LA ADMINISTRACION EN UNA PAGINA UNA HERRAMIENTA PARA EL EXITO Una entrevista exclusiva con el Dr. Riaz Khadem, Presidente de Infotrac y autor de La Administración en Una Página por Clara Dieck Assad. ¿Cuál es el mensaje fundamental de su libro? El mensaje fundamental de la Administración en Una Página es que los gerentes necesitan solamente una página de información para tener éxito en sus trabajos – trabajos – una una página de información clave puede signifïcar una diferencia. ¿Cómo es posible que una página de información sea suficiente en el ambiente complejo de negocios de hoy? En un ambiente complejo de negocios, el hacer las cosas correctas y el actuar oportunamente y con seguridad significarán una diferencia. Para responder efïcazmente y para tomar las mejores decisiones, un ejectivo debe primero invertir su tiempo en identifïcar esos factores clave para su éxito. Entonces el ejecutivo puede actuar con creatividad y determinación, y puede estar seguro que esos factores son el mapa que lo guiarán hacia el éxito. Estos factores clave no llenan más que una página. Si Ud. está nadando en un mar de información, debe haber un mecanismo que le permita seleccionar solamente la información que necesita de ese mar. La Adminstración en Una Página le ayuda a los gerentes a identifïcar los factores clave que necesitan y este filtro deja fuera la información que no necesitan. Aprecio la analogia. Utilizo el Internet y muchas veces me pierdo en un mar de información. Exactamente. El Internet ha agravado el problema de demasiada información que discutí en mi libro, Administración en Una Página. Escribí este libro en 1986 para describir cómo los ejecutivos pueden sobrevivir en un mar de información interna – interna – con con eso quiero decir, información generada internamente por sus organizaciones. El mismo concepto se puede aplicar, por supuesto, a información externa del tipo que está disponible a través de la World Wide Web. ¿Sus ideas han sido bien recibidas en México? Pienso que sí El libro Administración en Una Página ha sido traducido y publicado en doce paíes. La edición en español incluso ha vendido más copias que la versión original en inglés, más que ningún otro idioma. Aquí en México, no solamente se ha vendido el libro muy bien, sino también me han invitado muchas veces para que visite y explique cómo los conceptos en el libro pueden ser implantados en las organizaciones. Corporaciones mexicanas muy grandes me han pedido que actúe como su consultor y facilite la introducción de los conceptos de una página en sus operaciones. ¿Entonces, Ud. es autor y consultor? Si, soy un autor y tengo una empresa de consultoría con sede en Atlanta, Georgia. La
empresa se llama Infotrac y se dedica a la implementación del Sistema en Una Página. ¿Es el Sistema en Una Página lo mismo que la Adminstración en Una Página? La Administración en Una Página es sólo una parte del Sistema en Una Página. El sistema está basado en los conceptos descritos en mi libro y se ha ido desarrollando hasta que ahora incluye varios conceptos nuevos que complementan al libro. ¿Cuáles son algunos de los conceptos que ha desarrollado desde la publicación de su libro en 1986? Uno de los conceptos es la responsabilizaci r esponsabilización. ón. Cuando empezamos a involucrarnos en organizaciones alrededor del mundo implementando la Adminstración en Una Página, me di cuenta que en muchas compañías existía una necesidad de tener un proceso de delegación y de responsabilización mejor y sin duplicación de labores. Este tipo de proceso es fundamental para el éxito de cualquier organización. Cuando comencé a tratar con el reto que es la responsabilizac r esponsabilización ión y la delegación, me dí cuenta también de otro elemento crítico que falta en muchas empresas. Me refíero a la necesidad urgente de asegurarse de que las competencias individuales de cada persona en sus habilidades básicas estén a los niveles más altos y que correspondan con sus responsabilidades asignadas. El Sistema en Una Página confronta estos problemas. ¿Si hay tantas defïciencias en los negocios, entonces por qué hay tantos negocios exitosos? Todo depende de cómo se defina el éxito. Si se refiere a ser rentable r entable a corto plazo, si, hay muchos negocios rentables. Sin embargo, muchos de ellos logran esta rentabilidad con estrategias a corto plazo que se enfocan en la responsabilización junto con el miedo. Puede que esto funcione a corto plazo pero no garantiza el éxito a largo plazo. Los procesos que hemos desarrollado enfatizan la responsabilización. La diferencia es que una cultura en la cual se ejerce este tipo de responsabilización es una que es unida, creativa, y orientada al servicio y a los resultados. Esta diferencia tiene un fuerte impacto en las utilidades a corto plazo y en los resultados a largo plazo. ¿Está diciendo que el Sistema en Una Página es su solución al problema de responsabilización? Si, y más. El Sistema en Una Página es el paraguas bajo el cual están agrupadas nuestras soluciones integradas y globales para una compañía. A medida que hemos percibido las necesidades durante los últimos diez años, hemos concebido conceptos y procesos simples que satisfacen esas necesidades. Actualmente ofrecemos a organizaciones nuestros procesos únicos para alinear y unificar a todo to do su personal. ¿Qué quiere decir con alinear y unificar toda la fuerza de trabajo? Me refiero a alinear los sistemas de medición, de fijación de metas y de compensación con el intento estratégico de la organización. Con esto quiero decir alienar los comportamientos de la gente con los factores críticos de éxito para asegurarse del éxito del negocio. El propósito de la responsabilización, o principio de rendimiento de cuentas, es el asegurarse que las buenas estrategias tengan t engan una buena ejecución. ¿Qué hay con la unidad? ¿No es un concepto idealístico?
