SEMANA DEL CONTADOR CONTADOR 2013
EL CONTADOR Y SU DESPACHO CONTABLE Expositora: Licda. Elizabeth Madrigal V.
Me falta experiencia pero tengo un título
No tengo clientes, pero tengo los recursos para tener oficina
“Organización de Despacho Contable: “Organización
profesionales que presta servicios servicios de naturaleza administrativa, contable, financiera, laboral y/o tributaria” 3
Definición del sueño vs realidad Puede existir un vacío entre un sueño y la realidad que sólo se puede eliminar con planes cuidadosos. Como emprendedor de un despacho contable se requiere: Plan para evitar obstáculos Plan a donde vamos y cómo lo vamos a lograr Orden y precisión en las acciones Confiar en los lo s planeamientos y presupuestos. presupuestos. ◦
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PLAN DE NEGOCIOS Plasmar las ideas, clarificarlas, aclararlas, pulirlas, dentro de lo posible… Herramienta de reflexión…
HACIA LA META!!! •
Definición de los pasos que debo realizar a partir de este momento para lograr mi objetivo. Iniciar un despacho contable contable Fortalecer el despacho contable Especialización y alianzas estratégicas estratégicas Es momento de que el despacho crezca Contratar Contratar personal más especializado Es el momento de ser el Director General –
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Plan de negocios •
Diagnóstico personal Capacidades Aspectos económicos Viabilidad de la idea Despacho contable Servicio externo sin oficina formal Servicios brindados después de la jornada laboral Crecimiento Crecimiento y diversificación diversificación del Despacho –
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Plan de negocios •
Detallar la naturaleza naturaleza propia de la idea Oportunidad de iniciar el proyecto Cuáles beneficios tendrán los clientes? Cuáles servicios se pueden brindar? Diagnóstico Foda –
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Fortalezas Fortalezas con las que se cuenta cuenta Oportunidades externas que favorecen favorecen Debilidades que debo mejorar Amenazas que no favorecen favorecen la idea 8
OPORTUNIDADES: 1. 2. 3. 4. 5.
6. 7.
Imagen de la profesión contable Cantidad de clientes en el mercado que requiere servicios contables Cambios Tributarios y creciente fiscalización y regulación Mayor valor a los servicios de la profesión contable Poco profesionalismo brinda la oportunidad a los que hacen las cosas bien Avance Tecnológico Implementación de Normas Internacionales
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
AMENAZAS: 1. 2. 3. 4. 5.
Competencia Competencia Desleal (Precios y ética) Poco valor a las actividades actividades desarrolladas en los servicios contables Constante actualización tributaria Falta de profesionalismo en otros contadores Malas prácticas de los empresarios que pueden generar responsabilidad responsabilidad civil y penal a los contadores
FORTALEZAS: Posibilidad de alianzas estratégicas Personalidad de emprededurismo Capacidades específicas Capacidad de maximizar recursos Experiencia Especialización en Niif´s Comunicación asertiva (habilidades (habilidades sociales) Bilingüe Contar con tecnología (software y herramientas)
DEBILIDADES: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Falta de experiencia. Poco conocimiento de Niif`s Manejo de un segundo idioma Poca facilidad en el manejo de los cobros Poca experiencia derecho laboral, aspectos tributarias. Falta de capacitación debido a la rapidez que surgen los cambios
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Plan de Merc Mercadeo adeo –
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Definir el nicho o sector empresarial Mezcla de mercadeo Precios bajos vs precios competitivos Forma de promocionarse Definir la imagen Valores- Misión – Visión- Colores- Logo •
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ANÁLISIS DEL MERCADO ¿Conoce cuáles serán los clientes? cl ientes? ¿Entiende sus necesidades y deseos? ¿Ofrecerá el tipo de servicio que los clientes pagarán? ¿Serán sus servicios competitivos en calidad y en precio? ¿Tiene un plan efectivo efectivo de promoción? ¿Sabe cómo comparar su negocio con la competencia? ¿Tiene su negocio la ubicación adecuada para la gente a la que se propone servir? 11
Cómo encontrar clientes? MAYOR YOR FUENTE: MA
RECOMENDACIONES Crear marca: posicionamiento y la diferenciación Forma de tratar al cliente El producto que se entrega El servicio abarc a barcaa todas las necesidades administrativas- contables- financieras financieras vs el servicio es especializado. Cubrir una necesidad tributaria vs ser el principal asesor en la empresa. ◦
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Ideas Fundamentales •
Cuáles son las necesidades de nuestros clientes? Cumplimiento Cumplimiento de obligaciones tributarias Exactitud Puntualidad Responsabilidad Costos bajos Ahorro –
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Mercadeo Promocionarse Promocionarse ◦
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como expertos: opciones sutiles. Colaboraciones con medios de comunicación especializados o generales. Asesoramiento constante Constante Constante actualización de directrices legales y tributarias. Darse a conocer en grupos organizados organizados o profesionales. Estar donde está el cliente Dar clases o escribir escribir artículos y libros 14
ASPECTOS LEGALES Y TRIBUTARIOS
Aspectos Normativos y Tributarios Cuál es la
figura legal más apropiada. Persona Jurídica o Persona física para ejercer liberalmente la profesión? Diferencias: ◦
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Impuesto de renta Gastos deducibles Financiamiento Libros legales Impuesto a las Sociedades Mercadeo Desarrollo de una marca
PROFESIONALES LIBERALES?
