MANAJEMEN PROYEK
Oleh AGUS SURYANTO
KONSEPSI PROYEK Definisi proyek Kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk yang kriteria mutunya telah digariskan dengan jelas.
Ciri Proyek Bertujuan menghasilkan produk atau kerja akhir tertentu. Dalam proses mewujudkan produk tsb di atas, ditentukan
jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu. Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan titik akhir ditentukan dengan jelas. Nonrutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang berlangsungnya proyek.
Definisi program Program mempunyai sifat yang sama dengan proyek. Perbedaannya terletak pada kurun waktu pelaksanaan dan besarnya sumberdaya yang diperlukan. Program memiliki skala yang lebih besar daripada proyek, program dapat dipecah menjadi bermacam proyek yang
Perbandingan Proyek & Program Perbedaannya pada kurun waktu
pelaksanaan dan besarnya sumber daya yang diperlukan. Program memiliki skala kegiatan yg lebih
besar dari pada proyek. Program (deretan kegiatannya) dpt dipecah
menjadi proyek. Persamaannya: Isi dari Program & Proyek
adalah Kegiatan yg dilakukan untuk
STRUKTUR PROYEK PROGRAM
PROYEK
KEGIATAN = Pekerjaan yg dilakukan untuk mencapai tujuan
Kriteria Proyek Supaya berhasil maka: Menggambarkan realitas situasi pengambilan
keputusan Kapabel untuk dilaksankan Fleksibel dlm menghasilkan produk yg diharapkan Mudah dimplementasikan Cos effectiveness.
Sasaran proyek dan tiga kendala (triple constraint) Anggaran
Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran. Untuk proyek besar (jangka waktu proyek bertahuntahun) maka seringkali anggaran dipecah menjadi beberapa periode anggaran. Jadwal Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yang telah ditentukan. Produk akhir harus diserahkan dengan tidak melewati batas waktu yang ditentukan. Mutu Produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan.
Ketiga batasan saling tarik menarik. Jika ingin meningkatkan mutu produk yang telah disepakati maka umumnya berakibat pada naiknya biaya. Sebaliknya bila ingin menekan biaya, maka biasanya harus berkompromi dengan mutu dan jadwal. Dari segi teknis, ukuran keberhasilan proyek biasanya dikaitkan
BIAYA
ANGGARAN
JADWAL
MUTU
WAKTU
KINERJA
Sasaran proyek yang juga merupakan tiga kendala (triple contraint)
Kegiatan Proyek vs Operasional Proyek Bercorak dinamis, nonrutin. Siklus proyek relatif pendek. Intensitas kegiatan berubahubah selama siklus proyek. Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan. Terdiri atas bermacam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu. Keperluan sumberdaya selama siklus proyek berubah, baik macam maupun volumenya.
Operasional Berulang-ulang, rutin. Berlangsung dalam jangka panjang. Intensitas kegiatan relatif sama. Batas anggaran dan jadwal tidak setajam proyek. Macam kegiatan tidak terlalu banyak. Keperluan sumberdaya untuk operasional relatif konstan.
Ukuran proyek
Belum ada kriteria untuk menentukan besar kecilnya proyek secara kuantitatif, hal ini dikarenakan banyaknya jenis proyek (contoh proyek bendungan perumahan pengembangan). Kompleksitas proyek
Bergantung pada: Jumlah jenis kegiatan dalam proyek. Jenis dan jumlah hubungan antar kelompok dalam proyek. Jenis dan jumlah hubungan antar kegiatan
Macam atau jenis proyek Proyek Engineering – Konstruksi
Misal pembangunan gedung, jembatan, jalan raya, dll. Proyek Engineering – Manufaktur Untuk menghasilkan produk baru. Jika kegiatan ini dilakukan berulang dan rutin maka tidak lagi disebut proyek. Proyek Penelitian dan Pengembangan Bertujuan melakukan penelitian dan pengembangan untuk menghasilkan produk tertentu. Prosesnya bisa berubah-ubah (dalam rangka mengejar produk akhir). Proyek Pelayanan Manajemen Misalnya merancang sistem informasi manajemen, sistem informasi akademik, merancang program efisiensi dan penghematan. Proyek Kapital Berkaitan dengan penggunaan dana kapital untuk investasi, misalnya pembebasan tanah, penyiapan lahan, pembelian material dan peralatan. Proyek Radio – Telekomunikasi Untuk membangun jaringan telekomunikasi. Proyek Konservasi Bio – Diversity Berkaitan dengan usaha pelestarian lingkungan. Proyek jenis ini sarat dengan pengkajian, penelitian, dan survai.
