UNIVERSIDAD UNIVERSIDAD TECNICA DE MANABI F ACULTAD ACULTAD DE CI E NCI AS ADMI NI STRATI STRATI VAS Y ECONO ECONOMI MI CAS C A R R E R A D E C ON ON TA TA B I L I D A D Y A UD UD I T OR OR I A
CATEDRA: Sistematización Contable Y Financiera
CATEDRATICA: Ing. Rosa Maricela Cedeño Zambrano
ESTUDIANTE: Casquete Burgos Maryuri Carmen Castro Intriago Jennifer María Miranda Espinales Stefany Narcisa Moreira Macías Karen Gabriela Nieto Valle Luciana Luciana Isamar Ponce Wieringa Adriana Margarita Suarez Santana Andrea Elizabeth Zamora Chávez Tatiana Monserrate
NIVEL: Séptimo “B”
FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD La historia de la humanidad cambio con la invención de la imprenta. Desde los inicios de la historia el hombre ha sentido la necesidad de expresar sus ideas y pensamientos en forma escrita. De esta necesidad no se escapa el mundo de los negocios, por esta razón surgen los formularios. Los formularios son modelos que se utilizan para capturar información para el registro, control y/o proceso de las operaciones de una entidad. La aplicación de los formularios es sumamente amplia en los negocios. Por ejemplo cuando usted efectúa un deposito en un banco, lo primero que hace es llenar algún tipo de formulario para dejar evidencia de la transacción realizada; una copia del documento le es entregado, luego de ser validada por el cajero en señal de conformidad. Todas las empresas requieren documentar sus transacciones y dejar evidencia de todo el trabajo que llevan a cabo los empleados a través de documentos escritos. La gran mayoría de la información correspondiente a las transacciones que lleva a cabo una empresa, son plasmadas en formularios. Con el avance de la tecnología de información, muchos formularios están siendo sustituidos por operaciones registradas en forma electrónica y debido a ello las operaciones y transacciones que soportan los registros contables son iniciadas, autorizadas y procesadas en forma electrónica. Por ejemplo las bolsas de valores transan las operaciones no llegan a conocerse personalmente. Una de las características de la oficina del futuro y hasta de la actual, es la tendencia a eliminar los documentos escritos, para dar paso a un nuevo estilo de procesar las transacciones: formularios computarizados. Los formularios no desaparecerán de las oficinas ni de las empresas, pero su uso deberá minimizarse por varias razones: costo, espacio y rapidez en el proceso de las transacciones. El objetivo del presente capitulo es el estudio de los formularios y su utilización en la organización.
10.1 IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS Imagínese por un momento el volumen de papeles que genera una empresa que tenga 10 empleados, comparada con una de 3000 empleados. Como puede suponer, en la primera empresa la complicación de controlar la información no representa mayores inconvenientes; sin embargo, en la segunda ello no resulta trivial. Esta comparación nos hace reflexionar acerca de la necesidad que tiene toda empresa de implantar un plan para controlar los formularios y la información en ellos contenida. Existen algunas señales que indican la necesidad de implantar el control de los formularios, estas son las siguientes:
Formularios diseñados a mano y reproducidos por fotocopiadora.
Autorización en el cuerpo del formulario que no se entienden. Omisión de detalles importantes para procesar la información, como por ejemplo: fecha, persona que inicia la transacción o autorización. Falta de pre numeración. Formularios con espacios reducidos o inadecuados. Errores en el llenado de formularios, debido a la mala explicación de los campos. Formularios no codificados. Poca estética en el diseño de las formas. Formulario en el cual falta la identificación de la empresa a la cual corresponde.
Todas estas señales hacen que surja la necesidad de implantar un adecuado control sobre las formas. Veamos primero las principales áreas de una empresa y los formularios aplicables para cada una de ellas.
