Apostila de Rotinas Administrativas

Recepcionista Disciplina: Técnicas Administrativas

Professor: Clesio Sousa E-mail: [email protected] r

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SUMÁRIO 1 TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS 1.1 Rotinas Administrativas 2 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA 2.1 Administrações nas empresas 2.2 Empresas 2.3. Funções básicas das empresas 3 TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS 3.1 manuais de instruções x regulamentos 3.2 organograma 3.3 fluxograma 3.4. Departamentalização Departamentalização 3.4.1. Funções da departamentalização departamentalização 3.4.2. Tipos de departamentalização 4. ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS 4.1. Arquivo 4.2. Tipos de arquivos 4.3. Sistema de arquivo 4.4. Natureza dos documentos 4.5. Como organizar um arquivo 4.6. Idade dos arquivos 4.7. Tempo de armazenamento de documentos 4.8. O CONARQ 5 ATENDIMENTO AO CLIENTE 5.1 conhecendo o cliente 5.2 conhecendo o produto e/ou serviço 5.3 vendas 5.4 marketing 6 REDAÇÃO COMERCIAL 6.1 tipos de redações comerciais 6.2 formas de tratamento 6.3 padronização 7 OPERAÇÕES BANCÁRIAS Técnicas Administrativas

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SUMÁRIO 1 TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS 1.1 Rotinas Administrativas 2 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA 2.1 Administrações nas empresas 2.2 Empresas 2.3. Funções básicas das empresas 3 TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS 3.1 manuais de instruções x regulamentos 3.2 organograma 3.3 fluxograma 3.4. Departamentalização Departamentalização 3.4.1. Funções da departamentalização departamentalização 3.4.2. Tipos de departamentalização 4. ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS 4.1. Arquivo 4.2. Tipos de arquivos 4.3. Sistema de arquivo 4.4. Natureza dos documentos 4.5. Como organizar um arquivo 4.6. Idade dos arquivos 4.7. Tempo de armazenamento de documentos 4.8. O CONARQ 5 ATENDIMENTO AO CLIENTE 5.1 conhecendo o cliente 5.2 conhecendo o produto e/ou serviço 5.3 vendas 5.4 marketing 6 REDAÇÃO COMERCIAL 6.1 tipos de redações comerciais 6.2 formas de tratamento 6.3 padronização 7 OPERAÇÕES BANCÁRIAS Técnicas Administrativas

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7.1 financiamento 7.2 principais garantias 7.3 títulos de crédito 8 OPERAÇOES MERCANTIS 8.1 notas fiscais 8.2 orçamentos de vendas 8.3 ordem de compra 9 ROTINAS DO DEPARTAMENTO PESSOAL 9.1 recrutamento 9.2 seleção 9.3 treinamento 9.4 admissão de empregados 9.5 exigências legais 9.6 salário 9.7 13º salário 9.8 férias 9.9 demissão de empregado 9.10 trabalho do estagiário 10 ENCARGOS SOCIAIS 10.1 INSS (Instituto Nacional de Seguro Social) 10.2 FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) 10.3 PIS/PASEP 10.4 DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) 10.5 GRCS (Guia de Recolhimentos da Contribuição Sindical) 11 ENCARGOS ANUAIS 11.1 RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) 11.2 DIRF (Declaração de Imposto de Renda na Fonte) 12 ÉTICA PROFISSIONAL REFERÊNCIAS

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1 – TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS Nesta disciplina o aluno receberá noções de administração, suas principais funções e segredos dos sistemas que integram esta área como: Organização Administrativa, Contabilidade e Finanças, Departamento pessoal e muito mais. Entender as rotinas administrativas é conhecer o funcionamento organizacional de uma empresa, seus processos administrativos, coordenação e controles, o aluno estará qualificado a trabalhar em qualquer empresa.

1.1 – Rotinas Administrativas São função ou funções que um profissional realiza dentro de uma empresa ou escritório, que são as seguintes: 

Realizar entrega de materiais diversos;



Manter documentos e material organizados;



Desenvolver e preparar expedientes administrativos sob orientação dos superiores;



Controlar a entrega e a saída de materiais;



Controlar registro de frequências de funcionários;



Inteirar dos serviços dos setores diversos da empresa visando orientar e facilitar a função de dados, documentos e outras solicitações dos superiores;



Atuar como responsável fiscalizador pela manutenção da ordem nos ambientes;



Operar equipamentos diversos, tais como: e-mail, fax, máquina de Xerox, projetor multimídia;



Realizar e atender chamadas telefônicas;



Emitir notas fiscais, emitir contra-cheques dos funcionários;



Realizar depósitos dos salários.

2 – Organização administrativa A organização é muito importante nos serviços de apoio administrativo, por isso, atentemos para os procedimentos executados pelo profissional de apoio administrativo para uma melhor estruturação das atividades que pretende realizar. A palavra organização tem um sentido de preparação, de pl an e jam ja m en to de uma atividade de acordo com um método de trabalho. Mas organização também significa, a forma f orma como os dados e documentos são arrumados, guardados, Técnicas Administrativas

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dispostos. E isso é muito importante para que eles não se percam, podendo ser recuperados rapidamente sempre que forem necessários. Como se pode constatar, organização é uma espécie de ferramenta utilizada para realizar as tarefas desejadas e alcançar os objetivos estabelecidos. E a relação entre organização e ferramenta é muito forte. A organização é necessária em qualquer uma de nossas atividades, tanto em casa como no trabalho. Não é de estranhar, portanto, que as empresas, desde as suas origens, tenham procurado organizar, arrumar, colocar os dados e as informações nos devidos lugares. Já no princípio do século XX o mundo se via às voltas com inúmeros problemas de desorganização e falta de métodos nas empresas. Foi então que Frederick W. Taylor, um norte-americano que viveu de 1856 a 1915, definiu tarefas e atividades, distribuindo-as entre as pessoas, de modo que aquelas experiências pudessem ser repetidas depois, servindo de modelo para a realização de outras. É a Taylor que se deve um sistema de produção baseado na organização racional do trabalho, buscando o alcance do rendimento máximo com o mínimo de tempo e de atividade. Para trabalhar de forma organizada precisa-se planejar e estruturar as tarefas e atividades que serão desenvolvidas. Agindo dessa maneira, certamente o trabalho se tornará mais fácil de executar e, consequentemente, se realizará em menos tempos e com mais qualidade.

2.1 – Administrações nas empresas Ao longo do tempo diversas teorias sobre Administração oscilaram entre dois pontos diferentes: Arte ou Ciência? Atualmente, podemos afirmar que cada Administração apresenta seu estilo, cada qual com suas virtudes e a sua forma ideal de gestão. Para o sucesso das mais variadas formas de Administração, é preciso fazer uso da Tecnologia e da Informação, sempre atendendo as necessidades do mercado. Administrar é analisar uma situação de forma racional. Desenvolver

estratégias para construir os objetivos, coordenar recursos, direções e controles precisos, e, finalmente, motivar e compensar as pessoas que fazem parte deste processo.


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Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar são as funções que um administrador utiliza para dá um bom funcionamento dentro das empresas.

