Karya Tulis Kearsipan

PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN PURCHASING PT CLARIANT KUJANG CATALYSTS Karya Tulis Ini dibuat dibuat untuk Memenuhi Memenuhi Salah Satu Tugas Kearsipan Kearsipan

Disusun Oleh : Nama : Della Noviani NPM : 63411.13015 Program Studi

: Administrasi Bisnis Bisni s IV

Dosen Pembimbing : Siti Syafaat, SE

POLITEKNIK TRI MITRA KARYA MANDIRI KOTA BARU – KARAWANG K ARAWANG 2014-2015

Titles you can't find anywhere else

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime.









KATA PENGANTAR

Puji serta syukur kami sampaikan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena dengan kemurahanNYA tugas karya tulis ini dapat terselesaikan. Tema dari karya tulis yang penulis buat merupakan sebuah analisa langsung dari sebuah perusahaan yaitu PT CLARIANT KUJANG CATALYSTS , dengan menggambil judul “Pengelolaan Arsip di Bagian Purchasing Purchasing PT.Clariant Kujang Catalysts”. Karya tulis ini dibuat untuk memeperdalam pemahaman tentang pengelolaan ars ip, terutama t erutama pemahaman tentang materi yang di sampaikan dosen pembimbing yang di praktekan langsung dalam da lam perusahaan. Dengan karya tulis yang penulis buat ini diharapkan dapat memberi informasi sekaligus pengetahuan bahwa di sebuah perusahaan pengelolaan asrip itu berbeda-beda tergantung kepada orang yang memiliki arsip dan paham terhadap arsip te rsebut. Dalam penyusunan karya tulis ini, penulis memperoleh banyak bantuan dari banyak pihak, karena itu kami mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan karya tulis ini. Penulis menyadari masih banyak terdapat kekurangan dalam karya tulis ini. oleh karena itu Penulis mengharapkan krtik dan saran yang yang membangun agar agar lebih baik lagi, akhir kata penulis mengharapkan karya tulis ini dapat berguna bagi pembaca.

Karawang, 10 Mei 2015

Penyusun









DAFTAR ISI

KATA PENGANTA PENGANTAR R ............................... .................................................. ..................................... ................................... ..................... ....I DAFTAR DAFTAR ISI ................................. ................................................. ................................ ................................. .................................. ................... .. II BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Belakang ............................... ................................................ .................................. ................................. .................. 1 1.2. Identifikasi Masalah .......................................................................... 2 1.3. Perumusan Masalah ........................................................................... 3 1.4. Tujuan Penulisan ............................................................................... 4 BAB II PEMBAHASAN

2.1. Pengelolaan Arsip di Bagian Purchasing ........................................... 4 2.2. Tujuan Pengelolaan Arsip .................................................................. 5 BAB III PENUTUP

3.1. Kesimpulan Kesimpulan .............................. ................................................. ..................................... ................................... .................... ... 6 3.2. Saran ............................. .............................................. .................................. .................................. .................................. ................. 7 ............................................... ................................. ................................. ........................ ....... 10 DAFTAR PUSTAKA ..............................









BAB I PENAHULUAN 1.1. Latar Belakang

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segalanya tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Kearsipan adalah a dalah suatu proses mulai dari dar i penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan. Warkat merupakan segala macam kegiatan yang berbentuk corak atau catatan baik yang tertulis maupun yang dapat di lihat dan di dengar seperti hasilhasil rekaman film dan lain sebegainya. Selain itu warkat juga berfungsi sebagai bukti pertangung jawaban atas segala macam bentuk pekerjaan administrasi dalam suatu kantor tersebut. Kegiatan dari warkat-warkat tersebut sering terkenal dengan istilah arsip. . Berdasarkan teori yang sudah dijelaskan diatas, maka penulis mencoba melakukan penelitian pada sebuah perusahaan untuk mengetahui lebih jelas dan belajar lebih jauh bagaimana praktek sebenarnya s ebenarnya dalam sebuah perusahaa n. Tidak hanya belajar teori saja, melainkan kita tahu praktek sebenarnya pada sebuah perusahaan. Ketika menemukan sebuah perbedaan antara teori dan praktek itu adalah hal yang wajar, karena setiap perusahaan memiliki prosedur tersendiri dalam pengelolaan arsipnya, dengan demikian penulis akan mengerti dan paham akan kearsipan yang sebenarnya.









