DEFINICIÓN DE SISTEMA ADMINISTRATIVO El conjunto de componentes que interactúan entre sí y se encuentran interrelacionados interrelacionados recibe el nombre de sistema sistema.. Administrativo Administrativo,, por su parte, es aquello vinculado a la administración (el acto de administrar: organizar o gestionar recursos. En su ac acep epci ción ón m! m!ss am ampl plia ia,, un sist sistem ema a admi admini nist stra rati tivo vo es una una red o un esqu esquem ema a de procesos cuya "nalidad es #avorecer el cumplimiento de los objetivos de una organización. El sistema apunta a que los recursos de la organización organización en en cuestión sean administrados de #orma e"ciente. En la actual actualida idad, d, la noción noción de sis sistem tema a admin administ istra rativ tivo o suele suele $acer $acer re#er re#erenc encia ia al progr programa ama in#orm! in#orm!tico tico que cuenta cuenta con diversas diversas aplicaci aplicaciones ones para administ administrar rar diversas diversas #acetas #acetas de una empresa. %a intención de este tipo de so#t&are so#t&are es es centralizar las tareas administrativas en un mismo sistema in#orm!tico que permita a$orrar tiempo e incrementar la e"ciencia laboral. 'n sistema administrativo, en este sentido, suele contar con di#erentes módulos. ada módulo permite completar una tarea distinta: realizar una #actura #actura,, emitir un recibo de cobro, organizar la agenda, registrar ingresos y egresos de un balance, controlar el inventario o stoc), etc. *eamos eamos con un eje ejemp mplo lo cómo cómo puede puede trabaj trabajar ar una empresa con un sistema sistema adminis administrat trativo. ivo. +upongamos que una compaía que vende electrodom-sticos recibe un pedido de un cliente que quier quiere e adquir adquirir ir una licuad licuador ora. a. En el sis sistem tema a admini administr strati ativo vo de la empre empresa sa,, un emplea empleado do registrar! la compra, emitir! la #actura y agendar! el envío del producto. e manera autom!tica, el sistema administrativo generar! un alerta en la agenda para que dic$o envío se concrete y, una vez registrado el mismo, reducir! una unidad del producto del inventario. uando el cliente recibe su pedido y lo pague, se consignar! en el sistema administrativo la cancelación de la deuda y el ingreso del dinero.
EL ANÁLI ANÁLISIS SIS DE SIST SISTEMAS EMAS ADMINISTRATIVOS /. En#oque de sistemas Es un plan plan org!nico org!nico concebido y analizado e"cientemente que se ocupa de crear los mejores m-todos de trabajo a trav-s del registro registro,, an!lisis y e0amen crítico de las #ormas de trabajo e0istentes, tambi-n la propuesta de realizar tareas aplicando m-todos y equipos m!s e"caces como la implementación y puesta en marc$a de esas recomendaciones. ada persona persona que que realiza una determinada tarea se convierte en un especialista en la misma. El analista tiene un conocimiento conocimiento general sobre m-todos y equipos que le proveen la ventaja de poder poder elegir elegir cuales son los m!s adecuados para utilizar. 1ero se en#renta a la problem!tica de no conocer los detalles especí"cos. uando el analista va a tomar decisiones debe tener en cuenta mantener una actitud actitud de de adecuación, que signi"ca conocer las limitaciones y ventajas del sistema y de esa #orma lograr un mayor control control en en el diseo y construcción construcción de de nuevos m-todos. +upone una metodología metodología nueva nueva que se asienta en principios principios de de la 2E345A la 2E345A E +6+2E7A+ y +6+2E7A+ y que en su conjunto #orman el en#oque de sistemas sistemas,, este es integrador, utiliza el an!lisis parcializado como medio de estudiar e implementar y se re"ere a aquellas operaciones operaciones cuya cuya repetitividad $ace económico un sistema de in#ormación. in#ormación .
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/./ En#oque integrador Encuentra Encuentra su #undamen #undamento to en el princip principio io de interr interrelac elación. ión. 2oda acción que ocur ocurra ra en una8s una8s parte8s del sistema origina modi"caciones en el mismo en conjunto. %as partes con#orman la estructura la cual le da co$erencia y e0istencia al sistema. Actúa Actúan n en equilibrio din!m din!mico ico (entropía entropía,, $omeostasis $omeostasis abso absorb rbie iend ndo o impu impuls lsos os inte intern rnos os y del del conte0to. 2iene in9uencia in9uencia en la metodología de de an!lisis cuando: cuando: ay una visión integral e interrelaciones con otros sistemas y el entorno.