Timbulnya suatu proyek Rencana pemerintah
misalnya proyek pembangunan jalan Permintaan pasar misalnya terjadi kenaikan permintaan suatu produk dalam jumlah besar, maka perlu dibangun sarana produksi baru. Dari dalam perusahaan yang bersangkutan misalnya suatu perusahaan akan memperbarui (modernisasi) perangkat, sistem kerja, atau sistem informasi yang lama agar lebih mampu bersaing. Dari kegiatan penelitian dan pengembangan dari kegiatan penelitian dan pengembangan diperkirakan dapat dihasilkan produk baru yang banyak manfaat dan peminatnya, sehingga dibangun fasilitas produksinya.
Dinamika dalam siklus proyek
Tahap Siklus Proyek 1. 2. 3. 4.
Tahap konseptual Tahap Perencanaan dan Pengembangan (PP/Definisi) Tahap implementasi Tahap terminasi
Ad.1. Tahap Konseptual Terdiri atas kegiatan penyusunan dan perumusan gagasan, analisis pendahuluan, dan pengkajian kelayakan. Seringkali disebut dengan studi kelayakan proyek. Hasilnya: dokumen hasil studi kelayakan Ad.2. Tahap PP/Definisi Melanjutkan evaluasi tahap konseptual secara lebih terinci sehingga dapat digunakan untuk mengambil keputusan mengenai kelangsungan investasi atau proyek. Menyiapkan perangkat, seperti data, kriteria dan spesifikasi teknik. Menyusun perencanaan dan membuat keputusan strategis yang terkait garis penyelenggaraan proyek, seperti sasaran pokok dan pendanaan. Memilih peserta proyek, yaitu pemilik proyek, kontraktor, konsultan, arsitek, dll. Hasilnya: Dokumen analisis lanjutan kelayakan proyek. Dokumen rencana strategis dan operasional proyek. Dokumen definisi anggaran, jadwal induk, dan kriteria mutu proyek. Paket lelang dan dokumen hasil evaluasi proposal para peserta paket lelang.
Ad.3. Tahap Implementasi Berbeda-beda dari proyek yang satu dengan yang lain.
Meliputi: - Mengkaji lingkup kerja proyek, membuat program implementasi dan mengkomunikasikannya kepada peserta dan penanggung jawab proyek. - Melakukan pekerjaan desain-engineering terinci, pengadaan material dan peralatan, instalasi atau konstruksi. - Melakukan perencanaan dan pengendalian aspek biaya, jadwal, dan mutu. - Melakukan mobilisasi tenaga kerja, melatih dan melakukan supervisi. Hasilnya: - Produk atau instalasi proyek yang telah selesai secara mekanis. - Ditandai dengan penyerahan sertifikat mechanical completion dari pemilik proyek kepada organisasi pelaksana atau kontraktor.
Ad.4. Tahap Terminasi Meliputi: Mempersiapkan instalasi atau produk beroperasi, seperti uji coba start up, dan perfomance test. Penyelesaian administrasi dan keuangan proyek seperti asuransi dan klaim. Seleksi dan kompilasi dokumen proyek untuk diserahkan kepada pemilik atau induk perusahaan. Melakukan demobilisasi dan reassignment personil. Menyusun laporan penutupan proyek. Hasilnya: Produk atau instalasi proyek yang telah siap pakai. Ditandai dengan penyerahan sertifikat operational acceptance oleh pemilik proyek untuk organisasi pelaksana atau kontraktor. Dokumen pernyataan penyelesaian masalah asuransi, klaim, dan jaminan.
