Empresa en El Aula - 00

Funcionamiento de la empresa en el aula vamos a conocer... 1. Introducción 2. Presentación de la empresa en el aula 3. Organización de nuestra empresa 4. Funcionamiento y método de trabajo 5. Los departamentos

y al finalizar esta unidad... Conocerás las funciones que se desarrollan en los departamentos de la empresa. Entenderás los procesos administrativos que tienen lugar en la empresa y cómo se interrelacionan entre ellos para que funcione como un todo.

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Introducción

1. Introducción vocabulario

Empresa Conjunto de recursos humanos y técnicos que, debidamente organizados, ofrecen sus productos y/o servicios con el fin de obtener un beneficio.

En el módulo de Empresa en el aula, aula , vas a aplicar los contenidos teóricos y prácticos adquiridos a lo largo del ciclo formativo, con el objetivo de acercarte al trabajo administrativo que realizarás cuando te incorpores al mundo laboral. Para ello, seguiremos una técnica: la simulación, que consiste en recrear las circunstancias y actuaciones que te puedes encontrar en una empresa real, o todas aquellas que sean posibles, dados los condicionantes existentes en un centro educativo. Tu rol como alumno no será exclusivamente el de administrativo como ente individual, sino también el de miembro fundamental de la empresa.

2. Presentación de la empresa en el aula A continuación, vamos a describir las características principales de la empresa simulada en la que vamos a trabajar a lo largo del curso. • Nuestra empresa se denomina Game’s Game’s Cosmetics, S.L. y tiene una antigüedad de dos años. • Fue fundada por cuatro socios, que forman parte de la plantilla de la empresa. empresa. • Somos una empresa cuya actividad principal es suministrar suministrar productos de cosmética especializada a profesionales de la estética y la belleza, tanto empresarios individuales como sociedades. • Nuestros clientes dirigen desde pequeños gabinetes de estética hasta grandes instalaciones, como, por ejemplo, balnearios. • Para llevar a cabo esta actividad económica, económica, contamos con la colaboración de diversos laboratorios que elaboran los productos según nuestra demanda, que utilizan un alto nivel tecnológico y emplean personal cualificado. Son nuestros proveedores, seleccionados según diversos criterios, que siempre cumplen los estándares sanitarios y de calidad exigidos en el sector de la industria cosmética, los que nos permiten ofrecer una garantía total a nuestros clientes. • Ello, juntamente con el hecho de que utilizan componentes componentes 100% naturales, naturales, nos hace diferenciarnos de la competencia, y nos proporciona nuevos objetivos. • A partir del producto recibido, en nuestro almacén se desarrollan tareas de etiquetado, si no han sido acordadas con el proveedor, con nuestra marca propia: Game’s Cosmetics, que tenemos registrada legalmente en la Oficina Española de Patentes y Marcas. • Nuestra visión es seguir ofreciendo nuestra nuestra gama de productos, ampliar nuestro mercado y ser reconocidos a nivel nacional como una de las mejores empresas distribuidoras de este sector sector..

Funcionamiento de la empresa en el aula

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Nuestra fortaleza se basa en el trabajo de equipo. Profesamos un gran respeto hacia los empleados de nuestra organización a nivel tanto personal como profesi fe sion onal al,, as asíí co como mo ha haci ciaa nu nues estr tros os pr prov ovee eedo dore ress y cl clie ient ntes es.. • El logotipo de nuestra empresa empresa es el siguiente:

Detallamos a continuación los datos de nuestra empresa en el aula: DATOS GENERALES Razón social: GAME´S COSMETICS, S.L.

Domicilio social:

Población:

Código postal:

C/ Platero s/n

Zaragoza

50012

NIF:

Código cuenta cotización:

Actividad económica:

B-56781245

50/0125873/23

Comercio al por mayor de productos de perfumería, droguería, droguería, higiene y belleza.

Convenio colectivo:

Mutua AT y EP:

Epígrafe IAE:

CNAE :

Código de actividad económica:

614. 61 4.2 2

4645 46 45

51

Perf Pe rfum umer ería ía y af afin ines es

A.S. A. S.E. E.P P.A .A.T .T. Nú Núm. m.87 876 6

Teléfono:

Fax:

Correo electrónico:

976 890 099

La dirección de correo electrónico puede habilitarse para la administración general de la empresa, así como para sus diferentes departamentos.

976 890 098

Entidad bancaria:

Entidad bancaria:

IBERIACAJA

BANCO IDEAL

C/ Mayor 34 – 50004 Zaragoza

Pza. San Pedro 11 – 50003 Zaragoza

c/c 2621 5724 65 5322247864 5322247864

c/c 2441 2784 44 6662247333 6662247333

Tel. 976 472 598 Fax. 976 472 599

Tel. 976 555 555 Fax. 976 555 556

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Introducción

3. Organización de nuestra empresa La estructura organizativa de una empresa se refiere a la forma en que esta organiza sus recursos (materiales, inmateriales y humanos) para el correcto desarrollo de todas las funciones necesarias para llevar a cabo su actividad empresarial. La distribución y ordenación de estos recursos es lo que denominamos estructura. Uno de los instrumentos con que cuenta toda organización para dar a conocer su estructura es el organigrama. Nuestra empresa presenta el siguiente organigrama: Gerencia

Dpto. de Compras

Dpto. de Ventas y Marketing

Dpto. de Almacén

Sección de Ventas

Dpto. de Recursos Humanos

Dpto. ContableFinanciero

Sección de Marketing

Staff Prevención de Riesgos Laborales

Asesoría

Tal como muestra el organigrama anterior, trabajamos en cinco departamentos: • Departamento de compras. • Departamento de almacén. • Departamento de ventas y marketing (subdividido en dos secciones). • Departamento de recursos humanos (RRHH). • Departamento contable-financiero. En el departamento de recursos humanos se dispone de una asesoría especializada en la prevención de riesgos laborales. En el departamento contable-financiero se cuenta con una asesoría que permite consultar cualquier cuestión jurídica, contable o fiscal que pueda afectar a nuestra empresa.


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4. Funcionamiento y método de trabajo En cuanto al funcionamiento y método de trabajo, se desarrollan las tareas a lo largo de los doce meses del año. En cada mes, cada uno de los cinco departamentos asume una serie de tareas que se pueden realizar de forma independiente pero a la vez se pueden interrelacionar entre ellas, igual que ocurre en una empresa real. La organización del archivo en nuestra empresa se llevará a cabo de la forma siguiente: La empresa cuenta con un archivo general y con un archivo para cada departamento. En cada uno de ellos, la información se organiza en diferentes carpetas. En el aula podrás disponer de una ubicación con un armario o archivador en la cual guardarás tus carpetas. En cada departamento depositarás la documentación que en él se genera y la que se recibe del exterior o de otro departamento de la empresa. Otra opción (que se puede desarrollar de forma paralela) es el uso del archivo informático, que crearás tú con una estructura igual o similar a la del archivo físico. Para desarrollar las diferentes tareas mensuales que se realizan en los departamentos de nuestra empresa, debes utilizar el material que se encuentra en el CD del alumno, que se estructura de la siguiente forma: • Archivo general. • Departamento de compras. • Departamento de almacén. • Departamento de ventas y marketing. • Departamento de recursos humanos. • Departamento contable-financiero. Dentro de cada uno de ellos, se organizan las carpetas por meses: • Mes 1 • Mes 2 • .... • Mes 12 Por ejemplo, si hablamos de Dpto. Compras / Mes 4 / Facturas recibidas debes buscar en:

Dpto. de Compras

Mes 4

Facturas recibidas

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Introducción Dentro de la carpeta de cada mes, encontrarás los documentos necesarios para desarrollar las tareas correspondientes que se van especificando a lo largo del libro. Los iconos que aparecen al lado de las tareas también te ayudarán a localizarlos. Material que se encuentra en el CD del alumno. Material que has elaborado. Material de consulta, que encontrarás en el propio libro. Material cuyo origen está en el CD y que has modificado y actualizado a lo largo de las diversas tareas. Material diverso que, o bien ha sido elaborado por ti, o se encuentra en el CD. Este icono indica que debes verificar, en esa tarea, todo el trabajo realizado hasta el momento. Asimismo, las carpetas de cada departamento incorporan documentación adicional de apoyo para el trabajo en el aula, tales como bases de datos, plantillas, etc. En cada departamento, y en coordinación con el resto de los departamentos de la empresa, se debe intentar optimizar los recursos y establecer unos procedimientos de trabajo eficientes, así como evitar duplicidades. La comunicación entre nuestros departamentos se realiza a través del documento denominado «nota interior» que se hará llegar a la carpeta o bandeja de Corres pondencia interior ubicada en cada departamento para este fin. Las comunicaciones que se mantienen con el exterior se anotan en el Registro de correspondencia exterior de cada departamento, y se archiva una copia en el expediente correspondiente.


