Universidad de Oriente Núcleo Bolívar Unidad Experimental Puerto Ordaz Cátedra: Contabilidad Computarizada Sección: 2
La Informática en los Sistemas Contables. Profesora: Ibis Ramírez
Bachilleres : Ramirez Rosanny : 25.278.073 Maarquez Luisaidy : 25.511.481 Figuera Anthony : ..
Ciudad Guayana julio del 2017
ÍNDICE
Introducción…………………………………………………………….............3
Marco Teórico De La Aplicación De La Informática En Los Sistemas Contables………………………………………………………………………...4,5
Aplicación En Venezuela De La Informática En Los Procesos Contables………………………………………….……………………………..6
Aspectos Legales En Venezuela………………………….......................................................7,8,9,10
Normas Internacional De Contabilidad (N.I.C) Y Normas Internacionales De Información Financiera (N.I.I.F)……………………...………………………………………………………10 Concepto E Importancia De Los Sistemas Contable………………………..............................................................……..11
Características De Los Sistemas y Procesos Contables…………………...............................................................…11,12,13
Funciones De Los Sistemas y Proceso Contables……………………......................................................………...13,14
Ventajas De Los Sistemas y Procesos Contables……………………….....................................................….......14,15
Desventaja De Los Sistemas y Procesos Contables………………………….........................................................…15,16
Objetivos De Los Sistemas y Procesos Contables……………………………........................................................…...16 Conclusión…………....…………………………………………………………..17 Bibliografía……………………………………………………………………….18
INTRODUCCION
Las Tecnologías de la Información (TI) han venido evolucionando y marcando acontecimientos definitivos en el desarrollo y crecimiento económico de la historia de las naciones del mundo. Su expansión ha sido rápida y marcada y han permitido modificar el modo de vida del ser humano incrementando el conocimiento en las naciones. La contabilidad es una actividad tan antigua como la propia humanidad y, a través del tiempo ha seguido un proceso de adaptación a los distintos cambios del entorno. En este sentido, el propósito de la contabilidad siempre ha sido proporcionar información financiera sobre una entidad económica, asimismo, encontramos que la practica contable se ha visto influenciada por e l seguimiento de una nueva tecnología experimentada durante las últimas cuatro décadas, que se presenta como la apertura del desarrollo de lo que hoy conocemos como Sistemas y Procesos Contables Computarizados. La contabilidad Computarizada, en relación a los aspectos legales en Venezuela que la regulan, facilita la labor del contador Público porque la computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual. Además de las muchas ventajas que brindan los Sistemas y Procesos Contables Computarizados, pues estos también presentan características especificas, unos objetivos y Funciones Básicas.
1- MARCO TEÓRICO DE LA APLICACIÓN DE LA INFORMÁTICA EN LOS SISTEMAS CONTABLES. La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la información requerida. Los Primeros Sistemas de Contabilidad Computarizados se desarrollan en la década de 1950. Solo las Organizaciones de mayor tamaño pudieron adquirir el equipo de computación que en aquel momento era caro. Desde entonces el precio ha descendido en forma drástica y en la actualidad incluso el negocio más pequeño puede permitirse una computadora capaz de llevar sus registros contables.
En el área del inicio del comercio hubo la necesidad de registrar a cada movimiento en papel, es decir, los primeros libros contables, en la revolución industrial era muy importante conocer los activos y el beneficio, elaborándose en papel x medio de la imprenta, donde se perfecciono la partida doble y la aplicación de los estados Financieros. En esta época el único tipo de computadora disponible era la macro computadora, una macro computadora puede manejar un volumen considerable de operaciones con rapidez pero su costo es prohibitivo para casi todos los negocios pequeños.
A fines de la década de 1960 se creó la mini computadora menos potente pero más económica que la macro computadora, con el avance de la tecnología se desarrollo la microcomputadora, lo bastante pequeña para que cada empleado tenga una, al principio las microcomputadoras no eran muy potentes y se usaban sobre todo para juegos de computadoras. Sin embargo pronto se desarrollaran otras con más memoria y mayor velocidad. En la actualidad algunas microcomputadoras son más potentes que la macro computadoras de la década de los cincuenta y fácil adquirirlas, se puede tener un sistema completo de computación con
microcomputadoras a muy bajo costo teniendo los programa s un gran mercado para sus programas de software. En la década de los sesenta (1970), Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la escuela de negocios de Harvard, desarrollo una teoría que impacto el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la informática. Según Nolan, la función de informática en las Organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación:
Comienza con la Adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles
Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como Nóminas o Contabilidad.