Puede parecer idealista, pero funciona. La implementación del Sistema en Una Página trae consigo un cambio visible en la cultura y un nivel de cooperación y de unidad mucho más alto . La tendencia de jugar a la política corporativa disminuye porque la equitatividad es establecida cuando la nueva cultura penetra a toda la o rganización. Facilitamos una discusión y llegamos a un acuerdo sobre nueve principios fundamentales: propósito, honestidad, unidad, servicio, creatividad, justicia, prioridad, economía, y excelencia. La mayoría de las personas creen en estos principios pero no los ven funcionado en sus organizaciones. Cuando los ejecutivos de alto nivel se ponen de acuerdo que estos principios son verdaderamente el fundamento de la nueva cultura que desean en su organización, los demás en la organización los adoptan con entusiasmo y alinean sus comportamientos a dichos principios. Como resultado, una nueva cultura emerge, en la cual las personas trabajan enérgica y entusiasmadamente para lograr la visión común. ¿Me puede dar un ejemplo de esto? Por supuesto. Hemos trabajado con compañías grandes en los Estados Unidos, en Europa y en México. Hemos encontrado que los ejecutivos en los niveles más altos solamente cooperan los unos con los otros cortésmente. Esta cooperación no es sentida profunda ni genuinamente, y muchas veces está basada en la política interna o a cambio de favores. Cuando se establece una verdadera unidad de visión en el equipo ejecutivo más alto, ocurre un sentido genuino de cooperación. Un cambio de cultura empieza arriba y baja por la organización, mejorando enormemente la productividad. ¿Qué cree que la Administración en Una Página le puede ofrecer a las compañías mexicanas en particular? Creo que los conceptos de la Administración en Una Página tienen mucho que ofrecerles a las compañías mexicanas. La gran habilidad y capacidad de los ejecutivos mexicanos puede ser reforzada al implementar un proceso simplifïcador que los ayuda a enfocarse, y que está diseñado para mejorar la responsabilización y para desarrollar las competencias básicas. El Sistema en Una Página es tal proceso. Esta impresión es una versión abreviada del artículo que fue publicado en la Revista Cintermex en febrero de 1996, y fue impresa con el permiso de los publicadores. Para más información sobre El Sistema en Una Página diríjase a : Infotrac, Inc 6065 Lake Forrest Dr. Suite 200 Atlanta, GA 30328 USA Tel: (404) 843-2589 Fax: (404) 252-2143 Email:
[email protected] UNIVERSIDAD LATINA DE PANAMÁ
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN ESCUELA DE PUBLICIDAD Y MERCADEO
ADMINISTRACIÓN EN UNA PÁGINA
ADMINISTRACIÓN
GRUPO:
16 DE JULIO DE 2004
PANAMÁ
INTRODUCCION:
Este libro nos introduce a la administración en una página. Fue escrito de una manera distinta a muchos libros de administración. Riaz Khadem y Robert Lorber luego de ser convencidos por Kenneth H. Blanchard de utilizar el mismo formato de un libro anterior “Ejecutivo al minuto” (también de Bob Lorber), escribieron una trama ficticia para hacer mucho mas digerible el texto para personas no relacionadas a la administración. Este libro nos relata la historia de Brian Scott al ser contratado por una compañía decadente, Xcorp. El reto de darle un vuelco a esta en un lapso de 2 años. Y como conoce a un misterioso personaje, el Infoman, quien lo introduce a el y a Xcorp a la administración de una pagina cambiando totalmente el esquema de la compañía.
Nuestro trabajo consiste en un resumen de cada una de las 4 partes de este libro y luego su
análisis en base a lo entendido y aplicable a la realidad. Primera parte EL PROBLEMA DE LA INFORMACION
Este capitulo es el inicio de la trama. Aquí nos plantean en la historia ficticia la situación deplorable en la que se encuentra Xcorp y la decisión corporativa de contratar a Brian Scott. El acuerdo ha sido darle 2 años de libertad a cargo de Xcorp. El reto… darle un vuelco a la compañía. Al llegar el primer día al trabajo el objetivo a corto plazo se ya estaba fijado, había que averiguar que había salido mal con aquí. Khadem y Sorber nos presentan un pensamiento interesante: “si usted no sabe que es lo que anda mal no lo puede arreglar” Brian Scott ya había revisado los reportes financieros de Xcorp, ya sabia que las cosas estaban mal y estos no lo ayudarían a averiguar nada. Para una investigación mas a fondo mando a si secretaria Joanne Evans a citar a varias personas. El primero en su lista fue el director financiero, Joe Rayner. Este le atribuyo la caída de la compañía al antecesor de Scott, dijo que la causa es que se expandió con mucha rapidez, diversificándose en muchas áreas, lo que los obligo a recurrir a los mercados financieros para obtener capital en una época que el costo del dinero era bastante alto y la reputación de solvencia de la compañía se estaba deteriorando. El problema se agravaba debido a la falta de experiencia en las áreas en las que Xcorp comenzaba a laborar y no podían brindarles satisfacción a los clientes. Esta fue la versión de Rayner. Al estar algo de acuerdo con Rayner pensó que lo mejor era pasar a investigar la producción, así que mando a llamar a Tom Brown, el director de producción, este le hecho la culpa al departamento de ventas. Así siguieron las entrevistas durante todo el día. Los únicos adelantos pactados fueron que el jefe de información, Ken Jonson y la directora de recursos humanos Gail Locke quedaron en entregarle informes acerca de a compañía y su personal respectivamente para el día siguiente. El martes tras haberle presentado los informes a Scott sobre la compañía, a este se le presento un problema nuevo: El problema de la información. El total de hojas de papel sobre el escritorio de Brian Scott era abrumador, no había respuestas concretas, solo toneladas de papel con exceso de información. Aunque tuviese el tiempo para leerlo todo dudosamente conseguiría respuestas en aquel bulto. Lo único interesante que por su escritorio había pasado eran 2 cartas cortas. Una el día anterior y una junto a todos estos informes en el día actual. Ambas cartas eran concisas y el remitente solo decía que podía resolver el problema de información que tenia Scott. En ambas firmaba “El Infoman”.