5. Los departamentos Los puestos de trabajo varían en función de la tipología de la empresa, ya que cada empresa conoce sus objetivos, y en función de estos, necesita cubrir unos u otros. En algunos de ellos, como es el caso de los puestos administrativos, se realizan unas funciones comunes en todas las empresas, las más importantes de las cuales citamos a continuación: • Trámites de entrada y salida de correspondencia. • Elaboración, recepción y archivo de documentación. • Tramitación, actualización y archivo de expedientes. • Cálculos contables, comerciales y financieros. • Atención de llamadas telefónicas. • Atención presencial al cliente. • Manejo de ordenador, fax, fotocopiadora y correo electrónico.

A continuación, vamos a explicar las funciones y los procesos administrativos que tienen lugar en cada uno de los departamentos de nuestra empresa.

5.1. El departamento de compras Descripción El departamento de compras está integrado dentro del área de aprovisionamiento. El aprovisionamiento es un concepto amplio, que abarca tareas distribuidas generalmente entre los departamentos de compras y de almacén, como son el cálculo de la demanda de productos que se deben comprar en un plazo de tiempo determinado, la búsqueda de los proveedores que ofrezcan una buena relación calidad/precio, la realización de los pedidos, la gestión del stock del almacén, el mantenimiento adecuado de los productos, y su correcta distribución. Nuestro departamento de compras, al tratarse de una empresa comercial, compra a los proveedores los productos terminados que vamos a vender a nuestros clientes. El departamento de compras tiene potestad para formular pedidos corrientes, necesarios para la actividad habitual de la empresa. Generalmente, las inversiones y los pedidos que suponen una necesidad de liquidez elevada deben ser aprobados previamente por el departamento contablefinanciero que, a su vez, podría requerir consulta a la dirección general o la gerencia de la empresa.

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Introducción Nuestro departamento de compras se encarga de todas las actividades encaminadas a conseguir los recursos materiales, productos y servicios necesarios para el desarrollo de la actividad empresarial. Estas tareas abarcan desde la selección del proveedor adecuado hasta la entrada del producto en nuestro almacén.

Funciones Las funciones administrativas que tienen lugar en el departamento de compras son: • Detección de las necesidades de compras. • Solicitud de ofertas y presupuestos. • Búsqueda y selección de los proveedores. • Elaboración y actualización de las fichas de proveedores. • Redacción y envío de pedidos. • Registro y control de los pedidos emitidos. • Elaboración y actualización de las fichas de productos. • Comprobación y archivo de los albaranes recibidos. • Atención de las incidencias relativas a los pedidos por vía telefónica, carta, fax o correo electrónico. • Coordinación de los procesos de compras con el resto de departamentos.

Documentación En este departamento se elabora y se recibe la siguiente documentación: DOCUMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Externa a la empresa

Albarán, factura, nota de abono, factura de rectificación, carta comercial.

Interna de la empresa

Solicitud de compra, autorización de compra, nota interior.

Del departamento

Pedido, ficha de proveedor, solicitud de autorización de compra, libro registro de facturas recibidas, carta comercial.

RECEPCIÓN

EMISIÓN

Procedimientos administrativos Explicamos a continuación los procedimientos administrativos que se llevan a cabo en este departamento: Cuando se detecta la necesidad de compra de algún producto o material, o de contratación de un servicio por parte del departamento de almacén o de alguno de los departamentos restantes de la empresa, se inician los siguientes procedimientos:

Funcionamiento de la empresa en el aula 1. Selección del proveedor o acreedor. 2. Emisión del pedido de producto y/o servicio, con original y copia. 3. Envío del documento original al proveedor a la espera de su confirmación. 4. En el caso de que la confirmación de pedido sea negativa, iniciaremos nuevamente el proceso de selección de proveedor y el de la posterior emisión de pedido. 5. Archivo de la copia en la carpeta Pedidos emitidos (del año en curso) que está ubicada en el archivo de nuestro departamento (carpeta física en el aula). 6. Anotación en el Registro de pedidos emitidos. 7. En el caso de pedidos excepcionales por su naturaleza o volumen económico, se emite una solicitud de autorización de compras, que se envía mediante nota interior al departamento contable-financiero. 8. Cuando es autorizada la compra anterior, iniciamos el procedimiento habitual de emisión de pedido. 9. Al recibir copia del albarán conformado por el departamento de almacén, comprobamos si se corresponde con nuestro pedido. Si es correcto, se guarda en la carpeta Albaranes recibidos del archivo de nuestro departamento. 10. En el caso de existir alguna incidencia en la recepción del pedido, procedemos a emitir una carta de reclamación al proveedor o acreedor correspondiente y lo anotaremos en el registro de correspondencia de nuestro departamento. 11. A la recepción de la factura del proveedor o acreedor, debemos comprobar que corresponde con el albarán. Si es correcta, enviamos copia a la carpeta Facturas pendientes de contabilizar del archivo del departamento contablefinanciero. 12. Anotamos la factura en el Registro de facturas recibidas. 13. Archivamos la factura en la carpeta Facturas recibidas del archivo de nuestro departamento. 14. Si la factura recibida no es conforme, procedemos a emitir la reclamación al proveedor o acreedor correspondiente y archivamos copia de la carta en su expediente. 15. Una vez subsanada la incidencia, procedemos al envío de la copia de la factura de rectificación a la carpeta Facturas pendientes de contabilizar del archivo del departamento contable-financiero y guardamos el original en la carpeta Facturas recibidas del archivo de nuestro departamento. 16. A final de mes, se efectúa el listado de pedidos emitidos y se comprueba la recepción de todos los albaranes y facturas para proceder a solucionar las posibles incidencias. Las facturas recibidas relativas a los suministros, telefonía, limpieza, transportes, asesoría, etc., se reciben con una periodicidad mensual, bimestral o trimestral, en función de cada caso. Estas facturas se supervisan y se archivan en nuestra carpeta

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Introducción Facturas recibidas. Tramitamos su copia a la carpeta Facturas pendientes de contabilizar del archivo del departamento contable-financiero.

Recuerda que toda la documentación necesaria para la realización de las tareas se encuentra en el CD del alumno: plantillas, facturas, base de datos de proveedores, etc.

5.2. El departamento de almacén Descripción Al igual que el departamento de compras, el departamento de almacén está integrado dentro del área de aprovisionamiento. En el almacén se llevan a cabo una serie de tareas administrativas, además de las tareas físicas habituales que tienen relación con el mantenimiento de los productos, su ubicación en el almacén de forma óptima, sus movimientos y traslados, la preparación de los pedidos, etc. saber más

Métodos de valoración de existencias Los métodos de valoración de existencias actualmente aceptados son el PMP y el FIFO (First In First Out), puesto que el uso del LIFO (Last In First Out) ya no está admitido como método de cálculo del coste de los inventarios según el PGC.

Estas tareas administrativas son, fundamentalmente: la comprobación de la correcta recepción de los pedidos, la tramitación de la copia de los albaranes recibidos al departamento de compras, la emisión de albaranes para la expedición de las mercancías, y la gestión de las existencias de forma que no se produzcan roturas ni excesos de stock. La gestión de las existencias suele realizarse con programas informáticos a medida de las necesidades de cada empresa. Nuestra empresa valora las existencias de almacén mediante el método del precio medio ponderado (PMP). Nuestro departamento de almacén se encarga de todas las actividades encaminadas a almacenar los productos que llegan de nuestros proveedores, y a disponer de ellos cuando debamos enviar los pedidos a nuestros clientes. Para ello, realizamos la gestión del stock y mantenemos una coordinación máxima con el departamento de compras y con el de ventas y marketing.