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2odo cambio producir! consecuencias en cadena por lo que se deben prever, si son necesarias o no, tanto así como las modi"caciones a realizar y los resultados esperados. Etapas 4ecolección de in#ormación Estudio An!lisis 6mplementación de propuestas El estudio se $ace en #orma total $asta agotar las interrelaciones. 4ecolección de in#ormación %os datos aparecen desordenados y no son totalmente "ables. +e debe sistematizar la in#ormación obtenida para generar co$erencia. +e pueden detectar: atos no pertinentes, que deben ser eliminados. ;alta de in#ormación. 1or desconocimiento, #alta de pericia, reticencia. atos erróneos El en#oque integrador permite identi"car las #allas. Esto trae un apoyo motivacional debido a la "abilidad de los datos y del m-todo. onstrucción eben tenerse en cuenta los principios de interrelación. 4epercusiones por: +upresión 6ncorporación 7utación 1oner en #uncionamiento Evolución (resultados deseados y no deseados. +eguimiento de la evolución para detectar posibles consecuencias no previstas. ebe $aber sustitución racional. /.< En#oque #ragmentador ebido a lo e0tenso y costoso de analizar un sistema se recurre a: ;raccionamiento (#rente a una necesidad operativa como política +eparar un subsistema de uno mayor delimit!ndolo, es una creación intelectual. %as reglas de #ragmetación son: En donde e0ista menor interacción. En donde pueden e0tenderse m!s all! de los límites naturales. ;orma en que se pone de mani"esto el sistema acotado con el resto del sistema: Acotamiento e0terno: "jar límites, y todo lo que est! adentro es motivo de estudio. Acotamiento interno: se observan los ciclos de operación de un subsistema, se le aplican las entradas y se observa cual es su reacción, si esta no es aceptable, se pro#undiza el estudio. Establece en que casos se aplicar! la #ragmentación y que implicancia operacionales provocar! en cada uno: ivisión en sistemas (ompras, *entas. 6denti"car rutinas mediante diagramas (módulos, si se e0tiende la rutina, se puede dividir en subrutinas y en otros gráfcos adyacentes.
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/.= En#oque operacional %as operaciones típicas suponen sistematización para la economización. Esto permite la división del trabajo y se logran dos objetivos: >ue se den soluciones distintas #rente a un problema. >ue la solución dada a cada situación est- adecuadamente estudiada. on el debido control podr!n asignarse #unciones y manejo de recursos a niveles in#eriores, respaldado todo ello por normas que aseguren el correcto #uncionamiento. +egún la naturaleza y el ramo de la organización se evaluar! lo que es típico y lo que no. El estudio de las tareas típicas genera que se le apliquen las t-cnicas, etapas y $erramientas a las mismas, siendo las atípicas incluídas en el 7A?'A% E %A 34@A?6A6B?.
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<. 7etodología de an!lisis de sistemas administrativos 6nvolucra la serie de etapas que se deben desarrollar para conocer, analizar, proyectar e implementar un sistema administrativo. En#oques Enumeración y e0plicación de las distintas etapas. ;ormulación del esquema lógico que se utiliza para proyectar un sistema administrativo, como un todo, ó en cada una de las partes en que puede subdividirse.
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<./ Etapas del an!lisis de sistemas <././ 4elevamiento El objetivo b!sico es recolectar in#ormación de: 1articularidades del trabajo administrativo. omponentes de la organización y #ormas de división del trabajo. 1roblemas actuales. 4azones por las cuales se realiza el an!lisis (e0pectativas. 2omar conocimiento sobre otras #ormas de trabajo implementadas. Estado de de"nición, asignación y supervisión de #unciones. 4ecolección interna de datos Encestas! se desarrollan mediante el diseo de cuestionarios especí"cos. E0isten tres tipos: gerencial, supervisión, nivel operativo. ebe ser concreta, corta y de #!cil respuesta con instrucciones relativas de cómo completar.