Área de efectivo Área de compras e inventarios Área de personal Área de distribución y comercialización
AREA DE EFECTIVO El manejo del efectivo y las transacciones con él realizadas y todo el proceso que se debe llevar a cabo para su disposición, requiere que se implanten controles para evitar fraudes o disposiciones no autorizadas. Para controlar el efectivo, podemos dividirlo en dos tipos de operaciones: los ingresos de efectivo que están constituidos por todos los montos que recibe una empresa por concepto de ventas, servicios que preste, intereses ganados por inversiones, ventas de activos fijos, cobranzas de créditos otorgados y cualquier cantidad de dinero que reciba por sus operaciones y los egresos de efectivo, constituidos por todos los desembolsos que debe efectuar una empresa por la adquisición de bienes o servicios, pagar al personal, pago de deudas o inversiones de excedentes de efectivo en general. Debemos tener presente que al implantar controles, el costo de estos no puede superar el beneficio que se espera de los mismos. Algunos de los formularios comúnmente usados para controlar los ingresos y egresos de efectivo son los siguientes:
Vales de caja Recibos de caja chica Reposición de fondo fijo Orden de pago Arqueo de fondos fijos Planillas de deposito Avisos de cheques devueltos
Movimiento diario de caja
AREA DE COMPRAS E INVENTARIOS La segunda función que podemos identificar para el control de los formularios, es el manejo de compras e inventarios. La empresa debe estar en la capacidad de poder determinar cuánto, cuando, a quien y en qué condiciones se deben efectuar las adquisiciones que permitan a la empresa tomar bienes y servicios en las mejores condiciones. Los objetivos del sistema de control para los formularios de compras e inventarios, deben ser los siguientes:
Asegurar que las compras se realizan en las cantidades precisas, con la calidad adecuada y en la oportunidad que se requiere. Realizar únicamente las compras que se requieren y no compras en exceso. Tomar en cuenta los descuentos que se deben aprovechar de los proveedores.
Los principales formularios aplicables para las compras y manejo de inventarios son los siguientes:
Requisición de materiales Órdenes de compra Entradas al almacén Salidas del almacén Tarjetas de inventario Notas de entrega de mercancía
El ciclo de una compra se inicia con la emisión de una requisición de materiales. Este documento es la vía por la cual se notifica al departamento de compras, acerca de las necesidades que existen del uso de un bien o recepción de un servicio. Una vez que la requisición de materiales es emitida por la unidad solicitante, esta debe ser enviada al departamento de compras, previa aprobación de las personas que tienen autorización de acuerdo con las políticas establecidas por la empresa. El departamento de compras debe elaborar normalmente una orden de compra, debe especificar aspectos tales como: cantidad requerida, calidad y/o descripción detallada del bien o servicio, condiciones de entrega y cualquier otra información que sea relevante para procesar la orden de compra. Es una práctica saludable que toda orden de compra, este pre numerada y se controle sus correlatividad en forma minuciosa. Otra información que debe contener una orden de compra, es la referencia a la unidad solicitante. Al igual que la solicitud de materiales, las órdenes de compra deben estar autorizadas por personas competentes para ello. Típicamente un formulario de orden de compra debe estar aprobado por el jefe de compras y uno o dos gerentes de mayor nivel a este. Cuando la
orden de compra es emitida, una copia de esta debe ser enviada al departamento o almacén encargado de recibirla, según sea el caso. Este control permitirá a través del formulario de orden de compra, recibir únicamente bienes o servicios con base en una autorización previamente aceptada. Al recibir el bien o servicio, la orden de compra debe tener algún tipo de identificación de recibida. Un aspecto que debe ser tomado en cuenta, es el referente a la distribución de la orden de compra. Normalmente esta distribución es la siguiente: el original va al proveedor, la primera copia es enviada al departamento que emitió la solicitud de material, la segunda copia, al correlativo de control de órdenes de compra emitidas y la última copia al departamento responsable de recibir la orden de compra. Una vez que los bienes o servicios son recibidos por el departamento encargado, deben emitirse las conformaciones de recepción que correspondan. La conformidad de lo recibido, generalmente, es capturada mediante algún formulario, normalmente en el informe de recepción el cual refleja toda la información referente a la recepción del bien o servicio requerido y sus correspondientes conformidades. Esta conformación debe ser comparada con la orden de compra que corresponda, para así asegurarse que el bien o servicio recibido este acorde con lo solicitado.
