • • • •
Dapatkan salinan intruksi operasional bagi karyawan. Tanyakan kepada karyawan apakah instruksi sudah cukup jelas dan bisa dipahami. Tentukan apakah rentang manajemen dan pengawasan memungkinkan arah kerja yang memadai. Tentukan apakah kewenangan sama dengan tanggung jawab. Pada badan pemerintah, tentukan masalah penting yang akan menarik minat legislatif atau public. Identifikasi hambatan bagi kemampuan organisasi untuk melaksanakan tugas yang diembannya.
d. Kontrol • Dapatkan salinan standart dan pedoman kerja tertulis. • Telaah system dan alur kerja. • Telaah data finansial historis, kenali trennya. • Telaah operasi finansial. • Identifikasi aktivitas atau prosedur khusus yang akan digambarkan dengan bagan alir. 5. Pengamatan (Observing) Pengamatan (observing) akan terus dilakukan selama survey pendahuluan dilakukan. Manfaat dari pengamatan (observing) adalah sebagai berikut : a. Menentukan tujuan, sasaran, dan standart. Mendapatkan gambaran tujuan aktivitas yang tepat dan kesesuaian misinya dengan sasaran strategis perusahaan merupakan cerminan professionalism auditor internal. Jika tujuan tidak dipahami dengan baik maka audit akan kehilangan manfaatnya. Auditor internal harus dapat mengetahui sarsan aktivitas yang akan mereka periksa sebelum melakukan apa yang tertera di program audit dan melakukan pekerjaan lapangan. Untuk hasil program, sasaran biasanya mencerminkan apa yang ingin dicapai pihak berwenang seperti legislative, dewan komisaris, dan direktur utama. Auditor internal yang tidak melalaporakan pencapaian tujuan dan sasaran tidak layak disebut audit berorientasi manajemen yang efektif (effective management oriented audit). Auditor tidak memiliki kewenangan atau tanggung jawab untuk menetapkan tujuan, sasaran, atau standart untuk karyawan professional. Pedoman audit menyarankan bahwa pekerjaan auditor internal harus melibatkan pengidentifikasian sasaran dan standart dan mengupayakan agar bisa diterima tetapi tidak memaksa. Jika klien menyetujuinya, maka sasaran dan standart tersebut milik klien. Manajer memiliki tanggung jawab utnuk menetapkan sasaran dan standart untuk mereka sendiri dan karyawannya. Saat melakukan survey, auditor internal akan senantiasa mengingat dengan tepat tujuan, sasaran, dan standart yang seharusnya atau sedang diupayakan untuk dimiliki organisasi klien. Auditr harus mencoba untuk menetukan apakah : • Pernyataan formal tentang tujuan telah disiapkan untuk klien. • Tujuan tersebut sesuai dengan rencana strategis dari organisasi suatu rancangan besar perusahaan.
•
b.
c.