2.2 Empresas É uma organização econômica em que são reunidos e combinados fatores de produção, desenvolvendo uma determinada atividade com objetivo de lucro. Empresa é um conjunto de pessoas e meios materiais cuja atividade é orientada para a produção de bens econômicos, isto é, bens ou serviços que satisfazem às necessidades humanas. 1. As Empresas possuem três principais objetivos: 2. A satisfação plena do cliente com relação ao produto e/ou serviço; 3. O lucro obtido na comercialização do produto e/ou serviço; 4. A

renumeração

do

material

humano

(funcionários,

empregados,

colaboradores). Para que uma empresa consiga atingir seu objetivo, é necessária a união de quatro elementos ou recursos, a saber:

1. Humanos: são os funcionários organizados em uma hierarquia. É o elemento mais importante para que a empresa alcance seus objetivos.

2. Materiais: são as máquinas que se destinam a produzir bens e serviços. 3. Técnicos: são as habilidades para desenvolver o objeto social da empresa, ou seja, saber lidar com o que se propõe a fazer.

4. Financeiros: é de fundamental importância, é o capital empregado na produção dos bens, na atividade comercial e/ou serviços. Os administradores em todos os níveis hierárquicos de uma empresa devem buscar o alcance dos três objetivos, de maneira eficiente e eficaz atendendo as expectativas de todos os envolvidos.

Eficiência: Fazer certa coisa (trabalho correto, sem erros e de boa qualidade) Eficácia: Fazer a coisa certa (trabalho que atinja totalmente o resultado esperado) Podemos afirmar que, toda e qualquer empresa ou organização, sofre problemas. Dentre as principais, citamos: 

Falta de Comunicação;



Falta de Coordenação, entre os departamentos;



Falta de Redefinição de Áreas e responsabilidades;


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Excesso de Burocracia;



Falta de Iniciativa e Criatividade;



Falta de Liderança.

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2.3. Funções básicas das empresas Administrativa: faz com que as operações da organização sejam integradas e, assim sendo, sincronizam as atividades da empresa, tendo uma influencia sobre essas funções.

Comercial: relacionadas com as transações de compra, venda e permutação. Técnica: Relacionadas com a produção de Bens, Produtos ou Serviços. Contabilidade: Relacionadas com inventários, balanços, custos, registros e estatísticas.

Financeira: Relacionadas com a procura (captação) e gerência de capitais como o bom uso do capital.

Segurança: Relacionadas com a proteção e preservação de Bens e pessoas. 3 – TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS É um conjunto de processos fundamentais para o funcionamento da empresa. As técnicas permitem criar uma padronização das rotinas executadas pela empresa.

3.1 – manuais de instruções x regulamentos Os manuais de instruções servem para determinar procedimentos para a execução de um trabalho. São elaborados por setores específicos a que se referem e a sua leitura é obrigatória, para que se possa manter a padronização dos conceitos. Os regulamentos são importante instrumento para definir diretrizes na empresa, através do regulamento podemos conhecer as políticas da empresa e seu objetivo em geral. Os regulamentos são elaborados por líderes de departamento ou administração.

3.2 – organograma É a representação gráfica dos setores e/ou departamento da empresa, onde podemos visualizar a relação de mando e subordinação. Representamos os setores ou departamento da empresa através da figura geométrica de um retângulo, as linhas cheias interligam as figuras, relacionando-as de acordo com a autoridade, as linhas pontilhadas, representam órgãos de assessoria ou staff. Técnicas Administrativas

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Objetivo do organograma Proporcionar a visualização da estrutura funcional da empresa e sua hierarquia; Delegar autoridades e responsabilidade; Trajetória de comunicação.

3.3 – fluxograma É um recurso que permite visualizar o caminho e o processo de trabalho a serem executados por um setor e/ou departamento, indicando o próximo passo a ser seguido. Os símbolos utilizados na elaboração do fluxograma são de caráter internacional, porém, isso não impede de ser alterado conforme a necessidade.


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Recepcionista SIMBOLO

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SIGNIFICADO OPERAÇÃO MOVIMENTO/TRANSPORTE

PONTO DE DECISÃO

INSPEÇÃO

DOCUMENTO IMPRESSO

ESPERA

ARMAZENAGEM SENTIDO DE FLUXO LIMITES (INÍCIO,PARE, FIM)

Objetivo do fluxograma 

Diminui movimentos desnecessários;



Corrigir erros de processos;



Facilitar treinamento dos colaboradores;



Manter o controle de qualidade do trabalho.

3.4. Departamentalização É uma divisão do trabalho por especialização dentro da estrutura organizacional da empresa. Departamentalização é o agrupamento, de acordo com um critério específico de homogeneidade, das atividades e correspondente recursos (humanos, financeiros, materiais e equipamentos) em unidades organizacionais. Técnicas Administrativas

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Existem diversas maneiras básicas pelas quais as organizações decidem sobre a configuração organizacional que será usada para agrupar as várias atividades. O processo organizacional de determinar como as atividades devem ser agrupadas chama-se Departamentalização. Deve-se notar, no entanto, que a maioria das organizações usam uma abordagem da contingência à Departamentalização: isto é, a maioria usará mais de uma destas abordagens usadas em algumas das maiores organizações. A maioria usa a abordagem funcional na cúpula e outras nos níveis mais baixos.

3.4.1. Funções da departamentalização Segundo Colenghi (2007), a descrição de funções fundamenta-se num processo de recolha, análise e sistematização de informação acerca de um cargo, com o objetivo de identificar o título do cargo, posição no organograma e as respectivas tarefas ou atribuições. A informação a recolher deve recair essencialmente sobre: • As atividades realizadas: quais são as tarefas (como, porquê e quando); • As atividades no processo de decisão e comunicação; • Recursos técnicos (as máquinas, equipamentos e ferramentas); • O mercado e as condições oferecidas pelas outras empresas (Benchmarking

de Mercado). A descrição de funções abrange os aspectos intrínsecos e constitui um sumário de tarefas, objetivos e responsabilidades de uma determinada função e a relação com outras funções. Quando se realiza a análise de uma função, existem três elementos a abordar: • Identificar a função concretamente, o seu título e o seu enquadramento na

organização; • Especificar os requisitos pretendidos para o candidato: aptidões e

competências técnicas, experiência anterior, dimensões comportamentais exigidas para o sucesso na função e fatores preferenciais; • Especificar o que a organização oferece em troca, como remuneração e

benefícios atribuídos, oportunidades de formação e de carreira, o local de trabalho e o horário, entre outros.


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3.4.2. Tipos de departamentalização Departamentalização funcional: as unidades organizacionais são definidas com base na especialização e tarefas comuns aos diversos setores, como financeiro, engenharia e produção. A departamentalização funcional é comum em pequenas organizações. A Departamentalização funcional agrupa funções comuns ou atividades semelhantes para formar uma unidade organizacional. Assim todos os indivíduos que executam funções semelhantes ficam reunidos, todo o pessoal de vendas, todo o pessoal de contabilidade, todo o pessoal de secretaria, todas as enfermeiras, e assim por diante. A Departamentalização funcional pode ocorrer em qualquer nível e é normalmente encontrada muito próximo à cúpula.