Funciones Las funciones que se realizan en el departamento de almacén son: • Almacenamiento y protección de los materiales. • Gestión del stock de los diferentes productos. • Optimización de los espacios del almacén. • Elaboración y actualización de las fichas de almacén. • Envío de solicitudes de compras al departamento de compras. • Envío de albaranes recibidos al departamento de compras. • Recepción de los pedidos de los proveedores. • Comprobación de los materiales recibidos. • Notificación de incidencias al departamento de compras. • Emisión de los albaranes de venta.


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Documentación Entre la documentación que se elabora y se recibe en el departamento de almacén, podemos destacar la siguiente: DOCUMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN Externa a la empresa

Albarán de entrada, nota de devolución de clientes.


Nota interior, copia de pedido del cliente.

Del departamento

Ficha de almacén o de control de existencias, albarán de entrega, nota de devolución a proveedores, nota interior.

RECEPCIÓN

EMISIÓN

Procedimientos administrativos Explicamos a continuación los procesos administrativos que tienen lugar en este departamento: 1. Recibimos del departamento de ventas y marketing copia del pedido confirmado al cliente, que encontrarás en la carpeta Dpto. Ventas-Marketing / Mes en curso / Pedidos. Esta copia se guarda en la carpeta Pedidos de clientes del archivo de nuestro departamento. 2. En caso de disponer de existencias del producto o productos, se procede a la preparación física del pedido y a la emisión del albarán correspondiente, cuyo original se envía al cliente, una copia se envía a la carpeta Albaranes pendientes de facturar del archivo del departamento de ventas y marketing, y otra copia se guarda en nuestra carpeta Albaranes emitidos. 3. En caso de no haber suficiente stock para cubrir las necesidades del cliente, o en caso de que el stock llegue a estar por debajo de un determinado nivel, se emite una solicitud de compra, que se envía mediante nota interior al departamento de compras. 4. A su vez, llegan al almacén los productos solicitados en nuestros pedidos a proveedores o acreedores, juntamente con el albarán de entrada de la mercancía. 5. Se procede a su comprobación y, si es correcto, se devuelve el original firmado al proveedor, se envía una copia conformada a la carpeta Albaranes recibidos del archivo del departamento de compras, y otra copia se archiva en nuestra carpeta Albaranes recibidos . Se registra la entrada de la mercancía en la correspondiente ficha de almacén o de control de stock, y se archiva en nuestra carpeta Fichas de almacén. 6. Si no es correcto, se anotan las incidencias producidas en el albarán y se comunican mediante nota interior al departamento de compras. Se archiva copia en nuestra carpeta Albaranes recibidos.

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Introducción 7. En caso de recibir la orden, por parte del departamento de compras, de devolver la mercancía, se emite una nota de devolución de mercancías. 8. Se anota la salida de mercancía en nuestras Hojas de control de existencias.

5.3. El departamento de ventas y marketing Descripción El departamento de ventas es el encargado de introducir los productos de la empresa en el mercado. Esta tarea se realiza a través de su venta, distribución y seguimiento. Es el encargado del contacto cliente-empresa de forma personalizada. La función de marketing es la que se encarga de planificar la estrategia comercial, de la investigación de mercado y de la promoción e introducción de nuevos productos. En nuestra empresa, al ser de pequeñas dimensiones, las funciones de ventas y marketing están localizadas en un mismo departamento. Así, nuestro departamento de ventas y marketing está formado por dos secciones: la de ventas y la de marketing. La sección de ventas es la encargada de hacer llegar los productos a nuestros clientes, así como de mantener una estrecha relación comercial con ellos de forma individualizada. Está coordinada con: • El departamento de almacén, para llevar a cabo el proceso de envío de la mercancía al cliente. • El departamento contable-financiero, para la contabilización de las facturas emitidas y para los procesos referentes a su cobro. • El departamento de compras, para pedidos excepcionales. La sección de marketing es la encargada de promocionar los diferentes productos con los que comerciamos. En función de sus características, se realizan diversas campañas publicitarias en algunos momentos determinados a lo largo del año, con el fin de estimular las ventas. Cuando se realiza una campaña publicitaria o de promoción, esta se lleva a cabo con la colaboración de la sección de ventas y del departamento de compras. En determinadas campañas o promociones, se obsequia a los clientes con regalos de cortesía.


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Funciones Las funciones que se realizan en este departamento son las siguientes: • Elaboración y actualización de fichas y bases de datos de clientes. • Elaboración de catálogos. • Realización de publicidad y promociones de ventas. • Cálculo de precios y elaboración de tarifas. • Recepción de pedidos y tramitación de envíos. • Coordinación de los procesos de ventas junto con el departamento de almacén. • Expedición de facturas. • Expedición de justificantes de cobro. • Registro de facturas emitidas. • Redacción y envío de ofertas. • Atención al cliente.

Documentación El departamento de ventas y marketing, al igual que otros departamentos, elabora y recibe documentación específica, que detallamos a continuación: DOCUMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS Y MARKETING Externa a la empresa

Solicitud de pedido, solicitud de oferta, cartas comerciales, faxes.


Nota interior, aviso.

Del departamento

Fichas de cliente, facturas emitidas, facturas rectificativas, facturas proforma, justificantes de cobro, informes, trípticos publicitarios, cartas comerciales, faxes, listados de productos, tarifas de precios, catálogos, nota interior.

RECEPCIÓN

EMISIÓN

En la documentación del departamento que encontrarás en el CD, está la base de datos de clientes inicial, que irás modificando a lo largo del ejercicio económico de la empresa.

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Introducción

Procedimientos administrativos A continuación, detallamos los procesos administrativos que desarrollamos en nuestro departamento: 1. Calcular el precio de venta de nuestros productos a partir del precio de compra. recuerda

2. Elaborar las tarifas de precios.

En nuestra empresa, la primera venta se realiza al contado y se recoge en nuestros almacenes.

3. Recepción del pedido en la carpeta Dpto. Ventas-Marketing / Mes (en curso) / Pedidos, que encontrarás en el CD del alumno.

Cuando el cliente no puede recoger la mercancía, debe abonarla por anticipado.

4. Archivar el pedido en la carpeta Pedidos recibidos del archivo de nuestro departamento. 5. Comprobar la disponibilidad de las mercancías en coordinación con el departamento de almacén. 6. Si hay suficientes unidades disponibles, remitir el pedido a través de nota interior al departamento de almacén para que envíe la mercancía. 7. Si no hay suficiente stock, remitir solicitud a través de nota interior al departamento de compras para la reposición de las unidades necesarias con objeto de satisfacer las necesidades del cliente. 8. Consultar la ficha de cliente para comprobar las condiciones comerciales. 9. Emitir la factura según el albarán enviado por el departamento de almacén a nuestra carpeta Albaranes pendientes de facturar , y enviar el original al cliente. 10. Emitir los justificantes de cobro. 11. Registro de la factura en el Registro de facturas emitidas. 12. Enviar una copia de la factura a la carpeta Facturas pendientes de contabilizar del departamento contable-financiero y, en su caso, los justificantes de cobro para su tramitación y/o contabilización. Archivar una copia en la carpeta Facturas emitidas de nuestro departamento. 13. Cuando recibimos un pedido de un cliente nuevo, procedemos de la siguiente manera: • Elaborar la ficha del cliente que guardamos en la carpeta Fichas de clientes del archivo de nuestro departamento. • Comprobar la disponibilidad de las mercancías en coordinación con el departamento de almacén. • Emitir una factura proforma y enviarla al cliente. • Enviar la factura proforma al departamento contable-financiero a través de nota interior. • Al recibir la confirmación del departamento contable-financiero del cobro de la factura, solicitamos el envío correspondiente mediante nota interior al departamento de almacén. • Emitir la factura correspondiente y enviar una copia de la misma a la carpeta Facturas pendientes de contabilizar del archivo del departamento contable-financiero. • Enviar la factura original al cliente y archivar una copia en la carpeta Facturas emitidas de nuestro departamento.


