ADMINISTRACIÓN EN UNA PÁGINA
INTRODUCCION: Este libro nos introduce a la administración en una página. Fue escrito de una manera distinta a muchos libros de administración. Riaz Khadem y Robert Lorber luego de ser convencidos por Kenneth H. Blanchard de utilizar el mismo formato de un libro anterior “Ejecutivo al minuto” (también de Bob Lorber), Lorb er), escribieron una trama ficticia para hacer mucho mas digerible el texto para personas no relacionadas a la administración. Este libro nos relata la historia de Brian Scott al ser contratado por una compañía decadente, Xcorp. El reto de darle un vuelco a esta en un lapso de 2 años. Y como conoce a un misterioso personaje, el Infoman, quien lo introduce a el y a Xcorp a la administración de una pagina cambiando totalmente el esquema de la compañía. Nuestro trabajo consiste en un resumen de cada una de las 4 partes de este libro y luego su s u análisis en base a lo entendido y aplicable a la realidad.
Primera parte EL PROBLEMA DE LA INFORMACION Este capitulo es el inicio de la trama. Aquí nos plantean en la historia ficticia la situación deplorable en la que se encuentra Xcorp y la decisión corporativa de contratar co ntratar a Brian Scott. El acuerdo ha sido darle 2 años de libertad a cargo de Xcorp. El reto… darle un vuelco a la compañía. Al llegar el primer día al trabajo el objetivo a corto plazo plazo se ya estaba fijado, había que averiguar que había salido mal con aquí. Khadem y Sorber nos presentan un pensamiento interesante: “si usted no sabe que es lo que anda mal no lo puede ar reglar” reglar” Brian Scott ya había revisado los reportes financieros de Xcorp, ya sabia que las cosas estaban mal y estos no lo ayudarían a averiguar nada. Para una investigación mas a fondo mando a si secretaria Joanne Evans a citar a varias personas.
El primero en su lista fue el director financiero, Joe Rayner. Este le atribuyo la caída de la compañía al antecesor de Scott, dijo que la causa es que se expandió con mucha rapidez, diversificándose en muchas áreas, lo que los obligo a recurrir a los mercados financieros para obtener capital en una época que el costo del dinero era bastante alto y la reputación de solvencia de la compañía se estaba deteriorando. El problema se agravaba debido a la falta de experiencia en las áreas en las que Xcorp comenzaba a laborar y no podían brindarles satisfacción a los clientes. Esta fue la versión de Rayner. Al estar algo de acuerdo con Rayner pensó que lo mejor era pasar a investigar la producción, así que mando a llamar a Tom Brown, el director de producción, este le hecho la culpa al departamento de ventas. Así siguieron las entrevistas durante todo el día. Los únicos adelantos pactados fueron que el jefe de información, Ken Jonson y la directora de recursos humanos Gail Locke quedaron en entregarle informes acerca de a compañía y su personal respectivamente para el día siguiente. El martes tras haberle presentado los informes a Scott sobre la compañía, a este se le presento un problema nuevo: El problema de la información. El total de hojas de papel sobre el escritorio de Brian Scott era abrumador, no había respuestas concretas, solo toneladas de papel con exceso de información. Aunque tuviese el tiempo para leerlo todo dudosamente conseguiría respuestas en aquel bulto. Lo único interesante que por su escritorio había pasado eran 2 cartas cortas. Una el día anterior y una junto a todos estos informes en el día actual. Ambas cartas eran concisas y el remitente solo decía que podía resolver el problema de información que tenia Scott. En ambas firmaba “El Infoman”. Luego de que Scott estuviese a punto de darse por vencido se dieron varios giros y término citándose con este personaje, el Infoman. Este es quien le enseñaría como cambiar la forma de sus respuestas de un montón de papel impreso a solo 3 informes de una página. Estos son: El informe de enfoque, el informe de retroalimentación y el informe de administración.