El pequeño departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos del área de contabilidad.
El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación.
El Personal que elabora en este pequeño departamento consta a lo sumo de operador o un programador. Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o bien puede recibirse el soporte de algún fabricante local de programas de aplicación.
En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que esta involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra.
Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer sistema de información, cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir el computador a la empresa.
CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS CONTABLE. Los sistemas contable computarizado están definidos como la combinación del personal, registro y procedimiento que se usan en una organización, con el propósito de cubrir con las necesidades rutinarias de los objetivo de dicha organización. Estos son llevando de la siguiente manera:
Recopilación de los documentos en los cuales se basan las operaciones de la organización, es decir, factura, copias de cheques, entre otros; que representan los datos contables.
Organización y procedimiento que implica el análisis de las operaciones registrada.
Generación del resultado por medio de los estados financieros, que incluye la información que debe ser comunicada para la posterior toma de decisiones.
La importancia de los sistemas contable computarizados radica en que esto puede simplificar los proceso de entrada y adición de datos, y las hojas electrónicas pueden facilitar la entrada de distinto guiones a la hor a de planificar un presupuesto. Asimismo, un sistema electrónico posibilita producir informe variados para cubrir las necesidades de la organización. Esto se traduce en beneficio para la organización debido a que hace en los procesos contable de la misma puedan llegar a ser más efectivo, y por lo tanto, información contable la más adecuadas para la decisiones. Las nuevas demandas de información abren campo a la introducción de nuevos concepto que puede llegar a potencializar la empresa dentro del mercado si se le da el acuerdo manejo, reconocimiento y medición.
CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS CONTABLES. Los sistemas contable computarizado deben suministrar toda la información que la organización necesita. El tipo de sistema contable información utilizado depende de la información que necesite la organización, pero todo deben contar con las siguientes características:
Eficiencia.
Confiabilidad.
Controles internos adecuados.
Flexibilidad ante un entorno cambiante.
Compatibilidad y adaptabilidad a la estructura de la organización
Actualización en tiempo real.
VENTAJAS DE LOS SISTEMAS CONTABLES. Las ventajas que poseen los sistemas contables computarizados son las siguientes:
Rapidez y oportunidad: Puede proporcionar información con mayor rapidez que uno manual, ya que la computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual.
Volumen de producción: Se puede manejar un volumen de operaciones mayor, usado un sistema computarizado por su rapidez de procesamiento.
Protección contra errores: Se reduce mucho el número de errores ya que la computadora hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano.
Pase automáticos al mayor: Los pases al mayor se realiza en forma automática en un sistema computarizado, con un enorme ahorro de tiempo. La tarea respectiva de pasar al mayor, no solo consume bastante tiempo sino que puede ocasionar muchos errores en un sistema contable manual.
Preparación automática de informes: En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se puede producir automáticamente tales como: diario, mayor, estados financieros e informe especiales que ayuden a la administración a la toma de decisiones.
Impresión automática de documentos: Un sistema computarizado proporciona mucho de los documentos que se usan en un negocio.
2- APLICACIÓN EN VENEZUELA DE LA INFORMÁTICA EN LOS PROCESOS CONTABLES.
