UNIVERSIDAD GALILEO CEI: San Lorenzo Carrera: Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas Curso: Automatización de Procesos Administrativos 1 Horario: Sábado de 4:00 a 5:00 PM Tutor: Ing. Erick Morales Martínez
Tema: Ejercicios Ejercicios 1 al 6 del libro
Alumno: David Diego, David Pedro Carné: 1211431 Fecha de carrera: Primer trimestre Enero a Marzo
EJERCICIO 1 CAPÍTULO 1- AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVO COMPETENCIA: Interpretar la estructura organizacional de una empresa. INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Analice el siguiente organigrama y defina cuáles son los mandos altos, mandos medios y mandos bajos. Asimismo, determine cuáles son las líneas de mando y comunicación.
DIRECTOR GENERAL
Director
Control de
de calidad
gestión
Director de
Técnico
producción
Encargados
I+D
Responsable
Jefe de mantenimiento
Oficina
Métodos y
técina
tiempos
Director de compras
Director comercial
Logística y
Administra
almacenes
ción
Director de
RRHH
Admón. y
Finanzas
En el organigrama de arriba podemos apreciar que Director General es el mando alto, los Directores de cada departamento: Director técnico, Director de producción, Director de compras, Director comercial, Director de Administración y finanzas y Director de Recursos humano son los de mando medio y los siguen debajo de estos son los mando bajo. Responsable de calidad y Control de gestión son asesoría interna. También podemos apreciar que el Director General es el jefe superior inmediato de los otros directores y tienen comunicación directa, a su vez los directores de cada departamento son los jefes inmediatos de los que están abajo y también tiene comunicación directa, los de mando bajo en orden de comunicarse con el Director General tiene que pasar primero con el
director de departamento a la que pertenecen y este transmite la información al Director General.
EJERCICIO 2 DEL CAPÍTULO 1 - AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS COMPETENCIA:
Visualizar la organización como un sistema. Determinar las relaciones y funciones dentro de los subsistemas de la organización. Comprender la definición de proceso administrativo.
INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Investigue los procesos que a continuación se enumeran. Posteriormente, elabore un diagrama para representarlo en forma gráfica. Incluya además, el subsistema de la organización en que está inmerso dicho proceso. Identifique los productos del subsistema y sus insumos o entrada. 1. Renovación de una licencia de conducir. 2. Actualización de datos en la SAT para un pequeño contribuyente. 3. Atender un pedido de un cliente en una fábrica y distribuidora de tabletas de chocolate.
RENOVACION LICENCIA DE CONDUCIR DEPARTAMENTO DE TRANSITO DE LA PLOCIA NACIONAL CIVIL
BANCO INDISTRIAL: Donde
CLINICA OPTICA U OFTALMOLOGO:
MAYCOM: Entidad que
se realiza el pago
Examen de vista
emite licencia
DEPARTAMENTO DE RECEPCION: Donde recibe toda papelería en orden
DEPARTAMENTO DE EMISION: Done se emite.
SISTEMAS: Producto o salida esperada:
EMISION: Licencia o permiso para manejar.
Entradas o insumos:
Toda la papelería, boleta de pagos y examen de la vista.
Recurso con que se cuenta:
Personal, computadora, cámara, lector de huellas, etc.
Proceso:
Verificación de datos y multas.
ACTUALIZACION DE DATOS EN LA SAT PARA PEQUEÑOS CONTRIBUYENTES SAT
RRHH
LEGAL
ADMINISTR
SEDE
ATIVO
OFICINA
VENTANILLA: Donde se entrega toda papelería como: cédula, boleto de ornato, formulario FDU
SISTEMAS:
EMISION:
Producto o salida esperada: Actualización de datos Entrada o insumos:
Papelería completa y boleta de pagos
Recursos con que se cuenta: Personal, computadoras, formularios, etc. Proceso:
Ingreso de datos
ATENDER UN PEDIDO DE UN CLIENTE EN UNA FÁBRICA Y DISTRIBUIDORA DE TABLETAS DE CHOCOLATE
SWEET CHOCOLATE S.A
SUBSISTEMAS PRODUCTIVO
SUBSISTEMA ADMINISTRATIVO
SISTEMA OPERACIONES
SISTEMA DE VENTAS:
SISTEMAS:
VENTAS:
Producto o salida esperada:
Venta del producto pedido por el cliente
Entrada o insumos:
Productos a vender
Recurso con que se cuenta:
Productos a vender, vendedores, publicidad, etc.