Luego de que Scott estuviese a punto de darse por vencido se dieron varios giros y término citándose con este personaje, el Infoman. Este es quien le enseñaría como cambiar la forma de sus respuestas de un montón de papel impreso a solo 3 informes de una página. Estos son: El informe de enfoque, el informe de retroalimentación y el informe de administración. En su primer encuentro se dedicaron a buscar información preeliminar. Queda estipulado que las dos palabras claves son éxito e información. Y entonces le pregunta Infoman a Scott, que significaba el éxito para el. Luego de ahí derivan que como se darían cuenta cuando haya alcanzado ese estado que para el era el éxito y el status actual en referencia al éxito. Todo se escribió en una hoja sencilla que decía así:
El Éxito definido por Brian Scott Área de Éxito: Darle un vuelco a Xcorp Factores Clave del Éxito Status Meta Precio por acción US $20 US $30 Participación de mercado 10% 20% Relación Pasivo-Capital 0.9 0.5
Luego de hacer esto y en la hora del almuerzo Scott expuso una preocupación que lo aquejaba. Esto había sido a nivel personal y a nivel grupal seria totalmente distinto. El Infoman le avisa que ya tenía ese problema premeditado y resuelto. El había escrito una guía corta de 4 pasos a seguir: LOS CUATRO PASOS SENCILLOS PARA DEFINIR FACTORES CLAVE DE ÉXITO. Paso 1
CONOZCA SUS RELACIONES IMPORTANTES Paso 2 DEFINA SUS AREAS DE ÉXITO DESDE DIFERENTES PUNTOS DE VISTA Paso 3 IDENTIFIQUE LOS FACTORES CLAVE DE ÉXITO PARA CADA AREA DE ÉXITO Paso 4 DETERMINE DONDE ENCONTRAR EL STATUS DE CADA FACTOR CLAVE DE ÉXITO Luego de discutir en la oficina estos puntos, termino la cita y pasamos a nuestro siguiente capitulo. ANALISIS En esta primera parte del libro los autores nos introducen a la situación ficticia y a los personajes principales de esta. El Infoman vendría siendo la parte cognoscitiva de la administración, es quien nos enseñara por el resto del libro el proceso de la administración en una página. En este capitulo se introduce el proceso de recopilación de información preeliminar. El primer paso es preguntarse a si mismo que es el éxito para si mismo con respecto a la empresa que se este llevando a cabo. Luego se especifica cuales son los factores clave del éxito, estos son hechos que al darse serán indicadores de éxito, con lo que nos enteraremos cada vez que nos acerquemos a nuestras metas. Después hay que buscar cual es el Status actual de la empresa en razón a las metas que queremos alcanzar, este es el estado de cada factor de éxito en la empresa en la actualidad. Después sacar la información personal se necesita rehacerse esta pregunta del éxito pero esta vez con respecto al punto de vista de nuestras relaciones. Estas son el contratista, el jefe y los clientes. Entonces se vuelve a escribir lo que es el éxito pero con respecto a satisfacer a cada relación. Y a cada “Área” de éxito se le asignaran sus propios factores clave del éxito. Segunda Parte ADMINISTRACION EN UNA PÁGINA En este segundo capitulo se nos introduce mas a un personaje, Tom Brown, el director de producción de Xcorp. Pero por ahora continuemos donde quedamos la vez pasada.