AREA DE PERSONAL Otra de las áreas que podemos identificar como objetivo para ser documentada es el área de personal. Los objetivos que deben cubrir los formularios del área de recursos humanos o de personal, son los siguientes:
Recopilar toda la información referente a los datos del personal Procesar los ingresos y egresos del personal Controlar los desembolsos que se originan por los pagos al personal Manejar todas las actividades de reclutamiento, selección, evaluación y diseño de carrera del personal.
En el proceso de manejo y control del personal, se pueden identificar entre otros los siguientes tipos de formularios:
Solicitud de empleo Ficha del trabajador Recibo de pago Planificación de vacaciones Contrato de trabajo Evaluación del personal Requisición de personal Liquidación de prestaciones Control de asistencia
Tarjeta de tiempo
AREA DE DISTRIBUCION Y COMERCIALIZACION Otra área en la cual podemos identificar formularios aplicables a cada uno de los procesos, está relacionada con todo el proceso de ventas y lo que implica las actividades previas y posteriores a la misma. Los formularios que se diseñan para el área de distribución y comercialización, deben cumplir con los siguientes objetivos:
Controlar las entradas y salidas de los inventarios por operaciones de ventas Controlar el proceso de facturación Efectuar un seguimiento a los pedidos que realizan los clientes Cumplir con el manejo de las políticas de inventario
Debido a que en este renglón están involucradas cifras importantes por el manejo de los inventarios, los controles que se plasmen en los formularios deben hacer énfasis en la custodia y protección de tales activos. A continuación nombraremos algunos formularios que deben ser llevados en esta área:
Notas de entrega de mercancías Factura Orden de pedido Transferencias entre almacenes Cotizaciones Reporte de vendedores Arqueo de facturas
Cuando se procede al envió de los productos solicitados por los clientes, las facturas pueden ser enviadas junto a las mercancías, o en fecha posterior. Cuando la factura no es enviada junto a los productos, es práctica común el anexar un formulario de nota de entrega de mercancías. Este formulario es un documento sin valor comercial, por lo que no puede ser utilizado para el registro de alguna operación. Cuando la factura es entregada junto a los productos, deben establecerse controles fuertes sobre la entrega de tales documentos, ya que son la única prueba y soporte que tiene una compañía para hacer exigibles sus cuentas por cobrar.
10.2. TÉCNICAS PARA EL DISEÑO DE FORMULARIO Uno de los conceptos que requiere la aplicación de ciertas técnicas es el referente al diseño de formulario. En esta sección, se expondrá una serie de herramientas que ayuda a mejorar el proceso para diseñar estos formularios.
Cabe la observación inicial de que cualquier técnica no será mejor que el sentido común que se deba aplicar a la elaboración y confección de tales herramientas.
Características de los formularios Todo formulario debe cumplir con ciertas características necesarias, para que se considere diseñado de acuerdo a las necesidades de cada negocio. Se debe tener presente en todo momento, que el diseño de un formulario debe responder a la utilidad que preste el procedimiento en que se ha utilizado. Las características mínimas que debe tener todo formulario son las siguientes:
Sencillez en su diseño Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento especifico El orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generaba los datos. Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean incompatibles. Por ejemplo, la persona que conforme un informe de recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el cual se cancele una obligación. Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan la información que contienen los mismos. En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto/beneficio, se deben establecer formularios pre numerados. Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y /o autorizaciones. Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se pueda lograr una identificación y asociación del formato a una función o área específica y se indique la última fecha de revisión.
