BAB I - Pengenalan & Konsep Manajemen Proyek

SISTEM PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PROYEK (SP3) BAB I PENGENALAN DAN KONSEP MANAJEMEN PROYEK oleh:

Rizal Zainuddin Tamin

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

IKHTISAR 1. DEFINISI PROYEK KONSTRUKSI. 2. KECENDERUNGAN PERKEMBANGAN PROYEK KONSTRUKSI. 3. KARAKTERISTIK PROYEK KONSTRUKSI. 4. SIKLUS PROYEK KONSTRUKSI. 5. PROJECT MANAGEMENT (PM). - Project Management Model. 6. KENAPA PM perlu ?

DEFINISI PROYEK KONSTRUKSI 1. Proyek: Satuan kegiatan dengan tujuan tertentu (lingkup, biaya, waktu, dan mutu).

2. Proyek Konstruksi spesifik (unik); berbeda dengan proyek manufaktur (pabrik): a. Tidak berulang: walaupun jenis bangunan/infrastruktur sama, waktu dan kondisi lingkungan termasuk sosial pasti berbeda. b. Learning process terbatas; selalu akan menghadapi hal yang baru; perencanaan dan pengendalian sangat penting.

KECENDERUNGAN PERKEMBANGAN PROYEK KONSTRUKSI 1. Proyek konstruksi semakin lama semakin besar dan kompleks. 2. Proyek konstruksi identik dengan pembangunan infrastruktur. 3. Kebutuhan pembangunan infrastruktur semakin mendesak; perlu kecepatan: a. b.

untuk mendorong perekonomian; meningkatkan kesejahteraan masyarakat; pelayanan minimal kualitas hidup (MDG); pemerataan pembangunan.

4. Sementara itu, resources (5 M + T + I) selalu terbatas: -

Manpower; Money; Material; Machine; Methode; Time;

Information.



Perlu manajemen (perencanaan & pengendalian) dari penyusunan konsep sampai penyelesaian proyek .

KARAKTERISTIK PROYEK KONSTRUKSI (1) 1. Ada bermacam proyek: -

Industri – Manufaktur; Perdagangan – Pengadaan; Sosial – Personal; Konstruksi.

2. Proyek Konstruksi: Bangunan sipil: 1. Gedung; 2. Jembatan; 3. Jalan; 4. Pelabuhan; 5. Bendungan/Irigasi

Ilmu dan teknik perencanaan berbeda

Teknik pengelolaan konstruksi sama:  Manajemen;  Scheduling;  Costing;  Control.

KARAKTERISTIK PROYEK KONSTRUKSI (2) 3. Tujuan pengendalian proyek konstruksi (umumnya 3 objektif): -

Waktu; Biaya; Mutu.

4. Proyek dikendalikan oleh Project Manager : -

Makna pengendalian: informasi  kontrol  decision making ; Perlu ada sistem  organisasi; administrasi; produksi; engineering; keuangan; SDM; bisnis; dll.

5. Sub-sistem: -

Cost Schedule & Control; Financial & Accounting; Personil; Komunikasi;

Marketing.

KARAKTERISTIK PROYEK KONSTRUKSI (3) 6. Kompleksitas proyek meningkat: a.

Bukan saja teknik: -

b.

semakin maju; teknik semakin berkembang; material baru ditemukan (jembatan panjang, dll.); semakin besar; multi site; semakin kompleks: multi spesialisasi (refinery, intelligent building, dll.).

Juga tuntutan lain (kepuasan stakeholders): -

Persyaratan lingkungan  dampak lingkungan; Kultural; Ekonomi; daya saing produksi nasional; Pendapat publik; demokrasi telah meningkatkan kesadaran; Persyaratan standar lokal: fisik lingkungan; sosial; budaya; Isu baru pengembangan infrastruktur: i. ii. iii.

Life cycle cost; efisiensi total; integrated infrastructure planning (optimasi  logistic engineering); Project Financing (PPP - Public Private Participation).