Vantagens: As vantagens principais da abordagem funcional são: Mantém o poder e o prestígio das funções principais Cria eficiência através dos princípios da especialização. Centraliza a perícia da organização. Permite maior rigor no controle das funções pela alta administração. Segurança na execução de tarefas e relacionamento de colegas. Aconselhada para empresas que tenham poucas linhas de produtos.

Desvantagens: Existem também muitas desvantagens na abordagem funcional. Entre elas podemos dizer: A responsabilidade pelo desempenho total está somente na cúpula. Cada gerente fiscaliza apenas uma função estreita O treinamento de gerentes para assumir a posição no topo é limitado. A coordenação entre as funções se torna complexa e mais difícil quanto à organização em tamanho e amplitude. Muita especialização do trabalho.

Departamentalização geográfica: utilizado em grandes empresas, nas quais a dispersão de atividades é importante para o atendimento de necessidades logísticas ou culturais. Algumas vezes mencionadas como regional, de área ou geográfica. É o agrupamento de atividades de acordo com os lugares onde estão localizadas as operações. Uma empresa de grande porte pode agrupar suas atividades de vendas


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em áreas do Brasil como a região Nordeste, região Sudeste, e região Sul. Muitas vezes as filiais de bancos são estabelecidas desta maneira. As vantagens e desvantagens da Departamentalização territorial são semelhantes às dadas para a Departamentalização de produto. Tal grupamento permite a uma divisão focalizar as necessidades singulares de sua área, mas exige coordenação e controle da administração de cúpula em cada região.

Departamentalização por processo ou equipamento: É o agrupamento de atividades que se centralizam nos processos de produção ou equipamento. É encontrada com mais freqüência em produção. As atividades de uma fábrica podem ser grupadas em perfuração, esmerilamento, soldagem, montagem e acabamento, cada qual em seu departamento.

Vantagens: Maior especialização de recursos alocados. Possibilidade de comunicação mais rápida de informações técnicas.

Desvantagens: Possibilidade de perda da visão global do andamento do processo. Flexibilidade restrita para ajustes no processo.

Departamentalização por projetos: ocorre quando as atividades de uma empresa são voltadas integralmente para projetos específicos. Aqui as pessoas recebem atribuições temporárias, uma vez que o projeto tem data de inicio e término. Terminado o projeto as pessoas são deslocadas para outras atividades. Por exemplo: uma firma contábil poderia designar um sócio (como administrador de projeto), um contador sênior, e três contadores juniores para uma auditoria que está sendo feita para um cliente. Uma empresa manufatureira, um especialista em produção, um engenheiro mecânico e um químico poderiam ser indicados para, sob a chefia de um administrador de projeto, completar o projeto de controle de poluição. Em cada um destes casos, o administrador de projeto seria designado para chefiar a equipe, com plena autoridade sobre seus membros para a atividade específica do projeto. Ex.: NASA e o projeto do Ônibus Espacial;


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Departamentalização por produto: organizado em unidades independentes responsáveis por um grande produto ou uma linha de produtos.

Vantagens: Algumas das vantagens da Departamentalização de produtos são: Pode-se dirigir atenção para linhas especificas de produtos ou serviços. A coordenação de funções ao nível da divisão de produto torna-se melhor. Pode-se atribuir melhor a responsabilidade quanto ao lucro. Facilita a coordenação de resultados. Propicia a alocação de capital especializado para cada grupo de produto. Propicia condições favoráveis para a inovação e criatividade.

Desvantagens: Exige mais pessoal e recursos de material, podendo daí resultar duplicação desnecessária de recursos e equipamento. Pode propiciar o aumento dos custos pelas duplicidades de atividade nos vários grupos de produtos. Pode criar uma situação em que os gerentes de produtos se tornam muito poderosos, o que pode desestabilizar a estrutura da empresa.

Departamentalização por cliente:

situação em que as unidades

organizacionais são projetadas ao redor de grupos de clientes e suas respectivas necessidades.

Departamentalização por processo: ocorre quando pessoas e recursos são disponibilizados de acordo com o fluxo de trabalho. Ex.: Refinaria de óleo.

Departamentalização matricial: tem como característica a união da departamentalização funcional como a de Projetos ou Produtos.

Departamentalização mista: representada pelo uso de diversos tipos de Departamentalização de maneira a aproveitar os modelos que melhor atendam às demandas da organização.

4. ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Esta técnica cresceu muito nos últimos tempos, à medida que se desenvolveram os conceitos sociais, culturais e econômicos. Para as empresas, representa um importante papel, pois os documentos requerem qualidade e


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funcionalidade. O valor e a importância dos documentos arquivados devem ser avaliados constantemente, antes de serem destruídos.

4.1. Arquivo É o conjunto de documentos recebidos e/ou produzidos, que devem ser preservados pelas instituições públicas ou privadas, afim de organização ou consulta. Os arquivos devem ser organizados de forma que os documentos sejam armazenados com segurança, precisão e simplicidade. Um arquivo bem organizado deve permitir que, em sua ausência, outros funcionários encontrem facilmente os documentos. 

Segurança: os documentos arquivados são de extrema importância, em virtude disso, os cuidados a serem tomados contra incêndio, roubo, extravio e deterioração, devem ser prioritários.



Precisão: os documentos deverão ser de fácil acesso, ou seja, arquivados de forma que possam ser localizados com precisão.



Simplicidade: o arquivo deve ser compreendido por todos, pois o mesmo não se resume em guardar documentos, e sim, uma fonte de informação que tem como pretensão atender a todos.

4.2. Tipos de arquivos Baseado na definição podemos dizer que existem vários tipos de arquivos, tudo depende dos objetivos e competências das entidades que os produzem. Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os arquivos podem ser classificados em: 

Públicos (federal, estadual, municipal);



Institucionais (escolas, igrejas sociedade, clubes, associações);



Comerciais (empresas, corporações, companhia);



Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc).

Temos também os arquivos que guardam e organizam documentos cujas informações são registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e são chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um arquivo mais completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os arquivos médicos, de imprensa, de engenharia, literários e


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que muitas vezes precisam ser organizados com técnicas e com materiais específicos. São conhecidos como Arquivos Especializados.

4.3. Sistema de arquivo Sistema é um conjunto de arquivo de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pública ou privada, que independentemente da posição que ocupam as respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos comuns. Exemplo: Sistema de Arquivo da Unicamp.

E Documento? É a unidade constituída pela informação (elemento referencial ou dado) e seu suporte (material, base), produzida em decorrência do cumprimento de uma atividade. O documento pode ser simples (ofício, relatório, ficha de atendimento) ou composto (processo).

4.4. Natureza dos documentos Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as atribuições e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como são diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um arquivo. Vamos conhecê-los:

1. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com sua natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, folha, cartaz, mapa.

2. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas. Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento.

3. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo. Exemplos: audiovisual (filmes), fonográfico (disco, fitas), magnéticos/informáticos (disquetes, cdrom).

4. Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que gerou. Exemplos: ata de posse, boletim de notas e Técnicas Administrativas

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frequência de alunos, regimento de departamento, precesso de vida funcional, boletim de atendimento de urgência, prontuário médico, tabela salarial.

4.5. Como organizar um arquivo É interessante que o local onde você trabalhe ou venha trabalhar tenho um plano de classificação para que você possa guardar os documentos dentro de pastas certas. Classificação é, portanto, a sequencia de operações que, de acordo com as diferentes estruturas e atividades produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo.