Era jueves por la mañana y Brian Scott esperaba al Infoman, como habían acordado su cita. Este apareció rebozante de energía y lleno de entusiasmo como siempre. El t rato era que en esta ocasión el Infoman le mostraría a Scott como hacer el primer informe de una pagina, el Informe de Enfoque, basado en la información preeliminar que antes habían recopilado. Luego de varias explicaciones y borradores así quedo este primer informe. INFORME DE ENFOQUE PARA BRIAN SCOTT AREA DE ÉXITO #1: REESTRUCTURACION FINANCIERA DE XCORP. Precio por acción 20 25 30 35 M Relación pasivo-capital 0.9 0.7 0.6 0.5 M Razón Corriente 1.2 1.7 2.0 2.5 M Identificación líneas de prod. antieconómica Planeac. Mayo 15 Mayo 1 Mar. 1 Reducción de personal Planeac. Mayo 1 Abril 1
Mar. 1 Reducción de costos Planeac Mayo 1 Abril 1 Mar. 1
AREA DE ÉXITO #2: REESTRUCTURACION DEL MERCADEO DE XCORP. Posición en la industria 5 5 2 1 % participación de mercadeo 10 12 15 20 M Plan de Reorganización Hecho Abril 1 Mar. 30 Mar. 1
AREA DE ÉXITO #3: VIABILIDAD FINANCIERA A LARGO PLAZO Incremento en el valor agregado ($ Mil) -0.5 5 10 15 M % crecimiento en la base de clientes
1 1 3 5 M % crecimiento en activos producidos 4.2 4.0 6.0 8.0 M
AREA DE ÉXITO #4: VIABILIDAD DEL MERCADO A LARGO PLAZO % obsolescencia del producto 45 50 30 10 Hacer alianzas externas de comercialización Planeac. Septiembre 1 Agosto 1 Julio 1
En este informe cada área de éxito esta basado en los distintos puntos de vista según las relaciones del individuo. La primera columna representa los factores clave de éxito en cada área, la segunda el status actual de la compañía. Las 3 siguientes columnas son metas que se explican así: Meta mínima: esta es la mínima requerida para ser aceptable. Meta satisfactoria: esta es la meta con la que puede comenzar a celebrarse, ya que se va en buen camino y es un éxito el método utilizado en dicho proyecto. Meta de nivel destacado: esta es la meta a buscar, la que nos seguirá impulsando a tener un mejor desempeño.
Por ultimo la 5ta columna representa nuestra opinión con respecto al desempeño actual de los proyectos en el informe, la M es por mal progreso y la B es por buen progreso (nótese que en esta primera plantilla no hay ninguna B). Luego de elaborar el primer informe de Scott le dijo que tenia que comenzar a hacer que sus colaboradores aplicaran la administración en una pagina también. Culmino la cita del Infoman y Scott. Nuestro personaje principal se puso a meditar por donde comenzar a aplicar la administración de una pagina. Se le ocurrió que en producción, así que cito a Tom Brown, el director de producción. Al principio este estuvo muy en desacuerdo con la idea de Scott, decía que debían darle prioridad a otras cosas. Luego fue su esposa quien lo convenció. Así sigue este segundo capitulo relatándonos todo el proceso de cómo Brown junto a su equipo elaboran sus Informes de Enfoque. Luego de terminado este ya todos estaban contentos con la idea de la administración de una página. Después se hace una reunión entre Brown, el Infoman y Scott. En esta reunión el Infoman muestra a ambos como hacer el segundo informe. El informe de retroalimentación. Esta consistía en dividir en dos una hoja y poner en la parte de arriba lo que el Infoman llamaba “puntos positivos” y abajo los negativos. Lo que se hacia es que se seleccionaba del primer informe de una hoja los puntos que hasta el momento hubiesen pasado la meta satisfactoria y ponerlos arriba. Y luego elegir los que no llegaban a la meta mínima y ponerlos abajo. De esta manera nos manteníamos al tanto de lo que estaba excelente y debíamos celebrar, y lo que debíamos prestarle más atención y creatividad. Aquí termino la reunión y quedaron en que iban a implementar en la compañía el sistema. Durante los siguientes 3 meses Scott y Brown se implantaron la administración en una pagina, el problema de que habían muchos subordinados se resolvió siguiendo 2 métodos que el Infoman les enseño. El primero era que ellos hicieran los informes de enfoque para sus colaboradores y el segundo era que los colaboradores mismos lo hicieran personalmente. Luego se pusieron de acuerdo entre las metas implantadas por ellos y las de los colaboradores mismos que resultaron ser muy similares para el futuro de la compañía. Xcorp había adoptado la administración en una página de una manera exitosa y luego de pasados 3 meses Scott recibió la llamada del Infoman, a quien puso al corriente de cómo iban las cosas. Este estaba complacido y decidió acordar la próxima cita con Brian Scott. Esta seria para el próximo jueves.