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• Actualizar la Base de datos de clientes, que se encuentra en el CD del alumno. 14. Pedidos especiales: • Comunicar al departamento de compras, a través de nota interior, la necesidad de servir un pedido especial en volumen, para que realicen, en su caso, las correspondientes compras de productos. • Cuando tenemos la conformidad del departamento de compras, confirmar el pedido al cliente. • Iniciar el procedimiento habitual de envío de pedido. 15. Atender las posibles incidencias y ofrecer la solución más satisfactoria al cliente. 16. A final de mes, se emiten las facturas recapitulativas y los justificantes de cobro a los clientes correspondientes. 17. A final de mes o inicio del siguiente, se efectúa el listado de pedidos recibidos y se comprueba la expedición de todos ellos y l a emisión de todas las facturas, y se procede a solucionar las posibles incidencias. 18. Realizar campañas publicitarias y el seguimiento correspondiente. 19. Actualizar el catálogo.

5.4. El departamento de recursos humanos Descripción El departamento de recursos humanos es el que se encarga de suministrar a la empresa el capital humano que esta necesita para cumplir sus objetivos. Sus funciones varían dependiendo de la tipología de la empresa, ya que existen muchas empresas que optan por externalizar parte o toda la función de recursos humanos. Uno de los objetivos principales que podemos destacar es promover la eficiencia del personal de la plantilla. Nuestro departamento de recursos humanos está coordinado con el resto de los departamentos de la empresa y, en ocasiones, para cumplir algunas de las funciones que tiene encomendadas, recibe el asesoramiento de algunos colaboradores externos a la empresa. El convenio colectivo aplicable a nuestra empresa es el Convenio colectivo estatal de perfumería y afines, que encontrarás en el CD del alumno. Todas las tareas que desarrollamos en nuestro departamento de recursos humanos (contratación, nóminas, categorías profesionales, etc.) están sujetas a él. Nuestra empresa ha concertado con la Mutua A.S.E.P.A.T. la cobertura de las contingencias derivadas de accidentes de trabajo, y ha optado por cubrir la prestación económica de incapacidad temporal derivada de contingencias comunes a través de la entidad gestora de la Seguridad Social. Los trabajadores tienen un periodo de vacaciones preestablecido, que coincide con el cierre de la empresa, y el resto de los días los disfrutan de forma libre, a su elección.

recuerda La función del representante sindical puede llevarla a cabo un alumno escogido entre el grupo clase. Las funciones del SEPE y de la TGSS puede realizarlas el profesor.

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Introducción

Funciones recuerda Las carpetas del departamento pueden ser físicas y/o virtuales.

Las funciones que se desarrollan en este departamento son las siguientes: • Reclutar y seleccionar a los componentes que formarán la plantilla de la empresa. • Contratar trabajadores, en función de las necesidades existentes en cada momento, con el tipo de contrato más adecuado. • Tramitar toda la documentación necesaria a los organismos oficiales competentes. • Elaborar el expediente del trabajador. • Elaborar los recibos de salarios de la plantilla. • Confeccionar los documentos de cotización correspondientes. • Gestionar permisos, absentismo, régimen disciplinario. • Proporcionar la formación adecuada a los trabajadores.

Documentación Entre la documentación que se elabora y se recibe en el departamento de recursos humanos podemos destacar la siguiente: DOCUMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Externa a la empresa

Cartas y currículos de candidatos, Plan de Prevención de Riesgos Laborales, comunicaciones de situaciones de IT.


Nota interior, solicitud de contratación, cartas de trabajadores.

Del departamento

Ficha de trabajador, nóminas, seguros sociales, TA-1, TA-2, modelos 111/190 IRPF, certificado de retenciones, convenio colectivo, calendario laboral, libro de visitas, avisos.

RECEPCIÓN

EMISIÓN

Procedimientos administrativos Explicamos a continuación los procesos administrativos que desarrollamos en nuestro departamento: 1. Reclutamiento y selección de personal: Cuando se recibe la solicitud para cubrir una vacante en alguno de los departamentos que forman nuestra estructura organizativa, se inician los procedimientos que detallamos a continuación: • Elaborar el profesiograma adecuado según las necesidades. • Publicar el anuncio en el periódico de mayor tirada de la ciudad. • Seleccionar los diferentes currículos.


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• Elaborar una encuesta para la entrevista con el/los candidato/s. • Seleccionar al candidato idóneo. • Enviar una carta de agradecimiento a los candidatos no seleccionados. • Archivar toda la documentación que se ha generado en la carpeta Recluta miento y selección de personal del archivo de nuestro departamento. 2. Contratación: • Relación con el Servicio Público de Empleo (SEPE):

saber más

– Elaborar el contrato más adecuado, así como las correspondientes copias.

Tramitación telemática

– Elaborar la copia básica y entregarla al representante sindical de la empresa.

Los trámites relativos a la documentación correspondiente a la contratación pueden realizarse de forma telemática.

– Tramitar el contrato, copias y copia básica al SEPE, para el correspondiente registro. – Realizar la prórroga del contrato cuando sea necesaria y tramitarla al SEPE para el correspondiente registro. • Relación con la Seguridad Social: – En el caso de que el trabajador no esté afiliado a la Seguridad Social, confeccionar el modelo TA-1. – Confeccionar el modelo TA-2 de alta del trabajador al sistema de la Seguridad Social. – Tramitar la documentación anterior a la TGSS. • Relación administrativa general de contratación: – Elaborar el expediente del trabajador. Para ello, se creará una carpeta en el archivo de nuestro departamento con el nombre de Expedientes de personal. – Archivar toda la documentación en el expediente del trabajador. – Elaborar la ficha del trabajador. – Archivar la ficha del trabajador en la carpeta Fichas de personal de nuestro departamento. – Actualizar la Base de datos de trabajadores del CD del alumno. • Finalización de la relación laboral: – Comunicar por escrito en el tiempo legal la finalización de la relación laboral al trabajador. – En caso de cese por voluntad del trabajador, comprobar en el convenio colectivo los plazos de preaviso. – Calcular el finiquito y la indemnización correspondientes, en su caso. – Comunicar al departamento contable-financiero su importe para que realicen la correspondiente previsión de pago. – Notificar la baja del trabajador a la TGSS. – Archivar toda la documentación correspondiente en la carpeta Expedientes de personal de nuestro departamento. – Actualizar la Base de datos de trabajadores del CD del alumno.

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Introducción 3. Recibos de salarios: recuerda Las carpetas de nóminas, seguros sociales e IRPF deben ordenarse por meses: mes 1, mes 2, mes 3,...; y trimestres: trimestre 1, trimestre 2,..., respectivamente.

El trabajador tendrá derecho a dos gratificaciones extraordinarias, que se abonarán, según acuerdo con los trabajadores: una el día 30 del mes 6, y otra el día 23 del mes 12. • Calcular, por cada trabajador, el porcentaje que se debe aplicar en concepto de IRPF, teniendo en cuenta las anotaciones del modelo 145. • Consultar la ficha del trabajador para tener en cuenta los conceptos que deben ser abonados en la nómina del mes. • Comprobar las posibles incidencias: incorporación del trabajador una vez iniciado el mes, situación de incapacidad temporal de trabajadores, horas extraordinarias, pagas extraordinarias, cese de la relación laboral, pago de dietas, comisiones, etc. • Consultar el convenio colectivo para el abono de determinados complementos. • Elaborar las nóminas correspondientes del mes. Se realiza hacia finales de mes, y se envía una relación al departamento contable-financiero. • Guardar una copia en la carpeta Nóminas del archivo de nuestro departamento. • Elaborar los seguros sociales, por meses vencidos, entre los días 1 y 18 de cada mes, de los que enviamos copia al departamento contable-financiero. Para la modalidad de ingreso, la empresa utilizará la opción de pago electrónico. • Archivar una copia de los seguros sociales en la carpeta Seguros sociales del archivo de nuestro departamento.

saber más

Sistema RED Los trámites correspondientes a los seguros sociales pueden efectuarse a través del Sistema RED.