En Venezuela las Organizaciones grandes y pequeñas han tenido que luchar para mantenerse al día con los avances informáticos, mayormente en el campo contable. Pero a pesar de todo esto se han dado pasos positivos en cuanto a aplicaciones informáticas en los sistemas y procesos contables. Uno de los mayores y más grandes pasos se dio con la fundación de SAINT de Venezuela en 1990 en Maracaibo estado Zulia, es una de las organizaciones más especializadas en el desarrollo de software administrativo en el país, contando con el 98% de penetración en este mercado. Ofrece programas de gestión administrativa diferentes dirigidos a sectores específicos del comercio y la industria y atiende a pequeñas, medianas y grandes empresas. Sus programas están basados en las necesidades reales de los compradores, de forma tal que cualquier persona con un entrenamiento mínimo, pueda operarlos, el éxito de sus aplicaciones es la flexibilidad y adaptabilidad a distintos tipos de empresas. Luego de esto han surgido otras empresas desarrolladoras de programas informáticos destinados al área contable o software contables entre los que se encuentran: ADAPTAPRO® Profit Plus, Valery® y Gálac Software que nació en Venezuela hace aproximadamente 15 años. Hay que destacar que estos programas informáticos en su mayoría; son aplicables a sistemas y procesos Contables de organizaciones Privadas. En lo que se refiere a la contabilidad del sector público se rige por una serie de disposiciones, de leyes, reglamentos y resoluciones emitidas por los diferentes órganos que conforman el sector público en Venezuela.
CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LOS PROCESOS CONTABLES. La contabilidad es la disciplina dedicada a recopilar, interpretar y exhibir información vinculada al patrimonio y a los recursos económicos de una entidad.
Para cumplir con su finalidad, los expertos en la materia (llamados contadores) deben desarrollar una secuencia lógica de pasos que están relacionados entre sí y que componen lo que se conoce como proceso contable. Finalmente, antes de que se cierre el proceso contable, se pueden realizar ajustes o modificaciones que permitan llegar a un balance fiable al término del ejercicio. Con el proceso contable concluido, el estado financiero de la empresa queda disponible para aquellos que tienen derecho de acceso a esa información.
CARACTERISTICAS DE LOS PROCESOS CONTABLES. Los procesos contables computarizados siguen un modelo básico fácilmente adaptable a situaciones especiales de cada empres, pero todos posee las siguientes características:
Son de aplicaciones específica para cada caso, desarrollando varios procesos para una sola labor, de acuerdo con los requerimientos de la organización.
Son flexible, ya que permiten cambios necesarios, es decir, son adaptable a los problemas que se vayan generando.
Tienen la particularidad de ser estable, en el sentido que llevan una misma secuencia de acuerdo con lo planteado previo a su ejecución.
Los procesos contables bien diseñados ofrecen control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo/beneficio.
Los procesos contables dan a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimiento que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus servicios y asegurar la exactitud de sus registros contables.
El control en el proceso contable cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problema con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.
VENTAJAS DE LOS PROCESOS CONTABLES. Las ventajas de los procesos contables computarizados recaen sobre el uso de las fases que permiten llevar un control completo de las operaciones, pues permiten ordenar y clasificar la operación, y evaluar la misma para realizar los dictámenes referentes a la información que se maneja. Las principales ventajas son las siguientes:
Permiten clasificar los datos.
Permiten manejar un volumen engorroso de datos de forma simple.
Permiten ahorrar tiempo y recurso humano
Permiten realizar una evaluación.
Permiten la realización de datos en informes financieros para los usuarios que necesiten manejar esta información.
3- ASPECTOS LEGALES EN VENEZUELA. En Venezuela las principales disposiciones legales relacionadas con la obligatoriedad de llevar registros contables se encuentran establecidas en los siguientes:
Código de Comercio El Código de comercio en relación a los Sistemas y Procesos Contables computarizados señala que todo comerciante, obligatoriamente debe tener al día el Libro Diario, el Libro Mayor y el de Inventarios, y estos deberán ser llevados a un tribunal o Registro Mercantil para que lo valide, colocándole en el primer folio el sello de la oficina. En el libro diario se asentaran las transacciones diarias o en su efecto se hacen un resumen mensual de toda las transacciones realizadas en el día, todo los comerciantes al finalizar el periodo de año están en la obligación de realizar un inventario, colocándole una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos activos y pasivos, no se puede hacer ningún tipo de alteraciones, los arreglos y las fallas serán e nmendadas en los
Asientos Posteriores, en el momento de presentarse estos. No se podrá hacer pesquisas de oficina a los libros para ver si están bien llevados en el curso de una causa el cual podrá perder mediante pesquisas de oficio solo para el examen y compulsa de lo que tenga relación de la causa que se ventila, todo los libros debe rán ser conservados durante diez años. Los Administradores Prescrito a todo comerciante deben llevar el libro de acciones donde conste el número de acciones de cada uno, cada año de los Ingresos Líquidos se separan el 5% para formar un fondo de reserva y no podrá ser menor al 10% del Capital Social, siempre y cuando no haya una necesidad de utilizarlo, los administradores tienen una responsabilidad para con los accionistas y sus terceros, los Comisarios presentaran un uniforme que explique los resultados del balance, se quedara una copia depositada en las oficinas de la compañía durante 15 días precedentes a la reunión de la Asamblea. Actualmente, la contabilidad se realiza con programas contables en el cual los Libros pueden ser llevados de manera computarizada y no manual. Pero siempre respetando todo lo q se establece en el Código de Comercio.