En su primer encuentro se dedicaron a buscar información preeliminar. Queda estipulado que las dos palabras claves son éxito e información. Y entonces le pregunta Infoman a Scott, que significaba el éxito para el. Luego de ahí derivan que como se darían cuenta cuando haya alcanzado ese estado que para el era el éxito y el status actual en referencia al éxito. Todo se escribió en una hoja sencilla que decía así: El Éxito definido por Brian Scott Área de Éxito: Darle un vuelco a Xcorp Factores Clave del Éxito
Status
Meta
Precio por acción
US $20
US $30
Participación de mercado
10%
20%
Relación PasivoCapital
0.9
0.5
Luego de hacer esto y en la hora del almuerzo Scott expuso una preocupación que lo aquejaba. Esto había sido a nivel personal y a nivel grupal seria totalmente distinto. El Infoman le avisa que ya tenía ese problema premeditado y resuelto. El había escrito una guía corta de 4 pasos a seguir:
LOS CUATRO PASOS SENCILLOS PARA DEFINIR FACTORES CLAVE DE ÉXITO. Paso 1 CONOZCA SUS RELACIONES IMPORTANTES Paso 2 DEFINA SUS AREAS DE ÉXITO DESDE DIFERENTES PUNTOS DE VISTA
Paso 3 IDENTIFIQUE LOS FACTORES CLAVE DE ÉXITO PARA CADA AREA DE ÉXITO Paso 4 DETERMINE DONDE ENCONTRAR EL STATUS DE CADA FACTOR CLAVE DE ÉXITO Luego de discutir en la oficina estos puntos, termino la cita y pasamos a nuestro siguiente capitulo.
ANALISIS En esta primera parte del libro los autores nos introducen a la situación ficticia y a los personajes principales de esta. El Infoman vendría siendo la parte cognoscitiva de la administración, es quien nos enseñara por el resto del libro el proceso de la administración en una página. En este capitulo se introduce el proceso de recopilación de información preeliminar. El primer paso es preguntarse a si mismo que es el éxito para si mismo con respecto a la empresa que se este llevando a cabo. Luego se especifica cuales son los factores clave del éxito, estos son hechos que al darse serán indicadores de éxito, con lo que nos enteraremos cada vez que nos acerquemos a nuestras metas. Después hay que buscar cual es el Status actual de la empresa en razón a las metas que queremos alcanzar, este es el estado de cada factor de éxito en la empresa en la actualidad. Después sacar la información personal se necesita rehacerse esta pregunta del éxito pero esta vez con respecto al punto de vista de nuestras relaciones. Estas son el contratista, el jefe y los clientes. Entonces se vuelve a escribir lo que es el éxito pero con respecto a satisfacer a cada relación. Y a cada “Área” de éxito se le asignaran sus propios factores clave del éxito.
Segunda Parte ADMINISTRACION EN UNA PÁGINA
En este segundo capitulo se nos introduce mas a un personaje, Tom Brown, el director de producción de Xcorp. Pero por ahora continuemos donde quedamos la vez pasada. Era jueves por la mañana y Brian Scott esperaba al Infoman, como habían acordado su cita. Este apareció rebozante de energía y lleno de entusiasmo como siempre. El trato era que en esta ocasión el Infoman le mostraría a Scott como hacer el primer informe de una pagina, el Informe de Enfoque, basado en la información preeliminar que antes habían recopilado. Luego de varias explicaciones y borradores así quedo este primer informe. INFORME DE ENFOQUE PARA BRIAN SCOTT AREA DE ÉXITO #1: REESTRUCTURACION FINANCIERA DE XCORP. Precio por acción
20
25
30
35
M
Relación pasivocapital
0.9
0.7
0.6
0.5
M
Razón Corriente
1.2
1.7
2.0
2.5
M
Mar. 1
Identificación líneas de prod. antieconómica
Planeac. Mayo 15
Mayo 1
Reducción de personal
Planeac. Mayo 1
Abril 1 Mar. 1
Reducción de costos
Planeac Mayo 1
Abril 1 Mar. 1
AREA DE ÉXITO #2: REESTRUCTURACION DEL MERCADEO DE XCORP.