Proyek Penelitian dan Pengembangan Tahap Konseptual: Melihat kesempatan dan merumuskan gagasan. Meletakkan dasar studi kelayakan. Menentukan lingkup kerja, jadwal, dan prakiraan biaya. Tahap PP/Definisi: Menjabarkan lingkup kerja/kegiatan. Memperdalam evaluasi. Melakukan desain engineering awal. Tahap Implementasi: Pengadaan materiil dan peralatan. Melakukan pilot test. Menganalisis hasilnya. Melakukan test penuh dan menganalisis hasilnya. Tahap Operasi: Membuat laporan akhir. Mengedarkan laporan akhir untuk memperoleh tanggapan.
Perilaku Selama Siklus Proyek Perubahan titik berat pengelolaan
Dengan bergerak majunya proyek, maka titik berat pengelolaan berubah dari perencanaan ke pengendalian. Potensi pengendalian biaya
Pengendalian biaya adalah hal yang substansial di awal proyek, dan menurun pada tahap-tahap berikutnya. Menurunnya resiko sejalan dengan kemajuan proyek.
Proyek mempunyai resiko gagal mencapai sasaran. Dengan kemajuan yang diperoleh sehubungan dengan tersedianya informasi yang cukup maka resiko kegagalan tersebut akan menurun. Perubahan lingkup vs siklus proyek
Harus dihindari perubahan lingkup pada tahap implementasi karena akan memiliki dampak pada biaya dan jadwal.
APA ITU MANAJEMEN PROYEK ?
Konsep Manajemen Manajemen adalah:
Rangkaian Kegiatan (dlm proses memimpin dan mengendalikan kegiatan anggota organisasi) dlm rangka mencapai tujuan organisasi
Cara Manajemen: merencanakan jenis maupun bentuk/isi kegiatan anggota , mengorganisir, menjelaskan cara melakukan kegiatan, mengkoordinir dan mengevaluasi .
Defenisi Manajemen Proyek (H. Kerzner: 1982) Kegiatan merencanakan,
menggorganisasikan, mengendalikan sumber daya lembaga untk mencapai sasaran jangka pendek yg tlh ditentukan Manjemen proyek menggunakan pendekatan
sistem dengan hirarki (arus kegiatan) vertikal maupun horisontal
PROYEK dlm MANAJEMEN Suatu kegiatan yg bersifat temporer utk
menghasilkan suatu produk atau layanan bersifat unik. Temporer, berarti tdk terus-menerus (rutin) Jelas tujuannya: suatu produk atau layanan
Manajemen Proyek diperlukan: Supaya target tercapai
Ingin melakukan perubahan, dan atau
pengembangan Memerlukan kecepatan (not business as usual) Ketika dibutuhkan Lintas sektoral, karena tdk dapt dilakukan melalui birokrasi organisasi yg ada. Untuk mendukung pelaksanaan rencana strategik Memerlukan terobosan.
Overview Beberapa pertanyaan: Apasaja komponen-komponen dari manajemen proyek? Bagaimana perencanaan membantu di dalam pengelolaan sumber daya proyek? Apakah peranan perencanaan (planning) didalam memfasilitasi pengembangan software?
IF 1483 - RPL
Pebruari 2007
Tahapan Manajemen Proyek Tahap Identifkasi (inisiasi = tahap memilih /
seleksi proyek) Desain (Perencanaan, pendanaan,
penganggaran) Implementasi/Pelaksanaan
(organisasi,penjadwalan, mobilisasi sumber daya Evaluasi: -monitoring – pengendalian Audit Proyek
KEGIATAN MANAJEMEN PROYEK Perencanaan: Hasil/ Tujuan / indioutput kator capaian
pelaksanaan: (Mob. SDM)
Evaluasi
STRUKTUR KONSEP MANAJEMEN PROYEK Manajemen proyek
Rencana Evaluasi
Pelaks
Biaya Mutu/hasil Waktu
anggaran kinerja Jadwal
Empat P People — elemen terpenting dari kesuksesan
suatu proyek Product — sistem yang akan dibangun Process — Sekumpulan framework activities dan engineering tasks agar proyek berjalan Project — Seluruh kerja/usaha yang dibutuhkan untuk mewujudkan suatu produk
IF 1483 - RPL
Pebruari 2007
Empat P Product Factors Novelty and Complexity of the Problem Quality (Features, performance, reliability, adaptability)
Project Factors Organization, Management, Tools
Process Factors Tasks, Work Products, Model
People Factors People interacting successfully to build the
software. IF 1483 - RPL
Pebruari 2007
Human Resource Management Workforce Available
Progress Status
Work Force Needed
Software Production Tasks Completed
Schedule
Controlling
Planning Effort Remaining
Proyek Software Faktor yang mempengaruhi hasil akhir ... • ukuran (size) • batas akhir penyerahan produk (delivery deadline) • anggaran dan beaya (budgets and costs) • domain aplikasi • teknologi yang diterapkan • batasan sistem (system constraints) • kebutuhan pengguna (user requirements) • sumberdaya yang tersedia
Seputar Manajemen Proyek product quality? risk assessment? measurement? cost estimation? project scheduling? customer communication? staffing? other resources? project monitoring?
