COMPRAS Y ABASTECIMIENTO 1. LA FUNCION ABASTECIMIENTOS.
DE
COMPRAS
Y
1.1 Introducción a las compras. La administración de las compras y abastecimientos trata 3 aspectos esenciales: generalidades, operación y proceso para la compra, abastecimiento y servicio.
1.2 Concepto de compras. Comprar es adquirir bienes y / o servicios para satisfacer las necesidades de una entidad y después de ello lograr sus objetivos en forma eficiente.
1.3 Importancia y Objetivos de las compras. Objetivos de las compras: y
y
Reducción de costos y obtención de utilidades: todos tanto como las entidades y las personas buscaran reducir costos, pero las entidades buscaran también las utilidades. Para cumplir con el logro de las utilidades y servir en forma efectiva a una organización se debe emplear la competitividad donde debemos observar la relación costo ± beneficio ± utilidad. En adelante para ser prácticos veremos las compras desde un punto de vista de un departamento. Servicio: el departamento de compras compras debe ser siempre bie n capacitado para servir y apoyar a los demás departamentos . Las funciones o servicios pueden dividirse en 3 aspectos: -
-
-
Las que quedan bajo su responsabilidad: como como investiga investigación ción de precios elección de proveedores, relaciones con los mismos, reclutamiento y capacitación de su personal, emitir órdenes de compra e inspeccionar y dar seguimiento a cada pedido (follow -up) Las que se comparten con otros departamentos como: tener informes, contabilización, investigación de mercado, almacén inventarios y control de estos, aseguramiento de calidad, agentes aduanales, departamento legal, seguros y convenios con compañías de transportes. Las actividades que le interesan int eresan como alojamiento y almacenamiento, y cubrir sus gastos.
y
Control de convenios para obtener financia mientos. Estos tienen las siguientes reglas: -
y
Aceptar solo los compromisos autorizados por el departamento correspondiente. Seguir con un procedimiento estricto con las órdenes de compra. Informar sobre los inventarios para que se cumplan y se lleven a cabo. Tener mecanismos para cuidar que las compras se efectúen de acuerdo a lo establecido.
Control de tratos comerciales con los proveedores.
Se deben de respetar los acuerdos y relaciones comerciales con los proveedores por los siguientes motivos: -
y
Mantener buenas relaciones. Se deben realizar tratos comerciales y compras inteligentes en cuanto a volumen, precio, plazo para el pago y descuentos. Mantener en confidencia la información obtenida de los proveedores. Solo el departamento de compras debe e ncargarse de las compras para así evitar que otras personas se enteren de información que solo le interesan al proveedor y al comprador.
Obtención de información y asesoramiento.
El personal de compras debe mantener informado y asesorado a todo el personal de la empresa, por lo que debe adiestrar a su gente para servir de consulta a los demás departamentos y otras personas que lo necesiten.
Importancia de las compras Es vital para el éxito de las empresas ya que las utilidades de un negocio o empresa están determinadas en gran medida por la efectividad con que se adquirieron los bienes y servicios. Por lo anterior el objetivo del departamento de compras es obtener los mejores precios y condiciones, calidad, financiamiento y tiempo de entrega.
1.4 Concepto de abastecimientos. Este abarca las funciones de compra, trafico almacenamiento y recepción de todo lo que se consume dentro de la compañía. Hay 2 tipos de abastecimiento de bienes y servicios.
1.5 Importancia y Objetivos de los abastecimientos. Se puede decir que cada persona que pertenece a una compañía, reconozca una necesidad justificada o varias, de abastecimiento e informe al departamento o al encargado de compras y lo mas importante es que no se pueden lograr los objetivos generales ni parti culares de un organismo si no se tienen los materiales y servicios necesarios. El fin es satisfacer las necesidades de cada uno de los departamentos que lo requieran, eficientemente.
1.6 Diagrama de secuencia o proceso de las compras y abastecimiento. Secuencia o proceso de compras: y y y
y y y
Conocimiento de la necesidad Ubicación del lugar donde ellas estén o aparezca ella. Selección del proveedor que mejor calidad, servició, financiamiento y condiciones de otorgue. Negociación del precio. Acuerdo de la compra, hasta la entrega del producto, por el proveedor. Determinar el medio de transportación conveniente. Secuencia o proceso de abastecimiento:
y y y y y y
Conocimiento de la necesidad. Expedir la requisición. Hacer y esperar el pedido. Recibir los artículos o servicios. Controlar el inventario. Rotación de inventarios a los departamentos.