Clasificación de los formularios Los formularios pueden ser clasificados:
De acuerdo a su presentación pueden ser:
Simples.- Son aquellos documentos que están presentados por una sola forma y que no poseen copias anexas. En algunos casos tales como los depósitos a una cuenta de ahorro, requieren una sola hoja y queda evidencia del depósito en la libreta correspondiente. Las cartas con membrete de una empresa, son otro ejemplo de este tipo de formularios. Compuestos.- Poseen más de una hoja y son elaboradas con base en un formato predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial. Dentro de este renglón podemos distinguir los siguientes tipos:
De bloques Talonario Juego listo o snap out Formas continuas
De acuerdo a su uso pueden ser:
Para originar una acción.- Tienen el objetivo de iniciar el proceso o procedimiento de algún grupo de tareas con un cierto objetivo. Por ejemplo, la emisión de una requisición de materiales pueden dar origen a la emisión de una orden de compra. Para registrar una acción.- Están orientados a guardar información que puede ser consultada posteriormente. Por esta razón, su llenado correcto es importante desde el principio, dado que cualquier información omitida puede ser requerida después. Ejemplos típicos de este tipo de formularios, lo presentas las hojas de vida del personal o las planillas de solicitud de emplea. Para informar resultados.- Son aquellos que son usados para mostrar cifras o análisis de procesos que se encuentran estandarizados. Un ejemplo de este tipo de formato, lo representan los análisis de crédito que son realizados en las instituciones financieras, y que se encargan de comunicar a un comité acerca de los resultados del análisis de la situación financiera, o de resultados del solicitante del crédito.
De acuerdo a su elaboración pueden ser:
Manuales.- Son formatos que son llenados en forma totalmente manual, es decir, no interviene el elemento máquina para su confección. Semimecanizados.- Se llevan en parte manualmente y en parte, a través de un elemento máquina como un computador o una máquina de escribir. Mecanizados.- Son aquellos que son elaborados totalmente por una computadora, tanto los datos del mismo como los campos por rellenar.
Diseño de formularios Todo formulario debe seguir una serie de principios básicos para su diseño, estos principios deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia de los procedimientos involucrados. Todo formulario debe cumplir al menos con los siguientes principios:
Facilidad para su relleno Reducción de las posibilidades de error Estética Reducción de costos
De los principios antes mencionados algunos pueden parecer obvios, sin embargo, es común que en la práctica sean pasados por alto al momento de elaborar o diseñar un formato. Antes de analizar cada uno de los principios, primero analicemos las partes que comprende un formulario.
Encabezado.- El encabezado de un formulario se encuentra siempre en la parte superior y debe contener el menos: el título, número y fecha de elaboración del formulario. En algunos casos, otra información puede ser anexada en esta área, tales como observaciones o lugar de emisión. Cuerpo principal.- Contiene la información principal y relevante para procesar el formato. En el caso de una factura, por ejemplo, los campos de: código de producto, unidades, cantidad, precio, total parcial y total general, son absolutamente indispensables Observación.- Esta área debe contener cualquier Información que se considere necesaria para la elaboración y aclaración de cualquier duda referente a la información contenida en el formulario. Autorizaciones.- son los campos reservados para que las personas involucradas evidencien su aprobación acerca del procesamiento de la información.
Una vez vistas las partes del formulario pasaremos a explicar los principios que rigen en su elaboración, y que fueron nombrados anteriormente.
Facilidad para su relleno: La primera acción que se lleva a cabo en la confección de un formulario es el diseño de los campos solicitados. El espacio de los acampos de entrada de un formulario debe ser suficiente para la escritura de los datos solicitados. La falta de espacio hace que la elaboración y calidad del mismo sea deficiente. En este sentido, existen ciertas técnicas básicas para no incurrir en este tipo de errores. En la figura 10-5 se muestra un ejemplo de los diferente rellenos que pueden encontrarse al analizar un formulario.
Dentro del principio de seguridad en el relleno los formularios deben tener un espacio suficiente, de tal forma que la estructura del formato se facilite. Por ejemplo, el espaciado para un formulario que será llenado con una máquina de escribir debe ser distinto al que será hecho a mano, o del que se rellenara con una computara. En la figura 10-6, se muestra un ejemplo de espaciado incorrecto y otro de espaciado correcto, para un formulario que será elaborado manualmente. Nótese que en el caso incorrecto el espacio entre línea es muy reducido lo cual dificulta el relleno del campo.