Posición en la industria
5
% participación de mercadeo 10 Plan de Reorganización
Hecho
5
2
1
-
12
15
20
M
Abril 1
Mar. 30
Mar. 1
AREA DE ÉXITO #3: VIABILIDAD FINANCIERA A LARGO PLAZO Incremento en el valor agregado ($ Mil)
-0.5
5
10
15
M
% crecimiento en la base de clientes
1
1
3
5
M
4.0
6.0
8.0
M
% crecimiento en activos producidos 4.2
AREA DE ÉXITO #4: VIABILIDAD DEL MERCADO A LARGO PLAZO % obsolescencia del producto
45
Hacer alianzas externas de comercialización
Septiembre Agosto Planeac. 1 1 Julio 1
50
30
10
-
En este informe cada área de éxito esta basado en los distintos puntos de vista según las relaciones del individuo. La primera columna representa los factores clave de éxito en cada área, la
segunda el status actual de la compañía. Las 3 siguientes columnas son metas que se explican así: Meta mínima: esta es la mínima requerida para ser aceptable. Meta satisfactoria: esta es la meta con la que puede comenzar a celebrarse, ya que se va en buen camino y es un éxito el método utilizado en dicho proyecto. Meta de nivel destacado: esta es la meta a buscar, la que nos seguirá impulsando a tener un mejor desempeño. Por ultimo la 5ta columna representa nuestra opinión con respecto al desempeño actual de los proyectos en el informe, la M es por mal progreso y la B es por buen progreso (nótese que en esta primera plantilla no hay ninguna B). Luego de elaborar el primer informe de Scott le dijo que tenia que comenzar a hacer que sus colaboradores aplicaran la administración en una pagina también. Culmino la cita del Infoman y Scott. Nuestro personaje principal se puso a meditar por donde comenzar a aplicar la administración de una pagina. Se le ocurrió que en producción, así que cito a Tom Brown, el director de producción. Al principio este estuvo muy en desacuerdo con la idea de Scott, decía que debían darle prioridad a otras cosas. Luego fue su esposa quien lo convenció. Así sigue este segundo capitulo relatándonos todo el proceso de cómo Brown junto a su equipo elaboran sus Informes de Enfoque. Luego de terminado este ya todos estaban contentos con la idea de la administración de una página. Después se hace una reunión entre Brown, el Infoman y Scott. En esta reunión el Infoman muestra a ambos como hacer el segundo informe. El informe de retroalimentación. Esta consistía en dividir en dos una hoja y poner en la parte de arriba lo que el Infoman llamaba “puntos positivos” y abajo los negativos.
Lo que se hacia es que se seleccionaba del primer informe de una hoja los puntos que hasta el momento hubiesen pasado la meta satisfactoria y ponerlos arriba. Y luego elegir los que no llegaban a la meta mínima y ponerlos abajo. De esta manera nos manteníamos al tanto de lo que estaba excelente y debíamos celebrar, y lo que debíamos prestarle más atención y creatividad. Aquí termino la reunión y quedaron en que iban a implementar en la compañía el sistema. Durante los siguientes 3 meses Scott y Brown se implantaron la administración en una pagina, el problema de que habían muchos subordinados se resolvió siguiendo 2 métodos que el Infoman les enseño. El primero era que ellos hicieran los informes de enfoque para sus colaboradores y el segundo era que los colaboradores mismos lo hicieran personalmente. Luego se pusieron de acuerdo entre las metas implantadas por ellos y las de los colaboradores mismos que resultaron ser muy similares para el futuro de la compañía. Xcorp había adoptado la administración en una página de una manera exitosa y luego de pasados 3 meses Scott recibió la llamada del Infoman, a quien puso al corriente de cómo iban las cosas. Este estaba complacido y decidió acordar la próxima cita con Brian Scott. Esta seria para el próximo jueves. ANALISIS En el segundo capitulo nos introducen mas dentro del personaje de Tom Brown, y su relación con Scott con respecto a la idea de la administración de una pagina. El fin de esto es comprender el papel del administrador al querer expandir la idea y darnos datos clave de cómo hacerlo. Primero que nada el capitulo nos indica como crear el primero de los tres informes de una página, el informe de enfoque. Este consiste en la información que recopilamos en el capitulo uno, los factores y áreas clave del éxito. Consiste en algunos pocos pasos, primero rescribimos nuestras áreas de éxito con sus respectivos factores claves. Alado de los