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IMPUEST IMPUESTO O POR POR PAGAR Ejemplo para un contador que gane 700.000 por mes Gastos relacionados a la actividad económica
INGRESOS Menos 25% Gas tos RENTA GRAVABLE
9,600,000.00 2,400,000.00 7,200,000.00
PERSONA FISICA PERSONA JURIDICA Impuesto por pagar 526,150.00 Impues to por pagar 720,000.00 Menos Menos créditos Impues to Neto 526,150.00 Impues to Neto 720,000.00
Monto exento y créditos familiares 17
AUTORIZACIÓN PARA EJERCER •
Colegio de Contadores Privados –
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Examen por suficiencia: ¢5.000,oo Seminario de Incorporación: ¢60.500,oo Examen de Idoneidad Profesional o Grado de Licenciatura en Administración de Negocios Curso de Ética Profesional 18
Colegio de Contadores Públicos –
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Derechos de Incorporación: ¢ 185.000,00 2 años de experiencia Documentos que comprueben la experiencia Seminario de Inducción
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LISTA DE PENDIENTES: •
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Inscripción como sociedad Inscripción como Despacho Contable Inscripción ante la Dirección General de Tributación Directa Inscripción ante la CCSS Inscripción ante el INS 20
INSCRIPCIÓN COMO SOCIEDAD •
Sociedad Sociedad Civil: Sociedades Sociedades profesionales, para profesionales incorporados a sus respectivo colegio profesional. –
Constituir escritura pública como sociedad civil, ante el Registro Público de Personas con su respectiva publicación en La Gaceta
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INSCRIPCION COMO SOCIEDAD •
Sociedad Anónima, cuando dos o más personas se unen. –
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Creación de Junta Directiva (tres como mínimo) Asamblea de Accionista Ac cionistass Capital establecido establecido por acciones
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INSCRIPCION DE DESPACHO CPA •
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Escritura de constitución de la sociedad y su inscripción en el Registro Registro Público, (fotocopia fiel, debidamente certificada por un notario). Fotocopia de la Cédula Jurídica de la Sociedad, con su original o riginal (la cual se devolverá una vez verificada su originalidad con la copia). Muestra de la papelería y otros documentos que serán utilizados por el despacho: – – – –
Papel Membretado Sobres Membretados Recibo por Dinero Membretado Factura Membretada 23
INSCRIPCION DE DESPACHO CPA •
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Dos socios como mínimo, que al menos un socio sea Contador Público Autorizado, Autorizado, quién debe ser el Representante Representante Legal del Despacho. En caso de que el Despacho contenga contenga socios no colegiados, la participación mayoritaria en el capital social, sea propiedad de quienes son los socios colegiados 24
CUOTAS Inscripción ¢98.000.00 Anualidad •
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(Despacho pequeño, 10 personas) ¢30.000.00
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(Despacho mediano, de 11 a 20 personas) ¢75.000.00
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(Despacho grande, más de 20 personas) ¢300.000.00
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ASPECTOS ORGANIZACIONALES
Área de producción Preguntas fundamentales: ¿Qué se requiere para ordenar todos los procesos y producir lo que el mercado quiere? ¿Deseamos ser líderes del servicio? ¿Qué se necesita para satisfacer las necesidades de los clientes? ¿Qué forma básica debe adoptar nuestra estrategia? –
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Organización Preguntas fundamentales: ◦
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¿En que medida se debe centralizar o descentralizar la autoridad para tomar decisiones? ¿Cómo se deben diseñar los puestos? ¿Cuántos puestos y personas son necesarios para lograr los objetivos? 28
LISTA DE PENDIENTES •
Toma de decisiones de la ubicación del Despacho –
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¿En mi propia casa? ¿Alquiler de oficina adecuada con una ubicación accesible para mis clientes? Subarriendo de oficina con servicios incluidos ¿Puedo remodelar mi casa a un costo razonable para llenar mis necesidades específicas? ¿Puedo considerar alquilar con opción de comprar?
