Auditorias Internas de Calidad (2)

DEFINICIÓN : DEFINICIÓN: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener EVIDENCIA EVIDENCI A DE AUDITORIA:

AUDITORIA INTERNA DE SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD

a) Registros b) declaraciones de hechos c) cualquier otra información

que son pertinentes para los criterios de auditoría (3.9.3) y que son verificables 1 de 58

DEFINICIÓN:: DEFINICIÓN

La evidencia de auditoria puede ser Cualitativa o 2 de 57 Cuantitativa.

DEFINICIÓN:: DEFINICIÓN

EVIDENCIA DE AUDITORIA:

Y evaluarlas evaluarlas de manera objetiva con con el fin de determinar el grado en que se cumplen los CRITERIOS DE AUDITORÍA

a) Registros

b) declaraciones de hechos c) cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. La evidencia de auditoria puede ser Cualitativa o Cuantitativa. 3 de 57

(conjunto de políticas, procedimientos o requisitos) 4 de 57

ISO 9001:2008 MENCIONA:

DEFINICIÓN:: DEFINICIÓN HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA: resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría NOTA Los hallazgos de la auditoría pueden NOTA indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría, u oportunidades de mejora. 5 de 57

La organización organización debe: debe: 1) realizar Auditorias Internas periódicamente 1) realizar para determinar si el sistema de Gestión de la calidad es: a) conforme con los requisitos de esta norma b) implementado de manera efectiva y se mantiene actualizado 6 de 57

1



La organización debe: 2) planificar el programa de auditorías según Estado e Importancia de las Procesos y Areas a Auditar, y los antecedentes.

La organización debe: 3) Seleccionar auditores que aseguren la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría.

Se deben definir los criterios de auditorías, el alcance de la misma, su frecuencia y metodología. 7 de 57


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La organización debe: 4) Tener un procedimiento documentado que contemple responsabilidades y requisitos para la realización de auditorías, asegurar su independencia, registrar los resultados e informar a la dirección.

La organización debe:

Deben mantenerse registros de las auditorías y de sus resultados (véase 4.2.4)

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ISO 9001:2008 MENCIONA: La organización debe: 6) La dirección responsable del área que está siendo auditada debe asegurarse de que se realizan las correcciones y se toman las acciones correctivas necesarias sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas.

Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación (véase 8.5.2) 11 de 57

El auditor debe ser independiente del área auditada

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2

TIPOS DE AUDITORIA

TIPOS DE AUDITORIA

INTERNA (Primera Parte): realizada por la propia organización, a su propio Sistema (política, objetivos, procedimientos, registros, ... ), para asegurar el mantenimiento de dicho sistema.

INTERNA: realizada por la propia organización, a su propio Sistema (política, objetivos, procedimientos, registros, ... ), para asegurar el mantenimiento de dicho sistema.

EXTERNA (Segunda Parte): realizada por la propia organización, a los Sistemas de los Proveedores o subcontratados, para evaluar el desempeño y asegurar la calidad de lo provisto.

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TIPOS DE AUDITORIA

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ETAPAS DE LA AUDITORIA

INTERNA: realizada por la propia organización, a s u propio Sistema (política, objetivos, procedimientos, registros, ... ), para asegurar el mantenimiento de dicho sistema. EXTERNA: realizada por la propia organización, a los S istemas de los Proveedores o subcontratados, para evaluar el desempeño y asegurar la calidad de lo provisto.

EXTERNA (DE TERCERA PARTE): Realizada por un organismo independiente, generalmente con capacidad de certificar el cumplimiento de unos requisitos por parte de la organización, conforme a una norma determinada. (Auditorías de Certificación y seguimiento) 15 de 57

I. PLANIFICACIÓN GENERAL II. PREPARACIÓN DE CADA AUDITORÍA III. REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA IV. RESUMEN DE LA AUDITORIA 16 de 57



I. PLANIFICACIÓN GENERAL


(Elaboración del Plan Anual de Auditoría Interna) Planificar con antelación considerando   

(Elaboración del Plan Anual de Auditoría Interna) Planificar con antelación considerando

Estado de cada Area Implementación del Sistema de calidad Relevancia para el cumplimiento de requisitos/objetivos de calidad 17 de 57

   

Cantidad de miembros involucrados Complejidad del proceso Número de procedimientos Antecedentes de otras auditorías 18 de 57

3





No se recomiendan auditorías SORPRESAS El PLAN se debe contemplar   

Frecuencia Area Aprobación por la alta dirección 19 de 57

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II. PREPARACIÓN DE CADA AUDITORÍA


Nombramiento de un Responsable de la Auditoría (o Auditor Jefe), quien debe:


Coordinar las actividades concernientes a esa Auditoría, desde: •

a) comunicar la misma a auditores y auditados b) coordinar la distribución de áreasprocedimientos a cada auditor