factores clave pondremos 5 columnas, cada columna tiene si fin especifico. En la primera columna ira escrito el Status o estado actual de cada factor clave en la empresa en relación al área de éxito a alcanzar. En las siguientes 3 columnas se establecerán las metas. No una, sino 3. La primera vendría siendo la meta mínima, este es el punto mínimo aceptable que debe alcanzar el status del factor clave, si se llegase a bajar de ahí entonces hay que prestarle atención a dicho punto. La segunda meta es la meta satisfactoria, esta es la meta a la que debemos llegar para satisfacer el factor clave y poder alcanzar las distintas áreas de éxito. La tercera es la meta de meta sobresaliente, este es el nivel que, luego de alcanzar el satisfactorio, vamos a trabajar para alcanzar. Por ultimo en la quinta columna vamos a colocar una letra o un guión. Las letras son B y M. la B la pondremos cuando el desarrollo de los factores clave vaya avanzando a un buen ritmo, y la M cuando no lo este haciendo. El guión lo pondremos cuando simplemente es aceptable pero no esta ni bien, ni mal. Después de crear el primero de los 3 informes de una página es útil comenzar a expandir dentro de la empresa la idea de la administración de una página. Así se ganara tiempo y los siguientes pasos se harán mas sencillos ya que tendremos grupos para crearlos. Después de esto vamos a crear el segundo informe de una pagina, este es el informe de retroalimentación, este hace el papel de informarnos a nosotros mismos a que puntos debemos dar prioridad y que puntos deben darnos regocijo. En si este es un perfil personal de nuestro trabajo y nuestro medidor de tareas. Consiste en dividir una hoja a la mitad. En la parte de arriba pondremos los puntos positivos de los factores clave de éxito. En esta se incluirán exclusivamente los factores clave que dentro de las 3 metas en el informe anterior haya alcanzado o rebasado la segunda meta, la meta satisfactoria. En la parte de abajo entonces pondremos los puntos negativos, aquí se incorporan los factores clave de éxito que no han llegado a alcanzar dentro de las 3 metas
la primera de ellas, la meta mínima. Todos los factores clave que están en el medio de la primera y segunda meta son simplemente aceptables y no tienen la necesidad de aparecer en un informe por ahora. Los informes de retroalimentación deben hacerse en lapsos de tiempo, ya sean semanales, mensuales o la elección que tome la empresa en si. Al terminar este segundo paso, también lo expandiremos por la empresa y de esta manera cada ejecutivo y colaborador llevara un control de sus tareas y labores más certero.
Tercera Parte LA CONCATENACION DE LOS INFORMES DE UNA PÁGINA Era jueves en la mañana y Scott pensaba en como había dado un giro drástico el sistema de administración en una pagina a la compañía. Pronto apareció el Infoman. Scott le contó una historia de una colaboradora de varios niveles debajo de el. Su nombre era Lucy Lake. Ella se encargaba de control de calidad, y gracias a los informes de retroalimentación su área mejoro muchísimo. Se convirtió en el área de mejor calidad con respecto a productos que los clientes devolvían. Era un área ejemplo. Pronto Lucy (que era subordinada de Brown) fue ascendida. Aplico también la administración de una página a su vida personal, perdiendo peso considerablemente. El Infoman se sentía complacido al escuchar la historia. Y luego le pregunto a Scott que como la había escuchado el. Brian Scott entonces le dijo que era un tema que se comento en una reunión en algún momento. Infoman entonces propuso que era posible enterarse de todas las grandes mejoras en los trabajos de cualquier colaborador de la compañía mediante el 3er informe de una página, el informe de administración. Luego de venderle la idea a Scott y discutirla termino por mostrarle el esquema, que lucia así:
TERCER INFORME DE UNA PAGINA: INFORME DE ADMINISTRACION Personas que dependen indirectamente de usted varios niveles por debajo
Colaboradores directos un nivel por debajo
Zona 1: Positiva
Zona 2: Positiva
Rasgos notables del rendimiento Rasgos notables y de buen excelente de personas varios niveles rendimiento de colaboradores por debajo. directos.
Zona 3: Negativa
Zona 4: Negativa
Rasgos notables de problemas crónicos de rendimiento varios niveles por debajo.