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?ivel operativo +e pretende identi"car: 2areas que cumple el encuestado. %a #recuencia de ejecución y la cantidad de producción. ocumentación que genera. 4egistros que opera. Arc$ivos que adquiere ó a los que accede. 1osición jer!rquica que ocupa. +ubordinados que tiene a cargo. ?iveles superiores 1roblemas concretos e0istentes. 1robabilidad de solucionarlos con el programa actual. +ugerencias. 2iene valor relativo como elemento de recolección de datos. 4azones: istinto nivel de preparación. @rado de atención al momento de llenarla. 4eticencia a dar in#ormación personal. 4esultan útiles como antecedentes para poder plani"car otras t-cnicas de relevamiento. *entajas: +e pueden programar adecuadamente las cadenas de entrevistas. 1reparar guías de desarrollo de las entrevistas tomando como punto de partida las tareas, #unciones y personas que aparecen. oncurrir a las entrevistas con un conocimiento mayor. En síntesis, nos brinda un panorama primario, sirve como antecedente para las entrevistas y la observación directa. Entrevistas
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7edio m!s idóneo para recolección interna. 6ntercambio de in#ormación directo entre un analista y un componente del la organización. 2iene una corriente dual en donde es posible in#ormar al entrevistado sobre: ;unción del asesor y ventajas. %imitaciones del trabajo de sistemas si no es apoyado por gente de línea. Eliminar incertidumbre acerca del alcance de las tareas. 2ransmitir ideas ó posibilidades y ver reacciones #rente a ellas. %as entrevistas son dirigidas a: ?iveles gerenciales y de supervisión. ?iveles operativos. irigidas a niveles gerenciales y de supervisión etección de problemas actuales. 3piniones sobre cómo resolverlos. E0pectativas #rente al trabajo. lara idea respecto de los objetivos, posibilidades y limitaciones del programa. 1ara que sean e"cientes deben: +er plani"cadas en #orma org!nica previendo una suseción o encadenamiento: +iguiendo la estructura. +iguiendo el 9uir del sistema. El analista debe concurrir a la entrevista con una guía de temas a considerar. ebe ser conducida adecuadamente evitando dispersiones. El analista debe tener un conocimiento previo. eben desarrollarse en un lugar privado. oncretarse de común acuerdo. El analista debe mostrar inter-s. ebe interesar al entrevistado. 3bservación directa +e toma conocimiento de: isposición #ísica: 1ersonal. Elementos de trabajo. irculación de: 1ersonas. 6n#ormación. ;uncionamiento de equipos. Estructura y ordenamiento de arc$ivos. Antecedentes de la línea de trabajo (manuales. ocumentación de base e#ectivamente completada. +e ejecuta de común acuerdo con gerentes y supervisores. 6nsustituible en: Estudios de layout. 1rocesos en donde interviene la atención al público. Estudios de carga de trabajo sectorial. +istemas en donde deban identi"carse todos los posibles casos. 4ecolección e0terna de antecedentes +e pueden $allar en el mercado, #uera de la organización. ;uentes Cibliogra#ía t-cnica (muy general. arpetas de an!lisis de empresas o sistemas similares. *entaja, e0periencia. 1royectos modulares, estudiados e implementados, requiere adaptación. ada empresa pretende desarrollar innovadoramente su propio plan, que requiere mayores es#uerzos. ausas: ?o quieren modi"car estructura e0istente (empresa y personal. %os analista no creen que copiar un plan sea pro#esional.
+istematización de la in#ormación +e pretende obtener in#ormación "dedigna
"N SISTEMA DE CONTROL es un conjunto de dispositivos encargados de administrar, ordenar, dirigir o regular el comportamiento de otro sistema, con el "n de reducir las probabilidades de #allo y obtener los resultados deseados. 1or lo general, se usan sistemas de control industrial en procesos de producción industriales para controlar equipos o m!quinas. E0isten dos clases comunes de sistemas de control, sistemas de lazo abierto y sistemas de lazo cerrado. En los sistemas de control de lazo abierto la salida se genera dependiendo de la entradaD mientras que en los sistemas de lazo cerrado la salida depende de las consideraciones y correcciones realizadas por la retroalimentación. 'n sistema de lazo cerrado es llamado tambi-n sistema de control con realimentación. %os sistemas de control m!s modernos en ingeniería automatizan procesos en base a muc$os par!metros y reciben el nombre de controladores de automatización programables (1A. %os sistemas de control deben conseguir los siguientes objetivos: /. +er estables y robustos #rente a perturbaciones y errores en los modelos. <. +er e"ciente según un criterio preestablecido evitando comportamientos bruscos e irreales.