Ordenação: É à disposição dos documentos dentro das pastas e destas dentro do arquivo. A escolha da forma de ordenação depende muito da natureza dos documentos, veja a seguir alguns métodos básicos: 

Ordenação Alfabética: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras do alfabeto;



Ordenação Cronológica: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal;



Ordenação Geográfica: disposição de acordo com as unidades territoriais (países, estados, municípios, distritos, bairros e outros);



Ordenação Temática: disposição de acordo com temas ou assuntos;



Ordenação Numérica: disposição de acordo com a sequência numérica atribuída dos documentos. Depende de um índice auxiliar para busca de dados.

4.9. Idade dos arquivos Você sabia que os arquivos também tem ciclo de vida? É este é contado a partir da produção do documento e do encerramento do ato, ação ou fato que motivou a sua produção e da sua frequência de uso. Essa fase se diz na Arquivística que tem relação com a vigência do documento (a razão de ser do documento). Depois de destituído dessa vigência o documento pode ser guardado em função da importância das informações nele contidas, para a história da administração ou mesmo para tomadas de decisões pautadas nas ações do passado.


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O ciclo pode ser categorizado em três fazes ou arquivos: 

Ar qu ivo Cor rent e ou d e Gestão – também conhecido como de Primeira

Idade ou Ativo. São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam juntos aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. São muito usados pela administração. 

Ar qu ivo Interm ediário – também conhecido como de Segunda Idade ou

Semi-Ativo.

São

Arquivos

que

aguardam

em

depósitos

de

armazenamento temporário, sua destinação final. Apresenta pequena frequência de uso pela administração. 

Arqu ivo Permanente – também conhecido como de Terceira Idade ou

Histórico. São os conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor. O acesso é público. Atenção: por descuido e desinformação, muitas vezes o Arquivo é considerado “morto” ou “inativo”.

4.10. Tempo de armazenamento de documentos São diversos documentos que devem ser mantidos por um certo período de tempo guardados. Relacionamos o tempo de armazenagem dos principais documentos utilizados pelas empresas.

Tipos de Documentos

Tempo de Armazenagem

Dicas

Água, Luz

05 anos

Recomendação

Pagamento de Aluguel

05 anos

Recomendação

COFINS

05 anos

Determinado por lei

DARF

05 anos

Determinado por lei

Duplicados, Carnês e Recibos

02 anos

Recomendação

Imposto de Renda

05 anos

Determinado por lei

IPVA, Multas de Trânsito

02 anos

Recomendação

Notas Fiscais

05 anos

Determinado por lei

GPS, Comprovante pagamento 10 anos

Determinado por lei

do INSS Depósito do FGTS


30 anos

Determinado por lei

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4.11. O CONARQ O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. A Constituição Federal de 1988 e particularmente a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, delegaram ao Poder Público estas responsabilidades, consubstanciadas pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que consolidou os decretos anteriores - nºs 1.173, de 29 de junho de 1994; 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de março de 1997 e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. De acordo com estes dispositivos legais, as ações visando à consolidação da política nacional de arquivos deverão ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.

5 – ATENDIMENTO AO CLIENTE A palavra atendimento é derivada do verbo “atender”, e atender é um verbo transitivo indireto que representa a ideia de dar ouvido ou escutar o que alguém deseja/precisa e consequentemente lhe retorna com positividade. No mundo ramo empresarial isto precisa acontecer de maneira dinâmica, isto é, com prontidão e excelência.

5.1 – conhecendo o cliente São raras as empresas que se preocupam em conhecer as necessidades de seus clientes, saber qual o seu grau de satisfação, apurar opiniões, sugestões e críticas. Mas para que essas medidas sejam eficazes é preciso, primeiramente, sabermos quem são os clientes, a faixa etária e classe social que pertencem, entre outras informações importantes.

Clientes: quem são eles? 

Cliente Externo: é quem adquire os produtos e/ou serviços da empresa;



Cliente Intermediário: é quem intermedeia a venda dos produtos e/ou serviços;



Cliente Interno: conhecidos também como colaboradores são pessoas com as quais nos relacionamos no trabalho.


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O que afasta um cliente? 

Falta de atenção;



Falta de flexibilidade;



Dificuldade de acesso às informações;



Morosidade;



Erros;



Indiferenças;



Descortesia.

Dicas para um bom atendimento telefônico 

Atender ao primeiro toque –isso demostrará atenção, disposição e eficiência;



Evitar a expressão “alô” – dizer sempre o nome da empresa e o seu, seguidos do cumprimento „bom dia, boa tarde ou boa noite‟. No caso de

ligações interna informe seu nome e departamento; 

Não confiar na memória – mantenha sempre por perto um lápis e/ou caneta e papel para anotações.



Use termos fáceis de serem entendidos –fale com clareza, com boa dicção e bom português;



Modo de falar – cuidado também com demonstração excessivas de simpatia e intimidade, isso pode não ser muito bem recebido;



Interromper bruscamente a conversação – evite encerrar uma conversa bruscamente, quando necessário, seja delicado, preservando sua imagem e a da empresa.



Evite deixar esperando – se não for possível fornecer informações rapidamente, consulte se o cliente pode aguardar, ou se prefere ligar novamente, caso contrário, anote os dados e retorne posteriormente;



Encerrar a conversa cordialmente – use sempre palavras como: obrigado (a), às ordens, por favor, desculpe-me, entre outros.

5.2 – conhecendo o produto e/ou serviço Devemos conhecer em profundidade tudo sobre os produtos e processos da empresa onde trabalhamos. As informações precisas darão mais segurança, firmeza e habilidade para responder as dúvidas dos clientes.


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5.3 – vendas “Vender” segundo o dicionário, é o ato de “Alienar ou ceder por certo preço, troca por dinheiro”. Na prática é onde os vendedores, com a intenção de obter o

maior lucro, interagem com os compradores, que tem interesse em uma maior satisfação, seja elas primarias ou segundarias. As vendas estão divididas em venda ativa, que é a parte da venda realizada pelo profissional de vendas, e a venda passiva que é parte da venda realizada pelo trabalho de marketing realizado. Muitas vendas são praticamente realizadas por venda passiva, porque muitos produtos têm um bom plano de marketing e possuem uma marca forte consolidada.

5.4 – marketing É o ato de demonstrar ao cliente os produtos de sua empresa, de forma que o mesmo sinta-se atraído pelo produto. Através do marketing conseguimos: 

Conhecer as tendências e preferencias dos clientes;



Compra pelo menor preço e vender por um preço competitivo;



Manter a imagem do produto e/ou serviço em alto nível.

Principais ferramentas do marketing 

Produto: o produto ou serviços oferecido pela empresa deve buscar atender um conjunto bem terminado de necessidades e desejos de um certo mercado-alvo;



Preço: o preço do produto ou serviço deve ser compatível com as expectativas dos clientes e com ofertas similares da concorrência;



Praça: o produto deve ser disponibilizado de forma conveniente para os clientes, buscando-se equilíbrio entre a disponibilidade do produto e os custos totais de distribuição;



Promoção: a empresa deve comunicar, de forma clara e eficaz, as características de sua oferta de marketing aos clientes-alvo.