SIKLUS PROYEK KONSTRUKSI 1. Proyek besar tidak langsung dibangun  ada tahapan. 2. Mulai dengan: adanya kebutuhan – perencanaan – pelaksanaan – pemanfaatan – demolisi: -

C: Conceive D: Develop E: Execute F: Finish

: meng-imajinasi; : mengembangkan; : melaksanakan; : menyelesaikan.

3. Pre Fund ------- Post Fund. 4. Kebutuhan dan penggunaan sumber daya antara tahapan berbeda-beda. 5. Durasi kegiatan tidak dapat dipastikan: -

Perencanaan yang baik – mempercepat pelaksanaan dan menghemat biaya; E & F lebih pasti (ada informasi statistik); C & D tergantung objek (tidak banyak informasi).

The Dynamic of The Project Life Cycle Level of Effort / Resource Utilization

Final Funding Approval

Construction Engineering Procurement

Feasibility Concept Planning

Project Start

Planning

Commissioning Execution

Project Completion

Project Life Cycle Level of effort – Resources Utilization

Conceive C

Develop D

Execute E

Finish F

Final Funding Approval

Planning

Execution

PROJECT MANAGEMENT (1) 1. Merupakan cara untuk mengelola sumber daya guna mencapai tujuan, dengan batasan: waktu, biaya, dan mutu. 2. Harus memberikan kepuasan bagi semua pihak yang terlibat (stakeholders). 3. Project Management (PM): Proses menerapkan sistem dan teknik manajemen dalam mengendalikan sumber daya untuk mencapai tujuan proyek.

4. Kompleksitas PM: akan tergantung pada kompleksitas konstruksi atau kondisi lingkungan yang dihadapi: -

Proyek rumah sederhana; Proyek PLTN; tingkat perencanaan & kontrol berbeda; Medan yang berat; Daerah dengan kendala: areal sempit; perkotaan, dll.

PROJECT MANAGEMENT (2) 5. Model PM : -

-

Fungsi: mengendalikan sumber daya; Proses: P-O-E-M-C Planning (P); Organizing (O); Executing (E); Monitoring (M); Controlling (C); Tahapan Proyek (menerangkan saat keterlibatan).

6. PM  perlu atau tidak ?: - harus memberikan nilai tambah; - karena ada biayanya; bisa 1-3% nilai proyek.

Project Management Model Project Management Functions: i.e. „What‟ we manage: 1. Scope. 2. Time. 3. Cost. 4. Quality. 5. Communication. 6. Human Resources.

Management Process: i. e. „How‟ we manage: 1. Plan. 2. Organize. 3. Execute. 4. Monitor & Control.

7. Risk.

Dynamic Linkage

Project Stages (Life Cycle): i.e. “When” we manage: 1. Conceive. 2. Develop. 3. Execute. 4. Finish.

KENAPA PM PERLU ? (1) 1. Traditional Management (perusahaan produksi): a.

Melaksanakan kegiatan organisasi bersifat rutin: keuangan; -

b. c. d.

e. f

produksi; engineering; pemasaran; administrasi; personil.

Program dan anggaran disusun tahunan . Basis evaluasi: pengembalian modal, dan growth. Personal objective sering mempengaruhi corporate objective; perlu menyatu pada kepentingan institusi; pemimpin yang baik. Umumnya koordinasi vertikal lancar; akuntabilitas dibangun vertikal. Koordinasi horizontal sering kurang baik; tetapi tidak terasa karena program kerja bersifat rutin.

KENAPA PM PERLU ? (2) 2. Proyek dengan objektif tertentu: a. tidak bersifat rutin. b. perlu koordinasi horizontal antara unit fungsional yang lebih intensif (untuk mengalokasikan sumber daya dengan efektif). 3. PM diperlukan, terutama jika: -

Proyek kompleks; Kendala (sumber daya, lingkungan) tinggi. Jika disiplin/departemen yang terlibat jumlahnya banyak  perlu integrasi – koordinasi. Jika faktor luar banyak dan harus diperhatikan.

SELESAI