1.2. Identifikasi Masalah

Menurut hasil survei yang penulis laksanakan pada Hari Senin, 8 November 2014 tentang pengelolaan kearsipan di PT.CLATIANT KUJANG CATALYSTS : Profil PT. CLATIANT KUJANG CATALYSTS C ATALYSTS : a) Identitas Perusahaan Nama Perusahaan

: PT. CLATIANT KUJANG KUJANG CATALYSTS

Alamat Perusahaan

: Kawasan Industry Kujang Cikampek Jl. Jend. A. Yani No. 39 PO. Box 55 Cikampek West Java – Indonesia

Tahun Pendirian b)

: October 1964

Visi dan Misi Visi : As Catalyst Producer that has global Competitiveness Misi : Making, Developing and Marketing Catalyst that meets global quality standard and Environmental Awareness Data yang di dapat hasil dari sebuah wawancara langsung kepada bagian

Purchasing Head yaitu Ibu Susi Lisdiyanti, beliau s ebagai pemegang pengadaan di sebuah perusahaan tersebut, dan sekaligus menangani berbagai macam kegiatan kearsipan. Penulis mengidentifikasi masalah yang ada di bagian purchasing, beberpa point yang akan menjadi pembahasan dilihat dari keadaan yaitu : 

Melihat banyaknya arsip yang di simpan pada lemar i arsip



Penemuan kembali arsip yang sedikit sulit









1.3. Perumusan Masalah 

Bagaimana dan seperti apa pengelolaan kearsipan di bagian Purchasing PT.Clariant Kujang Catalysts ?

1.4. Tujuan Penulisan 

Untuk mengetahui bagaimana dan seperti apa pengelolaan kearsipan yang ada di bagian Purchsing PT.Clariant Kujang Catalyts. Adapun tujuan lain dari penulisan karya tulis ini adalah untuk menambah

pengetahuan serta pengalaman tentang kearsipan serta untuk memenuhi tugas kearsipan dalam bentuk karya ilmiah dengan melakukan penelitian secara langsung.











BAB II PEMBAHASAN 2.1.

Pengelolaan Pengelolaan Arsip di Bagian B agian Purcashing Purcashing

Kearsipan adalah suatu kegiatan pengurusan arsip yang dimulai dari penciptaan arsip, penyimpanan arsip, penemuan kembali arsip, penyelamatan arsip, (pengamannan, pemeliharaan & perawatan) dan penyusutan arsip ( pemindahan, penyusutan, penyerahan) arsip. Sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan maka dapat ditemukan kembali secara tepat te pat dalam waktu yang singkat (cepat). Beberapa proses kearsipan pada bagian purchasing adalah sebagai berikut berikut : A. Penciptaan (penerbitan) Arsip

Di indonesia masing-masing perusahaan meliliki sistem kearsipan yang berbeda-beda, semua penyimpanan arsip dilihat dari jenis arsipnya itu sendiri. Jenis-jenis arsip dapat dilihat dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut : 1. Ditinjau dari kepentingannya, yaitu melihat arsip dari segi penting tidaknya arsip tersebut sesuai dengan nilai guna yang terkandung didalamnya. 2. Ditinjau dari fisiknya, yaitu melihat arsip dari wujud benda arsip itu sendiri. Contoh : Arsip tertulis & arsip visual 3. Ditinjau dari isinya, yaitu melihat arsip dari segi isi yang terkandung didalamnya. Contoh : Finansial record, Inventory record, personal reord,









Begitu juga arsip yang berada di bagian purchasing PT.Clariant Kujang Catalysts, yang hanya memiliki sedikit jenis arsip, yang di bedakan dalam jenis jenisnya seperti diatas. Dalam setiap arsip masing-masing memiliki tempat penyimpanan dan dan sistem penyimpanan yang berbeda-beda. Sesuai data yang di dapat bahwa arsip pada bagian purchasing mayoritas memiliki jenis arsip yang tergolong pada arsip penting, karena ruanglingkupnya pun kecil, kec il, maka arsip yang ada hanya berisi tentang pengadaan pada perusahaan itu sendiri sendiri saja, dan selalu berkaitan berkaitan dengan nominal nominal uang. Jenis arsip pada unit ini sedikit namun dalam sepekan bisa menerbitkan banyak arsip yang sejenis, karena unit ini selalu melakukan pembelian setiap harinya, dan penulis meneliti arsip tersebut dalam satu odner bisa berisi penuh, bahkan sedikit sedikit sulit untuk penemuan kembali arsip. Beberapa pekerjaan yang dilakukan dibagian purchasing, khususnya purchasing Head yang nantinya nantinya akan menerbitkan sebuah arsip, yaitu :