6 – REDAÇÃO COMERCIAL A redação comercial é um esclarecimento escrito de dentro dos procedimentos legais, representando uma operação da empresa.

6.1 – tipos de redações comerciais 

Ofício: é o documento que expõe o assunto de forma clara, usando uma linguagem formal. É um documento privativo e muito usado em Entidade Públicas, eficaz na comunicação entre autoridades.


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Memorando: é o documento interno que se estabelece uma comunicação rápida, sem formalidades.



Carta: é o documento que transmiti informações em uma linguagem formal, sem obedecer ao processo rígido do ofício. É um dos documentos comerciais mais utilizados para a transmissão de informações.



Atestado: é uma afirmação que têm por finalidade provar alguma coisa. O atestado afirma o que é de conhecimento do atestado. Exemplos: sanidade, óbito, bons antecedentes, boa conduta, médico, entre outros.



Declaração: declara a inexistência ou não acontecimento de fato. Pode ser feito por pessoas físicas ou jurídicas.



Aviso: é o documento que têm como finalidade advertir, notificar e regulamentar disposições. O aviso procura alertar sobre algo que foi liberado ou proibido, e que deve ser cumprido, é importante definir prazos e níveis hierárquicos que serão atingidos.



Procuração: é o documento pelo qual uma pessoa ou outorgante, dá poderes a outras pessoas para executarem uma operação em seu nome. Os poderes são mencionados na procuração e assinalados por ambos.



Edital: é um documento que comunica ao público interessado, condições e prazos de forma amplamente divulgada, deve ser exposto em local de grande circulação, como por exemplos, órgãos de imprensa escrita. Edital têm efeitos jurídicos, que evitam alguém alegar que não estava avisado.

6.2 – formas de tratamento O tratamento Vossa Excelência (por extenso) é usado para: 

O Presidente e Vice-Presidente da República



O Presidente do Supremo Tribunal Federal



O Presidente do Congresso Nacional

O Tratamento V.Exª (forma abreviada) é usada para: 

Componentes do Poder Judiciário



Membros do Poder Legislativo



Ministros e Secretários do Estado



Governadores e Prefeitos



Altas Autoridades


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Tratamento para os demais casos: 

V.Emª – para Cardeais



V.Remª – para religiosos (reverendíssima)



V. Magnificência – para Reitores



V. Sª – forma geral de tratamento e em cartas



Sr/Sra/Srta. – para Senhor / Senhora / Senhorita



Dr./Dra – para Doutor / Doutora



Prof./Prof.a – para Professor / Professora

6.3 – padronização Têm como objetivo determinar regras na Empresa, de modo que, todos os processos internos sigam este procedimento, organizando as rotinas e técnicas, tornando-o homogêneo.

Relatório: é a exposição detalhada de fatos e ocorrências. De forma geral, o relatório deverá conter informações para que a Autoridade Superior possa tomar decisões. Aspectos que devem ser observados no relatório: 

Abertura: local, data, repartição



Introdução: indicação do fato a ser relatado



Texto: relato minucioso do fato



Conclusão: recomendação de providências a serem tomadas



Fecho: formas protocoladas

Formulários: neles são registradas todas as informações necessárias para as providências sejam tomadas. Podem ser feitas manuscrita ou eletrônica. Podemos citar como exemplos de formulários: Notas Fiscais, Ficha Cadastral, Fichas de Controle, entre outros.

7 – OPERAÇÕES BANCÁRIAS As operações bancárias são muito comuns na nossa vida, e não poderiam ser diferentes na vida de uma empresa. Dificilmente alguma dispensa o uso de operações com bancos comerciais ou financeiros, em virtude do uso difundido dos cheques e cartões de créditos, sem falar na necessidade de financiamento para cobrir eventuais faltas de recursos financeiros.


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7.1 – financiamento É uma quantia de dinheiro adquirida com o objetivo de suprir uma determinada necessidade, a liquidação pode ser realizada ao longo do tempo, sempre com encargos financeiros acertados entre o credor e o devedor. Podemos destinar um financiamento, para: Capital de Giro – financia a atividade operacional da empresa, este recurso é

destinado à compra de mercadorias, reposição de estoques, despesas administrativas, etc. Investimento Fixo – é destinado a gerar o resultado operacional da empresa.

Destinamos este recurso à aquisição de bens e imóveis. Podemos considerar ativo fixo, máquinas e equipamentos, imóveis, veículos utilitários, entre outros. Investimento Misto: é a junção do financiamento para investimento fixo com

financiamento para capital de giro.

7.2 – principais garantias Aval – de uso exclusivo para Títulos de Crédito. O avalista torna-se co-devedor,

ou seja, deve tanto quanto o avaliado. O pagamento da obrigação pode ser imputado diretamente ao avalista. Fiança – de uso exclusivo para Contratos. O Fiador garante o cumprimento da

obrigação principal. Penhor Mercantil – Requerimento para uma coisa “Móvel”, que ficará retida

com o objetivo de assegurar o cumprimento do contrato. Hipoteca – é o direito real da garantia que incide sobre uma coisa “Imóvel”,

permanecendo esta na posse do proprietário.

7.3 – títulos de crédito Títulos de Crédito, conhecidos como documentos permutáveis por valores. Podemos considerar os principais títulos de crédito: cheques, duplicatas, notas promissórias, entre outros. É importante constar nos títulos de crédito, informações do tipo: 

Cedente (credor);



Sacado (devedor);



Vencimento;



Valor Numérico;



Instruções de Cobrança;


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Identificação do Registro.

Cheque: é uma ordem de pagamento à vista, sacada contra um banco e com

base em suficiente provisão de fundos depositados pelo sacador em mãos do sacado ou decorrente de contrato de abertura de crédito entre ambos. Os fundos disponíveis em conta corrente pertencem, até a liquidação do cheque. A lei do cheque prevê as seguintes modalidades deste título de crédito:

a) Cheque Administrativo: é aquele sacado pelo banco contra um dos seus estabelecimentos. O cheque só pode ser emitido se for nominativo, ou seja pago a uma determinada pessoa. b) Cheque Cruzado: é identificado por dois traços transversais, o cheque com cruzamento em branco somente poderá ser pago a um banco ou a um cliente do sacado mediante crédito em conta. O cheque com cruzamento especial, somente poderá ser pago ao banco cujo nome conste no cruzamento. c) Cheque Nominal: com a expressão “à ordem”, são transferíveis mediante declaração do endossante. d) Cheque ao Portador: são pagáveis a quem o apresentador no guichê do banco. Duplicata: procedente de uma Nota Fiscal, oriunda de uma venda mercantil. As

informações necessárias para a confecção da Duplicata Mercantil, encontram-se na Nota Fiscal.


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Nota Promissória: tem como fundamento a confissão de uma dívida, não tem

necessidade de comprovação de origem.

Para garantir a eficácia do processo financeiro, é importante a utilização de alguns comprovantes, seja eles de entrada ou saída de operações, como podemos citar: 

Recibo



Cópia de Cheque

8 – OPERAÇOES MERCANTIS 8.1 – notas fiscais Existem alguns modelos de Notas Fiscais, cada qual para uma finalidade. A sua utilização dependente do tipo da empresa que irá emitir, e qual operação esta sendo realizada.