Código Orgánico Tributario Código Orgánico Tributario en relación a los Sistemas y Procesos Contables Computarizados, establece que toda persona que deba acreditar la renta efectiva lo hará mediante contabilidad fidedigna, es decir, aquella se ajusta a las normas legales y reglamentarias vigentes y registra fielmente el monto a la medida que se desarrollan las operaciones, ingresos, desembolsos, inversiones y existencias, bienes relativos a las actividades del contribuyente. Asimismo, establece los tributos que deben ser cancelados por una persona natural o jurídica, correspondiente a las respectivas alícuotas, base o hecho imponible y los beneficios fiscales que este pueda establecer.
Código Civil Código Civil en relación a los Sistemas y Procesos Contable Computarizados, establece todo lo que tiene que ver con la persona como ciudadano o ciudadana de
este país como la nacionalidad, el parentesco, el matrimonio, el divorcio, la comunidad, la educación, entre otros, y las disposiciones generales de cómo debe proceder la ley en cuanto a los derechos y por ende, lo relacionado con las Riquezas (Bienes, Muebles e Inmuebles) que complete la Contabilidad.
LEY DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA (I.S.L.R). La contabilidad, además de ser una herramienta importante para la forma de decisiones en las empresas, constituye la fuente de información para el pago de impuesto como en el caso de las partidas que deben registrarse fiscalmente y las partidas financieras no deducible. Asimismo, sobre la misma existe una serie de obligaciones que es importante tomar en cuenta. La ley del impuesto sobre la (I.S.L.R) indica que las deducciones deberán cumplir con el requisito de estar debidamente registrada en contabilidad. Existen algunas deducciones fiscales no contable, esto es que requieren un
cálculo
especial como son la depreciación fiscal o perdida inflacionaria, para poder deducir estas partidas, deben registrarse en cuentas de orden de los resultados de los cálculos fiscales anuales, para que en caso de ser sujetos de revisión no sean partidas rechazada por los auditores.
LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (I.V.A.) La ley de IVA indica algunas obligaciones especiales, como es el hecho de que en la contabilidad se separen los actos o actividades que generan el pago de este impuesto, de aquellos que queden libres de esta obligación. Actualmente, mediante un sistema se puede preparar una plantilla para la declaraciones de IVA con todos los requisito que las posee, de manera que sirva de guía para llenar la planilla original con la que se va cancelar el IVA, el cual de debe ser los primeros 15 días de cada mes.
LEY ORGÁNICA DEL TRABAJO (L.O.T.) La relación de esta ley con los sistemas y proceso contables computarizado conlleva a la apertura de cuentas, las cuales crearan seguimiento para los cálculos
de sueldo y salarios, horas extras, bonos, prestaciones sociales vacaciones completas o fraccionadas, utilidades preavisos, entre otros: y todos los conceptos que se enumeran en esta ley. Ahora bien, la ley es muy clara, y precisa la manera de cómo realizar los cálculos que respectan al ordenamiento jurídico, sirviendo de instrumento de base para que no afecten los derechos del trabajador, tampoco los del patrono, contribuyendo a que haya un equilibrio.