Coordinar las actividades concernientes a esa Auditoría, desde: •

c) aprobar las listas de verificación d) liderar la evaluación de resultados del equipos auditor e) elaborar el informe y presentarlo

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II. PREPARACIÓN DE CADA AUDITORÍA LISTAS DE VERIFICACION Esta incluye




Comunicar la realización de la auditoría a auditores y auditados con suficiente antelación •

 

  

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Documento - área auditada Auditor, fecha Requisito del documento, actividad observada o registro solicitado Auditado Conformidad Observaciones 24 de 57

4

ETAPAS DE LA AUDITORIA II. PREPARACIÓN DE CADA AUDITORÍA LISTAS DE VERIFICACION Debe ser “entendible” inclusive luego de un tiempo

prudencial, tanto por el auditor como por terceros.

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TALLER de AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD 1. LISTAS DE VERIFICACION

Es altamente recomendable que las listas de verificación sean aprobadas antes de la realización de 26 de 57 la Auditoría Interna

ETAPAS DE LA AUDITORIA III. REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA

a) Reunión de apertura, donde se dan a conocer los objetivos y alcance (opcional lista de asistencia)

b) Seguimiento de las listas de verificación pos parte de los auditores 27 de 57

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III. REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA


c) Presentación con el responsable del Area y explicación del propósito de la entrevista

e) recabar la evidencia de auditoría

d) entrevista con el que realiza la tarea

f) completar la lista de verificación 29 de 57

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5

COMO ENCARAR LA AUDITORIA

El Auditor debe:


El Auditor debe:

Ser puntual

Ser Preciso

Ser cortes Ser calmado

Ser Inquisitivo pero No Malintencionado

Estar atento en todo momento

tener Buena Presencia

Buscar llegar el fondo del problema

estar Preparado

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El Auditor debe Ser Ordenado – Organizado Estar Abierto Ser Amable

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El Auditor debe Ser Buen oyente Ser Buen comunicador Ser Paciente Ser Detallista

Ser Imparcial Ser Diplomático

No temer la impopularidad 33 de 57

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Preguntas abiertas:

Preguntas cerradas:

COMO?

QUIEN?

DONDE? CUANDO?

QUE?

MUÉSTREME + POR FAVOR Y GRACIAS

Cuando conducen a una respuesta afirmativa o negativa. (se usan para cerrar situaciones) MUÉSTREME + POR FAVOR Y GRACIAS

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6



Preguntas abiertas al inicio, y cerradas (o conducidas) al final:

Preguntas abiertas al inicio, y cerradas (o conducidas) al final:

Usted usa el medidor de espesor B-01-P para medir las chapas ?

Usted usa el medidor de espesor B-01-P para medir las chapas ?

Usted espera que el Responsable del Taller le

Usted espera que el Responsable del Taller le

traiga el formulario de “Traslado de productos Terminados” junto con los perfiles?

traiga el formulario de “Traslado de productos Terminados” junto con los perfiles?

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PUNTOS A CONSIDERAR Buscar síntomas de:

Buscar síntomas de:

falta de organización (el desorden es indicador de posibles deficiencias) 



PUNTOS A CONSIDERAR



falta de recursos



falta de tiempo

falta de capacitación 



falta de disciplina 39 de 57

PUNTOS A CONSIDERAR

falta de compromiso de responsables del área 40 de 57

PUNTOS A CONSIDERAR

Elaborar las listas de verificación en función a experiencias previas

Ver siempre las firmas de los registros

Es recomendable que el Auditor posea conocimientos del área auditada

Si el número de registros es grande, tomar una muestra, (Muestra de una muestra)

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y si se encuentran problemas ampliar la muestra para asegurar el trabajo.

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CONSEJOS PARA EJECUTAR LA AUDITORÍA

Contacto cara a cara. Mostrarse interesado. Tomar notas en corto tiempo. Inclinar la cabeza (aceptando), ocasionalmente. Observar el lenguaje corporal. Hablar claramente. Preguntas abiertas. Preguntas cerradas. Verificar con evidencia. Dar las gracias.

ACTITUDES A TOMAR PARA CONTROLAR LA AUDITORÍA Permanecer seguro  Administrar el tiempo adecuadamente No dejarse conducir ó engañar Ser detallista y eficiente Evitar apartarse del tema Evitar saturarse

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ACTITUDES QUE DEBEN SER EVITADAS

TACTICAS DEL AUDITADO  Perdida de tiempo  Querer manejar al auditor  Probar la fortaleza de carácter del auditor

 Respuestas limitadas  Situaciones inesperadas 45 de 57

Piense

Escuche

Registre

Ser controvertido Ser indisciplinado Ser crítico Caer en disputas Discutir personalidades Comparar al auditado Ser sarcásticos Blasfemar

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PUNTOS A CONSIDERAR

PUNTOS CLAVE PARA RECORDAR Pregunte

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Informa siempre los hallazgos, y si los mismos constituyen una No conformidad, una oportunidad de mejora o una observación.