Otro de los aspectos que debe tomarse en cuenta en el diseño de formulario, es El referente a él orden en el cual es requerida la información. Una de la fallas más frecuentes en la elaboración de formularios, es el mal diseño de estos en cuanto a que la información a plasmar esta solicitada en un orden diferente al cual se genera o se debe rellenar; esto se debe a que un procesamiento, siempre debe existir una secuencia lógica en el proceso de generación de la información. En cuadro 10-1 se da una comparación entre la secuencia lógica y la erada, con respecto a la información en un comprobante contable.
Además de la características anteriores, un formulario puede llevar instrucciones para su relleno, estas pueden se r hechas en distintas posiciones de los campos de relleno. En la figura 10-7 se muestra un ejemplo de las distintas variantes de campo de relleno para un campo de un formulario.
Otro de los principios en el relleno de la formas, es el establecimiento de diferentes facilidades para el uso de los formularios. Por ejemplo, una de las primeras características es la legibilidad de la información. Los campos que tienen información de guía, deben estar claramente definidos y establecido. De esta forma la lectura que se vaya a efectuar debe ser hecha de una manera fácil. Este principio se basa en que la información contenida en un formulario tiene dos formas: Fija-. Es la que viene impresa en el formulario y que debe sestar claramente establecida. Variable-. Es aquella que es suministrado por cada una de las personas involucrada en su elaboración. La información impresa en un formulario debe ser clara y comprensible por si sola. Esta característica ara que el relleno del formulario se facilite.
Reducción de la posibilidades de error Toda organización debe establecer controles que reduzca las posibilidades de error. Los errores en michos caso, se originarán por la falta de análisis. en el aspecto relacionado con el formulario las posibilidades de cometer errores se reducen cuando se establecen solo aquellos campos que sean necesarios, esto es , que no se recarguen los formularios con campos que no sean utilizados en todo el proceso de su llenado. Otras de las características que deben tomarse en cuenta al momento del diseño lo formularios ese referente a la separación entre columna y líneas utilizadas. En la figura 10-8, se muestra una serie de línea que pueden ser utilizadas para el rallado de formulario.
Las línea se miden en puntos de máquinas de escribir, un punto de medida equivale a 0,35 mm.
Un último aspecto que debe tenerse en cuenta para la elaboración de los formularios es el referente a la adecuada asociación entre una información variable y su correspondiente concepto. Esta situación se presenta cuando en algunos formatos se requiere que la respuesta de la persona que esta rellenándolo se a cerrad es decir, que se solicite una solo respuesta a las varias alternativas que se presenten. En la figura a10-9, se muestra un ejemplo de este tipo de respuesta
Estética Básicamente, este principio establece que un formulario debe tener una buena apariencia física a y esta dependerá de varios factores a considerar, entre los cuales tenemos: Diseño Reproducción Política de imagen empresarial En este sentido aspectos como el color de las copias de los formularios y los tipos de letras utilizadas, son importantes desde el punto de vista del usuario de los mismos. Reducción de costos Este principio, tan importante como los anteriores, establece que los formularios deben elaborarse a un mínimo de costos y que al mismo tiempo, cumplan con todas
las especificaciones de funcionalidad. Por esta razón debe tomarse en cuenta el análisis que s e desprende delos formularios para tomar decisiones s de mejorar, combinados o eliminar los formularios.
10.3 DISEÑO DE UN SISTEMA DE FORMULARIOS Cuando una organización crece, se hace sumamente indispensable e importante, al llevar a cabo un plan para el diseño de un sistema de formularios.
SISTEMA DE FORMULARIOS.- Un sistema de formularios comprende todos los formatos, sus prácticas, normas y reglas que rigen todo el manejo de la información escrita, a través de los documentos en la organización, para diseñar un adecuado sistema de formularios, debemos contemplar las siguientes etapas:
Inventario de formularios
Análisis de formularios
Clasificación de formularios
Codificación de formularios
Veamos con detalle en qué consisten cada una de estas etapas.