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Nota Fiscal de Venda a consumidor: esta Nota Fiscal é emitida nos casos

de venda a consumidor, tributadas pelo ICMS, quando o cliente retira a mercadoria diretamente do estabelecimento comercial. 

Nota Fiscal de Prestação de Serviços: emitida para casos exclusivos de

serviços, sendo fundamental a discriminação do serviço prestado. (o modelo desta Nota Fiscal varia de município para município) 

Nota Fiscal – Fatura: comprova a origem da mercadoria, é necessária a

citação da natureza da operação, a descrição do produto, quantidade, valores, impostos, entre outros. Emitimos este documento, nos casos de saída ou entrada de mercadorias.

8.2 – orçamentos de vendas Quando é solicitado pelo o cliente um Orçamento para a sua empresa, o mesmo deve conter informações necessárias e fundamentais para a efetivação da venda. Informações não citadas podem geram problemas futuros e o descontentamento por parte do cliente.

8.3 – ordem de compra As compras são de vital importância para o andamento de empresa, mercadorias compradas com eficiência resultam em maior lucro, e os clientes participam desta economia. Três fatores influenciam no momento certo de efetuar a compra: 1º - Necessidade da Empresa; 2º - Disponibilidade de Verbas para a compra; 3º - Condições atuais do Mercado.

Organização das Compras: 

Selecionar os fornecedores;



Negociar com os fornecedores;



Abrir concorrência;



Analisar ofertas e preços;



Expedir ordem de compra;



Receber os materiais ou serviços adquiridos;



Procurar novas empresas fornecedoras;



Manter atualizados: catálogos, listas e dados de mercado.


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Planejamento de Compras O planejamento de compras refere-se a como a empresa executa sua programação de compras. O objetivo da programação de compras é evitar excessos de estoques e melhorar o fluxo de caixa. Preço

Condições de Pagamento

Orçamento

Ordem de Compra

Prazo de Entrega

Fornecedor

Quantidade

O objetivo da programação de compras é evitar excessos de estoques e melhorar o fluxo de caixa.


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ATividades 1. Defina o que você entende por Administração? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 2. Uma empresa reúne quais fatores de produção? Explique cada um deles. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 3. Explique a diferença entre eficiência e eficácia. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 4. Quais os principais problemas que as empresas enfrentam? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 5. Quais as funções básicas de uma empresa? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 6. Qual é a diferença entre manual e regulamento? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 7. Qual a finalidade do organograma e quais os métodos de construção? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 8. O que é um arquivo? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 9. Qual que finalidade de manter documentos arquivados por tanto tempo? _________________________________________________________ _________________________________________________________ Técnicas Administrativas

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10. Quais são as dicas para garantimos o sucesso no atendimento telefônico? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 11. Quais os tipos de clientes? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 12. Na sua opinião, quais os fatores que afastam os clientes da empresa? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 13. Quais as principais ferramentas do marketing? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 14. Qual é a diferença entre atestado e declaração? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 15. O que você entendeu por procuração? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 16. O que é Financiamento? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 17. Quais os principais tipos de financiamentos mais usados pelas Empresas? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 18. Quais os principais títulos de crédito? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 19. Quais os principais tipos de notas fiscais existentes? _________________________________________________________ _________________________________________________________


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9 – ROTINAS DO DEPARTAMENTO PESSOAL O departamento pessoal ou de recursos humanos é parte da estrutura organizacional de praticamente todas as empresas, excetuando-se apenas aquelas de porte muito pequeno. Nesses casos, quase sempre a rotina do departamento pessoal é executada pelo escritório de contabilidade contratado pela empresa. Em todos os outro casos, o departamento pessoal ou de recursos humanos é imprescindível para o bom funcionamento dos negócios. O departamento pessoal ou recursos humanos executa algumas funções básicas para o andamento das atividades de uma empresa: recrutamento, seleção, treinamento, admissão de funcionários, controle de presença, desligamento, dentre outras.

9.1 – recrutamento Recrutamento é a busca de recursos humanos para suprir as necessidades da empresa. Antes de iniciar o recrutamento, a empresa precisa definir as características do empregado que desejar contratar. Entre essas características, destacam-se: idade, escolaridade, experiência na atividade, etc. Tipos de Recrutamento: Recrutamento interno: é utilizado para preenchimento de vagas, através de remanejamento dos quadros existentes na organização. Recrutamento externo: é utilizado para atrair os candidatos que estão fora da instituição. Existem vários meios de executar o recrutamento: 

Anúncios em jornais;



Indicações dos próprios funcionários da empresa;



Rádio, TV e Internet;



Cartazes na frente da empresa;



Utilização de agencias de emprego;



Procura em escolar e faculdades.

9.2 – seleção Escolha do candidato para a vaga disponível na empresa. Busca entre os candidatos recrutados aquele mais adequado para preencher a vaga.


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Em geral, as empresas utilizam os seguintes instrumentos para selecionar seus empregados: 

Formulários de solicitação de emprego;



Entrevistas;



Testes.

9.3 – treinamento O treinamento consiste em transmitir aos empregados os conhecimentos necessários para o desempenho da sua função. Os objetivos do treinamento são: 

Preparar o pessoal para a execução da tarefa;



Desenvolver a capacidade pessoal, não somente para o cargo, mas também para outras habilidades;



Aumentar a motivação e tornar o pessoal mais receptivo às técnicas e cultura da organização.

9.4 – admissão de empregados Para que se faça possível a admissão de empregados, torna-se indispensável que ele possua e apresente, no Departamento de Pessoal, toda a sua documentação, que é obrigatória, conforme normas do Ministério do T rabalho. Documentos Obrigatórios: 

CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);



RG (Cédula de Identidade);



Título de Eleitor;



Certificado de Reservista (sexo masculino);



CPF (Cadastro de Pessoa Física);



Foto 3x4;



Certidão de Nascimento;



Certidão de Casamento;



Comprovante de Residência;



Atestado médico admissional(expedido por médico do trabalho).

9.5 – EXIGÊNCIAS LEGAIS Livro de inspeção do trabalho As empresas sujeitas à inspeção do trabalho são obrigadas a possuir livro denominado “Inspeção do Trabalho”, a fim de que nele seja registrada, pelo agente Técnicas Administrativas

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de inspeção, sua visita ao estabelecimento, declarando a data e a hora do início e término desta, assim como o resultado da inspeção. No livro serão registradas, ainda, se for o caso, todas as irregularidades verificadas e as exigências feitas, como os respectivos prazos para atendimento. Devem ser anotados, também, pelo agente da inspeção, de modo legível, os elementos de sua identificação funcional. Havendo mais de um estabelecimento, as empresas deverão possuir tantos livros quantos forem esses estabelecimentos, devendo permanecer cada livro no estabelecimento respectivo, proibida sua centralização.

Quadro de horário de trabalho O quadro de horário de trabalho é obrigatório, podendo a empresa optar pelo modelo simplificado, devendo afixá-lo em local bem visível. Com relação aos empregados menores (de 14 a 18 anos), a empresa deve relacioná-los em quadro de horário especial adquirido em papelarias especializadas (Quadro de Horário de Trabalho de Menores).