• Elaborar la documentación de la liquidación trimestral y anual del IRPF. Se debe realizar antes del día 15 del mes siguiente y se envía el original al departamento contable-financiero. • Archivar una copia de la liquidación del IRPF en la carpeta IRPF de nuestro departamento. • Elaborar y tramitar el certificado de retenciones anuales y archivar una copia en el expediente del trabajador, en la carpeta Expedientes de personal de nuestro departamento. 4. Formación: Los trabajadores tienen derecho a recibir formación, y nuestra empresa impartirá formación a los diferentes trabajadores, en función de las necesidades existentes en cada momento. Para ello, contamos con colaboración externa. Puedes encontrar información en la Base de datos de colaboradores, en el CD del alumno. • Recepción de las necesidades de los diferentes departamentos. • Seleccionar al colaborador idóneo. • Solicitar la formación adecuada. • Informar al trabajador de los detalles relativos a la formación. • Archivar una copia de toda la documentación en el expediente del trabajador, en la carpeta Expedientes de personal del archivo de nuestro departamento. • Actualizar la ficha del trabajador.

Funcionamiento de la empresa en el aula 5. Incidencias: A lo largo de la actividad productiva, es normal que se produzcan determinadas incidencias que afectan a los trabajadores. • Situación de incapacidad temporal (IT) del trabajador: – Tramitar el parte de incapacidad temporal (IT) a la TGSS. – Tramitar los correspondientes partes de confirmación de IT a la TGSS. – Tramitar el parte de alta de IT a la TGSS. – Archivar una copia de toda la documentación en el expediente del trabajador, en la carpeta Expedientes de personal de nuestro departamento, a medida que aquella se vaya generando. • Comunicados: – Elaborar el calendario laboral del año en curso y exponerlo en un lugar visible. – Elaborar el correspondiente documento de «aviso» para comunicados de carácter general. – Exponer el aviso en un lugar visible, elegido en función de su contenido. – Elaborar una nota interior o una carta para comunicados personalizados a los trabajadores. – Archivar una copia de la nota interior o la carta en el expediente del trabajador. • Normativa: – Elaborar y custodiar el Libro de visitas. – Consultar la normativa vigente, así como el convenio colectivo al que pertenece la empresa, para su correcto cumplimiento. 6. Prevención de riesgos laborales: Para dar cumplimiento a la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, la empresa tiene contratado un servicio exterior especializado con el que nuestro departamento mantiene una estrecha colaboración.

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24

Introducción

5.5. El departamento contable-financiero Descripción Nuestro departamento contable-financiero se encarga de desarrollar todas las funciones que tienen relación con el control de las actividades económicas y financieras de la empresa. Para ello, debe realizar de forma correcta la contabilización de todos los documentos que afectan al estado patrimonial de nuestra empresa (justificantes de cobros y pagos, de compras de inmovilizado, de préstamos recibidos, etc.) y de aquellos que intervienen en el resultado contable (facturas emitidas, facturas recibidas, gastos o ingresos, amortizaciones, etc.). Es asimismo responsable de verificar y comprobar la documentación oficial que la empresa presenta a los organismos de las distintas administraciones públicas: documentación contable, fiscal y laboral. Como encargado del control financiero, será el responsable de emitir las autorizaciones de las compras de cierta relevancia, así como de aprobar las actuaciones que repercutan de forma importante en la economía de la empresa. En función de la decisión que se deba tomar, puede ser necesaria la consulta a la dirección.

Funciones Las funciones fundamentales que se realizan en el departamento contablefinanciero son: • Contabilización de las operaciones del ejercicio. • Elaboración de los libros contables: diario, inventario y cuentas anuales. • Emisión de cheques y remesas de efectos comerciales. • Pago de las facturas de acreedores y de proveedores. • Pago de las nóminas a los trabajadores. • Liquidación y pago de impuestos y seguros sociales. • Autorización de compras para pedidos excepcionales. • Gestiones con las entidades financieras. • Control de la amortización de los préstamos. • Llevanza de los libros registro obligatorios y de los libros auxiliares que sean convenientes. • Gestiones de cobros y pagos. • Control y previsión de tesorería. • Consultas contables y fiscales a nuestra asesoría externa, la Administración tributaria u organismos oficiales competentes.


25

Documentación Entre la documentación que se elabora y se recibe en el departamento contablefinanciero podemos destacar la siguiente: DOCUMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO CONTABLE-FINANCIERO Externa a la empresa

Facturas recibidas, documentación bancaria, correspondencia.


Facturas emitidas, recibos de cobros no domiciliados, modelos de declaración de cotizaciones a la Seguridad Social.

Del departamento

Libros contables (diario, mayor, balance de comprobación, cuenta de resultados, balance de situación), libros auxiliares de tesorería, libro registro de efectos a cobrar y a pagar, autorización de compras, autorización de condiciones financieras a clientes, modelos oficiales de declaración de impuestos, cheques, órdenes de transferencia.

RECEPCIÓN

EMISIÓN

El departamento contable-financiero se coordina fundamentalmente con los departamentos de compras, ventas y marketing, y de recursos humanos.

Procedimientos administrativos Explicamos a continuación los procedimientos administrativos que deben desarrollarse en este departamento:

saber más

1. Recibimos del departamento de compras copias de las facturas recibidas en la carpeta Facturas pendientes de contabilizar del archivo de nuestro departamento. Tras su contabilización las traspasamos a nuestra carpeta Facturas pendientes de pago para su posterior liquidación. 2. Se contabilizan las facturas. Se les asigna una numeración que se anota sobre ellas, que será muy útil para poder localizarlas físicamente. Se anotan sus vencimientos en el documento de previsión de tesorería correspondiente de nuestra carpeta Control de tesorería. A continuación, se guardan en la carpeta Contabilidad de nuestro archivo.

En el calendario anual del contribuyente, publicado por la AEAT, puedes encontrar actualizada toda la información sobre los plazos vigentes de presentación de los impuestos estatales

3. Recibimos del departamento de ventas y marketing las copias de las facturas emitidas, que se guardan en la carpeta Facturas pendientes de contabilizar de nuestro archivo. 4. Se contabilizan las facturas anteriores en el orden cronológico correspondiente, y se archivan en nuestra carpeta Contabilidad. 5. Mensualmente, recibimos del departamento de recursos humanos la liquidación de las cotizaciones a la Seguridad Social de empresa y trabajadores, así como la relación de las nóminas, todo lo cual se contabiliza y se archiva en nuestra carpeta Contabilidad.

Calendario fiscal

26

Introducción 6. Podemos recibir del departamento de compras una solicitud de autorización de compra cuando el gasto a realizar se considere excepcional o se trate de una inversión. En este caso, nuestro departamento podrá determinar su autorización a través del documento denominado autorización de compra, cuya copia se archiva en la carpeta Autorizaciones de compra de nuestro archivo. 7. Todos los justificantes de cobro o de pago deben ser re mitidos a nuestro departamento para su contabilización, y se guardarán en nuestra carpeta Contabilidad. 8. Todos los impuestos que debamos declarar se reflejan en un calendario fiscal del año en curso para presentar sus liquidaciones en el plazo correspondiente. En algunos casos, se requiere la coordinación entre distintos departamentos. a. IRPF: Nos coordinamos con el departamento de recursos humanos, que nos enviará la relación de nóminas para la liquidación trimestral (modelo 111) y para la anual (modelo 190). b. IVA: Nos coordinamos con el departamento de compras y el de ventas y marketing, que nos enviarán las copias de las facturas recibidas y emitidas, respectivamente, para la presentación, en los plazos que determine la ley, de la liquidación del IVA anual (modelo 390) y trimestral (modelo 303). c. Impuesto sobre sociedades: Nuestro departamento se encarga de su liquidación en los plazos establecidos en el calendario fiscal, tanto de los pagos a cuenta (modelo 202) como de la declaración anual (modelo 200). d. Otros impuestos locales: Se pagan en los correspondientes vencimientos. 9. Los impuestos liquidados en el ejercicio se archivan en nuestra carpeta Im puestos, y se guarda una copia de las liquidaciones en nuestra carpeta Contabilidad. 10. En la carpeta Control de tesorería del archivo de nuestro departamento, se registran los movimientos de caja y bancos en las correspondientes hojas del libro auxiliar de tesorería. En esta carpeta se guardan, asimismo, las hojas de previsión de tesorería relativas a los diversos vencimientos que deban tenerse en cuenta, como: • Facturas recibidas y emitidas. • Efectos comerciales a pagar y a cobrar. • Préstamos bancarios. • Impuestos, salarios, suministros y otros gastos previsibles.