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Adquisición de línea telefónica telefónica Adquisición de un dominio o creación de cuenta de correo Adquisición de acceso acc eso a Internet Mobiliario y equipo necesario Opciones de servicios auxiliares –
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Secretariado Mensajería Limpieza 30
Aspectos organizativos… Crear
un equipo que inspire inspire total total confianza confianza y aumente el prestigio prestigio del Despacho. (prestigio (prestigio del contador) contador) tranquilidad, al saber Delegación que genere al cliente tranquilidad, que hay más de una persona que le puede resolver un problema. profesionales complementarios complementarios de tal forma forma Buscar profesionales que se cubran todas las necesidades del cliente. cliente. Generar un buen soporte administrativo: Gestión de clientes, información y logística. profesional Apoyar la formación y el crecimiento profesional 31
ASPECTOS FINANCIEROS
Área financiera Preguntas fundamentales: ¿Cuál es nivel de ventas a alcanzar? ¿Cuál es la rentabilidad que se puede lograr? ¿Cuáles son los costos y gastos asociados? ¿Cuál es el presupuesto que todos en la organización debemos alcanzar? ◦ ◦
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Presupuesto Ventas –
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Servicios de contabilidad Servicios de auditoría Servicios tributarios Certificaciones Consultorías
Gastos •
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Gastos iniciales Gastos fijos Gastos Variables 34
Recordemos…. Cuentas Cuentas
bancarias – ahorro del negocio separadas del familiar Presupuesto de gastos separado Mezcla de deudas del negocio vs deudas familiares familiares Mezcla Gastos del negocio vs gastos familiares Definición de ingresos del dueño Si se toma dinero… préstamo Muchas
personas pueden colaborar y cumplir más de un rol pero solo una persona se encargará encargará del $$$ importantes de inversión inversión Cautelosos en decisiones importantes 35
MANEJO DE OFERTAS
Tener una entrevista… Definición de políticas: Imagen que se proyecta Política de vestimenta Puntualidad
Información Información que brinde al cliente información información respecto respecto al despacho o el servicio que se brinda ◦
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Tarjeta de presentación Carta de perfil Página Web Brochure Papelería 37
¿Cómo realizar una entrevista? •
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Buscar información en Internet I nternet Conocimiento de quien nos va a atender Tratar de investigar un poco sobre contabilidades similares Evaluación del costo (viáticos) para realizar la visita al cliente Planeamiento de entrevista entrevista básica 38
En la entrevista….
No apresurarse apresurarse a hablar de costos costos antes de crear valor en el futuro cliente… que le ofrece la
competencia a menor precio Escuchar las dificultades y las metas de los clientes para luego atar los servicios a ambos. Conocimiento general del cliente: Servicio o producto que brindan Tamaño de la empresa Antigüedad. Organigrama. Complejidad de operaciones. Expectativas de crecimiento. 39
En la entrevista…. . Definición ◦
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específica por parte del cliente:
Volumen de trabajo Necesidad de actualizaciones o obligaciones obligaciones tributarias. Muestra de cantidad de facturas, cheques, estados bancarios, recibos, cantidad de empleados, etc. Orden en los documentos Sistemas informáticos informáticos que cuenta Solicitar si han sido auditados, último informe. Atrasos en la contabilidad
Tipo de servicio que
requiere Forma de recopilar la documentación. do cumentación. Periodicidad del servicio 40
En la oficina… •
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Valoración de la capacidad y los recursos del despacho para brindar el servicio Conocimiento Conocimiento de la actividad económica económica Ubicación Tiempo que tomaría hacer el trabajo t rabajo Recurso humano adicional Orden observado en el cliente Situación tributaria 41
En la oficina… •
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Servicios que pueden ofrecerse Posibilidades de negocios futuros Reportes que el cliente necesita Controles que requieren la empresa Cuál va ser el procedimiento de entrega de documentos (el costo de mensajería). Valoración de la legitimidad- riesgo de brindar el servicio 42
Definición de tarifas….