Livro de ponto Para estabelecimento com mais de 10 (dez) empregados, é obrigatória a marcação do “Ponto”, com a anotação da hora de entrada e saída, devendo ser

assinalados os intervalos para repouso. A marcação do ponto pode ser feita em registros mecânicos ou eletrônicos, isto é, mediante relógio de ponto, ou manuscrita em livro ou cartão-ponto.

CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados Cumprindo as determinações da Lei nº 4.923-65, os estabelecimentos que registrarem movimentos de empregados (admissão e desligamento) deverão informar ao Mistério do Trabalho até o dia 07 (sete) do mês seguinte a movimentos havidas. Para cumprir a exigência, enviam-se a exigência internet os dados por meio do

ACI –

Aplicativo

do

CAGED

Informatizado,

disponível

na

pagina

www.caded.gov.br

9.6 –salário É a remuneração devida pelo empregador ao empregado pela prestação de serviços do último, em decorrência de um contrato de trabalho, sendo inadmissível


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sua redutibilidade. É permitido que o salário seja pago em parte, num percentual máximo de 70% (setenta por cento).

Folha de pagamento É um documento onde registra e controla todos os proventos e descontos de um funcionário no mês, e se divide em duas partes distintas.

Proventos: 

Salários;



Horas extras;



Adicionais de insalubridade, periculosidade e noturno;



Salário família;



Diárias de viagens;



Ajuda de custo;



Gratificações;

Descontos: 

INSS;



IRRF;



Contribuição Sindical;



Faltas;



Vale-Transporte;



Adiantamentos;



Seguros.

9.7 –13º salário A gratificação de Natal, ou gratificação natalina, popularmente conhecida como décimo terceiro salário (13º salário), é uma gratificação instituída no Brasil, que deve ser paga ao empregado em duas parcelas até o final do ano, no valor correspondente a 1/12 (um doze avos) da renumeração para cada mês trabalhado. O pagamento do 13º deverá ser efetuado da seguinte forma: 50% (cinquenta por cento), quando houver solicitação do empregado por escrito, no mês de janeiro, para ser pago quando da concessão de suas férias, ou quando não solicitado, até o dia 30 de novembro, a título de adiantamento da gratificação natalina. Os outros 50% (cinquenta por cento) deverão ser pagos até o dia 20 de dezembro, quando, então, sofrerá todos os descontos devidos, levando-se em consideração o total da gratificação. Técnicas Administrativas

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9.8 – férias As férias são um direito constitucional do trabalhador ao qual ele terá direito após cada período de 12 meses de trabalho.

Direito a férias Todo empregado adquire o direito a férias após 12 meses de vigência do contrato de trabalho. Nos primeiros 12 meses, o empregado adquire o direito a 30 dias de férias. Nos 12 meses seguintes o empregador deve, obrigatoriamente, conceder estes dias de folga remunerada ao empregado. Mas quem escolhe quando o empregado tira férias é o empregador.

Perda do direito a férias Não terá direito a férias o empregado que, no curso do período aquisitivo: 

Permanecer em licença remunerada por mais de 30 (trinta) dias;



Deixar de trabalha por mais de 30 (trinta) dias, com percepção de salários, em decorrência de paralisação total ou parcial dos serviços da empresa;



Pedir demissão e não for readmitido dentro de 60 (sessenta) dias subsequentes à sua saída;



Permanecer recebendo auxílio-doença da Previdência Social, por mais de 180 (cento e oitenta) dias.

Época de férias A concessão de férias deverá ser comunicada ao empregado, por escrito, com antecedência de, no mínimo, 30 (trinta) dias. Dessa comunicação, o empregado deverá dar o recibo. O “aviso de férias” deve ser feito em duas vias, mencionando-se o período

aquisitivo a que se referem às férias. O empregado dá o ciente no documento. A concessão das férias deverá ser anotada na CTPS do empregado em local próprio e na ficha ou folha do livro ou fica de Registro de Empregados.

Abono pecuniário O empregado tem direito de converter um terço de suas férias em abono pecuniário. Assim, por exemplo, aquele que tiver direito a 30 (trinta) dias de férias poderá optar em descansar todo o período, ou apenas durante 20 (vinte) dias, recebendo os dias restantes (1/3 de trinta dias) em dinheiro.


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O abono deverá ser requerido pelo empregado, por escrito, até 15 (quinze) dias antes do término do período aquisitivo. Após esse prazo, a concessão do abono ficará a critério do empregador.

Abono de 1/3 (um terço) constitucional Em seu artigo 7º, inciso XVII, a Constituição de 1988 dá ao trabalhador um adicional de 1/3 (um terço) sobre a renumeração de férias, por ocasião dessas. Aplica-se o pagamento deste dispositivo também sobre as férias indenizadas, nas rescisões de contrato de trabalho.

9.9 – demissão de empregado A demissão significa rescisão de contrato de trabalho entre o empregado e o empregador.

Causa da demissão A demissão sempre ocorrerá por manifestação da vontade: Da Organização: 

Sem justa causa;



Por justa causa.

Do Empregado: 

A pedido.

Por término de contrato.

Aviso prévio O aviso prévio é a comunicação que o empregador (a Organização na demissão sem justa causa) deverá fazer ao empregado, ou o empregado (no pedido de demissão) ao empregador, se quiser encerrar o contrato de trabalho sem motivo justo. O aviso será dado com antecedência mínima de 30 (trinta) dias. Se o aviso prévio não for feito, a parte (empregado ou empregador) terá o direito a exigir a indenização pelo prazo correspondente. Quando é a Organização que é efetua a demissão sem justa causa, o empregado receberá o aviso prévio e terá o direito, durante os 30 (trinta) dias que se seguem a reduzir sua jornada de trabalho em 02 (duas) horas diárias, sem prejuízo do seu salário integral, ou mesmo faltar ao serviço por 07 (sete) dias corridos.


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Rescisão de contrato de trabalho A rescisão de contrato de trabalho deve ser efetivada mediante o Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT), documento padronizado e obrigatório, de acordo com a legislação em vigor. O Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho é o comprovante de quitação das verbas de um empregado e é também, autorização para o levantamento do saque do FGTS, administrado atualmente pela Caixa Econômica Federal.

Homologação A homologação é obrigatória no caso de empregados com mais de 12 (doze) meses de serviços prestados quando de sua rescisão de contrato de trabalho. A homologação compreende a assistência, por parte do sindicato de classe do empregado ou órgão do Ministério do Trabalho, no ato rescisório.

Seguro-desemprego O empregado demitido sem justa causa que permanecer desempregado após o saque do FGTS encaminhará a sua CD (Comunicação de Dispensa) ao órgão do SINE ou ao Ministério do Trabalho. O seguro-desemprego poderá ser recebido em até 05 (cinco) parcelas mensais, caso o trabalhador permaneça desempregado por todo esse período, podendo ser estendido em até 06 (seis) parcelas em casos especiais. Não terá direito ao seguro-desemprego o trabalhador que estiver aposentado ou que não tiver vínculo empregatício, no mínimo por seis meses, com a contratante, bem como tiver sido demitido por justa causa.