Observe

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El auditor debe estar entrenado y conocer los criterios del manejo de la calidad 48 de 57

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CALIDAD vs INOCUIDAD

g) anunciar los hallazgos (al auditado y al responsable) antes de retirarse (Solicitud de Acción Correctiva o Preventiva, Oportunidades de Mejoras, etc...)

LA INOCUIDAD NO ES NEGOCIABLE

•

•

BLANCO O NEGRO. SIN ESCALA DE GRISES

LA INOCUIDAD REQUIERE ACCIONES INMEDIATAS •

•

h) Reunión de cierre igual que la de apertura

LA CALIDAD: SIN DEMORA INJUSTIFICADA

•

EL AUDITOR DE INOCUIDAD DEBE PASAR MUCHO TIEMPO “ VIVIENDO” EL AREA AUDITADA. 50 de 57 •

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AUDITAR CON SUMO DETALLE LOS DOCUMENTOS BASE DE UN SISTEMA DE INOCUIDAD •

Plan HACCP, POES

INOCUIDAD: AUDITOR / INSPECTOR

•

CALIDAD: AUDITOR

•

•

ELEMENTOS CRITICOS DE INOCUIDAD:

•

DISPOSITIVOS DE MEDICION REGISTROS DE PCC CAPACITACION DEL PERSONAL COMUNICACIÓN INMEDIATA

• • • •

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IV. RESUMEN DE LA AUDITORIA


a) Reunión del equipo auditor y elaboración de las SAC b)

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c) La reunión de cierre Auditoría Interna: informal (presentación oral de hallazgos)

Elaboración del informe Fecha – número de auditoría interna Alcance (áreas y documentos) Auditor Jefe y miembros del equipo  

Auditoría Externa: formal (presentación documentada de hallazos)

  

SAC’s – SAP’s – OM’s emitidas

Conclusiones

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d) Presentación a las partes interesadas y la Alta Dirección (completo o resumen) e)

Determinación de los Seguimiento de las

SACP’s y OM’s

f)

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REVISIÓN DE HALLAZGOS (EVIDENCIA) Compare sus notas, con las del resto del equipo, sobre las observaciones. Determine las No-conformidades. Documente las No-conformidades. Revisión del Plan de auditoría y de las Listas de Verificación.

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Definiciones

•

II. PREPARACIÓN DE CADA AUDITORÍA III. REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA IV. RESUMEN DE LA AUDITORIA

Cierre formal de la Auditoría

•


ISO 9000: 2005 (numeral 3.1.2), una no conformidad es el incumplimiento de un requisito. Si no hay evidencia – no hay no conformidad. Si hay evidencia – esta debe ser documentada como una no conformidad en vez de ser suavizada con otra clasificación (por ejemplo, “observaciones”, “oportunidades de mejora”, recomendaciones”, etc.) 59 de 57

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Como presentar los hallazgos. No conformidades, observaciones y oportunidades de mejora. Informes y cierres de auditorías. 58 de 57

Corrección: Es la acción tomada para eliminar una no conformidad que se ha detectado ( ISO 9000:2005, numeral 3.6.6) Acción correctiva: Es aquella acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad que se ha detectado u otra situación que no es deseable (ISO 9000: 2005, numeral 3.6.5) 60 de 57

10

Acción preventiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad (3.6.2) potencial u otra situación potencial no deseable (ISO 9000: 2005, numeral 3.6.4)

REVISIÓN DE HALLAZGOS (EVIDENCIA) LAS NO CONFORMIDADES SE PUEDEN EXPRESAR COMO:

CRITERIO DE AUDITORIA 61 de 57

VS

EVIDENCIA OBJETIVA 62 de 57

CLASIFICACION DE HALLAZGOS 1) NO CONFORMIDADES (MAYORES O MENORES). Evidencia clara de incumplimiento ACCION CORRECTIVA

2) OBSERVACIONES. Evidencia MUY puntual de

incumplimiento que no reviste mayor significancia ANALISIS ACC. PREVEN.

3) OPORTUNIDADES DE MEJORA: valor agregado a un proceso correcto.

ACCION DE MEJORA 63 de 57

TALLER N° 2 REALIZACION DE UNA AUDITORIA SOBRE UNA DE LAS LISTAS DE VERIFICACION ELABORADA EN EL PRIMER TALLER ELABORACION POSTERIOR DE INFORME Y EMISION DE LAS SOLICITUDES DE ACCIONES CORRECTIVAS – PREVENTIVAS SEGÚN CORRESPONDA 64 de 57

GRACIAS POR SU ATENCION 65 de 57

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Auditorias Internas de Calidad (2)

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