1

Actividad de la empresa

Mes 1 Elaboración de fichas de proveedores

Departamento COMPRAS

Solicitud de presupuestos y ofertas comerciales Selección de proveedores Realización de pedidos

Departamento ALMACÉN

Realización de albaranes Control de stock

Cálculo del precio de venta de los productos

Departamento VENTAS Y MARKETING

Elaboración de fichas de clientes Realización de facturas

Departamento RECURSOS HUMANOS

Elaboración de seguros sociales Liquidación de IRPF

Departamento CONTABLE-FINANCIERO

Operaciones de tesorería Pago de impuestos

Mes 1

28

DEPARTAMENTO DE COMPRAS Elaboración de fichas de proveedores

TAREA 1.

Consulta la base de datos de proveedores y acreedores. Elabora las fichas correspondientes.

Emisión de pedido

TAREA 2.

El 02/01, después de habernos presentado su nuevo catálogo, compramos material de oficina diverso a Materiales Office, S.L., que se pagará mediante transferencia bancaria a través de nuestra entidad Banco Ideal. 1. Realiza la hoja de pedido 001 correspondiente. 2. Envía por fax el pedido y archiva la copia en la carpeta Pedidos emitidos.

Selección de proveedores / Emisión de pedido

TAREA 3.

El 02/01, realiza pedidos de los productos siguientes al proveedor más económico para cada uno de los artículos (pedidos núms. 002 a 005). PRODUCTO

CANTIDAD

saber más

Pedidos Los pedidos pueden efectuarse por carta, por teléfono o mediante impreso. En la carta hemos de detallar cantidad, descripción, precio, descuento, forma y plazo de entrega, forma de pago, etc.

PRODUCTO

CANTIDAD

ACEITE DE MASAJE ESENCIAL 100 ml

130

LECHE LIMPIADORA 200 ml

35

AMPOLLAS EFECTO REPARADOR 15 ml (x6)

100

LECHE LIMPIADORA 350 ml

10

CREMA INTENSIVA ANTIARRUGAS 50 ml

140

MASCARILLA FACIAL PIEL SECA

50

CREMA HIDRATANTE FACIAL 50 ml

30

MASCARILLA FACIAL PIEL MIXTA/GRASA

55

CREMA NUTRITIVA FACIAL 50 ml

50

PEELING CORPORAL 300 ml

50

CREMA CONTORNO DE OJOS 20 ml

70

SÉRUM INTENSIVO LIFTING 50 ml

45

CREMA EXFOLIANTE FACIAL 100 ml

130

SÉRUM REAFIRMANTE CORPORAL 250 ml

100

CREMA HIDRATANTE CORPORAL 300 ml

90

MAQUILLAJE POLVO DOBLE

90

CREMA ANTICELULÍTICA 220 ml

60

SOMBRA DE OJOS 001

10

CREMA EXFOLIANTE CORPORAL 200 ml

100

SOMBRA DE OJOS 002

30

CREMA ANTIESTRÍAS 150 ml

140

SOMBRA DE OJOS 003

30

CREMA DE MANOS 75 ml

85

SOMBRA DE OJOS 004

10

CREMA FACIAL PROTECCIÓN 50+ 40 ml

75

SOMBRA DE OJOS 005

45


130

SOMBRA DE OJOS 006

15


110

SOMBRA DE OJOS DOBLE COLOR AZUL–GRIS PERLA

45

CREMA CORPORAL PROTECCIÓN 30+ 150 ml

75

SOMBRA DE OJOS DOBLE COLOR ROSA–BLANCO

20

CREMA AFTER SUN 150 ml

70

SOMBRA DE OJOS DOBLE COLOR VERDE–BLANCO

30

CREMA POSTDEPILACIÓN

90

SOMBRA DE OJOS DOBLE COLOR BEIGE–MARRÓN

15

GEL PURIFICANTE ANTIACNÉ

60

SOMBRA DE OJOS DOBLE COLOR ROSA–GRIS

30

TÓNICO FACIAL 350 ml

45

GEL DE AFEITADO 100 ml

75

CREMA HIDRATANTE ANTIARRUGAS 50 ml

35

GEL ALOE VERA 200 ml GEL RELAJANTE PIERNAS CANSADAS 200 ml GEL REAFIRMANTE TERMO

170 80 170

GEL REAFIRMANTE EFECTO FRÍO

60

LOCIÓN AFTERSHAVE

40

LÁPIZ DE OJOS NEGRO

40

SÉRUM ANTIFATIGA 15 ml

65

LÁPIZ DE OJOS VERDE

35

LÁPIZ DE LABIOS COLOR 001

25

LÁPIZ DE OJOS AZUL

40


15

100


25

CREMA CONTORNO DE OJOS 15 ml MEN

Departamento de Compras

29

Selección de proveedores / Fax

TAREA 4.

El 03/01, recibimos del departamento de almacén nota interior para informar sobre sus necesidades de equipamiento. Envía fax para solicitar presupuesto a Grupo Mobilprix, S.A.

Tarea administrativa

TAREA 5.

El 07/01, recibimos del departamento de almacén la factura correspondiente a nuestro pedido núm. 001. Archívala en nuestra carpeta Facturas recibidas y envía copia a la carpeta Facturas pendientes de contabilizar del archivo del departamento contable-financiero.

saber más

Abreviaturas comerciales En la redacción de las cartas comerciales es habitual el uso de abreviaturas. Por ejemplo: art. → artículo c., cant. → cantidad ch/ → cheque efecto., efvo. → efectivo fra., fact. → factura

Nota interior

TAREA 6.

El 08/01, se recibe de Grupo Mobilprix, S.A. el presupuesto solicitado. Envía al departamento contable-financiero la solicitud de autorización de compra para formalizar el pedido anterior.

n/c. → nuestro cargo ref.→ referencia s/f. → su favor tel., tfno. → teléfono Uds. → ustedes u. → unidad, unidades

Emisión de pedido

TAREA 7.

El 09/01, se efectúa el pedido núm. 006 a nuestro proveedor Publimarkt, S.L. (IVA no incluido): 1.000 u. de primeras hojas a 0,25 Ð/u.; 500 u. de segundas hojas a 0,18 Ð/u.; 1.000 u. de sobres normales a 0,21 Ð/u.

Solicitud de presupuesto / Solicitud de autorización

TAREA 8.

El 09/01, después de reunión interdepartamental, se decide renovar algunos elementos del mobiliario de oficina: 1. Solicita presupuesto a Grupo Mobilprix, S.A., el cual nos lo facilita por fax el mismo día. 2. Envía la solicitud de autorización de compra al departamento contablefinanciero en la que adjuntes el presupuesto anterior.

Emisión de pedido

TAREA 9.

Recibimos autorización del departamento contable-financiero para la compra de mobiliario a Grupo Mobilprix, S.A. El 11/01, efectúa el pedido núm. 007.

Solicitud de presupuesto

TAREA 10.

Debemos renovar la póliza de seguros de cobertura contra robo e incendios para nuestra empresa, que vence el día 15/02. El 14/01, solicita, mediante carta, presupuesto a nuestra compañía de seguros habitual Seguros Horizon, S.L.

vto. → vencimiento vta. → venta

s a r p m o c

Mes 1

30

DEPARTAMENTO DE ALMACÉN Control de stock

TAREA 1.

Elabora la ficha de control de existencias de cada uno de los productos que comercializamos. Puedes utilizar la plantilla facilitada en el CD del alumno. Archívalas de forma que sean también accesibles a los departamentos de compras y de ventas.

Emisión de nota interior

TAREA 2.

El 03/01, envía nota interior al departamento de compras en la que expones nuestras necesidades de equipamiento y mobiliario, y adjunta el plano del almacén. Se requieren: dos nuevas estanterías móviles de 2,5 m de ancho x 3 m de alto.

Emisión de albarán

TAREA 3.

Recibimos notificación del departamento de ventas para preparar el pedido núm. 178 de Almazán, S.L. Elabora con fecha 04/01 el albarán de entrega núm. 001, que acompañará a la mercancía. Haz llegar copia del mismo a la carpeta Albaranes pendientes de facturar del archivo del departamento de ventas y marketing.

Control de stock

TAREA 4.