ANALISIS En el segundo capitulo nos introducen mas dentro del personaje de Tom Brown, y su relación con Scott con respecto a la idea de la administración de una pagina. El fin de esto es comprender el papel del administrador al querer expandir la idea y darnos datos clave de cómo hacerlo. Primero que nada el capitulo nos indica como crear el primero de los tres informes de una página, el informe de enfoque. Este consiste en la información que recopilamos en el capitulo uno, los factores y áreas clave del éxito. Consiste en algunos pocos pasos, primero rescribimos nuestras áreas de éxito con sus respectivos factores claves. Alado de los factores clave pondremos 5 columnas, cada columna tiene si fin especifico. En la primera columna ira escrito el Status o estado actual de cada factor clave en la empresa en relación al área de éxito a alcanzar. En las siguientes 3 columnas se establecerán las metas. No una, sino 3. La primera vendría siendo la meta mínima, este es el punto mínimo aceptable que debe alcanzar el status del factor clave, si se llegase a bajar de ahí entonces hay que prestarle atención a dicho punto. La segunda meta es la meta satisfactoria, esta es la meta a la que debemos llegar para satisfacer el factor clave y poder alcanzar las distintas áreas de éxito. La tercera es la meta de meta sobresaliente, este es el nivel que, luego de alcanzar el satisfactorio, vamos a trabajar para alcanzar. Por ultimo en la quinta columna vamos a colocar una letra o un guión. Las letras son B y M. la B la pondremos cuando el desarrollo de los factores clave vaya avanzando a un buen ritmo, y la M cuando no lo este haciendo. El guión lo pondremos cuando simplemente es aceptable pero no esta ni bien, ni mal. Después de crear el primero de los 3 informes de una página es útil comenzar a expandir dentro de la empresa la idea de la administración de una página. Así se ganara tiempo y los siguientes pasos se harán mas sencillos ya que tendremos grupos para crearlos. Después de esto vamos a crear el segundo informe de una pagina, este es el informe de retroalimentación, este hace el papel de informarnos a nosotros mismos a que puntos debemos dar prioridad y que puntos deben darnos regocijo. En si este es un perfil personal de nuestro trabajo y nuestro medidor de tareas. Consiste en dividir una hoja a la mitad. En la parte de arriba pondremos los puntos positivos de los factores clave de éxito. En esta se incluirán exclusivamente los factores clave que dentro de las 3 metas en el informe anterior haya alcanzado o rebasado la segunda meta, la meta satisfactoria. En
la parte de abajo entonces pondremos los puntos negativos, aquí se incorporan los factores clave de éxito que no han llegado a alcanzar dentro de las 3 metas la primera de ellas, la meta mínima. Todos los factores clave que están en el medio de la primera y segunda meta son simplemente aceptables y no tienen la necesidad de aparecer en un informe por ahora. Los informes de retroalimentación deben hacerse en lapsos de tiempo, ya sean semanales, mensuales o la elección que tome la empresa en si. Al terminar este segundo paso, también lo expandiremos por la empresa y de esta manera cada ejecutivo y colaborador llevara un control de sus tareas y labores más certero. Tercera Parte LA CONCATENACION DE LOS INFORMES DE UNA PÁGINA Era jueves en la mañana y Scott pensaba en como había dado un giro drástico el sistema de administración en una pagina a la compañía. Pronto apareció el Infoman. Scott le contó una historia de una colaboradora de varios niveles debajo de el. Su nombre era Lucy Lake. Ella se encargaba de control de calidad, y gracias a los informes de retroalimentación su área mejoro muchísimo. Se convirtió en el área de mejor calidad con respecto a productos que los clientes devolvían. Era un área ejemplo. Pronto Lucy (que era subordinada de Brown) fue ascendida. Aplico también la administración de una página a su vida personal, perdiendo peso considerablemente. El Infoman se sentía complacido al escuchar la historia. Y luego le pregunto a Scott que como la había escuchado el. Brian Scott entonces le dijo que era un tema que se comento en una reunión en algún momento. Infoman entonces propuso que era posible enterarse de todas las grandes mejoras en los trabajos de cualquier colaborador de la compañía mediante el 3er informe de una página, el informe de administración. Luego de venderle la idea a Scott y discutirla termino por mostrarle el esquema, que lucia así: TERCER INFORME DE UNA PAGINA: INFORME DE ADMINISTRACION Personas que dependen indirectamente de usted varios niveles por debajo Colaboradores directos un nivel por debajo Zona 1: Positiva
Rasgos notables del rendimiento excelente de personas varios niveles por debajo. Zona 2: Positiva Rasgos notables y de buen rendimiento de colaboradores directos. Zona 3: Negativa Rasgos notables de problemas crónicos de rendimiento varios niveles por debajo. Zona 4: Negativa Rasgos notables y problemas de rendimiento de colaboradores directos
Luego de mostrarle esto a Scott, el Infoman concluyo en que ya no lo necesitaban ahí. Brian Scott se sintió triste al escuchar esto y en cierta forma un tanto inseguro. Entonces pregunto al Infoman que hacer si tuviesen problemas en el futuro con este sistema y el no estuviese. Infoman respondió que el entonces se pondría en contacto nuevamente con ellos. Luego le deseo buena suerte a Scott en su viaje al éxito y se despidió de el. ANALISIS: Con esta tercera parte concluiremos el proceso de recopilar toda la información en los 3 informes de una página de la administración en una página. Luego de estar acostumbrado a los informes de retroalimentación personales existe un punto más que arreglar y tomar en cuenta. Estos son solo para nuestro propio control, pero también hay que mantener a la empresa informada de todo lo que pasa en ella, aquí es donde entra en juego el tercer informe de una página, el informe de administración. Este informe consiste en una hoja dividida en 4 zonas con sus propios fines comunicativos. Estos informes administrativos van a variar con respecto a los niveles de subordinación directa de la empresa, así cuando un tema sea de mucha importancia o necesite atención se ira incluyendo en los informes administrativos de los niveles superiores, dependiendo de su estado y que t anta atención necesiten puede subir mas niveles. Las cuatro zonas van divididas así: Los 2 recuadros de arriba son factores claves de éxito positivos mientras que los 2 recuadros de abajo son negativos (igual que en el informe de retroalimentación). Y los 2 recuadros de la izquierda vienen siendo factores claves de colaboradores que estén varios niveles bajo nosotros y los de la derecha los de nuestros colaboradores directos.