9.10 – trabalho do estagiário Contrato de estágio Estágio é o período de tempo em que o estudante exerce sua profissão mediante a prática e o aperfeiçoamento de ensinamentos teóricos ministrados na escolar. A lei que regula os estágios remunerados de estudante de 2º (segundo) e 3º (terceiro) graus é a Lei nº 6.494 de 07 de dezembro de 1997, Revogada pela Lei nº 11.788, de 25 de setembro de 2008. A revisão do estágio remunerado não acarretará vínculo empregatício de qualquer natureza.


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A comprovante da inexistência de vinculo empregatício é a celebração do “Termo de Responsabilidade”, entre o concedente (empresa), interveniente

(instituição de ensino) e o estagiário (estudante). Sobre a remuneração paga ao estagiário não incidem encargos previdenciários, sendo, no entanto, obrigatório ao concedente contratar apólice de seguro para garantias ao estagiário durante o período de estágio.

10 – ENCARGOS SOCIAIS Taxa e contribuições pagas pelo empregador para financiamento das políticas públicas que beneficiam de forma indireta o trabalhador.

10.1 – INSS (Instituto Nacional de Seguro Social) GPS (Guia de Recolhimento da Previdência Social) É um documento preenchido pelo empregador para recolhimento das receitas previdenciárias descontadas dos empregados e à parte do empregador no que se refere ao INSS.

Obrigações das empresas para com o inss - Manter a contabilidade em dia, não podendo exceder a 06 (seis) meses o atraso, quando da fiscalização da previdência. - Manter toda a documentação referente ao pessoal em dia e disponível para a verificação, bem como as folhas de pagamentos dos empregados, folha de pagamentos dos pró-labores dos sócios e dos pagamentos a terceiros.

10.2 – FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS) Documento preenchido pelo o empregador para efetuar o depósito em conta vinculada dos empregados referente aos 8% pagos sobre a renumeração, a qual deve ser recolhida até o dia 07 de cada mês, podendo ser alterado a data e é um documento fornecido pela Caixa Econômica Federal e preenchido pelo empregador para distribuição dos valores constantes na GIFP em conta vinculada dos empregados.

10.3 – PIS/PASEP O Programa de Integração Social (PIS) e o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PASEP), mas conhecido pela sigla PIS/PASEP, são contribuições sociais de natureza tributária, devidas pelas pessoas jurídicas, como


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objetivo de financiar o pagamento do seguro-desemprego, abono e participação na receita dos órgãos e entidades para os trabalhadores públicos e privados.

10.4 – DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) É um formulário preenchido pelo empregador para recolhimento dos tributos de Imposto de Renda retido na fonte dos empregados.

10.5 – GRCS (Guia de Recolhimentos da Contribuição Sindical) Fornecida pelas entidades sindicais para recolhimento das contribuições descontadas dos empregados, no mês de março, a qual deverá ser recolhida até o último dia útil do mês seguinte ao desconto.

11 – ENCARGOS ANUAIS 11.1 – RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) É o documento fornecido pela Caixa Econômica Federal ou adquirido em papelarias, para informações dos rendimentos anuais de todos os empregados da empresa, ou mesmo de empresas que não tenham empregados.

11.2 – DIRF (Declaração de Imposto de Renda na Fonte) É o documento preenchido pelo empregado onde são informados, à Receita Federal, o rendimento anual e o imposto retido na fonte de cada funcionário que sofreu desconto. É um documento obrigatório exigido por lei e o não cumprimento por parte do empregado cabe sanção penal sujeita a multas.

13 – ÉTICA PROFISSIONAL A palavra ética é de origem grega, ethos, e significa costume, ética deve ser entendida como um conjunto de princípios básicos que visa disciplinar e regular os costumes, a moral e a conduta das pessoas. O que é ser ético? Ser ético nada mais é do que agir direito, proceder bem, sem prejudicar outros. É ser altruísta, é estar tranquilo com a consciência pessoal. É cumprir com os valores da sociedade em que vive, ou seja, onde mora, trabalha, estuda. Ética é tudo que envolve integridade, é ser honesto em qualquer situação, é ter coragem para assumir seus erros e decisões, ser tolerante e flexível, ser humilde. O que é ética profissional? A Ética profissional se inicia com a reflexão. Quando escolhemos a nossa profissão, passamos a ter deveres profissionais obrigatórios. Os jovens quando escolhem sua carreira, escolhem pelo dinheiro e não pelos deveres e valores. Ao Técnicas Administrativas

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completar a formação em nível superior, a pessoa faz um juramento, que significa seu comprometimento profissional. Isso caracteriza o aspecto moral da ética profissional. Mesmo quando você exerce uma carreira remunerada, não está isenta das obrigações. Sabemos que existem vários tipos de Ética: ética social, do trabalho, familiar, profissional. Especialmente, Ética profissional é refletir sobre as ações realizadas no exercício de uma profissão e deve ser iniciada antes da prática profissional. Se você já iniciou a sua atividade profissional fora da área que você gosta não quer dizer que você não tenha deveres e obrigações a cumprir como profissional. Como ser um profissional ético? Ser um profissional ético nada mais é do que ser profissional mesmo nos momentos mais inoportunos. Para ser uma pessoa ética, devemos seguir um conjunto de valores. Ser ético é proceder sem prejudicar os outros. Algumas das características básicas de como ser um profissional ético é ser bom, correto, justo e adequado. Além de ser individual, qualquer decisão ética tem por trás valores fundamentais, como: 

Ser honesto em qualquer situação – é a virtude dos negócios;



Ter coragem para assumir as decisões – mesmo que seja contra a opinião alheia;



Ser tolerante e flexível – deve-se conhecer para depois julgar as pessoas;



Ser íntegro – agir de acordo com seus princípios;



Ser humilde – só assim conseguir reconhecer o sucesso individual.

Comportamento eticamente adequado e sucesso continuado são indissociáveis.


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ATividades 1. Cite cinco documentos obrigatórios para o registro de um empregado. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 2. Por qual órgão público é expedida a CTPS (carteira de Trabalho), e quais os documentos necessários? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 3. O que é Livro de Inspeção? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 4. Defina de uma forma prática o que é folha de pagamento. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 5. Explique o que são Proventos? Dê três exemplos de Proventos. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 6. Explique o que são Descontos? Dê três exemplos de Descontos. _________________________________________________________ _________________________________________________________ 7. Quando é que o empregado tem direito a tirar férias? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 8. Quando é que o empregado perde o direito a tirar férias? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 9. Quando e como é feita a solicitação do 13º salário antecipado em ocasião do gozo de férias? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 10. Quais as causas de demissão _________________________________________________________ _________________________________________________________ Técnicas Administrativas

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11. O que é um aviso prévio? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 12. Quando é obrigatória a homologação pela rescisão de contrato de trabalho? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 13. Quando o trabalhador tem direito ao Seguro Desemprego? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 14. O que são Encargos Sociais? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 15. Qual o significado da GPS? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 16. O que é GFIP e quão a porcentagem de recolhimento desse tributo? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 17. O que é o PIS/PASEP? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 18. O que significa RAIS e qual a sua finalidade? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 19. O que é DIRF? _________________________________________________________ _________________________________________________________ 20. O que é Ética? _________________________________________________________ _________________________________________________________


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Apostila de Rotinas Administrativas

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