Orang yang akan dibatasi oleh tujuan, sasaran, dan standart berpartisipasi dalam penetapannya. • Tujuan diketahui oleh semua pihak yang akan berpartisipasi dalam pencapaiannya. • Tujuan tersebut secara realistis mempertimbangkan sumber daya bagi aktivitas. • Tujuan tersebut menuntun aktivitas dalam menghadapi kendala dan kendali eksternal. • Sasaran dan standart yang ditetapkan akan memotivasi orang untuk mencapai lebih dari apa yang bisa mereka capai • Laporan formal dan periodic disiapkan untuk menunjukan tingkat pencapaian tujuan dan terpenuhinya sasaran dan standart. • Tujuan, sasaran, dan standart secara periodic dievaluasi ulang dan didefinisikan ulang. Kontrol-Kontrol untuk Mencapai Tujuan Jika tujuan, sasaran, dan standart telah teridentifikasi dan disepakati maka langkah selanjutnya adalah menentukan control apa yang seharusnya diterapkan untuk memastikan bahwa hasil-hasil yang diinginkan akan dicapai. Auditor internal dihadapkan pada sejumlah control potensial ketika mereka melakukan survey pendahuluan kebijakan organisasi atau agensi, prosedur, manual, instruksi khusus, laporan daftar, registrasi formulir, pembagian tugas, system persetujuan, pengawasan, dan lainnya. Terkadang apabila mencoba untuk menyerap literature mengenai sejumlah control sering kali membuang waktu, karena membaca relevansinya dengan masalah tertentu semua control ini kelihatan tidak berkaitan dengan kenyataan. Mengevaluasi Resiko
Auditor Internal harus mendapatkan bukti yang cukup dan tepat untuk menentukan bahwa tujuan kunci dari proses manajemen risiko telah tercapai dalam memberikan opini atas kecukupan proses manajemen risiko. Dalam mengumpulkan bukti-bukti tersebut, auditor internal mungkin mempertimbangkan prosedur audit berikut ini: •
•
• •
•
Melakukan riset dan review perkembangan, tren, dan informasi industri terkini terkait dengan usaha yang dilakukan oleh organisasi, serta sumber informasi lain yang sesuai untuk menentukan risiko dan eksposur yang dapat mempengaruhi organisasi beserta prosedur pengendalian yang relevan. Mereview kebijakan perusahaan dan risalah rapat Dewan untuk menentukan strategi bisnis organisasi, filosofi dan metodologi manajemen risiko, selera risiko, serta penerimaan risiko. Mereview laporan evaluasi risiko sebelumnya yang dikeluarkan oleh manajemen, auditor internal, auditor eksternal, dan/atau sumber lain. Melakukan wawancara dengan manajemen lini dan manajemen senior untuk menentukan tujuan unit bisnis, risiko yang terkait, serta mitigasi risiko dan aktivitas pemantauan pengendalian manajemen. Menyerap informasi untuk kemudian secara independen mengevaluasi efektivitas mitigasi risiko, pemantauan, dan komunikasi risiko beserta kegiatan pengendalian terkait.
• • •
•
•
d.
Menilai ketepatan garis pelaporan untuk aktivitas pemantauan risiko. Mereview kecukupan dan ketepatan waktu pelaporan hasil manajemen risiko. Review kelengkapan analisis risiko yang dilakukan manajemen serta tindakan yang diambil untuk mengatasi isu yang diangkat oleh proses manajemen risiko, dan menyarankan perbaikan. Menentukan efektivitas proses self-assessment yang dilakukan manajemen melalui pengamatan, tes langsung atas prosedur pengendalian dan pemantauan, pengujian keakuratan informasi yang digunakan dalam aktivitas pemantauan, serta teknik lainnya yang sesuai. Mereview isu terkait risiko yang mungkin menunjukkan kelemahan dalam praktik manajemen risiko dan, jika perlu, diskusikan dengan manajemen senior dan Dewan. Jika auditor yakin bahwa manajemen telah menerima tingkat risiko yang tidak sesuai (atau yang dianggap tidak bisa diterima) dengan strategi dan kebijakan manajemen risiko organisasi, auditor harus mengacu pada standar 2600 dan pedoman audit internal lain terkait.
Menentukan pengendalian untuk meminimalkan risiko
Tujuan utama dari audit tersebut adalah untuk memberikan suatu tindakan untuk berpendapat, apakah atau tidak laporan keuangan yang diaudit menyajikan secara wajar keuntungan keuangan, posisi/ rugi dan arus kas entitas. Risiko Audit adalah risiko auditor memberikan pendapat yang tidak pantas atas laporan keuangan, terutama ketika laporan keuangan tersebut mengandung salah saji material. e.