ORDENANZA MUNICIPAL. La Ordenanza municipal establecer y regula los impuesto municipales, que son los siguiente: Actividades Económicas (de industria, comercio, servicio o de índole similar), Inmueble Urbanos, Vehículo, Espectáculos Públicos, Juegos y Apuestas Licitas, Propaganda y publicidad; y Contribuciones Especiales. Esto impuesto debe calcularse según las actividades que realice, basándose en el calificador imponible los ingresos brutos de la entidad económica a tributar. Todo ellos, mediante la aplicación o utilización de los sistemas y procesos contable computarizados.
NORMAS
INTERNACIONAL
DE
CONTABILIDAD
(N.I.C.)
NORMAS
INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA (N.I.I.F) Las N.I.C., N.I.I.F., son conjunto de normas o leyes internacionales que regulan la información de que debe presentarse en los estados financieros y la manera en que esa información debe aparecer en estos. Se ha considerado importante establecer estas normas en la presentación de la información financiera, ya que facilita la comparabilidad de los estados financieros entre empresas que operan en distintos países. En efecto, los sistemas y procesos contable computarizados se ven directamente relacionado con las mismas, ya que detrás de esta le sigue la implementación de nuevos sistema y procesos contable automatizados.
(FALTAN LOS EJEMPLOS Y NIC)
4- FUNCIONES DE LA INFORMATICA EN LA CONTABILIDAD.
Para desarrollar información sobre la posición financiera de un negocio y el resultado de sus operaciones, cada Sistema Contable Computarizado realiza las siguientes funciones básicas:
Interpretar y registrar los efectos de las transacciones que realiza la empresa.
Clasificar los efectos de transacciones similares de modo que permita determinar los distintos subtotales y totales que son útiles para los usuarios de información para la toma de decisiones.
Resumir y comunicar a la personas que toman decisiones la información contenida en el sistema.
5- OBJETIVOS DE LA INFORMATICA EN LOS SISTEMAS CONTABLES.
Proporcionar los elementos necesarios, tales como cuentas, asientos, libros, formas y reportes para un registro correcto de las operaciones mercantiles y demás hechos contables.
Suministrar información contable adecuada a través de los estados financieros a los diferentes usuarios a los efectos de la toma de decisiones.
Permitir que distintos empleados puedan mantener registro coherentes con la implementación de un catalogo de cuenta similar.
Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidar cifras financieras.
6- FUNCIONES DE LOS PROCESOS CONTABLES. Los procesos contables computarizados deben cumplir con las siguientes principales:
Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir los recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.
Elaborar informes financieros periódicos.
Registrar y controlar la facturación y cobranza.
Verificar el debido cumplimiento de los requisitos fiscales de la facturación recibida de los proveedores.
Procesar y registrar los pagos efectuados a proveedores.
7- DESARROLLE UNA SINTESIS DE LA EVOLUCION DE LA INFORMATICA EN VENEZUELA
8- MENCIONE Y EXPLIQUE LAS VENTAJAS QUE INFLUYEN EN LAS BASES LEGALES EN RELACION A LA INFORMATICA
CONCLUSION
La contabilidad es tan antigua como la necesidad que tiene una persona de disponer de información para cuantificar los beneficios obtenidos de la realización de actividades comerciales. La historia no precisa una fecha exacta del surgimiento de la contabilidad, sino que simplemente da una aproximación y evidencia que esta tiene sus orígenes en la aparición del comercio. A través de todos los cambios que ha sufrido la practica contable con el pasar del tiempo, vemos que esta ha ido mejorado o perfeccionándose. Ahora con la llegada de las nuevas tecnologías, ya los sistemas y procesos contables se pueden ejecutar mediante recursos informáticos o computadoras. La importancia de la contabilidad computarizada es que es más veloz; ya que por medio de la creación del software o programa creados en el computador se puede realizar labores hasta antes propias de los contadores. En la actualidad, la carrera de contaduría pública está pasando por un proceso de “Reingeniería”, debido a la implementación de las normas internacionales de
contabilidad (N.I.C.), normas internacionales de información Financiera (N.I.I.F), las cuales a reestructurar la labor que ha venido realizando el profesional en dicha carrera en cuanto a la presentación de los Estado Financieros. Pero aun así, los medios informáticos siguen siendo de gran utilidad en la labor del contador público.