SISTEMA DE #ESTIÓN 'n s$ste%a de gest$&n de 'a ca'$dad es una estructura operacional de trabajo, bien documentada e integrada a los procedimientos t-cnicos y gerenciales, para guiar las acciones de la #uerza de trabajo, la maquinaria o equipos, y la in#ormación de la organización de manera pr!ctica y coordinada y que asegure la satis#acción del cliente y bajos costos para la calidad. / En otras palabras, un sistema de gestión de la calidad es una serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos (recursos, procedimientos, documentos, estructura organizacional y estrategias para lograr la calidad de los productos o servicios que se o#recen al cliente, es decir, planear, controlar y mejorar aquellos elementos de una organización que in9uyen en satis#acción del cliente y en el logro de los resultados deseados por la organización. / +i bien el concepto de +istema de @estión de la calidad nace en la industria de manu#actura, estos pueden ser aplicados en cualquier sector tales como los de +ervicios y @ubernamentales. En particular, eit$mal, 1arasuraman y Cerry (/= disearon el F modelo de las de"cienciasF en la gestión de la calidad en las empresas de servicios. I%('e%entac$&n)ed$tar* 'na organización debe tomar en cuenta la siguiente estructura: < / /. Estrateg$as! e"nir políticas, objetivos y lineamientos para el logro de la calidad y satis#acción del cliente. Estas políticas y objetivos deben de estar alineados a los resultados que la organización desee obtener. <. +rocesos! +e deben de determinar, analizar e implementar los procesos, actividades y procedimientos requeridos para la realización del producto o servicio, y a su vez, que se encuentren alineados al logro de los objetivos planteados. 2ambi-n se deben de"nir las actividades de seguimiento y control para la operación e"caz de los procesos.
=. Recrsos! e"nir asignaciones claras del personal, Equipo y8o maquinarias necesarias para la producción o prestación del servicio, el ambiente de trabajo y el recurso "nanciero necesario para apoyar las actividades de la calidad. G. Estrctra Organ$,ac$ona'! e"nir y establecer una estructura de responsabilidades, autoridades y de 9ujo de la comunicación dentro de la organización. H. Doc%entos! Establecer los procedimientos documentos, #ormularios, registros y cualquier otra documentación para la operación e"caz y e"ciente de los procesos y por ende de la organización
SISTEMA DE INFORMACIÓN 1or una de"nición de sistemas de in#ormación no es tarea #!cil, m!s aún cuando las di#erentes de"niciones que se dan en la literatura se caracterizan por con#undir los t-rminos Fatos e 6n#ormaciónF, por omitir elementos esenciales, y por asociar la #rase F+istema de 6n#ormaciónF a los t-rminos FomputadorF y8o F@erenciaF Algunas de las de"niciones m!s conocidas y aceptadas son las siguientes: 2elc$roe& (/IJ, F'n sistema de in#ormación es una colección de personas, procedimientos y equipos diseado, construido, operado y mantenido para colecciones, registros, procesar, almacenar, recuperar y mostrar in#ormaciónF (pJHI. avis (/IG, F'n sistema de in#ormaciónK Es un sistema $ombre8 maquina integrado que provee in#ormación para el apoyo de las #unciones de operación, gerencia y toma de decisiones en una organizaciónF. A esta de"nición es conveniente agregar lo siguiente FEl concepto de sistema8$ombre8m!quina implica que algunas tareas la realiza mejor el $ombre, mientras que otra las $ace mejor la maquinaK un sistema integrado esta basado en el concepto de que $aber integración de datos y procesamiento. %a integración de datos es ejecutada por la base de datos mientras que el procesamiento integrado es ejecutado por un plan general del sistemaF (pH/ +enn (/IL, F'n sistema de in#ormación es (basado en el computador que procesa datos, en #orma tal que pueden ser utilizados por quien los recibe para "nes de toma de decisionesF. Es de"nido como un medio organizado de proporcionar in#ormación pasada, presente y #utura (proyecciones relacionadas con las operaciones internas y conocimiento e0terno de la organizaciónF (p=J= (pJ
2613+ E +6+2E7A+ A76?6+24A26*3+
Dentro de 'a e%(resa e-$sten d$ersos t$(os de s$ste%as ad%$n$strat$os/ a sa0er! M O(erac$ona'es! aptan, procesan y reportan in#ormación de car!cter repetitivo, con pasos lógicos por ejemplo en primera instancia se debe cortar la piel para la #abricación de calzado y posteriormente se la puede unir o pespuntar. M D$rect$os! %a in#ormación no sigue un procedimiento establecido de procesamiento o selección. 1or ejemplo, optar por di#erentes alternativas de in#ormación para llegar a la mejor toma de decisiones.
M De contro'! 7ecanismos utilizados para que un sistema #uncione de acuerdo a los objetivos deseados. 1or ejemplo, el presupuesto maestro que los contadores emplean para establecer periódicamente comparaciones entre la erogación real y la presupuestada. M In1or%at$os! 7anejan datos y elaboran reportes que permiten tomar una decisión de acuerdo con los objetivos establecidos, ejemplos, las actividades que desarrolla el departamento de sistemas como el control del sistema Nred computacionalO de una empresa.