Actualiza las fichas de control de existencias de los artículos correspondientes a partir del albarán emitido en la tarea anterior.

saber más

Valoración de existencias Los métodos FIFO (primera entrada primera salida) y PMP (precio medio ponderado) son métodos aceptados por el ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas) para valorar las existencias en las empresas.

Emisión de nota interior

TAREA 5.

El 07/01, recibimos el pedido núm. 001 de material de oficina, junto con la correspondiente factura. Envíala a la carpeta Facturas recibidas del archivo del departamento de compras, y solicita la recogida del material de oficina.


TAREA 6.

Se preparan los pedidos y los albaranes núms. 002 a 006, que se envían, respectivamente, a: Balneario Aguas Termales, S.L., Estética Luz, Centro de Belleza Mas, Ana Gil y Centro de Estética Alfa, S.L. Envía copias a la carpeta Albaranes pendientes de facturar del archivo del departamento de ventas y marketing.

Control de stock

TAREA 7.

Actualiza las fichas de almacén a partir de los albaranes anteriores.

Control de stock

TAREA 8.

En los plazos de entrega previstos, recibimos las mercancías con los albaranes correspondientes a nuestros pedidos núms. 002 a 005. Envía copias conformadas de los mismos a la carpeta Albaranes recibidos del archivo del departamento de compras y actualiza las fichas de control de existencias.

saber más

Copias del albarán Del albarán se emiten tres copias: una para el cliente, otra para el departamento de ventas, y una tercera para el archivo de almacén.

Departamento de Almacén

31


TAREA 9.

Enviamos el pedido a Balneario Zarz, S.A. Elabora el albarán núm. 007.

Control de stock

TAREA 10.

Actualiza las fichas de control de existencias de los productos que han sido objeto de movimiento de salida de almacén en la tarea anterior.


TAREA 11.

Se preparan los pedidos y los albaranes núms. 008 a 016 correspondientes, respectivamente, a: Cosmetic KM Estética Robledo Adela Fernández Estetic Men Cosmética Sole Centro de Estética Bella Mar Body Slim, S.L. Balneario Aguas Termales, S.L. Adela Fernández

Control de stock

TAREA 12.

Actualiza las fichas de control de existencias de los productos que han sido objeto de movimiento de salida de almacén en la tarea anterior.

n é c a m l a

Mes 1

32

DEPARTAMENTO DE VENTAS Ficha de cliente

TAREA 1.

saber más

Consulta la base de datos de clientes y elabora las fichas correspondientes.

Fichas de clientes

Cálculo de precios

TAREA 2.

A partir de la base de datos de productos facilitada, calcula el precio de venta de cada producto teniendo en cuenta el criterio económico (precio más bajo). Aplica para ello el tanto por ciento que se especifica en la columna de beneficio. Imprime dicha base de datos para poder utilizarla en nuestras ventas.

La ficha de cliente nos proporciona información sobre la forma de facturación, pago y envío de las mercaderías.

Publicidad

TAREA 3.

Redacta en fecha 03/01 una carta para enviar un mailing a nuestros clientes en la que ofrecemos durante los días 10 a 15 de este mes como promoción los siguientes artículos: REF.

DESCRIPCIÓN

PROMOCIÓN DEL 10 AL 15 DE ENERO

CF1005

CREMA EXFOLIANTE FACIAL

6+2

CC1004

CREMA ANTIESTRÍAS 150 ml

25% Dto. precio tarifa

CFS1002

CREMA FACIAL PROTECCIÓN 30 + 40 ml


LMGEL1001

GEL DE AFEITADO 100 ml


LMCF1004

CREMA CONTORNO DE OJOS 15 ml MEN


IVA NO INCLUIDO

Venta

TAREA 4.

Recibimos por fax de nuestro cliente Almazán, S.L. su pedido núm. 178 en el que nos solicitan los artículos detallados más abajo. 1. Comprueba la disponibilidad de las existencias en la ficha de almacén correspondiente y solicita el envío del pedido al departamento de almacén.

recuerda

Recuerda que efectuaremos los documentos de venta por orden de fecha de pedido.

2. Con fecha 04/01, prepara la factura núm. 001 correspondiente, que enviamos al cliente. Haz llegar copia de la misma a la carpeta Facturas pendientes de contabilizar del departamento contable-financiero.

REF.

DESCRIPCIÓN

CANTIDAD

AC1001

ACEITE DE MASAJE ESENCIAL

10

CF1001

CREMA INTENSIVA ANTIARRUGAS

15

CFS1001

CREMA DE MANOS

20

G1002

GEL ALOE VERA 200 ml

25

SBRI1006

SOMBRA DE OJOS 006

10

LMCAA1001

CREMA HIDRATANTE ANTIARRUGAS MEN 50 ml

10

Departamento de Ventas-Marketing

33

Venta

TAREA 5.

saber más

Recibimos de nuestros clientes: Balneario Aguas Termales, S.L., Estética Luz, Centro de Belleza Mas, Centro de Estética Alfa, S.L., y Ana Gil, los pedidos que encontrarás en la carpeta Dpto.Ventas-Marketing / Mes 1 / Pedidos 1.

Recargo de equivalencia A menudo, a los comerciantes minoristas se les aplica el régimen especial de IVA de recargo de equivalencia.

1. Comprueba la disponibilidad de las existencias en la ficha de almacén correspondiente y solicita el envío del pedido al departamento de almacén. 2. Prepara las facturas núms. 002 a 005 correspondientes, que enviamos a los clientes. Haz llegar copias de las mismas a la carpeta Facturas pendientes de contabilizar del archivo del departamento contable-financiero.

Venta

TAREA 6.

El 13/01, recibimos pedido núm. 087 del cliente Balneario Zarz, S.A. de Jaraba tomando como referencia la promoción enviada por mailing . REF.

DESCRIPCIÓN

CANTIDAD

CF1005

CREMA EXFOLIANTE FACIAL

6+2

CC1004

CREMA ANTIESTRIAS 150 ml

30

CFS1002


20

g n i t e k r a m s a t n e v

1. Comprueba la disponibilidad de las existencias en la ficha de almacén correspondiente y solicita el envío del pedido al departamento de almacén. 2. Emite la correspondiente factura núm. 006 y envía copia de la misma a la carpeta Facturas pendientes de contabilizar del archivo del departamento contable-financiero.

Venta

TAREA 7.

Recibimos de nuestros clientes los siguientes pedidos que encontrarás en la carpeta Dpto.Ventas-Marketing / Mes 1 / Pedidos 2. 1. Comprueba la disponibilidad de las existencias en la ficha de almacén correspondiente y solicita el envío del pedido al departamento de almacén. 2. Prepara las facturas núms. 007 a 012 correspondientes que enviamos al cliente. Haz llegar copias de las mismas a la carpeta Facturas pendientes de contabilizar del archivo del departamento contable-financiero. 3. Con fecha 31/01, emite las facturas de Balneario Aguas Termales, S.L. y Adela Fernández, núms. 013 y 014, respectivamente, y envíalas a la carpeta correspondiente.

Registro de facturas emitidas

TAREA 8.

El 31/01, lista las facturas emitidas por el departamento de ventas en el mes 1.

recuerda

Recuerda que los justificantes de cobro emitidos se envían al dpto. contable-financiero para su contabilización, control de tesorería y posterior tramitación al cliente.

Mes 1

34

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Ficha del trabajador

TAREA 1.

1. Elabora las fichas de los trabajadores utilizando la plantilla que encontrarás en el CD que acompaña al libro. Para determinar las percepciones salariales debes utilizar el convenio colectivo aplicable a la empresa. 2. Imprime las fichas y procede a su archivo en la carpeta Fichas de personal.

Calendario laboral

TAREA 2.

1. Elabora el calendario laboral de la empresa. Para ello, debes tener en cuenta las fiestas laborales y el periodo de vacaciones anual, respetando el Estatuto de los Trabajadores y el convenio colectivo aplicable. 2. Imprime dicho calendario y colócalo en el aula en un lugar visible.

Liquidación IRPF

TAREA 3.