Por tanto a la derecha serán informes de retroalimentación cotidianos que por lo general nos conciernen día a día. Los de la izquierda se utilizan cuando algo se debe comunicar a los niveles superiores y toma urgencia dicho factor clave (o algo positivo que debe ser recompensado). En fin el informe de administración vendría siendo un informe de retroalimentación general e informativo para la empresa. Para mayor entendimiento de este vease el ejemplo de la lectura (incluido en este resumen). Cuarta Parte EL PODER DE LA ADMINISTRACION DE UNA PÁGINA El estilo de administración de una página se había vuelto el estilo adquirido por Xcorp. Habían pasado 6 meses desde que la compañía inquirió esta forma de administración y Brian Scott se encontraba en su oficina revisando su informe de administración. Por primera vez apareció algo en la esquina superior izquierda del mismo. Era el nombre de un colaborador de la fábrica de alambres de Kansas de Xcorp, Arnold Turner. Siendo Scott la punta en la escala de Xcorp en esos momentos era obvio que llegar a su informe administrativo era toda una odisea. Brian Scott decidió felicitar personalmente a Arnold Turner. Mando a su secretaria a que arreglara una cita. Unos días después Turner estaba viajando a la casa matriz de Xcorp. Llego a su cita con Scott y se conocieron. Entonces Turner le explico todo lo que había hecho a partir de la administración de una pagina, el había ahorrado millones a la compañía bajando los porcentajes de desperdicio. Hablaron por horas, Turner se había vuelto un campeón en la administración de una página y crecido mucho como ejecutivo y como persona. Scott lo invito a un Cocktail esa noche y luego le puso a su disposición una limosina para que lo llevara al aeropuerto para ir de vuelta a Kansas. Poco después de aquella reunión se cumplió el segundo aniversario de la llegada de Scott a Xcorp. Había alcanzado sus metas y las había rebasado. En aquel momento quiso agradecerle al Infoman. Medito lo que el hubiese querido este en pago por aquel excito de la compañía… “Comparta con otros la administración de una pagina”. ANALISIS: Esta cuarta parte de la lectura más que nada trata de hacernos ver lo positivo que fue usar este sistema para una compañía grande como la ficticia Xcorp. Deja de tomar un poco la enseñanza y se enfoca en terminar la trama ficticia creada por los autores. Lo único que creo que vale la pena destacar que tomamos de este capitulo, es el significado que el personaje Arnold Turner le da a la administración en una página. El texto iba así.
“¿Cómo hizo usted para convertirse en un funcionario tan excelente? -le pregunto Scott. -Se lo debo al hecho de fijar metas definidas, hacerle seguimiento a mi progreso e involucrar a la gente en la solución de problemas.” -Respondió Turner. Punto Final CONCLUSION La administración en una página es un sistema sencillo y poderoso de manejo de información que permite organizar mejor a cualquier compañía. Es un filtro de información muy útil que a nuestros ojos debería ser adoptado por todas las compañías a nivel mundial. Es interesante la forma como Khadem y Lorber usan un formato distinto a los convencionales en libros de administración y logra atraer la atención de personas que nunca se han entendido con esta.
La comunicación en una empresa es la base del funcionamiento de la misma. El estar en conocimiento de todos los movimientos así sean extraños para los demás en este caso los departamentos; también debe saber lo que pasa con los otros para tomar medidas acerca la producción. Los cambios en las ventas de ciertos productos para así ver la rentabilidad de lo que se tiene para hacer los negocios. Otra base fundamental de la comunicación en una empresa son las relaciones, que también deciden lo que es comunicado entre los compañeros de trabajo. La información es lo más importante de cada área, por que con esta es como se cuantifica y c alifica la calidad del departamento basados en los informes dados por cada trabajador encargado hecho gracias a l análisis en base de resultados en cada área. La información también es la parte mas descriptiva de una empresa, con es ta se puede observar la calidad de cada una de sus partes y crear así un concepto tal vez magnificado del desarrollo de esta, aunque la mayoría de los casos estos conceptos pueden ser erróneos ya que una p arte no puede ser necesariamente la realidad empresarial; en la mayoría de los casos no todos los departamentos son parejos, ni todos aportan un orden racional dentro de las labores de la empresa en si, es decir, que no todo departamento forma parte del desarrollo de producción por ejemplo, pero este si toma como herramienta de desarrollo a otros sin que de pronto en un caso dado a falta de uno este decaiga, es por esto que el informe constante acera de los errores mas propensos es necesario para conocer de que falencias se debe encargar un c ierto departamento. Es por esta razón que en las empresas el exceso de información a parte de importante es bastante tedioso para cuando se requiera comprender o abrir u n criterio acerca de un problema o re querimiento los cuales son bastante comunes para examinar los niveles de desarrollo y evaluar las metas a cumplir, para toda esta cantidad de asuntos se han tenido que crear viras formas de hacer lo más fácil, todo esto se puede hacer a trabes de filtros de información que considere solo lo mas importante para la empresa, es d ecir información clave resumida en el caso del libro se hace en tres informes de u na pagina, el desarrollo de esto sirve para que cada miembro de la organización desde los nieles mas altos a los niveles mas bajos se involucren en lograr el éxito de la misma. El primer informe se conoce como informe de bloque en e ste se pueden identificar los factores de éxito a trabes de cuatro pasos que no s olo facilitan