INVENTARIO DE FORMULARIOS El primer paso para diseñar un sistema de formularios en una organización, es el elaborar una lista de todos los formularios que sean manejados en todos los departamentos. La lista de formularios deberá comprender tanto los que se encuentran diseñados formalmente, como aquellos que sean hechos de manera informal. En este momento, no procederá una evaluación acerca de la continuación de uno a otro formulario, sino únicamente deberán relacionarse. Para realizar este inventario se pueden considerar los siguientes parámetros de clasificación:
Por áreas o secciones
Por tamaños
Por cualquier característica física
Formales e informales
POR ÁREAS O SECCIONES.-
Para efectuar un inventario bajo este criterio, debe tomarse en cuenta en principio la estructura general del organigrama y empezar a clasificar los formularios con base en la estructura de la organización.
POR TAMAÑOS.En este caso la clasificación corresponde a una característica física de los documentos, en cuyo caso deberán clasificarse por sus dimensiones.
POR CUALQUIER CARACTERISTICA FÍSICA.En general, se consideran características físicas el tipo de papel, los colores, o si poseen o no partes desprendibles.
FORMALES E INFORMALES.Bajo este esquema, los formularios que hayan estado en uso, posean algún tipo de código y al menos sean reimpresos, se consideran formales; por el contrario, todos aquellos que fueron hechos en papel y lápiz, deben ser clasificados como informales. Bajo cualquier esquema de clasificación, debe obtenerse al menos, dos ejemplares del formulario en uso, uno sin llenar y el otro, con la información que quedaría una vez procesada la información.
ANÁLISIS DE FORMMULARIOS Una vez efectuado el levantamiento de todos los formularios que estén utilizándose de una manera formal o informal, debe procederse a evaluar su utilización. Un formulario consta de dos partes desde el punto de vista de la información que posee:
Información impresa o fija
Información variable o para rellenar
En la figura 10-10, se muestra un ejemplo de comprobante de egreso, con una serie de campos de ingresos y otros variables.
COMPROBANTE DE EGRESO N° CHEQUE N°
BANCO
FECHA
PEGADO A POR CONCEPTO
CODIGO CUENTA
DE
LA
DESCRIPCIÓN
OBSERVACIONES
DEBE
HABER
FIRMA Y SELLO DEL BENEFICIARIO Nombre: Firma: C.I.
PREPARADO POR
REVISADO POR
R.I.F.
APROBADO POR
CONTABILIZADO AUXILIARES
FIGURA 10-10 Ejemplo de formulario de comprobante de egreso.
Supongamos que un análisis para conocer el número de personas que intervienen en el llenado del comprobante, indicó que son las siguientes:
Auxiliar de tesorería, quien inicia el relleno del formulario y llena los siguientes campos:
DIARIO
Cheque N° Banco Fecha Pagado a Por concepto Observaciones Preparado por Supervisor de tesorería, el cual de la primera aprobación en el casillero de: -
Tesorero, el cual aprueba el pago, y firma en: -
Revisado por
Aprobado por
Beneficiario el cual, una vez recibido el pago, da su señal de conformidad de pago en: - Nombre - Firma - C.I. O R.I.F.
Auxiliar contable, quien codifica todas las operaciones en: Comprobante de Egreso N° Código de cuenta Descripción Debe Haber Transcriptor de datos, el cual graba la transacción en el sistema contable: -
Contabilizado auxiliares Contabilizado diario La descripción anterior constituye un análisis de un formulario, desde el punto de vista de las personas involucradas en su llenado. Cuando se analiza un formulario, pueden encontrarse situaciones en las cuales sólo una persona llena y aprueba la información del formulario, en este sentido puede observarse en la figura 10-11, que el análisis planteado va más allá de incluir el tiempo que se lleva el llenar el formulario y calcular el porcentaje de cada una de las personas. -
Análisis del llenado de Formularios
Fecha -----/-----/-----
Personas Responsables Formulario
Auxiliar tesorería
1.Cheque N°
Comprobant e de Egreso
de
Supervisor Tesorería
1.Revisado por
de
Tesorero
Beneficiar Auxiliar io contable
Transcriptor de datos
1.Aprob ado por
1.Nom bre
1.Compro bante de Egreso N°
1.Contabili zado auxiliares
2.Codigo de cuenta
2.Contabili zado diario
2. Banco
2.Firma
3.Fecha
3.C.I. o R.I.F.