Rasgos notables y problemas de rendimiento de colaboradores directos
Luego de mostrarle esto a Scott, el Infoman concluyo en que ya no lo necesitaban ahí. Brian Scott se sintió triste al escuchar esto y en cierta forma un tanto inseguro. Entonces pregunto al Infoman que hacer si tuviesen problemas en el futuro con este sistema y el no estuviese. Infoman respondió que el entonces se pondría en contacto nuevamente con ellos. Luego le deseo buena suerte a Scott en su viaje al éxito y se despidió de el. ANALISIS: Con esta tercera parte concluiremos el proceso de recopilar toda la información en los 3 informes de una página de la administración en una página. Luego de estar acostumbrado a los informes de retroalimentación personales existe un punto más que arreglar y tomar en cuenta. Estos son solo para nuestro propio control, pero también hay que mantener a la empresa informada de todo lo que pasa en ella, aquí
es donde entra en juego el tercer informe de una página, el informe de administración. Este informe consiste en una hoja dividida en 4 zonas con sus propios fines comunicativos. Estos informes administrativos van a variar con respecto a los niveles de subordinación directa de la empresa, así cuando un tema sea de mucha importancia o necesite atención se ira incluyendo en los informes administrativos de los niveles superiores, dependiendo de su estado y que tanta atención necesiten puede subir mas niveles. Las cuatro zonas van divididas así: Los 2 recuadros de arriba son factores claves de éxito positivos mientras que los 2 recuadros de abajo son negativos (igual que en el informe de retroalimentación). Y los 2 recuadros de la izquierda vienen siendo factores claves de colaboradores que estén varios niveles bajo nosotros y los de la derecha los de nuestros colaboradores directos. Por tanto a la derecha serán informes de retroalimentación cotidianos que por lo general nos conciernen día a día. Los de la izquierda se utilizan cuando algo se debe comunicar a los niveles superiores y toma urgencia dicho factor clave (o algo positivo que debe ser recompensado). En fin el informe de administración vendría siendo un informe de retroalimentación general e informativo para la empresa. Para mayor entendimiento de este vease el ejemplo de la lectura (incluido en este resumen).
Cuarta Parte EL PODER DE LA ADMINISTRACION DE UNA PÁGINA El estilo de administración de una página se había vuelto el estilo adquirido por Xcorp. Habían pasado 6 meses desde que la compañía inquirió esta forma de administración y Brian Scott se encontraba en su oficina revisando su informe de administración. Por primera vez apareció algo en la esquina superior izquierda del mismo. Era el nombre de un colaborador de la fábrica de alambres
de Kansas de Xcorp, Arnold Turner. Siendo Scott la punta en la escala de Xcorp en esos momentos era obvio que llegar a su informe administrativo era toda una odisea. Brian Scott decidió felicitar personalmente a Arnold Turner. Mando a su secretaria a que arreglara una cita. Unos días después Turner estaba viajando a la casa matriz de Xcorp. Llego a su cita con Scott y se conocieron. Entonces Turner le explico todo lo que había hecho a partir de la administración de una pagina, el había ahorrado millones a la compañía bajando los porcentajes de desperdicio. Hablaron por horas, Turner se había vuelto un campeón en la administración de una página y crecido mucho como ejecutivo y como persona. Scott lo invito a un Cocktail esa noche y luego le puso a su disposición una limosina para que lo llevara al aeropuerto para ir de vuelta a Kansas. Poco después de aquella reunión se cumplió el segundo aniversario de la llegada de Scott a Xcorp. Había alcanzado sus metas y las había rebasado. En aquel momento quiso agradecerle al Infoman. Medito lo que el hubiese querido este en pago por aquel excito de la compañía… “Comparta con otros la administración de una pagina”. ANALISIS: Esta cuarta parte de la lectura más que nada trata de hacernos ver lo positivo que fue usar este sistema para una compañía grande como la ficticia Xcorp. Deja de tomar un poco la enseñanza y se enfoca en terminar la trama ficticia creada por los autores. Lo único que creo que vale la pena destacar que tomamos de este capitulo, es el significado que el personaje Arnold Turner le da a la administración en una página. El texto iba así. “¿Cómo hizo usted para convertirse en un funcionario tan excelente? -le pregunto Scott. -Se lo debo al hecho de fijar metas definidas, hacerle seguimiento a mi progreso e involucrar a la gente en la solución de problemas.” Respondió Turner.
Punto Final CONCLUSION
La administración en una página es un sistema sencillo y poderoso de manejo de información que permite organizar mejor a cualquier compañía. Es un filtro de información muy útil que a nuestros ojos debería ser adoptado por todas las compañías a nivel mundial. Es interesante la forma como Khadem y Lorber usan un formato distinto a los convencionales en libros de administración y logra atraer la atención de personas que nunca se han entendido con esta. Es un buen libro y una guía practica para el administrador actual.