1.7 Tipos y clasificación abastecimientos.
de
las
compras
y
Para abastecer a la empresa de materiales, bienes o servicios, es necesario realizar las compras que mas convengan, reconociéndose los siguientes tipos de ellas: y
Compra de bienes, mercancías y materiales.
y
Compra de servicios.
y
Compras anticipadas. Son aquellas que pueden ser planeadas y llevarse a cabo, de antemano mediante un programa, surgiendo de una necesidad normal. Razones para comprar anticipadamente: -
Adquirir para el inventario o para cubrirlo.
-
Tener reservas.
-
Cuando se determina que se expandirá la empresa.
-
Llevar a cabo contratos a largo plazo.
-
Para evitar compras de emergencia que generalmente son caras.
-
Adquirir inventarios a precios económicos.
-
Mantener estables los costos.
-
Procurar se eviten existencias de inventarios.
-
Especular ante la posibilidad de un alza de precios. Riesgos:
y
-
Perdidas por mantener inventarios obsoletos.
-
Perdidas porque el mercado no acepte el producto.
-
Gastos en el cuidado de los inventarios.
-
Exceso de inventarios.
-
Gastos de mantenimiento y conservación.
Compras de emergencia: surgen cuando el factor tiempo no nos permite hacer la compra normal. Estas debe tener cie rtos controles: -
Limite de compras urgentes.
-
Revisar con calma el pedido.
-
Autorización.
y
y
y
y
y
y
y
y
y
Compra especulativa: esta ocurre cuando se espera una alza esperada de los precios, ya sea para mantener el precio estable de un producto o para obtener una mayor ganancia. Compras reciprocas: son usadas por el proveedor como una medida de presión sobre todo cuando hay escasez de lo que se quiere comprar o en época de crisis. Compras personales: se refieren a realizar compras para la gente de la entidad, por medio del departamento de compras, para beneficio de ellas ya que obtienen precios de mayoristas, descuentos, mejor atención, tiempo de entrega y forma de pago. Esta tiene ciertos inconvenientes: -
Es difícil hasta qué grado resulta conveniente.
-
Debilita la distribución por parte del proveedor.
-
Los proveedores no aceptan tal práctica.
-
Se afectan las relaciones con el trabajador al no concederles estos beneficios.
Compras de salvamento: sucede cuando un artículo resulta ser excedente en un departamento y ante dicha situación se transfiere a otro departamento lo que evita compras y excedentes. Compras de excedentes: es adquirir normalmente los materiales, para cubrir necesidades normales y y futuras de la empresa. Lo anterior para cubrir casos de emergencia, prevenir y cubrir aspectos ocasionales. Compras en el mercado abierto: sucede cuando la solicitud de un material es en poco volumen, cuando el mercado es cambiante, a los artículos se pueden conseguir con facilidad. Compras de artículos relacionados: se realizan en pequeñas porciones de artículos generalmente para los departamentos de administración y contabilidad. Compras especiales: sucede cuando se solicitan artículos, bienes o servicios, que no se ocupan rutinariamente o bien de un solo producto o servicio. Compras de elementos especiales: sucede cuando se desea adquirir artículos o materiales, de costo estable en los cuales se pueden obtener descuentos por volumen, escogiendo entre un alto numero de proveedores.
y
y
y
Compras de elementos de bajo costo: cuando se hacen este tipo de compras, los artículos deben de ser analizados en cuanto a su monto calidad y necesidad que deben cubrir, con el fin de saber si son potencialmente adquiribles. Compras corporativas: son la que desarrollan los grandes grupos o las corporaciones para sus subsidiarias. Compras consolidadas: se efectúan en empresariales, para sus sucursales o filiales.
los
grandes
grupos
1.8 Principios básicos de compras y abastecimientos. Las compras deben ser moduladas, por ciertos fundamentos o reglas. Existen 4 aspectos básicos, correctos y tradicionales que se consideran en la compra y en los abastecimientos, los cuales son: calidad, cantidad, precio financiamiento y servicio. y
Calidad.