Con fecha 07/01, confecciona con los datos del año anterior los modelos de IRPF siguientes: modelo 111 para el 4.º trimestre y modelo 190 para el resumen anual. Envíalos a la carpeta Impuestos del archivo del departamento contable-financiero y archiva una copia en la carpeta IRPF de nuestro departamento.

saber más

Web AEAT En la página web de la Agencia Tributaria , puedes encontrar programas de ayuda, modelos y formularios. saber más

Vacaciones El periodo de vacaciones anual de nuestra empresa será el siguiente: Semana Santa, de miércoles a lunes; verano, del 1 al 15 del mes 8; Navidad, del 24 al 27 del mes 12 (ambos inclusive). El resto de días de vacaciones será elegido por cada trabajador.

AÑO 20XX-1 PERCEPCIONES SALARIALES TRABAJADOR

APORTACIÓN IRPF

TOTAL AÑO

TOTAL 4T

1T

2T

3T

4T

Juan Sierra Vila

38.600,78 e

10.772,09 e

1.609,82 e

1.896,20 e

1.503,15 e

1.938,98 e

Jaime Ramos Castilla

38.443,37 e

10.832,27 e

1.615,65 e

1.896,20 e

1.458,15 e

1.949,81 e

Julián Jiménez Oliva

39.100,78 e

10.772,09 e

1.699,25 e

2.001,54 e

1.681,66 e

2.046,70 e

Laura Solá Méndez

38.398,31 e

10.787,21 e

1.525,89 e

1.790,85 e

1.377,14 e

1.833,83 e

Jorge Mateo Salas

20.854,58 e

6.120,58 e

353,62 e

471,49 e

353,62 e

489,65 e

1.809,33 e

1.809,33 e

Raúl Cuenca Jiménez

17.450,96 e

4.857,76 e

312,24 e

394,98 e

300,24 e

388,62 e

Manuel López González

19.515,66 e

5.246,96 e

396,70 e

501,48 e

386,01 e

472,23 e

Pedro Ramírez Sánchez

36,19 e

Elaboración de seguros sociales

TAREA 4.

Con fecha 15/01 elabora los documentos de los seguros sociales correspondientes a las nóminas del mes anterior. Envíalos al departamento contablefinanciero para que procedan a su liquidación y archiva una copia en la carpeta Seguros sociales del archivo de nuestro departamento.

Departamento de Recursos Humanos

35

BCCC

BASE DESEMPLEO

Juan Sierra Vila

3.223,83 e

3.223,83 e

3.223,83 e

Jaime Ramos Castilla

3.148,83 e

3.306,54 e

3.306,54 e

Julián Jiménez Oliva

3.223,83 e

3.223,83 e

3.223,83 e

Laura Solá Méndez

3.148,83 e

3.261,48 e

3.261,48 e

112,65 e

Jorge Mateo Salas

1.918,97 e

2.118,97 e

2.118,97 e

200,00 e

Pedro Ramírez Sánchez

1.583,49 e

1.583,49 e

1.583,49 e

Raúl Cuenca Jiménez

1.423,94 e

1.456,82 e

1.456,82 e

Manuel López González 1.583,49 e

1.583,49 e

1.583,49 e

TRABAJADOR

BASE HORAS NO BASE FP ESTRUCTURALES

157,71 e

saber más

Sistema RED El 1 de enero de 2011 tuvo lugar la universalización del uso del Sistema RED. Para poder realizar los trámites con la TGSS a través de Internet, es necesario poseer el Certificado SILCON, que garantiza la seguridad en las comunicaciones.

32,88 e

Selección de personal

TAREA 5.

En la reunión mensual de jefes de departamento se decide contratar a un auxiliar administrativo para el departamento de ventas y marketing. Con fecha 20/01 inicia el proceso de selección correspondiente, teniendo en cuenta que la incorporación se efectuará a lo largo del próximo mes. 1. Redacta el anuncio. 2. Envía carta al periódico de más prestigio de la ciudad para su publicación.

Cálculo de IRPF

TAREA 6.

Calcula el porcentaje de IRPF que deberemos aplicar a cada trabajador en el momento de confeccionar su nómina.

Nóminas

TAREA 7.

Realiza las nóminas correspondientes del mes, archiva una copia en la carpeta Nóminas del archivo de nuestro departamento y tramita una relación de las mismas al departamento contable-financiero, para que en la fecha adecuada procedan a su liquidación.

saber más

Conservación de documentos En el departamento de RRHH debe conservarse, durante un plazo de 4 años, una copia de las nóminas de los trabajadores. La nómina puede ser diseñada por la propia empresa.

s o n a m u h s o s r u c e r

Mes 1

36

DEPARTAMENTO CONTABLE-FINANCIERO Asiento de apertura

TAREA 1.

A partir del balance a 01/01, que encontrarás en el CD del alumno, anota el primer asiento de nuestra contabilidad (asiento de apertura).

Planificación de tesorería

TAREA 2.

Elabora y archiva de forma segura diversas plantillas de Excel para realizar las previsiones de gastos e ingresos de cada mes.

Contabilización / Operaciones de tesorería

TAREA 3.

Contabiliza los cobros de las facturas pendientes de los clientes que encontrarás en la carpeta Dpto. Contable-Financiero / Mes 1 / Fras. pendientes de cobro.

saber más

Información balance En el balance inicial se encuentra la información sobre la situación patrimonial de la empresa al comenzar el ejercicio.


TAREA 4.

El 07/01, recibimos del departamento de compras la factura de Materiales Office, S.L., correspondiente a nuestro pedido núm. 001. Contabiliza la factura y su correspondiente pago mediante transferencia con cargo a nuestra c/c en el Banco Ideal.


TAREA 5.

Recibimos del departamento de ventas la copia de nuestra factura núm. 001. Contabilízala.

Nota interior / Autorización de compras

TAREA 6.

El 11/01, envía autorización al departamento de compras para realizar pedido de los elementos de equipamiento de almacén y mobiliario de oficina solicitados.


TAREA 7.

1. El día 14/01, contabiliza nuestras facturas núms. 002 a 005, correspondientes a nuestros albaranes núms. 003 a 006, respectivamente. 2. Con fecha 15/01, contabiliza los cobros de las facturas núms. 002 y 004.


TAREA 8.

Antes del día 20/01, liquida el IRPF correspondiente al 4.º trimestre a través del Banco Ideal. Presenta los modelos 111 y 190, recibidos del departamento de RRHH en la carpeta Impuestos del archivo de nuestro departamento, y efectúa los pagos correspondientes. Anótalo en el libro auxiliar de tesorería.

Contabilización

TAREA 9.

Contabiliza la factura núm. 006 a Balneario Zarz, S.A., cuya copia nos ha enviado el departamento de ventas y marketing.

saber más

Libros obligatorios Según el PGC, los libros contables obligatorios son el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales.

Departamento Contable-Financiero

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TAREA 10.

Nos cargan en la c/c de Banco Ideal las facturas de los suministros de agua, luz y teléfono.

Contabilización

TAREA 11.

Contabiliza las facturas núms. 007 a 014 enviadas por el departamento de ventas y marketing que encontrarás en el archivo de Facturas pendientes de contabilizar.


TAREA 12.

El día 25/01, se reciben transferencias bancarias correspondientes al cobro de nuestras facturas núms. 001, 003, 006, 007, 008 y 009. Contabiliza el cobro de las mismas, realizado a través de la correspondiente entidad. Anótalo en el libro auxiliar de tesorería.

saber más

Web AEAT En la página web de la Agencia Tributaria , puedes encontrar información sobre el calendario fiscal.


TAREA 13.

Contabiliza las nóminas del mes y los seguros sociales del mes anterior recibidos del departamento de recursos humanos. Realiza los correspondientes pagos mediante transferencia bancaria desde Iberiacaja, excepto al trabajador Raúl Cuenca Jiménez, a quien se le entrega cheque nominativo de la misma entidad.


TAREA 14.

Realiza la declaración resumen anual del IVA correspondiente al año 20XX-1 (modelo 390) y la liquidación correspondiente al 4.º trimestre del mismo (modelo 303). Contabiliza el pago a través de Banco Ideal y anótalo en el registro de control de tesorería.

Verificación

TAREA 15.

Efectúa el listado del libro diario, mayor y balance de comprobación. Realiza la verificación de las cuentas con saldo (Clientes, Proveedores, Acreedores, Bancos, etc.).

o r e i c n a n i f e l b a t n o c

Empresa en El Aula - 00

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