Membuat penentuan risiko secara sistematik
Risiko audit (Audit Risk)- risiko bawaan, risiko pengendalian, dan risiko deteksi Mungkin dapat kita sebut bahwa didalam risiko audit itu terdapat beberapa komponen risiko, komponenrisiko tersebut meliputi risiko bawaan, risiko pengendalian, dan risiko deteksi. Dalam artikel saya kali ini, saya akan mencoba untuk menjelaskan tentang risiko audit beserta komponen risiko yang menyertainya tersebut, dan juga bagaimana model risiko auditnya, serta hubungan antara risiko audit dan bukti audit. Risiko Audit (AuditRisk) Bukankah hampir semua yang dilakukan oleh seseorang itu memiliki risiko, begitu juga dengan proses audit yang dilakukan oleh auditor, tentu saja memiliki risiko tersendiri. Untuk menjelaskan apa sih risiko audit ini ? Kita sebaiknya melihat dahulu apa tujuan auditor melakukan proses audit, bukankah tujuan auditor melakukan proses audit adalah untuk menyatakan pendapatnya secara tepat atas laporan keuangan klien yang diaudit yang mengandung salah saji material, sesuai dengan keyakinan yang memadai yang dimiliki oleh auditor, jika tujuan audit seperti diatas, mungkin kita dapat mengatakan bahwa risiko audit adalah risiko kemungkinan auditor dalam
menyatakan pendapat atas laporan keuangan klien yang mengandung salah saji material tanpa sengaja telah gagal dilakukan dengan tepat. Risiko Bawaan Mungkin beberapa hal didalam laporan keuangan rentan untuk salah saji material, seperti halnya kas yang mungkin rentan untuk salah saji material karena mudahnya kas untuk disalahgunakan. Berkaitan dengan risiko, kerentanan salah saji material suatu asersi itulah yang dimaksud dengan risiko bawaan, bisa kita sebut risiko bawaan merupakan risiko yang melekat pada suatu akun. Risiko Pengendalian Pengendalian berkaitan dengan sistem pengendalian internal suatu entitas, tujuan adanya sistem pengendalian internal adalah untuk mencegah salah saji material yang mungkin terjadi dalam suatu asersi dengan tepat waktu, jika pengendalian internal bertujuan untuk itu, maka yang dimaksud dengan risiko pengendalian adalah risiko terjadi kegagalan pengendalian internal yang tidak bisa mencegah salah saji material yang mungkin terjadi di suatu asersi dengan tepat waktu. Ingat bahwa risiko pengendalian melibatkan sistem pengendalian internal suatu entitas, ketika sistem pengendalian internal suatu entitas itu baik (efektif) maka risiko pengendalian akan rendah, sebaliknya jika sistem pengendalian suatu entitas tersebut tidak bagus atau jelek (tidak efektif) maka risiko pengendalian akan tinggi. Risiko Deteksi Ketika seorang auditor melakukan audit terhadap suatu asersi pun terdapat risiko tersendiri, auditor melakukan audit terhadap suatu asersi tersebut untuk mendeteksi salah saji material yang terjadi terhadap asersi tersebut, maka yang dimaksud dengan risiko deteksi adalah risiko auditor tidak dapat mendeteksinya. Risiko deteksi terbagi menjadi dua, yaitu risiko prosedur analitis dan risiko pengujian terinci. 6. Pembuatan Bagan Alir Bagan alir memotret suatu proses. Bagan alir dapat menjadi alat yang berguna bagi auditor karena dapat menggambarkan system dan merupakan sarana untuk menganalisis operasi yang kompleks. Pembuatan bagan alir yang formal seharusnya distandarisasikan dengan departemen audit. Semua auditor harus menggunakan bentuk yang sama dan mengikuti instruksi dasar yang sama. Biasanya akan sangat membantu bila bagan alir dikoordinasikan dengan auditor eksternal ataupun auditor independen. Analisis yang tidak selalu bisa dicapai dangan narasi yang rinci. Namun perlu diperhatikan bahwa tidak semua bagan alir terperinci, formal, dan ekstensif. 7. Pelaporan Survei yang dilakuakn biasanya menghasilkan sejumlah informasi yang bermanfaat. Data yang dikumpulkan dapat mengidentifikasi masalah yang dapat membantu auditor untuk memutuskan apakah pemeriksaan lebih lanjut diperlukan. Selama penelaahan hasil