Aquí se deben tomar en cuenta todas las características existentes en un material, articulo o servicio, para poder decidir si cumple con las exigencias que se desean. Algunas consideraciones de calidad: -
Conveniencia. Determinar cuál es la calidad adecuada mínima aceptable, por lo que el departamento de compras tiene la obligación de obtener y buscar la calidad necesaria de los artículos.
-
Disponibilidad. Significa, además de conseguir el material, adquirirlos con facilidad, dentro de un periodo razonable y viendo diversos proveedores.
-
Costo. El departamento de compras o su encargado, debe ser responsable de conseguir los precios mínimos, con la calidad deseada, sin descuidar el servicio.
-
Sistematización. Este punto incluye las condiciones de calidad, las ventajas que deben proporcionar los proveedores y los costos más bajos, uniendo estos elementos para tomar decisiones para una buena compra.
-
Control de materiales requisitos parámetros
calidad. Ser refiere a revisar que los artículos, los o los servicios, sean adquiridos de acuerdo a los solicitados, especificaciones y considerar ciertos determinados.
y
Cantidad.
La cantidad se relaciona con el tiempo en que deben comprase los materiales, con el que se deben de buscar, y con el volumen económicamente justificable, tanto al comprar como en almacenar. La mejor manera de comprar la cantidad correcta en el pedido está regulada por los siguientes factores a considerar: -
Tipo de artículos.
-
Tiempo de entrega.
-
Necesidad del pedido.
-
Precio unitario del material o servicio.
-
Promedio de compras del inventario.
-
Emisión de pedidos.
-
Costo de la transacción.
-
Periodo de compra.
-
Mantenimiento del inventario (máximos y mínimos)
-
Tradición comercial. Está relacionada con la transformación del material, del empaque y del envió de mercancías, por lo cual la cantidad varia, de acuerdo con la clasificación de artículos y las condiciones que otorguen los proveedores
-
Mercado, condiciones y tendencias. Al tender los precios a la alza, se debe agrandar el lapso de incremento de las compras, pero cuando van a la baja se recomienda disminuir las mismas.
y
Precio exacto.
El departamento de compras debe cooperar para mantener en competencia a la organización, con otros de su mismo giro, en lo que se refiere a los costos de materiales o servicios. -
Proveedor adecuado. Por lo regular el vendedor es quien busca al cliente potencial, pero también se puede dar el caso en que el comprador busque a los vendedores cuando surge una nece sidad de emergencia. Las fases de selección de fuentes de adquisición son las siguientes: + Averiguar todo los futuros y posibles lugares de suministro. + Adquirir información para aprobar a los posibles proveedores.
+ Tratar y elegir a quien surtirá un p edido. + Examinar y tener tratos directos de comprador con vendedor. + Duración del proceso. + Tiempo de entrega.
y
Financiamiento.
Este es un factor que se debe tener mucho en cuenta, sobre todo cuando no se tiene liquidez, o se presupuesta otra actividad más importante o urgente. y
Servicio.
Un proveedor cumplido, serio, atento, responsable y sin costo adicional por la entrega a tiempo y en el domici lio del comprador, ayuda en la decisión de compra.
2.
ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. 1.1 Concepto de organización. y
Conceptualización abastecimientos.
del
departamento
de
compras
y
Es un equipo de la gerencia de la compañía que tiene la responsabilidad de obtener materiales, abastecimientos, productos y servicios que necesitan los demás departamentos de la empresa para realizar sus actividades, es decir es un mediador. y
Organización.
El departamento de compras está obligado a organizarse, para conocer los planes y procedimientos, no solo de su función, sino de todas las de la institución en el presente periodo y los posteriores. Para que las actividades de compras se realicen de la mejor manera posible, es necesario tener un área especia l para organizarlas, se puede afirmar que la organización del departamento de compras depende del tamaño, el giro, la importancia y las necesidades de cada empresa. La actuación del departamento de compras se puede evaluar pero se deben tomar en cuenta los siguientes elementos: -
Cantidad de compras.
-
Tipos de artículos.
-
Limitación de proveedores.
-
Cantidad de personal y jerarquía que ocupe.
-
Calidad y capacidad del encargado de departamento.