Ejemplo de una oferta oferta de servicios: servicios: •
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Empresa desarrolladora de Software requiere contratar contratar los servicios externos mensuales de contabilidad. Facturación (30 facturas mensuales aprox.) Compuesta Compuesta por 20 personas. –
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Área Administrativa Administrativa Área Técnica
Manejo de 4 cuentas bancarias: –
Banco Nacional de CR y Bac San José. 44
CALCULO DE HORAS
Horas Horas Horas Horas
Laborables diarias Fac t urables por semana por mes
8 5 25 105
Horas de un s ervic io cont abilidad
5
Cant idad de c ont abilidades
21
60%
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Definición de precio: PUNTO DE EQUILIBRIO Separar los costos de ventas y los gastos operativos en costos operativos fijos y variables • Los costos fijos son una función de tiempo, no del volumen de ventas, y comúnmente son contractuales • Los costos variables cambian en proporción directa con las ventas ventas o la producción, y son una función del volumen, no del tiempo. 46
COSTOS VARIABLES Costos Variables
Mensajería Pres entac ión papelería Total
6, 000.00 1, 000.00 7, 000.00
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Salario
Costos Costos Fijos Gastos Fijos
Salario Alquiler de de ofici oficina na Servic ios públic os Teléfono Papelería y ut iles de ofic ina Int ernet Combus t ible y trans porte Afiliaciones Afiliaciones TOTAL
600,000.00 Salario 108,000.00 18.00 18. 00% % CCSS 49,980.00 8.33 8.33% % Agui Aguina nald ldo o 757,980.00 Gasto total
Mensual 757,980.00 200,000.00 200,000.00 25,000.00 25,000.00 15,000.00 9,500.00 80,000.00 4,500.00 4,500.00 1,116,980.00 48
PUNTO DE EQUILIBRIO Pre cio Conta bilida d
60,000.00
Mar Margen de Contrib tribu ució ción
Pre Precio cio- Costo sto Var Variab iable
Punto Equilibrio
Gas tos fijos Margen
Punto Equilibrio =
Cantidad de contabilidades que necesito para cubrir los gastos totales
1,116,980.00 53,000.00 21.07509434
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COSTO DE HORA PROFESIONAL SALARIOS I SEMESTRE 2013 •
Salario Mínimo del Contador…. ¢284.684,oo
(TMED) •
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Auxiliar de Contabilidad……….. Contabilidad……….. ¢303.137,oo
Grado Académico Según decreto actual –
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Diplomado ¢ 403.484.oo Bachiller ¢ 457.647.oo Licenciado ¢ 549.195.oo
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Costo por hora Cos t o de oport unidad
Ingres o net o anual Aguinaldo Aguinaldo Aporte CCSS CCSS Remunerac ión t ot al Gas t os Operat ivos Tot al de Gas t os Tot al horas fac t uradas anuales Cos t o por hora
650, 000. 00
Lo que podríamos ganar en re lación lación de dependencia
7, 800, 000. 00 650,000.00 650,000.00 1,404,000.00 1,404,000.00 9, 854, 000. 00 4, 800, 000. 00 14, 654, 000. 00 1, 250. 00 11, 723. 20
Límite inferior para determ inar inar el precio por hora
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Cobro de servicios de contabilidad contabilidad externos? •
•
•
•
Definición de horas Definición de servicios por brindar Definición de responsabilidades responsabilidades Monto definido por el Colegio de Contadores Privados: Hora Profesional ¢ 19.850,oo –
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Formalización de los servicios ofrecidos Confección ◦
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de Contratos formales Tipo de servicios ofrecidos Plazo Precio Responsabilidades Confidencialidad Revisión de Tarifa
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CUIDADO DE LOS CLIENTES
Servicios: la tendencia actual En esencia, el cliente percibe el nivel de calidad del servicio como la diferencia diferencia entre el servicio que espera y el servicio que recibe. Por eso siempre debemos combinar un servicio y un producto, producto, no vender solo uno de los dos. 55
Las determinantes determinantes de un servicio de calidad actual son: Confiabilidad: implica Confiabilidad: implica la constancia y coherencia del desempeño.
Capacidad de respuesta: se respuesta: se refiere a la disposición o actitud de los empleados para proporcionar el servicio.
Competencia: Competencia: significa poseer las habilidades y conocimientos necesarios para proporcionar el servicio.
Acceso: implica Acceso: implica facilidad de acercamiento y contacto
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Cortesía: Cortesía: significa amabilidad, respeto, consideración y actitud amistosa en el momento de brindar el servicio. .
Comunicación: significa Comunicación: significa mantener a los clientes informados en un lenguaje que puedan entender.
Credibilidad: implica Credibilidad: implica confianza, convencimiento y honestidad.
Seguridad: es Seguridad: es estar libre de peligros, riesgos o dudas con respecto al servicio.
Entender al cliente: significa cliente: significa hacer un esfuerzo por entender sus necesidades.
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CONCLUSIÓN En el mercado, el éxito está reservado para unas pocas empresas. Anualmente nacen y mueren gran cantidad de negocios… algunos
logran mantenerse durante mucho tiempo en el filo de su punto de equilibrio, subsistiendo, pero nunca alcanzan a desarrollarse y crecer. Sin embargo, un grupo reducido y selecto crece hasta obtener la condición de líderes… 58
“MANOS A LA OBRA” OBRA”
“DONDE HAY UNA EMPRESA DE ÉXITO ALGUIEN TOMÓ ALGUNA VEZ UNA UNA DECISIÓN DECISIÓN VALIENTE VALIENTE”…. ”….
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