4.Pagado a 5.Por concepto 6.Observaci ones
3.Descrip ción 4.Debe 5.Haber
7.Preparado por N° de campos que lleno % campos
de
Tiempo total % de tiempo Análisis y comentarios:
FIGURA 10-11 Análisis de relleno de campos de un formulario
N° Usado Totales
Cuando se lleva a cabo el análisis de los formularios, es necesario relacionarlo con los procedimientos a los cuales están asociados, por ello algunas preguntas que deben plantearse son las siguientes:
¿Existe necesidad del formulario?
¿El número de copias es el apropiado?
¿La forma se encuentra duplicada?
¿Los campos impresos están claramente explicados?
¿El nombre de la forma se corresponde con su contenido?
¿La información está orientada lógicamente?
¿El tamaño del formulario es el apropiado?
¿La impresión de la forma es nítida?
¿El formulario se encuentra codificado?
¿Los campos tienen el espacio adecuado para ser rellenados?
Luego de efectuarse un análisis de los formularios en la organización, este trabajo debe conducir a una de las siguientes decisiones:
Formas que deberán eliminarse
Formas que deben combinarse
Rediseño de una forma
Creación de una forma
Continuación de la forma
DECISION
Formas que deberán eliminarse
Formas que deben combinarse
Rediseño de un formulario
Creación de una forma
INDICADORES DE DECISION Normalmente cuando se toma esta decisión, los formularios involucrados no agregan ningún valor al proceso al cual están relacionados. La prueba más concluyente es quitar el formulario del proceso y evaluar si el mismo puede continuar sin el uso de la forma; en caso de ser afirmativa la respuesta, la decisión debe ser su eliminación.
Cuando se decide combinar formas, es porque existe una duplicidad de información en diferentes formularios, por lo que esta es la mejor decisión. Por esta razón, deberán listarse todos los conceptos que aparecen en los formularios y establecer la necesidad o no de cada uno. Al final surgirán campos que quedaran, otros que serán sustituidos y tal vez, nuevos campos que serán adicionados. El rediseño de que un formulario puede surgir por varia razones, algunas de ellas se mencionan a continuación: Espacio insuficiente para el relleno de información. Falta de campos para autorizaciones. Campos que nunca son utilizados. Falta de pre numeración o campos que son llenados encima de otros. Muchas veces el primer indicador para tomar esta decisión lo constituyen los formularios hechos con papel, lápiz, una regla y la fotocopiadora como imprenta. Este síntoma denota la falta de existencia de un adecuado programa de formularios, por lo que pude ser una señal del nacimiento de una nueva forma. Antes de tomar tal decisión, debe evaluarse si realmente es la decisión correcta o si por el contrario, el rediseño de otros formularios seria la decisión, acertada. El mejor indicador consiste en la buena utilización del formulario seria la decisión acertada. El mejor indicador consiste en la buena utilización del formulario a través de todas las características y técnicas explicadas.
C L A I F I C A C I ON D E F OR M U L A R I O S
La clasificación de los formularios, es un proceso por medio del cual se efectúan una agrupación de los formularios con base en un criterio específico. La clasificación de los formularios puede ser hecha con base en diferentes criterios. Algunos de estos pueden ser:
Organigrama de la empresa Grado de intervención de un computador Su tamaño Su propósito El número de copias Combinaciones de los anteriores
CON BASE EN EL ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA Unas de las formas más sencilla de clasificación de los formularios, lo constituye el tomar en cuenta los organigramas de la empresa. De esta forma, podemos tener formularios clasificados por cada una de las tareas en la estructura de la organización.
CONTRALORIA
TESORERIA
Órdenes de pago. Formato de cheque. Recibir de cobro Relación de pagos.
CONTABILIDAD
Boucher Nota de debito Nota de crédito Conciliación bancaria
SISTEMAS
Solicitud de servicios. Diseño de registros. Reporte de procesos.
SERVICIOS GENERALES
Recepción de llamadas. Informe de recepción. Salidas de materiales.