Para ayudar en su eficiencia, es necesario que el departamento de compras tenga una categoría de buen nivel, responsabilidad y cooperación del personal de los demás departamentos, considerando las líneas de autoridad y el flujo de información.
1.2 Estructura compras.
Organizacional
del
departamento
de
Los diversos rangos en el departamento de compras son: -
Encargado principal, denominado comúnmente jefe o subjefe o subgerente de compras.
-
Dentro del departamento, como segundo nivel, se pueden encontrar a los compradores, los cuales se encargan de forma directa de to dos los asuntos relacionados con las compras.
-
En el tercer grado se pueden encontrar a los ayudantes de los compradores, conocidos como cotizadores.
-
Por último está el personal que ayuda en las labores de oficina, como pueden ser: secretarias, archivistas y recepcionistas.
1.3 Función del departamento de compras. El encargado del departamento de compras tiene, las siguientes responsabilidades o funciones: y
y
Elegir, tratar, platicar y negociar con los proveedores Investigar cotizaciones de precios, también realizar un análisis y verificación.
y
En su caso, solicitar permisos gubernamentales de importación, procurando conseguir beneficios fiscales.
y
Poner en circulación las órdenes de compra y su seguimiento.
y
Recibir y revisar los artículos o servicios.
y
Buscar la forma de transportar los artículos.
y
Salvaguardar los productos adquiridos.
y
Investigación de nuevos mercados.
y
Otras dependiendo de la empresa y su tamaño.
1.4 Objetivo del departamento abastecimientos. y
de
compras
Terminar con las desviaciones de materiales además de invertir el mínimo en su compra.
y
Que los artículos tengan la calidad que requiere.
y
Evaluación de los servicios que otorguen los proveedores.
y
Evitar los riesgos al realizar un mal pedido.
y
y
y
y
Lograr que la compañía tenga prestigio en cuanto a seriedad y cumplimiento. Mantener ante los proveedores, prestigió y buenas relaciones para minimizar los costos y aumentar la calidad de sus acciones , así como de obtener créditos cuando sea necesario . Lograr coordinar departamentos.
las
relaciones
de
compras
y
Implantar procesos, controles y políticas de compras.
y
Evaluar el análisis de calidad, costo y valores.
y
Seleccionar personal de calidad.
y
Economizar las actividades en el departamento.
con
otros
y
Comunicar a los niveles jerárquicos superiores, de la rotación de inventarios.
1.5 Relaciones del departamento de compras, internas y externas. El departamento de compras debe mantener buen contacto con los demás departamentos, entre los que están producción, ingeniería o mantenimiento, finanzas, contabilidad y ventas para lograr en su conjunto el objetivo u objetivos esenciales de la entidad.
1.6 Centralización y descentralización del departamento de compras y abastecimientos. Hay compañías en las cuales, existe el departamento de compras para abastecer de insumos a todos los departamentos, en cambio en otras, cada uno de los departamentos se encarga de adquirir los recursos que necesita. y
y
Ventajas de la centralización. -
Rendimiento del dinero destinado a las adquisiciones.
-
Al estar toda la información centrada en un solo departamento, esta se controla y supervisa más fácilmente.
-
Obtener el mayor provecho de los subordinados, al haber eficiencia, economía y especialización en un departamento para realizar todas las compras.
-
Mantener buenas relaciones con los proveedores.
-
Unificación de las adquisiciones y de las funciones referentes a las mismas.
-
Cuidado de inventarios en forma eficiente.
-
Mayor control de calidad de los productos.
-
Economía en el pago de fletes y al trasladar la mercancía.
Descentralización.
Son pocas las compañías, en las que cada departamento se encarga de sus propias compras, pero en la mayoría de los casos, un departamento por separado hace dicha función.
Existe un tipo especial de descentralización, cuyas características son las siguientes: -
Manual de procedimientos.
-
Inspección adecuada de las operaciones que se efectúen en cada planta.
-
Fijar cierto límite de compras para cada departamento.
-
Asignar a un departamento centralizado las compras que se efectúen continuamente.
-
Reunir en periodos determinados a los responsables de compras para motivar, unificar y conjuntar opiniones.
Además existe otro tipo de autoridad central en organización centralizada, en la cual, la autoridad tiene las siguientes c aracterísticas: -
Grado de centralización y descentralización según las políticas.