Proceso:
Entrega del producto
SISTEMA CONTABLE
SISTEMAS:
CONTABLE:
Producto o salida esperada:
Cobro y facturación
Entrada o insumos:
Documentos y efectivo
Recurso con que se cuenta: Proceso:
Personal, computadora, facturas, etc. Emisión de facturas y registros de ventas
EJERCICIO 3 DEL CAPITULO - PRODUCTIVIDAD COMPETENCIA:
Demostrar cómo la automatización de procesos incremente la productividad. Reconocer la importancia de los diversos métodos específicos de sistematización y equipamiento para mejorar los procesos en una organización
INSTRUCCIONES Y ENUNCIADOS DEL EJERCICIO: Realice un listado de los beneficios que implica la automatización del proceso administrativo para la solicitud y trámite de vacaciones en el departamento del Talento Humano de la empresa CHN de acuerdo a la siguiente gráfica.
1. Empleado
2. Recursos
solicita
Humanos revisa
vacaciones
días disponibles
5. Se le comunica
3. Jefe directo
al Empleado el
aprueba
resultado
vacaciones 4. Recursos Humanos descuenta vacaciones
1. Llevar un mejor control sobre vacaciones de los empleados. 2. Es fácil ver la disponibilidad de días. 3. Se ahorra tiempo, costo y energías al tener una base de datos de todos los empleados. 4. Se pueden hacer pagos o descuentos al empleado electrónicamente. 5. El empleado puede ver la respuesta a través del sistema con un usuario.
EJERCICIO 4 DEL CAPITULO 2 - PRODUCTIVIDAD COMPETENCIA:
Demostrar cómo la automatización de procesos incrementa la productividad. Reconocer la importancia de los diversos métodos específicos de sistematización y equipamiento para mejorar los procesos de una organización.
INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: En los siguientes ejercicios calcular la productividad con los datos que se le proporcionan. Compare luego los resultados obtenidos. 1. Inversión de Q 300.00 de mano de obra y Q 700.00 de materiales y se producen 300 unidades o piezas. 300 = 300 = 0.3 300+700 1000 2. Inversión de Q 700.00 de mano de obra y Q 400.00 de materiales y se producen 150 unidades o piezas. 150 = 150 = 0.13 700+400 1100 3. Inversiones: a. Mano de obra Q 170,000 b. Costos Administrativos Q 125,000 c. Materiales Q 600,000 d. Servicios diversos Q 30,000 e. Combustible Q 10,000 TOTAL Q 935,000 Unidades producidas en el período 200,000 unidades. 200,000 = 0.21 935,000 4. Inversiones: a. Recurso humano Q 300,000 b. Costos Administrativos Q 225,000 c. Materiales de oficina Q 300,000 d. Servicios diversos Q 50,000 TOTAL Q 875,000 Servicios vendidos en el período 870,000. 870,000 = 0.99 875,000
5. El número de llamadas recibidas mensualmente es de 200. Estas son llamadas que deben ser atendidas y resueltas por el personal de la empresa. Los recursos utilizados en el sistema son los siguientes: Papel y fotocopias Q 240.00 mensuales Persona responsable del proceso Q 3,250.00 mensuales de sueldo (incluye prestaciones) Espacio (Q 100.00 el m 2 mensual), se utilizan 4 m 2 de archivo, el valor total por espacio es de Q 400.00 mensuales Llamadas telefónicas, debido a que las llamadas son recibidas por los clientes no hay ningún costo por este recurso. También se realizan llamadas internas para darle seguimiento a los problemas, pero éstas tampoco tienen costo. 200 = 0.05 3890
EJERCICIO 5 DEL CAPITULO 3 - INFORMACION Y COMUNICACIÓN COMPETENCIA: Determinar la relación entre concepto de información y el proceso de comunicación: Describir el ciclo de información dentro de un proceso en la organización.
INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Defina cada paso del ciclo de la información para los proceso siguientes. 1. Generación de los informes mensuales del IVA al fisco RECOPILACION: Las facturas que se juntan cada mes PROCESAMIENTO: Ingresar datos de facturas en el sistema por orden DISTRIBUCION: Enviar datos de facturas al fisco UTILIZACION: Fisco utiliza datos recibidos 2. Recepción y distribución de documentos en la organización RECOPILACION: Recibe los documentos de la organización PROCESAMIENTO: Selecciona por tipo de documentos y fecha DISTRIBUCION: Los reparte a través de correo terrestre UTILIZACION: Reciben y hacen uso de los documentos 3. Generación de informes de inventario RECOPILACION: Escanear cada artículo en la bodega e ingresarlo en el sistema PROCESAMIENTO: Sacan diferencia de artículos ya sea completo, faltante o sobrante DISTRIBUCION: Enviar datos a gerente de inventario UTILIZACION: Al recibir datos se genera un informe para ver si hay diferencia en los artículos. 4. Facturación para cursos matriculados en línea RECOPILACION: Adquirir datos que irán en la factura PROCESAMIETO: Realizar la factura con los datos DISTRIBUCION: Imprimir facturas en línea o por correo electrónico UTILIZACION: Servir de comprobante 5. Generación del informe de flujo de efectivo desde la gerencia financiera RECOPILACION: Departamento de contabilidad saca un reporte de los datos flujo de efectivo PROCESAMIENTO: Seleccionar y ordenar por clientes DISTRIBUCION: Envía por correo a gerencia financiera UTILIZACION: Genera su informe al hacer uso de los datos.
EJERCICIO 6 DEL CAPITULO 3 - INFORMACION Y COMUNICACIÓN COMPETENCIA: Proponer cambios en la estructura organizativa para promover una mejor comunicación.
INSTRUCCIONES Y ENUNCIADO DEL EJERCICIO: Determine cuál es el propósito de la comunicación en la administración. Explique por qué y cómo se logra un cambio de la estructura organizacional para: 1. Aumentar la aceptación de las reglas organizacionales por los subordinados. Al definir bien claro la reglas de la empresa a los subordinados, hacer una reunión con todos para hacerles saber de las reglas y procedimientos que deben seguir, también deben saber cómo están las jerarquías dentro de la empresa. 2. Obtener mayor dedicación a los objetivos organizacionales Concientizar e informar a todos de los objetivos de la empresa, hacerle saber a cada colaborador que es una pieza clave para para obtener buenos resultados, que se sientan parte de la empresa a través de la motivación y capacitación. 3. Proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones Se sabe que el que tiene la información tiene el poder. Hay que compartir datos e información con personas de confianza para que puedan actuar si no está presente el jefe. Que ellos tengan el poder de actuar cuando es necesario, es posible que pueda haber pérdida cuando solo una persona sepa de la información si esta renuncia o hace falta. 4. Clarificar las responsabilidades de tareas Informar a cada colaborador de su función dentro de la empresa. Cada quien necesita saber cuál es su función o que le toca hacer para que no termine haciendo otras cosa que no es o que le compete a otra persona. 5. Identificar los puestos de autoridad y fijar las responsabilidades para el desempeño. Hacerles ver a través de un organigrama de cómo está organizado la empresa, la jerarquía y líneas de mando. Deben saber quién pertenece a cada departamento y que hace cada quién o con quién hay que acudir para cualquier duda, reclamo o solución.