No

1

Uraian

Membuat dan mencetak PO (Purchase Order) dan mengirimkannya ke Vendor, agar proses pembelian dapat berjalan dengan baik sesuai jadwal dan spesifikasi yang diinginkan. 2 Melakukan input biaya- biaya yang timbul untuk pengiriman barang yang dibebankan dibebankan kepada penerima barang 3 Membuat laporan bulanan untuk pembelian dan outstanding PO, untuk menjadi bahan informasi bagi atasan dalam pengambilan keputusan. keputusan.

Skala Waktu H/M/B/T H

M B









Beberapa arsip yang ada pada bagian purchasing diantaranya : 

SPK (Surat Perintah Kerja)



PR ( Purchase Requisition)



FPP (Form Persetujuan Pembelian)



LPPB (Laporan Periksaan & Penerimaan Barang)



PO (Purchase Order)



BAP ( Berita Acara Pekerjaan)

B. Sistem Penyimpanan Penyimpanan Arsip & Penemuan Kembali Kembali Arsip

Pada setiap perusahaan tentunya memiliki cara penanganan atau sistem penyimpanan arsip yang berbeda-beda, begitupun dengan cara penanganan yang ada pada bagiam purchasing yang hanya memakai satu asas saja dari tiga asas yang ada yaitu, asas desentralisasi. 1. Asas Desentralisasi Asas

desentralisasi

adalah

disebarkan/didelegasikan

cara

penanganan

arsip

dengan

ke masing-masing unit yang ada dalam dala m

perusahaan/organisasi itu sendiri. 2. Keuntungan asas desentralisasi 

Tiap unit yang ada dalam perusahaan bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.



Pengawasan tiap-tiap unit lebih mudah.

3. Kelemahan asas desentralisasi Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani









Adapun sistem penyimpanan arsip dapat dibedakan menjadi lima macam, yaitu : 1. Sistem abjad 2. Sistem masalah 3. Sistem wilayah 4. Sistem tanggal 5. Sistem nomor Namun dari lima siste m itu di bagian purchasing hanya memakai 2 siste m, yaitu sistem masalah dan sistem tanggal(tahun). 1. Filling Sistem Subjek Filing sistem subjek/malasah adalah klasifikasi warkat atau surat yang di simpan menurut sistem susunan perihalnya atau pokok soal, berdasarkan masalah yang tertera dalam surat. Keuntungan filing sistem masalah, diantaranya: 

Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin di ketahui



Dapat di kembangkan dengan tidak terbatasuntuk t erbatasuntuk juduk dan susunanya

Kelemahan filing sistem maslah antara lain : 

Sulit mengaplikasikan apabila terdapat aneka ragam prihal yang hampir sama



Kurang cocok untuk bermacam-macam jenis surat









2. Filling Sistem Tanggal Filling sistem tanggal adalah filiing sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun penyimpanan yang berta lian. Dalam pengelompokan arsip berdasarkan tanggal tanggal ini, tahun merupakan komponen utama dan dijadikan kode laci, sedangkan bulan di gunakan sebagai kode guide, dan tanggal di gunakan sebagai kode folder. Dari 6 dokumen/Form dokumen/Form yaitu : LPPB, LPPB, PO, SPK, SPK, PR, FPP, FPP, BAP di arsipkan berdasarkan tahun penerbitan dan dilengkapi dengan nama form yang ada pada odner di lemari arsip dan kemudian di susun berdasarkan nomor form surat tersebut dari nomor nomor terkecil sampai terbesar. Contoh : Masalah utama tetang PR (Purchase Requisition), di arsipkan sesuai nama sub.masalah menggunakan odner odner dan di simpan pada lemari arsip dengan posisi tegak lurus, kemudian hanya di urutkan kembali dari nomor terkecil smpai terbesar. Karena setiap mengeluarkan PR PR selalu menyesuaikan menyesuaikan nomor. Nama lebel pada odner yaitu :

PR

PO

PO

PO

2014-2015 Jan-Feb

Non RM 2014-2015 Mrt-Apr

RM 2014-2015 Mrt-Apr

Invesmnt 2014-2015 Mrt-Apr











PR di urutkan sesuai nomor pembuatannya, supaya mudah untuk di temukan kembali pada saat diperlukan. PO diklasifikasikan dan di buat guide lagi sesuai perihal yaitu bahan baku dari product seperti : 

PO non Raw Marerial



Palet kayu



Drum Product dll.