-
Delimitación de la responsabilidad del departamento central de compras y los departamentos.
-
Informar al departamento principal sobre las actividades realizadas.
-
Entrar en completa comunicación entre los departamentos de compras.
-
El encargado de dirigir, coordinar actividades debe vigilar se cumplan con 2 requisitos: responsabilidad al realizar las actividades correspondientes a cada gerente de planta y efectuando sus actividades eficientemente y con calidad.
Las excepciones de la centralización que no benefician son las siguientes: -
En las grandes empresas que necesitan muchos tipos de productos.
-
En las entidades que tienen sucursales.
-
Cuando los tipos de artículos que se requieran en los departamentos son muy diferentes.
Como punto final se puede decir que descentralizar significa repartir responsabilidades, dejando campos de acción a los departamentos que requieran realizar las actividades de compras y asi reconocer l a capacidad de cada departamento.
Por lo tanto se puede afirmar que implantar una organización centralizada o descentralizada, o bien alguna de sus combinaciones, depende de las necesidades de cada una de las empresas, de acuerdo al tamaño, volumen de actividades, giro y tipo de producto.
1.7 Políticas Se puede decir que políticas para compras, es el conjunto de lineamientos preestablecidos por la administración de la compañía, en forma general, que tratan acerca de la conducta o los enfoques que deben considerarse, al adquirir materiales, artículos o servicios, que es conveniente realizarlas en forma escrita, explicadas correctamente, para que sean llevadas a cabo de manera congruente y efectiva. y
y
Ventajas de la determinación y conocimiento de las políticas. -
Se evita tomar decisiones particulares o diferentes.
-
Al tener las políticas en un manual, se asegura que se tomen acciones y decisiones de acuerdo a un solo criterio.
-
Si se aprueba una política, se delega autoridad durante la realización de una actividad señalada.
Ejemplos de políticas:
Políticas de relaciones internas: -
Autorización de los máximos y mínimos que de cada material se deben de comprar.
-
Establecer relaciones con los proveedores.
-
Procedimientos para hacer las compras.
-
Técnicas para estudiar las cotizaciones.
-
Métodos para efectuar una requisición o un pedido.
Políticas de relaciones con los proveedores: -
El departamento de compras debe de elegir a los proveedores.
-
Entrevistas con los proveedores.
-
Confidencia de los informes que tengan cotizaciones.
-
Hacer participes a futuros proveedores de sus cotizaciones, y elegir cuál es la más competitiva para beneficio de la empresa.
Otras políticas: -
Las requisiciones deben ser formuladas por el departamento de compras.
-
Economizar en las adquisiciones.
-
Establecer procedimientos y actividades.
-
Evitar compras injustificadas.
-
Conseguir crédito con los proveedores y tener convenios por escrito.
-
Estudio y evaluación de las cotizaciones.
-
Establecer un límite mínimo de proveedores.
1.8 Seguimiento de las órdenes de las órdenes de compra. La labor del departamento de compras no termina con la expedición de la orden de compra, sino que debe de seguir la misma para verificar con el proveedor que ha recibido el pedido al precio, tiempo y calidad pactados. La razón por la cual, el departamento de compras es quien debe hacer el seguimiento de la compra, es porque tiene la responsabilidad de satisfacer la necesidad de bienes y servicios que requiera la compañía. y
Pasos para el seguimiento de la orden de compra: -
Implantar un control de las órdenes, que aun no han sido surtidas por parte de los proveedores.
-
Si la fecha de cumplimiento llegara próximamente, se debe confirmar con el proveedor para ver si la mercancía ya ha sido enviada o el servicio se prestara.
-
En caso de que se presente el problema de que el proveedor no pueda enviar la mercancía o prestar el servicio, el departamento de compras debe tomar la decisión de esperar o elegir a otro proveedor.
-
El encargado de almacén comunicara al departamento de compras, que el pedido se ha recibido.
-
La sección de compras pedirá la colaboración de los demás departamentos cuando sea necesario, como es el caso de que surja algún problema sobre mayor precio, cantidad o calidad de la mercancía o servicio.