CON BASE EN EL GRADO DE INTERVENCION DE UN COMPUTADOR En este esquema, los formularios pueden clasificarse tomando en cuenta la utilización de un computador por su elaboración, tal como se estudió previamente en la primera etapa.
CON BASE EN SUS TAMAÑOS Cuando se clasifican los formularios, bajo este esquema, las medidas se establecen basadas en las normas emitidas por el ISO, organismo internacional para la normalización. También las medidas en un formulario son establecidas con base en pulgadas tanto de ancho como de alto. Algunos ejemplos son:
TAMAÑO
MEDIDA
Corta
3 ½ X 11 Pulgadas
Oficio
3 ½ x 14 Pulgadas
Sobre
4 1/8 x 9 ½ Pulgadas
CON BASE EN SU PROPOSITO. Cuando clasificamos los formularios con base en su propósito, estos deben ser ubicados tomando en cuenta el objetivo para el cual fueron diseñados. De esta manera podemos tener formas para:
Registros contables Efectuar solicitudes Comunicar ordenes Análisis Elaboración de informes Registrar operaciones diferentes a las operaciones contables.
CON BASE EN EL NÚMERO DE COPIAS. En este caso los formularios se agrupan como el nombre lo especifica con base en las copias que contiene cada formulario.
CODIFICACION DE FOMULARIOS Una vez que las formas son calificadas, estas deben ser codificadas con base en los métodos estudiados en el capítulo 9. Los métodos más utilizados para codificar los formularios son:
Métodos nemotécnicos Métodos de boques Métodos alfanuméricos
En la figura 10.13 se muestra un ejemplo de codificación de formularios utilizando un esquema de clasificación basada en el organigrama de la empresa y una codificación de bloque.
CONTRALORIA
TESORERIA CONTABILIDA
SISTEMAS
SERVCIOS GENERALES
Órdenes de pago OP-0201001. Formularios de cheque CH0201-002. Recibo de cobro RC-0201-003 Reelección de pago RP-0201004
Boucher BC0202-001 Nota de débito NB0202-002 Nota de crédito NC0202-003 Conciliación bancaria CB0202-004
Solicitud de servicios SS0203-001 Diseño de registro DR0203-002 Reporte de procesos RP0203-003
Recepción de llamadas RL-0204— 001 Informe de recepción IR-0204002 Salidas de materiales SM-0204003
Luego de efectuarse un análisis de los formularios en la organización, este trabajo debe conducir a una de las siguientes decisiones.
Formas que deberán eliminarse Formas que deben combinarse Rediseño de una forma Creación de una forma Continuación de la forma
En el cuadro 10-2 se muestra un resumen de esta decisiones y de los indicadores de la decisión También es conveniente agregar la fecha en el formulario, es decir, la fecha de su última revisión, por ejemplo RP-020-004 (Rev.08/94). De esta forma sabemos si estamos utilizando un formulario actualizado o si es necesario revisarlo, en razón a que no ha recibido modificaciones en mucho tiempo.
RESUMEN DEL CAPITULO Desde los inicios de la historia, el hombre ha tenido las necesidades de expresar sus ideas y pensamientos escritos de forma tal, que puedan ser entendidos por un gran número de personas. De esta necesidad no se escapa el mudo de los negocios, que además requiere manejar la información con rapidez; por esta razón, surge los formularios. Los formularios son modelos que se utilizan para capturar información para el registro, control y/o procesos de las operaciones de una entidad. Podemos distinguir varias áreas en las empresas e identificar formularios para cada una de ellas:
Área del efectivo Área de compras e inventarios Área de personal Área de distribución y comercialización
DISEÑO DE UN FORMULARIO CONTABLE. Uno de los formularios que es utilizado con mayor frecuencia en el área contable, es el comprobante de diario. Un comprobante de diario es el documento por medio del cual se detallan todos los movimientos, tanto débitos como crédito, que son grabados en el sistema de Contabilidad. Los campos que al menos debe contener un comprobante de diario son:
Fecha de comprobante Numero de comprobante Descripción del comprobante Código de cuenta Monto al debe Monto al haber Observaciones Elaborado por Aprobado por Gravado por