PO Raw Material



asam nitrat



soda ash



reformax



upper punch dll.

Dari susunan di atas setiap mengeluaran PO masing-masing memiliki nomor PO, kemudian si urutkan kembali dari nomor terkecil keterbesar. SPK, LPPB, & FPP hanya di arsipkan sesuai nomor pembuatannya saja dari terkecil sampai terbesar. LPPB, hampir sama penyusunannya dengan PO, karena PO dan LPPB itu saling berkaitan. PO dibuat terlebih dahulu selang beberapa hari diterima surat jalan lalu di buatkanlah LPPB sebagai bukti bahwa barang sudah









3. Perawatan, yaitu kegiatan kemampuan memebaiki arsip yang telah rusak, agar masih bisa dipergunaka kembali. Dengan kata lain kegiatan ini, merupakan tindakan stelah kerusakan terjadi. Misalnya jika diketahui pada unit ini arsip dalam keadaan rusak, sedangkan arsip tersebut masih di pergunakan, maka cara yang dlakukan adalah melapisi arsip yang rusak dengan pelastik (laminating).

D. Kegiatan Penyusutan

Kegiatan penyusutan adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip yang disimpan, terutama arsip yang telah hilang nilai guna arsipnya, sehingga arsip yang disimpan adalah benar-benar arsip yang memiliki nilai guna yang tinggi. Kegiatan penyusutan arsip pada bagian purchasing ini meliputi : 1. Pemindahan, adalah kegiatan mementukan arsip mana yang sudah lebih dari 4 tahun akan di pisahkan, dan memilah arsip mana yang termasuk penting itu tetap akan disimpan. 2. Pemusnahan arsip pada unit ini adalah dengan dihancurkan dengan











Mengumpulkan dan mengelompokan warkat yang berhubungan sattu sama lain.



Mengamankan warkat yang penting dari bahaya dan kerusakan kebakaran.



Memanfaatkan tempat penyimpanan dan sarananya.



Melindungi serta menjaga kerahasiaan informasi yang terkandung didalam warkat. Khususnya warkat yang sifatnya harus dirahasiakan.

Drs. Anhar , dalam bukunya yang berjudul Pengurusan Surat dan Kearsipan, Kearsipan, menyatakan bahwa tujuan pengelolaan kearsipan yaitu menyimpan warkat sedemikian rupa sehingga mudah menemukannya kembali bila sewaktuwaktu diperlukan.









BAB III PENUTUP 3.1. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa dalam setiap perusahaan memiliki cara penyimpanan arsip yang berbeda. Dalam satu perusahaan pun jika berbeda bagian maka berbeda pula penyimpanannya. Pada bagian Purchasing hanya menggunakan sistem subjek dan tanggal saja, dan dibagian lainnya pasti berbeda karena menyesuaikan cocok atau tidaknya sistem yang dipakai dengan dokumen tersebut. Asas yang di pakai pada PT.Clariant Kujang Catalysts ini memekai asa desentralisasi, dengan alasan untuk mempermudah pengendalian dokumen pada setiap unitnya. Dapat disimpulkan juga bahwa tujuan pengelolaan kearsipan antara lain sebagai berikut :



Memelihara arsip dengan baik









3.2. Saran

Di bagian purchasing pengelolaan kearsipan dilakukan dengan cara manual. Penyimpanannya tersusun rapi pada lemari arsip, begitu pula dengan alat dan perlengkapan untuk kearsipannya pun lengkap. Untuk lebih mudah lagi dalam penuan arsip sebaiknya dibuat daftar klasifikasi pada lemari arsip, supaya dokumen yang akan di arsip langsung disimpan sesuai perihal. Bisa juga melakukan pemindaian dari arsip manual ke arsip elektronik, guna mempermudah dalam pengelolaannya, yaitu dari mulai penyimpanan sampai penemuan kembali arsip.











DAFTAR PUSTAKA

Zulkifli Amsyah, 2001, Managemen Kearsipan, Jakarta, Gramedia. C.Dyah Sulistyaningrum Indrawati, Indrawati, 2012, Mareri Praktek Pr aktek Kesekretariatan, Surakarta, UNS PRESS

Karya Tulis Kearsipan

Recommend Documents