el éxito del gerente sino también el de todo el grupo: El primer paso consiste en conocer las relaciones importantes, el segundo es hacer una definición de las áreas de éxito desde diferente puntos de vista, el tercero es identificar los factores críticos de éxito para cada área de éxito, el cuarto es determinar donde encontrar el status de cada factor critico de éxito. También es necesario que deban establecerse metas en este informe y estas metas a su vez deben estar clasificadas en niveles tales como: mínimo, satisfactorio y sobresaliente lo que permitirá conocer las tendencias buenas o malas, todo es to esta representado en un cuadro. Es importante resalta que cada Gerente define sus propias áreas de éxito des de su punto de vista, el de los usuarios, sus proveedores, sus empleados y jefes, en el libro uno de los gerentes no hizo esto y scott y el informan le advirtieron que debía elegir sus propias áreas de é xito. El segundo informe es denominado Informe de Realimentación este informe ayuda al Gerente a vigilar su progreso en el camino al éxito, es decir, examinar el Status de cada factor crítico de éxito para ver si se ha alcanzado un nivel de metas satisfactorias, en caso contrario ajustar las estrategias y los planes para conservar el rumbo. Este se hace en base al informe de enfoque, en el informe de realimentación se apuntan los resultados positivos siendo estos considerados como el logro de las metas, y los negativos que sería donde se implementarían los reajustes para lograr las metas que hasta los momentos no se han logrado alcanzar. Este informe permite medir la trayectoria d el desempeño, considerando lo positivo como eficiencia total y lo negativo como la necesidad de verificar las estrategias implementadas y su creatividad, la tendencia en este informe se representa como buena para lo positivo y mala para lo negativo. El tercer informe es llamado Informe de Gerencia aquí se concatenan los informes de una página, es este último informe el que le permite al gerente conocer que esta sucediendo en los inferiores a él, el informe de enfoque y el de realimentación le permite conocer sobre sus propios factores críticos de éxito. Como cada miembro de la Organización esta involucrado en el proceso, cuando el Gerente concatena los informes de realimentación de las personas que le informan directamente observará todas las anotaciones positivas y la colocará en el lado derecho de su informe de gerencia y los negativos en la parte inferior de la hoja, las personas que se destaque se c olocan al lado izquierdo.
Esto le permite al gerente ser más justo a la hora de entregar las recompensas ya que se dirige directamente al trabajador que ha realizado un excelente desempeño y no como usualmente ocurre que las gratificaciones las reciben los jefes. Es necesario para poner en práctica el informe de gerencia que las organizaciones que cuenten con sucursales en otros estados o países posean un sistema de información basado en los computadores que les permita mantener la evaluación de los informes de una pagina en c ada una de ella, así el gerente conoce el desempeño de cada uno de sus integrantes en cualquier lugar donde se encuentren. En la Empresa utilizada como ejemplo en la lectura los problemas relacionados con la baja productividad, la disminución de la rentabilidad, la caída en las ventas era producto de la no Planificación y de la ausencia de Comunicación, la Administración en una página les permitió identificar los verdaderos problemas y solucionarlos para ello fue necesario la participación de c ada uno de los miembros de la Organización, todos recibieron instrucción sobre la Administración en una página y todos la implementaron llegando a constituirse como una de las Organizaciones más éxitosa. RESUMEN
La administración en una pagina trata a partir de la historia de Brian Scott, recién nombrado c omo trabajador de Xcorp por su exitosa carrera en otras empresas como persona fundamental en su desarrollo. xcorp una turbulenta compañía manufacturera, cuyas ventas estaban decayendo, s us inventarios, acumulando, al tiempo que sus competidores fortalecían su posición en el mercado. Al asumir su nuevo cargo, Scott descubre que, aun cuando está sumergido en todo tipo de información de varios departamentos de la empresa, no puede entender con c laridad "qué está ocurriendo". Sin saber lo que pasa, no logrará resolver los problemas de Xcorp. Al entrevistarse con los gerentes de cada área, se encuentra con que
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acusan al otro por todo nadie sabe re sponder sobre que es lo malo que hay en la empresa al llegar a la compañía, Scott se da cuenta de que existe una terrible desunión entre los miembros del e quipo directivo y una clara falta de entendimiento sobre el problema en sí. Afortunadamente una persona misteriosa que se hace llamar: "Infoman" aparece aunque scout hacia caso omiso a las cartas decide prestarles atención y al contactarlo el informan promete solucionar todos los problemas de información de Scott y la empresa. Introduce un sistema gerencial que le da a Scott, y a cada uno de los gerentes de Xcorp, tres informes de una página: El Informe de Enfoque , el Informe de Retroalimentación y el Informe de Administración. El Infoman dice a un escéptico Scott que, con estos tres informes, los gerentes podrán manejar efectivamente al personal a su cargo. El Informe de Enfoque, explica el Infoman, enfoca a cada gerente en la información clave que es relevante al trabajo de esa persona, este informe contiene una lista del valor agregado único perteneciente a sea persona para la organización y sirve para q ue el gerente se mantenga enfocado en lo que es importante para su nivel. El Informe de Retroalimentación le da a cada gerente individual, un ( feedback) sobre su desempeño, al resaltar