Mengelola Waktu (Time) Informasi (Information)
Organisasi (Organization) Kualitas (Quality) Uang (Money)
INVESTASI PADA PROYEK INVESTASI = PENANAMAN MODAL:
Penggunaan Sumber yang
diharapkan akan memberi imbalan yg menguntungkan di masa yg akan datang
FAKTOR PERTIMBANGAN INVESTASI PADA PROYEK 1. MODAL YG DITANAM 2. BIAYA (Cost of the project) 3. MANFAAT (Benefit): * Jangka Pendek * Jangka Panjang 4. JANGKA WAKTU / UMUR EKONOMIS (Economics Life)
UKURAN / KRITERIA dlm ANALISA RENCANA INVESTASI pd PROYEK 1.
UNDISCOUNTED - CRITERION: berapa nilai investasi saat ini (present value) diukur dg nilai uang saat ini, tdk mempersoalkan apa yg diperoleh di waktu yg akan datang
2. DISCOUNTED – CRITERION: * Mempertimbangkan keuntungan saat ini & dikemudian hari * Semua biaya (cost) & manfaat (benefit) diukur dg nilai uang saat ini, & mendiscount nilai dikemudian hari dg suatu discount factor, misalnya : tingkat bunga
ALAT ANALISA UNDISCOUNTED - CRITERION
Membandingkan keuntungan dg tkt bunga yg berlaku : MEC (Marginal Efficiency of Capital) dan I (interest rate), Jika: MEC lebih dari i rencana dpt diteruskan. MEC kurang dari i rencana ditolak. MEC = i tercapai Break Event Point. 2. Ranking by inspection : titik berat pd selisih antara gross benefit (benefit kotor) dg biaya operasi & pemeliharaan 3. Payback period: didasarkan pd pelunasan biaya investasi oleh net 1.
ALAT ANALISA DISCOUNTED - CRITERION
1. Bila B/C lebih dari 1 maka dpt dilaksanakan 2. Bila B/C kurang dari 1 maka ditolak 3. Bila B/C = 1 maka tercapai break event
SASARAN & KENDALA dlm proses pencapaian tujuan proyek:
1. Anggaran (besarnya biaya yg tlh ditetapkan utk dialokasikan) 2. Jadwal (perhitungan waktu yg hrs dipatuhi)
3. Harapan / Tujuan yang hrs terpenuhi
KEPUTUSAN INVESTASI PROYEK: Perlu Memperhitungkan ttg: PERBANDINGAN (Ratio) ANTARA:
MANFAAT YG AKAN DIPEROLEH (Benefit) dengan BIAYA YG HRS DIKELUARKAN (Cost)
PENGAWASAN & PENGENDALIAN PROYEK
Contoh: Pengelolaan & Pemantauan Proyek Pembangunan Rapat rutin dilakukan utk memantau (secara
ketat) perkembangan implementasi programprogram pembangunan dan utk mengatasi problema- problema implementasi dgn segera. Rapat rutin ini juga utk mengambil keputusan
terhadap isu lisensi dan perijinan terkait dgn dunia usaha dan investasi (berkaitan dgn proyek-proyek pembangunan). Rapat rutin ini menjadi “one stop center” utk
pengambilan keputusan tsb (rapat terpadu).
Kata kunci:
Rapat rutin pemantauan dan pengendalian
proyek. Pengendalian dlm rapat ini termasuk pengatasan problema implementasi dengan segera dan keputusan diambil secara terpadu (lintas instansi). Problema yg harus diatasi dgn segera dan terpadu adalah lisensi dan perijinan utk dunia usaha dan investasi.