survey dengan manajemen, pelaporan temuan positif dan negative bisa jadi kondusif bagi hubungan auditor dan klien. Jika survey memberikan keyakinan adanya system, control, pengawasan dan manajemen yang baik, maka bisa menjadi dasar keputusan tidak dilakukannya audit. Sumber daya audit biasanya langka dan kebanyakan organisasi audit internal memiliki lebih banyak proyek audit dibandingkan auditor yang akan melakukannya. Kebanyakan auditor internal merasa perlu menerbitkan laporan audit walaupun hanya survey yang dilakukan. Dengan informasi yang dikumpulkan selama survey, mungkin laporan berharga bisa disiapkan. Namuan akan menjadi lebih bijak untuk secara hati-hati menguraikan lingkup audit yang terbatas, dengan berkonsentrasi pada kecukupan, bukan pada efektivitas control dan menunjukan dasar keputusan untuk terus melakukan audit. Dalam situasi program audit akan disiapkan dan pekerjaan lapangan akan dilakukan yang mungkin berguna untuk membuat ringkasan hasil survey dan melaporkannya secara informal ke manajemen. Kadang informasi yang mencukupi akan diperoleh selama survey untuk merekomendasikan perbaikan bahkan sebelum pengujian substantive dilakukan. Selama penelahaan hasil survey dengan manajemen, pelaporan temuan positif dan jadi kondusif bagi hubungan auditor dan klien. Jika hasil survey kemudian membutuhkan audit, ringkasan audit seharusnya mencakup langkah-langkah audit yang disarankan dan rasional bagi mereka. Auditor juga harus mengidentifikasi aktivitas yang tidak akan diaudit dan menjelaskan alasannya. Estimasi awal untuk waktu dan kebutuhan sumber daya harus dilakukan, bersama dengan target tanggal pekerjaan lapangan dan fase pelaporan audit. 2.3
Membuat Anggaran Survey Memperkirakan waktu yang dibutuhkan auditor merupakan factor kunci dalam survey pendahuluan. Waktu yang akan dialokasikan akan tergantung pada sejumlah factor. Makin kenal auditor dengan aktivitas yang ada, maka makin sedikit waktu yang diperlukan untuk melakukan survey. Jika audit bersifat rotasional dan kertas kerja memberikan gambaran yang jelas mengenal tujuan, sasaran, standart, dan control operasi, bersama dengan bagan alir, bagan organisasi, dan dokumen lainnya, yang dibutuhkan untuk memperbarui informasi tersebut. Perubahan signifikan dalam tujuan, prosedur, system operasi, otomatisasi, organisasi, manajemen dan pegawai juga akan mempengaruhi waktu yang diperlukan untuk mengenal dan mengidentifikasi masalah. Semua factor harus dipertimbangkan dalam membuat anggaran survey. Tidak ada jaminan bahwa baik orang atau tingkah laku mereka akan tetap sama dari tahun ke tahun. Tidak ada alasan untuk menggali verifikasi pekerjaan setiap operasi tanpa survey pendahuluan, bahkan jika hanya menanyakan perubahan apa yang telah terjadi sejak audit terakhir. Tidak ada standart untuk anggaran survey pendahuluan. Berdasarkan survey informasi dari praktisi, estimasi wajar mungkin 10 persen hingga 20 persen dari total anggaran untuk proyek audit.
BAB III KESIMPULAN 3.1 Kesimpulan Survey pendahuluan dapat menjadi sarana yang baik untuk menganalisis karyawan dan system, namun bisa juga menjadi sebuah pencarian yang tidak beraturan. Auditor internal harus memastikan bahwa waktu dan upaya yang dihabiskan untuk survey pendahuluan bisa produktif. Keberhasilan dan kegagalan audit sangat tergantung pada survey. Semakin auditor mengenal lebih jauh aktivitas maka akan semakin cepat waktu yang diperlukan untuk survey pendahuluan. Survey pendahuluan merupakan sarana penting untuk membuat auditor lebih memahami tujuan, proses, risiko, dan control yang terkait dengan audit. Auditor internal sebaiknya melakukan survey dalam tujuh langkah dasar yaitu melakukan studi awal, mendokumentasikan, bertemu klien, mendapatkan informasi, mengamati, membuat bagan alir, dan melaporkan.