1.9 Terminación de la compra. Sucede cuando: y
y
y
Se han recibido efectivamente los bienes y/o los servicios y se ha satisfecho la necesidad de abastecimiento. Los bienes ya han entrado de conformidad, y quizá sean utilizados, o bien que el servicio se está prestando, por parte de los proveedore s. Se cumplieron las obligaciones contraídas en el convenio pactado entre el comprador y el vendedor.
3.
SISTEMAS DE INFORMACION PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS. 1.1 Planeación y programación de las compras. La planeación de las compras, constituye un problema complicado, cuando los tiempos de espera son prolongados, especialmente cuando los proveedores señalan fecha de entrega de los materiales, posteriores a la fecha en que se pensaba concluir con los productos terminados. El funcionario de compras, deberá mantenerse enterado de los acontecimientos, ya que su trabajo es adquirir los materiales y si no se comunica con sus colegas, difícilmente conocerán sus problemas, por lo que los materiales considerados como difíciles tendrán que requerirse con anticipación, si es posible antes de que se visualice su necesidad. El comprador según la situación del mercado, aplicará sus tácticas para adaptar a la realidad las fechas de entrega de materiales, que los contratistas hayan de surtir. Se considera una ventaja competitiva, el hecho de conocer los posibles retrasos pueden surgir en las fechas de entrega de las órdenes, por eso se muestra un gran interés en que las empresas instalen un conveniente sistema de planeación y control de la producción.
1.2 El proceso electrónico de datos en la planeación de compras, programación y control de consumos. Introducción. El proceso electrónico de datos consiste en adaptar computadoras electrónicas de elevada actividad en el registro, el trámite, y la impresión de información estadística. Este proporcione información oportuna, para la toma la decisión, además persigue reducir costos, este sistema crea información dirigida a las necesidades de una empresa. Normalmente estos sistemas son caros, por cual motivó deben analizarse las funciones que puedan incluirse en el sistema. Un sistema de proceso electrónico de datos para ser completo, deberá incluir las siguientes funciones: proceso de ventas, de producción y de compras. Para adquirir un sistema estos se deben tener conocimiento de sus alcances y limitaciones. Para que funcione acertadamente un programa de este tipo, es necesario que exista una buena comunicación y la atención a opiniones e ideas, para lograrlo es conveniente efectuar reuniones de preferencia e n grupo reducidos y que el orden de los asuntos se ha controlado por una autoridad. Los pasos fundamentales para un programa de planeación y control que lleven a disfrutar de un sistema de este tipo son: y
Identificar objetivos clave.
Saber aplicar el sistema en donde sea fructífero y basarse en los aspectos fundamentales como los procesos de ventas, de producción y de compras. y
Enumerar detalles para aplicaciones potenciales, a largo y corto plazos.
Después de convenio los objetivos clave, el sistema de berá referir las principales áreas de aplicación, el objetivo, el tipo de función, exigencias tanto de horas hombre como de la máquina y ahorros monetarios en un año. y
Analizar el potencial de beneficios y utilidades.
La dirección debe tomar una decisión referente a permitir que prosiga las aplicaciones, con el objeto de elegir entre la realizables, o sea las que originan una mayor utilidad.
y
Considerar la instalación y el proyecto.
Antes de la instalación final habrá que completar planes y trabajo preliminar del proyecto de sistemas, debiendo realizarse un calendario que señale el tiempo requerido para capacitar al personal, para efectuar el pedido del equipo y para hacer las adaptaciones al lugar que ocupaba. y
Establecer flexibilidad en el pensamie nto y en el proyecto.
Es importante que durante el proyecto e instalación del sistema haya flexibilidad con el objeto de adelantarse a posibles avances tecnológicos. y
Reconocer inflexibilidad es.
Aunque la flexibilidad debe prevalecer existen ciertos ele mentos persistentes en el sistema, debido a ello la planeación de un trabajo rutinario necesitará de un análisis por lo que modificar el programa requerirá tiempo y dinero. y
Selección de personal
El personal asignado a la labor de proyectar un sistema debe ser capaz, conocer la empresa y tener ciertos conocimientos técnicos. y
Categorías de automatización en compras
El proceso electrónico de datos obviamente incluye equipo para proceso de datos, del cual éstos se guardan en forma magnética o electrónica. El proceso integrado de datos comprende sistemas automáticos en los cuales se guardan mecánicamente en tarjetas perforadas y cintas.