lo bueno y lo malo del Informe de Enfoque. El Informe de Administración, por su parte, arroja las buenas y las malas noticias más importantes acerca del desempeño de los individuos que, directa o indirectamente, reportan al gerente. Todo el sistema está conectado a través de un software denominado, El programa de una página, que se conecta a las bases de datos de la empresa y extrae la información requerida por los tres informes de una página. Para que el software proporcione información adaptada a cada persona, necesita una definición sobre qué tipo de información es importante para esa persona, El Infoman sugiere que lo importante se puede determinar a partir de un p roceso denominado Los Cuatro Pasos Sencillos. Cada gerente deberá pasar por este proceso para definir una serie de factores únicos y relevantes en su trabajo. Estos factores medibles se denominan Factores Claves del Éxito. El Infoman describe los Cuatro Pasos Sencillos de la siguiente manera:
El primero es identificar áreas de éxito, como: calidad, rapidez y rentabilidad. Luego de identificar cada área, El Infoman explica que el programa de administración en una pagina puede accesar la información de la empresa para extraer la adecuada información "positiva" relacionada a cada factor de éxito de cada gerente y general tres informes a la medida de cada uno, el de Administración, el de Enfoque, y el de Retroalimentación, utilizando únicamente información clave que se requiere. El Informe de Administración es particularmente importante para resolver los problemas de "sobrecarga de información" que detecta Scott. Es un informe que muestra, tanto las buenas como las malas excepciones de tal forma que Scott puede mirar a los factores críticos de éxito de sus reportes, directos e indirectos, observar su s ituación actual ver el status de las metas y examinar la tendencia en la información. Aparecen también los nombres de los empleados que se han desempeñado extraordinariamente bien o mal. Superando la resistencia de una parte de los jugadores importantes en su organización, Scott logra introducir el Sistema de Administración en una Página en Xcorp. Al definir el éxito para cada área de la organización y fijar metas concretas, los gerentes se enfocan en las actividades clave que están enfocadas directamente al cambio de Xcorp. Como resultado de un enfoque más claro, el desempeño de Xcorp c omienza a mejorar notablemente. Scott le agradece enormemente al Infoman su ayuda al darse cuenta de que sus gerentes están enfocados y motivados, observando tendencias en el desempeño de áreas claves y detectando y resolviendo problemas que sean más graves. Aprecia, también, el hecho de que el sistema es transparente, lo que permite que los buenos elementos que, incluso se encuentran varias jerarquías por abajo de él, sean notables y puedan ser identificados. Decide, también, incentivar a los buenos elementos. Gracias a todo esto Scott ha logrado levantar la compañía y le debe su éxito a la administración en una página. ANÁLISIS Y CONCLUSIONES
El objetivo de la administración en una página es hacer c aer en cuenta a los gerentes que deben tener claro cuales son los problemas que originan en una organización déficit de calidad de servicio, disminución en la producción, en las ventas y baja rentabilidad, es decir, conocer l o que es lo que esta mal para poder solucionarlo. No debe permitir dejarse influenciar por las críticas de otros miembros de la organización sobre el trabajo de los demás, debe estar enfocado en lograr el éxito de la organización y el suyo como tal. La administración en una página permite a los gerentes identificar loa factores claves de la información que pueden ser relacionados con el éxito de la compañía y poder ser aplicados al suyo propio. Lo que en verdad siempre quiere conseguir un gerente es tener éxito tanto fuera como dentro de su trabajo, todo esto se logra si el g erente o la persona como tal se mantiene enfocado en lo verdaderos problemas a solucionar, evitando distracciones además debe tratar de mantener la relacione dentro de la compañía para establecer un nivel de comunicación alto dentro del grupo de trabajo esto hace que los gerentes de área de cada nivel de trabajo en la empresa puedan saber de las otras personas que están por debajo de ellas en el estatus de la compañía tienen un nivel de trabajo por lo menos aceptable dentro de su desempeño lo que hace un buen ambiente de trabajo, para mantener este buen nivel se s ugiere crear un sistema de recompensas para mantener motivado al trabajador así como lo hizo scott. En las empresas de hoy en día e l desarrollo de la administración en una página seria bastante importante ya que el constante desarrollo de tecnologías en un ambiente complejo de los negocios crea un colapso informativo entre lo que se debe saber y lo que sobra de este lo que no es bueno en una toma de decisión que se requiera como oportuna, para esto es que se han creado el desarrollo de factores claves para el éxito que ayudan de cierta manera para la consecución de las metas propuestas todo esto se esquematiza con la analogía de la Internet que dice que si se esta en un mar de información se debe recurrir a un mecanismo que me permita seleccionar solamente la información que se necesita de ese mar para e llo se han creado filtros, y este filtro en la administración seria la administración en una pagina. En la actualidad hay vario negocios exitosos que no han aplicado la administraron en una pagina pero su éxito se da es a corto plazo mientras que con la administraron en una pagina se mantendrán. En conclusión la administración en una página demuestra que no se necesitan grandes extensiones de información para lograr un equilibrio sino la información clave de lo que se quiere solo en una página.
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